Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Troels (medarbejderrep.) og Maiken (referent). Bolette er med til punkt om økonomi. + Bjarne suppleant Erik, Maiken og Bolette ikke til stede, Tine mødt som referent i stedet for Maiken Dato 12. august 2015 Tid Kl Sted Indkaldere Mødetype Forplejning Grundtvigstuen på Vartov, Farvergade 27, 1463 København K Louise, Jon, Jeef og Erik Ordinært møde Kage og frugt under mødet. Sandwich til at tage med efter mødet. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 26. maj Ansvarlig: Louise og Jon Inden punktet gennemgik Jeef, hvorfor fremmødet fra sekretariatet grundet sygdom så anderledes ud end forventet, og hvilke konsekvenser det ville få for mødet, i særdeleshed pkt. 2 og 9, der blev reduceret til en kortere gennemgang. Der var enkelte rettelser til referatet: Troels var ikke en del af mødekredsen, i stedet deltog Kim, Vibeke ønskede pkt. 3, afsnit 3 Bestyrelsen udtrykte desuden et ønske om at høre mere fra sekretariatets arbejde, fx gennem et oplæg ind i mellem på møderne rettet til Bestyrelsen udtrykte desuden et ønske om at høre mere fra sekretariatets arbejde, fx gennem et oplæg ind i mellem møderne Katja ønskede pkt. 3, afsnit 4 Møderne er åbne for alle, og suppleanternes mulighed for at deltage er den som for andre rettet til Møderne er åbne for alle, og suppleanternes mulighed for at deltage er den samme som for andre Referatet blev godkendt med disse tilføjelser. side 1

2 Desuden mindede Louise om en række punkter, der blev aftalt sidst, og som stadig mangler opfølgning: Erik skal skrive teksten omkring bestyrelsens ansvar om til en mere formel del af det samlede dokument med procedure og forretningsorden. Vibekes ønskede dokument til UPR her henviste Jeef til pkt. 4 omkring CISUs politiske arbejde samt bilag til pkt. 6 omkring implementeringen af civilsamfundspolitikken. Der var tvivl om, hvorvidt dokumentet om ændret ledelsesform var sendt ud efter sidste møde. Bestyrelsen bad om at få tilsendt referat fra CISU generalforsamling, når dette er færdigt. 2. Status fra sekretariatet Bilag 2.1. Indstilling om status Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Jævnfør Bestyrelsens ledelse af CISU skal bestyrelsen godkende en årlig status fra sekretariatet på den organisatoriske og personalemæssige status og udvikling. Den formelle status til bestyrelsens godkendelse aflægger Erik på næste bestyrelsesmøde. Jeef orienterede kort om sekretariatets semesterstart, der her i efteråret omfatter to tirsdage, 11/8 & 18/8. Sekretariatet er kommet godt fra start og har taget godt imod det nye PALME-årshjul (Planlægning, Accountability, Læring, Monitorering, Evaluering), der fremover vil indgå som planlægnings- og monitoreringsværktøj. Bestyrelsen vil blive sat nærmere ind i detaljerne senere. På personalefronten er Helene stoppet som praktikant men fortsætter som studentermedhjælper. Mona skal opereres til efteråret, med efterfølgende 8 ugers sygemelding. Sofie er ansat frem til 1/10/15. Da Volontør i Verden er sat på hold, kræver det fuldt overblik over budgettet, inden længde af Sofies ansættelse kan afgøres. Dette forventes at kunne ske ugen efter, da Bolette er ved at samle alle opdaterede oplysninger vedr. budget Johannes er tilbage på fuld tid efter sin operation i foråret. Årets ø-tur gik til Slette Strand. Det var et par gode og produktive dage med fokus på trivselspolitik. side 2

3 3. Ramme og proces for budgetrevision og budget 2016 Bilag 3.1. Indstilling om ramme og proces Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Bestyrelsen drøfter og beslutter, hvilke rammer og processer der skal gælde for revision af budgettet for 2015 og planlægning af budget for Bestyrelsen vil få begge dele til godkendelse på møde i september. Runa gennemgik processen på baggrund af det oplæg, hun og Bolette havde lavet forud for mødet samt de af Bolette fremsendte oversigtslides. En del stillede spørgsmål til, om bestyrelsen skulle forholde sig til budgetplanen i detaljer og forventedes at følge op på den. Hvis bestyrelsen kan godkende processen op til Generalforsamling april 2016, er det kun nødvendigt, de forholder sig til punkter i planen, hvor det fremgår, at de skal inddrages. Næste punkt er at få fuldt overblik over 2015, herunder konsekvenserne af at timesatsen alligevel er blevet reguleret. Det betyder blandt andet, at vi forventer at holde os inden for budgetrammen vedtaget på generalforsamlingen. Der blev stillet spørgsmål ved, hvordan man sikrede læring, når man reviderer budgettet halvårligt. Runa forklarede, at hun og Bolette har arbejdet på at skabe øget klarhed i regnskaberne, så man fremover kan backtracke ændringer, og Louise pointerede, det under alle omstændigheder er det budget, der godkendes på GF, regnskabet fremlægges i forhold til det. Der blev spurgt, hvorvidt der under arbejdet var noget, der havde givet anledning til diskussioner eller dybere overvejelser hos kasserer og controller. Det var ikke tilfældet, men usikkerheden omkring fremtidigt budget har ført til et ønske om at fremlægge mest muligt for bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte planen for budgetrevision og budget. 4. Principper for CISUs politiske arbejde Bilag 4.1. Indstilling om principper Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Bestyrelsen beslutter, hvilke principper der skal gælde for CISUs politiske arbejde. Bestyrelsen drøfter desuden mulige emner for CISUs politiske arbejde det kommende år og prioriterer imellem dem. Jeef forklarede baggrunden for punktet. Der er på sekretariatet blevet arbejdet meget med, hvordan vi kan fokusere og strukturere arbejdet med politisk påvirkning, side 3

4 og der ønskes en debat i bestyrelsen omkring tilgang og prioriteringsområder, således bestyrelsen diskuterer målsætninger for det politiske arbejde, så sekretariatet kan fortsætte arbejdet med at fastlægge metoder, målgrupper mm. Sekretariatet har nedsat en arbejdsgruppe for området, og det blev her pointeret, at det, selvom forslaget ikke har nogen direkte budgetmæssige konsekvenser, betyder, at de ekstra timer skal betales af foreningen. Det blev diskuteret, hvorvidt indstillingen i sin nuværende form forholdt sig tilstrækkeligt til visioner og mål, da det er et meget konkret og praktisk dokument. Her fandt bestyrelsen, at det var fornuftigt med ét dokument, der forholder sig til det praktiske og rammerne for arbejdet, og et yderligere, der forholder sig til målsætning, visioner og værdier. Louise foreslog, bestyrelsen skulle være ansvarlig for udarbejdelsen af det nye dokument. Det blev diskuteret, hvad CISUs formål med politisk indblanding skal være, herunder om målet er at opponere mod nedskæringer i udviklingsbistanden generelt eller fokusere mere snævert på støtten til civilsamfundet. Der var enighed om, at det i lyset af de store nødhjælpsorganisationers udmeldinger er størst behov for at fokusere på civilsamfundsstøtten. Der var enighed om, at CISUs politiske indblanding i høj grad skal bygge på principper og værdier, og at vi ikke har interesse i at reducere debatten til en taldiskussion. Vi skal sigte mod at holde politikerne ansvarlige i forhold til de principper, de selv har været med til at vedtage, herunder civilsamfundspolitiken der i parentes bemærket ikke har været til afstemning i Folketinget. Se desuden pkt. 6. Det blev af flere fremhævet, at CISU skal søge relevante netværk i forhold til det politiske arbejde, og der var et ønske om, dette kommer til at fremgå mere tydeligt af indstillingen, hvor eksempelvis Globalt Fokus kan nævnes som en mulighed. Afslutningsvis blev det diskuteret, hvordan CISU i højere grad kan facilitere medlemmers muligheder for at blive hørt i debatten. Morten foreslog, vi arrangerer en mulighed for, at vores medlemmer kan få foretræde for minister eller udvalg, gerne med en forudgående briefing på Vartov. Forslaget blev positivt mødt, men der blev ikke fulgt yderligere op. Indstillingen blev vedtaget med de forbehold, at muligheden for at søge relevante netværk samt et fokus på vedtagne principper skrives ind i teksten. Sekretariatet gennemarbejder teksten og fremsender til bestyrelsen til godkendelse inden næste møde. side 4

5 Bestyrelsen blev herefter enige om at behandle punkterne 5 om Finanslov 2016 og 6 om CS politikken for at fastlægge prioriterede mål for disse indsatser, som sekretariatet derefter jf. indstilling 4 kan udarbejde handlingsplan i form af målgruppe og metodebeskrivelse. 5. Finanslov 2016 Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Bestyrelsen gør status på finanslovsprocessen og udsigten til nedskæring af udviklingsbistanden. Bestyrelsen drøfter, hvordan CISU skal arbejde med finansloven ud fra de vedtagne principper under punkt 4. Jeef gennemgik det nuværende politiske billede: Alting er sat i bero og vil sandsynligvis være det indtil oktober, hvor vi forventer, udkastet til Finansloven vil blive fremlagt af regeringen. Det har direkte betydning for CISU i forhold til Volontør i Verden, der udelukkende afventer en ministerunderskrift, og i forhold til en mulig ny Østeuropa-pulje fra Naboskabsprogrammet, der endnu ikke er bevilget. CISU har endnu ikke hævet af puljebevillingen for 2015, hvorfor vi lige nu har en stor sum urørte penge i HCP s system. Der er dog givet tilsagn for disse midler, og vi har så at sige bevilget i bund for 2015 HCP har forsikret om, at bevillingerne er sikret, selvom der skal skæres i indeværende år hænger altså budgetmæssigt sammen i forhold til bevillinger. I forhold til 2016 har CISU kontaktet alle udviklingsordfører. Det er et temmelig uerfarent hold på blå side, mens der på rød side kan spores en tendens til, at de relevante ordførere ikke nødvendigvis er repræsenteret i de relevante udvalg. Det giver en udfordring i forhold til, hvor det giver mening at henvende sig, og hvor vi finder de bedste kontaktflader. Det er vurderingen fra HCP, at de ikke inddrages i diskussionerne omkring besparelser og blot sender talmateriale til regnedrengene. Stephan Schønemann er ny kontorchef i HCP, vi har bedt om et møde, og forventer han snart vil invitere til møde med alle organisationer. Noget, der dog er blevet bevilget, er CISUs review, der kommer til at foregå i efterårssemestret. Det skal forestås af Thomas Hansen og Hans Hesse, og bliver efter al sandsynlighed først afsluttet til december. HCP vil inviterer sekretariatet til møde i nærmeste fremtid mhb på endelig tidsfastlæggelse og planlægning af reviewet. Diskussionen fortsatte under pkt. 6 side 5

6 6. Implementering af Civilsamfundspolitikken Bilag 6.1. Indstilling civilsamfundspolitik Bestyrelsen behandler indstillingen om, hvordan CISU skal forholde sig til implementeringen af Civilsamfundspolitikken. Jeef redegjorde for baggrunden for punktet. Civilsamfundspolitiken bliver ikke brugt nok rundt om på ambassaderne, og siden lanceringen, hvor der var stor opbakning, er det gået ned ad bakke, og blandt andet er Real Time evalueringsplanerne om at inkludere Syd blevet droppet. Bestyrelsen blev bedt diskutere, hvorvidt det er noget, der har prioritet, og i så fald hvordan CISU skal arbejde med den videre implementering af CSP. Der var bred enighed om, at Civilsamfundspolitikken er vigtig og et klart prioriteringsområde for CISU. Der har ligget et stort arbejde i at få politikken igennem, og det er den, vi arbejder ud fra i forhold til rammer og fokus. Det blev med udgangspunkt i indstillingen diskuteret, hvilke muligheder der er for at bringe fokus på politikken, og hvorvidt det kunne risikere at blive kontraproduktivt, da den som tidligere bemærket ikke har været behandlet i Folketinget. Det er dog indtrykket, at der er bred opbakning til politikken, hvorfor det ikke blev vurderet risikabelt at forsøge at øge fokus på den. Der er i indstillingen opstillet seks handlemuligheder, heraf er de fem rettet mod Danida, og vægten er altså lagt på embedsfolk i maskinrummet. Det blev diskuteret, hvorvidt der er mulighed for at udbrede kendskabet til Civilsamfundspolitikken i offentligheden, men vurderingen er, det bliver meget svært at skabe interesse omkring. Mht. indstillingens punkt om EU køreplaner blev det bemærket, at de offentligt tilgængelige køreplaner ikke nødvendigvis er enslydende med de, der ligger i skuffen, hvorfor processerne kan være svært gennemskuelige, og det gør det svært at monitorere på. Vi er interesserede i at afdække konsekvenserne af, at politikken ikke følges på ambassaderne. Vi skal afsøge mulighederne for et samarbejde med Globalt Fokus om dette, men det er også en mulighed at mobilisere medlemsorganisationerne i eksempelvis et enkelt land og samle deres erfaringer med ambassaden. Der er planlagt flere rådgiverrejser i efteråret, blandt andet skal Søren til Zimbabwe, og der kan være mulighed for at bygge en case det bliver dog bemærket, at støtten til Zimbabwe grundet Mugabe forventes skåret betragteligt. side 6

7 Afslutningsvis blev det vendt, om der kan være noget at hente i et eventuelt samarbejde med erhvervskonsulenter og virksomheder, da fællesnævneren for erhvervslivet og civilsamfundet i et land netop drejer sig om rammevilkår. Det er dog vurderingen, at det er en opgave der p.t. er svær at løfte. Indstillingen blev vedtaget med det forbehold, at prioriteringen af indsatspunkter afhænger af de besluttede målsætninger under pkt. 4. Bestyrelsen vendte herefter tilbage til behandlingen af punkt 4 og 5. Det blev hurtigt klart, at CISUs politiske arbejde skal køre i to spor; arbejdet med implementeringen af civilsamfundspolitikken primært rettet mod embedsværket i Danida samt arbejdet med at skabe fokus på civilsamfund og civilsamfundsstøtten i forbindelse med finanslovsforhandlinger og nedskæringsdiskussioner. Hvor første del er noget, vi er vant til og gode til jævnfør vores store viden på området, er anden del mere uvant for CISU, og vi bevæger os her fra ren faglighed til en mere lobbyistisk tilgang. Der er forskellige arenaer for det politiske arbejde, og det er forskellige værktøjer, der skal tages i brug, alt efter hvor vi ønsker at spille ind. I forhold til Civilsamfundspolitikken skal kampen som nævnt stå i maskinrummet, og her skal vi bruge viden og faglige argumenter, når vi gerne vil blande os. Omvendt er der enighed om, faglighed ikke er nok overfor en forholdsvis faktaresistent regering, hvorfor vi i arbejdet med at sætte fokus på civilsamfund og sikre civilsamfundsstøtten i højere grad skal henvende os til følelser og spille på principper frem for tal og procenter. Det blev diskuteret, hvor grænsen går, når vi skal blande os i debatten, og i hvilket omfang vi kan fremhæve os selv frem for andre uden at risikere splittelser i miljøet. Der var her enighed om, at det er vigtigt, vi sætter fokus på civilsamfundet, men udgangspunktet skal altid være at fremhæve de positive forskelle vi skal tale om, hvad vi gør og ikke, hvad de andre ikke gør. Når det kommer til at mobilisere medlemmerne, har det vist sig svært, og især de små organisationer kan være svære at nå. Det blev foreslået, at der udarbejdes et fælles brev, som organisationerne kan skrive under på, men risikoen er, vi ikke når et tilstrækkeligt antal underskrifter til, at det rykker noget. I stedet kan vi skrive et brev underskrevet af bestyrelsen, og evt. sætte alle medlemmers logoer på. Mængden af logoer vil stadig være garant for wauw-faktor, og på den måde skal vi ikke bruge ressourcer på at indhente underskrifter. Udover et fælles brev skal der arbejdes på at få synliggjort nogle resultater. Resultatkommunikation har længe været på tegnebrættet, men i lyset af den politiske situation er det nødvendigt at intensivere indsatsen på området. Der blev spurgt til, hvorvidt sekretariatet ville have ressourcer til at arbejde med formidlingen af resul- side 7

8 tater, og kof-teamet har allerede planlagt dette som en del af efterårssemestret. KOF fortsætter arbejdet med at identificere og udvælge relevante organisationer og forandringsfortællinger, og mødet mellem kof, Erik, Vibeke og Morten, der blev aflyst inden sommerferien, sættes op igen. Desuden benyttede Morten lejligheden til at genrejse et tidligere stillet forslag om, at alle organisationer, der har bevillinger > 1 mio, én gang i projektperioden skal indsende en A4-side med tekst samt et enkelt foto. Det vil kunne bruges i det fremtidige arbejde med at identificere historier. Der blev udtrykt et klart ønske fra bestyrelsens side om, at sekretariatet prioriterer arbejdet med politisk påvirkning højt dette semester, og der blev spurgt til, hvad der vil blive nedprioriteret, hvis dette skal opfyldes. Jeef vender tilbage med et svar, når det er blevet behandlet af ledelsen. Der blev spurgt til proceduren omkring læserbreve og debatindlæg, og det blev besluttet at alt, der underskrives med en relation til CISU, sendes forbi kommunikationskonsulent samt formandskab med resten af bestyrelsen cc. Som opsamling på diskussionerne blev det konkluderet, at målsætningen for det politiske arbejde i efteråret 2016 er at "sikre det fremtidige grundlag for civilsamfundets arbejde ved at søge indflydelse på Finanslov 2016 og anvendelsen af principper indeholdt i CS politikken" Skitsemæssigt kan dette gøres ved: a) Mht Finanslov 2016: op til fremlæggelse af Finanslov 2016 udkast i oktober sammen med andre aktører som fx Globalt Fokus at sikre opmærksomhed omkring civilsamfundets rolle og vigtighed og samtidig opbygge relationer til politiske kontakter. Når Finanslov 2016 skal forhandles i oktober (og måske november) skal vi have cases vedr. CISU resultater samt konsekvenser for vore medlemmers og deres partneres indsatser i tilfælde af nedskæringer for at kunne søge indflydelse som CISU. b) Mht anvendelse af CS politik at følge foreslåede indsatser i indstilling vedr. punkt 6. Sekretariatet vil på baggrund af ovenstående udarbejde handlingsplan baseret på den vedtagne indstilling Folkemøde 2016 Ansvarlig: Louise, Jon og Runa side 8

9 Bestyrelsen drøfter, hvorvidt og hvordan CISU skal deltage i Folkemødet i De bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere, som deltog i år, drøftede kort, at årets møde viste, at det internationale (udviklings-)arbejde er kommet meget mere frem med et væld af aktører på banen. CISUs tidligere muligheder for bl.a. at være synlige over for politikere er nu begrænsede, og der er tvivl om at den betydelige ressourceanvendelse fortsat vil være det værd. Der bør udvikles en anderledes og mindre ressourcekrævende tilgang, hvis CISU skal være til stede. Bestyrelsens overvejelser vil spille ind til en indstilling, som laves af sekretariatet snarest muligt, og som godkendes af bestyrelsen pr. mail. Det er nødvendigt med en hurtig beslutning, da vores samarbejdspartnere har brug for at kende til vores planer. Der var, blandt de der havde deltaget på årets folkemøde, enighed om, at det havde været en inspirerende oplevelse, men at formen og investeringen i form af kroner og timer for CISUs deltagelse skal gentænkes. Generelt var indtrykket, at der var mere at hente ved at deltage i andre(s) debatter end ved selv at arrangere. CISU skal altså ikke længere være en del af holdet bag Det Globale Telt. Hvis CISU skal arrangerer events på næste års folkemøde, blev der fra flere sider udtrykt ønske om en nytænkning af formen ud fra en accept af den øgede kommercialisering. Det kunne være arrangementer som en koncert eller et motionsløb, og Coops frivilligrute fra i år blev fremhævet som et godt eksempel. Et arrangement af den type kunne også øge mulighederne for at inddrage medlemmer i planlægning og afholdelse, så det ikke, som tendensen har været hidtil, får karakter af et parløb mellem CISU og Fair Trade. Fremover skal CISUs rolle på folkemødet fokusere på strategisk deltagelse i debatarrangementer, og det drøftes, om der skal udarbejdes et katalog over rådgivere/eksperter, vi kan tilbyde til relevante debatter. Sekretariatet udarbejder på denne baggrund en indstilling omkring deltagelse i folkemødet. 8. Bestyrelsens studietur Bilag 8.1. Udkast til ToR Ansvarlig: Louise og Katja Bestyrelsen kommenterer på udkast til Terms of Reference for studieturen. side 9

10 Turen finder sted den oktober. Studietursudvalget har haft fokus på lande, der har oplevet nedskæringer i bistanden, og valget er faldet på Holland, der i 2002 oplevede store nedskæringer (fra 0,8 til 0,55 % over en periode på syv år). Udvalget har haft kontakt med Robert fra Wilde Ganzen, der har hjulpet med at formidle kontakt til en del organisationer, der har været berørt af nedskæringerne. Der blev udtrykt ønske om, at det i ToR blev foldet yderligere ud, hvordan pågældende organisationer reagerede og agerede, da nedskæringerne kom på dagsordnen, og hvordan de efterfølgende har arbejdet i den nye virkelighed. Der er ønske om at aflægge besøg hos organisationer med forskellige strategier, og Afrika Kontakt har en søsterorganisation i Holland, der måske kunne være interessant at besøge. Udvalget arbejder videre med fokus på, hvordan miljøet har tilpasset sig, og ToR godkendes med de nævnte tilføjelser, så sekretariatet kan sørge for billetbestilling. 9. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat - Status på naboskabsprogram v. Erik Naboskabsprogram på hold indtil videre, forudsat det ikke bliver ramt af nedskæringer vender sekretariatet tilbage. PKM er sikret til og med Dagsordnen til næste møde i UPR 19. august blev delt ud, og eneste rigtige punkt er drøftelse af udkast til evalueringspolitik. Det blev her påpeget, at civilsamfundet spiller en meget lille rolle i udkastet, og der desuden ikke indgår overvejelser omkring, hvordan man får involveret eksterne stakeholders involveret i evalueringsprocessen. 9. Eventuelt Intet til eventuelt. side 10