Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Troels (medarbejderrep.) og Maiken (referent). Andre medarbejdere deltog under relevante punkter. Dato 18. september 2015 Tid 18. september: Kl Middag kl på Restaurant Et, Åboulevarden 7, Aarhus C. Sted Indkaldere Mødetype Forplejning CISUs sekretariat, Klosterport 4a 3. sal, 8000 Aarhus C Louise, Jon, Jeef og Erik Ordinært møde Kage og frugt under mødet. Middag fredag aften med sekretariatet 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 12. august Ansvarlig: Louise og Jon Dagorden er ændret i forhold til bestyrelsens årsplan og kortet ned til én dag. Det skyldes den forsinkede fremlæggelse af forslag til og endelig vedtagelse af Finanslov 2016, som også udsætter bestyrelsens behandling af rulleplan og budget for 2016 fra september til november Bestyrelsen godkendte dagsorden og referat. 2. Monitorering Bilag 2.1. Teamplan P-team Bilag 2.2. Teamplan FY-team Bilag 2.3. Teamplan A-team Bilag 2.4. Teamplan L-team Bilag 2.5. Teamplan KOF-team Ansvarlig: Alle 1

2 Der blev afholdt særskilte monitoreringsmøder mellem sekretariatets teams og de tilsvarende undergrupper i bestyrelsen: - Vibeke og Katja mødtes med FY-teamet. - Morten og Peter med P-teamet. - Louise, Runa og Jon mødtes med ledelsesteamet, A-teamet og KOF-teamet. 3. Kapacitetstilbud Ansvarlig: Katja og Vibeke Maria orienterede om CISUs nuværende tilbud til de medlemmer, der i dag ikke er potentielle ansøgere til Danida-støttede indsatser. Primært rettet mod denne målgruppe har vi gennem de senere år haft: - Fyraftensmøder om intro til fundraising samt fundraising seminar - Kurset Kom godt i gang om partnerskaber og projekter. Partnerskabsdelen fylder en del på dette kursus - Organisationsudvikling - CISUs Oplysningspulje - Reframing the Message, herunder en masse kurser om oplysning - Støttet op om Dansk Flygtningshjælps Diaspora-program og Genbrug til Syd I år har vi derudover - Kurser om bestyrelsesarbejde og ledelse af frivillige (sidstnævnte var populært) - Kursus om udfordringer i partnerskaber - Fyraftensmøder om alternativer til børnehjem (nyt med sådan et tema, men relevant for mange medlemmer) - Kommunikationskurser - Fyraftensmøder om udsendelse af volontører Bestyrelsen kom med ideer til nye tiltag: - Netværk/møder for medlemmer, som mest har privat indsamlede midler, så de kan sparre med hinanden med hjælp fra CISU. Vi kan overveje, om de på sigt kan skal kunne søge om samfinansiering i CISUs puljer for at styrke civilsamfunds-vinklen i deres arbejde - Andre temaer, såsom børnehjem, som ligger uden for Civilsamfundspuljen, men som vi eller medlemmerne har en interesse for at tage fat om 2

3 - Skriveworkshops eller netværk, der kan hjælpe hinanden med at skrive ansøgninger. Det er en udfordring for mange at skrive selve ansøgningen, selvom man har en god idé. DUF har erfaring med skriveworkshops - Sikre, at vi ikke skræmmer mulige ansøgere væk. Er vi gode nok til at signalere, at man kan søge om midler til service i Civilsamfundspuljen og at man kan søge puljen uden at være meget erfaren? - Forslag om kursus i ligestilling og inddragelse af kvinder - Arbejde med forskellige former for organisering/organisationer, som passer til de folk, som er med. Alle skal ikke nødvendigvis have en klassisk dansk foreningsstruktur. - Se på afslag i puljerne og om vi derudfra kan lære noget nyt 4. Civilsamfundspuljen Bilag 4.1. Indstilling ramme og proces Bilag 4.1.a. Procesplan Bilag 4.1.b. Arbejdsgrupper Bilag 4.2. Indstilling serviceeftersyn Bilag 4.2.a. Slutrapport serviceeftersyn Ansvarlig: Peter og Morten (samt Vibeke hvad angår retningslinjer) Signe præsenterede ramme og proces for revision af retningslinjerne for Civilsamfundspuljen, som det fremgår af indstillingen til bestyrelsen. Rammerne udgøres af to primære hensyn, der skal balanceres; på den ene side har vi siden sidste revision af retningslinjerne fået ny Civilsamfundspolitik og ny strategi, vision, mission, værdier og positionspapirer. Retningslinjerne skal opdateres, så de er i overensstemmelse hermed. På den anden side har både medlemmer og bestyrelsesansvarlige understreget vigtigheden af at holde administrationen og ansøgningsprocessen til puljen så enkel som muligt for at sikre adgang for alle gode projekter. I forhold til processen, skal de nye retningslinjer godkendes endeligt af bestyrelsen på mødet til februar, så de kan tages i anvendelse fra ansøgningsrunden i april Bestyrelsen vil desuden blive involveret på næste to møder. De ansvarlige i bestyrelsen bliver involveret i forberedelsen af møderne, og får også mulighed for at kommentere på indholdet undervejs. Bevillingssystemet får også mulighed for at kommentere. Medlemmerne bliver involveret gennem to fyraftensmøder i oktober, status og dialogmøde i november samt en høring omkring nytår. Bestyrelsen godkendte indstillingen med en enkelt ændring om, at enkelthed for ansøger er et mål i sig selv og ikke kun noget, der skal gælde, hvor det er muligt. Bestyrelsen havde derudover en række kommentarer: - Til rammen 3

4 o Vi skal overveje nøje, at gennemførelse af CISUs egen politik gennem puljen skal være i overensstemmelse med Civilsamfundspolitikken, da de politiske krav ellers kan blive overvældende o Se, om hensynet om enkelthed kan betyde mere forenkling for de helt små ansøgninger. Kan det gøres mere forståeligt og nemt at søge fx er der lige nu ikke noget sted, hvor man kan beskrive, hvad projektet går ud på, da det ikke altid passer ind i LFAansøgningsskemaerne o Det vigtigt, at det fremgår, hvad der gælder for Civilsamfundspuljen, og hvad der gælder for programmer, som også får reviderede retningslinjer nu her. - Til processen o De nye retningslinjer forligger ret tæt på ansøgningsfristen. Så de væsentligste ændringer skal gerne meldes ud til medlemmerne inden retningslinjerne er helt færdige o Det er vigtigt at involvere bevillingskonsulenter- og udvalg undervejs, så de kender bevæggrundene for de ændringer, som kommer - Til indholdet o CISU skal være tydelige i forhold til, hvad vi kan støtte, når det gælder innovative partnerskaber, og de gråzoner som opstår, når organisationer tjener penge her eller i andre lande o Tydeligere forklaring af, hvad der kan og ikke kan støttes. Retningslinjerne er også en pædagogisk redskab og skal vise ansøger, om de kan søge o Fleksibilitet i forhold til nye typer af partnere og større risikovillighed i den forbindelse Troels præsenterede herefter indstillingen om opfølgning på det serviceeftersyn af bevillingssystemet, der blev gennemført i Indstillingen lyder, at opfølgningen på serviceeftersynet afsluttes. Det har været en lang proces, som har ført mange ting med sig, og som har hjulpet med til at få lukket nogle diskussioner, som vi har haft længe. Det gælder fx kalibrering imellem de fire bevillingskonsulenter, som er kommet op at køre nu og er rigtig nyttig, og MUS for bevillingsudvalget. Det gælder også digitalisering, som der nu er lavet en omfattende teknisk kravspecifikation til, og som vi vil implementere i et roligt tempo. Så for alle de anbefalinger fra serviceeftersynet, som vi er enige i, er udførelsen planlagt eller allerede i gang. Vibeke spurgte til, om går bedre med bevillingskonsulenternes store tidsforbrug på sagsbehandling. Troels svarede, at det gør det, fordi BU-notatet er blevet forsimplet og følger vurderingskriterierne. Morten og Peter supplerede, at BU-notaterne også er blevet nemmere at forstå for ansøger. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 4

5 5. Indstilling til Udviklingspolitisk Råd Bilag 5.1. Brev fra Udenrigsministeriet Ansvarlig: Louise og Jon CISU har fået en henvendelse af Udenrigsministeriet om, at det er tid til at indstille mindst to kandidater til CISUs plads i Udviklingspolitisk Råd, da mandatet for det nuværende Råd udløbet til nytår. Udenrigsministeren vælger, hvem af de indstillede, som skal besidde posten de næste tre år. Ud over CISUs plads, er der fire pladser til NGO erne: Globalt Fokus har tre og 92-gruppen har en. Bestyrelsen havde forinden mødet skrevet sammen på mail om indstillingen. Der var bl.a. en diskussion om, hvorvidt bestyrelsen af princip skulle indstille formanden og udelukkende indstille bestyrelsesmedlemmer frem for ansatte. Louise ønskede dog af praktiske grunde ikke at blive indstillet til posten. Nogle bestyrelsesmedlemmer foreslog, at sekretariatsledere evt. kunne være kandidater. Dertil svarede både Erik og Jeef, at de klart mente, at det i den nuværende politiske situation ville være bedst med bestyrelsesmedlemmer som kandidater, da de er valgt på generalforsamlingen, for dermed at fremhæve CISUs demokratiske karakter. Vibeke og Jon har udtrykt interesse for at blive indstillet. Vibeke gjorde opmærksom på, at hun endnu ikke er afklaret omkring, hvorvidt hun genopstiller til CISUs bestyrelse i Hvis hun bliver udpeget, kan der derfor blive udskiftning på posten midtvej i perioden. Bestyrelsen besluttede at indstille Vibeke og Jon. 6. Status fra sekretariatet Bilag 6.1. Indstilling om status Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Jævnfør Bestyrelsens ledelse af CISU skal bestyrelsen godkende en årlig status fra sekretariatet på den organisatoriske og personalemæssige status og udvikling. Erik gjorde status, som supplement til bilaget. Ledelsen opfatter arbejdspladsen som grundlæggende fyldt med dygtige, engagerede folk. Derfor er selvledelse et helt almindeligt vilkår på sekretariatet. Igennem arbejde med en trivselspolitik har vi set på karakteristika ved arbejdspladsen, som gør den god, men som samtidig indeholder nogle risici. Vi har arbejdet med at identificere dem og talt om, hvad vi skal være opmærksomme på i forhold til dem. Arbejdspladsen er ikke uden problemer; der er travlt og andre forhold, der kan give 5

6 anledning til stress - især koblet med ting, der sker i privatlivet. Sygefraværet er steget kraftigt bl.a., fordi flere medarbejdere har været syge i en længere periode. Det har i udgangspunktet ikke haft noget direkte med arbejdspladsen at gøre, men gør det kan være udfordrende at vende tilbage til arbejdet. Det fungerer dog rigtig godt, at vi laver specifikke aftaler omkring genoptagelse af arbejdet. I efteråret vil alle medarbejdere blive tilbudt ekstern supervision. Ændringen til koblet ledelse er nu gennemført og er afspejlet i ledelsens teamplan. Ledelsen er i gang med at formulere nogle dogmer for ledelse i CISU, som både medarbejdere, bestyrelse og de selv kan holde dem oppe på. De vil på et senere tidspunkt præsentere bestyrelsen for et forslag til, hvordan bestyrelsen kan lave en systematisk vurdering af ledelsen. Troels supplerede som medarbejderrepræsentant, at han er rimelig enig med Eriks udlægning. En ting, som ikke fremgår af bilaget, er dog, at medarbejderne stadig mangler at få de jobbeskrivelser, som vores kontrakter henviser til. Runa spurgte til, hvordan organisationen prioriterer imellem sine opgaver. Troels svarede, at alle medarbejdere er i et team, og teamet skal prioritere imellem sine opgaver. Erik svarede, at det er en diskussion værd, hvad organisationen som helhed skal tage ind af nye opgaver, men samtidig er det også ønskeligt at have en organisation, som kan tage nye opgaver ind. I referatet fra sidste bestyrelsesmøde fremgår det, at ledelsen vil foreslå bestyrelsen nogle opgaver, som skal nedprioriteres nu, hvor det politiske arbejde er blevet opprioriteret. Det vil ledelsen gøre, når den kender til budgettet for Desuden er Sofie blevet forlænget til nytår med henblik på politisk arbejde. Bestyrelsen takkede for denne form for åbenhjertig redegørelse og diskussion. Bestyrelsen godkendte indstillingen og udtrykte samtidig, at den er opmærksom på, at når den vælger nye opgaver til, skal der samtidig vælges andre opgaver fra for ikke at belaste medarbejderne yderligere. 7. Revision af budget 2015 Bilag 7.1. Forslag til revideret budget 2015 Ansvarlig: Runa Bolette præsenterede hovedtrækkene i forslaget til reviderede budget. Indtægterne er steget med kr. i forhold til det oprindeligt budgetterede. Samtidig er udgifterne steget med kr., hvilket samlet set giver et mindre underskud end budgetteret. 6

7 Indtægtsstigningen skyldes en regulering af time-satserne fra Udenrigsministeriets side. Bestyrelsen kommenterede, at hvis ikke den havde fundet sted, ville underskuddet have været større end budgetteret. Det vil derfor være en god ide fremover at være mere konservative i budgettering af indtægter. Erik kommenterede, at Sofie kunne forlænges grundet denne indtægtsstigning, og den var derfor også årsag til en stigning i lønudgifterne. På udgiftssiden har der derudover været et uventet overforbrug på IT, da det var nødvendigt at udskifte en server. Bestyrelsen godkendte forslaget til revideret budget og bad om fremover at få en indstilling med læsevejledning som forklæde til budgettet. 8. Udenrigsministeriets review af CISU Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Jeef orienterede om status på Udenrigsministeriets review af CISU. Der er ikke lavet en indstilling til beslutning, da der endnu ikke er kommet et endeligt oplæg fra Udenrigsministeriet. Reviewet skal foretages af to personer fra Udviklingsfaglig Tjeneste (UFT) og er planlagt til at finde sted i november, med et udkast til rapport til vores kommentering omkring nytår. I deres oplæg til Terms of Reference, vil de primært se på kapacitetsydelser samt resultater i Syd. Erik og Jeef har holdt kort møde med dem sammen med vores kontaktperson i HCP, og de har desuden besøgt sekretariatet i Aarhus. En af pointerne fra vores side har her været, at Civilsamfundspolitikken beskriver målet for puljeordninger som todelt - folkeligt engagement og opbakning til udviklingsbistand samt resultater i Syd. Vi vil derfor gerne have dem til at se på resultater i Syd i lyset af folkelig forankring og ikke isoleret set. Samtidig vil de gerne se aggregerede resultater, hvilket vi taler for er umuligt med den mangfoldighed af indsatsområder, vores medlemmer har. Vi prøver at holde dem fast på at tage fat i vores egen definition af resultater fra vores Theory of Change og ikke alle mulige andre definitioner. Processen bliver sådan, at de kommer på sekretariatet igen i slutningen af oktober, for at rejse, formentlig til Kenya og Tanzania, i starten af december. De har åbnet op for, at en ressourceperson fra CISU kan deltage i rejsen. Både CISUs medlemmer og bestyrelse forventes at blive involveret af review-teamet. Samtidig foregår der en real-time evaluering af Civilsamfundspolitikken. Oplægget hertil er, at den kun skal se på rammeorganisationer og helt konkret de danske organisationers rolle. Den skal ikke se på puljeordningerne, og det har vi lavet en 7

8 fælles udtalelse med de øvrige puljeordninger om, at den burde. Dette er efterfølgende accepteret af Danida. Bestyrelsen havde følgende kommentarer: - Det er vigtigt, at vi får skrevet vores kommentarer til Terms of Reference ned, så det fremgår tydeligt, at vi ikke kan måles på resultater i Syd på samme måde, som en rammebevilling, da vi ikke er direkte til stede i Syd - CISUs medlemmer har ikke på samme måde som rammeorganisationer personer tilstede ude ved projekterne. Så når review-teamet skal besøge projekter, vil der ikke på samme måde være nogen til at fortolke konteksten for dem - Den person i review-teamet, som har med klima og miljø at gøre, skal have en klar forståelse af, at CISUs Pulje for Klima og Miljø handler om international fortalervirksomhed ikke klima og miljø i normal forstand. 9. CISUs rolle i Globalt Fokus Bilag 9.1. Indstilling om CISUs rolle Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Erik præsenterede indstillingen, om hvordan CISU skal forholde sig til Globalt Fokus. Vi skal: - understøtte Globalt Fokus politiske styrke og arbejde, med fokus på at GF også understøtter CISUs strategiske mål - understøtte at Globalt Fokus udvikler sin medlemsdeltagelse som netværksorganisation - indgå i det faglige samarbejde, hvor det er direkte relevant for CISUs strategi og medlemsorganisationer - med et kritisk blik på ressourceanvendelsen hertil - at sikre relevant formidling af Globalt Fokus arbejde til CISU-medlemmer, der ikke er medlem af Globalt Fokus - og sikre at deres stemme også høres i Globalt Fokus To dage før bestyrelsesmødet, var Globalt Fokus sekretariat på CISUs sekretariat. Dagen sammen gjorde det klart, at vi primært har haft med hinanden at gøre som medlem og netværk og sekundært som to organisationer, der kan samarbejde og udveksle informationer. Det vil vi arbejde mere med. Der er en løbende diskussion i Globalt Fokus af, hvad det har udviklet sig til at være. Det har været en besværlig proces, som ikke er i mål endnu. Det har ikke været så let at slå to tidligere organisationer sammen, måske fordi de arbejdede på to meget forskellige måder. Det har ikke fungeret helt godt endnu med de fire foras styre- 8

9 grupper. De er ikke kommet helt i omdrejninger endnu, hvilket har medført kritisk af manglende ledelse. Koordinationsudvalget synes dog, det er for tidligt at beslutte at lave en ny struktur. Morten, Peter og Jon supplerede. Strukturen er meget afhængig er, at medlemmerne bidrager. Det er spændende, men kræver at man skaber rammer, hvor folk kan deltage som frivillige. Det går lidt bedre; sekretariatet indtager mere end sekretærrolle end tidligere, og flere møder ligger uden for arbejdstid. Kapacitetsopbygning er begyndt at fungere godt, mens det politiske arbejde er sværere, især fordi den politiske ledelse i flere af medlemsorganisationerne ikke involverer sig. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 10. Politisk arbejde Bilag Reviderede principper Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Bestyrelsen godkendte den reviderede indstilling om politiske principper, hvor der var blevet tilføjet en passus om målsætninger for det politiske arbejde samt et princip om at samarbejde med ligesindede organisationer. Erik og Jeef orienterede bestyrelsen om CISUs indsats i forhold de forventede nedskæringer med finanslov Det er den højst prioriterede politiske sag for CISU, og indsatsen bygger på de fire hovedpointer, som bestyrelsen lagde fast i juni. Alle de materialer, vi udvikler nu i forbindelse med finansloven, skal dog også bruges på længere sigt. De materialer betragter sekretariatet i høj grad som det, bestyrelsens tidligere har efterspurgt. Der er korte pointer og cases til at underbygge dem. På sekretariatet er nedsat en gruppe, som kan reagere og arbejde hurtigt, og en lidt udvidet gruppe til at drøfte substansen i dybden. Vi arbejder med en fortløbende handlingsplan. Vi forsøger at komme i kontakt med Udenrigsministeren, men det er meget svært at trænge igennem. Derfor har vi kontakt til og møder med flere af udviklingsordførerne. Vi ved endnu ikke, om de bliver inddraget i finanslovsforhandlingerne. Vi har erkendt, at vi har svært ved at mobilisere CISUs medlemmer, før der foreligger et konkret forslag til nedskæringer, og folk kan se, hvor de rammer. Vi har et beredskab klar, til når det sker. I Globalt Fokus har arbejdet stået lidt stille siden sommerferien, og derfor er CISUs startet med sin egen indsats, selvom vi i udgangspunktet søger at samarbejde med andre. Vi har talt med de andre puljeordninger om en fælles indsats. 9

10 Bestyrelsen kommenterede, at CISUs materialer kan udbygges med resultater i form af tal, som Dansk Folkepartis ordfører fx efterspurgte på et møde. Selvom bestyrelsen har besluttet, at CISUs budskaber skal handle om værdier, kan de fint suppleres af tal. Bestyrelsen nåede ikke at følge op på tidligere mail-tråd om, hvorvidt CISUs nyhed i juni om Konservative Folkeparti, ligger inden for de budskaber, bestyrelsen har vedtaget for arbejdet med Finanslov Det skal tages op på et senere møde. 11. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat Bilag Bullets fra møde i UPR Louise fortalte om forberedelserne af årets studietur til Holland. Flybilleter og hotel er bestilt, og Louise og Katja arbejder på at få aftaler i hus med forskellige kontakter. Da Vibeke havde sendt bullets fra møde i Udviklingspolitisk Råd, var det ikke nødvendigt at gennemgå mødet her. Vibeke havde desuden sendt et udkast til referat af mødet rundt. Hertil kommenterede Jeef om en formulering om enighed i Rådet, at Rådets medlemmer skal være opmærksomme på ikke at blive taget til indtægt for noget, som de ikke har erklæret sig enige i, men som bare er blevet fremlagt for dem. Vibeke fortalte desuden, at Danidas chef, Martin Bille Hermann havde lagt vægt på at fortælle, at ambassaderne er blevet gjort opmærksomme på at inkludere Civilsamfundspolitikken, når de laver landepolitikpapirer. 12. Eventuelt Katja fortalte, at to af CISUs medlemsorganisationer har inviteret andre mindre organisationer til et møde om, hvordan mindre organisationer sammen kan takle vilkårene i udviklingsbranchen. Katja og Runa deltager i mødet og vil sørge for at rette op på eventuelle misforståelser på mødet om, hvad mindre organisationer kan bruge CISU og CISUs puljer til. 10