Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Troels (medarbejderrepræsentant) og Maiken (referent) Tid 20. oktober 2015 kl Sted Indkaldere Mødetype Forplejning Vartov, Kredsen, Farvergade 27, 1463 København K Louise, Jon, Jeef og Erik Ordinært møde Kage og frugt under mødet.sandwich til at tage med efter mødet. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 18. september Ansvarlig: Louise og Jon Bestyrelsen godkendte referatet, med enkelte mindre rettelser, og dagsordenen. 2. Aktuel kontekst og status på politisk arbejde Bilag 2.1 Status på politisk arbejde Ansvarlig: Formandskab Erik orienterede om CISUs seneste poliske arbejde. I regi af Globalt Fokus har Erik mødtes med Naser Khader og Søren Pape, som forestår finanslovsforhandlingerne for de Konservative. En væsentlig diskussion handlede om forskellen på humanitærog udviklingsbistand, fordi Konservative taler meget om at prioritere humanitær bistand i nærområderne. Det viste sig dog, at de også mener mere langsigtet udvikling i nærområder og har haft en forkert sprogbrug omkring det. Den anden væsentlige drøftelse handlede om Civilsamfundets rolle og presset herpå ude i verden. Begge dele er der efterfølgende sendt notater om til Konservative fra Globalt Fokus - med CISUs hjælp. Michael Aastrup Jensen, som er udenrigsordfører for Venstre, besøgte sekretariatet dagen før bestyrelsesmødet. Han pointerede, at Venstre samler en stor del af udviklingsbistanden for 2017 og frem i nogle reserver, som bliver fordelt i næste finans- 1

2 lov. Det bliver på grundlag af Peter Taksøe-udredningenog regeringens kommende nye strategi for udviklingsbistanden. Peter Taksøe har nedsat en reference-gruppe, hvor Birgitte Qvist fra Folkekirkens Nødhjælp er med som den eneste fra NGO erne. Hun vil gerne have inputs fra os andre for at kunne repræsentere NGO erne bedst muligt. Det har vi takket nej til, da vi ikke kan lade os repræsentere uden klare mandater og udvælgelseskriterier. Flere af CISU medlemmer er kommet på banen med direkte henvendelser til politikere, læserbreve mv. Bland andet fordi sekretariatet har henvendt sig direkte til dem. Det bliver fortsat vigtigt i det kommende år, da vi må forvente politiske prøveballoner fra Venstre frem mod en ny strategi. I det store hele må vi sige, at CISU indtil nu har gjort, hvad vi kunne, for at påvirke finansloven. Så må vi se, om det bærer frugt. 3. Finanslov 2016 Bilag 3.1. Indstilling procesplan for nedskæringer Ansvarlig: Louise, Jon og Runa Erik præsenterede ledelsens indstilling om en procesplan for nedskæringer i CISUs budget. Ledelsen havde heldigvis planen klar før finanslovsudspillet kom, så den kunne præsenteres hurtigt for medarbejderne. Bestyrelsen skal godkende planen, dog med en ændring i tidsplanen; Udenrigsministeriet har bedst os sende rulleplan og budget for 2016 ind allerede 16. november og ikke sidst i november, som planen var tilrettelagt efter. Det har ikke været muligt at få dem til at udskyde fristen, da HCP er usikre på deres egen bemanding fra december. CISU har stillet som betingelse, at vi får en overordnet godkendelse af budgetforslaget inden og ikke først til dialogmødet med HCP i februar. Rettidig omhu i forhold til mulige afskedigelser af medarbejdere ses som inden den Der vil da være tid en ordentlig forudgående proces samtidig med, at det forsøges begrænset, hvor meget opsigelsesfrister kommer til at påvirke økonomien næste år. Planen har tre faser: først definition af processen og rammerne herfor, som bestyrelsen skal tage stilling til nu. Dernæst præsenteres bestyrelsen for en strategisk ramme for nedskæringerne den 9.11, som skal danne rammen for rulleplan og budget. Slutteligt skal bestyrelsen fastlægge udmøntningen af næste år budget den Bestyrelsen besluttede, at den skal præsenteres for så meget som muligt af input til rulleplan og budget den På den måde kan det behandles på møde frem for på mail, hvilket vil være uhensigtsmæssigt. Her vil så også være mulighed for at ændre 2

3 i planen for bestyrelsens involvering frem mod indsendelse af rulleplan til Udenrigsministeriet. Bestyrelsen gav udtryk for, at den på samme tid skal varetage interesserne for CISUs medlemmer bredt set og de særinteresser, som de er gået til valg på at varetage. Peter advarede imod at opdele CISUs medlemmer i for grove kategorier, da de er mere mangfoldige end som så. Vibeke gav udtryk for en bekymring fra sit bagland om, at CISU vil prioritere sekretariatet på bekostning af Civilsamfundspuljen. Det bliver den slags prioriteringer, bestyrelsen skal forholde sig til den Bestyrelsen bad om at få baggrundsinformation til at kvalificere deres drøftelser. Bestyrelsen skal desuden holde sig for øje, at Udenrigsministeriet i sidste ende skal godkende prioriteringerne i budgettet for Bestyrelsen godkendte procesplanen med de nye deadlines i forhold til Udenrigsministeriet. 4. Naboskabsprogram Bilag 4.1. Indstillingnaboskabspulje Bilag 4.1.a. Forslag til strategiske ramme Bilag 4.2. Udkast til forslag til generalforsamling Ansvarlig: Peter og Morten Erik orienterede om den seneste dialog med Udenrigsministeriets naboskabskontor (EUN). De forsøger at sætte en workshop i stand mellem CISU og EUN for at afstemme forventningerne omkring en naboskabspulje hos CISU.EUN er positive overfor CISUs udspil bilag 4.1.a - men de mener dog, at loftet på 5 mio. kr. per bevilling er for højt i den relativt lille pulje, og det forventes at lande på 2 mio. kr.. Det ser ud til at blive en to-årig pulje til at starte med, da finansieringen på 20 mio. kr. kommer fra 2015-midler. Det skal derfor også afklares med Udenrigsministeriet, hvordan puljen kan lukkes ned igen på en ordentlig måde, da bevillingerne kan vare mere end to år. Ca. 25 af CISUs medlemmer har angivet, at de er aktive i nabolandene. Tallet er lidt usikkert, og vi kan desuden forvente ansøgninger fra organisationer, der ikke er medlem af CISU. EUN skal indstille, at CISU kan forvalte puljen, til beslutning i Udenrigsministeriets bevillingskomite. Hvis de ændrer noget i forhold til det nuværende grundlag, bliver Peter og Morten involveret af sekretariatet. 3

4 Bestyrelsen har tidligere været positivt indstillet over for, at CISU kan forvalte en sådan pulje. Bl.a. fordi emnet er opbygning af civilsamfundsorganisationer, hvilket er helt i tråd med vores nuværende puljer. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen og de øvrige bilag. Herunder også forslaget til CI- SUs ekstraordinære generalforsamling den 9. november om, at CISU kan forvalte en naboskabspulje. 5. Kommunikation Bilag 5.1. Indstilling formidling af resultater Bilag 5.1.a. Præsentation Bilag 5.2. Indstilling partnerskab og kommunikation Bilag 5.2.a. Rationale for partnerskab og kommunikation Bilag 5.3. Indhold til årsskrift Ansvarlig: Louise, Runa og Jon Erik præsenterede indstillingen om kommunikation af resultater. Vi har beskæftiget os med emnet i nogen tid og har nu fundet en form, som fungerer godt. Vi har lavet en række dokumenter, som vi kan tilpasse og bruge i forskellige sammenhænge. Fx i møder med politikere eller som cases på hjemmesiden. Det er desuden relateret til CISUs Verdenskort, hvor medlemmernes egne historier på sigt skal kunne lægges op. Det er en overvejelse i forhold til revisionen af retningslinjerne for Civilsamfundspuljen at stille krav til at større projekter skal uploade noget til verdenskortet i forbindelse med deres projektrelaterede oplysning (PRO). Bestyrelsen pointerede vigtigheden af, at politikerne får udvidet deres begreb af, hvad civilsamfundet kan. Det handler ikke kun om levering af services. Vi tager ofte for givet, at andre forstår, hvad vi mener med civilsamfundets rolle. Katja kommenterede på en formulering om budskabet i indstilling. Organisationernes gensidige bidrag bliver præsenteret lidt snævert som fagligt bidrag. Bestyrelsen godkendte indstilling om formidling af resultater. Bestyrelsen drøftede, hvordan kravene til brugen af de 2 % PRO-midler i Civilsamfundspuljen skal være. På den ene side ser vi gerne, at organisationerne spiller en rolle i Danmark, og vi stiller nogle lidt løse krav til det for større projekter. Det er uklart, hvor meget det vægtes i vurderingen af ansøgningerne, ligesom der ikke laves en direkte vurdering af oplysningsaktiviterne i projekterne. Det kunne tale for mere klare krav. På den anden side vil vi ikke bebyrde ansøgerne med for mange nye krav. Erik kommenterede, at planen i udgangspunktet er at overveje, om der kan stilles flere krav til beskrivelsen af Nord-rollen for større ansøgninger på baggrund af det nye positionspapir om Rollen i Nord, men ikke for små ansøgninger. Vi 4

5 kan måle succes på oplysningsområdet i CISUs oplysningspulje. Her kommer ansøgerne rigtig langt for få midler. På det grundlag kan vi også give kvalificeret vejledning til brugen af oplysningsmidler i Civilsamfundspuljen. Erik præsenterede herefter indstillingen om kommunikation i partnerskaber. Fokus på samarbejdet mellem Nord- og Sydpartner om kommunikation er kommet til i forbindelse med Reframing the Message. Flere af CISUs medlemmer efterspurgte vejledning og redskaber til at involvere deres partnere mere i kommunikationsarbejdet. Kommunikation ses i bred forstand både som intern kommunikation og ekstern kommunikation fx i fortalervirksomhed eller oplysningsarbejde. Bestyrelsen godkendte indstillingen om integration af emnet i CISU. Den foregår ved, på baggrund af en eksplorativ fase, at øge viden i sekretariatet og stille ideer og redskaber til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen gav herefter sine inputs til næste års Status og Perspektiver, som skal laves som en del af beretningen til generalforsamlingen i april. Ud over de allerede planlagte temaer foreslog bestyrelsen: Status på civilsamfundet og dets råderum ude i verden for at CISUs arbejde ind i et større perspektiv en opmuntring eller opfordring fra bestyrelsen til at kigge ud ad og opsøge andre muligheder efter de store nedskæringer netværk og hvordan CISUs medlemmer kan bruge hinanden at gentænke formen, så den bliver mindre tung at læse 6. Synliggørelse af frivillighed Bilag 6.1. Indstilling om frivillighed Ansvarlig: Louise, Runa og Jon Erik præsenterede indstillingen om, hvordan sekretariatet løser opgaven fra bestyrelsens ramme om synliggørelse af frivillighed. Efter det første materiale som vi har anvendt eksternt og bl.a. brugt til efterårets møder med ordførere, er hovedfokus i næste fase at lave et baggrundsnotat, hvor vi samler erfaringer, tal og fakta i en fortælling om frivillighed blandt CISUs medlemmer. Det skal danne grundlag for fremtidige produkter til eksterne formidling, bl.a. til politikere, samt for kapacitetsopbygning. Vi har selv brug for at blive klogere omkring frivillighed i CISUs medlemsorganisationer, og derfor er opgaven af en undersøgende karakter. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 5

6 7. Medlemmers adgang til information om Syd Bilag 7.1. Medlemmers adgang til information om Syd Ansvarlig: Katja og Vibeke Jeef præsenterede indstillingen. Resultater i Syd er et mål i Civilsamfundspolitikken, og viden om konteksten i de lande, man arbejder i, er et krav til ansøgere i puljerne. CISU skal derfor understøtte medlemmernes adgang til information om de forskellige lande. Bestyrelsen vedtog i december i december 2014 fire hovedpinde, som i indstillingen her er samlet i to ben: CISUs verdenskort og CISUs samarbejde med aktører i Syd. De informationer, CISU har og samler ind formidles til medlemmernes via verdenskortet. Efter lanceringen af det i foråret, har vi hyret en studentermedhjælper til at taste flere informationer ind i det. På sigt er det meningen, at medlemmernes egne historier om deres resultater også skal fremgå. Det skal desuden udbygges med nabolande til EU, hvis CISU skal forvalte en pulje hertil. Det andet ben om samarbejde med aktører i Syd bliver i efteråret fulgt op med et besøg fra URAIA i Kenya, som indeholder et møde med sekretariatet og et fyraftensmøde om social accountability. Vi forventer at lave et fælles arrangement med URAIA og evt. andre til CIVICUS civilsamfundsuge i Vibeke anmodede om, at kurser og møder med deltagelse af udenlandske ressourcepersoner også holdes i Aarhus af og til. Det har oftest været i København de senere år. Bestyrelsen kommenterede desuden, at den ønsker en plan b, hvis finansieringen af Syd-arbejdet forsvinder med den kommende nedskæring. Det er vigtigt for CISU og medlemmerne at have adgang til ny viden om Syd. Med den tilføjelse godkendte bestyrelsen indstillingen. 8. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat Bilag 8.1. ToR for review Jeef orienterede om Udenrigsministeriets review af CISU. Der foreligger indtil videre en revideret udgave af Terms of Reference for opgave. Den skal primært fungere som grundlag for annoncering efter eksterne konsulenter. Den første udgave var slet ikke god nok, men en stor del af vores kommentarer er heldigvis blevet taget til efterretning. Fx at læring i CISU er et formål, at samarbejde mellem CISU og Udenrigsministeriet er et tema og at de eksterne konsulenter skal kende til Civilsamfundspolitikken. Senere hen kommer der en Mission Preparation Note, som skal uddybe opgave og metode for review-teamet. De besøger projekter i Kenya og Tanzania og laver forinden et desk-study i Danmark og interviews med udvalgte danske organisationer og CISU. De er interesserede at afdække kæden fra resultater og 6

7 målgrupper i Syd og tilbage til CISUs ydelser. Det er et ambitiøst mål i forhold til den afsatte tid. Bestyrelsen udtrykte bekymring i forhold til, hvis de eksterne konsulenter ikke har erfaring med opbygning af mindre civilsamfundsorganisationer, og om de har en anden forståelse af civilsamfundets rolle i udvikling. Erik svarede, at reviews plejer at forløbe fint og i al mindelighed, når de først er i gang. I den forberedende fase er der ofte mere diskussion af definitioner mv. Bestyrelsen vil gerne mødes med review-teamet. Erik orienterede om den kommende generalforsamling i Globalt Fokus. Koordinationsudvalget lægger op til, at generalforsamlingen forlænger det nuværende mandat for koordinationsudvalget frem til en ekstraordinær generalforsamling i januar. Bevæggrunden er, at Globalt Fokus kommer ind i en usikker periode grundet nedskæringer, hvilket gør det svært at forholde sig til arbejdsplaner for det nye år, som normalvis skal vedtages på generalforsamlingen. Samtidig er der grund til at revurdere det organisatoriske set-up, som ikke fungerer optimalt. Erik vil gå ind i processen med udgangspunkt i bestyrelsens tidligere vedtagelse om at CISU skal: - understøtte Globalt Fokus politiske styrke og arbejde, med fokus på at GF også understøtter CISUs strategiske mål - understøtte at Globalt Fokus udvikler sin medlemsdeltagelse som netværksorganisation - indgå i det faglige samarbejde, hvor det er direkte relevant for CISUs strategi og medlemsorganisationer - med et kritisk blik på ressourceanvendelsen hertil - at sikre relevant formidling af GF s arbejde til CISU-medlemmer, der ikke er medlem af Globalt Fokus- og sikre at deres stemme også høres i Globalt Fokus Katja og Runa orienterede om et møde for små organisationer, som to af CISUs medlemmer inviterede til. Oplægget var at lave et forretnings-netværk, hvor man kan bruge hinanden og skabe synergi, og det bliver fulgt op med flere møder. Der var et stort fremmøde på ca. 40 personer. Flere af dem rejste en kritik af CISU om, at det er svært at få penge i Civilsamfundspuljen for små organisationer. Runa og Katja opfordrede dem til at bruge deres demokratiske rettigheder til at påvirke CI- SU. En anden deltager udtrykte stor tilfredshed med CISU og dæmpede kritikken. Peter supplerede, at flere af de kritiske røster efterfølgende deltog i et møde i CISU om de nye retningslinjer. Her talte de for, at hvis man har en god idé, skal den have støtte. Det er en vigtig opgave for CISU at fortælle, hvad man kan få støtte til, så vi ikke skræmmer folk med støtteværdige ideer væk. Det er ærgerligt, hvis de har en forestilling om, at små organisationer ikke kan få støtte, for det handler ikke om størrelse. Vibeke spurgte herefter bestyrelsen omkring et principielt spørgsmål. Udviklingsministeren har sagt til Udviklingspolitisk Råd, at de med nedskæringerne ikke vil bryde 7

8 allerede indgåede aftaler. I nedskæringerne for 2015 er der dog brudt aftaler på den måde, at flere, der har haft begrundede forventninger om midler, ikke får dem, fordi ministeren endnu ikke har skrevet under på en ellers færdig aftale. Så det er kun i teknisk forstand, at aftaler ikke er brudt. Vibeke oplever, at ministeren har misinformeret Rådet. Bestyrelsen rådede til, at tage det op og få det ført til referat, at Rådet fremover ønsker at få fyldestgørende oplysninger fra ministeren. Hvis Rådet kan lave en fælles udtalelse om det, vil det være et stærkt signal. 9. Eventuelt Der var ingen punkter til eventuelt. 8