Referat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Kim (medarbejderrep.) og Maiken (referent). Bolette deltog i punkt 2 og 4 om økonomi. Tid Mandag d. 27. marts kl Sted Indkaldere Mødetype Forplejning Loftet, Vartov, Farvergade 27, 1463 København K Louise, Jeef og Erik Ordinært møde Kaffe, te, kage og frugt under mødet. Sandwich til at tage med efter mødet. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af bestyrelsesmøde 1. februar Bestyrelsen godkendte dagsordenen og referatet med følgende kommentarer: - De tre opfølgningspunkter (kontakt til Michael Erbs, ministerbesøg og svarbrev til Dansk-Vietnamesisk Forening) flyttes til status fra sekretariatet på næste bestyrelsesmøde. - Referatet er langt, og bestyrelsen ønsker sig fremadrettet en kortere form, hvor hovedlinjerne i bestyrelsens drøftelser bliver refereret, frem for hvem der har sagt hvad. - Både i referatet og andre dokumenter fra sekretariatet er der en skiftende sprogbrug omkring, hvad CISU er; sekretariatet; sekretariat og bestyrelse; sekretariat, bestyrelse og medlemsorganisationer. 2. Regnskab 2016 Bilag 2.1. Indstilling om Årsregnskab 2016 Bilag 2.1.a. Årsregnskab 2016 Bilag 2.1.b. Revisorerklæring Bilag 2.1.c. Civilsamfundspuljen regnskab Bilag 2.1.d. Civilsamfundspuljen beretning Bilag 2.1.e. Puljen Klima og Miljø regnskab Bilag 2.1.f. Puljen Klima og Miljø beretning Bilag 2.1.g. Naboskabspuljen regnskab Bilag 2.1.h. Naboskabspuljen beretning Bilag 2.2. Protokollat til årsregnskab 1

2 Ansvarlig: Runa Det reviderede regnskab for 2016 blev forelagt til bestyrelsens godkendelse. Bolette gennemgik de væsentligste opmærksomhedspunkter for bestyrelsen. Regnskabet følger sidste års opbygning med et hovedregnskab for hele organisationen samt et regnskab for hver af de tre puljer, vi forvalter på vegne af Udenrigsministeriet. Hovedpointer om det organisatoriske regnskab: - Der var budgetteret med et underskud på ca kr. men resultatet bliver et mindre underskud altså en forbedring på ca kr. - Der var lidt færre medlemsorganisationer i 2016 og dermed lidt lavere kontingentindtægter - Der har været færre eksterne opgaver (indtægtsdækket virksomhed), da mange af vores potentielle kunder også blev beskåret i Bestyrelsen har sparet på sine rejse- og mødeudgifter - Der overføres midler fra hver pulje fra 2016 til 2017: 1,2 mio. kr. fra Civilsamfundspuljen, 1,9 mio. kr. fra Puljen for Klima og Miljø og 3,3 mio. kr. fra Naboskabspuljen. Hovedpointer fra regnskab for civilsamfundspuljen - Der var overskydende midler fra bevilgede projekter. Derfor er der uddelt flere midler, end der oprindeligt var budgetteret med. - Der har været færre rejseudgifter, bl.a. fordi Skype bruges mere til rådgivning og ingen i CISU som udgangspunkt længere kører på DSB første. - Vi betaler kr. i rente for at have penge stående i banken - på trods af en god ordning hos Jyske Bank. Hovedpointer fra regnskab for Puljen for Klima og Miljø og for Naboskabspuljen - Der er 1,9 mio. uforbrugte kroner i Puljen for Klima og Miljø. Normalt ville vi have uddelt dem det følgende år, men da puljen lukkes ned fra 2016, må vi ikke det. Hvis det lykkes at få puljen igen i 2018, kan pengene eventuelt bruges der. Indtil videre bliver de uforbrugte puljemidler stående. - Flere bevillingshavere i Puljen for Klima og Miljø har brugt udbetalingsanmodnings-format fra Civilsamfundspuljen i december Det blev ikke opdaget i CISUs forvaltning, og pengene blev derfor udbetalt fra den forkerte pulje-konto i banken. Det er der rettet op på nu ved, at alle bevillingshavere er blevet pålagt at anvende et nyt format for nye udbetalingsanmodning, hvor de skal angive, hvilken pulje de anmoder om penge fra. - I Naboskabspuljen er der et underforbrug på 30 % i forhold til det oprindelige budget i tilsagnet fra Udenrigsministeriet. I henhold til retningslinjerne 2

3 må dette max. være 15 % per år. Vi har dog fået godkendt af Udenrigsministeriet at revidere budgettet for 2016 og 2017, hvilket blev fremsendt i efteråret 2016 og godkendt på årsmødet med Udenrigsministeriet i december Derfor er underforbruget i henhold til seneste godkendte budget på under 1 % for Protokollatet til regnskabet viser, at revisor ikke har forbehold eller anmærkninger til det. Revisor har tjekket, at Udenrigsministeriet har godkendt vores reviderede budgetter for alle puljer for 2016 og fremefter, og at Udenrigsministeriet har bekræftet vores tilgodehavende på ca. 132 mio. på Civilsamfundspuljen. Revisor har endvidere vurderet CISUs effektivitet og produktivitet. Begge dele ser fint ud, og revisor konkluderer, at CISU udviser sparsommelighed i overensstemmelse med vores procedurer. Runa har som kasserer fået en grundig gennemgang af regnskaberne og mulighed for at kommentere dem forud for bestyrelsesmødet. Hun havde ingen supplerende kommentarer på bestyrelsesmødet. Intern revisor kommer til møde på sekretariatet til en gennemgang i april. Bestyrelsen spurgte til, hvorfor kr. er sat som grænse for, hvornår opgaver og indkøb skal i udbud. Bolette forklarede, at det er en gængs grænse, som er anbefalet af revisor. Bestyrelsen godkendte alle fire regnskaber og skrev under på ledelsens påtegning af regnskabet. 3. Bestyrelsens ramme Bilag 3.1. Indstilling om Forslag til bestyrelsens ramme Bilag 3.1.a. Forslag til bestyrelsens ramme Bestyrelsen behandlende indstillingen om forslag til bestyrelsens ramme og prioriteter for , som bestyrelsen stiller til generalforsamlingen. Bestyrelsen kommenterede, at det er et godt oplæg, som tager højde for forandringerne omkring os, men også selv sætter nogle ting på dagsordenen. Bestyrelsen ønsker at involvere sig i den planlagte dialog med medlemsorganisationerne rundt i landet. Samtidig ønsker bestyrelsen at få inputs til CISUs nye strategi fra andre aktører skrevet ind i forslaget og påpegede, at der er gentagelser i oplægget. Bestyrelsen får et revideret forslag tilsendt til godkendelse per på baggrund af række af kommentarer. 3

4 4. Budget 2017 og 2018 Bilag 4.1. Indstilling om revideret budget 2017, budget 2018 og kontingent 2018 Bilag 4.1.a. Revideret budget 2017 Bilag 4.1.b. Revideret budget Puljen Klima og Miljø Bilag 4.1.c. Revideret budget Civilsamfundspuljen Bilag 4.2. Forslag om budget 2018 og kontingent Ansvarlig: Runa Bestyrelsen skal til generalforsamlingen fremsætte forslag om revideret budget for 2017, budget for 2018 og kontingent for Bolette præsenterede indstillingen til bestyrelsen om alle tre forslag. Reviderede budgetter 2017: Forslaget er en revision af de budgetter, bestyrelsen godkendte i oktober Fokus for revisionen har været foreningens egne midler samt budgetreserver. Til næste revision vil der være flere ting, fx hvis vi får EU-projektet godkendt. Som besluttet på generalforsamlingen sidste år balancerer budgettet, ligesom egenkapitalen fastholdes på 2,1 mio. kr. Budgetændringer (både for det organisatoriske budget samt de to budgetter for Civilsamfundspuljen og Puljen for Klima og Miljø): - Danish Emergency Relief Fund (DERF) er lagt ind i budgettet. Det svarer til 1,5 stilling samt overhead. Der er ikke et administrationsbidrag på 7 %, som vi er vant til, i DERF. Derfor skal øvrige medarbejdere, administration og husleje dækkes af overhead. - Lønudgifterne stiger grundet DERF, en barsel, overenskomstmæssig regulering, en ekstra rådgiver i fem måneder samt bestyrelsens beslutning om at rulle ledelsens lønnedgang fra 2016 tilbage. - Bestyrelsens honorar er sat ned med kr., fordi CISU ikke længere har en repræsentant i Udviklingspolitisk Råd. - Støtte til bestyrelsen opjusteres grundet anciennitetsstigning for den pågældende medarbejder, og der budgetteres med flere penge til kontingenter og abonnementer. - I Puljen for Klima og Miljø er der hensat 1,9 mio. kr. til bevillinger, som ikke kan udbetales, da der er lukket for nye bevillinger. Derudover er der hensat kr. til en analyse af resultaterne af puljen, som dækkes af hensættelser fra 2016 samt anvendelse af budgetreserve. - I Civilsamfundspuljens budget indstilles det at bruge af budgetreserven til at ansætte et ekstra medlem til bevillingsudvalget. Det vil blive fulgt op i august af en vurdering af bevillingssystemets tidsforbrug efter puljereformen. Fx kan løbende ansøgningsfrist påvirke det. Bevillingskonsulenternes tidsforbrug blev sat ned sidste år i forbindelse med nedskæringer og vurderes til at 4

5 ligge på et fornuftigt niveau. Tidsforbruget vil i forhold til de nye procedurer for ansøgninger blive vurderet frem mod næste budgetrevision. Bestyrelsen kommenterede, at det er vigtigt at have nok ressourcer i bevillingssystemet til at sikre en kvalitetspræget sagsbehandling. Der er ingen sammenhæng mellem, hvor mange penge CISU har, og hvad bevillingssystemet koster, fordi CISU ikke har kontrol over mængden af ansøgninger, der skal behandles. Derfor må vi sætte midler nok af. Bestyrelsen bad om at få en samlet oversigt over, hvor CISU betaler kontingent til. Den fremsendes på mail. Bestyrelsen godkendte revision af alle tre budgetter, det organisatoriske dog med følgende mindre ændring: Midlerne til bestyrelsens honorar reduceres med kr. i stedet for de foreslåede kr. De flyttes til budgetlinjen støtte til bestyrelsen. Generalforsamlingen skal kun tage stilling til det organisatoriske budget, og heri kun den del, der omhandler foreningens egne midler. Budget 2018 og kontingent 2018 Bolette præsenterede forslagene til budget og kontingent for Den eneste ændring i budgettet i forhold til ovenstående budgetrevision er, at der er budgetteret med samlet set kr. færre til løndækning. Det skyldes, at både Puljen for Klima og Miljø og Naboskabspuljen er afsluttede i Justeringen af de to puljer medfører en nedjustering på ca. 1 mio. kr. Nogle af pengene forventes at komme igen til at forvalte de flere programmer, som kommer, når nogle af rammeorganisationerne får programmer i stedet, derfor er opjusteret med kr. Det er dog en konservativ budgettering, da vi måske får mere end kr. fra Udenrigsministeriet til den øgede forvaltning og faglige ydelser. Vi har ikke inkluderet indtægter fra EU-projektet, da det ikke er endeligt godkendt endnu. Kontingentet foreslås at være det samme som i Satserne har ikke været ændret i en længere årrække. Bestyrelsen godkendte begge forslag. 5. Bestyrelsens beretning Bilag 5.1. Skriftlig beretning Med udgangspunkt i den allerede godkendte skriftlige beretning foreslog bestyrelsen, at den mundtlige beretning skal tage følgende øvrige emner op: - Status på den nye ledelsesform 5

6 - Vise, at bestyrelsen følger med i forandringerne omkring os og drøfter CISUs virke i det lys - Vi har en organisation med mange modstridende interesser, og det er helt fint. Det giver dog bestyrelsen en opgave med at få arbejdet til at fungere og en organisation, som kan fungere ud af til. Det er flot, at medlemsorganisationerne ikke er faldet i den grøft at gøre det hele til en kamp om interesser, og at de har holdt de debatter, der har været, internt. - Rose medlemmer for, at bredden i indsatser er blevet større. Flere lande, flere organisationer, humanitært arbejde osv. Men husk at vi er hinandens forudsætning for, at vokseværket kan lade sig gøre. 6. Forslag om udtalelse fra generalforsamlingen Bilag 6.1. Indstilling om forslag til udtalelse Bestyrelsen behandlede indstillingen om, at bestyrelsen stiller forslag til generalforsamlingen om en udtalelse fra generalforsamlingen. Temaet for udtalelsen foreslås at være et signal om, at CISU og medlemsorganisationerne er gerne vil åbne os mod det omgivende samfund og samarbejde om fælles løsninger. Bestyrelsen kommenterede, at den ønsker mere kant, end det foreslåede, så vi kan vise, at vi har holdninger. En vinkel om civilsamfundsorganisationer som legitime kilder til viden i lyset af sagen om Kvinfos bibliotek blev foreslået. En anden foreslået vinkel var, at vi vil kæmpe imod detailstyring fra politisk side. Det blev også foreslået at vende bøtten og være mere positive og vise medlemsorganisationernes store arbejde på en illustrativ måde. Ledelsen samler op og sender et forslag til udtalelse til bestyrelsens godkendelse per mail i den uge, hvor materialerne skal sendes ud til generalforsamlingens deltagere. 7. Øvrig planlægning af generalforsamling Bilag 7.1.: Program Bilag 7.2. Foreløbig valgliste Bilag 7.3. Indstilling om procesplan for diskussion af civilsamfundets rolle Bilag 7.3.a. Baggrunds- og procespapir civilsamfundets rolle Bilag 7.4. Indstilling om ekstern revisor Bestyrelsen drøftede programmet for generalforsamlingen. Angående valget til bestyrelsen stiller Claus, Vibeke og Katja op igen. Bestyrelsen behandlede indstillingen om procesplanen for, hvordan civilsamfundets rolle skal diskuteres i CISU frem mod formuleringen af en ny strategi i 2018, herunder generalforsamlingens drøftelse af samme. Indstillingen ridser en række dilem- 6

7 maer op, som forventes at få konsekvenser for CISUs medlemsorganisationer. Dem skal vi forholde os til, og det startes op gennem en workshop på generalforsamlingen. Bestyrelsens kommentarer omhandlede: - Mindre råderum for civilsamfundet skal fremgå af dilemmaerne - Det kan blive svært for den enkelte organisation at forholde sig til dilemmaerne, hvis man ikke selv på forhånd har erkendt, at de findes. Det skal der tages højde for i workshoppen på generalforsamlingen. - Tage en ekstern aktør med i processen for at få inputs udefra - Opsamlingen og den videre bearbejdning er vigtig at have for øje Bestyrelsen godkendte indstilling om at udsætte udbud af ekstern revision til næste år (dog ikke revision af projekter under kr.). Det er CISUs egen procedure, som foreskriver, hvornår vi skal sende ting i udbud, så ikke noget juridisk problem at udskyde det. Begrundelsen er, at vi er i færd med betydelige omstillinger af vores finansiering, og vi vil have mere klarhed/overblik over krav fra Udenrigsministeriet til de nye programorganisationer (se nedenfor) samt DERF, og i hvilket omfang årsrevisionen også vil omfatte EU/DEAR projektet de kommende år. Valget af modtager af CISUs initiativpris afventer indstilling fra Jon og Katja. Bestyrelsen får den d. 4. april - til godkendelse per mail senest 6. april. 8. Rammer og proces for programretningslinjer Bilag 8.1. Indstilling rammer og proces Ansvarlig: Claus og Vibeke Erik præsenterede indstillingen. Der er tale om to processer: 1) en proces for at tidligere rammeorganisationer overgår til program hos CISU og 2) nye retningslinjer for alle programmer. I forhold til den første proces, kommer det til at dreje sig om tre organisationer i 2017 og forventeligt tre organisationer i CISU er i forhandling med Udenrigsministeriet om, hvordan midler skal følge disse organisationer samt eventuelle programorganisationer, som måtte opnå strategisk partnerskab med Udenrigsministeriet. Der forhandles desuden om, hvor midlerne til at forvalte denne overgang og de nye programmer skal komme fra. Udenrigsministeriet har endnu ikke lovet at tilføre CISU disse midler, som vi ønsker det. De nye programorganisationer skal udsættes for konkurrence imod hinanden for at afgøre den endelige fordeling af midlerne. Det er et krav fra Udenrigsministeriet. I forhold til den anden proces er der bedre tid, da de nye retningslinjer først skal ligge klar til efteråret. Også her stiller Udenrigsministeriet krav om konkurrence. CISU 7

8 vil samtidig gerne lave en proces for de involverede organisationer og forhandler med Udenrigsministeriet om frihed til dette. Bestyrelsen godkendte indstillingen og havde en række kommentarer og spørgsmål, særligt til sidstnævnte proces, som sekretariatet tager med i sit kommende arbejde: - Har sekretariatet tid til at håndtere processen? - Overvej at hæve den nedre grænse for program, så det giver en omsætningsmæssig stor forandring at gå fra projekt til program - Hvordan fungerer konkurrencen mellem programmer, når de ikke søger på samme tidspunkt? - Tidligere rammeorganisationer vil have erfaring med konkurrence, hvilket giver dem fordel i konkurrencen med programorganisationer - Kan et program få afslag, og hvordan kommer der nye programmer til? - Det skal beskrives, hvordan program-størrelser og maksimal projektomsætning hænger sammen - Vi skal fastholde diskussion med Udenrigsministeriet om, hvordan CISU skal kunne være store programmer, hvis Udenrigsministeriet ikke sender penge med til forvaltning - Der er en kommunikationsopgave, fordi det kan se ud som om, det gør Civilsamfundspuljen mindre, når der kommer nye programmer til Bestyrelsen får de nye retningslinjer til godkendelse, og de puljeansvarlige i bestyrelsen (pt. Claus og Vibeke) vil blive involveret. De kan til enhver tid beslutte, at hele bestyrelsen skal involveres. 9. Nyt fra sekretariatet Til ansøgningsrunden i Civilsamfundspuljen er der modtaget et gennemsnitligt antal ansøgninger. Det forventes, at det bliver relativt få, som bliver afvist grundet manglende midler. Der er også kommet godt med ansøgninger til Naboskabspuljen, så vi forventer at få brugt alle midlerne i den. Nogle organisationer har haft problemer med at ansøge online, fordi der af forskellige grunde har været tekniske problemer for netop deres login. De har alle fået håndholdt hjælp fra sekretariatet, og det skulle være løst nu. Til årets folkemøde deltager Jeef og Kim fra sekretariatet. På et tidligere bestyrelsesmøde har Andrew, Jon og Claus meldt sig fra bestyrelsen. Vi har endnu ikke hørt nyt fra EU om vores ansøgning. Der er i den seneste tid besat fire stillinger: Jacob Ravn er blevet medlem af bevillingsudvalget; Dorthe Skovgaard Mortensen er blevet bevillingskonsulent; Helene Holbek Kannegaard er blevet fastansat som forvalter og Karla Hammerskov som barselsvikar for Iben. Kim kommenterede som medarbejderrepræsentant, at med- 8

9 arbejderne arbejder for at flest mulig får fastansættelses-kontrakter. De er også optagede af, at der bliver ansat for midler, der løber ud på et tidspunkt. De vil derfor gerne have kriterier for fyringer - der er enighed med ledelsen om, at det ikke må lægge en til ulempe, hvis man påtager sig andre tidsbegrænsede opgaver. Danish Emergency Relief Fund (DERF) har første ansøgningsfrist 1. maj og prækvalificering fra april. Puljen har 49,4 mio. kr. i år. Der har været medlemsmøder i Aarhus og København, og vi forventer et meget forskelligartet felt af ansøgere. Claus deltager i regeringens fremlæggelse af sin handlingsplan for verdensmålene på fredag. Lars Engberg er blevet udpeget til Udviklingspolitisk Råd (UPR) efter indstilling fra CISU og Dansk Institut for Internationale Studier. Han vil gerne holde CISU orienteret om arbejdet i UPR, ligesom han også gerne modtager inputs fra CISU til møderne i UPR. Lars vil desuden deltage i et bestyrelsesmøde i CISU en gang om året. Danidas Oplysningsbevilling er blevet evalueret, og der er både interessante bemærkninger og skarpe kritikker i evalueringsrapporten. En af de for CISU mest interessante ting er, at der foreslås en minimumsgrænse for bevillinger på kr. Det vil sekretariatet reagere på, for det vil udelukke mange af vores medlemsorganisationer fra at kunne søge. 10. Eventuelt 9