Bestyrelsesmøde tirsdag den 24. juni 2014 kl Deltagere: Næstformand Dan Christensen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 24. juni 2014 kl Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Protokol. 3. Revisionsprotokol. 4. Konstituering 5. Fastsættelse af mødedatoer for 2. halvår 2014 samt år Byggeri. 7. Evaluering af repræsentantskabsmøde den 19. juni Indstilling til bestyrelsen a. Optagelse af dispositionsfondslån i afd. 60, Frederiksberg-Bo b. Optagelse af dispositionsfondslån i afd. 62, Hasle-Bo 9. Udvalg. 10. Nyt fra administrationen. 11. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 20. maj 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. 4. Konstituering På repræsentantskabsmødet torsdag den 19. juni 2014 blev Bendt E. Nielsen, Peter Kragballe og Tom Sørensen genvalgt til bestyrelsen. Som suppleanter blev valgt Bettina Grumsen, afd. 75 og Herluf Schmidt, afd. 30.

2 På sit møde den 24. juni 2014 har bestyrelsen konstitueret sig således: Erik Piilgaard, formand Dan Christensen, næstformand Bendt Nielsen, sekretær Peter Kragballe Tom Sørensen Karin Jørgensen Anders Nielsen Hvoraf følgende udgør forretningsudvalget: Erik Piilgaard Dan Christensen Bendt E. Nielsen Jf. foreningens vedtægter tegnes foreningen herefter således: A. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift, enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren. B. Ved køb eller salg af værdipapirer tildeles følgende fuldmagt: Organisationens direktør i forening med en af de under pkt. C nævnte personer. C. For checks og andre pengerepræsentativer samt ansøgninger til LBF om tilskud til forbedringer m.v. tildeles følgende fuldmagt: Projektdirektør Arne Tollaksen, økonomichef Tina Lundum Jensen, kommunikationschef Betina Højmark Steffensen, afdelingsleder Kenneth Hillerslev Nielsen samt regnskabsassistent Helle Nielsen til underskrift som 2 i fællesskab, eller hver især fælles med én af de under pkt. A nævnte personer. D. For lønudbetalinger tildeles fuldmagt til enten kontorassistent Tina Viktor eller økonomimedarbejder Rikke Højstrup fælles med enten afdelingsleder Kenneth Hillerslev Nielsen eller økonomichef Tina Lundum Jensen. Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde den 24. juni 2014 fordelt udvalgsposterne. Forretningsudvalget: Erik Piilgaard, Dan Christensen (næstfmd.) og Bendt Nielsen (sekr.) "BEBOER NYT": Ansvarshavende chefredaktør Peter Kragballe Kursusudvalget: Bendt Nielsen, Dan Christensen og Anders Nielsen Fritidsudvalget: Peter Kragballe, Tom Sørensen og Karin Jørgensen Budget- og regnskabsudvalget: Bendt Nielsen, Karin Jørgensen og Anders Nielsen AAB Erhverv: AABs forretningsudvalg Fællesadministration Frydenlund: Driftschef Flemming Jensen og afdelingsformanden

3 Århus Antenneforening: Tom Sørensen Vejlby Fjernvarme: Dan Christensen (suppl. Anders Nielsen) og Bendt Nielsen (suppl. Karin Jørgensen) Skanderborg/Hørning Fjernvarme: Erik Piilgaard (suppl. Dan Christensen) Århus Vest Varmecentral/Skraldsug: Erik Piilgaard (suppl. Dan Christensen) Rundhøj Fjernvarme og Ejerlaug: Tom Sørensen AARHUSboligs bestyrelse: Erik Piilgaard (Anders Rønnebro som driftsansvarlig) AARHUSboligs repræsentantskab: AABs forretningsudvalg Grundejerforeningen Spongparken: Afdelingsformanden for afdeling 59 Spongparken Ejerforeningen Lighthouse* afd. 75, (bygning G): Arne Tollaksen og Katrine Sørensen, juridisk konsulent. Grundejerforeningen Lighthouse* X1 afd. 75, Havnen: Arne Tollaksen Egå Vandværk: Afdelingsformand for afd. 26 Brovænget I, afd. 47 Brovænget II og afd. 48 Brohaven Kontaktpersoner blev udpeget: Karin Jørgensen Afd Dan Christensen Afd Anders Nielsen Afd Tom Sørensen Afd Bendt Nielsen Afd Peter Kragballe Afd Således godkendt og besluttet af bestyrelsen. 5. Fastsættelse af mødedatoer for 2. halvår 2014 samt år 2015 Bestyrelsen fastsatte mødedatoer for 2 halvår 2014 samt for år Møder starter med spisning kl og mødestart kl Mødedatoerne indlægges i kalenderen i Outlook. 6. Byggeri Byggeudvalgsmøde 16. juni 2014 Erik Piilgaard orienterede. Afd. 65, Æblelunden, afleveres før tidsplanen. Afd. 50, Godsbanen, Bascon laver udbud i totalentreprise for både Kollegiekontoret og AAB. Afd. 40, Veri I, byggeri ved Vikærsvej, arealforholdene er endnu ikke på plads. Afd. 20, Niels Ebbesensgård, afdelingsmødet vedtog ændringer af rørføring ifm. den planlagte udskiftning af vand og afløb, dette giver en optimal indretning af de nye boliger. Afd. 12, Riisvangen II. Risvangs Allé 3, der forhandles med de entreprenører, der har kontrakt på tagrenoveringen af de øvrige boliger.

4 Vinduesprojektet for afdelingen forberedes til udbud i efteråret. Afd. 24, Skovgårdparken. Projektet skrider frem trods begyndervanskeligheder. Afd. 25, Klostervangen. Der forelægger nu budgettal på hovedopgaven og der er estimeret priser på tilvalg. 7. Evaluering af repræsentantskabsmøde, den 19. juni 2014 Bestyrelsen evaluerede repræsentantskabsmødet og var tilfreds med mødets afvikling. 8. Indstilling a. Optagelse af dispositionsfondslån i afd. 60, Frederiksberg-Bo Indstilling om: Optagelse af dispositionsfondslån på variabel rente p.t. 2 % og afdragsperiode 13 år Den 10. september 2007 fik afdelingen bevilliget et stående lån på kr da økonomien ikke hang sammen i forbindelse med udvidelse af boliger (inddragelse af loftrum bevilling vedlagt). Når der er sket en fraflytning er huslejen steget og den merindtægt er brugt til at nedbringe gælden i perioden fra 2007 til Gælden er nedbragt til kr ,50 pr. 31/ og forventes at være kr ,50 pr. 31/ Der er nu fraflyttet så mange fra de ombyggede lejemål, at afdelingen nu kan begynde at afdrage på lånet. Oprindeligt var det meningen, at vi skulle optage et kreditforeningslån, men da beløbet der kan bruges til afdrag er så stort, at man kan afvikle lånet over 13 år, anbefales der et dispositionsfondslån. Vi ansøger hermed om et dispositionsfondslån på variabel rente p.t. 2 % og en afdragsperiode på 13 år. Ydelsen for afdeling 60 vil være kr pr. år. Såfremt de sidste fraflytter i perioden vil afdragsperioden bliver kortere. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra hovedforeningen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen godkendte ansøgningen b. Optagelse af dispositionsfondslån i afd. 62, Hasle-Bo Indstilling om: Optagelse af dispositionsfondslån på variabel rente p.t. 2 % og afdragsperiode 10 år Den 4. januar 2005 fik afdelingen bevilliget et stående lån på kr i forbindelse med et manglende grundkapitaltilskud (indstilling vedlagt)

5 Afdelingens økonomi er nu blevet meget bedre og administrationen anbefaler at de begynder at afdrage på lånet pr. 1. januar Vi ansøger hermed om et dispositionsfondslån på variabel rente p.t. 2 % og en afdragsperiode på 10 år. Ydelsen for afdeling 62 vil være kr ,80 pr. år. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra hovedforeningen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen godkendte ansøgningen 9. Udvalg Tvist om regnskab 2013, afdeling 12 Risvangen II Kommunen har givet AAB medhold. Evaluering af Elektronisk tilmelding Erik Piilgaard orienterede om erfaringerne ved tilmeldingen til 5 års festen. Bestyrelsen besluttede at videreudvikle det elektroniske tilmeldingssystem. Afdelingsjubilæum Bestyrelsen bad forretningsudvalget om revurdering af gaveregulativet ved afdelingsjubilæer. Liste over ejendomsskatter Erik Pilgaard orienterede. IT styreprogram Erik Piilgaard orienterede om Arne Tollaksen har fået udviklet et 3D bygningsprogram, Arne Tollaksen skal fremlægge det på forvaltningskonferencen i år. Repræsentantskabsweekend Bendt Nielsen orienterede om program for weekenden. Bestyrelsen besluttede, at dette års tilmelding bliver i papirform. Afdelingsmøder Karin Jørgensen orienterede fra afdelingsmøder. Dan Christensen synes afdelingsmøderne er foregået på en god og saglig måde. Specielt fremhævet blev afdeling 53, Bushøjens invitation til beboerne. 10. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: KPMG s navneskifte til Ernest & Young. Pilotprojekt på forbrugsregnskab i afdeling 29. Pilotprojekt af Serviceviften i afd. 25, 14 og 1.

6 Eventuelt Intet. Næste møde i bestyrelsen er mandag den 18. august 2014 kl Bendt Nielsen Referent