Kl genoptages mødet med deltagelse af revisorer Jane Haugaard og Tom B. Lassen samt økonomichef Tina L. Jensen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 9. april 2019 kl og Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen fra punkt 10 Henning Winther Direktør Anders Rønnebro 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol ** 3. Revisionsprotokol* 4. Byggeri 5. Godkendelse af dagsorden til repræsentantskabsmøde 6. Indstilling til bestyrelsen: a. Tilskud til dækning af tilskud til midlertidig bygningsdrift afd. 100 b. Tilskud til pilotprojekt i afd. 100 c. Tilskud, driftsstøtte og lån fra dispositionsfonden vedr. brugs vandkvaliteten i afd. 72 d. Tilskud til infrastrukturprojekt afd. 100 e. Tilskud samt driftsstøtte fra dispositionsfonden afd. 74 f. Lån til afholdelse af køb og projektudgifter frem til godkendt skema B, afd. 100 g Tab ved salg af maskiner ifm. Fælles maskindrift samt fejlreg. ifm. GPS 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen 9. Eventuelt Kl genoptages mødet med deltagelse af revisorer Jane Haugaard og Tom B. Lassen samt økonomichef Tina L. Jensen 10. Gennemgang af regnskab 2018 for boligorganisationen og afdelinger 11. Revisionsprotokollen 12. Underskrift af regnskab og revisionsprotokol 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

2 Protokol Fra bestyrelsesmødet den blev godkendt 3. Revisionsprotokol Bestyrelsen gennemgik revisionsprotokollat af 9. april 2019 til årsregnskabet for 2018 siderne Bestyrelsen gennemgik og debatterede revisionsprotokollatet sammen med direktøren Der var spørgsmål til Servicecentrene. Direktøren svarede på spørgsmålene Bestyrelsen siger tak til administrationen og revisionen for et godt og flot arbejde Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet af 9. april 2019 til årsregnskabet for 2018 siderne Byggeri Dan Christensen gennemgik status over igangværende projekter, projekter under forberedelse og mulige kommende projekter. Afd. 65 Æblelunden Der udestår ganske få enkelte mangler. Udbedring aftales direkte mellem entreprenør og de pågældende beboere. Overgang til fjernvarme for afdelingen har der været afholdt møde med afdelingen, og der arbejdes videre med et forslag til afdelingsmødet. Afd. 50 Godsbanen Der er godkendt lokalplan og problemerne med støj har fundet en løsning. Der udarbejdes ny lokalplan for området. Afd. 67 Risskov Brynet Rejsning af råhus påbegyndes i uge 17 og forventes afsluttet ultimo august Afd. 24 Skovgårdsparken MTH har accepteret at udskifte MgO pladerne på havesiden uden omkostninger for AAB. Arbejdet forventes afsluttet i efteråret Afdelingsbestyrelsen er orienteret. Afd. 25 Klostervangen Aarhus Kommune har godkendt Skema B og entreprisearbejderne igangsættes umiddelbart efter påske 23. april Der er ansat en byggeleder i projektet til at varetage AABs bygherreopgaver og bygherretilsyn i fm. udførelsen Afd. 4 badeværelser Aarhus Kommunes stadsarkitekt har accepteret et nyt forslag, hvor der er sket ændringer i facaden, men ingen funktionsmæssige ændringer i projektet, der kræver ny godkendelse af afdelingsmødet. Der udarbejdes ny tidsplan, og der er aftalt møde med afdelingsbestyrelsen om den videre proces. Afd. 34 Hørning Der er afholdt licitation mede et godt resultat, idet billigste pris ligger ca. 1 mio. kr. under budget. Kontraktforhandlinger med billigste bydende pågår.

3 Afd. 37 Fjældevænget Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, hvor budgettet for projektet er blevet drøftet. Den nødvendige istandsættelse af afdelingen (renovering af facader, nye vinduer og nye installationer) har et budget på ca. 60 mio. kr. og kan gennemføres indenfor rammerne af afdelingens økonomi uden særskilt huslejestigning. Igangsættes i Der ud over ønskes udarbejder forslag til nye, lukkede altaner, etablering af boligventilation og opsætning af solceller. Dette forberedes med henblik på afholdelse af ekstraordinært afdelingsmøde i efteråret Hvis det vedtages udføres det sammen med de nødvendige renoveringsarbejder i Afd. 35 Trillegården Projekt har aftalt med rådgiver, at der inden påske foreligger forslag til plan for renoveringen med tilhørende budget inden påske Planen drøftes på næste byggeudvalgsmøde. Derefter drøftes den med afdelingsbestyrelsen med henblik på evt. orientering på afdelingsmøde d. 8. maj Ny byggegrund AAB har indgået betinget købsaftale. Aftalen er betinget af at der tilvejebringes godkendt lokalplan. Købsprisen er aftalt til kr pr. m² byggeret svarende til kr ved m² byggeret. 5. Godkendelse af dagsorden til repræsentantskabsmøde Bestyrelsen godkendte dagsordenen til repræsentantskabsmødet 20. juni Indlæg til Anders Rønnebro til den skriftlige beretning senest den 1.6 og indlæg til Dan Christensen til den mundtlige beretning senest 13.6 Bestyrelsen indstillede Peter Kragballe som dirigent Bestyrelsesmedlemmer, som er på valg, er villige til genvalg. Emner til suppleanter drøftes på næste bestyrelsesmøde 6. Indstilling til bestyrelsen: Indstilling om: Afdeling 100 Tilskud til midlertidig bygningsdrift Ved underskrift af betinget købsaftale og overtagelse af ejendommen afd. 100 Bindesbøll, har AAB påtaget sig forpligtelserne til at drifte og vedligeholde bygningerne. Når ombygnings- og renoveringsarbejderne igangsættes, afholdes alle omkostningerne af projektøkonomien, og når afdelingen sættes i drift, forestår drift og vedligeholdelse af afdelingen på sædvanlig vis. Men indtil ombygnings- og renoveringsarbejderne igangsættes vil der være behov for at afholde drifts- og vedligeholdelsesomkostninger på de eksisterende bygninger, hvilket er ud over, hvad der kan betegnes som projektrelaterede omkostninger.

4 Disse omkostninger omfatter som den største enkeltpost udvendigt vedligehold af vinduerne i bygningerne. Vinduerne har ikke været vedligeholdt igennem de seneste år, og der ligger således et reelt vedligeholdelsesefterslæb, der nødvendigvis skal indhentes. Desuden skal der foretages nødvendig vedligeholdelse af vinduer i en periode på 1½ år frem til igangsættelsen af projektet. Denne post alene beløber sig til anslået kr Ud over omkostninger til vedligeholdelse af vinduer er omkostningen til bygningsvagt anslået til kr Dette beløb er worst-case, og det vurderes løbende, om indsatsen på forsvarlig vis kan reduceres. Endelig er der løbende driftsomkostninger til ejendomsfunktionær, forbrug af el, vand og varme, ejendomsskatter, bygningsforsikring, renovation, gartner m.v. på i alt anslået kr Til dækning af ovennævnte drifts- og vedligeholdelsesomkostninger indtil ombygnings- og renoveringsarbejderne igangsættes anmodes bestyrelsen om at bevilge et tilskud fra dispositionsfonden på i alt: Kr I det omfang det endelige byggeregnskab viser, at omkostningerne til den midlertidige bygningsdrift kan indeholdes i det rammebeløb der er til rådighed for det samlede projekt, vil tilskuddet blive tilbageført til dispositionsfonden. Hvis hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Indstilling om: Afdeling 100 Tilskud til pilotprojekt I forbindelse med ombygning og renovering af de fredede bygninger, skal Slots- og Kulturstyrelsen godkende det færdige resultat herunder bl.a. hvordan overflader (gulve, vægge og lofter) er udført og fremstår. Vi kan ikke få en papirgodkendelse på baggrund af tegninger og beskrivelse. For at sikre bedst muligt, at vores projekt kan godkendes, vil det derfor være hensigtsmæssigt at lade udføre forskellige prøveboliger som pilotprojekter, hvor styrelsen kan godkende udførelsen som standard for hele byggeriet. Samtidig vil det give nogle erfaringer med arbejdsmetoder og ikke mindst til hvilket prisniveau, vi kan forvente. Udførelsen af pilotprojektet er atypisk for byggearbejder og nødvendiggøres alene af, at der er tale om fredede bygninger og den deraf følgende godkendelsesproces. Der er indhentet tilbud på udførelsen af pilotprojekter for 3 forskellige boligtyper. Etableringsprisen er på kr hvortil kommer forundersøgelser, miljøsanering samt et disponibelt beløb til uforudseelige udgifter/projektændringer med henblik på Slots- og Kulturstyrelsens godkendelse. Til dækning af ovenstående anmodes bestyrelsen om at bevilge et beløb på kr til gennemførelse af pilotprojektet.

5 I det omfang det endelige byggeregnskab for Afdeling 100 viser, at omkostningerne til pilotprojektet kan indeholdes, i det rammebeløb der er til rådighed for det samlede projekt, vil tilskuddet blive tilbageført til dispositionsfonden. Hvis hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Indstilling om: Tilskud, driftsstøtte og lån fra dispositionsfonden I Afdeling 72 er der problemer med brugsvandkvaliteten i form af for højt indhold af bl.a. kobber ioner i vandet. Senest har det medført en klage fra en beboer til Aarhus Kommune, og et pålæg til AAB om at sørge for at bringe vandkvaliteten i orden. For at efterkomme dette, et det nødvendigt at foretage en udskiftning af hele distributionssystemet for varmt og koldt brugsvand, der i dag består af kobberrør til en anden rørtype. Projekt har ladet udarbejdet et forslag med tilhørende budget på i alt kr for en samlet udskiftning inkl. nødvendige følge- og reparationsarbejder i køkkener og badeværelser. Bestyrelsen anmodes om at bevilge: Kontant tilskud fra Dispositionsfonden kr svarende til kr kr. pr lejemål Driftsstøtte fra Dispositionsfonden for at fordele huslejestigningen over en periode. kr Tilskud samt driftsstøtte i alt kr svarende til kr kr. pr. lejemål Lån (10 årig, 2%) på kr Økonomien for afdelingen ser ud som følgende: Forventet byggesum kr Finansiering: Afholdes af PV kr Tilskud fra dispositionsfonden kr Dispositionsfondslån (10 årig 2%) kr Finansiering i alt kr Huslejevirkning: Rentetab ved brug af PV kr Rentetab er indarbejdet i budget 2020 kr Ydelse dispositionsfondslån kr Nedsættelse af henlæggelserne fra 2021 kr Huslejestigning i alt kr

6 Huslejestigning svarende til kr. 391 i gennemsnit pr. måned pr. lejemål indfases over 2 år med kr. 290 i 2020 og yderligere 101 i Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Indstilling om: Afdeling 100 Tilskud til infrastrukturprojekt I forbindelse med erhvervelse af ejendommen fremgår det af købsaftalen, at AAB skal afholde en omkostning på kr til etablering af et nyt letbanestop. Beløbet er en meget atypisk omkostning i forbindelse med etablering af almene boliger, og det vurderes, at omkostningen ikke vil kunne holdes inden for det rammebeløb, der er til rådighed for projektet. Derfor anmodes bestyrelsen om at bevilge et tilskud på kr til dækning af AABs omkostning til letbanestoppet. I det omfang det endelige byggeregnskab for Afdeling 100 viser, at omkostningerne til infrastrukturprojektet kan indeholdes i det rammebeløb, der er til rådighed for det samlede projekt, vil tilskuddet blive tilbageført til dispositionsfonden. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Anmodning fra: Afdeling 74, Nørreport Indstilling om: Tilskud samt driftsstøtte fra dispositionsfonden Der har i Afdeling 74 været et udbrud af Legionella forårsaget af, at vandtemperaturen i det oprindelige én-strengede distributionsanlæg for brugsvand ikke kan holdes oppe på den krævede temperatur over 50 grader. Det konkrete udbrud er håndteret ved desinfektion af de eksisterende vandrør, men for at eliminere risikoen for nye tilfælde i fremtiden, vil det være nødvendigt at udskifte det nuværende én-strengede distributionsanlæg med et nyt cirkulationsanlæg, der sikrer, at temperaturen kan holdes over 50 grader. Projekt har ladet udarbejdet et forslag med tilhørende budget på i alt kr for en samlet udskiftning af distributionsanlægget.

7 Bestyrelsen anmodes om at bevilge: Kontant tilskud fra Dispositionsfonden kr svarende til kr kr. pr lejemål Driftsstøtte fra Dispositionsfonden for at fordele huslejestigningen over en periode. kr Tilskud samt driftsstøtte i alt kr svarende til kr kr. pr. lejemål Økonomien for afdelingen ser ud som følgende: Forventet byggesum kr Finansiering: Afholdes af PV kr Tilskud fra dispositionsfonden kr Kreditforeningslån kr Finansiering i alt kr Huslejevirkning: Rentetab ved brug af PV kr Rentetab indarbejdet budget 2020 kr Rentetilskud fra dispositionsfonden kr Ydelse kreditforeningslån kr Nedsættelse af henlæggelserne fra 2020 kr Huslejestigning i alt kr Huslejestigning svarende til kr. 137 i gennemsnit pr. måned pr. lejemål indfases over 7 år, således at huslejestigningen i 2020 bliver på 85 kr./md. og i årene yderligere ca. 9 kr. / md. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Anmodning fra: Projekt Indstilling om: Afdeling 100 lån til afholdelse af køb og projektudgifter frem til godkendt Skema B I forbindelse med planlægningen og udarbejdelse af projekt for afd. 100 Bindesbøll, afholdes en lang række udgifter frem til projektet skal i licitation forventeligt i 2. kvartal Når licitationen er gennemført, udarbejdes Skema B til Aarhus Kommunes godkendelse, hvor efter der etableres et byggelån. Frem til etablering af byggelån ansøges dispositionsfonden om et lån til finansiering af udgifterne indtil byggelån er etableret. Når byggelånet er etableret, tilbageføres beløbet til dispositionsfonden.

8 Til dags dato er afholdt omkostninger på i alt ca. 90 mio. kr. til køb af ejendommen samt til indledende rådgivning, bygherrerådgivning, miljørådgivning og projektrådgivning, tilslutnings-afgifter, entrepriseforsikring, renteudgifter, advokatomkostninger, intern projektstyring, projekt-web samt øvrige projektrelaterede poster. Frem til godkendt skema B budgetteres med yderligere omkostninger til projektrådgivning, tilslutningsafgifter, intern projektstyring og projekt-web på yderligere ca. 18 mio. kr. + en reserve på 2 mio. kr. til pt. ukendte omkostninger. Bestyrelsen anmodes om at bevilge et lån fra dispositionsfonden på kr til dækning af afholdte og budgetterede projektomkostninger. Lånet tilbagebetales ved oprettelse af byggelån. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Anmodning fra: Økonomiafdelingen Indstilling om: Tab ved salg af maskiner ifm. fælles maskindrift samt fejlregistreringer ifm. GPS I 2018 er vi startet op på at have fælles maskindrift i de 4 servicecentre. I den forbindelse har boligorganisationen købt de gamle maskiner af de afdelinger der har betalt for dem. Driftsafdelingen har vurderet maskinernes værdi pr. 31/ og afdelingerne har fået det beløb refunderet. I løbet af året har det desværre vist sig, at nogle af maskinerne var vurderet forkert, store reparationer, fejl i GPS-data samt stjålet cykel, udgifterne fordeler sig som følgende: 5 maskiner vurderet forkert kr ,00 Tilskud til reparationer kr ,03 Fejl i GPS-data kr ,20 Cykel stjålet (ikke forsikret) kr ,00 I alt kr ,23 Ovennævnte betragter vi som indkøringsvanskeligheder, som ikke vil komme i 2019 og frem. 7. Udvalg Vedligeholdelsesreglementer Dan Christensen orienterede om brev til afdelinger om vedligeholdelsesreglementer, og der er udsendt en forventet tidsplan om ekstraordinære afdelingsmøder i 2019, 20 og 21.

9 Brabrand Boligforening Dan Christensen orienterede om, at Brabrand Boligforening er under skærpet tilsyn fra kommunen. Suppleanters indtræden i afd. Best Tekst til afdelingerne om suppleanters indtræden i afdelingsbestyrelsen bliver tilrettet håndbogen og forretningsgang for repræsentantskabet. Afd års jubilæum i afdelingen. Dan Christensen deltager. Ringgården Dan Christensen orienterede om nyudnævnt direktør Martin Bien. Afd. 35 Anmodede om forhøjelse af Aconto beløb til arrangementer. Dette er imødekommet med et højere aconto beløb ved henvendelse til økonomiafdelingen. Aarhus Vest Dan Christensen orienterede om bestyrelsesmøde omhandlende bla. cafeen i kulturhuset. Afd. 25 Bendt Nielsen orienterede om byggesagen. Fritidsudvalget Karin Jørgensen orienterede. Initiativpris Henning Winther orienterede om ad hoc udvalgets gennemtænkning af initiativprisen. Initiativprisen beholdes men indstillings- og udvalgsproceduren ændres, så der skabes mere engagement og ejerskab blandt beboerne. I hvert nummer af beboerbladet vil redaktionen udvælge en eller to historier med gode initiativer, som bliver portrætteret sammen med deres ophavsmand m/k. Det kan være miljø og affaldshåndtering, fællesskabsinitiativer og andre ting, der fremmer ejerskabet og fællesskabet i en afdeling. Afd. 22 Henning Winther orienterede om ændringer i afdelingsbestyrelsen. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om møde med driftschefen Allan Overgaard som skal holde indlæg på Repræsentantkabs weekend i Horsens. 5. kreds Bendt orienterede: AAB har i 5 kreds`s repræsentantskab rejst spørgsmålet om den korte tidsfrist, der er fra de sidste beboerforslag er indkommet og indtil, der skal udsendes information ud til afdelingsmødet Der var enighed i kredsen om ikke at søge fristerne ændret i lovgivningen. I stedet anbefales det at styrke information til beboerne om muligheder for at stille beboerforslag, at lette adgangen på hjemmesiden og at rådgive beboerne og afdelingsbestyrelserne. Afd. 8 Peter Kragballe orienterede om møde med afdelingsbestyrelsen.

10 Afd. 32 Peter Kragballe orienterede om at der ingen afdelingsbestyrelse er pt, men der afholdes afdelingsmøde I kantinen i AAB kl Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: ERP kører efter planen start som forventet Persondataforordningen Der har været enkelte klager fra beboere over digitale nøgler. Problemet er løst, da Siemens sletter alle lockninger. Alle afdelinger er blevet orienteret om ny klageprocedure pga. persondataforordningen 9. Eventuelt 100 års jubilæum Dan Christensen orienterede om 100 års jubilæum med 489 deltagere 10. Gennemgang af regnskab 2018 for boligorganisationen og afdelinger Dan Christensen bød velkommen til de statsautoriserede revisorer Tom B Lassen og Jane Haugaard samt økonomichef Tina Jensen AAB. Tina Jensen gennemgik boligorganisationens og afdelingernes regnskab for Regnskaberne blev godkendt af bestyrelsen. 11. Revivionsprotokollen Revisionsprotokollatet af 9. april 2019 til årsregnskabet for 2018 siderne 7oo-721. Dan Christensen fortalte, at bestyrelsen havde gennemgået revisionsprotokollatet under punkt 3. Fra bestyrelsen blev der spurgt revisionen om udviklingen i dispositionsfonden. Revisionen svarede, at der er et stort aktivitetsniveau, hvorefter dispositionsfonden er blevet mindre. Revisorerne svarede yderligere at det ikke var et problem, da der var rigeligt med reserver. Herefter blev protokollatet gennemgået med revisorerne. Revisionen bemærkede, at det var en protokol uden anmærkninger, og at denne var revideret iht. Forvaltningsrevisionen. Der var ros til revisorerne for god orden, samt til økonomiafdelingen og bestyrelse der havde fokus på de problemstillinger, der kunne være. Revisionen har haft et godt samarbejde med administrationen. Dan Christensen afsluttede med at takke for det gode samarbejde. 12. Underskrift af regnskab og revisionsprotokol Bestyrelsen og revisionen underskrev regnskab for 2018 og revisionsprotokollat af

11 Næste møde i bestyrelsen er den 7. maj 2019 Peter Kragballe Referent