Kl genoptages mødet med deltagelse af revisorer Jane Haugaard og Tom B. Lassen samt økonomichef Tina L. Jensen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. april 2018 kl og Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Godkendelse af dagsorden til repræsentantskabsmøde 6. Indstilling til bestyrelsen: a. Tilskud fra Dispositionsfonden til dækning af omkostninger ud over rammebeløbet til ombygning af varmemesterkontor til bolig* 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen 9. Eventuelt Kl genoptages mødet med deltagelse af revisorer Jane Haugaard og Tom B. Lassen samt økonomichef Tina L. Jensen 10. Gennemgang af regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelinger 11. Revisionsprotokollen 12. Underskrift af regnskab og revisionsprotokol 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol fra mødet den blev godkendt.

2 Revisionsprotokol Bestyrelsen gennemgik revisionsprokollat af til årsregnskabet for 2017 siderne Bestyrelsen gennemgik og debatterede revisionsprotokollatet sammen med direktøren. Bestyrelsen havde enkelte spørgsmål, som blev afklaret. Bestyrelsen siger tak til administrationen og revisionen for et godt og flot arbejde. Revisionsprotokollatet af 10.april 2018 til årsregnskab 2017 blev godkendt. 4. Byggeri Dan Christensen gennemgik status over igangværende projekter og projekter under forberedelse i forhold til udleverede bilag. Afd. 100 Bindesbøl Byen Det forventes pt. at der på grund af problemerne med adgang til bygningerne ikke kan udarbejdes fuldt projekt til igangsætning januar Der arbejdes derfor med en plan B, således at vi kan færdiggøre projekt for de bygninger, vi kan få adgang til, og således at ombygningen af disse kan igangsættes januar Sideløbende gennemføres de sidste registreringer og færdiggørelse af projekt til igangsætning ultimo Eventuelle konsekvenser for den overordnede tidsplan undersøges. Afd. 25 Klostervangen I forbindelse med Aarhus Kommunes etablering af supercykelsti er der midlertidigtforventeligt til medio maj 2018 lukket 30 P pladser i Grønnegade. Disse vil også være lukket i hele byggeperioden. Der arbejdes med løsning på det deraf følgende parkeringsproblem. Hovedprojektet er under færdiggørelse. Det foreløbige hovedprojekt præsenteres for beboerarbejdsgrupper d ,2018. Endvidere fremlægger rådgiverne projektet for et eksternt gransningsteam den. 2. maj, beboerudvalget er inviteret til at overvære. Beboerrepræsentanternes bemærkninger til hovedprojektet vil derefter indgå i den endelige granskning, inden hovedprojektet kan godkendes af AAB Afd. 37 Fjældevænget De seneste udmeldinger fra regeringen om finansiering af ghetto planen af Landsbyggefondens midler kan indebære, at den årlige aktivitet reduceres og at ventetiden derfor forlænges Muligheden har været drøftet med AABs økonomiafdeling og udlejning. Det vurderes umiddelbart, at afdelingen kan bære en huslejeforhøjelse på ca. kr pr. måned pr. lejemål, hvis bygningerne istandsættes, og der etableres lukkede altaner, hvilket er et stort ønske blandt mange beboere. Dette vil sammen med andre økonomiske tiltag kunne tilvejebringe et disponibelt beløb til til renovering på ca. 100 mio. svarende til i gennemsnit ca. 0,5 mio. pr. lejemål. Når den igangsatte grundige tilstandsvurdering foreligger, vil det blive vurderet, om der er grundlag for at gennemføre renovering uden inddragelse af Landsbyggefonden. Afd. 2 Tordenskjoldsgade Der er gennemført en miljøscreening, af de bygninger der skal nedrives. Resultatet er ikke alarmerende, og miljøscreening og nedrivning vurderes, at kunne gennemføres indenfor det fastsatte budget hertil

3 Der har været afholdt opstartsmøde med totalrådgiver - Pluskontoret, særligt med henblik på fastlæggelse af den økonomiske ramme for byggeriet, og skema A er under klargøring til indsendelse til Aarhus Kommune. Licitation planlægges afholdt primo 2019, hvor vi forventer bedst muligt at kunne udnytte stigningen i rammebeløbet pr Afd. 4 Skovvangsvej Organisationsbestyrelsen har godkendt et særligt stort tilskud fra Dispositionsfonden, som har været drøftet med afdelingen på workshop d , og der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den På afdelingsmødet træffes beslutning om projektet skal gennemføres. Afd. 75 Havnen Dan Christensen omtalte høring om ændring af plangrundlag og bemærkninger til ny lokalplan og et tillæg til kommuneplanen. 5. Godkendelse af dagsorden til repræsentantskabsmøde Bestyrelsen godkendte dagsorden til repræsentantskabsmøde. Peter Kragballe indstilles til dirigent. Bendt Nielsen og Peter Kragballe der er på valg, er villige til genvalg. Dan Christensen efterlyste emner til den ledige bestyrelsespost og emner til suppleanter til næste møde. Skriftlige indlæg sendes til Anders Rønnebro senest den Mundtlige indlæg videregives til Dan Christensen senest den Indstilling til bestyrelsen: Anmodning fra: Projekt p.v.a. afd. 20, Niels Ebbesens Gård Indstilling om: Tilskud fra Dispositionsfonden til dækning af omkostninger ud over rammebeløbet til ombygning af varmemesterkontor til bolig Det tidligere varmemesterkontor i afdeling 20 er nedlagt, og lokalerne henstår i dag ubenyttede. Der er udarbejdet et projekt for ombygning til en ny lejlighed på 83 m², der er indhentet byggetilladelse, og der er opnået tilsagn til Skema A. Projektet har været udbudt i licitation med det resultat, at den samlede anskaffelsespris vil komme til at ligge ca. 20 % over det disponible rammebeløb på ca. kr , svarende til en overskridelse på i alt ca. kr Overskridelsen skyldes dels, at der er tale om et arealmæssigt begrænset projekt, hvilket erfaringsmæssigt giver højere enhedspriser end et stort projekt, og dels at håndværkerpriserne pt. ligger højt på grund af stor efterspørgsel i markedet. Det vurderes ikke, at projektet kan reduceres i omfang eller at en ny licitation vil medføre reduceret pris. Hvis lokalerne ikke ombygges til boligformål, vurderes de ikke at kunne udlejes og dermed bidrage til afdelingens indtægter. Det vil betyde, at afdelingen vil få et årligt tab på ca. kr

4 Ved etablering af en ny lejlighed, vil denne kunne give et årligt overskud på ca. kr kr., og således reducere afdelingens årlige tab fra ca. kr til ca. kr Etableringen af den nye lejlighed er betinget af, at der opnås tilskud fra Dispositionsfonden til dækning af den del af anskaffelsesomkostningerne, der overskrider rammebeløbet. Med baggrund i ovestående ansøges Dispositionsfonden om en bevilling på kr Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelse bevilgede indstillingen 7. Udvalg Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om åbent hus på Servicecentrene Vest 8.5,Nord 15.5,Syd 22.5 og Midt 29.5 Der bliver fremvist: I Syn-syn-udbud-tilbud-håndværkere. Den økonomiske gevinst for afdeling og fraflytter. I-opgave beboerhenvendelse-hvordan ser det ud på smartphone-overblik over opgave status på centret. Geofence overblik over maskinparken-afregningsmetode. Telefonsystem hvordan styrer vi indkomne opkald. Rekvisitioner overblik over håndværkere og indkomne regninger. Byggesagsstyring sådan håndteres en råderetssag fra start til slut. Simons-Vossadgangskontrol. Alle medarbejdere på centret er synlige denne dag og åbent fra til års jubilæum Dan Christensen orienterede om møde i bogudvalg den 16.4 kl Aarhus Vest Varmecentral-Renovacanlæg-fællesanlæg og kultur og aktivitetshus Kappelvænget Dan Christensen orienterede om møder. Aarhus Bolig DC orienterede fra bestyrelsesmøde den kreds Dan Christensen orienterede om valgmøde og, arbejdsweekend i Horsens Driftsråd Aarhus Kommune Tom Sørensen orienterede

5 Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: It udvalg ERP udbud kører efter planen. Afd. 34 Skimmelproblemer på badeværelser. Afd. 23 Nye vaskemaskiner bliver finansieret via leasing aftale. Afd. 12 Retssag berammet til Budgetter 2019 Bilag udleveret vedr. overblik over huslejestigninger. 9. Eventuelt Afd. 14 Karin Jørgensen refererede fra afdelingsmøde. 10. Gennemgang af regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelinger Dan Christensen bød velkommen til de statsautoriserede revisorer Tom B. Lassen og Jane Haugaard samt økonomichef Tina Jensen AAB. Tina Jensen gennemgik boligorganisatyionens og afdelingernes regnskab for Regnskaberne blev godkendt af bestyrelsen. 11 Revisionsprotokollen Revisionsprotokollatet af siderne til årsregnskabet for Dan Christensen fortalte, at bestyrelsen havde gennemgået revisionsprotokollatet underpunkt 3. Herefter blev protokollatet gennemgået sammen med revisorerne. Revisionen bemærkede, at det var en protokol uden anmærkninger, og at denne var revideret iht. Forvaltningsrevisionen. Der var ros til revisorerne for god orden, samt til økonomiafdelingen og bestyrelse der havde fokus på de problemstillinger, der kunne være. Revisionen har haft et godt samarbejde med administrationen Dan Christensen afsluttede med at takke for det gode samarbejde.

6 Underskrift af regnskab og revisionsprotokol Bestyrelsen og revisionen underskrev regnskab for 2017 og revisionsprotokollatet af Næste møde i bestyrelsen er den 8. maj 2018 Peter Kragballe Referent