Dok.: Sag: Udbudsstrategi. Odsherred Kommune

Transkript

1 Dok.: Sag: Udbudsstrategi Odsherred Kommune

2 Indhold Indledning... 3 Udbudsregler... 4 Konkurrenceudsættelse... 5 Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, herunder for særligt udbudsegnede opgaver... 5 Beskrivelse af de initiativer Byrådet vil anvende for at nå de fastsatte mål... 8 Klausuler og principper... 9 Kvalitetssikring Opfølgningsredegørelse

3 Indledning Denne udbudsstrategi skal medvirke til gennemsigtighed for borgerne. På hvilke områder anvender Odsherred Kommune udbud? Og hvordan vil Odsherred Kommune sikre en øget konkurrenceudsættelse? I henhold til Styrelseslovens 62 b skal Byrådet udarbejde en udbudsstrategi, som skal give svar på ovenstående spørgsmål inden udgangen af valgperiodens første år. Udbudsstrategien skal gøres tilgængelig for borgerne i en kortfattet og overskuelig form, fx på kommunens hjemmeside, ligesom der skal følges op på strategien i en opfølgningsredegørelse, der udarbejdes inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori der afholdes valg. Formålet med udbudsstrategien er at sætte fokus på, hvordan konkurrenceudsættelse kan øge kvaliteten og effektiviteten af kommunens driftsopgaver. Overordnet skal udbudsstrategien indeholde: En angivelse af, på hvilke områder kommunalbestyrelsen påtænker at udbyde driftsopgaver Konkrete mål for konkurrenceudsættelse, herunder for særligt udbudsegnede opgaver Beskrivelse af de initiativer Byrådet vil anvende for at nå de fastsatte mål Strategien finder anvendelse overalt, hvor det er muligt også ved bygge- og anlægsopgaver. Der henvises i øvrigt til Odsherred Kommunes indkøbspolitik, udbudspolitik for varer og tjenesteydelser samt udbudspolitik for bygge- og anlægsopgaver, som nærmere beskriver indkøbs- og udbudsforholdene. 3

4 Målsætninger Med udbudsstrategien ønsker Byrådet, at: Udbud og andre former for konkurrenceudsættelse indgår som naturlige værktøjer i kommunens opgavevaretagelse, og ikke alene på driftsområdet, men også ved bygge- og anlægsopgaver og varekøb. Udbudsstrategien er et naturligt supplement til kommunens effektiviseringsstrategi. Udbud af varer, tjenesteydelser samt bygge og anlægsopgaver skal sikre, at Odsherred Kommune generelt opnår de bedste og de billigste leverancer og opgavevaretagelse. Odsherred Kommune ønsker hvor det er lovmedholdeligt at fremme anvendelse af sociale klausuler ved kontraktindgåelser, herunder beskæftigelse og uddannelsespladser. Holde fokus på gennemsigtighed og ligebehandling i konkurrenceudsættelsen. Udbud skal indeholde miljøkrav i overensstemmelse med Odsherreds Kommunes vedtagne politikker. Give borgerne et overblik over kommunens arbejde med konkurrenceudsættelse. Udbudsregler Kort beskrevet består udbudsreglerne af en række EU-retlige og danske regelsæt. EU s udbudsdirektiver sætter regler for, hvornår en opgave skal i EU-udbud. Direktiverne består af det klassiske udbudsdirektiv og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Den danske tilbudslov gælder for mindre nationale opgaver. Det klassiske udbudsdirektiv Gælder for alle offentlige myndigheder og for såkaldte offentligretlige organer på det klassiske område. Direktivet indeholder regler for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- anlægsopgaver over tærskelværdien for EU-udbud. Forsyningsvirksomhedsdirektivet Omfatter varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien for EU-udbud på forsyningsområderne (fx energi-, vand- og transportforsyning). Den danske tilbudslov Loven indeholder bl.a. en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over kr. men under EU s tærskelværdier. 4

5 Konkurrenceudsættelse Ordet konkurrence kommer af latin concurrere = "løbe mod hinanden". Begrebet konkurrence har stor betydning i vor tid. Konkurrence er bl.a. drivkraften for udvikling og fornyelse, ligesom det skaber et vedholdende fokus på kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Konkurrence bidrager samtidig til at skærpe leverandørens opmærksomhed om ønsker og behov hos brugerne. Det gælder både den private sektor og i den offentlige sektor. Et af formålene med at konkurrenceudsætte kommunens opgaver er at sikre, at opgaverne løses bedst og billigst. Udbudsstrategien for Odsherred Kommune er ikke et udtryk for en holdning til, hvorvidt opgaven skal løses af offentlige eller private leverandører. Udbudsstrategien er et udtryk for bevidsthed omkring bedst mulig kvalitet og effektivitet for skatteydernes penge. Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, herunder for særligt udbudsegnede opgaver Kommunerne bliver målt på den såkaldte Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU) i forhold til den aftale, der ligger mellem regeringen og KL. Aftalen betyder, at kommunerne i gennemsnit skal have konkurrenceudsat 26,5 % af opgaverne i I økonomiaftalen for 2011 er aftalt at målet øges med 1 % om året frem til 2015, således at målet i 2015 er 31,5 %. Årstal IKU Odsherred Kommune IKU - Landsgennemsnit ,5 25, ,5 24, ,0 23,7 Målet for Odsherred Kommune er, at: følge aftalen mellem regeringen og KL. At der nedsættes en projektgruppe, som udarbejder oplæg til direktionen om konkurrenceudsættelse i det kommende budget herunder hvilke driftsområder, der skal potentialevurderes og vurderes til evt. konkurrenceudsættelse. Processen evalueres løbende med henblik på optimering. I den forbindelse kan forskellige relevante aktører inddrages. 5

6 Vurdering af egnethed Alle opgaver er i princippet egnede til konkurrenceudsættelse, medmindre der er tale om direkte myndighedsopgaver. Det betyder, at det forberedende arbejde frem til den endelige afgørelse i myndighedssager også kan konkurrenceudsættes. Forskellige forhold kan dog have betydning for de samlede muligheder for og hensigtsmæssigheden af at konkurrenceudsætte en given opgave. Det er derfor nødvendigt at vurdere de enkelte opgaver i relation til en række forhold. Generel vurdering Myndighedsopgave Volumen Mulighed for sammensætning og opsplitning Styringsmæssige hensyn Afgrænsning og specificerbarhed Markedssituation Mulige fordele Nye løsningsmodeller/kvalitetsudvikling Effektiviseringsmuligheder Erfaringer med konkurrenceudsættelse Mulige problemer Systemmæssige bindinger Transaktionsomkostninger Mulighed for hjemtagelse/forsyningssikkerhed Konkurrenceudsættelsesmuligheder God mulighed Måske mulighed Ikke mulighed Medarbejderinddragelse Konkurrenceudsættelse af opgaver, som på nuværende tidspunkt varetages af kommunen kan få vidtrækkende konsekvenser for de berørte medarbejdere. Byrådet lægger derfor stor vægt på, at personalet i god tid, inden der træffes beslutninger om udbud, informeres om og har mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser ved det konkrete udbud. Byrådet anser det som væsentligt succeskriterium for udbudsforretninger, at der tages vare på både den juridiske og menneskelige dimension. Hovedudvalget og berørte lokale MED-udvalg skal i god tid, inden der træffes beslutning om udbud, informeres og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser ved udbud. Det skal sikre, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i byrådets beslutningsgrundlag. Navnlig skal der være mulighed for at udtale sig om, hvorvidt der foretages kontrolbud, og om der skal stilles krav om, at leverandørerne påtager sig sociale klausuler og i givet fald om indholdet i disse. Derudover er formålet, at give Hovedudvalget mulighed for medbestemmelse, hvis der skal fastlægges retningslinjer for vilkår i forbindelse med omplacering, omskoling og efteruddannelse af medarbejdere. Dette vil også gælde, når der skal fastsættes principper for at undgå afskedigelser såvel individuelt som kollektivt f.eks. ordninger med fortrinsstilling til ledige stillinger i Odsherred Kommune. 6

7 Mål Der foretages en vurdering af hvilke opgaver i kommunen, der er egnede til udbud/konkurrenceudsættelse. Opfølgning Hvert år i forbindelse med budgetplanlægningen Der foretages en konkret vurdering af egnethed for udbud af alle nye initiativer inden disse startes op. Løbende Kontrolberegning Ved udbud af opgaver, der løses kommunalt, skal der altid foretages en kontrolberegning. En kontrolberegning er en beregning eller et skøn over de omkostninger, der er forbundet med den nuværende varetagelse af opgaven. Formålet med en kontrolberegning er at synliggøre de omkostninger, der er forbundet med den udbudte opgave. Kontrolberegning er ikke det samme som et kontrolbud. En kontrolberegning opgør alene de omkostninger, der er forbundet med den nuværende opgavevaretagelse. Et kontrolbud sidestilles derimod med de tilbud, som andre aktører afgiver, og kan tage højde for eventuelle effektiviseringsgevinster i den fremtidige opgavevaretagelse. Kontrolbud Ved udbud af driftsopgaver skal de kommunale medarbejdere, som varetager opgaven, have mulighed for at tilkendegive om de ønsker at deltage i udbuddet med et eget bud (kontrolbud). Direktionen vurderer om der er strategiske eller principielle argumenter for at opgaven bør løses af en privat udfører og indstiller på denne baggrund til Økonomiudvalget, hvorvidt der skal afgives kontrolbud. Et kontrolbud vil blive understøttet med administrativ bistand og eller ekstern konsulenthjælp. I det omfang, at der afgives kontrolbud, skal det sikres, at der er en klar adskillelse mellem de enheder der afgiver buddet og de enheder der er med til at udarbejde udbudsmaterialet og vurdere de indkomne tilbud. Dette skal ske i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. 7

8 Beskrivelse af de initiativer Byrådet vil anvende for at nå de fastsatte mål Indkøb af varer og tjenesteydelser Odsherred Kommune har pr. 1. januar 2010 igangsat Projekt Indkøb, som i løbet af 2 3 år skal etablere en professionel indkøbsfunktion i kommunen. I projektperioden fungerer projektet samtidig som kommunens indkøbsafdeling. Projekt Indkøb skal medvirke til at øge konkurrenceudsættelsen af opgaverne i Odsherred Kommune. For at kunne opfylde målet, er det nødvendigt at: Oprette én indgang for leverandører og minimere arbejdsgangene for de enkelte centre/afdelinger/institutioner. Leverandørerne skal lave aftaler med Projekt Indkøb og ikke den enkelte institution. Dette af hensyn til at kunne styre og formidle kommunens aftaler bedst muligt og sikre et strategisk overblik over kommunens indkøb. Bygge- og anlægsopgaver henhører dog stadig til det tekniske område. Opbygge udbudskompetencer og ressourcer i én enhed, som kan bistå de enkelte fagområder i forbindelse med konkurrenceudsættelse samt koordinere indsatsen på tværs i organisationen. Derudover deltager Odsherred Kommune i Indkøbsfællesskabet for kommunerne i Region Sjælland (K-17) og har også mulighed for at benytte de rammeaftaler, som indgås af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Odsherred Kommune har via disse fællesskaber mulighed for at opnå stordriftsfordele bl.a. via en større volumen i udbud samt udnyttelse af de faglige og udbudstekniske kompetencer og ressourcer der er til stede i fællesskaberne. Der henvises i øvrigt til Odsherred Kommunes indkøbspolitik og udbudspolitik for varer og tjenesteydelser. Mål Fokus på at høste stordriftsfordele via indkøbssamarbejder (volumen) Opfølgning Løbende samt årlig status Bygge- og anlægsopgaver I Odsherred Kommune er der mange mindre håndværks- og entreprenørvirksomheder. I forbindelse med de bygge- og anlægsopgaver, som Odsherred Kommune igangsætter, vil kommunen være opmærksom på muligheden for at opdele udbuddet i fagentrepriser. I sådanne tilfælde vil det skærpe konkurrencen, samtidig med at det vil give mindre virksomheder mulighed for at deltage samt at skabe lokale arbejdspladser. Det er ikke alle opgaver, som egner sig til at blive opdelt i delentrepriser. De mindre virksomheder opfordres derfor til at byde i konsortier. 8

9 Odsherred Kommune stiller sig til rådighed for møder i Erhvervsrådet for orientering om hvordan man som mindre virksomhed kommer i betragtning. Der henvises i øvrigt til Udbudspolitik for bygge- og anlægsopgaver. Mål Der foretages en vurdering i hvert enkelt bygge- og anlægsudbud af, om udbuddet skal opdeles i delentrepriser eller om opfordring til at byde i konsortier skal gives. Opfølgning Løbende Driftsopgaver/forberedende myndighedsopgaver Der etableres en projektgruppe, som løbende arbejder med konkurrenceudsættelse som en specifik opgave under kommunens effektiviseringsbestræbelser. Projektgruppens opgaver beskrives i et årshjul, som er nøje afstemt med kommunens budgetprocedure, således at der hvert år i forbindelse med Byrådets temamøde i foråret om det efterfølgende års budget fremlægges en revideres liste over forslag driftsopgaver, som kan konkurrenceudsættes i det/de kommende år. Denne oversigt fungerer som tillæg til denne udbudsstrategi. Klausuler og principper Der er en række overordnede klausuler og principper, som Odsherred Kommune ønsker altid skal indgå i forarbejdet til udbud, uanset om det drejer sig om driftsopgaver, indkøb af varer og tjenesteydelser eller bygge- og anlægsprojekter. Disse beskrives kort herunder. Sociale klausuler En social klausul er et krav i en udbudskontrakt om, at den, der vinder udbuddet påtager sig en nærmere angivet social forpligtigelse. Målet med sociale klausuler kan dels være at fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, og dels at integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet samt oprette elevpladser. Leverandøren skal som en betingelse for at få opgaven påtage sig et socialt ansvar, hvis udstrækning er afstemt med opgavernes karakter, tidsforløb og mængde. Ansvaret skal modsvare kommunens tilsvarende opgaver i relation til skånejobs, fleksjobs, revalidering og jobtræning. Mål Det overvejes forud for ethvert udbud, hvorledes sociale klausuler kan indarbejdes i det konkrete udbud. Opfølgning Løbende 9

10 Arbejdsklausul Odsherred Kommune ønsker at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Klausul om sikkerhed og sundhed Ved arbejder der kræver anvendelse af sikkerhedsudstyr, herunder stillads, værn, værnmidler m.v. skal Arbejdstilsynets anvisninger følges. Klausul om etisk ansvar Odsherred Kommune forventer, at kommunens leverandør samt eventuelle underleverandører efterlever de internationale konventioner som Danmark har tiltrådt. Virksomhedsoverdragelse (finder anvendelse, hvor det er muligt) Der skal i udbudsmaterialet stilles krav til virksomhederne vedrørende personale- og uddannelsesmæssige forhold. Ved udlicitering af opgaver, som Odsherred Kommune i dag selv varetager, kan medarbejderne enten følge opgaven, eller Odsherred Kommune kan undersøge, om det er muligt at omplacere de pågældende medarbejdere. Hvis medarbejderne skal følge opgaven, er de beskyttet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. De berørte medarbejderes ansættelsesvilkår må ifølge loven ikke forringes som konsekvens af overdragelse og gælder indtil udløbet af den aktuelle overenskomstperiode. Det skal fremgå af udbudsmaterialet. Der gælder særlig regler for tjenestemænd, da disse som udgangspunkt ikke har pligt til at lade sig virksomhedsoverdrage. Det kan derfor komme på tale at tjenestemændene udlånes fra kommunen til leverandøren. Miljø/klima Miljø- og klimamæssige hensyn inddrages på lige fod med andre parametre i udbuddet. Kan et produkt erstattes af et andet produkt med mindre miljøbelastning bør dette altid ske, såfremt pris og kvalitet er tilsvarende. Endvidere overvejes om genbrugsprodukter kan anvendes. Ved køb af el-forbrugende produkter, tages altid hensyn til produkternes energiforbrug. Odsherred Kommune ønsker at medvirke til forebyggelse og tilpasning til klimaforandringerne og har bl.a. via klimaaftaler forpligtiget sig til at reducere sit CO 2 - udslip med 2 % om året frem til år Klima skal derfor tænkes ind i alle fremtidige planer og projekter i kommunen. Den kommende klimastrategi vil angive, hvordan dette klimaarbejde skal foregå og vil være et supplement til udbudsstrategien. 10

11 Gennemsigtighedsprincippet Gennemsigtighedsprincippet udspringer af EF-traktaten. Princippet indebærer, at alle nødvendige oplysninger i forbindelse med indgåelse af en offentlig kontrakt skal gøres tilgængelig for alle relevante virksomheder i medlemsstaterne. I modsat fald kan virksomhederne ikke tilkendegive interesse i aftalen, hvis den måtte ønske det. Der er ingen krav til, hvordan denne tilgængelighed skal sikres og der er ikke krav om, at der skal gennemføres et egentligt udbud. I forbindelse med EU-udbud betyder princippet, at alle relevante oplysninger om den udbudte kontrakt, skal lægges åbent frem, herunder fx kriterierne for valg af tilbudsgivere og tilbud. I forhold til Tilbudsloven er kommunen annonceringspligtig ved indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over kr. Ligebehandlingsprincippet Indebærer et krav om lige vilkår, som skal anvendes objektivt og konsekvent over for alle tilbudsgivere. Det medfører, at der ikke må forhandles om udbudsgrundlaget, herunder om priser. Der gælder dog særlige vilkår herfor på bygge- og anlægsområdet. Offentlige myndigheder må altså ikke behandle ensartede situationer forskelligt, medmindre en forskellig behandling er objektiv begrundet. Konkret har ligebehandlingsprincippet givet anledning til antagelsen om, at der er meget snævre grænser for, hvornår en virksomhed, der har hjulpet bestilleren ved udarbejdelsen af et tilbudsmateriale, selv kan deltage som tilbudsgiver i en efterfølgende udbudsforretning. Der kan være tale om en forhåndsviden, der giver en konkurrencemæssig fortrinsstilling. Kvalitetssikring I udbudsmaterialet beskrives faste procedurer for kvalitetssikring og opfølgning i forhold til den efterspurgte ydelse. Dette gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Der skal ved udarbejdelse af udbudsmateriale stilles krav om målbare kvalitetsnormer, der kan danne grundlag for den løbende opfølgning. Opfølgningsredegørelse Der vil i henhold til regelsættet om udbudsstrategi inden 1. oktober 2013 bliver offentliggjort opfølgningsredegørelse, som vil indeholde en evaluering af de fastsatte mål og resultatet af de iværksatte initiativer. Opfølgningsredegørelsen vil blive offentliggjort på samme måde som udbudsstrategien på 11