Indhold. Udbudsstrategi - Odder Kommune

Transkript

1 Udbudsstrategi - Odder Kommune Ifølge kommunestyrelseslovens 62b skal Byrådet udarbejde en udbudsstrategi. Udbudsstrategien afløser sammen med Kvalitetskontrakten den tidligere Servicestrategi med dertilhørende udbudspolitik. Udbudsstrategien gælder for hele Byrådsperioden og skal senest være vedtaget af Byrådet med udgangen af funktionsperioden 1. år. Byrådsservice Rådhusgade Odder Tlf Udbudsstrategien offentliggøres på Odder Kommunes hjemmeside. Indhold 1. Udbud af driftsopgaver og frit valg... 2 Bestiller Udfører - Modtager (BUM) modellen Kommende udbudsområder... 2 Frit valg af leverandør indenfor ældreområdet Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver Indkøbssamarbejde og principper for udbud Indkøbssamarbejde... 4 Principper for udbud Sags Id Sagsbeh. Mette Lunau Larsen Tlf mette.larsen@odder.dk Dok id Side 1/7

2 1. Udbud af driftsopgaver og frit valg Bestiller Udfører - Modtager (BUM) modellen. Odder Kommune ønsker at tillægge den politiske rolle vægt som bestiller af ydelser hos den kommunale organisation og/eller private leverandører. Derfor arbejder Odder Kommune efter Bestiller Udfører - Modtager (BUM) modellen. I BUM-modellen, sondres der mellem, hvad der frembringes og hvordan det frembringes. Bestilleren, dvs. Byrådet, fastsætter således, hvad der skal frembringes - ydelsernes indhold, omfang, kvalitet og det resultat, man ønsker at opnå samt de ressourcemæssige rammer for serviceydelsen. Udføreren, dvs. institutionerne, andre udførende led i den kommunale organisation samt private leverandører, har på sin side høj grad af frihed til at vælge, hvordan ydelserne frembringes. Med BUM-modellen får Byrådet en mere direkte styring af, hvad der skal frembringes. BUM-modellen indebærer således politisk styring på det mere langsigtede og strategiske plan. Der sker også en udlægningen af ansvar til institutionerne med den hensigt at øges effektiviteten og kvaliteten i kommunens serviceydelser. Hensigten med udlægningen af ansvar til institutionerne er at give den enkelte medarbejder større ansvarsfølelse og medejerskab til de opgaver, der skal løses og dermed større arbejdsglæde. Odder Kommune har derfor vedtaget at opgavevaretagelsen generelt for samtlige driftsområder organiseres efter BUM-modellen. Hver enkelt institution i Odder Kommune har således fået udlagt det fulde budgetansvar som en pose penge, herunder også den samlede lønsum. Som illustration kan nævnes, at ansvaret for vedligeholdelsen af institutionernes udenomsarealer er udlagt således, at det er op til den enkelte institution at afgøre, hvor stor en del af institutionens budget, der skal bruges på vedligeholdelse af udenomsarealerne. Det er ligeledes op til den enkelte institution, om man ønsker at indgå aftale med Vej og Park eller en privat leverandør om varetagelse af vedligeholdelsesopgaven. En sideeffekt af denne organisering er altså, at Vej og Park agerer på markedslignende vilkår, hvor deres opgave er udsat konkurrence fra det private marked. Kommende udbudsområder Det overvejes løbende om der er områder, der egner sig til udbud. Eksempelvis kan her nævnes Hjælpemiddelområdet, der som følge af kommunalreformen er blevet væsentligt udvidet. Området har allerede en gang tidligere været undersøgt med henblik på at gennemføre et udbud, men på daværende tidspunkt blev det vurderet at der var for få aktører på markedet. Det påtænkes nu at foretage en genvurdering i forhold til antallet af mulige udbydere på markedet. Side 2/7

3 Vej og Park er et andet muligt område, der kunne tænkes undersøgt i forhold til mulig konkurrenceudsættelse. Vej og Park er som tidligere nævnt allerede konkurrenceudsat på en række områder, herunder rengøringsopgaver, pleje af grønne områder og arbejder for eksterne rekvirenter. Derudover anvender Vej og Park på en række områder underentreprenører, hvor opgaverne udbydes i konkurrence. I øjeblikket er Vej og Park i gang med en reorganiserings- og nedskæringsproces. Efter beslutning i Miljø- og Teknik Udvalget d. 1/ vil Vej og Park nu forsøge at håndtere den nye situation og udvalget vil løbende evaluere situationen. Et eventuelt udbud af opgaverne afventer derfor afslutningen af dette arbejde. Endeligt skal det bemærkes, at Vej og Park også udfører en del myndighedsopgaver, der ikke kan udliciteres og at Vej og Parks opgaver varierer over tid afhængig af eksempelvis hærværk på toiletter, nedbrud af kommunale dræn, assistance til diverse kommunale aktiviteter m.v. Odder Kommune har inden for de seneste år udbudt opgaver inden for bl.a. kollektiv trafik, rengøring, forsikring og bankforretninger. Herudover udbydes løbende en lang række opgaver inden for det tekniske område, herunder eksempelvis: snerydning og kloaknet. Frit valg af leverandør indenfor ældreområdet Fra den 1. januar 2003 har modtagere af personlig og praktisk hjælp samt modtagere af madservice fået mulighed for frit at vælge mellem forskellige godkendte leverandører. Ordningen betyder, at borgeren frit kan vælge, hvem der skal levere de visiterede ydelser. Byrådet er løbende opmærksom på mulighederne for at udvide den eksisterende fritvalgsordning eller indføre frit valg på nye områder. Odder Kommune benytter godkendelsesordningen som grundlag for det frie valg. Dette betyder, at kommunen indgår kontrakt med virksomheder, der opfylder kommunens kvalitetskrav. De godkendte leverandører fremgår herefter af en liste over leverandører, som brugeren kan vælge imellem. Valgfriheden afhænger naturligvis af, at der findes private leverandører, der er interesserede i at levere de pågældende ydelser. I forbindelse med BUM-modellen er der på ældreområdet taget konkrete organisatoriske tiltag med henblik på en skarpere adskillelse af på den ene side visitation (bestilling) og på den anden side pleje/praktisk bistand og madservice (udførelse) i form af oprettelsen af Odder Kommunes Visitationsteam. Det er Odder Kommunes Visitationsteam, der godkender private leverandører til frit valgordningen og følger op på kontrakterne med disse. På findes de dokumenter der beskriver, hvilke krav og vilkår private virksomheder skal leve op til for at opnå godkendelse af kommunen som leverandør. Kommunen skal selv leve op til de samme krav og vilkår. 2. Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver Side 3/7

4 Ifølge aftalen om kommunernes økonomi 2010 mellem Kommunernes Landsforening og regeringen sættes målet for kommunernes konkurrenceudsættelse til 26,5 %. Målet gælder for alle kommuner og alle opgaveområder under ét. Konkurrenceudsættelsen opgøres i på baggrund af indikatoren for konkurrenceudsættelse (IKU), der også medregner de konkurrenceudsatte opgaver, hvor kommunen selv vinder opgaven. For Odder Kommune har tallene for IKU indikatoren den private leverandørindikator de seneste tre år udviklet sig således i forhold til landsgennemsnittet. Tabel 1 Nøgletal for konkurrenceudsættelse i Odder Kommune målt ved Indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) Odder Kommune Landsgennemsnit % 25,4 % 26,4 % 23,7 % 24,8 % 25 % Byrådet i Odder Kommune har som målsætning at fastholde de seneste års udvikling. Det er endnu ikke muligt at se tallene for 2010, men det forventes at indikatoren for Odder Kommune vil være stigende da der i 2010 blandt andet har været gennemført udbud i forbindelse med etablering kommunal frokostordning samt udlicitering af køkkenrenoveringen i daginstitutionerne. Det er Byrådets målsætning at fortsætte den igangværende udvikling så Odder Kommune lever op til den aftalte målsætning om en konkurrenceudsættelsesgrad mellem 26 % og 27 %. Dette betyder at Byrådet løbende vurderer mulighederne for udbud af egnede opgaver. 3. Indkøbssamarbejde og principper for udbud. Indkøbssamarbejde Horsens -, Hedensted og Odder Kommuner har etableret et fælles indkøbssamarbejde. Hver af kommunerne bidrager med administrative ressourcer, svarende til kommunestørrelse. Odder Kommune bidrager med 1 fuldtids medarbejder, som varetager kommunens interesser i samarbejdet. Denne person er bindeled mellem kommunens institutioner og indkøbssamarbejdet. Det fælles indkøbskontor er fysisk placeret på Horsens Rådhus. Odder Kommune er igennem indkøbssamarbejdet ligeledes medlem af det tværkommunale indkøbssamarbejde Jysk Fællesindkøb, i dette samarbejde deltager flg. kommuner: Favrskov, Haderslev, Mariager, Rebild, Skive, Viborg, Skanderborg, Syddjurs. Indkøbssamarbejderne varetager fælles EU-udbudsopgaver. Side 4/7

5 Principper for udbud Nedenstående principper anvendes, når nye opgaver udpeges som egnede til udbud og ved kontraktfornyelse. Principperne beskriver, hvordan en sag om udbud af kommunale opgaver kan udføres. Bedst og billigst Odder Kommune ønsker, at de opgaver, kommunen har ansvaret for, skal løses bedst og billigst, og at dette skal opnås ved hjælp af konkurrence om opgavevaretagelsen. Odder Kommune sætter fokus på den økonomisk mest fordelagtige opgavevaretagelse, som specificeret i indkøbspolitikken: tilstrækkelig kvalitet til billigste pris. Dette skal opnås ved, at: de bedste og billigste leverandører findes ved hjælp af udbud af opgaverne, de opgaver, der evt. allerede måtte være udliciteret regelmæssigt sendes i fornyet udbud. Vurderingen af, hvorvidt en opgave egner sig til at sende i udbud skal bero på følgende faktorer: Kan ydelserne beskrives i en grundig og præcis kravspecifikation? Er der et tilstrækkeligt antal kvalificerede tilbudsgivere til at sikre en reel konkurrencesituation? Internt bud Odder Kommune ønsker, at kommunens egne institutioner/driftsenheder får adgang til selv at afgive et tilbud på lige vilkår med private leverandører. Det er en forudsætning for interne bud, at opgaven kan adskilles regnskabsmæssigt og ledelsesmæssigt fra resten af kommunen. Odder Kommune lægger vægt på, at den institution eller driftsenhed, der måtte ønske at udarbejde et internt bud, ydes den fornødne bistand til selve tilbudsudformningen. Bistanden kan evt. have form af ekstern konsulentbistand. Medarbejderinddragelse Odder Kommune lægger vægt på medarbejdernes engagement og inddragelse i forbindelse med udbud på det område, hvor de arbejder. Odder Kommune tilstræber desuden generelt åbenhed omkring de politiske og administrative beslutningsprocesser før og under udbudsprocessen. Personalets løbende inddragelse er derfor af central betydning i denne sammenhæng. Udbudsprocessen skal i øvrigt følge gældende regler om medarbejderinddragelse, herunder eksempelvis udliciteringsprotokollatet om samarbejdsudvalgets inddragelse. Kravspecifikation og kontrol Odder Kommune lægger vægt på, at der afsættes tilstrækkelige ressourcer til en grundig kvalitetskontrol baseret på en præcis kravspecifikation for at sikre, at ydelsen lever op til de opstillede mål og kvalitetskrav. EU-udbud Side 5/7

6 Odder Kommune lægger vægt på gennemsigtighed og konkurrence på lige vilkår. Derfor skal EU s udbudregler følges. Personalets vilkår ved udlicitering Efter virksomhedsoverdragelsesloven indtræder de valgte leverandører umiddelbart i de eksisterende rettigheder og forpligtelser over for de ansatte i henhold til individuelle ansættelsesaftaler og gældende kollektive overenskomster om løn, arbejdstid mv. Dette gælder kun i den pågældende overenskomstperiode. Efter udløb af den pågældende overenskomstperiode vil medarbejderne typisk overgå til en privat overenskomst. Odder Kommune ønsker, at personalets løn- og ansættelsesvilkår ikke gøres ringere ved en udlicitering. Odder Kommune vil derfor i forbindelse med udlicitering forhandle overgangsordninger, hvor det er muligt. Mulighed for at kunne tage opgaven tilbage Odder Kommune ønsker at bevare muligheden for selv at kunne genoptage produktionen, efter en udlicitering - eller eksempelvis i forbindelse med en konkurs hos en privat leverandør. De udliciterede ydelser skal med henblik herpå i videst mulig omfang produceres ved hjælp af kommunens eksisterende produktionsapparat. Virksomhedernes personalepolitik og sociale ansvar Odder Kommune ønsker, at leverandørernes personalepolitik, herunder spørgsmålet om videreuddannelse og øvrig faglig udvikling af medarbejderne, skal være blandt de kriterier tilbuddene bedømmes ud fra. I øvrigt forventer Odder Kommune, at leverandøren vederlagsfrit påtager sig et socialt ansvar, hvis udstrækning nøje er afstemt med opgavernes karakter og mængde. Ansvaret skal modsvare kommunens tilsvarende opgaver, herunder at anvende skånejobs, fleksjobs, revalidering, jobtræning m.v. Offentlig- Privat- Samarbejde Odder Kommune er opmærksom på mulighederne for Offentlig privat samarbejde og undersøger løbende mulighederne for samarbejde og partnerskab med private virksomheder. Dette kan blandt andet ske igennem Offentlig- Privat Partnerskab (OPP) eller Offentlig- Privat Innovationspartnerskab (OPI). Offentlig- Privat Partnerskab er en form for samarbejde, der integrerer finansiering, design og etablering af et anlæg eller en bygning samt fremtidig drift og vedligehold heraf. Det overordnede mål er at opnå en bedre totaløkonomi og en mere optimal risikofordeling. Ved et OPP projekt vil kommunen opleve flere positive effekter. Kommunen indgår i et partnerskab med et OPP selskab. Dette selskab kan bestå af flere forskellige mindre leverandører, men kommunen oplever fordelen ved kun at have kontakt til én samlet leverandør. Et OPP er derudover blandt andet kendetegnet ved at kommunen ikke ejer anlægget, men har en lejeaftale på år med en fast månedlig ydelse og forkøbsret når lejemålet udløber. Side 6/7

7 OPP selskabet har derfor et stærkt økonomisk incitament til at sikre totaløkonomiske, optimale løsninger, der både tager højde for byggefasen og sammenhæng til efterfølgende drift, vedligehold og services i øvrigt. Side 7/7