Fællesindkøb Nord Udbud af inde- og udelegetøj samt institutionskøretøjer

Transkript

1 Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kravene er mindstekrav som skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet kan afvises som ikke-konditionsmæssigt. Med mindre tilbudsgiver i sit tilbud tager forbehold for mindstekrav jf. punkt 8.6 i Udbudsbetingelserne forudsætter udbyder, at alle mindstekrav opfyldes. Bilag 1 Kravspecifikation Delaftale 1 Inde- og udelegetøj 1. Generelt Udbuddets delaftale 1 omfatter inde- og udelegetøj. Legetøjet skal være lærende og udviklende og være konstrueret eller bestemt til legeformål for børn under 14 år. Udbuddet omfatter ikke: komplette større anlæg og baner fastgjort/monteret legepladsudstyr faldunderlag og sand til sandkasser borde, bænke ol. sports- og idrætsudstyr der er beregnet til organiseret og planlagt træning og undervisning musikinstrumenter der er beregnet til organiseret og planlagt træning og undervisning hobbyartikler/beskæftigelsesmaterialer spil til konsoller, Playstation o.l. Legetøj indkøbes successivt af kommunernes institutioner og enheder. Institutionerne er meget forskellige hvad angår pædagogik og aktiviteter, og den enkelte institution bestemmer suverænt selv, hvilket legetøj der købes. Der er hovedsaglig tale om indkøb, som ikke kan standardiseres. Således er det legetøj, der købes i en institution ét år, ikke identisk med det legetøj, der ønskes i samme institution det efterfølgende år. Det er et marked, hvor der til stadighed udvikles nye produkter og trends, og indkøbene og behovene ændres derfor fra år til år. Hvis en institution fx i år indkøber 3 unikke dukker og 2 spil, ønsker de ikke at købe de samme dukker og spil de kommende år osv. I udbuddet er det derfor ikke muligt, at definere en tilbudsliste der omfatter samtlige produkter, som de enkelte kommuner efterspørger i kontraktperioden. Det er ikke muligt at identificere alle de fremtidige indkøb. De i Bilag 2 Tilbudsliste anførte produkter anses dog for at være standardvarer som institutionerne til stadighed indkøber. Produkterne udgør ca. 55% af udbyders indkøbsbehov. Disse produkter vil danne grundlag for tilbudsevalueringens underkriterie Pris. 1

2 Her ud over vil kommunerne have behov for at købe andre produkter, indenfor det udbudte område. Udbyders køb har i 2015 været fordelt på i alt ca forskellige varenumre, hvoraf hovedparten dækker over et meget lille antal og en meget lille volumen på det enkelte varenummer. Udbyder skal derfor i hele rammeaftaleperioden have adgang til at købe alle tilbudsgivers produkter indenfor inde- og udelegetøj. Tilbudsgiver skal derfor i Bilag 2 Tilbudsliste angive en rabatsats som skal være gældende for alle øvrige produkter i tilbudsgivers officielle sortiment indenfor legetøj, ud over de produkter, der er anført i tilbudslisten. Rabatsatsen indgår ikke i tilbudsevalueringen. Rabatsatsen skal være den samme indenfor hver angivet produktgruppe, og den samme rabatsats skal anvendes ved angivelse af priser på tilbudslistens produkter. Rabatsatsen skal være fast i hele rammeaftaleperioden og fratrækkes tilbudsgivers officielt tilgængelige priser. Rabatsatsen vil ikke være gældende for tilbudsgivers specielle tilbud fx kampagnetilbud og udsalgspriser. Udbyder gør opmærksom på, at kommunerne i deres e-kataloger tydeliggør hvilke produkter, der er på tilbudslisten. Kommunerne har fokus på og gør en stor indsats for, at alt indkøb af legetøj foretages hos de valgte leverandører. 2. Krav til produkter Tilbudsgiver skal tilbyde produkter, der er egnede til institutionsbrug. De tilbudte produkter skal være tilgængelige på tilbudsgivers hjemmeside eller fremgå af tilbudsgivers officielle papirkatalog. Der skal være tale om produkter, som kan tåle at blive brugt intensivt over længere tid. Samlinger skal være solide og overfladerne stabile, varerne skal være robuste og slagfaste, farverne skal være holdbare. Endvidere skal varerne være lugtfri og kunne aftørres eller evt. vaskes i maskine. Produkterne skal være forsynet med en dansksproget etiket eller påtrykt tekst. Udbyder skal på forlangende kunne få udleveret et dansksproget sikkerhedsdatablad udarbejdet i overensstemmelse med EU-reglerne på de tilbudte produkter. Alle relevante advarselsmærkninger og sikkerhedsinformationer skal være skrevet på dansk. Advarsler skal være klart synlige. 3. Krav til sortimentsbredde Tilbudsgiver skal som minimum yde 2 års garanti på produkterne. Der er i kommunerne behov for et meget bredt og varieret sortiment indenfor legetøj, således at de forskelligartede institutioner og enheder i rammeaftaleperioden kan variere deres aktiviteter. Tilbudsgiver skal for at være konditionsmæssig kunne tilbyde et bredt sortiment bestående af minimum unikke varenumre indenfor inde- og udelegetøj. Varenumrene skal være tilgængelige på tilbudsgiver officielle hjemmeside med billede og beskrivelse eller i 2

3 tilbudsgivers officielle papirkatalog. 4. Krav til miljø og sikkerhed Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for sortimentsbredden. Samtlige tilbudte produkter skal være i overensstemmelse med gældende produktsikkerhedslove og til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser og øvrige myndighedskrav. Produkterne skal overholde alle gældende regler for legetøj herunder Legetøjsbekendtgørelsen (BEK nr. 13 af 10/ med senere ændringer) samt EU s direktiv 2009/48/EF. Produkterne skal være CE-mærket. Produkterne må ikke indeholde Ftalater. Al emballage skal kunne bortskaffes som almindeligt husholdningsaffald. Delaftale 2 Institutionskøretøjer 5. Generelt Udbuddets delaftale 2 omfatter institutionskøretøjer, der er beregnet til børns leg og motoriske udfoldelse udendørs samt option på serviceaftaler og reservedele. Udbuddet omfatter: 2- og 3-hjulede køretøjer Løbecykler og løbehjul Moon-car/Go-carts Anhængere og trækvogne til ovenstående Plastkøretøjer som scooter, traktor og tilbehør Reservedele til ovennævnte Udbuddet omfatter ikke cykler med gear og voksencykler. Institutionskøretøjer indkøbes successivt af kommunernes institutioner og enheder. Institutionerne er meget forskellige hvad angår pædagogik og aktiviteter, og den enkelte institution bestemmer suverænt selv, hvilke køretøjer der købes. Der er tale om indkøb, som kun delvist kan standardiseres. I udbuddet er det ikke muligt, at definere en tilbudsliste der omfatter samtlige produkter, som de enkelte kommuner efterspørger i kontraktperioden. På grund af det afvekslende indkøb og udviklingen på markedet, er det ikke muligt at identificere alle fremtidige indkøb. De i Bilag 2 Tilbudslisten anførte produkter anses dog for at være standardvarer som institutionerne til stadighed indkøber og disse udgør ca. 80% af udbyders indkøbsbehov. Disse produkter vil danne grundlag for tilbudsevalueringens underkriterie Pris. 3

4 Her ud over vil kommunerne have behov for at købe andre produkter, indenfor det udbudte område. Udbyder skal derfor i hele rammeaftaleperioden have adgang til at købe alle tilbudsgivers produkter indenfor institutionskøretøjer. Tilbudsgiver skal derfor i Bilag 2 Tilbudsliste angive en rabatsats som skal være gældende for alle øvrige produkter i tilbudsgivers officielle sortiment indenfor institutionskøretøjer, ud over de produkter, der er anført i tilbudslisten. Rabatsatsen indgår ikke i tilbudsevalueringen. Rabatsatsen skal være den samme rabatsats, som anvendes ved beregning af priserne på tilbudslistens produkter, og den samme for alle produkter på delaftalen. Rabatsatsen skal være fast i hele rammeaftaleperioden og fratrækkes tilbudsgivers officielle tilgængelige priser. Rabatsatsen vil ikke være gældende for tilbudsgivers specielle tilbud fx kampagnetilbud og udsalgspriser. Udbyder gør opmærksom på, at kommunerne i deres e-kataloger tydeliggør hvilke produkter, der er på tilbudslisten. Kommunerne har fokus på og gør en stor indsat for at alle indkøb af institutionskøretøjer foretages hos de valgte leverandører. 6. Krav til produkter Tilbudsgiver skal tilbyde produkter, der er egnede til institutionsbrug. De tilbudte produkter skal være tilgængelige på tilbudsgivers hjemmeside. Der skal være tale om køretøjer, som kan tåle at blive brugt intensivt over længere tid. Samlinger skal være solide og overfladerne stabile, varerne skal være robuste og slagfaste, farverne skal være holdbare. Produkterne på tilbudslisten skal være forsynet med en dansksproget etiket eller påtrykt tekst. Udbyder skal - på de tilbudte produkter - på forlangende kunne få udleveret et dansksproget sikkerhedsdatablad udarbejdet i overensstemmelse med EU-reglerne herfor. Alle relevante advarselsmærkninger og sikkerhedsinformationer skal være skrevet på dansk. Advarsler skal være klart synlige. Køretøjerne skal ved levering være samlet og klar til brug, eller samles af en konsulent på institutionsadressen indenfor 5 arbejdsdage efter levering. Tilbudsgiver skal som minimum yde 5 års garanti på stel. På øvrige dele skal der ydes minimum 2 års garanti. Tilbudsgiver skal i hele rammeaftalens løbetid kunne levere reservedele til køretøjerne. Køretøjerne skal kræve et minimum af vedligehold f.eks. smørring (leveres med olie), lukkede kuglelejer m.v. 7. Krav til Tilbudsgiver skal for at være konditionsmæssig kunne tilbyde et sortiment bestående af minimum 50 unikke 4

5 sortimentsbredde varenumre indenfor institutionskøretøjer (ekskl. reservedele) Varenumrene skal være tilgængelige på tilbudsgiver officielle hjemmeside med billede og beskrivelse eller i tilbudsgivers officielle papirkatalog. 8. Krav til miljø og sikkerhed Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for sortimentsbredden. Samtlige produkter skal være i overensstemmelse med gældende produktsikkerhedslove og til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser og øvrige myndighedskrav. Produkterne skal overholde alle gældende regler for legetøj herunder Legetøjsbekendtgørelsen (BEK 13 af 10/ med senere ændringer) samt EU s direktiv 2009/48/EF. Produkterne skal være CE-mærket. Produkterne må ikke indeholde Ftalater. 9. Option til Delaftale 2 på service af køretøjer samt reservedele Al emballage skal kunne bortskaffes som almindeligt husholdningsaffald. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på Delaftale 2 skal tilbudsgiver for at være konditionsmæssig, også afgive tilbud på option på serviceaftale og reservedele. Serviceaftalen skal indeholde ét årligt besøg af servicekonsulenten i institutionen. Besøget omfatter en gennemgang af alle institutionens udendørs køretøjer, uanset antal. Køretøjerne skal gennemgås for slid, defekte dele, smørring, justering, sikkerhed ol. I forbindelse med gennemgangen udarbejder konsulenten en rapport til institutionslederen over alle fejl/mangler og reparationer, som konsulenten anbefaler afhjulpet/foretaget. Endvidere udarbejder konsulenten anbefaling til evt. kassation af køretøjer. Rapporten indeholder endvidere for hver enkelt køretøj en pris på de reservedele, der skal anvendes til udbedring. Reparationen af cyklen foretages af tilbudsgiver efter aftale, og uden afregning af timeløn, kørsel ol. Der må alene opkræves betaling for reservedele. Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Tilbudsliste, fanebladet Delaftale 2 Option på service angive prisen på en sådan serviceaftale. Prisen skal bestå af ét årligt vederlag pr. institution. Endvidere skal tilbudsgiver i Bilag 2 Tilbudsliste fanebladet Delaftale 2 Option på service tilbyde alle gængse reservedele i sortimentet - minimum alle reservedele til de produkter, der er efterspurgt i fanebladet Delaftale 2- køretøjer. Der skal angives beskrivelse, varenummer og pris. Det et tilladt at tilføje flere linjer under reservedele. Leveringsgebyr for ordre under 200 kr. kan opkræves med samme beløb som angivet i fanebladet Delaftale 2 - køretøjer. Såvel prisen for serviceaftale samt priserne på reservedele vil være faste i kontraktperioden, dog med regulering jf. Bilag 3 Udkast til rammeaftale punkt 7. Priser og prisregulering. 5

6 Fælleskrav delaftale 1 og Krav til Service gældende for såvel delaftale 1 som delaftale 2 Optionen kan benyttes af den enkelte kommune, og meddelelse herom skal gives til tilbudsgiver senest i forbindelse med rammaftalens ikrafttræden. Optionsperioden følger hovedaftalen. Inden for kommunerne afgør den enkelte institution selv, om de vil gøre brug af serviceaftalen. Den enkelte institutionsaftale ophører senest ved udløb af optionsperioden for hovedaftalen. Leverandørens konsulent skal på forlangende aflægge den enkelte institution/enhed besøg og være behjælpelig med at finde relevante produkter og løsninger. Leverandøren skal omkostningsfrist deltage i evt. indkøbsmesse i den enkelte kommune. På messen skal leverandøren præsentere nyheder og evt. tilbud samt rådgive og vejledning kommunens indkøbere. Messen finder sted højst én gang årligt i hver kommune. For nuværende er der planlagt messe i Vesthimmerlands Kommune den 3. november Alle ordre skal leveres fragtfrit. Dog kan leverandøren tillægge ordre under 200 kr. ekskl. moms et fragtgebyr. Fragtgebyret kan maksimalt udgøre 75 kr. pr. ordre dog højst de reelle udgifter. Tilbudsgiver skal i Bilag 2 Tilbudsliste angive evt. fragtgebyr for ordre under 200 kr. Såfremt leverandøren leverer ordren som delleveringer, beregnes evt. fragt ud fra den samlede ordre. Til brug for evaluering af underkriteriet Service skal tilbudsgiver udfylde Bilag 4 Serviceparametre 6