Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 54 Torsdag d. 23. februar 2012 kl i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 54 Torsdag d. 23. februar 2012 kl i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Nyt fra organisationsbestyrelsen Nyt fra Domeas bestyrelse Nyt fra Domeas administration Boligselskabet DFB Ny struktur på organisationsbestyrelsesmøderne fremover Tilgængelighed af referater på ejendomskontorerne Opfølgning på logo på arbejdsbeklædning og brug af Id-kort blandt ejendomspersonalet Katalogpakke husordens-, råderets- og vedligeholdelseskatalog Tilbagemelding fra Domea BYG Kursus for afdelingsbestyrelser i DFB Status på styringsdialogmøder med kommunerne Politik for tilskud til afdelinger Politik for støtte til sociale helhedsplaner Status på udlejningen Henstandspolitik Opfølgning på helhedsplaner Projektoversigt Repræsentantskabsmøde d. 22. marts Afdelingernes stemmeantal på repræsentantskabsmøde 22. marts Status på dispositionsfond og arbejdskapital Afdelinger i drift Opgaveskemaer kommunikation og forventningsafstemning mellem driftschef og afdelingsbestyrelse Charlottegården Ansøgning til pulje i RealDania Charlottegården Renovering af faldstammer Prags Boulevard Tilsagn om fortsættelse af helhedsplan Markedspladsen ansøgning femtedelsordning Rosenhaven - Brandsag Gadehavegård Pressedækning Gadehavegård Status på energirenovering Gadehavegård Beboerorientering Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen Klostergården II Ansøgning om tilskud til udskiftning af tagrender, udskiftning af pumpe og etablering af afvandingskanaler Klostergården II Klage i beboerklagenævnet om leasing af snerydningsmateriel Sølvkær Afdelingsbestyrelsens konstituering Mødeplanlægning Eventuelt... 20

2 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Der forelægger afbud fra: Peter Hansen Peter Hansen Poul Erik Jensen Kristine Jacobsen, Domea, ref. Winnie Andersen Domea Boligcenter København, den 8. marts 2012

3 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Der tilføjes følgende punkter: 7.14 Klostergården Beboerklagenævnssag om leasing af materiel 7.15 Sølvkær - Afdelingsbestyrelsens konstituering Dagsordenen godkendt med ovenstående tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 30. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Referat: Godkendt. 3 Nyt fra organisationsbestyrelsen Formand og bestyrelsesmedlemmer orienterer om nyt siden sidst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: John Adelsteen har modtaget en række henvendelser vedrørende Gadehavegård. Dette emne behandles under et senere punkt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Nyt fra Domeas bestyrelse Orientering om nyt siden sidst fra organisationens medlem af Domeas bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Peter Krogh har orienteret Domeas bestyrelse om situationen i Gadehavegård. Dette blev taget meget alvorligt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Nyt fra Domeas administration Administrationen orienterer om nyt siden sidst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 3 af 20

4 Referat: Pia Christiansen orienterede om at omstruktureringen er gennemført og at de nye medarbejdere nu er i gang med at sætte sig ind i porteføljen. 6 Boligselskabet DFB 6.1 Ny struktur på organisationsbestyrelsesmøderne fremover Fra Domeas side ønsker man fremover at have de to driftschefer Ole Pedersen og Jørgen Kristian Rasmussen med på organisationsbestyrelsesmøderne. Det foreslås derfor, at dagsordenen fra næste møde ændres, således at punkter under Afdelinger i drift behandles umiddelbart efter mødets indledning. De to driftschefer kan så forlade møderne, når denne del af mødet er overstået. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Godkendt. Bestyrelsen påpegede, at det er væsentligt at der er stadig vil være en tilstrækkelig sagsfremstilling ført på dagsordenen fremover. 6.2 Tilgængelighed af referater på ejendomskontorerne I flere afdelinger er referater fra organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder ikke tilgængelige på ejendomskontorerne. Formanden ønsker derfor, at bestyrelsen træffer en principbeslutning om, at dette fremover skal være tilfældet, samt hvem, der er ansvarlig for, at referaterne gøres tilgængelige. Det indstilles til bestyrelsen at træffe en principbeslutning om tilgængelighed af referater. Referat: Bestyrelsen besluttede, at referater fremover skal være tilgængelige på nettet, og at beboere uden netadgang ved henvendelse på ejendomskontoret skal kunne få udskrevet et eksemplar. 6.3 Opfølgning på logo på arbejdsbeklædning og brug af Id-kort blandt ejendomspersonalet På seneste møde besluttede organisationsbestyrelsen, at ansatte i DFB fremover skal bære DFB s logo på arbejdsbeklædningen og Id-kort. Driftscheferne med tilknytning til DFB har iværksat, at der fremover ved indkøb af arbejdsbeklædning vil blive påtrykt logo. Side 4 af 20

5 Driftscheferne har ligeledes iværksat, at alle ansatte udstyres med Id-kort i plastik med den ansattes billede, navn og DFB s logo. Referat: 6.4 Katalogpakke husordens-, råderets- og vedligeholdelseskatalog Af DFB s afdelinger er det kun afdeling Sølvkær, der er kommet i mål med katalogpakken. For at give de resterende afdelinger hjælp, er afdelingsbestyrelserne inviteret til endnu en katalogaften hos Domea torsdag d. 1. marts Målet er, at alle afdelinger skal have katalogpakken godkendt på dette års afdelingsmøder. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at flere afdelinger er færdige med katalogpakkerne. Der laves en opsamlingsaften d. 1. marts For afdelinger som ikke selv formår at tilpasse katalogerne, udarbejdes katalogerne af Domea og ejendomsmestrene. 6.5 Tilbagemelding fra Domea BYG Tilbagemelding fra byggechef Karsten Pedersen ovenpå møde afholdt med DFB v/john Adelsteen Andersen og Peter Hansen. Yderligere orientering gives på mødet. Referat: Byggeafdelingens vil fremover være ansvarlig for byggesagerne. Pia Christiansen orienterede om, at BYG har meddelt, at Byggeskadefonden har anerkendt byggeskadesag på begge afdelinger af Klostergården og at der nu starter fælles voldgiftssag op. Pia Christiansen orienterede yderligere om, at BYG har meddelt, at der nu er meddelt tilsagn på 12 mio. kr. fra Landsbyggefonden til Charlottegården til renovering af udearealerne. 6.6 Kursus for afdelingsbestyrelser i DFB Kursusdagen for afdelingsbestyrelser i DFB blev afholdt d. 21. januar. På kurset deltog 12 personer fra afdelingsbestyrelserne i Sølvkær, Klostergården I, Klostergården II, Gadehavegård og Prags Boulevard, samt John Adelsteen Andersen og Bente Nees fra organisationsbestyrelsen. Side 5 af 20

6 Alle deltagerne har evalueret kurset som værende godt eller meget godt og det faglige niveau på kurset som passende. Referat: John Adelsteen Andersen deltog på kurset, og fandt, at det var et rigtig godt kursus. Fremover skal man i indkaldelsen gøre opmærksom på, at det er fire kurser, der er slået sammen til et. 6.7 Status på styringsdialogmøder med kommunerne Følgende styringsdialogmøder er afholdt siden sidst: Frederikssund Kommune, d. 6. december 2011 Kalundborg Kommune, d. 2. februar 2012 Københavns Kommune, d. 9. februar Høje-Taastrup Kommune, d. 23. februar Der har d. 1. februar været afholdt styringsdialog med Kalundborg Kommune. Der var stor tilfredshed med, at der var igangsat tiltag for genudleje ledige boliger og fastholde lejerne. Kommunen orienterede om, man har i gang sat en klarlægning af behovet for anviste boliger og at det pt. så ud til, at man i flere områder har flere boliger til rådighed end der er behov for. Dette gælder også i Svebølle. Det kommer sandsynligvis til at betyde, at kommune vil opsige det gældende anvisningsaftale og fremover vil vi et mindre antal boliger til rådighed. Domea har påpeget, at dette kunne risikere at øge afdelingens problemer med udlejning og at der ikke pt. er en venteliste, den skal først opbygges. Der orienteres yderligere om disse møder på mødet. Referat: Pia Christiansen orienterede om styringsdialogmødet med Københavns Kommune, hvor man især er interesseret i de to Københavnsafdelinger. Der er i dag afholdt styringsdialog med Høje-Taastrup Kommune. Herfra lægger man meget vægt på energi og miljø, integrationspolitik, handicapvenlige boliger og sikkerhed/tryghed i afdelinger. Derudover drøftede man de boligsociale helhedsplaner, og kommunen pressede på for en beslutning om fornyelse af den boligsociale helhedsplan i Charlottegården. Denne skal derfor vendes i bestyrelsen. Susanne Pia Hansen orienterede i den sammenhæng om, at møder med de involverede afdelinger om den nye helhedsplan pågår. Pia Christiansen orienterede videre om, at aftaledokument med Høje- Taastrup Kommune vil blive behandlet på næste møde. Poul Erik Jensen foreslog, at man tilbød genhusning for beboere fra Ladegårdsparken i Holbæk. Side 6 af 20

7 Pia Christiansen orienterede om, at flere kommuner trækker i retning af at opsige udlejningsaftaler og at Domea forsøger at presse den anden vej, for ikke at eskalere udlejningsvanskeligheder, der i forvejen er et problem. Peter Krogh bakkede op om denne betragtning om tomme ventelister, og bemærkede, at dette var et fokusområde i Domeas bestyrelse. Yderligere orienterede Peter Krogh om, at han havde gjort Domeas bestyrelse opmærksom på, at DFB årligt budgetlægger med 1,2 mio. kr. til lejeledighed og at man derfor gerne vil være med til at betale for udarbejdelsen af løsninger. 6.8 Politik for tilskud til afdelinger Bestyrelsen foreslås følgende formulering af politik for tilskud til afdelinger: Politik for tildeling af tilskud eller lån fra DFB s fælles midler til dækning af aktiviteter eller underskud i afdelingerne Ansøgninger, der fremlægges til bestyrelsens godkendelse, skal indeholde følgende: En redegørelse for baggrunden for aktiviteten, aktivitetens nødvendighed, pris for gennemførelse i henhold til prisoverslag fra håndværker/rådgiver, fremtidige afledte besparelser på istandsættelse, energi m.v. som følge af aktivitetens gennemførelse. En redegørelse for afdelingens økonomi, herunder om overskud/underskud i senest afsluttede regnskab, om der fra afdelingens side er henlagt til eller budgetteret med den pågældende aktivitet, om den pågældende aktivitet indgår eller har indgået i drift- og vedligeholdelsesplanen. Har afdelingen ikke henlagt til aktiviteten og har aktiviteten ikke været indeholdt i drift- og vedligeholdelsesplanen, gives en begrundelse for dette. Er der tale om at afdelingen søger tilskud til dækning af et underskud, gives i ansøgningen udover ovennævnte oplysninger specifikation af budgetafvigelserne og dokumentation for, at det var nødvendigt at afholde udgifterne. Afdelingsbestyrelsen i den pågældende afdeling bekræfter at oplysningerne i ansøgningen efter deres viden er korrekte. Betingelser for tildeling af fælles midler: En eventuel bevilling er baseret på de oplysninger som er blevet forelagt i forbindelse med ansøgningen. Hertil supplerer administrationen i et vist omfang med enkelte faktuelle regnskabs- og budgettal. Hvis afdelingens økonomiske forhold ændrer sig i forhold til det materiale der ligger til grund for bevillingen, således at det er åbenlyst at det vil være urimeligt at fastholde beslutningen, vil organisationsbestyrelsen kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet. Formålet er i givet fald at sikre at fællesskabets midler gives til de mest trængende udfra reelle behov snarere end efter formel gennemførelse af en tidligere beslutning. Ved at der fremsendes en ansøgning til bevilling af fælles midler, ligger implicit, at afdelingsbestyrelsen er indforstået forudsætninger og betingelser i nærværende politik. Alle bevilligede tilskud og lån tilskrives afdelingen ved regnskabsårets afslutning. Side 7 af 20

8 Det indstilles til bestyrelsen at drøfte politikken for tilskud eller lån fra de fælles midler. Det indstilles til bestyrelsen at tiltræde politikken med eventuelle ændringsforslag. Referat: Poul Erik Jensen påpegede, at afdelingerne ikke måtte slække på henlæggelserne. Peter Krogh mente, at politikken lægger op til, at afdelinger holdes til regnskab for, om der føres en ansvarlig økonomisk politik. Kristine Jacobsen orienterede om, at i tråd med bestyrelsens tidligere drøftelser, var midler til tinglysningsudgifter i henhold til specifikke betingelser ved bevillingen ikke blevet udbetalt til afdelinger Klostergården I og II, da disse afdelinger havde midler til selv at betale. Mariazara Pervin forespurgte, hvad der menes med de mest trængende. Peter Krogh svarede, at der dermed mentes, at der skulle prioriteres, sådan at afdelinger, der reelt ikke havde behov, ikke vil få midlerne alligevel og at afdelingens reelle behov vurderes fra sag til sag. Politik for tildeling af tilskud eller lån fra DFB s fælles midler til dækning af aktiviteter eller underskud i afdelingerne tiltrådt af bestyrelsen Politik for støtte til sociale helhedsplaner I selskabet er der i øjeblikket igangværende sociale helhedsplaner i tre afdelinger, samt områdesekretariat i gadehavegård og Charlottegården. Udgifterne til dette var i regnskabsåret 2010/11 som følger: Det bedste i Charlottekvarteret (9305) 9304 andel kr , heraf betaler 9300 et tilskud på kr Prags Boulevard (9309) 9309 andel kr , heraf betaler 9300 et tilskud på kr Mennesker mødes i Gadehavegård (9344) 9343 andel kr (= 15,38% af den samlede udgift), hertil betaler 9300 et tilskud på kr. 0. Områdesekretariat i Høje Taastrup administreret af KAB 9300 betaler kr Som det ses er udgifterne til de sociale helhedsplaner meget forskellige de tre afdelinger imellem, og der er stor forskel på organisationens dækning af omkostningerne. Bestyrelsen bør drøfte selskabets generelle holdning til opbakningen og støtte til boligsociale helhedsplaner og om muligt fastsætte en politik på området. Det indstilles til bestyrelsen, at fastsætte en overordnet politik for støtte til boligsociale helhedsplaner. Side 8 af 20

9 Referat: Der fastsættes ingen politik, men bestyrelsen vil fremover holde sig dette for øje. Pia Christiansen uddybede, at det handler om, at organisationsbestyrelsen på et tidspunkt bør få drøftet, hvad organisationens overordnede holdning er til deltagelse i og støtte til boligsociale indsatser, og at økonomien er sekundær. Peter Krogh foreslog 1) at ethvert behov skal opstå lokalt, 2) kun projekter, der ansøger kan få tilskud, ellers holder organisationen sig ude af dette, 3) ansøgte projekter skal prioriteres i henhold til disponible midler, 4) hvis tildelingen af midler fra øvrige interessenter (kommune, LBF) er afhængig af organisationens bidrag, så taler dette for at bevillige midler. Punktet tages op på et senere møde Status på udlejningen Oversigt over opskrevne på venteliste og antal fraflytninger vedlægges. Der orienteres yderligere på mødet. Referat: Der blev orienteret yderligere. Peter Krogh ønskede at DFB fik mere at vide om det fælles initiativ i Domea og tilbud om at koble sig på. Dette undersøges af Domea og svar skrives i referat. Til dette kan svares, at initiativer i form af f.eks. ejendomsmæglersite, forventes klar i sommeren Domeas bestyrelse vil blive orienteret nærmere om dette. For DFB s vedkommende er man allerede i opstarten med en markedsføringskampagne i henhold til Domeas koncept for dette i afdeling Navrvej, Blommestien og Kirsebærstien Henstandspolitik Organisationsbestyrelsen traf på møde d. 1. marts 2011 beslutning om, at der ikke længere kan tilbydes henstand med huslejen. Denne politik har nu været i effekt i knap et år. I denne periode har der været enkelte tilfælde, hvor lejere, der ellers i en årrække stabilt har betalt husleje, kommer i klemme pga. én udebleven huslejebetaling, med efterfølgende rykkerprocedure og eventuelt advokatsag, da det for mange er umuligt at betale den udeblevne husleje med det samme og i ét afdrag. Baggrunden for at beslutningen om ikke at give henstand blev truffet var, at der i nogle sager har været problemer med, at en beboer gentagende gange ikke betaler husleje rettidigt, og dermed over tid kan nå at opbygge en gæld på nogle måne- Side 9 af 20

10 ders husleje plus advokatomkostninger, som det ofte ender med, at afdelingen hænger på, når beboerens lejemål til sidst ophæves. Det skal bemærkes, at det er Domeas politik, at der ikke gives henstand. Den overordnede betragtning er, at det ikke er socialt forsvarligt at hjælpe mennesker til at opbygge gæld. Derudover bør boligselskaberne ikke fungere som banker eller give kredit ud fra en betragtning om, at er en beboer, der ikke har mulighed for at låne penge i banken ved manglende evne til at betale huslejen, må betragtes som risikabel at give kredit, samt ud fra et hensyn til de øvrige beboere, der skal dække et eventuelt tab. Det er organisationsbestyrelsen, der fastsætter henstandspolitikken for DFB. Ønsker bestyrelsen, at give mulighed for henstand, kan en sådan politik for eksempel formuleres som: For lejere bosiddende i DFB s afdelinger gives mulighed for henstand med én måneds husleje, på betingelse af, at den pågældende lejer har været bosiddende i boligen i 3 år, og i de seneste 2 år ikke har været i restance til boligselskabet. Den skyldige husleje betales i 3 månedlige rater sammen med den almindelige husleje, begyndende huslejen måneden efter afdragsordningen er aftalt. Der pålægges lejeren en sagsbehandlingsgebyr for at oprette afdragsordningen. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte henstandspolitikken i DFB, samt træffe beslutning om eventuelle ændringer af politikken. Referat: Efter en drøftelse besluttede bestyrelsen at vedtage politikken som ovenfor foreslået Opfølgning på helhedsplaner Helhedsplaner og status: 9309 Prags Boulevard Helhedsplan udarbejdet og indsendt til LBF, hvorfra der afventes svar Morelhaven - Helhedsplan udarbejdet og indsendt til LBF, hvorfra der afventes svar Markedspladsen Indsendt til LBF, afventer tilbagemelding Gadehavegård Penge bevilliget fra DFB, udarbejdelse afventer resultat fra energirenoveringsprojekt. Kongensgade Indsendt til LBF, afventer tilbagemelding. Det skal bemærkes, at det er forventeligt, at der går noget tid, før der kommer besked fra LBF om, at en afdeling er kommet på støttelisten. Derefter går der yderligere en del tid, for midlerne tildeles. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om processen omkring ansøgning til Landsbyggefonden, ventetider på svar osv. Side 10 af 20

11 Projektoversigt Opdateret projektoversigt over selskabets dispositioner og aktiviteter vedlægges som bilag. Der orienteres yderligere på mødet. Referat: 6.14 Repræsentantskabsmøde d. 22. marts 2012 Forud for repræsentantskabsmødet d. 22. marts 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012 Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012 Kaj Erik Schmidt Medlem Repræsentantskabet 2013 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2013 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2013 Winnie Andersen Medlem Ansatte 2013 Dette indebærer, at formand John Adelsteen Andersen, næstformand Mariazara Pervin, medlem Sussanne Pia Hansen og medlem Peter Krogh er på valg på repræsentantskabsmødet. Referat: Alle på valg ønskede at fortsætte. Tinus Lassen spørges om han kan være dirigent. Gadehavegård har ikke meldt ind med repræsentanter. Det blev drøftet, hvordan det blev sikret, at afdelingen får mulighed for at deltage. Det blev besluttet, at afdelingsformanden tilskrives med opfordring om at melde repræsentanter ind til Domea med tilhørende referat om udpegningen. Pia Christiansen orienterede om, at der vil blive indkaldt til valg om medarbejderrepræsentant Afdelingernes stemmeantal på repræsentantskabsmøde 22. marts 2012 Side 11 af 20

12 I henhold til vedtægternes 5 har hver afdeling 1 stemme pr. påbegyndt 125 boliger indtil 375 boliger. Afdelinger med mere end 375 boliger herudover har 1 stemme pr. påbegyndt 200 boliger udover 375 boliger. En repræsentant fra en afdeling kan udover sin egen stemme kun afgive én stemme iht. fuldmagt fra en anden stemmeberettiget. Dette indebærer at alle afdelinger har 1 stemme, på nær Gadehavegård, der har 7 stemmer, Charlottegården, der har 4 stemmer, Prags Boulevard, der har 3 stemmer og Ørnegårdsparken, som har 2 stemmer. Referat: Bestyrelsen drøftede, om stemmefordelingen i repræsentantskabet i henhold til vedtægterne gav en tilstrækkelig mindretalsbeskyttelse og mulighed for indflydelse for de mindre afdelinger, som kun har én stemme hver. Domea udarbejder forslag til ny fordeling, der vil styrke de små afdelingers vægtning i forhold til de store. En ændring af dette i vedtægterne skal godkendes på repræsentantskabsmødet Status på dispositionsfond og arbejdskapital Oversigt over dispositionsfond og arbejdskapital vedlægges. Dette er den seneste status udarbejdet i forbindelse med regnskabet 2010/11. Domea skal gøre opmærksom på, at der på den senest fremlagte oversigt havde indsneget sig fejl fra systemets side, således at det disponible beløb på arbejdskapitalen var blevet vist forkert. Der orienteres yderligere på mødet. Referat: 7 Afdelinger i drift Opgaveskemaer kommunikation og forventningsafstemning mellem driftschef og afdelingsbestyrelse Fremadrettet vil Domea forsøge at styrke kommunikationen og forventningsafstemningen afdelingsbestyrelser og driftschefer imellem. Side 12 af 20

13 Opgaveskemaerne er et initiativ i denne retning og indebærer, at driftschefen med jævne mellemrum udfylder et skema over igangværende og udestående opgaver i hver enkelt afdeling, samt hvornår disse opgaver gennemføres. Disse skemaer sendes til afdelingsbestyrelsesformanden som kommentering. Udover opgaveskemaerne, vil Boligcenter Høje-Taastrup i løbet af foråret igangsætte kundetilfredshedsanalyser, hvor afdelingsbestyrelserne ved ca. 10 hurtige spørgsmål spørges om bl.a. samarbejdet med driftschefen. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om opgaveskemaer og tilfredshedsundersøgelse Charlottegården Ansøgning til pulje i RealDania På mødet d. 30. november 2011 bevilligede bestyrelsen kr. til udarbejdelse af en ansøgning til pulje i RealDania. Der kan forventes svar på ansøgningen i marts. Den færdige ansøgning vedlægges til bestyrelsens orientering. Det indstilles, at bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: John Adelsteen Andersen orienterede om, at Sølvkær også har ansøgt puljen Charlottegården Renovering af faldstammer På det ekstraordinære afdelingsmøde den 9. november 2011 blev bestyrelsen bedt om at komme med et nyt forslag til renovering af faldstammerne for hele afdelingen. Bestyrelsen har fået indhentet tilbud fra Hoffmann på udførelse af strømpeforing af samtlige faldstammer i afdelingen. Tilbuddet har været gennemgået på det ekstraordinære afdelingsmøde 11. januar 2012 og vedtaget med 26 stemmer for forslaget og 6 stemte imod forslaget. Ingeniørfirmaet Orbicon forestår den videre tekniske rådgivning i forbindelse med faldstammerenoveringen. Orbicon har deltaget i rådgivning med skimmelrenoveringen, der sikrer at: Der udarbejdes et summarisk udbudsmateriale, så det sikres at omfanget af gener for beboerne og uforudseelige udgifter minimeres. Der udpeges et antal egnede entreprenører, som skal stille garanti. Der afholdes et udbud på et fælles grundlag, så det sikres at tilbuddene er sammenlignelige. Der skal skrives en kontrakt med tilhørende tids- og betalingsplan. Side 13 af 20

14 Arbejderne forventes gennemført inden ultimo Projektet forventes at medføre en huslejestigning på kr. 117 kr. pr. måned for samtlige boliger. Långiver har betinget sig, at Kommunen stiller garanti for lånet, som er et 30 årigt lån på kr. Det indstilles til bestyrelsen, at den godkender projektet, herunder låneoptagelsen. Referat: Godkendt Prags Boulevard Tilsagn om fortsættelse af helhedsplan Bestyrelsen har tidligere godkendt, at Landsbyggefonden blev søgt om forlængelse af den boligsociale helhedsplan for Holmbladsgadekvarteret, hvorunder afdeling Prags Boulevard hører. Dette tilsagn på i alt kr. er nu givet fra landsbyggefondens side, og indebærer, at helhedsplanen forlænges frem til udgangen af Afdeling Prags Boulevard s andel af betalingen udgør kr. for alle de 15 måneder, forlængelsen løber. DFB har valgt at betale kr. af den hidtidige boligsociale helhedsplan, hvor udgiften for afdelingen har været ca Organisationsbestyrelsen har i forbindelse med godkendelse af at der blev ansøgt om fortsættelse af den boligsociale helhedsplan givet tilsagn om støtte. Det indstilles til bestyrelsen, at tage orienteringen til efterretning. Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til fremtidigt bidrag fra organisationen til den boligsociale helhedsplan i afdeling Prags Boulevard på baggrund af beslutning om politik for støtte til boligsociale helhedsplaner tidligere på mødet. Referat: Organisationen betaler fortsat et tilskud på kr Markedspladsen ansøgning femtedelsordning Afdeling Markedspladsen kommer ud med et underskud på kr for regnskabsåret 2010/2011 og har dermed et samlet opsamlet underskud på kr I regnskabet afskrives der et tab på fraflyttere på kr Yderligere har afdelingen et tilgodehavende på kr , hvoraf kr er sendt til inkasso. Afdelingen har ved regnskabsskæring henlagt kr til tab og henlægger ,- om året. Det betyder, at afdelingen sandsynligvis kan klare afskrivningen af et tab svarende til beløbet, der er til inkasso, i regnskabet 2011/2012. Problemet er på sigt, at henlæggelsen på kr årligt sandsynligvis ikke er tilstrækkelig. Beløbet er i forhold til afdelingens størrelse meget stort, og der er i 1. udkast til budgettet lagt op til en huslejestigning på ca. 11%. Dette vil løfte huslejen fra Side 14 af 20

15 ca. 742 kr./m2 til 828 kr./m2 årligt og vil sandsynlig medføre, at afdelingen vil komme ud i udlejningsproblemer og større tab på fraflyttere. Ovennævnte skal ses i sammenhæng med, at afdelingen generelt har en svag økonomi med små henlæggelser. Der arbejdes derfor med muligheden for at tilføre afdelingen et driftsstøttelån (femtedelsordning) på ca kr. En sådan femtedelsordning indebærer, at organisationen betaler en femtedel af beløbet i tilskud/lån, dvs. ca kr. Hvis en sådan femtedelsordning ikke bliver bevilliget fra Landsbyggefonden da afdelingen i forvejen er i gang med en helhedsplan vil afdelingen vende tilbage med en decideret ansøgning om et tilskud/lån fra dispositionsfonden. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende, at der ansøges Landsbyggefonden om et driftsstøttelån i form af en femtedelsordning, hvoraf DFB skal betale ca. kr Det indstilles ligeledes til bestyrelsen at beslutte om selskabets bidrag til en femtedelsordning skal være et tilskud eller et lån. Samtidig indstilles det til bestyrelsen at tilkendegive, hvorvidt man vil være positivt stillet overfor en nærmere udspecificeret ansøgning om midler til afdelingen. Referat: Organisationsbestyrelsen godkendte lån på kr. fra dispositionsfonden som en del af en femtedelsordning i forbindelse med ansøgning om driftsstøttelån. Organisationsbestyrelsen er klar over, at afdelingen er trængende og vil modtage og behandle en eventuel ansøgning om tilskud, når en sådan indkommer. Bestyrelsen vil især være positiv overfor en ansøgning, som indtænker tiltag til modgåelse af udlejningsvanskeligheder Rosenhaven - Brandsag Mandag den 23. januar 2012 var der brand i en lejlighed Rosenhaven. Brandvæsenet fik slukket ilden og fandt en død person i huset. Brandårsagen undersøges nærmere, men det kan være rygning eller lignende. Den omkomne er husets beboer. Der har den 25. januar 2012 været taksator på som sammen med ejendomsmesteren kører det videre forløb. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere. Orienteringen taget til efterretning. Side 15 af 20

16 Gadehavegård Pressedækning Den 31. januar 2012 skrev Høje Tåstrup Lokalavis følgende om Gadehavegård: Beboere frygter islamisering Domea Lokalavisen Taastrup 31. januar 2012, 1. sektion, side 1 I et brev til politikerne råber beboere i Gadehavegård om hjælp -radikale muslimer er ved at tage magten HØJE TAASTRUP: En ny bestyrelse har taget magten i Gadehavegård, og har lukket en klub for alle, der ikke er muslimer. Lokalerne er blevet indviet af en imam. Desuden er pige-og kvindeklubben i området blevet forment adgang til de lokaler de hidtil har benyttet. Beboerne har fire gange samlet underskrifter ind, men boligselskabet Domea reagerer slet ikke på deres henvendelser. Lokalavisen Taastrup har heller ikke haft held til at komme i kontakt med boligselskabet. På aftenens byrådsmøde vil kommunens SSP-folk fremlægge en handlingsplan. PET er allerede på banen i Gadehavegård. / 02. Radikalisering i Gadehavegård Domea Lokalavisen Taastrup 31. januar 2012, 1. sektion, side 60 Af LARS PRIER Viceborgmester ( DF) HØJE TAASTRUP: På baggrund af et råb om hjælp fra mere end 100 beboere i Gadehavegårdbebyggelsen -som er sendt til samtlige byrådsmedlemmer -er det nu på høje tid at rette et mere end kritisk blik på de radikaliseringstiltag, som en ny bestyrelse i bebyggelsen tilsyneladende står bag eller er med til at fremelske. Således er en klub for børn i skolealderen ( financieret af Gadehavegårds fælles aktivitetskonto) som oprindelig var for alle børn nu ikke længere tilgængelig for IK- KE muslimske børn; lokalerne er ydermere blevet indviet af en imam! En kvindeklub og en klub for piger er ligeledes blevet smidt ud af deres lokaler, for nu vil den nye bestyrelse anvende lokalerne til bedested, moske og koranskole for alle MUS- LIMSKE børn! Set i lyset af at samtlige bestyrelsesmedlemmer med undtagelse af én etnisk dansk kvinde, som er uden indflydelse, er pakistanere og sammenholdt med den kendsgerning, at Hiz But Tahrir desværre er massivt til stede i området, mens denne» Talibanagtige «og kvindeundertrykkende udvikling finder sted, er der al mulig grund til at råbe» vagt i gevær «. I England er der desværre i flere kvarterer udviklet parallelsamfund, hvor det nærmest er islamiske fundamentalister, som sætter dagsordenen, også set i dét lys bør Domea -det almennyttige boligselskab, som ejer Gadehavegård -sætte deres bedste jurister på sagen, så de mange velintegrerede muslimer samt danske beboere, der nu føler sig truet, ikke skal finde sig i at blive diskrimineret og undertrykt. Jeg vil opfordre de mange beboere, som nu føler sig truet, til hurtigst muligt at få indkaldt til en ekstraordinær generalforsamlig. Sørg for at stå sammen, sørg for at mobilisere alle fornuftige beboere og stil op til valg. Kun sådan får I gjort op med fundamentalisterne, for byrådet kan desværre ikke hjælpe jer, det har vi ikke lovhjemmel til. Slutteligt vil jeg udtrykke min undren over, hvad fundamentalistiske muslimer i det hele taget har at gøre i det danske samfund! -skik følge eller land fly. Som svar på den første artikel blev der udsendt en pressemeddelelse den 7. februar 2012 i Høje Tåstrup Lokalavis med følgende ordlyd:» Dørene er altid åbne hos Domea «Domea Lokalavisen Taastrup 7. februar 2012, 1. sektion, side 8 SVAR PÅ KRITIK. Regionschef Pia Christiansen afviser, at beboerne ikke kan trænge igennem hos boligselskabet. Domea har dog kun få beføjelser i forhold til udviklingen i området, understreger hun. Side 16 af 20

17 HØJE TAASTRUP: I sidste uge kunne man i Lokalavisen Taastrup læse, at beboerne i Gadehavegård er bekymrede for udviklingen i området, og at de ikke føler der er nogen opbakning at hente hos boligselskabet Domea, som administrerer afdelingen. Pia Christiansen, som er regionschef i Domes, fortæller at boligselskabet deler beboernes bekymring, men afviser helt at Domea ikke lytter til beboerne.» Jeg har et stort behov for at sige, at ingen har stået udenfor vores dør uden at blive inviteret indenfor. Beboerne er altid velkomne på vores kontor, og det benytter mange sig da også af. Problemet er nok, at beboerne tror, at Domea kan gøre en masse, og det kan vi faktisk ikke. Ny lovgivning har lagt rigtig meget ansvar over til beboerne, og derfor er vores beføjelser ikke så store som administrator, «siger Pia Christiansen. At afdelingsbestyrelsen bruger penge fra den fælles aktivitetskonto til projekter, som ikke alle beboere er tilfredse med, kan Domea ikke ændre på, «siger Pia Christiansen.» Vi kan henstille til noget og rådgive afdelingsbestyrelsen, og det har vi også gjort. Vi har flere gange forsøgt at komme i kontakt med bestyrelsen, og det er lykkedes en enkelt gang at holde et samarbejdsudvalgsmøde. Her udtrykte vi bekymring for udviklingen, og for at aktiviteterne der bliver sat i gang, kun er for de få i området, «siger Pia Christiansen. Hun er opmærksom på, at der blandt en del beboere er et ønske om at få omgjort valget til bestyrelsen, og de fire underskriftsindsamlinger har Domea også modtaget.» Hvis beboerne vil have et omvalg for at få en ny bestyrelse, skal de indsamle underskrifter fra mindt 25 procent af beboerne i området. Det er den eneste mulighed der er, «siger regionschefen. En nærmere undersøgelse af, hvad der skete i forbindelse med journalistens henvendelse til Domea har ikke bragt lys over hvori vanskelighederne bestod. Dog har det afstedkommet at der internt i Boligcenter Høje- Taastrup og Domea er aftalt, at henvendelser fra journalister altid i første omgang henvises til regionschef Pia Christiansen som herefter vurdere, hvem der udtaler sig om sagen. I langt de fleste sager af denne art vil boligcenteret i første omgang kontakte organisationsbestyrelsesformanden og aftale, hvem af parterne der udtaler sig. Med hensyn til pressedækningen af Gadehavegård kan det oplyses, at det er aftalt mellem journalisten ved Høje-Taastrup lokalavis Pernille Rohde og regionschef Pia Christiansen at der løbende holdes kontakt via mails, telefonisk og møder. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere Gadehavegård Status på energirenovering På mødet d. 30. november besluttede bestyrelsen, at skete der ikke snarest fremskridt i sagen om energirenovering i Gadehavegård, ville bestyrelsen overveje at tilbagetrække tilsagnet om støtte til projektet. Status på projektet er at der efterfølgende er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, der har besluttet at fortsætte med energiprojektet. Referat: Gadehavegård Beboerorientering Side 17 af 20

18 Nedenstående orientering er d. 16. februar omdelt til beoerne i Gadehavegård. BEBOERINFORMATION GADEHAVEGÅRD Kære beboer i Gadehavegård, Vi har i Domea i den seneste tid fået en del henvendelser fra en række beboere i Gadehavegård. Henvendelserne har været både telefoniske, skriftlige og ved fremmøde. Henvendelserne har dels drejet sig om afdelingsmødet den , dels om tiltag, som afdelingsbestyrelsen har foretaget eller har planer om. De beboere, der har henvendt sig til Domea, har ønsket at vide, hvad Domea vil gøre i forhold til situationen og afdelingsbestyrelsen i Gadehavegård. I Domea er vi meget opmærksomme på situationen. Vi er i tæt samarbejde med organisationsbestyrelsen i DFB omkring dette, samtidig med at vi har drøftelser med afdelingsbestyrelsen i Gadehavegård. I øjeblikket er vi i gang med at få undersøgt til bunds om lovgivning og de beboerdemokratiske spilleregler er overholdt i en række konkrete tilfælde. Viser det sig, at noget ikke er foregået, som det burde, vil der naturligvis blive skredet ind overfor dette. Desværre har nogle af de beboere, der har henvendt sig, haft en forkert opfattelse af, hvad Domea har ansvar for og kan gøre i forhold til Gadehavegård. Domea er administrator. Det betyder, at vi skal varetage det praktiske omkring DFB og dermed Gadehavegård. Derudover er Domeas opgave at rådgive organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne om beboerdemokratiets spilleregler og sikre, at lovgivningen overholdes. Domea har hverken ønske om eller mulighed for at ændre noget i forhold til lovlige politiske beslutninger og tiltag, der er vedtaget på afdelingsmødet eller igangsat af afdelingsbestyrelsen efter afdelingsmødets ønske. Det er jer som beboere, der bestemmer de overordnede rammer for afdelingsbestyrelsens arbejde og tiltag i Gadehavegård. Det gør I på afdelingsmødet, hvor I vælger jeres afdelingsbestyrelse. På afdelingsmødet godkender I også budgettet og dermed huslejeniveauet. Når I godkender budgettet giver I samtidig afdelingsbestyrelsen retning på, hvad der må bruges penge på i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen er forpligtet til at få afdelingsmødets godkendelse for bestyrelsens arbejde, og større tiltag, som bestyrelsen ønsker at igangsætte. Er et tiltag lovligt besluttet på et afdelingsmøde, er det kun afdelingsmødet, der kan ændre på rammerne for dette tiltag. I kan som beboere forlange et ekstraordinært afdelingsmøde om en sag, hvis 25% af hustandende skriver under på dette. I Domea tager vi alle henvendelser omkring Gadehavegård seriøst, og vi modtager gerne yderligere henvendelser eller svarer på spørgsmål fra både beboere og afdelingsbestyrelse ved fremmøde eller på skrift vores adresse og adresse står nedenfor. Med venlig hilsen Regionschef Pia Christiansen Domea Boligcenter Høje-Taastrup Adresse: Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup hoje-taastrup@domea.dk Kontortid: Mandag-Fredag , Mandag-Onsdag , Torsdag Side 18 af 20

19 Referat: Pia Christiansen orienterede om den generelle beboerorientering og om at alle beboerhenvendelser i den aktuelle sag i videst muligt omfang besvares samme dag Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen 7.11 Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen 7.12 Lukket punkt særskilt bilag til bestyrelsen Klostergården II Ansøgning om tilskud til udskiftning af tagrender, udskiftning af pumpe og etablering af afvandingskanaler Bestyrelsen drøftede på seneste møde ansøgningen fra Klostergården om kr. til forbedring af tagrender, kraftigere pumpe og afledning af regnvand. Bestyrelsen ønskede at vente med at tage stilling til en redegørelse forelå fra Domea BYG. Der orienteres yderligere om dette på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om hvorvidt man vil bevillige kr. til Klostergården II til arbejder som specificeret på seneste møde. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, hvorvidt en eventuel bevilling skal tages fra arbejdskapitalen eller dispositionsfonden. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at sagen nu ligger i voldgift som byggeskadesag. Bestyrelsen besluttede derfor at suspendere ansøgningen, indtil sagen er afgjort Klostergården II Klage i beboerklagenævnet om leasing af snerydningsmateriel Referat: John Adelsteen Andersen orienterede kort om sagen. Kommunen har i et brev bedt om boligorganisationens svar. Pia Christiansen mener, at det er administrationen, der her skal svare. Side 19 af 20

20 Organisationsbestyrelsen var indforstået med, at Domea svarer Sølvkær Afdelingsbestyrelsens konstituering Referat: Kaj Erik Schmidt havde medbragt et bilag, som blev omdelt. Kaj Erik Schmidt forespurgte, om bestyrelsens holdning til, at formanden havde trukket sig, men ikke samtidig var udtrådt af bestyrelsen for at give plads for suppleanten. Organisationsbestyrelsen mente ikke, at dette var i henhold til vedtægterne og indstillede til Domea, at man henstillede til afdelingsbestyrelsen at få bragt forholdet i orden. 8 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: 13. marts 2012 kl , organisationsbestyrelsesmøde, ude, sted følger. 22. marts kl , organisationsbestyrelsesmøde hos Domea. 22. marts klokken 18.00, repræsentantskabsmøde hos Domea. Referat: Mødeplanlægningen blev taget til efterretning. 9 Eventuelt Referat: Susanne har sendt en mail rundt om, at der er blevet ansøgt om en lejlighed til helhedsplanen i Charlottegården. Pia Christiansen kendte til at der var behov for en lejlighed, men ikke noget til en konkret ansøgning i kommunen. Pia Christiansen forespurgte bestyrelsen, om man var indstillet på at tage 2 lørdage om året til at diskutere større politiske emner. Dette var bestyrelsen indstillet på. Side 20 af 20