Åben dagsorden Sektor-MED Myndighed SÆH-sekretariatet

Transkript

1 Åben dagsorden Sektor-MED Myndighed SÆH-sekretariatet Hjørring Kommune 14. december 2016 Side 1. Mødedato: 14. december 2016 Mødet påbegyndt: kl. 09:00 Mødet afsluttet: kl. Mødested: Lokale 049 Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Mødedeltagere 2 2 Godkendelse af dagsorden 2 3 Orientering om økonomi 3 4 Opfølgning på handleplan Myndighed 3 5 Forslag til mødeplan for Borgerteammøder 4 7 Orientering vedr. projektgruppe for tværgående familier 5 8 Orientering vedr. speciallægebesøg i arbejdstiden 5 9 Orientering fra formand og næstformand 6 10 Eventuelt 6

2 Hjørring Kommune 14. december 2016 Side P Mødedeltagere Sagsfremstilling Deltagere: Marianne Carlsen, Mikael Karup Haugaard, Ingelene Schelde, Kari Lundholm, Dorrit Bundgaard, Karin Grøn, Judi Simonsen, Dikra Birkemose, Louise Andersen (sekretær) Beslutning P Godkendelse af dagsorden Sagsfremstilling Godkendelse af dagsorden Beslutning

3 P Hjørring Kommune 14. december 2016 Side Orientering om økonomi Sagsfremstilling Orientering om økonomi Budget 2017 Mikael orienterer om status på de 3 budgetprojekter. Beslutning P Opfølgning på handleplan Myndighed Sagsfremstilling Opfølgning på handleplan Myndighed Handleplan og årshjul er vedlagt som bilag, men kan også findes på y-drevet: Y:\Sundheds Ældre og Handicap\Myndighedskontoret\Handleplan Myndighed Beslutning

4 P Hjørring Kommune 14. december 2016 Side Forslag til mødeplan for 2017 Sagsfremstilling Fredag den 17. februar kl. 09:30-12:00 Fredag den 16. juni kl. 09:30-12:00 Fredag den 15. september kl. 09:30-12:00 Fredag den 8. december kl. 09:30-12:00 + julefrokost kl. 12:00-13:00. Formøder er kl. 08:30-09:30 Beslutning P Borgerteammøder Sagsfremstilling Borgerteammøder Bilag: 1. Specialteams 2. Rapport fra arbejdsgruppen om generel forløbskoordination Beslutning

5 P Hjørring Kommune 14. december 2016 Side Orientering vedr. projektgruppe for tværgående familier Sagsfremstilling Orientering vedr. projektgruppe for tværgående familier. Bilag: Kommissorium for arbejdet med tværgående familier Beslutning P Orientering vedr. speciallægebesøg i arbejdstiden Sagsfremstilling Orientering vedr. speciallægebesøg i arbejdstiden. Mail fra Lillian Andersen: Dommen ændrer ikke på den generelle retsstilling, hvorefter lægebesøg og - undersøgelser i videst muligt omfang skal placeres uden for arbejdstiden, og hvis det ikke er muligt, så på et tidpunkt der er mindst muligt forstyrrende for arbejdet. Det fremgår direkte af landsrettens begrundelse. Dommen er konkret begrundet og kan derfor ikke tillægges nogen generel betydning for retspraksis. Dommen lægger bl.a. vægt på, at undersøgelsen allerede var planlagt, inden medarbejderen tiltrådte stillingen, hvorfor det ikke har været muligt at placere undersøgelsen uden for arbejdstiden. Det er endvidere tillagt vægt, at der var særlige gener forbundet med undersøgelsen både før og efter, den blev gennemført, som kunne sidestilles med sygdom.

6 Det betyder, at dommen ikke har nogen betydning i forhold til gældende praksis i Hjørring Kommune. Hjørring Kommune 14. december 2016 Side 6. Med venlig hilsen Lillian Andersen Løn- og personalechef Beslutning P Orientering fra formand og næstformand Sagsfremstilling Orientering fra formand og næstformand. Beslutning P Eventuelt Sagsfremstilling Eventuelt Beslutning

7 Handleplan Myndighed SÆH Revideret den 9. september 2016 Årshjul Mål Indhold Tovholder Aktører Opstart Deadline Bemærkninger Udarbejde årshjul for Ledergruppen Ledergruppen Løbende Fælles plan for årets investeringsstrategien 2016 opdaterin aktiviteter g Rehabilitering Kompetenceudvikling Rehabilitering for ældre Ledelsen Myndighed SÆH Udfører Faglig udvikling Økonomi Motiverende samtaler Svære samtaler Samarbejde med pårørende Redskaber til konfliktløsning Empowerment, forløb med Marselisborg centret Det gode samarbejde bedre kendskab til egne udførere Efteråret Der er planlagt et forløb vedr. rehabilitering og målsætning for ældre Ledelsen Myndighed SÆH Er en del af Empowerment forløbet i MH. Overvejelser ift. tilsvarende forløb i 2017 for MS og MÆ. Midler tilført i 2016 fra værdighedspuljen Arbejdsmarkeds området Myndighed Handicap Dec 2015 Septembe r 2016 Myndighed Handicap Efterår 2016 Opfølgningsdag skubbet til Tværfaglighed og helhed Tværfaglige konferencer 83a Planlægning og sagstyper, Der arbejdes kontinuerligt med effektiv mødeafvikling. Myndighed SÆ Evt. tilpasning afventer endelig organisering på Ældreområdet Side 1

8 Mål Indhold Tovholder Aktører Opstart Deadline Bemærkninger Rehab-team jobcenter Målgruppe og sagstyper Mikael Marianne Myndighed H Vurdering er at det fungerer fint ift. målgrupper og samarbejdet iø. Udvidet rehabiliteringsstrategi (investeringsstrategi) Overgang fra barn til voksen Projekt Relationel koordinering Ledelsen Myndighed H Jobcentret Bostøtte-udfører Fællesmøder med ledelse i BU Ungekoordineringsmøder Ledelsen Myndighed H Børne-unge Obs ift. hjælpemidler Kortlægningen er afsluttet og der skal nu arbejdes på at forbedre kommunikation og samarbejdet hvor det er relevant. Fokus på overdragelse og samarbejde ml. myndighederne. Ny afdelingsleder i Børne-handicap. Der tages initiativ til et tættere samarbejde mellem SÆH og BU Obs ift. Hjælpemidler Børn Tydelighed i ledelsen Samarbejdspartnere Ift. medarbejdere Tydeliggøre Myndighed og vores behov og muligheder i samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere Tydelighed skal komme til udtryk i: - Prioritering af (kerne)opgaver og sikkerhed for ledelsesmæssig opbakning - Økonomiske forhold Ledelsen Ledelsen Løbende fokus Ledelsen Ledelsen + feedback fra medarbejderne Løbende opmærks omhed Sparring i ledergruppen. Medarbejderne bidrager via dialog hvis de oplever utydelighed. Side 2

9 Mål Indhold Tovholder Aktører Opstart Deadline Bemærkninger - Ved uenighed ift. opgaveløsning i de enkelte teams - Hvad der er til diskussion og hvad der ikke er - Forventninger til medarbejdere Økonomisk bevidsthed i ord og handling Bedre udnyttelse af vores arbejdstimer og teams Gør det vi siger! Ledelsen Ledelsen Løbende fokus Effektivisering ift. arbejdsgange og metoder Gennemførelse af Lean på relevante arbejdsgange Ledelsen Myndighed SÆH Myndighe d S, Æ og H gennemfø rer eet forløb hver i løbet af 2016 Sparring i ledergruppen Leanproces i myndighed handicap afsluttet. Sundhed har gennemført leanforløb ift. edifact. Forløb i Ældre påbegyndes planlægning Interne møder Eksterne møder Godt købmandsskab i forhold til 83 og 83a Tilpasning af mødestruktur Opmærksomhed hos alle på at møderne er effektive Løbende vurdere om mødehyppigheden kan reduceres Reducere deltagelse i eksterne møder i samarbejde med de øvrige afdelinger Det skal undersøges hvad der driver udviklingen på de 2 -er og det skal tages op i følgegruppen/chefgruppen Ledelsen i samarbejde med medarbejderne Marianne Myndighed SÆH Øvrige forvaltninger og samarbejdspartnere Myndighed Ældre og SÆ hjemmepleje + private leverandører Faglig Løbende fokus på hvilke møder der skal prioritere s Er igangsat Løbende opmærksomhed og opfølgning én gang årligt. obs på indflydelse er vigtig og hvilke møder der skaber værdi for SÆH og HJK Er afsluttet. løbende opfølgning via ledelsesinfo Side 3

10 Mål Indhold Tovholder Aktører Opstart Deadline Bemærkninger udvikling/økonomi Skarphed på målgruppen for 83a, Flest mulige borgere i effektive 83a forløb, obs på tidshorisont og formål Ingelene Myndighed Ældre SÆ hjemmepleje + private leverandører Faglig udvikling Igangsætt es umiddelb art Følges via ledelsesinformation Hjælpemidler og velfærdsteknologi Godt købmandsskab i forhold til 85 Ledelsesinformation Godt købmandsskab ift. eksterne tilbud Hvordan anvender vi hjælpemidler og velfærdsteknologi til kompensation (Bedre brug af hjælpemidler) Evaluere pakkerne (størrelse, hvad bruges de til, flytning fra den ene pakke til den anden) Sikre bedst mulig og relevant ledelsesinformation Ingelene Mikael Marianne Myndighed Ældre og Sundhed SÆ hjemmepleje + private leverandører Faglig udvikling Velfærdsteknologite am Myndighed Handicap, Økonomi, Faglig udvikling Ingelene, Mikael Økonomi CARE/EKJ Udvikling af model for TOT Mikael TOT-team Kim Sørensen Igangsætt es umiddelb art Løbende udvikling Samarbejde med biblioteket om oplysning omkring småhjælpemidler og velfærdsteknologi. Fokus på gevinstrealisering. Skal opprioriteres jf. handleplan for det specialiserede område er flyttet over på budgetprocessen Den gode modtagelse Chefgruppen har haft drøftelse med Adm og Service for tilpasning af info. Der sættes fokus på mere ledelsesinfo ift. handicap og sundhed efter sommerferien Ekstern bostøtteprojekt igangsat. Dialogmøder og opfølgning med Regionen. Indgår fremover i Side 4

11 Mål Indhold Tovholder Aktører Opstart Deadline Bemærkninger Styrket borgerkontakt (budgetprojekt 2017) Side 5

12 Årshjul Myndighed - projekter revideret Tema Afdeling November December kvt 2.kvt 3.kvt 4.kvt Strategi: Leanproces Handicap BPA H Leanproces Sundhed S Leanproces Ældre Æ TOT, eksterne tilbud H Overgang barn/voksen - samarbejde HÆ Viden om udfører H Kompetenceudviking Den svære samtale SÆH Kerneopgaven Æ Kerneopgaven S Evaluering strategi Alle Tilpasning mødestruktur Alle Budgetprojekter: Styrket borgerkontakt (investeringsstrategi) Misbrug Selvvisitering - udviklingsprojekt Den gode modtagelse - omlægning af bostøtte Nyt EOJ system H H SÆ H SÆH Øvrige projekter: Handleplan ventetider Æ Handleplan spec. Voksen/styringsmodel H Fremtidens hjemmehjælp SÆ Arbejdsrettet rehab Alle - Bostøtte/mentorstøtte H Revisitering 83 Æ Projektgruppe vedr. tværgående familier H Blå=planlagt Rød= skal planlægges

13 Samarbejdet mellem borgerteams og specialteams Samarbejdet tager udgangspunkt i sagens karakter: Et enkelt forløb, hvor den enkelte myndighedsperson evt. med sparring fra andre løser opgaven selvstændigt Et sammensat forløb, hvor en eller flere fagligheder fra et enkelt driftsfællesskab involvere Et koordineret forløb, hvor flere fagligheder fra forskellige driftsfællesskaber involveres og bygger på IT og samarbejde i dagligdagen. I specialteamsene skal vi være opmærksomme, om der er en sag i gang hos den enkelte borger. Når det er tilfældet, da at tage kontakt til: relevant sagsbehandler ved enkel og sammensatte forløb det samlede borgerteam ved koordinerede forløb. Dette sker på møderne i borgerteamet. sætte sager på dagsordenen i de relevante borgerteams Hver mandag/tirsdag se på dagsorden på Y-drevet og så dukke op på mødet, når det er relevant Sparing og videndeling Medlemmer fra specialteams kan deltage i møderne i de faglige netværk. Møderne her er mhp læring i forhold til principielle sager og faglige forhold generelt. Netværket for Hjælpemiler og bolig har møder a 2 timers varighed hver anden uge. Sparing handler om at blive klogere og kan omfatte at: Få luftet en sag Afklaring a serviceniveau Udviklingen på bevillingsområdet Sparing kan finde sted: på tomandshånd i det faglige netværk uden for forvaltningen og kommunen Implementering Vi går i gang Information til borgerteams på møder i slutningen af oktober Opfølgning på aftaler inden jul Organisations- og udviklingskonsulent Per Kloster, MPM, Grønslet 22, 9430 Vadum Telefon pkl@os.dk, Side 1 af 2

14 Øvrige emner Vi skal huske at hilse på nye (orientring pr mail, når der kommer nye) Oprettelse af mailgrupper Tydelighed i udviklingsprocessen Mødestrukturen i myndighedsafdelingen skal være klar for alle Hvad er informations/kommunikationspolitikken i myndighedsafdelingen? Holder vi møderne med borgerne på den rigtige måde (sikre samskabelse møder hvor borgeren/familien ikke skal præstere ) Møde i de 3 specialteams 11. oktober 2013 Organisations- og udviklingskonsulent Per Kloster, MPM, Grønslet 22, 9430 Vadum Telefon pkl@os.dk, Side 2 af 2

15 3. juni 2013 Rapport fra arbejdsgruppen om generel forløbskoordination Som et led i forberedelse af ny organisering blev der afviklet et personaleseminar for myndighedskontoret i perioden 31. januar 1. februar I forlængelse heraf er det på Sektor- MED besluttet, at nedsætte en arbejdsgruppe om generel forløbskoordination. Arbejdsgruppen beskriver i det følgende procedurer og et arbejdsredskab der sikrer, at der sker forløbskoordination i komplekse sager i den nye organisering pr. 1. august Det beskrives konkret, hvordan et borgerforløb planlægges, koordineres og følges op og det præciseres i hvilke sager, der skal ske forløbskoordination. 1: Definition af forløbskoordination. 2: Præcisering af hvilke typer af sager der kræver forløbskoordination. 3: Arbejdsredskaber til understøttelse af forløbskoordination. 4: Dokumentation af indsatsen. 5: Arbejdsgangsbeskrivelse. Arbejdsgruppen bestod af: Sine Jonasen, Myndighed Sundhed Kirsten Birkholt Nielsen, Myndighed Sundhed Birgit Lindskov, Myndighed Ældre Mette Jensen, Myndighed Handicap Lisbeth Spang, Myndighed Handicap Inga Larsen, Myndighedskontoret Mikael Karup Haugaard (formand for arbejdsgruppen) Arbejdsgruppen har afholdt 3 møder og skal afrapportere den 4. juni Indledning Borgerteams og generelforløbskoordination Borgerteamet arbejder generelt helhedsorienteret og tværfagligt i de sager der kræver dette. Generel forløbskoordination med forløbsplan (se nedenfor) er forbeholdt komplekse borgerforløb. Helhedsorientering og tværfaglighed er en arbejdsform, der kan sikre, at der er sammenhæng i indsatsens mål og resultater og i processen som helhed. Samtidig kan en tidligt stillingtagen og iværksættelse af generel forløbskoordination have en forebyggende effekt. Forløbskoordinator er lig med tovholder på, at sagen når "i mål". En helhedsorienteret arbejdsform tager udgangspunkt i borgerens hele livssituation med fokus på Sundheds,- Ældre,- og Handicapområdets ydelser. Denne helhedsorientering betyder, at myndighedspersonerne ikke kun skal anvende deres eget faglige speciale som udgangspunkt. Helhedsorientering handler også om, at borgeren skal opleve samarbejdet med kommunen og indsatserne som forståelige, meningsfulde, behovsdækkede og sammenhængende. 1

16 Borgerteamet er en samling af fagpersoner som: - Oplever at have fælles definerede mål. - Har en arbejdsdisciplin i.f.t. Fællesskabet - Kan udføre - udvikle - lede teamets arbejds- og værdiskabende processer - Kan skabe synergi i opgaveløsningen - Opfatter sig selv som et team. Borgerteamene Teammøder i borgerteamene kører efter en fast kadence og ligger på en fast ugedag, så de små teams har mulighed for at planlægge deltagelse i møderne og evt. have dem reserveret i egen kalender. De små teams skal i opstartsfasen være synlige i borgerteamene. Eventuelt med en orienteringsrunde med henblik på, at man lærer hinandens fagområder yderligere at kende. Når en sag modtages, og det tyder på at sagen kræver tværfaglighed, drøftes denne i borgerteamet. Borgerteamet drøfter kompleksiteten og vurderer, om der er behov for generel forløbskoordination. Er der brug for generel forløbskoordination udpeges en generel forløbskoordinator (se nedenfor) Monofaglige sager skal ikke drøftes i borgerteamet. Det samme gælder (ikke komplekse) sager, der kan løses mellem to til tre teammedlemmer gennem det daglige samarbejde. Det enkelte teammedlem afgør selv, om en sag skal sættes på til drøftelse i borgertemaet. Dog skal alle komplekse borgerforløb dagsordenssættes. I opstartsfasen er der vigtigt, at alle møder op til borgerteamsmøder med henblik på: At få indarbejde en rutine omkring møderne At få fælles forståelse omkring serviceniveau At få oparbejdet kollektiv viden om, hvilke sager der bør drøftes i borgerteamet At få fælles forståelse for, hvilke sager der egner sig til generel forløbskoordination. At blive et dynamisk og effektivt team Der ingen krav til i hvilket omfang, sagen skal være belyst inden fremlæggelse i borgerteamet. Det kan således være ud fra en umiddelbar "førstehåndsvurdering", at sagen fremlægges på borgerteammøde. Dagsorden ved borgerteammøder (det praktiske omkring dagsorden er endnu ikke afklaret) Faste punkter på dagsorden til borgerteammøderne: Godkendelse af dagsorden Borgerteamsager Teamsamarbejde og borgerteamets praktiske drift. evt. 2

17 Anbefalinger/tiltag Det anbefales at der iværksættes kompetenceudviklingsforløb med fokus på teamudvikling og teamsamarbejde. Der skal tages stilling til hvem der genererer dagsorden til møder i borgerteamene. 2. Præcisering af hvilke typer af sager der kræver generel forløbskoordination Generel forløbskoordination Generel forløbskoordination, hvor der skal udarbejdes en forløbsplan sker i komplekse sager, som kræver en tværfaglig indsats med flere aktører både internt og oftest er der også eksterne aktører på banen. Der er typisk tale om sager der kræver koordinering over en længere periode (måneder) inden borgeren er i mål. Disse komplekse sager forudsætter et tæt koordineret samarbejde mellem teamets forskellige fagpersoner, herunder også evt. inddragelse af de små teams (Misbrugsteam, Børn/bolig, bilteam og TOT) Senhjerneskadede er undtaget. Da de håndteres af udpegede forløbskoordinatorer på hjerneskadeområdet. Formålet med generel forløbskoordination og udarbejdelsen af en forløbsplan er at sikre, at teamet arbejder frem mod på forhånd aftalte fælles mål, som også er klientens mål, samt at indsatserne er koordineret. Teammedlemmerne søger at anvende egen ekspertise med henblik på, at nå i mål med den fælles plan. Der er således tale om en fælles arbejdsproces, hvor der planlægges et struktureret program, formuleres mål, dokumenteres og evalueres i fællesskab. Det forudsætter god forståelse faggrupperne imellem, hvilket blandt andet kan tilvejebringes gennem et fælles sprog og en fælles forståelse for arbejdsprocessen. Vi har som forudsætning, at et af formålene med Borgerteams er, at samarbejdet mellem de tre nuværende myndighedsområder styrkes. Det vil bl.a. sige, at der løbende sker vidensdeling og orientering i forhold til de sager, som behandles i teamet, også med inddragelse af et eller flere små-teams. Med henblik på at opnå fælles forståelse for arbejdsprocessen i generel forløbskoordination, udpeges en af borgerteamets medlemmer til at være tovholder på forløbsplanen. Se nedenfor. 3. Arbejdsredskaber til understøttelse af generel forløbskoordination It-redskaber er en udfordring lige nu, da myndighedskontoret ikke har et fælles fagsystem for sundhed, ældre og handicapydelser. Der arbejdes dog pt. med indkøb af fagsystem, som på sigt vil tilvejebringe en fælles arbejdsplatform. Manglen på fælles it-redskab indebærer, at der skal arbejdes i flere systemer parallelt. (sbsys, CARE) Der tænkes oprettet en styringsreol i hvert distrikt, som kan håndtere sager vedr. generel forløbskoordination. Styringsreolen ligger i sbsys. Dette kan på sigt også tilvejebringe statistik over antallet af komplekse forløb. 3

18 Der er udarbejdet skabelon til forløbsplan til anvendelse ved generel forløbskoordination. Skabelonen skal anvendes som et dynamisk redskab og ved opfølgningsmøder i det koordinerende team opdateres planen og journaliseres på sbsys (Se arbejdsgangsbeskrivelse nedenfor). Der vil være brug for kompetenceudvikling på området, med henblik på udvikling af teamsamarbejdet og forløbskoordinatorrollen. Det foreslås, at der efter et år foretages evaluering af, hvordan de 4 distrikter har arbejdet med generel forløbskoordination. Dette med henblik på fælles læring og vidensdeling på tværs af distrikterne. (eks. audit undersøgelse) 4. Dokumentation af indsatsen Sager i borgerteamene dokumenteres som hidtil i det fagsystem man normalt arbejder i. Dog gælder ved sager der kræver generel forløbskoordination, at der også oprettes en sag om generel forløbskoordination i sbsys. Sager vedrørende generelforløbskoordination sættes på dagsorden i borgerteamet. (Administrativt team udarbejder dagsorden til borgerteamene. Teammedlemmerne melder løbende punkter ind/er endnu ikke afklaret) 5. Arbejdsgangsbeskrivelse Generel forløbskoordination kan afgrænses til komplekse sagsforløb. Formålet er, dels at sikre at borgeren får een indgang til systemet og ikke skal famle sig forvirret rundt og dels, at der er een person i Myndighed, der har overblikket i og kan styre sagen. Typisk vil der være brug for generel forløbskoordination i sager vedrørende (eksempler): Borgere (typisk hjemmeboende) med progredierende lidelse, der bevirker kognitive skader og evt. med børn under 18 år, enten hjemmeboende eller på samvær, Borgere med svære funktionsnedsættelser på baggrund af sindslidelse, demenslignende tilstande og/eller evt. udviklingshæmning, der ikke magter mange kontakter og/eller ofte kontakter og der kan opleves et stort behov for koordinering af indsatsen fagpersonerne imellem. Borgere der er svært socialt udsatte f.eks. på grund af misbrug. Typisk er der i disse sager kontakt mellem flere teams og et eller flere udfører-led, andre forvaltningsgrene og pårørende. Det er ofte ikke givet ved start af en sag, at der er behov for forløbskoordinator det kan være som tingene udvikler sig. Behovet forventes at blive løbende vurderet i Borgerteam evt. efter henvendelse fra et af de små teams. Udpegning af generel forløbskoordinator 4

19 Når Borgerteamet er enig om at der skal oprettes en sag om generel forløbskoordination og der er udpeget en generel forløbskoordinator udfyldes skema Forløbsplan 1 (Se bilag) Skemaet journaliseres i SBsys under overskriften generel forløbskoordination sags nummer XXXXX Borgerteamet er ansvarlig for udfyldelse af skemaet, og forløbskoordinator er ansvarlig for løbende a jourføring af skemaet. At det sker i SBsys er ikke udtryk for, at det altid er en handicap-myndighed-sagsbehandler, der er forløbskoordinator. Det forventes at alle vil kunne begå sig i hhv. Care og Sbsys på nødvendigt niveau (sidemandsoplæring). Skemaet er ikke en journal, men alene et samarbejdsredskab den enkelte involverede skal fortsat sørge for dokumentation som vanligt i eget system og skal tilbagemelde til Forløbskoordinator i henhold til aftaler. Når der er udpeget en Forløbskoordinator, tager Forløbskoordinator kontakt til borgeren og præsenterer sig og laver aftaler om rolle og kontaktform, (herunder sørge for samtykke). Forløbskoordinator er ansvarlig for koordinering i forhold til borgeren Forløbskoordinator er ikke ansvarlig for alle borgerens sager i kommunen. Ved valg af forløbskoordinator skal Borgerteamet forholde sig til, hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at forløbskoordinator er én af de personer, der er meget involveret i sagen og i forvejen har et godt kendskab til borgeren eller om det bør være en mere neutral person i nogle situationer. Det bør være en aftale, at sager der er omfattet af generel forløbskoordination prioriteres, og en selvfølge at alle arbejder efter indgåede aftaler, så aftaler vedrørende borgeren samt tidsfrister kan overholdes. Der er tale om en løbende proces, hvor der holdes flere møder og hver teammedlem løser opgaver ud fra sit fagområde mellem møderne eller melder tilbage til forløbskoordinatoren mellem møderne. Faglige aktører kan falde fra i koordinationsforløbet alt efter indsatsen art, og hvor lang man er i sagsforløbet. BILAG 1 Forløbsplan (til generel forløbskoordination): Dato: Forløbskoordinator: Distrikt: 1 Forløbsplanen ligger som standardskabelon på Sbsys (Det kommer den til) 5

20 Vedr: Cpr.nr.: Navn: Adresse: Tlf.nr.: Startdato: Opfølgningsdato: Formål med koordinationen: Involverede: Navn: Myndighed / Udfører: Rolle: Aftaler: Tilbagemeldinger: 6

21 Opfølgning: Dato: Nye aftaler: Tilbagemeldinger: Opfølgning: Dato: Nye aftaler: Tilbagemeldinger: Opfølgning: Dato: Nye aftaler: Tilbagemeldinger: Opfølgning: Dato: Nye aftaler: Tilbagemeldinger: 7

22 Opfølgning: Dato: Nye aftaler: Tilbagemeldinger: Afslutning: Dato: Bemærkninger: Forløbskoordinator: BILAG 2 8

23 Det interdisciplinære team forudsætter et tæt koordineret samarbejde mellem teamets forskellige fagpersoner. Disse arbejder mod på forhånd aftalte fælles mål, som også er klientens mål. Hvert teammedlem søger at anvende egen ekspertise med henblik på at støtte pt. i at nå disse mål. Der er tale om en fælles arbejdsproces, hvor der planlægges et struktureret program, formuleres mål, dokumenteres og evalueres i fællesskab. Det forudsætter god forståelse faggrupperne imellem, hvilket blandt andet kan tilvejebringes gennem et fælles sprog og en fælles forståelse for arbejdsprocessen. 9

24 Kommissorium for arbejdet med tværgående familier Indhold: Baggrund...1 Mål...1 Forløb...2 Organisering...3 Evaluering og Leverancer...4 Tidsplan og estimeret tidsforbrug...5 Baggrund På tværs af BSU-udvalget, SÆH-udvalget og Arbejdsmarkedsudvalget er man optagede af familier, der på baggrund af komplicerede problemstillinger indgår i sagsbehandlingsforløb i flere af de tre forvaltningsområder. Baggrunden for nærværende kommissorie er en afdækning af de tværgående familier, der bekræfter tesen om, at vi har en fællesmængde af familier, der modtager ydelser og diverse indsatser på tværs af forvaltningsområderne og dermed har mange kontakter i det kommunale system at forholde sig til. Det drejer sig om familier, hvor et eller flere af børnene har en sag på børne- og familieområdet, og hvor forældrene modtager overførselsindkomst samtidig med, at de modtager tilbud på handicap, psykiatri og/eller misbrugsområdet. Med projektet sættes der fokus på, hvordan de tre forvaltningsområder kan koordinere indsatserne på tværs og dermed give de pågældende familier en bedre koordineret sagsbehandling og dermed en mere sammenhængende og helhedsorienteret oplevelse af kontakten med det kommunale system. Mål Målet er, at familier med en bred kontaktflade ind i Kommunen sikres den bedst mulige oplevelse i form af en koordineret og helhedsorienteret indsats. Dette både så borgerene får en bedre oplevelse, samt at kommunen får mest muligt ud af indsatsen, idet den er koordineret på tværs af forvaltninger. Mere konkret er der således 2 mål: En helhedsorienteret, tværgående og koordineret indsats som bevirker o at indsatserne spiller sammen og ressourcerne anvendes bedst muligt o samarbejde og vidensudveksling på tværs i organisationen grobund for en tættere samarbejdskultur og den tværfaglige sagshåndtering udvikles 1

25 Familierne er i centrum og har overblik over egen situation o familierne understøttes til at få overblik o forældrene kommer tættere på arbejdsmarkedet og børnenes trivsel øges Forløb På baggrund af den forudgående analyse (2015-data), som viser, at der er mange kontaktpersoner og fagprofessionelle omkring de valgte familier foreslås igangsat et pilotprojekt, hvor samme udvælgelseskriterier er udgangspunktet ift. at finde konkrete familier. Som en del af pilotprojektet foreslås en koordinatorfunktion som forankres i Familieafdelingen, således Familieafdelingens sagsbehandlere som en naturlig forlængelse af deres nuværende koordinatorfunktion skal fungere som koordinerende på tværs af de tre forvaltningsområder. Det vil sige, at rådgiverne i et udvalgt distrikt, på baggrund af kriteriet om at have en sag på børne- og familieområdet samtidig med, at forældrene modtager overførselsindkomst og de modtager tilbud på handicap, psykiatri og/eller misbrugsområdet, udvælger 5-6 konkrete familier. Ift. disse konkrete sager afprøves en model, hvor sagsbehandleren er forløbskoordinator, hvilket vil sige, at de indkalder de relevante parter til møder omkring og med borgeren. Denne koordinering skal ske således medarbejdere og forældrene får et overblik over det tværfaglige samarbejde i forhold til en familie. Et overblik i forhold til, hvem der arbejder sammen, hvad der arbejdes sammen om og hvilke indsatser, der er sat i gang. Selv om hver enkelt fagperson er meget fokuserede på egen monofaglige indsats, så er den tværfaglige indsats og systematiseringen af dette arbejde af afgørende betydning for indsatserne og i sidste ende for børnene og familiernes udbytte heraf. Derfor får forløbskoordinatoren i dette pilotprojekt mandat og legitimitet ift. at indkalde de relevante parter på arbejdsmarkeds-, handicap-, psykiatri- og/eller misbrugsområdet. Det, der drøftes på disse koordineringsmøder, er således mål og indsatser ift. familien, samt sammenhængen mellem disse på de forskellige områder. Forløbskoordinatoren styrer møderne og forsøger at skabe overblik for familien samt samstemme de forskellige mål, således indsatserne bliver en del af en helhedsorienteret indsats. Udover at forsøge sig med denne samarbejdsmodel skal der i pilotprojektet ligeledes arbejdes med, hvordan man tidligere kan opspore disse familier, således en koordineret indsats kan sættes ind hurtigere. Derfor foreslås det ligeledes, at efter pilotprojektet har gjort sig nogle erfaringer med denne samarbejdsform, så inddrages sagsbehandlerne i arbejdet med udformningen af opsporende spørgsmål, som evt. kunne bruges i Modtagelsen i familieafdelingen. Der udformes således en opsporingsmodel, som ligeledes afprøves i pilotprojektet. Både opsporings- og samarbejdsmodel evalueres. 2

26 Organisering Projektejer Politisk koordinationsudvalg Styregruppe Projektleder Direktionsrepr. chef fra hvert forvaltningsområde Projektgruppe Afdelingsledere/teamle dere og udvalgte sagsbehandlere fra hver af de involverede afdelinger Projektejer: Det politiske koordinationsudvalg understøttet af de tilknyttede direktører er projektejere. Projektejer orienteres løbende om projektets drift og fremdrift. Styregruppe: De ansvarlige chefer udgør sammen med en repræsentant fra direktionen og projektlederen styregruppen, som er ansvarlig for: Igangsætning og forløb (efter beslutning) Information og motivation Koordination herunder projektlederfunktion Forslag til løbende projektjustering Evaluering Orientering/beslutningsoplæg til styregruppe Implementeringsmodel (opsamling af erfaring/læring vedr. samarbejdsmodel og opsporingsmodel (produktionsmål)) Projektgruppe: Afdelingsledere, teamledere og sagsbehandlerpræsentation fra de involverede områder indgår i projektgruppen, som har ansvaret for den praktiske gennemførelse. Der kan nedsættes underarbejdsgrupper, der udgår fra projektgruppen. Der vil være konkrete praktiske opgaver i tilknytning til projektet, som projektgruppen skal arbejde med fx ift. valg af evalueringsdesign, praktisk udførelse vedr. evaluering, udarbejdelsen af opsporingsmodel osv. Projektleder: 3

27 Projektets aktiviteter følges og bindes sammen af en gennemgående projektleder, som følger projektet og indgår som tovholder i pilotforløbets enkeltdele. Evaluering og Leverancer Såvel opsporings- som samarbejdsmodel skal evalueres. Dette indebærer, at der opstilles nogle kriterier for effektmåling f.eks. Er familierne kommet tætter på arbejdsmarkedet (ydelse/støtte)? Er trivsel forbedret hos voksne og børn (progressionsværktøjer, fravær m.v.)? Familiernes oplevelse (involvering/ i centrum - spørges løbende samt rådgivervurderinger) Vurderinger/effekt af tværfagligt samarbejde (familier og fagprofessionelle) Når pilotprojektet afsluttes, er nedenstående produceret: Samarbejdsmodel: En samarbejdsmodel med sagsbehandler fra Familieafdelingen som forløbskoordinatorer afprøves og evalueres. Opsporingsmodel: En opsporingsmodel udarbejdes, afprøves og evalueres. Implementeringsmodel: En implementeringsmodel ift. hvordan ovenstående evt. kan indtænkes i drift udarbejdes. 4

28 Tidsplan og estimeret tidsforbrug kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Forberedelse (herunder drøftelse og beslutning vedr. model) Opstartsmøde (fagpersoner, ledere, chefer og direktører) - mål og model Pilotforløb Politisk koordinationsudvalg - orientering Opsporingsmodel udarbejdes Opsporingsmodel aktiveres/afprøves Politisk koordinationsudvalg - orientering Opsporingsmodel evalueres Oplæg til Implementeringsmodel behandles (koordinationsudvalg m.v.) Forberedelse til drift (information, uddannelse, opkvalificering m.v.) Estimeret tidsforbrug for: Styregruppe: 8 møder af 1 ½ times varighed i løbet af den 2-årige pilotperiode. Projektgruppe: 15 møder af 2 timers varighed i løbet af den 2-årige pilotperiode samt afledte arbejdsopgaver. Projektleder: 1 arbejdsdag ugentligt i den 2-årige pilotperiode. 5

29