Projektbeskrivelse Tværgående tovholderfunktion

Transkript

1 Projektbeskrivelse Tværgående tovholderfunktion Udarbejdet af: Arbejdsgruppen for tovholderfunktionen v. Mette Wulf og Lene Oleander Møller Arbejdsgruppen består derudover, af: - Sekretær: Kamilla Poulsen (Opvækst og Læring) - Rikke Louise Nielsen (Opvækst og Læring) - Mikael Kunst (Sundhed og Omsorg) - Sofie Ziegler (Sundhed og Omsorg) - Pia Pedersen (DH) - Jos Bisschop (Handicaprådet) Dato: Sagsnummer.: A

2 Projektorganisation Projektejer Styregruppeformand Projektleder Styregruppe Projektgruppe Følgegruppe Programledelsen Keld Vejen Hansen (Arbejdsmarked) Mette Wulf (Opvækst og Læring) Mette Wulf (Opvækst og Læring) Mikael Kunst (Sundhed og Omsorg) Pia Pedersen (DH Faaborg-Midtfyn) De 6 tovholdere Anne-Merete Mikkelsen Jack Odgaard Hans Larsen (DH - Faaborg-Midtfyn) Projektansvarlig enhed Styregruppen har reference til programledelsen. Projektets baggrund og formål Baggrund: DH har længe haft et ønske om, at Faaborg-Midtfyn Kommune styrkede tovholderfunktionen i sagsbehandlingen på det sociale område / handicapområdet. Socialudvalget besluttede derfor, i juni måned 2015, at igangsætte en proces for at etablere en tværgående tovholderfunktion. Dette med startskuddet d. 5. oktober 2015, hvor der blev afholdt en temadag med efterfølgende beslutning om at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle beskrive, hvordan den tværgående tovholderfunktion kan håndteres. Denne arbejdsgruppe har i 2016 arbejdet på et oplæg omkring igangsætning af et projekt om en tværgående tovholderfunktion til politisk vedtagelse ultimo Nærværende projektbeskrivelse er resultatet af dette arbejde. Ønsket om en tværgående tovholderfunktion bunder i, at DH er opmærksom på, at det for mange borgere kan være et problem, når der i deres sag er flere sagsbehandlere og afdelinger involveret. Tovholderfunktionen skal være med til at sikre en helhedsorienteret sagsbehandling på tværs af fagcentre. Formål: Borgere/familier, der har flere sagsbehandlere tilknyttet, og som har svært ved at bevare et overblik over deres egen sag, skal have mulighed for at få udpeget en tværgående tovholder. En tovholder der står for koordineringen, har et samlet overblikket over sagen og kan guide borgeren/familien. Ønsket med at oprette en tværgående tovholderfunktion er, at give borgeren bedre mulighed for at være aktivt deltagende i egen sag ved at sikre, at vedkommende kan overskue, hvad der foregår i de forskellige myndighedsafdelinger. Side 2

3 Derudover kan der være en gevinst i at flere parter ikke gør det samme og ikke træder hinanden over tæerne ligesom den ekstra koordinering gerne skulle forebygge, at sager når at blive yderligere komplicerede. Projektets resultater / målsætninger Borgeren skal opleve at blive set som hele mennesker, at deres sag bliver koordineret optimalt, og at kommunens sagsbehandlere hele tiden er opdateret også i forhold til de øvrige sagsbehandleres indsats. Borgeren skal opleve en kvalificeret og samtidig helhedsorienteret og sammenhængende indsats, når de har flere sagsbehandlere tilknyttet, også når det er fra forskellige afdelinger i kommunen. Borger skal have støtte til at få overblik over egne sager (igen). Det skal være tydeligt for borgeren, hvem der er deres sagsbehandlere i de respektive fagcentre og hvem de kan få hjælp af og guidning til at bibeholde overblikket i egen sag i kommunen. Sagsforløb med flere aktører skal være klart og gennemskueligt for borgeren. Kommunen opnår bedre mulighed for at udnytte ressourcerne mere effektivt. Ved at møde borgeren med et helhedssyn og sikre optimal koordinering vil ressourcerne kunne bruges mere konstruktivt i forhold til borgerne. Det vil også betyde større tilfredshed blandt borgere og færre frustrationer og konflikter, hvilket generelt vil have en positiv effekt for medarbejderne, ligesom det vil skabe bedre vilkår for forebyggende indsatser. Kommunen vil således på flere områder få mulighed for bedre udnyttelse af ressourcerne. Samtidig vil det give øget gennemsigtighed ikke alene for de enkelte medarbejder men også for ledelsen. Ressourcer Det er slået fast, at koncerncheferne skal prioritere at afsætte ressourcer til den tværgående tovholder-funktion inden for det eksisterende budget. Der skal udpeges 2 tovholdere i hvert center i alt 6 tovholdere. Tovholder skal have følgende kvalifikationer: Grunduddannelse Flair for IT Samarbejdsevner/vilje Evne til at skabe overblik Evne til at lede processen ift. indkaldelser, møder, referater mm. I forbindelse med oprettelse af tovholderfunktion, skal der være et introduktionsprogram. Dette kan indeholde: Introduktion til opgaven som tovholder, her gennemgås kommissoriet, projektbeskrivelse og forventninger til tovholdergruppen. Opkvalificering af de faglige kompetencer, internt i organisationen, til at koordinere på tværs af centrene (vidensdeling) Side 3

4 Vedligeholdelse: De 6 tovholdere indgår i et tværfagligt tovholder-team (erfagruppe) som mødes hver måned. I begyndelsen vil projektleder og/eller styregruppeformand deltage. Der er sekretærbistand på teamet, fra Opvækst og Læring. Dagsorden for møderne: Orientering om afsluttede sager Visitering af nye tovholder-sager Erfaringsudveksling Dagsorden og referater lægges på SBsys fælles it-system. Målgruppe En borger (en familie) skal have mulighed for at få en tovholder, når man har en sag i flere myndighedsområder i samme center, eller flere centre, som påvirker hinanden indbyrdes og almindelig koordinering af sagsbehandling ikke er tilstrækkelig. Borgeren (familien) har svært ved at overskue sagsforløbene. Sager kan inddeles i 3 grader: Grad 1: Borgeren har overblikket over sine egne sager. Der er ikke berøring mellem de forskellige myndigheder. Sagerne behandles uafhængigt af hinanden. Der er ikke brug for koordinering mellem myndighederne. Grad 2: Borgeren har overblikket over egne sager, evt. med hjælp fra sagsbehandler. Der er berøring mellem de forskellige myndigheder og almindelig koordinering af sagsbehandlingen og samarbejde på tværs af afdelinger/centre er tilstrækkelig. (Se også bilag 1 om Retningslinjer for koordinering af sagsbehandling) Grad 3: Borgeren har ikke overblikket og der udpeges en tovholder. Der er berøring mellem de forskellige myndigheder og almindelig koordinering af sagsbehandlingen er ikke tilstrækkelig, hvorfor der er behov for særlig koordinering og samarbejde på tværs af afdelinger/centre i form af en tovholder. Henvisning til tovholder: Samtykke fra borger: Der kan kun startes en tovholder-sag op såfremt borgeren forinden har underskrevet en samtykkeerklæring. Den henvisende sagsbehandler indhenter samtykkeerklæring fra borgeren. Borgeren skal tage stilling til 2 punkter i forbindelse med samtykke - Samtykke til at drøfte borgerens sag på et visitationsmøde - Samtykke til at udveksle oplysninger på tværs af centre, såfremt der bliver visiteret en tovholder Side 4

5 Tovholders funktion og rolle: Formålet med etableringen af en funktion som tværgående tovholder er, at borgerne skal opleve, at der er én indgang til kommunen, og at de får en helhedsorienteret og sammenhængende sagsbehandling med udgangspunkt i en individuel vurdering. Tovholderens rolle er at fungere som borgerens indgang til kommunen, være den der har overblik over sagerne samt sørge for en sammenhængende sagsbehandling. Tovholderfunktionen er for borgere/familier, der har komplicerede sagsforløb, og har mistet overblikket i egen sag. Tovholderfunktionen vil ikke betyde ændringer i de eksisterende myndighedskompetence- og bevillingsområder. Tovholderteamet udpeger tovholder efter, hvad der giver bedst mening i forhold til borgerens/familiens behov. Medlemmerne af det tværgående tovholderteam kan rådgive sagsbehandlerne om koordinering af sagsbehandling. Tovholder har to væsentlige hovedfunktioner: 1. Initiativtager, til og ansvar for koordinering af indsatsen sammen med eller for borgeren. Den der skaber overblik og guider borgeren. 2. Kommunikation med borgeren og andre relevante samarbejdspartnere i de øvrige centre omkring koordinering af indsatsen. Tovholderens opgaver: - Informere alle relevante myndigheder og samarbejdspartnere om at der er en tovholder på sagen. - Skrive i IT systemet at der er udpeget tovholder (borgers overblik) I alle de forskellige IT systemer, hvor det er relevant - Sørge for at alle myndigheder samt borger er opdateret i forhold til de forskellige indsatser og forløb. - Skabe overblik over borgerens forskellige sager og kontaktpersoner, således det er synligt i alle samarbejdsrummene - Sørge for at borger har et samlet overblik med navn og kontaktoplysninger på de ansvarlige sagsbehandlere i kommunalt regi. - Indkalde til første møde for alle samarbejdspartnere og efterfølgende relevante møder, modtage henvendelser fra andre myndigheder og koordinere sagen og møderne - Være mødeleder, udarbejde dagsorden, samt udpege referent. - Sikre samtykke til afholdelse af koordinerende møder, hvis ikke borger deltager. - Sørge for at borger får tydeliggjort formål med møder, forløbet før og efter og hvilke afgørelser samt beslutninger, der tages. - Være bevillingsmyndighed på den del af borgers sag, der hører ind under sagsbehandlers myndighedsområde. Side 5

6 Én plan: Tovholderen skal på baggrund af første møde med borgeren og alle relevante samarbejdspartnere, samle alle planer og aftaler ind i én samlet plan, som skal lægges i de involverede centres fagsystemer. Opdatering af planen sker løbende. (Udkast til Én plan ligger som bilag.) Tovholderteamet skal arbejde med videreudvikling af denne skabelon. Ophør af tovholderfunktion på sagen: Forløbet stopper, når tovholder sammen med borgeren vurderer, at borgeren har generhvervet overblikket over de forskellige sagsforløb og har ressourcer til at klare sig med almindelig koordinering af sagsbehandling. Når en tovholder-sag ophører, er tovholderen ansvarlig for, at borgeren får et spørgeskema til brug for evaluering af effekten af indsatsen. Sammenhæng til andre koordinerende indsatser Der er krav om koordinering af sagsbehandlingen både jf. gældende lovgivning og jf. interne retningslinjer i kommunen. Som en del af besvarelse af kommissoriet, er der skabt overblik over de eksisterende retningslinjer o.l. for koordinering af sagsbehandlingen i kommunen. (Se også bilag 1 om Retningslinjer for koordinering af sagsbehandling) Oversigt over gældende retningslinjer for koordinerende sagsbehandling (Se bilag 2 for uddybning): Opvækst og Læring - Specialrådgivning 0-6 år 1 fast koordinator. Der kan være tovholderfunktion på såfremt det giver mening men erstatter ikke specialrådgivningskoordinatorens rolle. - Hjerneskadeområdet ingen fast koordinator på, men der bliver udpeget en konkret i hver sag. Sundhed og Omsorg - På sporet af en løsning. Kan være indgangen til en tovholderfunktion, da På sporet af en løsning hjælper borgeren med at finde rundt i hvilke tilbud de er berettiget til. En konkret vurdering hvornår tovholderfunktionen skal i spil ift. kompleksiteten/borgerens behov for hjælp til overblik. - Hjerneskadekoordinatoren skal sikre at der tilbydes et helhedsorienteret og tværfagligt forløb ud fra en rehabiliterende tankegang, ved at guide borger gennem det kommunale system. - Demenskoordinatoren kan yde råd og vejledning om demens, udredning, pleje og behandling, samt henvise til kommunens tilbud til demensramte. - Hvis der i borgerens sag er en hjerneskadekoordinator, demenskoordinator eller lignende, kan der som udgangspunkt ikke udpeges en tovholder. Hvis der er flere opgaver i familien, kan der komme en tovholderfunktion på. Koordinatorerne kan sparre med tovholderteamet i forhold til den tværgående koordinering. Side 6

7 Arbejdsmarked - Jf. lovgivningen på området, har mange borgere har en koordinerende sagsbehandler. Denne fungerer som gennemgående sagsbehandler på opgaverne i dag: Aktivitetsparate personer, der modtager kontanthjælp eller integrationsydelse Ressourceforløbsborgere Aktivitetsparate unge under 30 år uden erhvervskompetencegivende uddannelse Jobafklaringsforløbsborgere Borgeren kan have et behov for at få en tværgående tovholder på fx hvis familien også har sager i de øvrige centre i kommunen. Fælles for centrene: - Forløbsbeskrivelse for overdragelse mellem Opvækst og Læring, Arbejdsmarkedet og Sundhed og Omsorg. Overgangen er udelukkende en myndighedssocialrådgiver opgave, hvor der umiddelbart ikke behøver være en tovholder på. Men der kan komme en tovholder på, når det giver mening ift. borgerens behov krisecenter. Der er ved at blive etableret et samarbejde mellem Sundhed og Omsorg og Opvækst og Læring, når der er børn involveret. Der er ikke i forvejen en normaliseret koordinering. Der kan komme en tovholder på når det giver mening forsorgshjemssager. Socialrådgiver i Sundhed og Omsorg rykker ud inden for 3 dage. Socialrådgiveren skal vurdere om der er behov for en tovholder. Den enkelte sagsbehandler, skal inden henvisning til tovholderteamet, være opmærksom på muligheden for koordinering på anden vis. (Se også bilag 1 om Retningslinjer for koordinering af sagsbehandling) Dokumentation Vi har ikke et fælles IT system i de tre centre, der understøtter oplysninger om at der er en tovholder på sagen. Det er derfor tovholders opgave at sikre at alle relevante samarbejdsparter er informeret. I hvert center er det aftalt, hvor man i de enkelte IT-systemer registrerer og dokumenterer, at der er en tovholder på sagen. I Opvækst og Læring noteres det i it-systemet DUBU, under overskriften Tovholder. I Sundhed og Omsorg noteres det i Nexus, som er en fælles IT platform på et fælles oversigtsbillede. I Arbejdsmarked noteres det i it-systemet OPERA, som et oprettet tilbud: Tovholderfunktionen. Visitationsreferater fra tovholderteamets møder, lægges på SBsys (IT-system). Side 7

8 Tidsfrister Projektet starter , hvor der i hvert center er udpeget to tovholdere. Projektet løber til , hvor effekten skal evalueres (se evaluering nedenfor). Projektets bidrag til udviklingsstrategien Med projektets ønskede resultater om at forbedre ydelserne for borgerne samt skabe et godt arbejdsmiljø understøtter projektet udviklingsstrategiens udviklingsspor om borgertilfredshed og omdømme. Glade borgere er vores bedste ambassadører. Projektet bidrager også til Tættere på. Kommunen skal opleves som en enhedsorganisation af borgere og virksomheder. Det forudsætter et tæt og resultatorienteret samarbejde mellem centrene, hvor kommunens organisering i centre ikke må stå i vejen for en koordineret indsats med borgerens hele situation i centrum. Projektets forudsætninger og risici Det er en forudsætning at hvert center bidrager med to tovholdere. Det er en forudsætning, at der i alle tre centre orienteres grundigt om projektet. Styregruppeformand og projektleder udarbejder implementeringsplan i januar Projektet kan have vanskeligt ved at blive gennemført, hvis tovholderne ikke får den fornødne tid til at løse opgaverne. Overdragelse til drift Afhængigt af evalueringens resultater, vil overdragelse til drift skulle drøftes i programledelsen i november 2018, ud fra oplæg fra styregruppeformand og projektleder. Projektets interessenter Hvem? I hvilken grad og hvordan sker involvering? Medarbejderne i de enkelte fagcentre DH Borgerne Programledelsen Inddragelse jf. implementeringsplan Via dialog og plads i styregruppen (Pia Pedersen) Information på hjemmesiden og via sagsbehandlere, når der er behov for det. Dagsordenssættes en gang årligt, med mulighed for orientering ved behov. Side 8

9 Evaluering af projektet Borgerne får et spørgeskema, ved ophør af tovholderfunktion, som samles op løbende af sekretær i styregruppen. Efter et år ( ) skal de henvisende sagsbehandlerne inviteres til et fokusgruppeinterview og hermed evaluere på tovholderfunktionen, som de har oplevet den. Styregruppen mødes 1 gang årligt og evaluerer på tovholder-funktionen ud fra borgernes og henvisende sagsbehandleres evalueringer. Styregruppens evaluering skal sættes på dagsorden i programledelsen til orientering. Bilag: 1. Retningslinjer for koordinering af sagsbehandling 2. De tre centres interne retningslinjer for koordinering 3. Samtykkeerklæring 4. Henvisningsskema 5. Visitationsskema 6. Én plan (udkast) 7. Spørgeskema ved ophør Side 9