Hovedbestyrelse Referat - møde den 3. februar 2015

Transkript

1 Hovedbestyrelse Referat - møde den 3. februar 2015 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Benny Poulsen Afbud: Erik Ravn Steen Hagstrøm Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf Fax alleroed@bdk.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 3. februar 2015, kl , i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Orientering fra udvalg 7. Eventuelt 8. Næste hovedbestyrelsesmøde 9. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Byggeregnskab, Afdeling 5 projekt med bortledning af regnvand

2 1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 1.1 Foreningen Nybyggeri i Lynge Allerød kommune har udbudt et areal i Lynge, Gladgårdsvænge, til alment byggeri. Der kan bygges mellem boliger på arealet, hvoraf de 8-10 skal være små boliger med 100% kommunal anvisningsret. Hovedbestyrelsen afholdt et sonderingsmøde den 5. januar 2015 om interessen for at Lillerød Boligforening skal byde ind med et projekt. Det blev aftalt, at bestyrelsen skulle holdes orienteret om Lynge-Uggeløse Boligforenings behandling af udbuddet, således at der ikke indgås i en konkurrence med dem, og med Boligkontoret Danmark som byggeforretningsfører for begge parter. Hovedbestyrelsen er herefter blevet orienteret om udbuddet, og de overvejelser som både bestyrelsen for Lynge-Uggeløse Boligforening og Boligkontoret Danmark gør sig omkring projektet. Bestyrelsen for Lynge-Uggeløse Boligforening ønsker ikke at byde på projektet. Det skyldes projektets økonomi, idet der alene konkurreres på grundkøbsprisen, samt at kommunen fastholder vilkåret om at 8-10 af boligerne skal være små og med kommunal anvisningsret, hvilket synes som en skæv boligsammensætning af en ny afdeling. Derudover har kommunen ikke imødekommet ønske om en forlængelse af tilbudsfristen (den 16. februar 2015), hvilket efterlader for kort tid til at arbejde med et velovervejet tilbud indeholdende økonomi og skitseforslag. Det er Boligkontoret Danmarks indtryk, at hovedbestyrelsen heller ikke ønsker at Lillerød Boligforening skal byde på projektet, ud fra samme synspunkter som bestyrelsen for Lynge- Uggeløse Boligforening gør gældende. at hovedbestyrelsen forholder sig til et eventuelt nybyggeri i Lynge. Hovedbestyrelsen besluttede, at Lillerød Boligforening ikke afgiver tilbud på nybyggeri i Lynge. Beslutningen skal alene ses i relation til de givne udbudsvilkår, der efter bestyrelsens skøn, ikke gør det muligt at skabe en velfungerende bebyggelse, hverken i opførelsen heraf, i forhold til beboerdemokratiet og i den efterfølgende drift. Dels synes boligsammensætningen med 8 10 små rums boliger til brug for kommunal anvisning at være et skævt antal i forhold til bebyggelsens størrelse, og dels vil huslejeniveauet blive høj som følge af, at det alene er grundprisen der konkurreres på. Hovedbestyrelsen tilkendegav en fortsat interesse i, at bygge nye familieboliger, og har særligt fokus på Blovstrød som en mulighed. 1.2 Foreningen Ejendomskontoret På baggrund af resultaterne af tilfredshedsmålingen er ejendomskontorets håndtering af beboerhenvendelser i fokus. I den anledning er det eksisterende telefonanlæg blevet gennemgået, og der ses et stort behov for at opdatere anlægget. Ligesom der også er behov for en ny kopi og printer til kontoret. side 2/8

3 Via Boligkontoret Danmarks it-afdeling er der indhentet et tilbud på et nyt telefonanlæg, der giver en række fordele ved en såkaldt scale løsning. I løsningen er der forudsat: at systemet kan sættes op til at fungere med medarbejdernes mobiltelefoner (fx kan der viderestilles direkte fra ejendomskontoret) at der er 3 telefoner på kontoret, der samtidig kan ekspedere opkald (i dag er der kun én linje) at der etableres telefonsvarer, der også er i funktion i åbningstiden (således vil man ikke opleve at den bare ringer, når medarbejdere er optagede) Etableringsudgiften for et nyt telefonanlæg er kr. og den månedlige driftsudgift er kr. En ny kopi og printer vil koste kr. (afhængig af størrelse), og en serviceudgift beregnet på antal kopier med 3,90 øre for sort/hvid og 19,9 øre for farve. Udgifterne foreslås afholdt via afdelingernes budgetter for kontorhold efter gældende fordelingsnøgle. at hovedbestyrelsen træffer beslutning om nyt telefonanlæg og ny kopi/printer til ejendomskontoret. Hovedbestyrelsen besluttede, at der indkøbes nyt telefonanlæg, som beskrevet. Både etableringsudgiften på de kr., og de løbende driftsudgifter på kr./måned dækkes via afdelingernes konto 114 Kontorholdsudgifter i Fællesdriften ; og medtages i opgørelsen af udgifter til Fællesdriften i den nyoprettede afdeling 20. Hovedbestyrelsen besluttede, at der indkøbes ny kopi/print og udgiften på optil kr. dækkes af foreningens arbejdskapital. De løbende udgifter til service dækkes af afdelingernes konto 114 Kontorholdsudgifter i Fællesdriften ; og medtages i opgørelsen af udgifter til Fællesdriften i den nyoprettede afdeling 20. Det blev bemærket på mødet, at orienteringen til hovedbestyrelsen om oprettelse af afdeling 20 først er sket nu. Der var ingen indvendinger i forhold til den regnskabsmæssige løsning. Afdeling 20 omfatter alene udgifter relateret til Fællesdriften og i første omgang kontorhold, telefonudgifter o. lign., således ikke lønudgifter og udgifter til materiel. 1.3 Foreningen Seminar i marts 2015 Hovedbestyrelsen nedsatte en arbejdsgruppe på mødet den 4. november Gruppen består af Ella Pedersen, Michael Petersen og Ole Pedersen. Michael Petersen har efterfølgende meddelt, at han trækker sig fra gruppen. at hovedbestyrelsen forholder sig seminaret, planlagt til afholdelse i marts Hovedbestyrelsen besluttede, at der ikke afholdes seminar i 2015, og der bruges kræfter i planlægningen af et seminar i Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Projekt med bortledning af regnvand Hovedbestyrelsen er løbende blevet orienteret om projektet, og har undervejs truffet beslutninger herom. side 3/8

4 Projektet er fysisk afsluttet og rådgiver, Ekas, har oplyst at der ikke på nuværende udestår udbedring af fejl og mangler. I forbindelse med det kommende 1-års eftersyn vil der blive fulgt op på eventuelle fejl og mangler. Boligkontoret Danmark har udarbejdet byggeregnskab, dateret den 23. september Byggeregnskabet er behandlet og godkendt på et (afsluttende) byggeudvalgsmøde den 21. oktober Byggeregnskab er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Den samlede anskaffelsessum andrager ,97 kr., med en overskridelse af anlægsbudgettet med ,97 kr. Overskridelsen svarer til udgifter til rådgivning, der ikke var medtaget i budgettet. Ekas blev først tilknyttet efter budgettets vedtagelse, idet der i opstarten af projektet både i forhold til projektets karakter og processen herom viste sig nødvendighed heraf. Beløbet på de kr. er opført i afdelingens regnskab som en underfinansiering med forventet afskrivning over 10 år. I afdelingens forslag til driftsbudget for 2015/16 er der indarbejdet kr. i afskrivning af underfinansieringen. at hovedbestyrelsen godkender byggeregnskabet og tilslutter sig, at overskridelsen på de kr. afvikles over afdelingens drift, med en afskrivningsperiode på maksimal 10 år. Hovedbestyrelsen godkendte byggeregnskabet, og tilsluttede sig at overskridelsen på de kr. afvikles over afdelingens drift, med en afskrivningsperiode på maksimal 10 år. 1.5 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Driftsbudget 2015/16, afdelingsmøde Punktet blev taget på dagsordenen på mødet. Forinden mødet var der tilgået hovedbestyrelsen to mails af 27. januar 2015 og 1. februar 2015 fra Poul Andersen og Susanne D. Larsen, Rugvænget 6. Poul og Susanne er af den opfattelse, at der er fejl i beregningen af den huslejestigning, som beboerne på et afdelingsmøde den 26. januar 2015 fik forelagt i forslag til budget, og som beboerne vedtog. Poul og Susanne ønsker hovedbestyrelsens stillingtagen hertil. På mødet orienterede Birthe Petersen om afdelingsmødets forløb, og beklagede den tone der blev ført af visse beboere. Der blev fx fremført grundløse beskyldninger om svindel og manipulation, og det synes langt over det tilladelige. På mødet forklarede Birthe Petersen, at der i eksempler på huslejer ikke fremgik de aktuelle lejer for en henholdsvis 3- og 4-rums bolig. Der er sket en stigning pr. 1. november 2014 (den resterende del af stigningen som følge af projektet med bortledning af regnvand m.v.), og denne stigning er ikke medtaget i eksemplerne. På afdelingsmødet den 26. januar 2015 blev det oplyst, og præciseret flere gange før afstemning om budgettet, at det alene har betydning for eksemplerne på huslejer, ikke for beregning af huslejestigningen på de 7,74%. Beboerne vedtog budgettet, og stigningen på de 7,74%, med 12 stemmer for, 10 imod og 2 stemmer (én husstand) undlod at stemme. Hovedbestyrelsen besluttede, at stigingen på de 7,74%, som vedtaget af afdelingsmødet den 26. januar 2015, skal fastholdes. Da det omhandler et centralt forhold besluttede bestyrelsen, at søge en vurdering/afgørelse i Beboerklagenævnet, således at huslejefastsættelsen sker på et grundlag heraf. Det blev aftalt, at Tonny Bjørn giver Poul Andersen og Susanne D. Larsen svar på deres henvendelser. side 4/8

5 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Foreningen Anmeldelse af arbejdsmiljøsag I forbindelse med projekteringen af helhedsplanerne i Afdeling 10 og 11, Ørnevang og Uglevang, er der konstateret asbeststøv/-partikler i isolering i loftrum. Da flere medarbejdere igennem tiden har arbejdet i de pågældende rum, er forholdet anmeldt som potentielle arbejdsskader. Der er dog intet, som tyder på at de pågældende medarbejdere på nuværende tidspunkt har men som følge heraf. På mødet oplyste Birthe Petersen, at forholdet også har været drøftet i SU. Benny Poulsen oplyste, at der for cirka 2½ år siden blev nedtaget tagplader for undersøgelse for asbest, og efterlyste en forklaring på hvorfor forholdet først kommer til kendskab nu. Birthe gav tilsagn om, at det undersøges nærmere. 3.2 Foreningen Elektroniske syn På hovedbestyrelsesmødet den 4. november 2014 nedsatte bestyrelsen en arbejdsgruppe, der har til opgave at forberede et beslutningsoplæg, herunder klarlægge en række forhold der kan gælde i indkøringen af E-syn. Arbejdsgruppen består af Jette Jungersen, Michael Petersen, Henrik Bomholt, Mikael Jakobsen og Torben Birkebæk. Arbejdsgruppen har afholdt deres første møde i december og der er aktuelt planlagt en studietur til Herning, hos en boligorganisation der har års erfaringer med brug af E-syn. Det tilstræbes, at bestyrelsen kan træffe beslutning om E-syn på mødet i marts Foreningen Bestyrelsesansvarsforsikring Der er blevet fremsat ønske om en orientering af forsikringsdækning i relation til bestyrelsesarbejdet, herunder forsikringsdækning i relation til byggesager/-udvalg. På mødet vil der blive orienteret nærmere herom. Forinden mødet var der ved mail af 25. januar 2015 udsendt forsikringsbetingelser og orientering fra Willis om dækning af ansvar for hovedbestyrelsen og nedsatte byggeudvalg. 3.4 Foreningens ungdomsboliger Studiekontrol Hovedbestyrelsen har truffet beslutning om, at der skal gennemføres studiekontrol på alle ungdomsboliger i foreningen i løbet af august september Forløbet er resulteret i, at to lejemål er blevet opsagt; én i Afdeling 15 og én i Afdeling Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Nye tagplader på tilbygning Hovedbestyrelsen bevilgede et midlertidigt lån på op til kr. på hovedbestyrelsesmødet den 2. september Lånet skulle dække udgiften til udskiftning af nye tagplader på tilbygning ved lejemålet Rugvænget 6. Lånet skulle tilbagebetales over maksimum 2 år. Arbejdet er udført og udgiften er blevet kr. Udgiften er bogført i afdelingen på konto 116, således at lånet ikke i første omgang anvendes. Hvis der ved regnskabsudarbejdelsen pr. 30. april 2015 viser sig behov for lånet, vil det blive bogført og udgiften vil først blive ført i afdelingen i næste regnskabsperiode for 2015/ Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Udhuse På hovedbestyrelsesmødet den 3. februar 2015 orienteres om status i udbedring af fejl og mangler ved tagarbejder. side 5/8

6 På mødet oplyste Tonny Bjørn, at den ansvarlige entreprenør har indtil nu vist vilje til at udbedre en række af de fejl og mangler, der er blevet påpeget. Det er aftalt, at udbedringen op startes så snart vejret tillader det, og rådgivningsfirmaet Gaihede er fortsat tilknyttet for tilsyn. 3.7 Afdeling 9, Poppelgården Værge for afdelingen På afdelingens ordinære møde i december 2014 blev der valgt en afdelingsbestyrelse. Laila Nebel Rodendahl er valgt som ny formand for afdelingen. Ella Pedersen er således ikke længere værge for afdelingen. 3.8 Afdeling 12, Lindebakken Tilbagebetaling af ejendomsskatter Afdelingen har opnået medhold i en skattesag, der både giver afdelingen en større tilbagebetaling af ejendomsskat og en lavere skattebetaling fremover. Det er advokatfirmaet Rafn & Søn der har varetaget sagen. Afdelingen har fået en ekstraordinær indtægt på netto ca kr. (efter Rafn & Søns honorar er trukket), og ca kr. i årlig nedsættelse af skattebetalingen. 3.9 Afdeling 12, Lindebakken Driftsbudget for 2015/16 Afdelingsbestyrelsens behandling af forslag til driftsbudget er trukket ud. Der har været afholdt to møder med Boligkontoret Danmark omkring budgettet, hvor afdelingsbestyrelsen har forkastet to konkrete forslag. Budgetforslaget er nu på plads, og der er indkaldt til afdelingsmøde den 18. februar Forsinkelsen betyder, at afdelingsmødet ikke afholdes i overensstemmelse med foreningens vedtægter (senest 3 måneder før budgetårets start), og en eventuel huslejestigning vil som følge heraf først kunne træde i kraft tidligst pr. 1. juni Afdeling 15, Lindebakken/Jægerhegnet Tilbagebetaling af ejendomsskatter Afdelingen har opnået medhold i en skattesag, der både giver afdelingen en større tilbagebetaling af ejendomsskat og en lavere skattebetaling fremover. Det er advokatfirmaet Rafn & Søn der har varetaget sagen. Afdelingen har fået en ekstraordinær indtægt på netto ca kr. (efter Rafn & Søns honorar er trukket), og ca kr. i årlig nedsættelse af skattebetalingen Afdeling 17, Engbuen Drøftelse af boligernes indeklima På afdelingens møde den 13. januar 2015 ønskede lejer af Engbuen 14 en drøftelse af det generelle indeklima i boligerne i Engbuen, idet vedkommende oplever irritationer af øjne mm. ved ophold i sin bolig. Forholdet blev drøftet under mødets punkt eventuelt, og pågældende beboer spurgte de fremmødte (43 husstande var repræsenteret på mødet) om hvor vidt de oplever tilsvarende. Det er ikke tilfældet ingen af de fremmødte beboere tilkendegav i hvert fald, at opleve tilsvarende irritationer. Der er i september 2014 foretaget undersøgelser af Engbuen 14, hvor der er taget 4 målinger/aftryk for skimmelsvampe. Firmaet Bøgh og Helstrup har foretaget undersøgelserne. Der er ikke konstateret skimmelsvampe i nævneværdigt omfang. Efterfølgende har der været en dialog mellem pågældende beboer og Bøgh og Helstrup, hvor lejer er opfordret til bedre rengøring af visse overflader grundet støv. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om afdelingssager til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om afdelingssager til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet side 6/8

7 På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Birthe Petersen: at Boligkontoret Danmark har udbudt studietur til Bruxelles, og der ses ikke behov for deltagelse fra Lillerød Boligforenings side at der har været afholdt møde mellem kommunens tekniske forvaltning og Afdeling 11, Uglevang, for en orientering om anlæggelse af den nye super cykelsti, hvor der kræves et arealstykke af Uglevang, og som vil bevirke at den yderste række platantræer skal fældes; et forhold som har været drøftet med kommunen i anledning af helhedsplanen, og hvor kommunen har haft en holdning der ikke giver mulighed for fældning af de pågældende træer. Der vil være tale om en ekspropriationssag og en aftale herom vil komme til behandling i hovedbestyrelsen at Boligkontoret Danmark afholder konference den 21. og 22. marts 2015 i Nyborg. Ella Pedersen, Birthe Petersen, Michael Petersen, Gert Fris, Erik Ravn og Ole Pedersen deltager på vegne af foreningen På mødet oplyste Gert Fris: at han har deltaget på afdelingsmøde i Afdeling 4, Kirkevænget, på foranledning af nu fratrådte afdelingsformand Henning Thomassen. Henning fremsatte kritik overfor ledelsen, og konkret forretningsfører Tonny Bjørn. Kritikken synes bundet i flere forhold; blandt andre forholdene omkring afdelingens tilknytning til Fællesdriften og lejeindtægt for kontorbygningen i afdelingen at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra forretningsudvalget til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Opgavelister Intet til behandling. 5.2 Udlejning statusrapport Intet til behandling. 5.3 Dispositionsfonden Der henvises til bilag 2 til den fortrolige dagsorden til møde den 3. februar at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog punktet om forretningsførelse til efterretning. 6. Orientering fra udvalg På mødet vil der blive givet en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Michael Petersen, at han sidder i Boligkontoret Danmarks kommunikationsudvalg, og er heri valgt som tovholder til BDK-prisen. Det blev aftalt, at Michael deltager på det kommende formandsmøde for en motivering af aktiviteter, der kan indstilles til prisen. side 7/8

8 7. Eventuelt Intet til behandling. 8. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 3. marts 2015, kl at hovedbestyrelsen aftaler eventuelle emner/sager til behandling på deres næste møde den 3. marts Der blev ikke nævnt konkrete emner til behandling på det kommende hovedbestyrelsesmøde den 3. marts Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 3. februar 2015 godkendt ved underskrift. Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn (-) Jette Jungersen Leif Boyer Michael Petersen Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm (-) side 8/8