Festivallejr 2005 Evaluering

Transkript

1 Referat af evalueringsmøde den 27. august 2005 i Tølløse. Til stede: lejrudvalget og korpsrådet. 1. Information før lejren 1.1. Nyhedsbrevene Kom lidt sjældnere end planlagt, da der ikke var info nok til flere. Ramte ikke dem, der ikke tilmeldte sig via en kreds. Beregnet til at informere kredse, som så skulle informere videre til forældre. God idé også fremover Websiden - festival.dbs.dk Det skal promoveres bedre til forældrene at der kan hentes info både før og under lejren. Bliver (endnu) vigtigere fremover. Rigtig god hjemmeside Lejrbogen Den kom ud som planlagt enkelte mener, det er for sent. Men den var ikke ment som information før lejren kun til brug under lejren. Risikerer vi ikke at den går tabt, hvis den kommer ud mere end 14 dage før lejren? Der skal være klar kommunikation om hvornår den kommer ud og hvad den skal bruges til. Kan lige så godt deles ud på lejren (uden pakkeliste og andet som så er irrelevant). Stadig relevant med lejrbog. Skal budgetteres bedre! 1.4. Artikler i Spejdernyt Når ud til forældrene (de interesserede i hvert fald) 1.5. Generelt Konceptet var, at information skulle gives via nyhedsbrevene til kredse / førere, spejdernyt til spejdere og forældre og websiden til alle. Imidlertid afslører nogle af evalueringsskemaerne at det ikke helt har virket (se under tilmelding ) 2. Information under lejren 2.1. Info via underlejrcheferne Flere mener at konceptet med underlejrchefer er forældet. Der er ikke flere kredse end at de lige så godt kan få informationen direkte, altså springe underlejrcheferne over. Infomødet ligger midt i madlavningen, men kan næsten ikke ligge anderledes. Den vigtigste info fra mødet kunne efterfølgende hænges op på underlejrenes opslagstavler. Side 1 af 8

2 2.2. Opslagstavler Generelt ser det ikke ud til at opslagstavlerne fungerede efter hensigten, bl.a. nåede tegnestifterne aldrig frem! Skal organiseres centralt. 3. Tilmelding til lejren 3.1. Tilmeldingsfolder I evalueringsskemaerne er der flere klager over folderen: Indeholdt for lidt information, var for svær at forstå etc. Folderen var ikke tænkt som information det skulle man have fået via Spejdernyt, webside, nyhedsbreve og kredsens egen info. Imidlertid ser det ud som disse kanaler ikke har fungeret optimalt i forhold til de deltagere, der ikke har daglig tilknytning til en kreds Elektronisk kredstilmelding Generelt stor tilfredshed kun få og små praktiske problemer under brug. Der skal dog foretages justeringer til næste gang omkring tilmeldingsproceduren. Fx skal det præciseres om man hænger på tilmeldingsgebyret hvis man framelder en deltager efter tilmeldingsfristen, men inden rettefristen. Og rent administrativt vil det være langt lettere hvis kredsene indbetaler hele deltagergebyret på én gang. Kun problemer mht. familielejren, da der ikke rigtig var taget højde for dem. Der skal være en frist for hvornår man kan melde fra og få penge tilbage. Tak til Heine for tilmeldingssystemet. 4. Intendanturen 4.1. Udbud af varer Topkarakter! 4.2. Prisniveau Rabatten fra SuperBest var fratrukket i udsalgspriserne, så priserne var i bund, faktisk under Netto-niveau Elektronisk bestilling (Kød) før lejren Tilsyneladende har der været lidt problemer omkring kødbestillingen via den elektroniske tilmelding. Dette kan bl.a. skyldes, at kredsene faktisk kunne ændre deres bestilling efter korpskontoret havde givet intendanturen besked om bestillingerne. Rettes til næste gang Serviceniveau, generelt Meget flot kritik! Side 2 af 8

3 Mange kunne ikke nå at lave varm mad på hikedagen alligevel, så det gav nogle ændringer i sidste øjeblik. Alle aftaler med leverandører fungerede fint. For første gang blev der anvendt stregkoder (ved Heines hjælp), det gav en stor arbejdsbesparelse. 5. Forkyndelsen 5.1. Morgenandagter Der var mange opfattelser af, hvordan morgenandagterne fungerede, og de var også meget forskellige. Måske skal vi overveje igen om alle præsterne skal inviteres med som lejrpræster. Andagterne skal ikke have gudstjenestepræg. Præsterne har udfyldt egne evalueringer som viser, at de generelt var tilfredse med materialet, men utilfredse med nadverandagterne. Der var delte meninger om præsternes møder, og om hvor meget og til hvad præsterne skal bruges Himmelbjerget sskemaerne viser at Himmelbjergets formål etc. ikke er kommet helt ud i krogene. Også lidt kritik af beliggenhed og skiltning. Måske skal der være flere udfarende aktiviteter for at vise Himmelbjergets muligheder. God idé med en vagtplan, så der ikke er for mange ad gangen Nadvergudstjenester Meget delte meninger om nadvergudstjenesterne i evalueringsskemaerne Behov for nytænkning! 5.4. Åbningsgudstjeneste God kritik! 6. Lejrbålene 6.1. FightAward Søndag Topscoreren sammen med H.C. Andersen-lejrbålet De utilfredse er generelt de gamle. Gennemtænkt og anderledes H.C. Andersen Onsdag Topscoreren sammen med FightAward-lejrbålet Et udstyrsstykke. Lejrbålene var generelt meget dyre i udsmykning og mandetimer, det skal man tænke over og snakke sammen inden der investeres for meget. Festivalstemningen kom godt frem ved lejrbålene på paradepladsen. Når man bruger fjernsynskoncepter skal man huske at det skal kunne ses. Gerne mere fælles, sange og sanglege osv. Meget delte meninger om Side 3 af 8

4 madsvineriet. Børnene synes det var sjovt, men hvilke signaler vil vi sende? 6.3. Jubilæum Fredag Det på scenen var for langt og kedeligt, men det efter var kæmpe succes, som tåler gentagelse Kreds- / Scene-lejrbål dem skulle der have været nogle flere af jf. evalueringsskemaerne Der skal være tid til kredslejrbål Generelt om lejrbålene Der var generelt en del debat om lejrbålene på lejren og vist også bagefter. 7. Andre arrangementer 7.1. Korpsbutikken (Åbningstid / udbud) Der skal være 2 faste ekspedienter hvis der skal være åbningstid sammen med cafeen hvilket er en god idé, da det modvirker kø Den turkise Bønne (Åbningstid / udbud) I evalueringerne skriver enkelte, at caféen er overflødig. Der var ikke så stor omsætning som forventet, sandsynligvis p.gr.a. det gode vejr. Fungerede godt som mødested. Forventningerne og kravene skal defineres klarere. Caféfolket har haft en god oplevelse Slikbutikken "Sukkertoppen" (Åbningstid / udbud) Lidt kritik af for meget slik og for lange åbningstider i evalueringerne, og delte meninger om priserne. Gilwellhytten var et godt sted til slikkiosken, og der var nærmest aldrig kø. En anden idé kunne være at lægge kiosken sammen med cafeen God idé med internetadgang i Café-teltet (Uenig/enig) Nogle få fra en enkelt kreds overtog nærmest PC erne, hvilket ind imellem gav lidt negativ stemning. Men generelt er det en god idé, måske skal det præciseres helt klart, at PC erne er beregnet til, at man kan hente sin mail, tage et kig på sportsnyhederne o.lign., men ikke til spil. Udover de offentlige PC'er kom en del op i huset med egne bærbare og tjekkede arbejdsmail etc. nogle sad også i cafeen og brugte det trådløse net der. Det bliver sikkert ikke mindre fremover. 8. Aktiviteter Aktiviteterne har generelt fået gode anmeldelser, og tilmeldingsystemet virkede også for det meste fint, men der var lige et par uheldige episoder. Aktivitetsfolkene har prøvet at samle Side 4 af 8

5 kontaktpersoner til alle aktiviteter til genbrug, evt. også til at lægge på hjemmesiden så kredsene kan gøre brug af det. En enkelt busbestilling kiksede, det er hvad der sker GDV'en Der kunne godt være gjort lidt mere ud af rammerne, men spejderne havde en god oplevelse af aktiviteten. Måske var det mere gruppe- end tropegnet. Gerne niveaudelt en anden gang Lejravisen "Rampelyset" Der var lidt kritik af de mange kæresteannoncer men vist kun fra førere. Og det er jo spejderne selv der har skrevet dem Avisen fungerede også godt som aktivitet, og generelt en god avis. God logistik! 8.3. Hiken Kritik af manglende buskapacitet Der skal ikke planlægges varm mad til middag inden hikeafgang, de fleste kan ikke nå at lave det. Godt med mange overnatningssteder, så man ikke var mange hvert sted. Stil gerne krav til, at overnatningspladsen skal være uden for Øksedal, så spejderne får oplevelsen af at overnatte i naturen. Godt med hiketeltet. 9. "Jubilæumsdag / Festivaldag (Fredag) + Gæster" 9.1. Aktiviteter Gode poster, men måske for langt. Til gengæld kunne man selv vælge at holde pause. Nogle poster lukkede i utide, så skulle man hellere have stoppet dagen tidligere. Men godt at det er korpset der arrangerer, så kredsene ikke skal stille med aktivitet. Vi behøver måske ikke en markedsdag, hvis aktiviteterne kørte en ekstra dag kunne der blive tid til en fri-formiddag Fællesspisning Super arrangeret. Sjovt at det var præsterne der serverede. Lækker mad God idé at invitere naboer (Uenig / enig) Godt! 9.4. Gæstedagen manglede (Uenig / enig) I evalueringsskemaerne er der noget delte meninger om gæstedag og løse gæster i løbet af ugen Der skal være klare udmeldinger om, hvorvidt løse gæster er velkomne eller ej. Udvalgets holdning er, at løse gæster er ok. Kan lægges op til kredsene, men det er nok svært helt at Side 5 af 8

6 undgå. 10. Spejderfest / Førercafé Spejderfest Dårligt at holde det i cafeen for lidt plads og for meget svineri. Der skal mere end én person til at arrangere. Skal starte til tiden! Førercafé Meget delte meninger om førercafé, men vi kan aldrig gøre alle tilfredse Generelle kommentarer Både spejderfester og førerfester får generel dårlig kritik. Bemærk at det var en af de ting, der blot fortsatte uden særlig bevågenhed fordi det havde virket sidste gang mere kritisk indstilling til gentagelser er måske nødvendig. Gerne spejderfest alle samlet, fx den første aften så man kan skabe kontakter. Det giver tid senere på ugen til kredslejrbål. 11. Transport / Grejtransport Info om transport til/fra lejren Info kom alt for sent ud Info om grejtransport til/fra lejren Info kom alt for sent ud Selve transporten Generelt gik transporten OK. Busserne var dog ikke den standard vi var blevet lovet Selve grejtransporten Vi har fået et tip fra Claus Kvist, Østhimmerland, som er prof i branchen. Han vil muligvis gerne arrangere næste gang Generelt om transport Der er kritik af både informationen (for sent) om både grej og persontransport. Især grejtransporten kritiseres for den praktiske udførelse! Tilsyneladende var persontransporten heller ikke helt optimal. Der har ikke været problemer med egentransport denne gang. Kørsel til aktiviteter mv. er til alm. korpstakst. Side 6 af 8

7 12. Lejren generelt Serviceniveau fra "Backstage" Meget fin kritik i evalueringsskemaerne! Vi kan ikke forestille os det kan gøres bedre. Anders har heldigvis meldt klar til 2008! Lejrens idé (festivaltema, scener, gammelt & nyt) Det lykkedes at trænge igennem med temaet God idé med mobiltelefon på lejr (Uenig / enig) Meningerne er lidt delte om dette Men det er en illusion at tro, at man kan afskaffe mobiltelefoner på en lejr. Fungerede fint, også med opladning. Man så ikke telefonerne, så der var ingen problemer Sundhedsklinikken (Service / nødvendighed) Får jævnt god kritik Når man var i huset oplevede man dog nogle problemer med at få fat i personalet. Der skal være en bedre vagtplan. Det skal være lettere at få fat i dem. Idé: opslag med vagttelefonnummer på yderdør (og opslagstavler?). Det ville ikke stavnsbinde personalet i huset. Husk at informere personalet om prisbetingelserne God idé med kombineret fejdeafslutning / lejr Fungerede fint. God fingerspidsfornemmelse at slutte før tid. God og anderledes aktivitet. Bedre kommunikation mellem fejdeudvalg og lejrudvalg kunne ønskes God idé med familielejr (Uenig / enig) Kommet for at blive. Tilmelding skal optimeres. 2-3 ansvarlige som kun skal dette er påkrævet. Idé at familielejren kan ligge på Rolandpladsen, så kredsene kan være samlet. Der skal generelt ikke være campingvogne på lejrpladserne Dagsprogram i orden (Uenig / enig) OK! Ugeprogram i orden (Uenig / enig) OK! 13. Eventuelt Det fungerede fint med folk ude af huset. Absolut en gentagelse værd. Børnelejren fungerede fint, det var et godt hold der stod for det. Lejrudvalget har fungeret rigtig godt, da PR-delen kom på plads. Aktiviteterne skal være på plads tidligere næste gang hvis de skal beskrives i lejrbog. Økonomi: Side 7 af 8

8 Der bliver et underskud der er ca kr. større end budgetteret, men alle har disponeret fornuftigt. Regnskabet er ikke afsluttet. Side 8 af 8