Brugere & byggeri. Hvornår og hvordan brugere inddrages, når der bygges daginstitutioner og skoler i Københavns Kommune

Transkript

1 Brugere & byggeri Hvornår og hvordan brugere inddrages, når der bygges daginstitutioner og skoler i Københavns Kommune KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen

2 Brugere & byggeri Hvornår og hvordan brugere inddrages, når der bygges institutioner og skoler i Københavns Kommune Udarbejdet af: Københavns Kommunes, Børne- og Ungdomsforvaltning, Drift & Anlæg Grafisk formgivning: Gurli Nielsen, Børne- og Ungdomsforvaltningen

3 Indhold Indledning 4 Sådan bygger vi 5 Beslutningen: Hvorfor skal der bygges? 6 Brugerafklaring: Det pædagogiske grundlag formuleres 8 Byggeprogram: Hvad skal der bygges? 10 Dispositionsforslag: De første skitser 14 Projektforslag: Beslutningen tager form 16 Projektering og udbud: En stille periode for byggeudvalget 18 Udførelse: Byggeriet realiseres 20 Fra aflevering til ibrugtagning: Nu er byggeriet færdigt 22 1 og 5-årsgennemgang: Byggeriet kontrolleres 24 Daginstitutioner tidslinje for projekt 26 Daginstitutioner indhold på byggeudvalgsmøder og øvrige aktiviteter 28 Skoler tidslinje for projekt 30 Skoler indhold på byggeudvalgsmøder og øvrige aktiviteter 32 Ordforklaring 34 3

4 Indledning I Københavns Kommune renoveres, om-, til- og nybygges institutioner og skoler for millioner af kroner hvert år. Resultatet er bygninger og lokaler, der skal tilgodese børnenes behov og fungere som attraktive arbejdspladser langt ud i fremtiden. Derfor vægter vi brugerinddragelse højt, når vi bygger. Byggeprojekter i Københavns Kommune udføres efter en bestiller-udfører-modtager model. Det betyder, at Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) embedsmænd planlægger og bestiller projekterings- og byggeopgaven i Københavns Ejendomme (KEjd), som organisatorisk er en del af Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). KEjd udfører byggeprojektet som bygherre i samarbejde med BUF frem til aflevering af det færdige byggeri. Herefter overdrages byggeriet til BUF, og børn og personale kan tage de nye lokaler i brug. Efter overdragelsen af byggeriet fungerer KEjd, i de fleste tilfælde, som ejer og administrator af ejendommen med institutionen eller skolen som lejer. Fra start til slut er byggeprocessen opdelt i en række faser, hvor byggeriets aktører har varierende indflydelse. Denne pjece giver et indblik i de forskellige faser samt de involverede parters roller og ansvar før, under og efter byggeriet. Den beskriver samtidig, hvornår og hvordan I som brugere bliver inddraget i byggeprocessen. 4

5 Sådan bygger vi - i Københavns Kommune Der stilles en lang række krav til skole- og daginstitutionsbyggeri i Københavns Kommune. Nogle er myndighedskrav og andre er kvalitetskrav, som er specielle for København. Disse krav er ikke krav, der normalt kan fraviges, og der er derfor normalt ikke tale om forhold, der indgår i de beslutninger, I som brugere har væsentlig indflydelse på. Når der bygges, skal der (i delvist afvejet forhold) tages hensyn til: Anvendelighed i bygninger og udearealer Fleksibilitet i bygninger og udearealer Økonomi i anlæg og drift Holdbarhed Indeklima, herunder akustik, lys og luft Arbejdsmiljø Sikring Arkitektur, oplevelsesmuligheder og relationer til omgivelserne Energiforbrug og ressourcebevidsthed i byggeri og drift Pædagogisk målsætning Det er projektlederne i BUF og KEjd, der har ansvaret for at lovgivningen og de kvalitetskrav, der er besluttet i kommunen, bliver overholdt. Brugerne derimod har ansvaret for, at de nye fysiske rammer understøtter de pædagogiske målsætninger, og det er på dette område, at I som brugere har størst indflydelse på byggeriet. Det sker i de indledende faser af byggeprocessen, hvor brugerinddragelsen er størst. En mere detaljeret beskrivelse af kravene findes i BUF s generelle funktionsprogram Funktionsprogram for daginstitutioner og det tilsvarende generelle Funktionsprogram for skoler. BUF s generelle byggeprogrammer er en fast beskrivelsesramme for, hvordan Københavns Kommune ønsker, at skole- og daginstitutionsbyggeri planlægges, projekteres, udføres, afleveres, idriftsættes og bruges. 5

6 Beslutningen - hvorfor skal der bygges? Hvis behovsprognoserne viser, at der er behov for flere pladser på skoler eller daginstitutioner i Københavns Kommune, er det Børne- og Ungdomsforvaltningens opgave at sikre plads til børnene f.eks. ved at planlægge og igangsætte om-, til- eller nybyggeri. Kommunen bygger også om, hvis de kommunale politikere ønsker at udvikle eller optimere særlige områder f.eks. udearealer, toiletter eller faglige områder på skoler, eller hvis Folketinget har besluttet noget, der vedrører kommunen, f.eks. madordning i børnehaver. Idéoplæg Første skridt i en byggesag er, at embedsmændene udarbejder idéoplæg til, hvordan behovene, kravene eller ønskerne kan opfyldes. Idéoplægget omhandler: hvor og hvad der kan gøres hvad der myndighedsmæssigt er muligt hvad det vil koste (nøgletal) Beslutning De kommunale politikere beslutter herefter hvilke forslag, der skal arbejdes videre med, og der startes en budgetproces, som i sidste ende resulterer i en beslutning om hvad og hvor meget, der skal bygges. Økonomisk ramme Den økonomiske ramme, der afsættes til hver enkelt byggesag, er baseret på nøgletal. Det er BUF s embedsmænds ansvar at sikre, at den samlede budgetramme - og de vilkår, der er besluttet ved kommunens årlige budgetforhandlinger - altid bliver overholdt. Det er BUF, der har det overordnede ansvar for projektets samlede økonomi og tidsplan. Når de kommunale politikere har vedtaget indstillingen om projektet og frigivet de økonomiske midler til byggeriets gennemførelse, overgår ansvaret for selve byggeriets budget og tidsplan til Københavns Ejendomme. 6

7 Roller & ansvar- idéoplæg Børne- og Ungdomsforvaltningen Politikere Stiller og beslutter opgaver Embedsmænd/Projektledere Udarbejder prognoser, analyser og idéoplæg inkl. budgetoverslag Bestiller projektet i Københavns Ejendomme Daginstitution/skole Kan bidrage med fakta om eksisterende forhold og input til idéoplæg Områder Kan bidrage med fakta om eksisterende forhold og input til idéoplæg Københavns Ejendomme Embedsmænd/projektleder, KEjd Bidrager med fakta om eksisterende forhold og input til idéoplæg Øvrige forvaltninger Politikere Kan stille opgaver og beslutte løsninger Embedsmænd Bidrager med fakta om eksisterende forhold og input til idéoplæg Omverdenen Staten Stiller og beslutter opgaver Forældre Kan komme med input til løsninger Rådgivere Kan komme med input til løsninger Øvrige Kan komme med input til løsninger 7

8 Brugerafklaring - Det pædagogiske grundlag formuleres Når byggeriets omfang og økonomi er politisk besluttet, starter embedsmændene sagen op. Alle byggesager får tildelt en projektleder fra Drift og Anlæg i BUF, som bestiller byggesagen i KEjd og tager initiativ til at igangsætte brugerinvolveringsprocessen. Pædagogisk grundlag og vision Som en forberedelse til at indgå i samarbejdet med eksterne rådgivere, kommunens ansatte i Drift & Anlæg samt KEjd har skolen en vigtig og nødvendig afdæknings- og udviklingsopgave. Opgaven består i at etablere et pædagogisk grundlag og vision, som vil danne udgangspunkt for byggeudvalgets og rådgivernes videre arbejde. Visionen danner udgangspunkt for en drøftelse af, hvilke forventninger og ønsker, der er til byggeriet og udearealerne, hvordan elementerne skal placeres i forhold til hinanden, hvordan logistikken skal være - atmosfæren i fællesrummet, læringsmetoder og/eller sammenhæng mellem ude og inde. Aktiviteter i brugerafklaringsfasen Forløbet vil rumme tre møder med deltagelse af projektlederen fra Drift & Anlæg og Området. Med henblik på skolens samlede pædagogiske forløb og udvikling vil det være optimalt, at skolens samlede medarbejdergruppe har mulighed for at deltage i møderne. Imellem de tre møder har skolen muligheder for at afholde egne møder, hvor der kan arbejdes videre med relevante temaer. Møderne kan bruges som en afklaring i forhold til møderne med Drift & Anlæg og Området, til en udvikling af specifikke områder eller til en dybere bearbejdelse af temaerne. Inden afholdelse af de tre møder med skolens samlede medarbejdergruppe, afholdes møde mellem skolens ledelse, Området, Drift & Anlæg, Kapacitetsstyring og evt. Pædagogisk Faglighed. Mødets formål er afklaring af rammer og indhold for det kommende forløb. Arbejdet i brugerafklaringsfasen munder ud i, at skolen udarbejder et pædagogisk grundlag, som overleveres til det byggeudvalg, som i den kommende fase skal være medvirkende til at udarbejde et program for byggeprojektet. Valg af udbudsform Mens arbejdet med udarbejdelse af det pædagogiske grundlag foregår, udpeges der en projektleder i KEjd, som sørger for, at der laves rådgiverudbud, og at der kobles en ekstern rådgiver på projektet. Udbudsform vælges i forhold til byggesagens karakter og kan være et udbud af de indledende faser (bygherrerådgiver) eller af hele projekteringen (totalrådgiver). Der kan også være tale om, at der skal afholdes en arkitektkonkurrence. 8

9 Roller & ansvar- brugerafklaringsfasen Børne- og Ungdomsforvaltningen Projektleder. DA - Har procesansvaret for udarbejdelsen af det pædagogiske grundlag - Indkalder til forberedelsesmøde med deltagelse af KAPS, en repræsentant fra Pædagogisk Faglighed, leder for daginstitution/skole, områdechef og/eller pædagogisk konsulent, projektlederen fra DA, evt. projektleder fra KEjd - Indkalder til den efterfølgende møderække - Står for det byggefaglige input, forventningsafstemning og præsentation af rammer Områder - Har det faglige ansvar for udarbejdelsen af pædagogisk grundlag - Leder møderækken evt. bistået af en ekstern proceskonsulent Daginstitution/skole - Står for udarbejdelsen af det pædagogiske grundlag - Sikre forankring af det pædagogiske grundlag i personalegruppen Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd - Gennemfører rådgiverudbud - Deltager evt. i forberedelsesmøde Rådgiver/konsulent Samler op fra møderne og fører beslutningsreferat, inspirerer skoler og institutioner i arbejdet med at udarbejde det pædagogiske grundlag Omverdenen Forældre og børn Repræsentanter fra forældrebestyrelsen eller forældrerådet og børnegruppen inddrages evt. i arbejdet med udarbejdelse af det pædagogiske grundlag 9

10 Byggeprogram - hvad skal der bygges? Når det pædagogiske grundlag og visionen for det fremtidige liv i bygningen er formuleret, starter første fase i selve byggeprojektet. Projektlederen fra BUF tager initiativ til at nedsætte et byggeudvalg, der samarbejder om, at det færdige byggeri kommer til at understøtte det liv, som det skal danne rammen om. Byggeudvalgets arbejde starter, når KEjd har valgt udbudsform, gennemført rådgiverudbud og valgt en ekstern rådgiver (f.eks. et arkitektfirma) til projektet. Byggeudvalgets medlemmer Antallet af medlemmer i byggeudvalget afhænger af byggesagens karakter. Som minimum inviteres repræsentanter fra følgende grupper til at deltage: Ledelsesrepræsentant(er) Arbejdsmiljørepræsentant og evt. personale fra de berørte institutioner/skoler (ved nybyggeri kan der være tale om videnspersoner fra andre skoler/institutioner i BUF eller faglige organisationer) Teknisk personale (teknisk ejendomsleder) Pædagogiske konsulenter/skolekonsulenter fra det berørte område Forældre- og elever fra skolebestyrelsen eller forældre fra forældrerådet Øvrige interessenter (f.eks. sundheds- eller specialområdet, KFF og faglige or-ganisationer) Projektleder fra BUF og KEjd Ekstern rådgiver Det første arbejde for byggeudvalget er at medvirke til udarbejdelsen af et specifikt byggeprogram for byggesagen, hvor der både skal arbejdes med visioner og konkrete forhold. Arbejdet omfatter en tilpasning af BUF s generelle byggeprogram til den specifikke sag, og har til formål at sikre, at brugernes visioner og særlige ønsker til pædagogik indarbejdes i byggeriet. Samtidig kortlægges planforholdene, dvs. muligheder og begrænsninger for byggeprojektet. Det inkluderer bl.a. en registrering af eksisterende bygninger og en række tekniske forundersøgelser som f.eks. miljøog geotekniske forhold m.v. 10

11 Byggeudvalgets rolle Byggeudvalget har karakter af et besluttende forum, hvor beslutninger så vidt muligt søges truffet ved enighed. Det er gennem deltagelse i byggeudvalget, at brugerne får indflydelse på det kommende byggeri. Det er derfor vigtigt, at skolens eller institutionens øvrige organisation hele tiden bliver holdt opdateret om arbejdet og de beslutninger, der træffes. Mellem byggeudvalgsmøderne kan der foregå forskellige idéudviklingsaktiviteter som f.eks. studieture, temagruppemøder og lign. Temagruppernes emner kan f.eks. være udearealer, fagområder eller særlige aldersgrupper, og medlemmerne i temagrupperne har en specifik indsigt i det pågældende emne. Gruppernes input overgives til byggeudvalget, som har ansvaret for at prioritere mellem eventuelt modstridende ønsker. Byggeprogrammet Med baggrund i bl.a. BUF s generelle byggeprogram, det pædagogiske grundlag, forundersøgelserne og input fra byggeudvalget udarbejder rådgiverne det specifikke byggeprogram, som også skal indeholde et planlægningsbudget og den første tidsplan. Byggeudvalget har medindflydelse og sikrer i samarbejde med projektlederen fra BUF, at byggeprogrammet bliver godkendt. Det er BUF s projektleder, der godkender byggeprogrammet endeligt. Mødeaktivitet I denne periode kan byggeudvalget forvente to til tre byggeudvalgsmøder - antallet bestemmes af byggeriet størrelse og kompleksitet. Mellem møderne kan der foregå forskellige idéudviklingsaktiviteter. Se også illustration side

12 Roller & ansvar- byggeprogram Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar og er ansvarlig for kontakt med den eksterne rådgiver. Bidrager med ejendoms- og byggefaglig viden. Deltager i byggeudvalget. Børne- og Ungdomsforvaltningen Projektleder, BUF Leder byggeudvalget, sikrer brugerinddragelsen, er ansvarlig for overordnet budget og tid, og varetager kontakten til og inddragelsen af interessenterne. Godkender byggeprogrammet. Byggeudvalg Beskriver visioner, pædagogisk grundlag, funktioner, relationer, adfærd. Har ansvaret for kontakten og informationen til de brugere, der ikke deltager i byggeudvalget. Har medindflydelse og sikrer i samarbejde med projektlederen fra BUF godkendelsen af byggeprogrammet. Rådgivere Samler op fra byggeudvalget og fører beslutningsreferat, inspirerer byggeudvalget, og udarbejder byggeprogram. Laver indledende forundersøgelser, har den indledende myndighedskontakt og udarbejder budget og tidsplan. 12

13 Øvrige forvaltninger Embedsmænd/projektledere Deltager i byggeudvalget, hvis relevant eller bidrager med oplysninger o. lign. Omverdenen Forældre Repræsentanter fra forældrebestyrelsen eller forældrerådet kan deltage i byggeudvalgsmøder. Børn Inddrages evt. i byggeudvalgets arbejde Øvrige interessenter Deltager i forbindelse med køb, leje, forundersøgelser m.m. Lokale interessegrupper, beboere, lokalråd, mv. orienteres og kan inviteres til byggeudvalgsmøder. 13

14 Dispositionsforslag - de første skitser Når byggeprogrammet er godkendt, begynder arbejdet med at omdanne programmet til et projekt. Fasen afsluttes med udarbejdelsen af et dispositionsforslag, som er byggeudvalgets sidste mulighed for medindflydelse på udformningen af projektet. Det første forslag På baggrund af byggeprogrammet, byggeudvalgs- og temagruppemøderne udarbejder rådgiverne beskrivelser og skitser for, hvordan det endelige byggeri kan komme til at se ud. Det viser f.eks., hvor funktioner som køkken, faglokaler og depotrum er placeret, hvordan man bevæger sig rundt i huset, hvilken stemning, der tilstræbes, (f.eks. gennem materialer, farver og dagslys), og hvordan miljømæssige tiltag kan indarbejdes. De økonomiske muligheder Det er vigtigt at være opmærksom på, at den økonomiske ramme er fastlagt ud fra en funktion f.eks. et antal institutionspladser eller et nyt skolespor. I forbindelse med færdiggørelse af dispositionsforslaget kan byggeudvalget derfor blive bedt om at prioritere mellem delelementer i forslaget, så projektets overordnede økonomiske ramme kan overholdes. Godkendelse af dispositionsforslag og første myndighedskontakt Rådgiverne samler op på arbejdet i byggeudvalget og temagrupperne og udarbejder et færdigt dispositionsforslag med et mere detaljeret budget og tidsplan. Nu er det første overblik over byggesagen klart, og det er derfor muligt at kontakte myndighederne for at afklare, hvilke krav, der kan komme til byggeriet udover dem der er beskrevet i kommune- og lokalplaner eller allerede afklaret i tidligere faser. Byggeudvalget har medindflydelse og sikrer i samarbejde med projektlederen fra BUF, at dispositionsforslaget bliver godkendt. Det er BUF s projektleder, der godkender dispositionsforslaget endeligt. Forundersøgelser Hvis forslaget indeholder ombygninger af eksisterende forhold, igangsættes efter godkendelsen en række undersøgelser, hvor de berørte områder kontrolleres for sundheds- og miljøskadelige forekomster, der kan få økonomisk betydning for det færdige projekt. Det kan f.eks. være asbest- eller blyforekomst, jordforurening eller lign.. Mødeaktivitet I denne periode kan byggeudvalget forvente to til tre byggeudvalgsmøder - antallet bestemmes af byggeriet størrelse og kompleksitet. Mellem møderne kan der foregå forskellige idéudviklingsaktiviteter. Se også illustrationer side

15 Roller & ansvar- dispositionsforslag Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar og er ansvarlig for kontakt med ekstern rådgiver. Bidrager med ejendoms- og byggefaglig viden.. Deltager i byggeudvalget Børne- og Ungdomsforvaltningen Projektleder, BUF Leder byggeudvalget og sikrer brugerinddragelsen. Ansvarlig for overordnet budget og tid og varetager kontakten til og inddragelsen af interessenterne Godkender dispositionsforslaget. Byggeudvalg Kommenterer og prioriterer løsninger Har kontakt til de brugere, der ikke deltager i byggeudvalget. Har medindflydelse og sikrer i samarbejde med projektlederen fra BUF godkendelse af dispositionsforslaget. Rådgivere Samler op fra byggeudvalget og fører beslutningsreferat, inspirerer byggeudvalget, udarbejder løsningsforslag, laver supplerende forundersøgelser, varetage myndighedskontakten og udarbejder beslutningsmateriale i form af dispositionsforslag inkl. budget og tidsplan. Øvrige forvaltninger Embedsmænd/projektledere Deltager i byggeudvalget hvis relevant eller bidrager med oplysninger o. lign. Omverdenen Forældre Repræsentanter fra forældrebestyrelsen kan deltage i byggeudvalgsmøder Børn Inddrages evt. i byggeudvalgets arbejde Øvrige interessenter Deltager i forbindelse med køb, leje, forundersøgelser m.m. 15

16 Projektforslag - beslutningen tager form I denne fase sker bearbejdningen af dispositionsforslaget til et projektforslag, som danner basis for det mere teknisk detaljerede hovedprojekt. Dispositionsforslaget detaljeres Rådgiverne uddyber projektet vedrørende byggeteknik, akustik, installationsføring mv., og det eftervises, at eventuelle problemstillinger fra BUF s generelle byggeprogram er bearbejdet. Budgettet er nu bedre kvalificeret, og i tidsplanen tages der stilling til en eventuel etapedeling af byggearbejderne. Byggeri i eksisterende skoler og institutioner i drift Det er en vigtig del af projektforslaget, at der udarbejdes en plan for logistikken for den daglige funktion i den eksisterende institution/skole under udførelsesperioden. Herunder skal det vurderes, om der er behov for midlertidig genhusning i de enkelte byggeetaper. Ændringer i forhold til projektforslaget Hvis den økonomiske ramme overskrides efter godkendt dispositionsforslag, f.eks. på grund af skærpede myndighedskrav, for dyrt licitationsresultat eller miljø- og sundhedsforhold, vil byggeudvalget blive inddraget for at forholde sig til eventuelle forandringer/besparelser i projektet. Det godkendte projektforslag Det endelige projektforslag godkendes af BUF s projektleder, der forinden orienterer byggeudvalg og forældrebestyrelse/-råd om eventuelle ændringer fra dispositionsforslag til projektforslaget. Projektforslaget, er umiddelbart bindende for, hvordan det færdige byggeri bliver. Forældrebestyrelse/-råd afgiver herefter i samråd med ledelsen en skriftlige udtalelse om det færdige projektforslag, som vedlægges indstillingen, når den fremsendes til de kommunale politikere i forbindelse med frigivelse af økonomiske midler til at bygge for. Tilføjelser til projektet efter dette tidspunkt vil ofte medføre fordyrelse og forsinkelse. Mødeaktivitet I denne periode vil der ikke være møder i byggeudvalget dog vil byggeudvalget blive inddraget, hvis projektforslaget tegner til at afvige i større omfang fra dispositionsforslaget vedr. funktion og kvalitet. Derudover kan der fortsat afholdes temagruppemøder el. lign. aktiviteter, der har til formål at klarlægge eventuelle tvivlsspørgsmål hos rådgiverne. 16

17 Roller & ansvar- projektforslag Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar og er ansvarlig for kontakt med ekstern rådgiver. Bidrager med ejendoms- og byggefaglig viden. KEjd overtager det overordnede ansvar for budget og tid, når de kommunale politikere har vedtaget indstillingen om projektet og frigivet de økonomiske midler. Børne- og Ungdomsforvaltningen Politikere Bevilger penge til byggeriet. Projektleder, BUF Søger om anlægsbevilling til udførelse af byggeriet, er ansvarlig for overordnet budget og tid frem til de kommunale politikere har vedtaget indstillingen om projektet og frigivet de økonomiske midler, varetager kontakten til og inddragelsen af brugere og interes-senter. Orienterer byggeudvalg og forældrebestyrelse/-råd om eventuelle ændringer fra dispositionsforslag til projektforslag. Byggeudvalg Skal inddrages, hvis der sker væsentlige ændringer i funktion og kvalitet i forhold til dispositionsforslaget. Forældrebestyrelse/-råd Udarbejder en skriftlig udtalelse om projektet Arbejdsmiljøgrupper Inddrages evt. sammen med repræsentanter fra ledelsen i udarbejdelsen af planer for genhusning og alternative placeringer af børn og personale under byggeriet Området Sørger for plan for indskrivning og opstart i samarbejde med skole/institution Rådgivere Samler op fra temagruppemøder. Udarbejder endeligt projektforslag inkl. budget, tidsplan og logistikplan for ombygning herunder evt. genhusning. Øvrige forvaltninger Embedsmænd/projektledere Deltager i temagrupper, hvis relevant eller bidrager med oplysninger o. lign. 17

18 Projektering og udbud - en stille periode for brugerne Der vil i denne fase kun være ganske få beslutninger, der skal træffes af brugerne. Der kan dog ske en inddragelse, når der i samråd med projektlederen i BUF og rådgiveren skal diskuteres detaljer omkring fast inventar samt det endelige farvevalg. Færdigprojektering Rådgiverne færdigprojekterer projektet til et forprojekt og et myndighedsprojekt, så det kan indsendes til myndighederne for at opnå byggetilladelse. Herefter bliver projektet helt færdiggjort til et hovedprojekt, så det kan udbydes til entreprenørerne. Udbud Projektet kan udbydes efter hver af de tidligere nævnte faser fra byggeprogram til hovedprojekt. Projektet kan udbydes på forskellige måder f.eks.: Totalentreprise - hvor en totalentreprenør hyrer egne rådgivere og fagentreprenører. Udbud i totalentreprise sker normalt på baggrund af dispositionsforslag. Hovedentreprise - hvor en hovedentreprenør hyrer alle fagentreprenører. Udbud i hovedentreprise sker på baggrund af et hovedprojekt. Fagentreprise hvor der hyres en entreprenør ind til hvert fagområde. Udbud i fagentreprise sker normalt på baggrund af et hovedprojekt, og benyttes normalt kun i projekter, hvor ombygningen er begrænset til enkelte bygningsdele. Mødeaktivitet I denne periode vil der ikke være møder i byggeudvalget - der kan dog ske en inddragelse i forbindelse med f.eks. fast inventar og farvevalg. 18

19 Roller & ansvar- projektering og udbud Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar, varetager kontakt til rådgiverne og er ansvarlig for budget og tid, når de kommunale politikere har vedtaget indstillingen om projektet og frigivet de økonomiske midler til byggeriet. Børne- og Ungdomsforvaltningen Projektleder, BUF Er ansvarlig for overordnet budget og tid, frem til de kommunale politikere har vedtaget indstillingen om projektet og frigivet de økonomiske midler til byggeriet. Varetager kontakten til og inddragelsen af brugere og interessenter. Byggeudvalg Kan inddrages i forhold til farvevalg mv., og skal inddrages hvis der sker væsentlige ændringer i funktion og kvalitet i forhold til projektforslaget. Området Afklarer eventuelle praktiske spørgsmål vedr. nedpakning og flytning. Rådgivere Projekterer færdigt, søger byggetilladelse(r) og laver entreprenørudbud Øvrige forvaltninger Myndigheder Behandler byggeandragendet og udsteder byggetilladelse Udsteder dispensationer. Omverdenen Øvrige myndigheder Udsteder tilladelser/giver dispensationer. Entreprenører Beregner og giver tilbud. 19

20 Udførelse - byggeriet realiseres Det er vigtigt, at alle brugere bliver orienteret om, hvordan de skal forholde sig, mens byggeriet står på, da der ved om- og tilbygninger vil være gener for de daglige brugere. Før opstart Der skal foreligge en byggetilladelse fra myndighederne, inden byggeriet må starte. Det er rådgiver, der er ansvarlig for at opnå denne. Skolen/institutionen tømmer de berørte lokaleområder for inventar mm. Dette omfatter at pakke de ting, der skal genbruges, organisere flytning i henhold til aftale om midlertidig genhusning og opbevaring - samt at bortskaffe de genstande, som skal kasseres. Flytningen bliver normalt finansieret af byggesagens budget. Omfanget aftales med projektlederen i BUF. Praktiske spørgsmål omkring flytningen kan tages op med områdeledelsen i BUF. Opstartsmøde Der afholdes et opstartsmøde mellem rådgivere, entreprenører, projektledere og brugere, hvor forløbet tales igennem, og koordineringen af de daglige gøremål planlægges. Under udførelse Der afholdes ugentlige byggemøder, hvor rådgivere og entreprenører taler om status og kommende opgaver. Arbejdsmiljøvurdering er fast punkt på dagsordenen, og det kan aftales, at f.eks. teknisk ejendomsleder og/eller institutions-/skoleleder deltager i en del af byggemødet. Problemer Hvis der er problemer med byggeriet eller med sikkerheden i forhold til børn eller personale, skal man henvende sig til projektlederen fra BUF og ikke gå direkte til byggemødet. 20

21 Roller & ansvar- udførelse Københavns Ejendomme Politikere Tager evt. første spadestik og deltager i rejsegilde. Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar, har kontakten til rådgivere og er ansvarlig for budget og tid. Planlægger og afholder evt. første spadestik og rejsegilde i samarbejde med BUF. Børne- og Ungdomsforvaltningen Politikere Tager evt. første spadestik og deltager evt. i rejsegilde. Projektleder, BUF Ansvarlig for kontakten til brugere og interessenter. Assisterer skolen/institutionen ved indkøb af løst inventar. Formidler kontakt mellem brugere og entreprenører via projektlederen i KEjd, hvis der opstår problemer under byggeriet. Byggeudvalg Inddrages kun ved væsentlige ændringer af funktion og kvalitet i forhold til dispositionsforslaget. Skoler/daginstitutioner Deltager evt. i byggemøder og inddrager arbejdsmiljørepræsentanten. Sørger for at rydde de aftalte lokaleområder, orienterer forældre og børn om byggeriet og planlægger indkøb af og bestiller nyt inventar og materialer. Ansætter evt. nyt personale. Området Ansætter leder ved ny institution/skole og giver retningslinjer for nedsættelse af forældrebestyrelse/-råd. Udmønter nye bestyrelser. Supporterer opstarten. Pladsanvisningen Åbner for indskrivning af børn ca. 2 mdr. før ibrugtagning. Øvrige forvaltninger Politikere Tager evt. første spadestik og deltager i rejsegilde. Rådgivere Rådgivers ydelser afhænger af entrepriseformen. Omfatter normalt varetagelse af al kontakt til entreprenøren, tilsyn med byggeriet, indkaldelse, deltagelse og referater fra byggemøder, løbende statusrapporter og budgetopfølgning mv. Rådgiver evt. om løst inventar ved byggerier Entreprenører Udfører byggeriet 21

22 Fra aflevering til ibrugtagning - nu er byggeriet færdigt I denne fase afsluttes byggeriet, og det er blevet tid til at skolen/daginstitutionen kan flytte ind. Den juridiske aflevering Når byggeriet er færdigt, sker den juridiske aflevering (AB92-aflevering) af byggeriet fra entreprenørerne til kommunen repræsenteret ved KEjd s projektleder. Den juridiske aflevering omfatter bl.a. sikring af, at alle myndighedskrav er overholdt, herunder arbejdsmiljøkrav. Det vil sige, at man går hele byggeriet igennem for at tjekke, om alt er udført som aftalt - eller om der er fejl og mangler, som skal udbedres. Herefter udbedres manglerne indenfor en aftalt frist, og byggepladsen ryddes. Overdragelse og klargøring Kort efter den juridiske aflevering overdrager KEjd byggeriet til BUF repræsenteret af det berørte område, institutionen eller skolen samt projektlederen fra BUF. Skolen/institutionen organiserer, at eksisterende og nye møbler og materialer flyttes ind. Der skal pakkes ud, lamper og hylder skal monteres, og papir, legetøj og undervisningsmidler sættes på plads. Når alt er på plads og inden børnene kommer, skal de nye lokaler hovedrengøres. Indflytning og udpakning bliver normalt finansieret af byggesagens budget. Omfanget aftales med projektlederen i BUF. Praktiske spørgsmål omkring indflytningen kan tages op med områdeledelsen i BUF. Ibrugtagning Så er lokalerne klar til at danne ramme om børnenes og personalets nye hverdag. Skolen/institutionen kan evt. fejre dette med en indvielsesfest, hvor Børne- og Ungdomsborgmesteren, Kultur- og Fritidsborgmesteren og andre interessenter inviteres til at indvie det nye byggeri. Mangler efter ibrugtagning Når et byggeri er taget i brug, er det almindeligt, at brugerne bliver opmærksomme på nogle mangler, som ikke er blevet opdaget ved overdragelsen. Derfor bliver der to måneder efter ibrugtagningen holdt et møde med projektlederen fra KEjd, rådgiver og entreprenør, hvor brugerne fremlægger de mangler, der er blevet opdaget, således at disse kan blive udbedret. En tidsplan for mangeludbedringen aftales på mødet. 22

23 Roller & ansvar- aflevering og ibrugtagning Københavns Ejendommer Politikere Deltager evt. i indvielsen af det nye byggeri. Projektleder, KEjd Har det overordnede procesansvar og er ansvarlig for budget og tid. Ansvarlig for overdragelse af byggeriet til skolen/institutionen samt for at inddrage KEjd s driftsorganisation. Børne- og Ungdomsforvaltningen Politikere Deltager evt. i indvielsen af det nye byggeri. Embedsmænd Udarbejder driftsbudget. Projektleder, BUF Koordinerer/assisterer f.eks. vedrørende telefon og it og sørger for forsikring af nyt løsøre. Deltager i overdragelsesmøder og efterfølgende mangelgennemgangsmøder. Institutioner/skoler Modtager de nye rammer sammen med projektlederen fra BUF. Indretter, klargør og starter de nye lokaler og initierer opstart af forældrebestyrelse/-råd Arbejdsmiljøgruppen samler op fra personalet. Arrangerer og inviterer til indvielse i samarbejde med projektlederen fra BUF. Området Afklarer eventuelle praktiske spørgsmål vedr. udpakning og flytning. Rådgivere Deltager i AB-92 afleveringen og udarbejder mangellister samt endeligt byggeregnskab. Sikrer, at de sidste mangler bliver udbedret og udarbejder endeligt byggeregnskab, og at al dokumentation vedr. byggeriet afleveres til KEjd og skolen/institutionen. Deltager efterfølgende i møder, hvor mangler gennemgåes. Entreprenører Deltager i AB92-afleveringen og udfører de sidste mangler. Afleverer og gennemgår Drift- og Vedligeholdelsesmaterialet med skolen/institutionen og evt. den driftsansvarlige fra KEjd. Deltager i efterfølgende mangelgennemgangsmøder. 23

24 1 og 5-årsgennemgang - byggeriet kontrolleres I årene efter at lokalerne er taget i brug, kan der, trods kontrollen ved den juridiske aflevering, dukke fejl op i byggeriet. Det kan enten være ting, der ikke blev opdaget, da man gennemgik det færdige byggeri, eller ting, som opstår efterfølgende. Gennemgang af byggeriet Efter henholdsvis et og fem år gennemgås byggeriet med entreprenøren, de ansvarlige fra rådgiveren samt repræsentanter fra KEjd og eventuelt BUF. Gennemgangen kan understøttes af brugernes løbende registreringer af eventuelle fejl og mangler. Målet er at sikre, at kommunen får den kvalitet, som blev kontraktligt aftalt, da byggeriet oprindeligt startede. Efter fem år hæfter entreprenøren ikke længere for eventuelle fejl og mangler. Overgang til drift Ved overdragelsen overgår byggeriet til drift. Er der tale om en kommunalt ejet bygning, er det KEjd, som udlejer og administrator, der er med til at sikre, at bygningen fungerer. Er der tale om et tredjemands lejemål, er det derimod et boligselskab el. lign., der varetager den bygningsmæssige drift og vedligehold. 24

25 Roller & ansvar- gennemgang af mangler Københavns Ejendomme Projektleder, KEjd Indkalder skoler/institutioner og projektlederen fra BUF til 1-årsgennemgang og skoler/institutioner samt evt. rådgiver og entreprenør til 5-årsgennemgang. Har ansvar for, at mangler udbedres. Børne- og Ungdomsforvaltningen Projektleder BUF Deltager i 1-årsgennemgangen. Institutioner/skoler Giver input om oplevede fejl og mangler til brug ved 1- og 5-årsgennemgang og deltager ved gennemgangene. Området Deltager eventuelt ved 1- og 5-årsgennemgang. Rådgiver Indkalder, deltager og skriver referat fra 1-årsgennemgang og sikrer, at manglerne udbedres. Rådgiver gennemgår byggeriet og udformer mangellister med input fra bl.a. personale og arbejdsmiljøgruppen. Deltager evt. i 5-årsgennemgang. Entreprenør Deltager i 1-årsgennemgang. Udbedrer mangler, som entreprenøren har ansvaret for. Deltager evt. i 5-årsgennemgang. 25

26 Daginstitutioner - tidslinje for projekt - 27 måneder Budgetvedtagelse Bestilling af opgaven i KEjd Aktiviteter i introfase Byggeudvalgsmøder 1-4 Studietur og temagruppemøder/-workshops efter behov BUF Anlæg godkender byggeprogram - BUF inddrager byggeudvalget BUF Anlæg godkender dispositionsforslag - BUF inddrager byggeudvalget BUF Anlæg godkender projektforslaget på vegne af byggeudvalget, og forældrerådet udtaler sig (skriftligt) 26

27 Idéoplæg Afklaring Program Dispositionsforslag + evt. konkurrence/udbud Projektforslag Projektering Byggeri Montering Udbud rådgiver Evt. udbud/konkurrence Udbud entreprise 27

28 Daginstitutioner - indhold på byggeudvalgsmøder Antallet af byggeudvalgs- og temagruppemøder og indholdet på de enkelte møder varierer i forhold til projektets størrelse og kompleksitet. Antal og indhold på møderne besluttes af projektlederne i BUF og KEjd i samråd med de tilknyttede rådgivere. Nedenstående emneliste illustrerer de emner, der typisk vil indgå i de 2-4 byggeudvalgsmøder, som skal afholdes i løbet af en større om- eller tilbygning. For mindre sager eller for nybyggeri vil listen være anderledes men kan benyttes som en bruttoliste. Byggeudvalgsmøde 1: Præsentation (byggeudvalg, rådgiver, BUF, KEjd) Grundlag for opgaven, idéoplæg, funktionskrav, politiske beslutninger mv. Rammer, roller (byggeudvalg, rådgiver, BUF, Kejd, øvrige) og forventninger inkl. organisation og interessenter (f.eks. klynger, andre institutioner, lokalområdet osv.) Procesplan og tidsplan inkl. vigtige milepæle Pædagogisk grundlag for opgaven (forberedt af daginstitutionen) Byggeriets grundlæggende forudsætninger (planlovkrav, juridiske forhold, topografiske og geografiske forhold, særlige myndighedskrav mv.)(rådgiver) Analyse af grund, bygninger og muligheder(rådgiver) Evt. analyser af funktionen på diagramniveau (rådgiver) Tilrettelæggelse af evt. studietur Opsummering Byggeudvalgsmøde 2: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 1 og evt. studietur Diagrammatisk disponering af grunden inkl. udearealer Diagrammatisk disponering af funktioner og relationer Krav til specifikke funktioner fx køkken, puslerum, grupperum, garderober mv. Arbejdsmiljø og særlige fokusområder Opsummering og det videre forløb inkl. proces for godkendelse af byggeprogram 28

29 Byggeudvalgsmøde 3: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 2, byggeprogram og evt. mellemliggende aktiviteter Arkitektonisk idé Funktionsdiagram inkl. udearealer Disponering af grunden inkl. udearealer Disponering af funktioner og områder Arbejdsmiljø, bygningsdrift, indeklima, miljøtiltag Opsummering Byggeudvalgsmøde 4: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 3 og evt. mellemliggende aktiviteter Endelig disponering af funktioner inkl. udearealer Fastlæggelse af specifikke funktioner Principper for materialer, overflader og inventar Oplæg til dispositionsforslag og det videre forløb inkl. proces for godkendelse af dispositionsforslag 29

30 Skoler - tidslinje for projekt - 44 måneder Budgetvedtagelse Bestilling af opgaven i KEjd Introprogram 1-3 Byggeudvalgsmøder 1-6 Studietur og temagruppemøder/-workshops efter behov BUF Anlæg godkender byggeprogram - BUF inddrager byggeudvalget BUF Anlæg godkender dispositionsforslag - BUF inddrager byggeudvalget BUF Anlæg godkender projektforslaget på vegne af byggeudvalget, og skolebestyrelsen udtaler sig (skriftligt) 30

31 Idéoplæg Intro/brugerafklaring Program Dispositionsforslag + evt. konkurrence/udbud Projektforslag Projektering Byggeri Montering Udbud rådgiver Evt. udbud/konkurrence Udbud entreprise 31

32 Skoler - indhold på byggeudvalgsmøder Antallet af byggeudvalgs- og temagruppemøder og indholdet på de enkelte møder varierer i forhold til projektets størrelse og kompleksitet. Antal og indhold på møderne besluttes af projektlederne i BUF og KEjd i samråd med de tilknyttede rådgivere. Nedenstående emneliste illustrerer de emner, der typisk vil indgå i de 3-6 byggeudvalgsmøder, som skal afholdes i løbet af en større om- eller tilbygning. For mindre sager eller for nybyggeri vil listen være anderledes men kan benyttes som en bruttoliste. Byggeudvalgsmøde 1: Præsentation (byggeudvalg, rådgiver, BUF, KEjd) Grundlag for opgaven, idéoplæg, funktionskrav, politiske beslutninger mv. Rammer, roller (byggeudvalg, rådgiver, BUF, Kejd, øvrige) og forventninger inkl. organisation og interessenter (f.eks. KFF, TMF, lokalområdet, fritid, klyn-ger osv.) Procesplan og tidsplan inkl. vigtige milepæle Pædagogisk grundlag for opgaven (forberedt af skolen) Byggeriets grundlæggende forudsætninger (planlovkrav, juridiske forhold, topografiske og geografiske forhold, særlige myndighedskrav mv.)(rådgiver) Analyse af grund, bygninger og muligheder(rådgiver) Evt. analyser af funktionen på diagram-niveau (rådgiver) Tilrettelæggelse af evt. studietur, workshop, temamøder Opsummering Byggeudvalgsmøde 2: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 1, evt. mellemliggende aktiviteter mv. Diagrammatisk disponering af grunden inkl. udearealer og evt. idrætshal Diagrammatisk disponering af funktioner - fritid, indskoling, mellemtrin og udskoling (afhængig af organisering) Evt. profil eller særlige fokusområder Opsummering 32

33 Byggeudvalgsmøde 3: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 2, evt. mellemliggende aktiviteter mv. Funktionsdiagram inkl. udearealer og idrætshal Oplæg til indhold af byggeprogram Disponering af basisområder, fagområder, personalefaciliteter og administration og relationer mellem funktionerne. Arbejdsmiljø Udearealer Idrætshal (evt.samarbejde m. KFF) Bygningsdrift, indeklima, miljøtiltag Opsummering og det videre forløb inkl. proces for godkendelse af byggeprogram Byggeudvalgsmøde 4*: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 3, byggeprogram, evt. mellemliggende aktiviteter mv. Arkitektonisk idé Disponering af grunden inkl. udearealer diagrammer, skitser og evt. model og visualisering Disponering af områder basisområder, fritid, fagområder, personale og administration - diagrammer, skitser og evt. model og visualisering Opsummering Byggeudvalgsmøde 5*: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 4, evt. mellemliggende aktiviteter mv. Disponering af områder basisområder, fritid, fagområder, personale og administration - diagrammer, skitser og evt. model og visualisering Disponering af evt. idrætshal diagrammer, skitser og evt. model og visualisering Tiltag i forhold til profil eller andre fokusområder Opsummering og det videre forløb inkl. tidsplan og milepæle * Emner på Byggeudvalgsmøde 4 og Byggeudvalgsmøde 5 fordeles i forhold til opgavens karakter Byggeudvalgsmøde 6: Opsamling på Byggeudvalgsmøde 5, evt. mellemliggende aktiviteter mv. Oplæg til dispositionsforslag Endelig disponering af funktioner (inkl. udearealer) diagrammer, skitser og evt. model og visualisering Fastlæggelse af specifikke funktioner Principper for materialer, overflader og inventar Opsummering og det videre forløb inkl. tidsplan og milepæle for godkendelse af dispositionsforslag. 33

34 Ordforklaring Byggeprogram: Byggeprogrammet er bygherrens krav og ønsker til det færdige byggeri og til byggeprocessen. Det omfatter også forudsætningerne for byggeopgaven. Programmet skal indeholde specificerede krav til byggeriet. Byggeudvalg: Byggeudvalget er et forum, hvor der samarbejdes om, at det færdige byggeri kommer til at understøtte det liv, som det skal danne rammen om. Det er gennem deltagelse i byggeudvalget, at brugerne får indflydelse på det kommende byggeri. Byggeudvalgsmøde: Gennem deltagelse på byggeudvalgsmøderne har brugerne indflydelse på beslutninger omkring idéoplæg, byggeprogram og dispositionsforslag og godkendelsen af det endelige projektforslag. Byggemøde: Byggemøder afholdes regelmæssigt, mens byggeriet står på. Til forskel fra byggeudvalgsmøder deltager rådgivere og entreprenører og kun i mindre omfang brugerne. Bygherre: Den juridiske person, der bestiller og betaler for byggeriet. Dispositionsforslag: Dispositionsforslaget udarbejdes på grundlag af byggeprogrammet i tæt samarbejde med bygherre og brugere. Dispositionsforslaget illustrerer en miljømæssig, æstetisk, funktionel, teknisk og økonomisk løsning af opgaven i form af beskrivelse og tegninger og rummer desuden en redegørelse for de vigtigste økonomiske og tidsmæssige forudsætninger. Entreprise: Aftale mellem to parter om udførelse af et stykke byggearbejde. Fagentreprise: Bygningsarbejde opdelt, så entreprisen fordeles på fag. En byggeleder koordinerer fagentrepriserne. Udbydelse i fagentreprise sker normalt på baggrund af et hovedprojekt og bruges normalt kun, når byggearbejderne kun omfatter få fag. 34

35 Hovedentreprise En hovedentreprenør hyrer alle fagentreprenørerne og koordinerer entreprisearbejdet. Udbydelse i hovedentreprise sker normalt på baggrund af et hovedprojekt. Idéoplæg: Idéoplægget er den skriftlige dokumentation for aktiviteterne og beslutningerne i initiativfasen. Idéoplægget beskriver byggeriets overordnede funktion, kapacitet, økonomi, tid og kvalitet og danner udgangspunkt for selve projekteringen, som starter med byggeprogrammet. Juridisk aflevering (AB 92): Aflevering af byggearbejderne i henhold til almindelige betingelser for entreprenørarbejde ved bygge- og anlægsarbejder i hoved-, stor, eller fagentreprise, udgivet i Lokalplan: En kommunalt vedtaget plan, der fastlægger rammerne for et bestemt områdes anvendelse, udformning, udseende m.v. Projektforslag: Projektforslaget er baseret på dispositionsforslaget og er de projekterende rådgiveres forslag til, hvorledes opgaven kan realiseres. Temagrupper/fokusgrupper Grupper, der nedsættes for at give input til byggeudvalget omkring specielle emner som fx udearealer, fagområder eller særlige aldersgrupper. Totalentreprise: Bygningsopgave tildelt én entreprenør, der forestår al projektering samt udførelse til fuldt nøglefærdigt byggeri. Udbydelse i totalentreprise sker normalt på baggrund af enten byggeprogram eller dispositionsforslag. Rådgiver: Specialist, der giver råd inden for et nærmere afgrænset område, fx arkitekt eller ingeniør. 35