Landsforeningen X Att.: Sekretariatsleder Y

Transkript

1 Landsforeningen X Att.: Sekretariatsleder Y 21. september 2009 I brev af 26. februar 2009 til Statsforvaltningen Nordjylland anførte du på vegne af Landsforeningen X, at Z Kommune ikke havde overholdt gældende regler om aktindsigt i forbindelse med kommunens håndtering af en anmodning om indsigt i budgetoplysninger vedrørende kommunale skoletilbud. Statsforvaltningen har fra Z Kommune modtaget en udtalelse til sagen samt kopi af sagens akter. Landsforeningen har efterfølgende haft lejlighed til at kommentere kommunens udtalelse. Kortfattet gengivelse af statsforvaltningens udtalelse: Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter kun eksisterende materiale. Offentlige myndigheder, herunder kommuner, har således ikke i forbindelse med imødekommelse af en anmodning om aktindsigt pligt til at udarbejde nyt supplerende materiale eller bearbejde de foreliggende oplysninger. Z Kommune har derfor ikke efter offentlighedsloven haft pligt til at udarbejde supplerende materiale med henblik på at kvalificere de foreliggende, tilgængelige regnskabsoplysninger vedrørende de kommunale skoletilbud. STATSFORVALTNINGEN NORDJYLLAND AALBORGHUS SLOT SLOTSPLADSEN AALBORG JOURNAL NR.: /296 SAGSBEHANDLER: KJONOR DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR nordjylland@statsforvaltning.dk Åbningstider: Mandag-onsdag Torsdag Fredag Det følger forudsætningsvis af bestemmelsen i offentlighedslovens 16, stk. 2, at en myndighed, der må forudse, at en bebudet afgørelsesdato angående aktindsigten ikke kan overholdes, skal orientere den aktindsigtsbegærende, dels om hvorfor anmodningen ikke har kunnet imødekommes til det angivne tidspunkt, dels om hvornår afgørelse herefter kan forventes at foreligge. Således som sagen er oplyst har Z Kommune ikke iagttaget dette i forbindelse med behandling af aktindsigtsbegæringen fra foreningen. Kopi af dette brev er sendt til Z Kommune. Statsforvaltningen foretager ikke videre i sagen.

2 Venlig hilsen Anette Ravnholt Kontorchef Klaus Josefsen Specialkonsulent SIDE 2

3 Redegørelse for sagen samt begrundelse for statsforvaltningens udtalelse I brev af 26. februar 2009 til Statsforvaltningen Nordjylland anførte du på vegne af Landsforeningen X, Z Kommune ikke havde overholdt gældende regler om aktindsigt, ligesom det var foreningens opfattelse, at kommunen havde tilsidesat god forvaltningsskik. Vedlagt henvendelsen til statsforvaltningen var kopi af korrespondancen vedrørende sagen mellem foreningen og Z. I brevet har landsforeningen nærmere anført, at kommunen først ved brev af 5. maj 2008 besvarede en fremsat anmodning om aktindsigt af 19. november Herudover har foreningen påpeget, at kommunen for så vidt angår en række uddybende spørgsmål først har besvaret disse tre måneder senere, ligesom det er anført, at foreningen ikke har fået fyldestgørende svar på sine spørgsmål. Af henvendelsen til statsforvaltningen fremgår det, at anmodningen om aktindsigt var begrundet i foreningens ønske om at kunne sammenligne priser for offentlige og private tilbud. Af det modtagne materiale fremgår bl.a., at Landsforeningen X ved brev af 19. november 2007 anmodede om indsigt i budgetter for fire angivne skoletilbud i kommunen for så vidt angår elever med diagnosen ADHD og damp. I samme brev stillede foreningen spørgsmål om, hvorvidt skoletilbudene havde modtaget ekstrabevillinger, og i hvilket omfang der til eleverne var tilført ekstra ressourcer i form af støttetimer m.v. Af sagen fremgår det, at Z Kommune ved brev af 30. november 2007 meddelte landsforeningen, at anmodningen aktindsigt kunne forventes imødekommet inden udgangen af december Ved brev af 10. marts 2008 bragte landsforeningen sagen i erindring over for Z Kommune, idet foreningen ikke havde modtaget de ønskede oplysninger som bebudet af kommunen. Det fremgår videre af sagen, at kommunen ved brev af 5. maj 2008 fremsendte kopi af de ønskede budgetoplysninger til foreningen. I brevet var det tillige oplyst med angivelse af direkte telefonnumre til hvilken kommunal medarbejder, der kunne rettes henvendelse, såfremt materialet gav anledning til spørgsmål bl.a. vedrørende de økonomiske beregninger. Landsforeningen X stillede herefter i brev af 27. august 2008 uddybende spørgsmål til budgetoplysningerne og SIDE 3

4 grundlaget herfor, herunder bl.a. spørgsmål om, hvorfor visse udgiftsposter ikke var indkalkuleret. Efter anmodning fra statsforvaltningen er Z Kommune ved brev af 3. juli 2009 fremkommet med bemærkninger til sagen. Kommunen har i den forbindelse beklaget, at sagsbehandlingstiden er trukket ud under behandlingen af aktindsigtsanmodningen. Kommunen har endvidere påpeget, at den udelukkende er forpligtet til at fremsende oplysninger, der fremgår af eksisterende akter, hvorimod den ikke er forpligtet til at udarbejde eller fremskaffe oplysninger, der ikke fremgår af allerede eksisterende akter. Endelig har kommunen påpeget, at kommunen har holdt møde med foreningen angående økonomien for skoletilbudene. Ved brev af 21. august 2009 har landsforeningen kommenteret kommunens svar til statsforvaltningen, bl.a. kommunens bemærkninger om sagsbehandlingstiden samt kommunens tilkendegivelse om, at den ikke er forpligtet til at svare på foreningens anmodning om supplerende oplysninger. Retsgrundlag Det fremgår af offentlighedsloven 4, stk. 1, at enhver med de undtagelser, der er angivet i lovens i 7-14, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. I bestemmelsens 4, stk. 1, 2. pkt., er det anført, at en forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv. Princippet om meroffentlighed er indsat i offentlighedsloven for at understrege, at lovens regler ikke er til hinder for, at myndighederne efter eget skøn giver oplysninger i videre omfang, herunder på anden måde eller i anden form end loven forpligter til (Folketingstidende , tillæg A, sp. 211). Efter 4, stk. 3, skal begæringen angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Af dette såkaldte identifikationskrav følger, at den, der ønsker aktindsigt, må have kendskab til de oplysninger, som er nødvendige, for at myndigheden kan finde frem til den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Såfremt en anmodning om aktindsigt ikke er imødekommet inden for 10 dage, skal myndigheden oplyse om baggrunden herfor, og om hvornår afgørelse kan forventes at foreligge, jf. lovens 16, stk. 2. SIDE 4

5 Vurdering og udtalelse Ifølge den kommunale styrelseslovs 48 fører statsforvaltningen tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der gælder for kommuner. Dette indebærer, at statsforvaltningens tilsyn alene er et retligt tilsyn, og statsforvaltningen har således alene kompetence til at prøve retsregler eller andre bindende normer, der kan sidestilles hermed, herunder retsgrundsætninger. Tilsynets kompetence omfatter dog kun den del af lovgivningen, der særligt gælder for offentlige myndigheder. De principper, der gælder for forvaltningens adfærd og det, der traditionelt benævnes god forvaltningskik, har tilsynet ikke kompetence til at påse, idet disse principper ikke har karakter af retsregler. Statsforvaltningen Nordjylland finder, at foreningen ved sin anmodning af 19. november 2007 om aktindsigt i budgetoplysninger for navngivne skoletilbud i kommunen for så vidt angår elever med diagnosen ADHD og damp har opfyldt idenfikationskravet, jf. offentlighedslovens 4, stk. 3. Anmodningen om aktindsigt i disse isolerede oplysninger blev fremsat af foreningen ved brev af 19. november Det fremgår af sagen, at Z Kommune herefter ved brev af 30. november 2007 tilkendegav, at anmodningen kunne forventes imødekommet inden udgangen af december 2007, men at fremsendelse først skete i maj Det følger forudsætningsvis af bestemmelsen i offentlighedslovens 16, stk. 2, at en myndighed, der må forudse, at en bebudet afgørelsesdato angående aktindsigten ikke kan overholdes, skal orientere den aktindsigtsbegærende, dels om hvorfor anmodningen ikke har kunnet imødekommes til den angivne tidspunkt, dels om hvornår afgørelse herefter kan forventes at foreligge. Således som sagen er oplyst har Mariagerfjord Kommune ikke iagttaget dette i forbindelse med behandling af aktindsigtsbegæringen. Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende materiale. Offentlige myndigheder, herunder kommuner, har således ikke i forbindelse med imødekommelse af anmodningen om aktindsigt pligt til at udarbejde nyt supplerende materiale eller bearbejde dette eksisterende materiale. En egentlig pligt for kommuner til at udarbejde speficeret budgetmateriale for kommunale ydelser skal således fremgå af lovgivningen. SIDE 5

6 Et sådant krav var bl.a. indeholdt i den nu ophævede bestemmelse i den kommunale styrelseslov 62 a om ufordringsret. I bestemmelsen var det således fastsat, at byrådet med visse undtagelser havde pligt til at sammenligne omkostningerne ved at antage et tilbud fra en privat om at udføre en opgave, kommunen udførte for sig selv, med omkostningerne ved kommunens egen udførelse af opgaven. Byrådet skulle herefter træffe beslutning om, hvorvidt opgaven fortsat skulle varetages af kommunen selv, eller om den samme opgave skulle løses af andre. Reglerne i den kommunale styrelseslov om udfordringsretten blev ophævet pr. 1. juli 2007, jf. lov nr. 510 af 6. juni 2007, hvorefter byrådet ikke længere har pligt til at behandle private udfordringstilbud eller foretage en omkostningssammenligning. Det bemærkes, at loven blev ophævet i forbindelse med en samtidig indgået aftale mellem regeringen og KL om mere konkurrenceudsættelse i kommunerne. Det følger af ovenstående, at Z Kommune ikke har haft pligt til at bearbejde det foreliggende, tilgængelige regnskabsmateriale vedrørende de fire skoletilbud eller udarbejde supplerende materiale med henblik på at kvalificere de eksisterende oplysninger. Af sagen fremgår i øvrigt, at der har været afholdt møde mellem kommunen og foreningen angående undervisningsoverenskomster og økonomiberegninger forud for den skriftlige korrespondance i sagen. SIDE 6