Gode HR-data til direktionen og mellemlederne

Transkript

1 tidsskrift om personaleledelse I udgivet af DANSK HR Gode HR-data til direktionen og mellemlederne Benedikte Milbo, HR Seniorkonsulent, Eksport Kredit Fonden side 16 TEMA HR-AFDELINGENS ABC Gentofte Hospital har genopfundet MUS side 26 Positioner dig på arbejdspladsen og opnå det du vil have side 40 Nye spilleregler for udstationerede medarbejdere side 56

2 FIND MERE INFORMATION PÅ ELLER RING Savner du en nemmere HR-hverdag? EPOS ER DANMARKS BEDSTE OG MEST BRUGERVENLIGE HR- OG LØNSYSTEM. Med Epos får du alt, hvad du har brug for i dit HR-arbejde, herunder administration, rekruttering, lønudbetaling, ledelses rapportering og APV. Kom nemt og hurtigt i gang Ring til os på tlf eller besøg os på Epos er modulopbygget, så du kan få et system, der passer præcist til din virksomhed, uanset størrelsen på din organisation og kompleksiteten i dit HR-arbejde. Bredden, dybden og fleksibiliteten i Epos gør, at du er fuldt dækket ind. Nyttige funktioner, menuer og skabeloner understøtter dine HR-processer og sikrer, at du altid har de nødvendige data på rette tid og sted. Epos er vejen til en nemmere hverdag med HR og løn. PBJ A/S Telefon BRØNDBY Kornmarksvej Brøndby AARHUS Sindalsvej Risskov

3 ROM BLEV IKKE BYGGET PÅ EN DAG LEDEREN Rom blev ikke bygget på en dag Selv om man i de fleste HR-funktioner gerne vil være udviklingsorienteret og strategisk, så har de fleste HRafdelinger taget deres udgangspunkt i en række praktiske funktioner, som skulle på plads Vi kender alle ordsproget om, at Rom ikke blev bygget på en dag. Meningen er også klar, nemlig at ting tager tid, men samtidig ligger der også for mig i ordsproget en tilkendegivelse af, at vi er nødt til at starte et sted og bygge et fundament op, som vi så efterfølgende kan bygge videre på. Sådan er det også med en HR-funktion. Derfor er det også der, man typisk starter, hvis man står over for at skulle bygge en HR-afdeling op fra grunden. I dette nummer af HR-chefen sætter vi fokus på disse basale HR-administrative discipliner såsom MUS, rekruttering, introduktion, registrering, personalepolitikker og uddannelsesplanlægning. Tanken med dette nummer er derfor at give inspiration til disse områder. Dels hvis du står og skal starte en ny afdeling op, dels og måske ligeså interessant hvis du i mange år har kørt de administrative funktioner på samme måde. Så er der måske behov for at kigge på dem igen og se, om der er processer eller procedurer, der med fordel kan moderniseres eller gøres bedre/smartere. Jeg ønsker dig god arbejdslyst med dette arbejde, og husk, at et godt fundament er den væsentligste forudsætning for at bygge en stor og vedholdende HR-funktion. God læselyst. Selv om man i de fleste HR-funktioner gerne vil være udviklingsorienteret og strategisk, så har de fleste HR-afdelinger taget deres udgangspunkt i en række praktiske funktioner, som skulle på plads. Virksomheden havde nået en vis størrelse, eller man var blevet opmærksom på, at man i virksomheden havde brug for en funktion, der kunne tage sig af løn, ferie, kontrakter, personaleinformationer og meget andet. Derfor er det helt naturligt, at HRfunktionen tager sit udspring i disse basale HR-administrative opgaver. Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA, DANSK HR Kommende nummer af HR-chefen se årets temaer på HR chefen I APRIL 2015 side 3

4 HR CHEFEN INDHOLD TEMA ARTIKLER REKRUTTERING ANNO 2015 Internettet og online-jobportaler var disrupters i 00 ernes teknologiske verden, og i dag betragter vi sociale medier og HR Big Data på samme måde. De er nutidens disrupters. Nutidens nye vej til rekruttering. GOD INTRODUKTION ER EN DEL AF VORES DNA Hos ROCKWOOL A/S gennemfører nyansatte et længere introduktionsprogram. Det skal sikre, at medarbejderen hurtigt indføres i sit nye job og samtidig føler sig velkommen på den nye arbejdsplads. STRUKTUR PÅ DATA SKABER OVERBLIK OG GENNEMSLAGSKRAFT Det kan være en udfordring at samle og strukturere data om medarbejderne. Men det er nødvendigt, for HR skal levere nødvendige data til direktion, mellemledere og medarbejdere. Læs hvad EKF har gjort. TRE PERSPEKTIVER PÅ SYSTEMATISK KOMPETENCEUDVIKLING Medarbejdernes kompetencer afgør konkurrenceevnen. Dermed skal HR-funktionen servicere linjeledelsen med fremgangsmåder, der kan anvendes til systematisk at udvikle medarbejdernes kompetencer. PÅ GENTOFTE HOSPITAL ER MAN GLADE FOR MUS PÅ GANGENE Giver MUS mening? I de senere år har det været diskuteret i virksomhederne. Det gjaldt også på Gentofte Hospital, men her valgte man at tage udfordringen op og blande kortene på ny. VÆRDIER ELLER REGLER? Personalepolitikker synliggør virksomhedens regler og personalegoder, men en personalepolitik bør samtidig afspejle virksomhedens værdier og kultur, så overvej hvad formålet med politikkerne skal være. ØVRIGT INDHOLD 03 Leder 04 Indhold 36 Artikel: Ti gode råd 40 Artikel: Positioner dig på arbejdspladsen og opnå det du vil have 44 HR-portræt: Anja Liliendahl Stapelfeld Det cykler derudaf 48 Artikel: Talent management eller fortælling? 52 EAPM: Luqsus er en evidenbaseret tilgang... / Vi skal forsætte med at arbejde med holdninger / Mirakelkur eller kvik fix? 56 PWC: Skat & HR 58 HR nyhedsspot 60 Advokaterne Aktuelt 62 Survey & Support: En kur mod sygefravær 66 DANSK HR Medlemsservice Forside: Benedikte Milbo HR Seniorkonsulent, EKF Eksport Kredit Fonden Udgiver DANSK HR Brunbjergvej 10A 8240 Risskov Tlf.: Fax: info@danskhr.dk Medlemskab Kr. 3420,- plus moms om året. Kan tegnes på tlf.: HR-chefen udkommer seks gange årligt Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA ksn@danskhr.dk Editor Chief of Staff Mette Nørlem Cand.jur. mn@danskhr.dk Communication Manager Marie Korsgaard MA corp.comm mko@danskhr.dk side 4 HR chefen l APRIL 2015 Marketing Manager Mona Tjørnelund Hansen Cand.ling.merc. mth@danskhr.dk Sales Manager Anne Kjeldgaard HD (A) akk@danskhr.dk Graphic Designer Dorethe Nielsen Grafiker dn@danskhr.dk Foto: BB Studio Financial Controller Irene Knudsen ik@danskhr.dk Coordinator Marianne Jensen mmj@danskhr.dk Kontorelev Katrine Juliette Rasmussen kir@danskhr.dk Tryk VIBLA Tlf.: ISSN: Psychologist Mette Kroier Cand.psych. mek@danskhr.dk Netværkschef Vivi Bay vb@danskhr.dk Ansvarshavende redaktør: Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA Redaktør: Mette Nørlem Danish Representative of EAPM (European Association for people Management)

5 Vil du have de bedste ansøgere? Lad Jobindex række ud til kandidaterne. Med en Profilannonce inkl. CV-match når du langt ud og rammer målrettet! ANNONCERING OG OPSØGENDE KONTAKT Din Profilannonce inkl. CV-match kommer online på Danmarks største jobsite samtidig med, at vi opfordrer de mest relevante kandidater i vores CV-database til at søge jobbet. Du rammer derfor hurtigt og effektivt de bedste kandidater også dem, der ellers ikke ville være opmærksom på din ledige stilling. Se mere på jobindex.dk/cv-match eller ring til os Er det antal unikke brugere hver måned på jobindex.dk, som din annonce bliver eksponeret for Modtager hver morgen en mail-agent fra os med ledige job. Din ledige stilling kommer med og derfor havner dermed direkte i indbakken hos en interesseret modtager CV er ligger der i vores CV-database. Vores rekrutteringskonsulenter kontakter personligt de mest relevante med din jobannonce og opfordrer dem til at søge. Ingen algoritmer her. I tillæg til alle de flotte tal bliver din annonce også eksponeret på b.dk. business.dk og på TV2 s nyhedsside med et direkte joblink. Jobindex A/S Holger Danskes Vej 91 2TV 2000 Frederiksberg Tlf info@jobindex.dk

6 TEMA FASTHOLD MEDARBEJDERNE EFTER KRISEN Struktur på data skaber overblik og gennemslagskraft Af Marie Korsgaard, Communication Manager, DANSK HR Det kan være en udfordring at samle og strukturere data om medarbejderne. Ofte findes oplysningerne i en lang række forskellige systemer, eller de er slet ikke registreret. Dermed er det tungt at arbejde med data, og det kan være svært for HR-afdelingen at levere den viden, som direktion, mellemledere og medarbejdere efterspørger. EKF (Eksport Kredit Fonden), som førhen brugte Excel til at håndtere medarbejderdata, har nu fået en samlet HR-løsning, der ikke alene letter arbejdet for HR-afdelingen, men som også skaber værdi for resten af organisationen. Benedikte Milbo er HR Seniorkonsulent og har været dybt involveret i processen. Vi oplevede et stort behov for data og viden hos vores ledere, fortæller hun om baggrunden for projektet. I forbindelse med udviklingssamtaler og lønsamtaler er det rigtig rart for lederen at kunne få et samlet overblik over den aktuelle medarbejder. Hun forklarer, at EKF er en organisation præget af fleksibilitet, hvor det ikke er usædvanligt, at medarbejdere skifter afdeling og dermed leder, eller at nogen udstationeres eller forfremmes. Dermed er det ofte påkrævet, at en leder hurtigt kan tilegne sig viden om en medarbejders baggrund. Tidligere brugte HR-afdelingen meget tid på at samle oplysninger om fx en medarbejders ansættelsesforløb og lønudvikling og præsentere det, så lederne nemt kunne få et overblik. Med den systemmæssige understøttelse fra en HR-løsning er opgaven blevet meget lettere. side 16 HR chefen l APRIL 2015

7 HR-AFDELINGENS ABC TEMA Benedikte Milbo HR Seniorkonsulent hos EKF (Eksport Kredit Fonden) For os i HR er det desuden meget tilfredsstillende, at vi nemt kan hente de oplysninger, vi skal bruge, og præsentere dem i en overskuelig og lettilgængelig form, og at vi dermed leverer en bedre service til organisationen HR chefen I APRIL 2015 side 17

8 TEMA HR-AFDELINGENS ABC Medarbejderselvbetjening sparer tid i administrationen På den administrative front har EKF stor gavn af, at medarbejderne langt hen ad vejen klarer tingene selv. Tidsregistrering foregår i en online portalløsning med en tilhørende app, som er meget populær. Er en medarbejder fx syg, kan han eller hun registrere det, fx via sin mobiltelefon, forklarer Benedikte Milbo. Tidsregistrering er jo ofte kendetegnet ved at være noget, mange ikke rigtig gider men med portalløsningen og app en oplever vi faktisk ikke længere de store udfordringer med at få medarbejderne til at tidsregistrere, konstaterer Benedikte Milbo. Samtidig gør den elektroniske registrering det nemt at trække statistik på fx sygdom og hjemmearbejdsdage. I EKF s HR-løsning, der er leveret af Lessor, kan medarbejderne selv se deres lønsedler. Inden vi gik i gang med at kigge på en samlet HR-løsning, havde vi en periode diskuteret, hvordan vi bedst kunne udlevere digitale lønsedler om det skulle være s eller e-boks. Med den løsning vi nu har fået, er vi landet på en gylden middelvej, hvor medarbejderne kan se deres lønsedler online eller via app en, hvilket er nemt og sikkert for alle parter. Et andet aspekt af selvbetjeningsløsningen er, at medarbejderne nu selv kan tjekke, hvor meget ferie de har brugt, og hvor mange dage de har til gode. Det sparer tid i administrationen, der ikke længere skal lede efter oplysningerne. Opfølgning på kursusbudgetter Hos EKF registrerer man kurser og kursusønsker i HRsystemet. Det er virkelig noget, der sparer administrativ tid, fortæller Benedikte Milbo. Med registreringen af ønskede, planlagte og gennemførte kurser kan EKF se, hvem der er tildelt hvilke kurser, hvordan budgettet er fordelt på fx afdelinger eller stillingstyper, og om bevilgede kursusmidler faktisk bliver brugt. Det at vi har en samlet registrering og kan trække data ud, gør det nemt for os i HR at følge op. Samtidig kan vi være tydelige over for resten af organisationen, når vi skal forklare, hvad uddannelsesbudgettet egentlig bliver brugt til. Den gennemsigtighed er en fordel, når pengene skal fordeles, fremhæver Benedikte Milbo. Rapportering gjort nemt En gang om året udarbejder EKF en personalerapport. I den forbindelse er det en stor hjælp, at vi kan trække data fra HR-systemet, fortæller Benedikte Milbo og fortsætter: Fx kan vi hente lister over, hvem der er på flextid, hvem der er eller har været udstationeret, og vi kan nemt udregne anciennitet også hvis en medarbejder i en periode har arbejdet et andet sted for derefter at være vendt tilbage til EKF. Hos EKF arbejder samtlige medarbejdere ud fra ni fastlagte kompetencer, som der løbende vurderes på. Vi har derfor en plan om, at vi vil begynde at registrere kompetencer og kompetenceudvikling i vores HR-løsning, siger Benedikte Milbo og uddyber: Det vil gøre det nemmere at foretage en ensartet vurdering af, hvordan medarbejderne performer på tværs af afdelinger, stillingsniveau osv. Optimering af arbejdsgangene og god service til organisationen Samlet set har EKF med HR-løsningen opnået en optimering af arbejdsgangene og dermed en tidsbesparelse ved administrative opgaver. Derudover har organisationen fået et retvisende billede af en lang række data om medarbejdere, ledere og organisationens udvikling i det hele taget. Vi kan dokumentere tingene sort på hvidt nu. Ofte er fornemmelser og antagelser jo korrekte, men det giver altså en anden gennemslagskraft, når der ligger data bag og en større sikkerhed, når der træffes beslutninger, konstaterer Benedikte Milbo og tilføjer: For os i HR er det desuden meget tilfredsstillende, at vi nemt kan hente de oplysninger, vi skal bruge, og præsentere dem i en overskuelig og lettilgængelig form, og at vi dermed leverer en bedre service til organisationen. side 18 HR chefen l APRIL 2015

9 STRATEGISK FORANDRING LØFT HR IND I FORRETNINGEN OG BLIV EN STRATEGISK MEDSPILLER Workz er et forandringsbureau. Vi hjælper vores kunder med at komme i mål med deres strategi. Vi samarbejder med HR om at løfte organisationer og ledelse, så de kan gennemføre de mange forandringer, der kræves. En del af dette samarbejde indebærer, at vi certificerer HR i at bruge vores værktøjer til at strukturere arbejdet med forandringer og understøtte læring. Igennem mere end 10 år har vi hjulpet større danske og internationale virksomheder med deres forandringer. Mere end ledere er blevet bedre forandringsledere eller mere effektive til at implementere strategi godt hjulpet af de mange HR-professionelle vi har certificeret gennem årene Kronprinsessegade 20 st. contact@workz.dk DK København K Denmark Vores værktøjer er fysiske og indeholder altid et spilelement. De inviterer til handling, aktiverer og involverer deltagerne i læring og beslutningstagning samt etablerer et fælles sprog om forandring i organisationen. Med vores gennemtestede koncepter klæder vi HR på til at gå forrest i forandringer. Læs mere om os på vores hjemmeside:

10 TEMA HR-AFDELINGENS ABC om EKF (Eksport Kredit Fonden) EKF er Danmarks eksportkredit. EKF s 120 medarbejdere hjælper danske virksomheder med at gøre det muligt og attraktivt for andre at købe varer fra Danmark. Det sker ved at hjælpe med at skaffe finansiering og ved at forsikre virksomheder og banker mod de økonomiske og politiske risici, der kan være ved at handle med andre lande. EKF hjælper både store og små virksomheder og skræddersyr gerne løsninger. EKF blev oprettet i 1922 som det blot tredje eksportkreditinstitut i verden. Gennem årene har EKF opbygget en unik viden om de udfordringer, danske virksomheder møder, når de handler og investerer rundt om i verden. EKF er ejet og garanteret af den danske stat, men drives som en moderne finansiel virksomhed. om processen EKF startede med at formulere en kravsspecifikation med ønsker til en samlet HRløsning. Derefter afsøgte man markedet og fandt frem til en række mulige løsninger. Valget faldt på LESSOR, blandt andet fordi systemet passer til organisationens ERPplatform, hvilket er en stor fordel i forhold til integration og daglig brug. På baggrund af EKF s specifikke ønsker foretog LESSOR en tilpasning af systemet, og derefter gik man i gang med selve implementeringen. EKF valgte at lancere løsningen ved ferieårets begyndelse ved en præsentation for samtlige medarbejdere. Ledere og medarbejdere er hurtigt blevet fortrolige med de administrative procedurer som fx tidsregistrering og godkendelse, mens HR-afdelingen fungerer som superbrugere og leverer data i overskuelig rapportform, når organisationen efterspørger det. side 20 HR chefen l APRIL 2015