INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 27. november 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 4. december 2014, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 og efterfølgende spisning på Restaurant Miró, Marstrandsgade 2. Dagsorden 1. Organisation kl. 17:15 18:15 a. Udbud af teknisk rådgivning (O) b. Forretningsgang vedr. renoveringssager (B) * c. Bestyrelsens forretningsgange (O) * d. Bestyrelsesseminar (O) e. Støtte til velgørende arrangementer m.m. (B) * f. Styringsdialog møde den 2. december (O) g. Statusrapport over organisationsbestyrelsens arbejde (B) * 2. Afdelinger kl. 18:15 18:25 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Suspension af boliggarantibeviser afdeling 23 Nydamsparken og 28 Lindholmparken (B) * c. Finansieret råderet i nyere afdelinger (B) * 3. Administration kl. 18:25 18:35 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 18:35 18:40 5. Kommende møder a. Emner til næste møde, der holdes den 8. januar 2014 (B) b. Emner til dialogmøder 2015 (B) * c. Mødeplan 2015 (O) * d. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.b Forretningsgang renoveringer ANSVARLIG Michael Andersen GODKENDER Bestyrelsen GODKENDT 10. januar 2013 Denne forretningsgang er udarbejdet, så der er klare forventninger og afstemninger, når et renoveringsprojekt skal opstartes og gennemføres. Forretningsgangen kan også anvendes i forbindelse med overdragelse af projekt fra inspektør til projektmedarbejder. I hele processen iagttages kravene specificeret fra Aarhus Kommune i publikationen Miljørigtigt byggeri i Aarhus Kommune. I forbindelse med større renoveringer kan afdelingsbestyrelsen nedsætte et byggeudvalg, der skal følge det enkelte renoveringsprojekt. Udvalget hvorfra der kan deltage en repræsentant som observatør til projekterings- og byggemøder inddrages og orienteres som anført i oversigten. Afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget beslutter omfanget af den ønskede inddragelse inden for tre kategorier A, B og C, hvor: A er projekter, som inspektøren kører selv (byggesagshonorar efter forventet medgået tid) B er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er involveret i nogen udstrækning, og hvor der er en vis mødeaktivitet som sikrer, at afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget involveres i de overordnede beslutninger i planlægningen af projektet C er projekter, hvor afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget er tæt involveret, holder hyppige møder op til byggemøderne osv., evt. i særlige tilfælde uden for normal arbejdstid (højeste byggesagshonorar) Referater fra byggemøder skal være tilgængelige for udvalget. Byggeudvalget indkaldes ved specielle forhold eller høres pr. mail ved alle væsentlige ændringer af projektet samt informeres om alle væsentlige nye oplysninger som f.eks. økonomisk eller tidsplanmæssig karakter. Projektmedarbejderen eller inspektøren er ansvarlig herfor. Efter afdelingsmødet Arbejder der udløser huslejeforhøjelse, skal fremlægges på afdelingsmødet på baggrund af et udarbejdet forslag. Efter afdelingsmødets godkendelse af projekter, afholder teknisk chef ultimo november et møde med inspektører, hvor de oplyser, hvilke projekter som de ønsker hjælp til i det efterfølgende år. Derefter afholder teknisk chef et møde med projektmedarbejderne, hvor ressourcerne for det efterfølgende år gennemgås, og efterfølgende melder teknisk chef tilbage til inspektører, hvilke projekter der kan varetages af projektmedarbejderne. Derefter skal inspektører og projektmedarbejdere sætte tid på hvornår deres projekter tænkes gennemført. Afdelingsbestyrelserne orienteres om planen.

3 Teknisk chef giver Carl, Peter eller Elin besked om, hvem der bliver sagsbehandler. Økonomimedarbejderen informeres i god tid inden sagen starter af hensyn til godkendelse hos kommunen, lån og evt. tilskud. Økonomimedarbejder sender ansøgning til kommune og evt. Landsbyggefonden. Energitilskud søges af inspektør, projektmedarbejder eller rådgiver. Intern organisering Ved større renoveringsprojekter opretter administrationen et byggeudvalg bestående af projektmedarbejder eller inspektør, kommunikationsmedarbejder og en repræsentant fra Udlejningen hvis der skal foretages indgriben i lejemål, der medfører genhusninger. Teknisk chef vurderer, hvornår det er relevant at nedsætte sådan et udvalg. Udvalget mødes mindst en gang om måneden for at sikre gensidig information og opfølgning på planen. Projektmedarbejder eller inspektør sikrer koordination og er ansvarlig for indkaldelser m.m. Der skal udarbejdes et stikordsreferat fra møderne. Projektmedarbejder/inspektør afholder det nødvendige antal møder med rådgiveren (byggeleder/tilsyn), for at være opdateret omkring byggeriets stade, kvalitet og økonomi, og i forhold til at klæde denne bedre på i forhold til at træffe eventuelle beslutninger på bygherrens vegne f.eks. af økonomisk karakter i forbindelse med eventuelle ekstraarbejder. Økonomimedarbejder/administrationschef skal inddrages i de enkelte projekter af hensyn til økonomien herunder tilskud fra dispositionsfonden og trækningsretsmidler. Hvis ikke afdelingens henlæggelser slår til skal der optages lån, og i den forbindelse søges der om godkendelse hos kommune og eventuelt trækningsret hos Landsbyggefond. Registrering, arkivering og rekvisition Hvis en sag startes og afsluttes inkl. evt. tilskud samme regnskabsår og udgiften dækkes af henlæggelserne konteres byggesagen på konto 116, f. eks hvis det vedrører varme. Hvis der skal optages lån opretter Carl nyt selskab og afdeling. Hvis sagen varer længere end et regnskabsår opretter Carl nyt selskab og afdeling. Carl giver besked til Elin om ny sag, og hvem der skal godkende fakturaer. Elin opretter afdelingen i webfaktura, så inspektøren/projektmedarbejder bliver første godkender og Carl/Peter anden godkender. Carl giver Morten besked med henblik på oprettelse af sagen med byggesagsnummer i Cross- Work. Inspektøren/projektmedarbejder opretter herefter og inden igangsætning rekvisitioner (aftalerekvisitioner) til alle samarbejdspartnere i sagen med en påskrift, at dette rekvisitionsnummer skal påføres alle fakturaer til dette projekt. Hvis det er rådgiver, der skal styre byggesagens økonomi, skal entreprenører sende fakturaen til faktura@bk-aarhus.dk med en c/c til rådgiver. Når rådgiver har godkendt fakturaen sendes en mail til inspektør/projektmedarbejder, hvor der i Emnefeltet skal stå at faktura med pågældende fakturanummer er godkendt.

4 Derefter skal inspektør/projektmedarbejder godkende pågældende faktura i EG. Hvis det kun er den del af fakturaen, som rådgiver/inspektør eller projektmedarbejder kan godkende, skal fakturaen afvises, og der skal anføres en begrundelse i Note feltet i Webfaktura, og det relevante beløb som kan anvises, skal oplyses til bogholderiet. Når der er enighed om, at sidste del af rest fakturabeløbet kan godkendes, fremsender rådgiver en mail til inspektør/projektmedarbejder, med denne godkendelse af restbeløb og igen med pågældende fakturanummer. Denne mail skal sendes videre til Elin om, at restbeløbet nu kan anvises, hvorefter dette sker. Af hensyn til orientering til 2. godkender, skal inspektør/projektmedarbejder notere i Note feltet, at restbeløbet kan udbetales. Der skal for hver aftaleseddel fremsendes en særskilt faktura, som sker efter samme ovennævnte procedure. I emnefeltet skal skrives Aftaleseddel nr. x og med fakturanummer. Der skal stilles krav til entreprenør, der skal udføre et ekstra arbejde på en aftale seddel. Der skal foreligge et tilbud på arbejdet, før at der kan ske godkendelse af en aftaleseddel. Projektmedarbejder/inspektør og teknisk chef vurderer sammen hvilke rådgivere, der skal varetage projekterne. Der kan kun anvendes rådgivere som har vundet rammeaftaleudbud for perioden Til hver renoveringssag oprettes en digital og A4 sagsmapper, som opdeles i følgende afsnit, der fremgår af nedenstående, og kan f.eks. døbes under afdelingens navn f.eks. R:\Teknisk afdeling\afdelinger\afdeling 13 Hammershusvej 34-56\02 Bygning, klimaskærm, Tag2013, hvori nedenstående oprettes: 01 Byggemødereferat 02 Tidsplan 03 Tegninger over projekt 04 Beskrivelser over projekt 05 Bygge- og andre tilladelser 06 Garantistillelse, accepter og forsikringer 07 Sikkerhed, PSS, APV 08 Tilbud 09 Økonomi og aftalesedler 10 Rådgiver og andre aftalekontrakter 11 Projektbeskrivelse, sagsforløb, noter, planlægning 12 Opstartsmøde med afdelinger, rådgiver og samarbejdspartnere 13 Indkaldelse, gennemgang og mangeludbedring 14 1 års gennemgang 15 5 års gennemgang Sager der skal oprettes digitalt hos Byggeskade- eller Landsbyggefonden oprettes som udgangspunkt af teknisk chef.

5 Udbud Når idéen om projektet er projekteret, og skal igangsættes, indkalder projektmedarbejder/inspektør til et opstartsmøde, hvor inspektør, varmemester, rådgiver og eventuelt afdelingsbestyrelse eller byggeudvalg deltager. Her aftales de fremadrettede relationer og ønske om nødvendig information om projektet indtil færdiggørelse og aflevering. Det primære valg af rådgiver skal ske ud fra rammeaftale , og der afholdes et opstartsmøde med valgte rådgiver, hvor projektmedarbejder/inspektør, varmemester og afdelingsbestyrelsen eller en byggeudvalg deltager. I denne fase fastlægges projektet endeligt i forhold til ønske om tekniske løsninger, materialevalg, æstetik m.m. samt entreprise- og udbudsform. Følg eventuelt vejledningen Bliv klogere på Licitation 2013, som kan findes her: R:\Teknisk afdeling\teknisk biblotek\procedurer & skabeloner\licitationer\ Bliv klogere paa Licitation 2013.pdf. Konkurrencestyrelsen har i deres oversigter fra 2014 også Vejledning til tilbudsloven 2005, som findes her: R:\Teknisk afdeling\teknisk biblotek\procedurer & skabeloner\licitationer\vejledning til tilbudsloven vejledning.pdf Rådgiver udarbejder projektet gennem faserne sammen med projektmedarbejder/inspektør, og kommer med forslag til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet tilrettes endeligt eventuelt sammen med projektmedarbejder/inspektør, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg. Rådgiver tilretter herefter udbudsmaterialet, og hvis det er begrænset licitation vælges de entreprenører, der skal afgive tilbud. Inden endelig udsendelse af udbudsmateriale fremsender rådgiver materialet til projektmedarbejder/inspektør til gennemsyn og der nedsættes en lille arbejdsgruppe bestående af inspektør/projektmedarbejder, som skal kvalitetssikre udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet udsendes til de udvalgte entreprenører (eller offentlig licitation afhængig af udbudsform), og der afholdes licitation. Sagsbehandler i økonomi skal informeres om dati/tidspunkt for licitationen. Efter licitationen sammenstiller rådgiver licitationsresultater, og indstiller til valg af entreprenører. Projektmedarbejder/inspektør vælger entreprenører i tæt samarbejde med rådgiver. Administrationschef/økonomimedarbejder vurderer, om der skal oprettes et byggelån til betaling af regningerne. De indhenter tilbud på byggekredit og kreditforeningslån på samme tidspunkt. Som udgangspunkt betaler vi udgiften og beder banken om at overføre vores udlæg mindst 1 gang om måneden. I meget dyre sager vurderes det, om det kan være nødvendigt, at banken betaler de store fakturaer. Opstart af projekt Inspektøren/projektmedarbejderen sørger for at tegne entrepriseforsikring via forsikringsmægler. Inspektør/projektmedarbejder tager kontakt til Mette, der lægger relevant materiale som f.eks. tidsplan, informationsfolder m.m. ind på den pågældende afdelings hjemmeside.

6 I den forbindelse skal materialet på afdelingens hjemmeside opdateres f.eks. hvis en tidsplan ændrer sig. Der afholdes et møde, hvor projektmedarbejder/inspektør, varmemester, rådgiver og afdelingsbestyrelse/byggeudvalg deltager, hvor formålet er en forventningsafstemning, hvor der foretages en gennemgang af tidsplan, koordinering af arbejderne i forbindelse med opstarten af projektet i afdelingen samt eventuelle til- og frakøb i projektet dvs. at økonomien gennemgås. Alle møder med deltagelse af projektmedarbejder/inspektør og rådgiver skal som udgangspunkt afholdes indenfor normal arbejdstid. Hvis afdelingsbestyrelsen/byggeudvalget ønsker, at de skal afholdes udenfor normal arbejdstid, afholder afdelingen evt. ekstraordinære udgifter til overtidsbetaling. Hvis projektet bliver dyrere end antaget, og det viser sig nødvendigt at indkalde beboerne til et ekstraordinært beboermøde, sørger projektmedarbejder/inspektør for dette i samarbejde med økonomimedarbejder/administrationschef. Inspektør/projektmedarbejder har ansvaret for at få udarbejdet lovpligtig varslings materiale indeholdende en orientering om projektet samt oplysninger om omfang/tidsplan samt navne på entreprenørfirmaer/håndværkere til beboerne i samarbejde med teknisk sekretariat i henhold til forretningsgang nr Varsling af lejer. Materialet skal runddeles til alle berørte beboere i deres postkasser. Udførelsesfase Projektet opstartes, og der afholdes de nødvendige antal byggemøder - i opstartsfasen kan der med fordel afholdes et om ugen, som over tid eventuelt kan ændres til et hver 14. dag. En repræsentant fra afdelingsbestyrelsen/byggeudvalg er velkommen til at deltage på byggemøderne som observatør. Hvis der er spørgsmål til projektet fra afdelingsbestyrelser, byggeudvalg eller beboere, skal disse rettes til projektmedarbejder/inspektør, da denne er ansvarlig for byggesagens gennemførelse samt økonomien i projektet. Projektmedarbejder/inspektør er ansvarlig for i henhold til aftale at sikre en ajourført information, som videregives til, varmemester, afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, økonomimedarbejder/administrationschef m.m. Hvis der opstår en forsinkelse af betydning, som involverer forskydning af tidsplaner, har projektmedarbejder/inspektør ansvaret for at underrette teknisk chef, varmemester, økonomimedarbejder, administrationschef, afdelingsbestyrelsen, byggeudvalg m.m. Har det betydning for udlejning skal projektmedarbejder/inspektør underrette udlejningen. Byggemødereferater udsendes til afdelingsbestyrelse, byggeudvalg, inspektør, varmemester, økonomimedarbejder. I forbindelse med forventningsafstemning kan det aftales, hvilket materiale mv., som de relevante parter ønsker tilsendt. Projektmedarbejder/inspektør holder løbende kontrol med det udførte arbejde, og evt. aftalesedler skal skriftligt godkendes af projektmedarbejder/inspektør og byggeledelse.

7 Inspektør/projektmedarbejder udarbejder i samarbejde med teknisk sekretariat alt lovpligtig varslings materiale i henhold til forretningsgang nr Varsling af lejer. Materialet skal runddeles til alle berørte beboere i deres postkasser. Afslutning af projekt Projektet afsluttes i henhold til AB92, og projektmedarbejder/inspektør indkalder til mangelgennemgang, hvor afleveringsdokument (afleveringsprotokol) udarbejdes. Herunder afholdes en økonomisk gennemgang med økonomiafdelingen. Undervejs i projektet er det projektmedarbejder/inspektør ansvar for, at økonomien holdes inden for den udstukne ramme. Når sagen er afsluttet og alle fakturaer/regninger er modtaget og betalt giver inspektøren besked til Carl/Peter om at sagen kan afsluttes. Udgiften der dækkes via henlæggelser overføres til konto 116 og den udgift der finansieres via lån til konto og lånet på konto 413 (realkreditlån) eller 416 (banklån). Projektet afleveres herefter til inspektøren og varmemesteren, hvor der foretages en gennemgang af alt materiale, tegninger, kvalitetssikringsmateriale, drifts- og vedligeholdelsesmanualer m.fl. Projektmedarbejder/inspektør registrerer afleveringsforretningens dato, således at teknisk sekretariat er informeret om indkaldelse til 1- og 5 års eftersyn, og adviserer projektmedarbejder/inspektør inden rimelig frist i henhold til AB92. Dette taster en sekretærer ind i fælleskalenderen for teknisk afdeling, med relevante tidsfrister i henhold til oversigtsskemaet vedr. 1- og 5 års eftersyn, der kan findes på dette link: R:\Teknisk afdeling\teknisk biblotek\eftersyn 1 og 5 års\oversigt over 1 og 5 års eftersyn.xlsx Projektmedarbejder/inspektør er ansvarlig for gennemførelse- og afholdelse af 1- og 5 årige eftersyn herunder nedskrivning af garantistillelse.

8 Bilag 1 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Idéen opstår Drøftelse af ide Forslag til renoveringsprojekt Valg af inddragelsesmodel Godkendelse af forslag til byggeri Forslag til teknikere i projekteringsfasen Udbud af "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" ABR89 Valg af teknikere/projektering jf. rammeudbud O Aftale med teknikere Hvis - udarbejdelse af dispositionsforslag Godkendelse af dispositionsforslag Udarbejdelse af projektforslag Godkendelse af projektforslag Kvalitetssikring af projektforslag Udarbejdelse af forprojekt Godkendelse af forprojekt Kvalitetssikring af forprojekt Udarbejdelse af hovedprojekt Kvalitetssikring af hovedprojekt Godkendelse af hovedprojekt (myndighedssæt) Udarbejdelse af kommunikationsplan Udarbejdelse af skema A Godkendelse af skema A Bank/byggekredit Realkreditinstitutter Egen finansiering inden for lovens rammer Orientering om finansiering O Valg af udbudsform Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejde totaløkonomisk vurdering Udarbejdelse af udbudstidsplan Licitation Sammenstilling af licitationsresultat Udarbejdelse af løbende information om byggeriets gennemførelse O Orientering om licitationsresultat Godkendelse af licitationsresultat Forhandling med licitationsvindere ( )

9 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Udarbejdelse af skema B Godkendelse af skema B Orientering om skema B Udarbejdelse af entreprisekontrakter Godkendelse af entreprisekontrakter Udarbejdelse af accepter Udarbejdelse af tids- og rateplan Praktisk gennemførelse af byggeriet Beslutning om til- og frakøb Udarbejdelse af aftalesedler Godkendelse/attestation af aftalesedler Hjemtagelse af finansiering til de rigtige tidspunker Likviditetsstyring Betaling af forfaldne faktura Godkendelse af a conto betalinger Drifts- og vedligeholdelsesinstruktioner -3m Kvalitetssikringsmateriale kontrol af udarbejdelse Udarbejdelse af slutopgørelser Godkendelse af slutopgørelser Indkaldelse til mangelgennemgang - Afleveringsforretning 14d Udbedring af fejl- og mangler Kontrol af at fejl- og mangler er udført Godkendelse af kvalitetssikringsmateriale Revidering af driftsplaner Udarbejdelse af skema C Revision af skema C Udarbejdelse af revisionsprotokollat Godkendelse af revisionsprotokollat + skema C +5 Indkaldelse til 1 års eftersyn m 1 års eftersyn gennemgang Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med 1 års eftersynet Godkendelse af 1 års eftersyn O Nedskrivning af garanti efter 1 års eftersynet Udarbejdelse af orientering om 1 års eftersynet Godkendelse af orientering om 1 års eftersynet Indkaldelse til 5 års eftersyn +48 m 5 års eftersyn gennemgang Udbedring af fejl- og mangler i forbindelse med

10 Et renoveringsprojekt fra ide til ibrugtagning - faseopdeling 5 års eftersynet Tidsplan Byggeudvalg Direktør Administrationschef Teknisk chef Godkendelse af 5 års eftersyn O Nedskrivning af garanti efter 5 års eftersynet Udarbejdelse af orientering om 5 års eftersynet Godkendelse af orientering om 5 års eftersynet Udlejning Projektmedarbejder Inspektør Ejendomsfunktionær Kommunikationsmedarbejder Virksomhedsnævn Rådgiver Byggepladsleder Fagtilsyn Entreprenører Kommune Landsbyggefonden Byggeskadefonden Revision Kommende beboere Beboere Afdelingsbestyrelse Hovedansvarlig/initiativtager Inddrages/høres Orienteres O

11 Overdragelse af projekt fra inspektør til projektmedarbejder Afdelings nr.: Postnummer By: Adresse: Projekt omfatter: Sti til bibliotek på server: Overdragelsesdato: Forventet afslutningsdato: Økonomi afsat: Inspektør: Projektmedarbejder: Ejendomsfunktionær/afløser: Navn: Tlf. nr.: Afdelingsbestyrelsesformand: Navn: Tlf.nr.: Rådgiver til forundersøgelser: Firmanavn: Tlf.nr.: Kontaktperson: Rådgiver til: Forundersøgelser Projektering Udbud/Licitation Byggeledelse Fagtilsyn 1 års eftersyn 5 års eftersyn Rådgiver: Afd. håndværkere: Landsbyggefonden involveret Byggeskadefonden involveret Dispositionsfonden involveret Ja Ja Ja Nej Nej Nej Dato: Dato: Dato: Kontaktperson: Kontaktperson: Kontaktperson: Dato: Sagsbemærkninger:

12 NOTAT TIL PKT 1.c Bestyrelsens forretningsgange DATO 27. november 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen godkender nedenstående forretningsgange og har tidligere besluttet, at de med mellemrum skal præsenteres, så bestyrelsen kan orientere sig om tidligere beslutninger på området. De øvrige forretningsgange godkendes af den administrative ledelse. SENEST GODKENDT Bestyrelsens arbejdsform Årshjul for bestyrelsen Bestyrelsens håndtering af henvendelser Politik for vederlag og refusion af udgifter Politik for studieture m.m Bestyrelsens kontakt til afdelinger, herunder kontaktpersonordning Tilskud til beboerarrangementer Tilskud til afdelinger ved jubilæer Gaveregulativ for beboervalgte Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Kommunikationsstrategi Retningslinjer for direktørens repræsentationsudgifter Nybyggeri Forretningsgang renoveringer Forretningsgang fugt og skimmel INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager de beskrevne forretningsgange til efterretning. 1 Er til behandling på dette møde.

13 Bestyrelsens arbejdsform Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering, jf. God almen ledelse.

14 FORRETNINGSGANG NR Bestyrelsens årshjul ANSVARLIG Morten Homann GODKENDER Bestyrelsen GODKENDT Bestyrelsens årshjul Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet blev senest behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 15. august Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

15 Møde og tidspunkt Handling Repræsentantskabsmøde maj Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Bestyrelsesmøde august Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsesmøde september Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Bestyrelsesseminar november Opfølgning på strategi Bestyrelsesmøde januar Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. Bestyrelsesmøde maj Evaluering af bestyrelsens arbejde som helhed ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse Bestyrelsesseminar juni Aktuelt og relevant emne 2/2

16 Dato 13. juli 2012 Dir.tlf Lejl-/Sagsnr. Forretningsgang for bestyrelsens behandling af henvendelser Bestyrelsen behandler kun spørgsmål, der har klart strategisk eller principielt sigte, eller som ingen anden i organisationen kan behandle. For alle andre spørgsmål, er det målet, at bestyrelsen vedtager målsætninger, forretningsgange og politikker, som gør det muligt for administrationen eller evt. kontaktpersonerne til de enkelte afdelinger at varetage opgaven. 1. Henvendelser om problemstillinger fra en afdeling, beboer e.l., herunder ansøgning om økonomisk bistand a. Henvendelser, hvor der allerede foreligger en politik, eller som sagsbehandles af en medarbejder i administrationen efter kendte retningslinjer i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen udarbejder et svarudkast for formanden, som oplyser at sagen er overgivet til administrationens behandling. iii. Administrationen besvarer henvendelsen direkte til spørgeren med kopi til den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling. iv. Har henvendelsen mere end ubetydelige økonomiske konsekvenser, orienteres organisationsbestyrelsen skriftligt på det førstkommende møde. b. Henvendelser, hvor der er uklarhed om politikken og forretningsgangen i. Forretningsudvalget orienteres om henvendelsen samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling,. ii. Administrationen svarer afdelingen, at den generelle problemstilling vil blive behandlet på et kommende bestyrelsesmøde. iii. Administrationen udarbejder en indstilling til generel politik på området. iv. Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om de generelle retningslinjer på området. v. Administrationen orienterer spørgeren om organisationsbestyrelsens generelle beslutning og dens konkrete konsekvenser for afdelingens henvendelse. c. Henvendelser, der handler om afklaring af politiske eller beboerdemokratiske spørgsmål i. Forretningsudvalget orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen sender henvendelsen til den relevante kontaktperson i organisationsbestyrelsen, som varetager besvarelsen på bestyrelsens vegne.

17 2. Klager over beboere, afdelingsbestyrelser, administration eller ejendomsfunktionærer mv., der stiles til organisationsbestyrelsen a. Klager, der ikke allerede er behandlet af direktøren i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen udarbejder et svarudkast for formanden, som oplyser at sagen er overgivet til administrationens behandling. iii. Administrationen sagsbehandler klagen efter den gældende forretningsgang og svarer med kopi til den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling.. b. Klager, der allerede er behandlet af direktøren i. Forretningsudvalget samt den pågældende afdelings kontaktperson, hvis der er tale om en afdeling, orienteres om henvendelsen. ii. Administrationen svarer klageren, at klagen vil blive behandlet på et kommende bestyrelsesmøde. iii. Administrationen udarbejder en redegørelse og en indstilling til behandling på bestyrelsesmødet. iv. Er der tale om en klage over direktøren og dennes beslutninger, sagsbehandles klagen af forretningsudvalget uden direktørens medvirken. Denne kan dog bidrage til sagens opklaring på forespørgsel fra forretningsudvalget.

18 NOTAT TIL PKT Politik for bestyrelsesvederlag og refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde DATO 10. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsesvederlag Vederlag til organisationsbestyrelsen fordeles med to dele til formanden og én del til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Vederlag udbetales i én rate i første halvår med 5/12 og én rate i andet halvår med 7/12 for perioden bagud. Ved et bestyrelsesmedlems varige forfald, fordeles vederlaget forholdsmæssigt mellem det udtrædende medlem og det indtrådte, set ift. deres funktionsperiode. Der udbetales ikke særskilt honorar til medlemmer af organisationsbestyrelsens byggeudvalg. Refusion af øvrige udgifter Udgifter til fx transport og kopiering i forbindelse med beboerdemokratisk arbejde i organisationsbestyrelse, udvalg og repræsentantskab, refunderes efter bilag. Til ansvarlige for udvalg udbetales kr. pr. år til dækning af bredbånds- og/eller telefonudgifter. For organisationsbestyrelsen er beløbet kr. pr. år, da bestyrelsens medlemmer er skattepligtige af beløbet. Der udbetales kørselsgodtgørelse efter Skatterådets takster eller refunderes rimelige transportomkostninger. Der udbetales godtgørelse til bestyrelses- og udvalgsmedlemmer for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste på 230 kr. pr. time (2012), jf. Bekendtgørelse om vederlag, diæter, pension kommunale m.v. for varetagelsen af hverv. Der udarbejdes en oversigt kvartalsvis til bestyrelsen over omfanget heraf. PC-udstyr Organisationsbestyrelsens medlemmer kan såfremt de både har behov for og ønske om det få følgende stillet til rådighed af boligorganisationen: PC evt. med printer og tilhørende Microsoft Office-pakke

19 ipad Udstyret er Boligkontoret Århus ejendom, men kan overgå til bestyrelsesmedlemmet uden beregning, når dets alder overstiger afskrivningsperioden på tre år. Administrationen forestår indkøb og opsætning af udstyret. Taxakort Det er muligt at få et taxakort til situationer i relation til bestyrelsesarbejdet, hvor anden transport ikke er mulig eller uforholdsmæssigt besværlig.

20 Politik for studieture Organisationsbestyrelsen arrangerer og deltager alene i studieture med et klart fagligt sigte, hvor det er bestyrelsen, der har brug for den viden, studieturen vil bibringe, og hvor den direkte kan relateres til et projekt eller en problemstilling i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen og dens medlemmer deltager ikke i studieture eller andre arrangementer betalt af leverandører. Undtaget herfor er receptioner, mindre arrangementer hvortil en bred kreds af boligorganisationer er inviteret eller lignende osv. Deltager organisationsbestyrelsen eller dens medlemmer i sådanne arrangementer, noteres det i referatet af det førstkommende bestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen deltager ikke i arrangementer, hvor der som modydelse for deltagelsen forventes en implicit eller eksplicit modydelse fra boligorganisationen. Deltager organisationsbestyrelsens ægtefæller eller andre ledsagere i en studietur betalt af boligorganisationen, sker dette for egen regning.

21 Tilskud til beboerarrangementer Der ydes ikke tilskud fra organisationen til beboerarrangementer. Afdelingen er en selvstændig økonomisk enhed, der afholder egne udgifter. Det er ikke beboerne i alle andre afdelinger, der via deres administrationsbidrag skal finansiere aktiviteter i en enkelt afdeling. Hvis en afdeling i øvrigt er økonomisk nødlidende, er der mulighed for at yde et tilskud fra dispositionsfonden. Dette tilskud indregnes i afdelingens budget. Det vil ikke være udgiften til beboeraktiviteten, der gør forskel på, om en afdeling er nødlidende eller ej.

22 Tilskud til jubilæer etc. Fremover afsættes der 200 kr. pr. lejemål, dog mindst og højest kr. til 25-, 50-, 75-års jubilæer osv. til en blivende og identificerbar gave til afdelingen. Endvidere samles ind blandt afdelingerne til en fælles gave - ca. 2 kr. pr. lejemål.

23 Gaveregulativ for beboervalgte Anledning Beløb Bryllup Kobberbryllup Sølvbryllup Guldbryllup , 40, 50, 60 osv. års fødselsdag Barns fødsel Afsluttet uddannelse Fødselsdag - andre boligforeningers formænd, jubilæum m.v. 500 Langvarig sygdom 300 Hospitalsophold 300 Begravelse 300 Udtrædelse af bestyrelsen Formands afgang Medlemskab af repræsentantskabet eller afdelingsbestyrelse i en sammenhængende periode på mindst fem år og hvert femte år. Anciennitet regnes fra etableringen af boligorganisationen Vingave Boligkontoret Århus 1. januar 2012

24 Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb m.v. DATO 25. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen Afdelingsmødet godkender budget for rådighedsbeløb, kontorhold og kursusudgifter ifølge lovgivningen. Organisationsbestyrelsen henstiller, at der maksimalt udbetales kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Der laves et årligt regnskab inklusive bilag der afleveres til administrationen senest ultimo januar for det forløbne år. Regnskab og bilag gennemgås af administrationen og indarbejdes i afdelingens regnskab. Der afleveres også regnskab og bilag vedrørende kontorhold, kursusudgifter og beboeraktiviteter senest ultimo januar. De indgår også i afdelingens regnskab. Alle bilag skal være underskrevet at den person der har afholdt udgiften/indtægten. Regnskab underskrives som minimum af formand og kasserer hvis en sådan er valgt. Der skal være mindst to underskrifter. Der kan udbetales op til kr. i telefongodtgørelse pr. afdelingsbestyrelsesmedlem pr.år uden dokumentation, typisk en gang i kvartalet af hensyn til medlemmer der udtræder i perioden. Det kræver beløbet er indregnet i budgettet. Der kan udbetales kørselsgodtgørelse ifølge takster fra SKAT. Refusion af udgifter til tog/bus/taxa afholdes af afdelingens rådighedsbeløb. Det afgørende er en afdelingsbestyrelse ikke selv skal afholde udgifter i forbindelse med deres arbejde, forudsat der er tale om rimelige udgifter. Bortset fra eventuelt telefongodtgørelse udbetales ikke beløb uden regning. Hvis et bilag er bortkommet underskrives et bilag af formand og en person mere at udgiften er afholdt.

25 Kommunikationsstrategi DATO 25. januar 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Mogens Bøgh Vindbjerg De overordnede mål Kommunikationsstrategien kobler sig direkte på BKÅ s forretningsstrategi og mission: Strategisk fokus for Boligkontoret Århus Med afsæt heri skal den løfte det kommunikative niveau i hele BKÅ. Kommunikation er med andre ord et vigtigt strategisk værktøj som understøtter organisationens virke samt realiseringen af visioner og mål både drift og udvikling. Kommunikationsstrategien arbejder her med en gennemgribende grundtanke: Jo bedre vi kommunikerer med de interne interessenter, desto bedre vil vores eksterne image blive. Sidegevinsten ved en god intern kommunikation er nemlig en række velinformerede ambassadører, der medvirker til at tegne billedet af BKÅ i offentligheden. De overordnede kommunikationsmål er således at understøtte realiseringen af målsætningerne i BKÅ s strategi direkte og indirekte, hvor det giver mening og skaber værdi. Det gælder primært i forhold til strategiens servicefokus. Herudover via samarbejde med og support til udvalgenes arbejde med nytænkning af beboerdemokratiet. Samtidig skal kommunikationen på et tværgående plan og med et eksternt perspektiv sikre, at BKÅ også bliver kendt for de tre indsatsområder efterhånden som BKÅ bevæger sig mod disse mål. Dvs. en bevidst branding af BKÅ. Kommunikationen skal øge kendskabet til BKÅ ved at vi binder organisationen sammen, styrker vores identitet og skærper vores profil brander BKÅ med Butleren som genkendelig figur og eksponent for byens bedste service. sikrer en gennemgående rød tråd i vores kommunikation, der giver sammenhæng og genkendelighed omkring det vi tilbyder, siger, gør og syner i forskellige situationer. Igen som led i vores branding. udvikler vores relationer og netværk registrerer og udnytter omverdens behov og ønsker ved at være i dialog med vores interessenter (interviews, fokusgrupper, interessentpaneler, surveys) herunder involverer dem aktivt i relevante processer og projekter prioriterer og udvikler kommunikationskanaler for at forbedre servicekvaliteten og for at imødekomme interessenters behov og forventninger selvfølgelig kommunikerer målrettet og professionelt med afsæt i vores principper ndf. Strategiske alliancer og netværk Et andet overordnet mål er, at vi styrker vores netværk og samarbejde bl.a. med øvrige boligorganisationer i Aarhus i det omfang, hvor det skaber (gensidig) værdi og naturligvis ikke kolliderer med politiske forhold mv.

26 I stedet for at vi hver gang opfinder den dybe tallerken skal vi skabe alliancer og vidensnetværk, hvor vi kan udveksle erfaringer og evt. samarbejde om projekter på tværs. Det kan være alt fra en brochure om råderet (der naturligvis tilpasses organisationen) over genbrug af en beboerblad-artikel til en tværgående indsats for at udvikle beboerdemokratiet i afdelingerne. BKÅ vil aktivt tage initiativ til samarbejde og videndeling, når det giver mening for BKÅ eller i øvrigt mere holistisk og samfundsansvarligt dvs. i sidste instans skaber værdi for kunder. Vores interessenter Kommunikationsstrategien sigter primært mod BKÅ s direkte interessenter. Prioriteringen er baseret på den overordnede forretningsstrategi og indsatsområder. Direkte interessenter Vores direkte interessenter er dem, som BKÅ står i et gensidigt afhængighedsforhold til. Vi arbejder med tre grupper yderligere opdelt i undergrupper med forskellige behov, forudsætninger osv.: 1. Medarbejdere 2. Beboervalgte 3. Kunder De indirekte interessenter I takt med BKÅ s organisatoriske konsolidering og realisering af mål vil vi udbygge strategien til også at indeholde proaktive tiltag i forhold til de indirekte interessenter. Dvs. de interessenter, der ikke umiddelbart falder ind under definitionen om gensidig afhængighed. Denne fjerde målgruppe rummer bl.a. 4. Den eksterne omverden Pressen Kommune BL og branchen LBF Det Boligsociale Fællessekretariat Øvrige organisationer Samarbejdsparter Mfl. Indsatsen over for de indirekte interessenter afstemmes med bestyrelsens og ledelsens ønske om og behov for at profilere BKÅ herunder hvilken form for indsats. Kommunikationsprincipper Keep it simple er hovedprincippet i BKÅ s kommunikation. Princippet er især målrettet forretningsstrategiens mål om at levere byens bedste service. Vi lever i et overkommunikeret samfund, og her er god kommunikation og service langt hen synonym med det simple. 2/7

27 Det simple og enkle har høj værdi fordi mange har en travl hverdag, og tid er en mangelvare. Dvs. når vi minimerer folks (forventede) tidsforbrug ved at gøre og kommunikere det komplekse simpelt - vil vi i høj grad yde god service. Der er ikke en universel og fast definition på det simple. Vellykket og værdiskabende kommunikation er altid en situationsafhængig proces. Ikke to interessenter og situationer er identiske og hvad der det ene øjeblik er simpelt er måske for simpelt i en anden sammenhæng. Men det simple går hånd i hånd med god service, når interessenten får en tilpas mængde information som også er lettilgængelig, forståelig, relevant og direkte brugbar møder brugervenlige systemer og hjælpsomme medarbejdere får afklaring nemmere og hurtigere end forventet bliver guidet til bedre og enklere kanaler, fx selvbetjening (efter behov) Keep it simple er med andre ord DEN gyldne regel, hvor vi på tværs af fagligheder og funktioner fokuseret bestræber os på at få tingene til at fungere hensigtsmæssigt og hurtigt med færrest mulige teknikker med størst mulig tilfreds for kunden. Det gælder i høj grad også i forhold til eksisterende og nye digitale kommunikationsformer og - kanaler: Keep IT simple! 3 kommunikationsprincipper Hvordan kommunikerer vi simpelt? Vel at mærke så vores kommunikation medføder en uovertruffen brugeroplevelse, der bidrager til at forstærke og udbrede billedet af BKÅ som boligorganisationen med byens bedste service. Det gør vi med tre principper for al vores kommunikation. Vi kommunikerer: Indlevende Sagligt Servicefokuseret Principperne kan direkte bruges som tjekspørgsmål til alle typer kommunikation. Og når vi kan sige tjek til alle tre principper, ja så lever vi samtidig op til hovedmålet: Keep it simple. Det handler grundlæggende om, at vi kombinerer vores menneskelig og sociale kompetencer (indlevelse) med vores faglige og professionelle kompetencer (saglighed) i person- og situationsbestemt simpel kommunikation (servicefokuseret). Dialogen er det centrale værktøj. Den skaber en jeg-du relation mellem to mennesker og ud af den springer viden: I samtalen finder jeg ud af, hvad du har behov for at vide, og hvordan jeg gør den forståelig og brugbar for dig. De tre principper er også helt konkrete værktøjer dialog- og sorteringsværktøjer, der hjælper med at sikre en simpel kommunikation: Med indlevelsen arbejder vi aktivt for at forstå modtagers behov og situation. Vi analyserer os frem til: Hvad har hun brug for at vide og hvad har hun ikke brug for. 3/7

28 Vores saglighed fortæller os, hvad hun skal vide i forhold til love, regler mv. Samtidig kan vi med indsigt fra andre sager evt. supplere med værdifuld viden og rådgivning. Vores servicefokus sikrer at hun får den præcise og relevante information hurtigst muligt samt i den mest velegnede kanal. På den måde skaber KISS en god serviceoplevelse hos modtager. Og BKÅ får endnu en ambassadør, der kan medvirke til at styrke BKÅ s omdømme og image. Det handler om værdier Vores kommunikationsprincipper er værdier de beskriver vores adfærd og væremåder over for kunden og kolleger. Man kan derfor beskrive de tre principper/værdier med lidt mere konkrete handlinger og situationer: Vi er indlevende, når vi lytter og spørger ind til personens problem og behov og måske registrerer ikke-erkendte behov med skarpt blik for modtageren fortæller hvad vores besked betyder lige præcis for hende i kanaler, der rammer hende. målretter og tilpasser vores kommunikation til forskellige interessenter og situationer, så modtager oplever den som relevant, præcis og meningsfuld. internt viser interesse i og forståelse for andre afdelingers funktioner og aktuelle udfordringer. Vi er saglige, når vi er bevidste om hvad formålet med vores kommunikation er holder os opdateret om nye, regler, ny viden herunder også interne nyheder på intranettet og BKÅ Portalen. kommunikerer og rådgiver professionelt med udgangspunkt i vores faglige og opdaterede viden. hjælper interessenter videre til viden eller kolleger, når vi ikke selv kan svare er åbne for konstruktiv dialog og videnudveksling med kolleger og vores forskellige interessenter arbejde tværfagligt og herigennem synliggør og deler viden Vi er servicefokuserede, når vi er venlige, imødekommende og løsningsorienterede - hver dag dobbeltsikrer at modtagere forstår vores informationer og budskaber dvs. når vi erkender at forståelighed er vores ansvar agerer hurtigt, opmærksomt og kompetent skaber merværdi for kunden med vores faglige overskud - fx ved at tænke videre frem og tage initiativ på kundens vegne, når det kan være relevant tilbyder kanaler og kommunikationsformer, der bryder skranker ned tilbyder medbetjening som hjælp til fremadrettet selvbetjening sorterer i information og generelt gør det simpelt for kunden 4/7

29 Kommunikation er et fælles ansvar og alle medarbejdere skal tænke i kommunikation i det daglige arbejde. Uanset hvilken relation med omverden spiller alle medarbejdere en central rolle i at fastholde og udvikle vores image i dialogen med vores interessenter. Igen: God kommunikation er god service! Principperne skal således sikre en rød tråd i på tværs af al vores kommunikation, da vi alle konstant formidler billedet af BKÅ. Kommunikationsafdelingen står til rådighed for hele organisationen med bistand og rådgivning. Kommunikationsprincipperne bliver også oversat til nogle konkrete tommelfingerregler for vores daglige adfærd og brug af vores centrale kanaler. Del og genbrug viden! Vi kommunikerer mange gange i løbet af en dag! Og for at udbyttet af kommunikationsindsatsen er større end den enkelte medarbejders indsats skal vi dele og genbrug viden. Vi vil indsamle viden om vores interessenter velvidende at der altid er individuelle behov og situationer, som vi ikke kan forudse. Vi kan med fordel afprøve vigtig kommunikation på repræsentanter for målgruppen og på den måde teste vores kommunikation. Vi vil opsamle reaktioner og feedback på vores kommunikation, så vi lærer af fejl og løbende forbedrer os. Vi skal internt vide, hvor vi finder nødvendig viden og informationer herunder især vide hvem der ved hvad. Og vi skal selv medvirke til at dele, når vi selv producerer ny viden og information, som andre med fordel kan genbruge. Det betyder også, at vi skal udvikle understøttelsen videndeling bl.a. ved løbende udvikling af BKÅ s intranet og BKÅ Portalen samt ved at realisere digitaliseringsstrategiens mål om at overgå til elektronisk dokumenthåndtering. Pressestrategi Pressen er en betydningsfuld målgruppe, da den i høj grad kan påvirke og præge billedet af BKÅ. Derfor får den her en særskilt behandling. Som sådan er der i tilgangen til pressen ingen forskel på den og øvrige målgrupper: Vi står tjenestevilligt og dialogorienteret til rådighed som en informationsbutler, der svarer og taler ud fra KISS-principperne. Med indlevelsen i journalisters arbejdssituationer (herunder nyere spørgeundersøgelser) vil vi dog helt konkret sikre: Et presserum på hjemmesiden med korte fakta og nøgletal om BKÅ, korte fakta på centrale kontaktpersoner, arkiv med pressemeddelelser, links til eksterne historier om BKÅ (troværdige), logo og billeder (af talspersoner mv.) til download. Evt. abonnementsfunktioner på BKÅ-nyt. En 24/7 pressebutler - mobilnummer på direktøren/presseansvarlig (også i presserum) Opbygning af internt arkiv med standard-budskaber, cases, citater, kilder/alliancer som vi kan henvise til og tal fx fra egne beboerundersøgelser, tilfredshedsmålinger mv. En meget selvkritisk og bevidst tilgang til at forstyrre pressen. Hellere brænde igennem på én sag end pippe om 20 Evt. kortlægning af BKÅ s svage punkter så vi internt er bevidste om dem. 5/7

30 Opbygning af gode relationer med journalister via god service, personlig kontakt og KISS, der ideelt set gør BKÅ til byens bedste presse-service - den (ekspert-) boligorganisation, man ringer og spørger om branche-spørgsmål. Adspurgt i stedet for omtalt. Vi kommunikerer lynhurtigt internt i forbindelse med store som små pressesager, så alle medarbejdere ved, hvad BKÅ s holdning er til en given sag. Herudover har alle medarbejdere ret til at udtale sig til pressen inden for sit fagområde. Det er ingen pligt det er helt ok, at henvise til direktøren. Direktøren eller formanden udtaler sig om holdninger, de store linjer og det strategiske niveau, samt hvis den konkrete sag taler for det. Kanalstrategi som delstrategi Kanalstrategien er en integreret del af kommunikationsstrategien samt BKÅ s digitaliseringsstrategi. Den har særligt fokus på, at vi sikrer en tilgængelig, simpel og kvalificeret service i og med de kommunikationskanaler, der bedst når de ønskede målgrupper baseret på viden om og direkte input fra brugerne. Det er en samlet strategi for samspillet mellem informationskanaler, henvendelsesformer og servicemuligheder som BKÅ stiller til rådighed. Kommunikationen og kommunikationskanalen skal som udgangspunkt tilpasses modtager dvs. så vi tager hensyn til modtagerens forudsætninger, forventninger, relevans og informationsbehov: Keep it simple! Parallelt hermed har vi følgende målsætninger for vores prioritering af kanaler: Med fortsat god eller forbedret service vil vi arbejde for at: Øge antallet af digitale henvendelser Øge muligheder for selvbetjening Kanal-kriterier For at levere den bedste service i og med vores kanaler skal vi sikre, at de er: Brugervenlige nemt at finde, nemt at bruge og nemt at afslutte en interaktion Tilgængelige åbne og brugbare, når målgruppen har tid. Så vidt muligt også personuafhængige. Tidsbesparende hurtig og effektiv afklaring her og nu i en og samme kanal. Tidssvarende vi tilbyder og er til stede i de kanaler, som målgruppen bruger. Sammenhængende og integreret indadtil med IT-systemer og arbejdsgange. 3 prioriterede kanaler For hver målgruppe (jf. ovf.) har vi en strategisk prioriteret kommunikationskanal, som vi løbende vil udvikle med afsæt i BKÅ s strategi, kanal-kriterierne, viden om og involvering af brugerne. Vi vil samtidig sikre et optimalt samspil mellem kanaler og høste synergi. 6/7

31 1. Intranet for medarbejdere med fokus på intern kommunikation, videndeling, værktøjer og samarbejde 2. BKÅ Portalen for beboervalgte med fokus på nyttig information og konkrete værktøjer. Sekundært: Understøttelse af dialoger og erfaringsudveksling. 3. Hjemmesiden for primært beboere med fokus på enkel og nem selvbetjening. Tydelige indgange og minimale trin til relevante informationer og servicefunktioner. Herudover informationer til boligsøgende og de indirekte interessenter (presse mfl.) Implementering Kommunikationsafdelingen omsætter og konkretiserer kommunikationsstrategien i kommunikationsplaner for hver målgruppe. Der opstilles et antal mål for hver målgruppe, der peger samlet mod BKÅ s forretningsstrategi. Og for hvert mål detaljeres en plan i form af tiltag, kanaler, evt. alliancer og tid. Der er allerede udarbejdet planer og flere af dem er gennemført. 7/7