Oversigt over udvalg og deres arbejdsopgaver og ansvarsområder i Vinklubben Tygges vin?

Transkript

1 Oversigt over udvalg og deres arbejdsopgaver og ansvarsområder i Vinklubben Tygges vin? Formanden Formanden er toppen af hierarkiet, og har derved overblikket over klubbens foretagender, samtidig med ansvaret for hver enkelt medlems udbytte fra klubben. Formanden er initiativtager og sørger for at ting bliver sat i søen og at ansvaret bliver delt ud til de ansvarlige udvalg. Formanden er støtte for udvalgene, og vil agere som et rådgivende organ i udvalgenes beslutninger. Formanden er mellemledet mellem udvalgenes og de øvrige af klubbens, så ved eventuelle konflikter mellem disse parter vil formanden agere mægler og sørge for at udbedre problemerne. Opgaver og ansvarsområder mellem Sørge for at udvalgene har de fornødne midler til at udføre deres opgaver Indkalde og afholde bestyrelses når nødvendigheden opstår Jævnlig kontakt til udvalgene for at sikre nes engagement i opgaverne. Forebygge og/eller løse eventuelle konflikter mellem udvalg og øvrige Er sammen med PR-udvalget bestyrelsens og klubbens ansigt udadtil Sikre sig at alle udvalg udfører deres opgaver op til mødet Uddelegere eventuelle ekstra opgaver, der falder udenfor udvalgenes faste opgaver Ansvaret for velkomst og gennemgang af dagens program i starten af ne Næstformanden

2 Næstformanden er formandens højre hånd og vil i det daglige agere som vejledende organ formanden. Ved tvivlsspørgsmål hos formanden er næstformanden den første der bliver konfronteret. Derudover vil næstformanden sikre for at formandens opgaver bliver udført. I tilfælde af formandens fravær ved bestyrelses, vin eller andre arrangementer med vinklubben som arrangører vil næstformanden fuldt ud påtage sig formandens opgaver. Opgaver og ansvarsområder mellem Jævnligt samråde med formanden omkring formandens opgaver Overtage formandens opgaver ved formandens fravær fra bestyrelses og arrangementer med vinklubben som arrangører Støtte og hjælpe formanden med formandens opgaver Overtage formandens opgaver ved formandens fravær Kassereren Kassereren er overblikket over klubben økonomi. Han sørger for at indkræve kontingent og kan udskrive bøder under de i vedtægterne fastlagte rammer. Kassereren sørger for at fremlægge bestyrelsen for et budgetforslag og sørger derefter for at dette følges på bedst mulig vis. Kassereren er i tæt samråd med udvalgene omkring deres økonomiske midler. Ved eventuelle tvivlsspørgsmål af økonomisk karakter vil kassereren være behjælpelig for klargørelsen. Opgaver og ansvarsområder mellem Opkrævning af kontingent Sørge for at ingen af udvalgenes har private udlæg tilgode Overblik over klubbens økonomi Tydeliggøre eventuelle økonomiske problemer i klubben overfor klubbens Udstedelse af bøder jf. vedtægterne Have et tydeligt billede af økonomien i klubben Løbende evaluering af overholdelsen af budget Overdragelse af midler til udvalg efter behov og i overensstemmelse med budget Indkøbs-udvalget Indkøbsudvalget er sat i verden for at sikre, at vinklubben indkøber vin, øl, sodavand, sprut og tilbehør til favorable priser. Medlemmerne af udvalget har følehornene ude og holder øje med tilbud og

3 prisudviklinger på markedets kvalitetsvine. Udvalget indeholder erfarne øjne, hvorved der opretholdes en balancegang mellem forhastede og velovervejede handler. Derudover modtager indkøbsudvalget gerne tips fra klubbens øvrige, således at klubben samler alle vintilbud i indkøbsudvalget hænder. Udvalget har autoriteten til at handle vin indenfor bestyrelsens fastlagte budget, så der undgås komplicerede og langsommelige procedurer. Opgaver og ansvarsområder mellem Jævnligt undersøge priser hos forhandlere Foretage køb såfremt ekstraordinære tilbud opstår Følge op på tips fra klubben øvrige Sørge for at de nødvendige mængder vin, øl, sodavand, sprut og chips/snacks er indkøb Medbringe indkøbte vin, øl, sodavand, sprut og chips/snacks til ne Opgøre eventuelle overskydende mængder af vin, øl, sodavand og sprut og melde(og overdrage) dette til materialeudvalget Event-udvalget Event-udvalget er den kreative hjerne bag hvert vinmøde. Udvalget vil sørge for at arrangere store som små indslag, der skal være med til at styrke en vinsmagnings kvalitet. Derudover er det også eventudvalget, der er den initiativtagende hånd bag ekstraordinære vinarrangementer, såsom vinture eller deltagelse ved messer og lignende. Udvalget modtager gerne tips og ideer fra klubbens øvrige. Opgaver og ansvarsområder mellem Opretholde en overordnet plan for arrangementerne for de kommende to år Undersøge mulige tiltag til arrangementer og events til fremtidige vin. Ansvaret for kontakten til vinsmagningsarrangører udenfor klubben, herunder vingårde, vineksperter deslige. Undersøge mulighederne for ture/arrangementer udenfor de planlagte vinsmagninger. samt ansvaret for at arrangere disse arrangementer Følge op på tips og ideer fra klubben øvrige Sørge for at booke og betale eksterne arrangører Ansvaret for lokaler, udstyr og mad (som ikke er ejet af klubben) Ansvaret for eventuel transport i forbindelse med et møde Evaluering af arrangementer i samarbejde med PR-udvalget

4 PR-udvalget PR (eller pr), forkortelse for public relations, er en kommunikationsdisciplin, der arbejder med en forenings interne og eksterne relationer (Wikipedia). Derved er PR-udvalgets opgaver todelt. Dels er udvalget bestyrelsens stemme til ne, samt bestyrelsens følehorn ude hos ne, og dels er PRudvalget klubbens stemme udadtil. PR-udvalget sørger for at hjemmeside og Facebook-side kører, samt er den direkte kontakt til eventuelle sponsorerer. Er der noget i klubben et medlem ikke synes fungere optimalt (som ikke er direkte tilknyttet et udvalgs faste arbejdsopgaver) vil PR-udvalget tage dette til efterretning. Fremtiden: Udarbejdelsen af et månedligt nyhedsbrev, der har til formål at informere om klubbens anliggender, så som praktiske oplysninger vedrørende, nye tiltag, stemningsrapporter, salgs- og købsmuligheder osv. Opgaver og ansvarsområder mellem Ansvaret for hjemmesiden, forum samt Facebook-side Sørge for at bestyrelsens meddelelser bliver kommunikeret ud til klubbens øvrige Etablere og pleje forhold til sponsorer og andre eksterne interessegrupper Afveje og evaluere på bestyrelsens tiltag og arrangementer. Følge op på tilkendegivelser fra klubben øvrige Sørge for at alle informationer vedrørende mødet bliver kommunikeret ud til alle klubbens Evaluering af mødet bliver udført Materiale-udvalget Materiale-udvalget er overblikket over klubbens materialer og overskydende vin og drikkevarer fra ne. Derudover vil udvalget sørge for at klubben har de fornødne remedier til at gøre en vinsmagning endnu bedre og lidt mere blæret. Materiale-udvalget vil have følehornene ude efter gode tilbud på vintilbehør og vil være klar på at handle, hvis udvalget falder over noget, der klubben bare ikke kan undvære. Udvalget vil være meget glade for gode tips og ideer fra klubbens øvrige, så hvis et medlem kender til en uundværlig investering er det bare at tage fat i materiale-udvalget.

5 Opgaver og ansvarsområder mellem Have overblik over klubbens remedier, overskydende drikkevarer og andre aktiver, samt deres tilstand Undersøge mulighederne for yderligere investeringer Indkøbe eventuelle remedier der skal bruges til mødet Medbringe og klargøre remedier til vinmødet Jævnligt undersøge markedet for tilbud Bogføre opgørelsen over overskydende drikkevarer Foretage handler når behovet eller muligheden byder indenfor det af bestyrelsen fastlagte budget Følge op på tilkendegivelser fra klubben øvrige