Kravspecifikation. Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation udbud af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger

Transkript

1 Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation udbud af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger Kravspecifikation Nærværende Rammeaftalebilag omhandler Ordregivers generelle mindstekrav og konkurrenceparameter til de tilbudte produkter og ydelser. der alene vedrører specifikke produkter vil fremgå af tilbudslisten, Rammeaftalebilag 1.2, kolonnen Varebetegnelse, der således er at betragte som en integreret del af den samlede kravspecifikation. Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring o, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen o Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke konditionsmæssigt o Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene o Der kan ikke tilbydes alternative produkter, som ikke lever op til mindstekravene o Rammeaftalehaver garantere ved afgivelse af tilbud, at samtlige mindstekravkrav er opfyldt o Rammeaftalehaver acceptere mindstekravet ved afkrydsning i nedenstående kolonne Konkurrenceparameter o Konkurrenceparameter skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. o Et konkurrenceparameter kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ikke konditionsmæssigt o Rammeaftalehavers redegørelse for graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af Ordregivers ønsker, vil indgå i tilbudsevalueringen o Rammeaftalehaver besvarer konkurrenceparametrene ved at udfylde nedenstående dertil beregnede kolonner. Alternativt kan Rammeaftalehaver besvare det pågældende konkurrenceparameter på tilhørende bilag. I disse tilfælde skal der være tydelig henvisning til bilaget og hvor i tilbudsmaterialet bilaget findes Alle de grønne felter skal udfyldes edoc nr Side 1 af 15

2 Nr. Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved afkrydsning M1 Rammeaftalehaver skal have eller tilbyde professionelle faciliteter/selvstændig salon(er) og forretningsadresse der som minimum er beliggende i Aalborg Kommune. Rammeaftalehaver skal i bilag 4 Tjekskema oplyse hvor de har forretningsadresser i de tilsluttende kommuner. M2 Personalet hos Rammeaftalehave der behandler, råder og vejleder, fremstiller, tilretter og lign. Parykker og Toupeer skal have den 4 årige frisør uddannelse. Ovenstående skal dokumenteres med CV er, for hver enkelt af de tilbudte medarbejder, der kommer til at betjene Borgerne udfyldt i Rammeaftalebilag 1.6 Medarbejder CV De fremsendte CV er skal vedrøre det personale, der er tilknyttet forretningsadressen. CV et skal jf. Rammeaftalebilag 1.6 indeholde Navn Forretningsadresse(r) Grunduddannelse Videreuddannelse Erfaring Arbejdsfunktion Antal års erfaring Tidligere relevant ansættelsesforhold M3 Rammeaftalehaver skal give Ordregiver besked om udskiftning af medarbejdere, der betjener Ordreiver og Ordregivers Borgere. Rammeaftalehaver skal udlevere CV på den nye medarbejder til Ordregiver jf. rammeaftale pkt edoc nr Side 2 af 15

3 M4 Personalet der betjener Borgerne skal kommunikere på forståeligt dansk edoc nr Side 3 af 15

4 Nr. Service Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved afkrydsning M5 Rammeaftalehaver accepterer, at konsulentbistand skal stilles til rådighed for såvel Ordregivers personale som Borgere med bevilling i forbindelse med tildelte ordrer. Alle konsulentydelser skal være inkluderet i tilbudsprisen. M6 Rammeaftalehaver accepterer at orientere Borgeren om den eventuelle egenbetaling af prisdifference, der kan opstå, såfremt Borgeren ønsker en anden og dyrere løsning end den, Rammeaftalehavers fagpersonale og i sidste ende kommunen, vurderer til at være den bedst egnede og billigste - og dermed tilstrækkeligt kompenserende - løsning i forhold til Borgerens hudlidelse, skaldethed eller lign., jf. Servicelovens 112 stk. 1. M7 Rammeaftalehaver skal i forbindelse med udlevering af Parykker og Toupeer til Borgeren give råd og vejledning, f.eks. i forhold til At der i produktprisen er inkluderet tilretning og justeringer, som er nødvendige for, at produktet kan fungere efter hensigten i hele parykkens levetid Anvendelsesmuligheder og begrænsninger Vedligeholdelse- og rengøringsanvisning Vejledninger og lign. skal udleveres til nye Borgere og kan ved anmodning udleveres til eksisterende Borgere. M8 Aftryk, afstøbning, tegninger/billeder, prøver mv. fra aftaleperioden er Borgeres og Ordregivers ejendom og skal på anmodning udleveres til rette vedkommende. Dette gælder indtil 18 måneder efter aftaleophør. M9 Rammeaftalehaver skal, på Ordregivers anmodning, i forbindelse med opstart af aftalen, afholde introduktionsmøder med demonstration af produkter for Ordregivers faglige personale. Disse introduktionsmøder skal være afholdt senest 3 måneder efter Rammeaftalestart. edoc nr Side 4 af 15

5 Nr. M10 Sortiment Alle de tilbudte standardparykker skal tilbydes i alle eksisterende størrelser og til samme pris uanset størrelse. For hver positionsnummer på tilbudslisten skal minimum en model kunne leveres i følgende Størrelser: XXS cm XS cm S cm M cm L cm XL cm Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved afkrydsning M11 Alle parykker og toupeer Skal være fremstillet i åndbart materiale Underside/klæb skal imødekomme hovedbundens beskaffenhed Må ikke udsætte Borgeren for ekstraordinært brandfare Skal kunne tåle den anbefalede rengøring (vask) M12 Alle parykker skal være justerbare så parykken slutter tæt til hovedet M13 Alle de tilbudte produkter skal kunne leveres i et bredt udvalg af frisurer, farver og længder. Således skal parykkerne altid kunne leveres i tilnærmelsesvis samme farve som Borgerens oprindelige hårfarve. M14 Alle de tilbudte produkter jf. Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste skal være af sådan en kvalitet, at de kan anvendes uden behov for yderligere/supplerende produkter. edoc nr Side 5 af 15

6 M15 M16 Toupeer skal altid fremstå som en integreret del af Borgeres eksisterende hår Rammeaftalehaver skal ved aftalestart have et repræsentativt udvalg af det fulde sortiment jf. Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudslistens samtlige produkter på forretningsadressen, så det er muligt at se og prøve et repræsentativt udvalg for Borgeren. Ovenstående gælder for standard parykker og toupeer. M17 Rammeaftalehaver skal bestille andre modeller hjem i udvalg til prøvning, hvis det ønskes af Borgeren. Dette skal ske uanset variationen af de modeller, som Rammeaftalehaver allerede ligger inde med. Bestilling af andre modeller skal kunne modtages på forretningsadressen inden for max 5 hverdage. Ovenstående gælder for standard parykker og toupeer. M18 Borgeren har på alle Rammeaftalehavers forretningsadresse mulighed for at se Rammeaftalehavers fulde sortiment af Parykker og Toupeer enten i elektronisk form eller i "papir-katalog". Dette gælder ikke individuelt fremstillet Parykker og Toupeer M19 Rammeaftalehaver skal sikre, at information om nyheder og generelt produktanvendelse forefindes elektronisk på Rammeaftalehavers hjemmeside. Danske produktdatablade og lign. eventuelt med letforståelige illustrationer med beskrivelse af de tilbudte produkters funktioner skal fremsendes på Ordregivers anmodning. M20 Rammeaftalehaver skal lagerføre relevante plejeprodukter til vedligeholdelse af Parykker og Toupeer. Der gøres opmærksom på at Ordregiver ikke bevilliger plejemidler m.v. edoc nr Side 6 af 15

7 Nr. Garanti Rammeaftalehavers accept af mindstekrav ved afkrydsning M21 Rammeaftalehaver garanterer, at det tilbudte produkt er af en sådan kvalitet, så det som udgangspunkt og ved normalt brug har en holdbarhed på minimum For Parykker 6 8 måneder For Toupeer 6 8 måneder For Påsat Hår 4 måneder Holdbarheden gælder for både kunstigt hår og ægte hår. Holdbarheden gælder ikke, hvor forhold hos den enkelte Borger, bevirker hurtigt nedslidning, såsom: Kraftig transpiration fra hovedbunden Højt aktivitetsniveau Manglende vedligeholdelse At Borgeren sover med parykken/toupeen Det er op til Rammeaftalehaver at påvise det, såfremt denne mener, at den kortere levetid skyldes et af disse forhold. M22 Rammeaftalehaver garanterer, at de leverede produkter er i overensstemmelse med lægelige anvisninger, når sådanne foreligger. M23 Rammeaftalehaver garanterer, at de materialer, der anvendes ved forarbejdning, herunder farvning, fastgørelse, behandling, vedligeholdelse og lign. samt til fremstilling af Parykker og Toupeer i øvrigt, ikke indeholder stoffer, der er dokumenteret allergi- astma- eller kræftfremkaldende eller på anden måde er dokumenteret hormonforstyrrende eller sundhedsskadelige. Dette skal på anmodning fra Ordregiver kunne dokumenteres. edoc nr Side 7 af 15

8 M24 Rammeaftalehaver garanterer, at det - såfremt en Borger, til trods for ovenstående, viser sig allergisk over for de anvendte materialer - er muligt at anvende andre processer og materialer til afhjælpning heraf. Hvis det bliver en væsentligt fordyrelse i forhold til bevillingen, kan der med Ordregiver aftales en tillægspris. Denne tillægspris skal på forhånd være godkendt af Ordregiver inden fremstilling. Rammeaftalehaver skal give en redegørelse og prisoverslag jf. Rammeaftalebilag 1 jf. punkt 6.2 og pkt M25 Rammeaftalehaver garantere, at fremstilling af Parykker og Toupeer med ægte hår kun fremstilles af frivillige donatorer. edoc nr Side 8 af 15

9 Konkurrenceparameter Nr. Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokaliteter Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrenceparameteret (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) Parameter K1 Rammeaftalehaver skal beskrive medarbejdersammensætningen i forhold til det fagpersonale (inkl. evt. indehaver), der skal: Tage mål Råde og vejlede Fremstille, tilrette Parykker og Toupeer Behandle Påsat hår produkter og Borgere af/til Borgerne i forhold til produktvalg. Beskrivelsen skal vedrøre det fagpersonale (inkl. evt. indehaver) der kommer til at betjene Ordregivers Borgere, med reference til vedlagte CV er jf. mindstekrav M2 Hvilke fornødne kompetence fagpersonalet har Hvordan Rammeaftalehaver sikre at de opretholder de fornøden ressourcer til at kunne betjene Ordregivers Brogere jf. M2 edoc nr Side 9 af 15

10 Rammeaftalehaver skal beskrive prøvefaciliteterne hvor Borgeren bliver konsulteret Dette skal gøres pr. forretningsadresse Parameter K2 Hvordan man sikre et privat og ugenert prøverum for borgeren Hvilke eventuelle andre tiltag der er lavet for at sikre et privat og ugenert prøverum Hvordan spejlene afskærmes Hvordan vinduer afskærmes Hvilke siddepladser der er til Borgeren Hvor god plads der også er til ledsager edoc nr Side 10 af 15

11 Nr. Service Rammeaftalehaver skal beskrive hvilken konsulentbistand og rådgivning, der ydes, i forhold til Borgeren Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrenceparameteret (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) Hvilken form for faglig og saglige konsulentbistand og rådgivning der er i forbindelse med valg af produkt Hvordan den bedste og billigste løsning sikres Hvilken vejledning der er i forbindelse med brug af produktet Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning der er til Borgeren efter udlevering af det færdige produktet Parameter K3 Hvordan processen med Borgeren er, fra første henvendelse til udlevering, tilpasning og lign. med parykken er Hvor meget tid der afsættes til møde med Borgeren Hvordan den bedste og billigste løsning sikres Hvordan forventningerne til det færdige produkt afstemmes og sikres accept med Borgeren Hvordan Rammeaftalehaver tilstræber, at Borgeren følges af samme personale gennem hele fremstillingsprocessen (fra 1 møde til udlevering) Hvordan konsulentbistand og rådgivning der er efter udlevering af det færdige produkt edoc nr Side 11 af 15

12 Rammeaftalehaver skal beskrive hvilken muligheder der er for Faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning Undervisning, sparring og opdatering Der gives til det faglige personale i de deltagende kommuner Parameter K4 Hvor hurtig responstiden er på kommunens henvendelser Hvordan kommunens fagpersonale bliver opdateret på trends, udvikling og andre muligheder inde for området Hvordan forventningerne til det ansøgte afstemmes og sikres med kommunens fagpersonale, når der kan være spørgsmål til om det ansøgte er det bedste og billigste produkt edoc nr Side 12 af 15

13 Parameter K5 Rammeaftalehaver skal beskrive processen med betjening af Borgeren fra den første henvendelse over tilretning, tilpasning og lign. eller fremstilling til udlevering og accept af det færdige produkt Besvarelsen skal have fokus på Hvordan Borgeren bliver informeret om formålet og forløbet Hvordan Borgeren bliver informeret om, hvornår og hvor mange gange der skal være fremmøde på Rammeaftalehavers forretningsadresse, samt formålet med fremmøderne Hvordan arbejdsgangen i forhold til tilpasning af parykken eller toupeen, efter fremstilling effektueres og effektiviseres Hvordan processen planlægges for Borgere, der har svært ved at/ikke kan overskue for mange arbejdsgange, spørgsmål, beslutninger og lign. ved én konsultation. Hvordan produktets pasform og kvalitet sikres Hvordan forløbet for Borgeren effektiviseres i forhold til at minimere antal af fremmøder Hvilke muligheder Borgeren har for at se en udgave af det aftalte produkt edoc nr Side 13 af 15

14 Parameter K6 Rammeaftalehaver skal beskrive forretningsstedets åbningstider og mulighed for at tilpasse åbningstiderne efter Borgernes henvendelse. Hvordan åbningstimerne tilpasses efter Borgernes henvendelse Hvordan åbningstiderne tilpasses for erhvervsaktive Borgere, så det er muligt at få en konsultationstid til mindst muligt gene for Borgerens arbejdstid edoc nr Side 14 af 15

15 Nr. Parameter K7 Kvalitet og Sortiment Rammeaftalehaver skal beskrive hvordan der sikres så bredt et udvalg at det kan dække alle Borgernes behov i hele aftaleperioden Hvordan der sikres et bredt sortiment af Parykker Hvordan mode og trends mht. bl.a. frisure, længder, farver og lign. sikres i sortimentet af Parykker Hvordan der sikres et bredt sortiment af Toupeer Hvordan mode og trends mht. bl.a. frisure, længder, farver og lign. følges sikres i sortimentet af Toupeer Rammeaftalehavers besvarelse til konkurrenceparameteret (- alternativt tydelig henvisning til vedlagte bilag med besvarelsen) Parameter K8 Rammeaftalehaveriver skal beskrive, hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med de processer der anvendes i forbindelse med fremstilling/udlevering af Parykker Toupeer Påsat Hår Hvordan ovenstående udføres Hvordan ovenstående dokumenteres edoc nr Side 15 af 15