BEKTRA nu og i fremtiden TØF 12. oktober 2010

Transkript

1 BEHOVSTYRET KOLLEKTIV TRAFIK BEKTRA nu og i fremtiden TØF 12. oktober 2010 Christian Roslev

2 Hvad er BEKTRA Baggrund og historie Disposition Udfordringer - analysegrundlag Analysens konklusioner Hvor er vi nu? Trafikformer og brug heraf

3 Hvad er BeKTra? Formål: Udvikling og drift af systemer til Behovstyret Kollektiv Trafik Vidensdeling om Behovstyret Kollektiv Trafik Inhouse firma, der ejes af Nordjyllands Trafikselskab (NT) MOVIA Midttrafik Region Midt (sygehus) Sydtrafik Kun opgaver for ejerkredsen Drift af hardware og software System udvikling Konsulentopgaver for ejerne Hjælp til den daglige drift Uddannelse og efteruddannelse 17 ansatte, som sidder i Aalborg

4 Baggrund og Historie Bektra samarbejdet blev etableret i 2002 mellem NT og VT Fællesskab om sameje, driftafvikling og udvikling af IT-systemer til samordnet kørsel, samt fælles drift booking og vognstyringscentral uden for normal kontor tid Fællesskabet er organiseret som inhouse virksomhed, der fysisk er placeret i NT 2003: VAFT (Viborg amt) 2005: Århus amt 2007: NT, Movia, Midttrafik 2010: Sydtrafik stort set landsdækkende

5 Situationen nu Udbygget IT-system Kommuner og hovedparten af alle landets sygehusafdelinger på systemet Etableringen og udbygningen af samarbejdet må betegnes som en stor succes 2002: rejser 2009: rejser Hvorfor analyse af Bektra-samarbejdet?

6 BEHOVSTYRET KOLLEKTIV TRAFIK Hvor er BEKTRA aktiv nu!

7 Kørselstyper! Siddende Patientbefordring Handicapkørsel Specialskolekørsel Institutionskørsel Kommunal specialkørsel Teletaxa kørsel Åben kørsel Flextur - Al offentligt betalt behovsstyret person transport

8 Udfordringer En analyse skal foretages når det går bedst For at tegne organisationen i årene frem Fra at være en entreprenør- og udviklingsvirksomhed skal virksomheden i fremtiden i højere grad fokusere på: Konsolidering, drift og systemudvikling Om der kan høstes yderligere stordriftsfordele

9 Udfordringer Analyseområder: Rationaler i yderligere centralisering og stordrift for fælles call-center Rationaler i outsourcing til private leverandører: Call-center Driftsplatform, servere og det hårde IT system Analyse af Bektra organiseringen af samarbejdet mellem trafikselskaberne Analyse af den interne organisering af Bektra, herunder ledelse Formålet: At bringe Bektra-samarbejdet videre i en styrket organisation og styrket samarbejde

10 Resultater fra tilfredshedsundersøgelsen Generelt set giver undersøgelsen et tilfredshedsgennemsnit på 3,27. Trafikselskaberne er mest tilfredse med booking og vognstyring (hos BCC) IT-modenheds analyse Trafikselskaberne er særligt kritiske overfor itudviklingsprojekterne Kunderne ser itdrift og -support som kerneområderne for BeKTra. 2010, A-2 A/S 10

11 Sammenfatning af IT modenhedsevaluering Man går til den med krum hals og stor entusiasme og er ikke bange for at give den en ekstra skalle. Stort entrepreneurship Daglig drift og daglige problemstillinger gør at dag til dag forretningen prioriteres på bekostning af det lange sigt. Derfor tillægges projekter en ringere vægt end fx at hjælpe et trafikselskab med en lokal problemstilling En række værktøjer såsom manualer, styringsværktøjer osv er ikke etableret. Fokus på faglighed og opgaveløsning på bekostning af effektiv kommunikation mellem interessenter. BeKTra s succes er afhængig af PlanIT s evne til at levere. 2010, A-2 A/S 11

12 Samlet overblik over bestilling og vognstyring Hverdage, 8-16 Statistik Aften- Weekend og Helligdage BCC* NT MT (uden for Århus kommune) MT (Århus Kommune) Årsværk (book+vs) 17,6 11, ,7 Movia Antal ture Antal kald i alt Responstid - 01:55:00 (gennemsnit) - 93% (<120 sec. marts) 80/89 (<120 sec feb. hverdag/-weekend) Gens. samtaletid 02:00 01:49 02:15-02:29 Missede opkald 14% - 14% 23% Økonomi Lønomk. (kkr.) Løn + OH-omk. (kkr.) Lønomk. pr. kald i alt Lønomk. + OH pr. kald i alt Lønomk. pr. tur i alt Lønomk. + OH pr. tur i alt , A-2 A/S 12

13 Hvor skal bestillingsmodtagelse placeres i fremtiden?? Hjemtages: Opgaven løses hos trafikselskaberne. BCC afvikles. 16,3 mio. DKK Fordyrelse: 2,2 mio. DKK Driftsmæssige fordele Landækkende model: Insourcing hos trafikselskab 9,5 mio. DKK Besparelse: 4,6 mio. DKK Fordyrelse Outsourcing: Opgaven løses hos ekstern leverandør 16,2 mio. DKK Fordyrelse: 2,1 mio. DKK Som nu: Opgaven løses af trafikselskaber og BCC 14,1 mio. DKK Driftsmæssige ulemper Besparelse A-2 anbefaler... Øst og Vest: Fælles call center i Vest og Movia 11,3 mio. DKK Besparelse: 2,8 mio. DKK? 2010, A-2 A/S 1 Mulig gevinst ved sammenlægning af call centre på knap 5 mio. DKK. 2010, A-2 A/S 13

14 Hvor skal vognstyring placeres i fremtiden?? Hj emtages: Opgaven løses hos trafikselskaberne. BCC afvikles. 18,1 mio. DKK Fordyrelse: 2,5 mio. DKK Driftsmæssige fordele A-2 anbefaler dybdeanalyse Landækkende model: Insourcing hos trafikselskab 13,1 mio. DKK Besparelse: 2,5 mio. DKK Fordyrelse Outsourcing: Opgaven løses hos ekstern leverandør 22,2 mio. DKK Fordyrelse: 6,6 mio. DKK Som nu: Opgaven løses af trafikselskaber og BCC 15,6 mio. DKK Øst og Vest: Fælles call center i Vest og Movia 14,4 mio. DKK Besparelse: 1,2 mio. DKK Besparelse? Driftsmæssige ulemper 2010, A-2 A/S 2 Dybdeanalyse af muligheden for fælles vognstyring. 2010, A-2 A/S 14

15 Hvem skal varetage it-drift i fremtiden? Primære grunde til dyr outsourcing:? Driftsmæssige fordele OpenVMS-platformen for Planet. It-infrastrukturen består af VPN- A-2 anbefaler... forbindelser. Den flerårige migreringsfase, skal der holdes to platforme kørende. Fordyrelse Besparelse Outsourcing: Opgaven løses hos ekstern leverandør 6,0 mio. DKK Fordyrelse: 2,7 mio. DKK Som nu: Opgaven løses af BeKTra 3,3 mio. DKK? Driftsmæssige ulemper 2010, A-2 A/S 2 Fastholdelse af It-drift in-house hos BeKTra, indtil migreringen er overstået. 2010, A-2 A/S 15

16 Hvordan skal ledelse af It-udvikling foretages i fremtiden? Fordele ved løsning af opgaven i trafikselskaberne: Giver større føling med egne projekter Giver mulighed for at opprioritere udviklingsarbejdet, hvis man oplever, at BeKTra bliver en flaskehals? Driftsmæssige fordele A-2 anbefaler... Fordele ved at fastholde opgaven hos BeKTra: BeKTra har forudsætningerne for at skabe professionel projektledelse og har derfor lettere ved at opbygge de kompetencer, som vil være svære at fastholde for de enkelte trafikselskaber Fordyrelse Hjemtagning: Opgaven løses hos trafikselskaberne 6,0 mio. DKK Fordyrelse: 2,0 mio. DKK Driftsmæssige ulemper 2010, A-2 A/S 2 Som nu: Opgaven løses af BeKTra 4,0 mio. DKK Besparelse? Bevar ledelsen af It-udviklingsprojekter hos BeKTra. 2010, A-2 A/S 16

17 Ledelse og organisation i BeKTra og BCC Krav til ledelsen: Forretningsledelsen og it-drift/-udvikling forskellige discipliner, Uddeligering til teamledere. Pleje af de enkelte trafikselskaber Rapportering og kommunikation til trafikselskaberne Tydelig medarbejderpleje og kompetenceudvikling BeKTra Administration og rapportering I en sammenlægning foreslår A-2 særligt tre ændringer: Én chef-/direktør for både BeKTra It og BCC, Udskillelse af udviklingsprojekter og forretningsudvikling i et dedikeret team Forretningsudvikling og projekter It-drift og -support Call center Tydelig teamledelse af både Udvikling og It-drift og support. Værktøjer: Timeregistrering, porteføljestyring, projektstyring og backlogstyring Styrket ledelse og organisering i BeKTra og BCC. 2010, A-2 A/S 17

18 Sammenfatning af konklusioner Gevinst ved sammenlægning af call centre, kræver dog analyse af snitflader Fastholdelse af It-drift in-house hos BeKTra, indtil migreringen er overstået Bevaring af ledelsen af It-udviklingsprojekter hos BeKTra Mere samarbejde om vidensopsamling, effektivisering og forretnings-udvikling. Ledelse af BeKTra-samarbejdet ( bestyrelseskonstruktion ) Styrket ledelse og organisering i BeKTra og BCC ( direktørmodel ) 2010, A-2 A/S 18

19 Situationen nu: Chef for BEKTRA/BCC ansat BEKTRA/BCC på egne ben fra 2011 BeKTra Ny forretningsplan under udarbejdelse Stadig trinvis opbygning Statslig fokus på kørselsopgaver 2010, A-2 A/S 19

20 NT s trafikplan Arbejde og uddannelse 1. Flere ekspresruter, flere afgange, mere komfort 2. Bedre mulighed for betjening af alle i tyndt befolkede områder 3. Bedre udnyttelse af de samlede ressourcer = færre tomme busser, flere taxaer

21 Ændringer i ressourcefordeling Regionale ressourcer Kommunale ressourcer A+ Ekspresnet A Regionalnet A Bybusnet B Tværkommunalt net C D Lokalnet Flextur

22 Relancering af X Bus Flere ruter Flere afgange Internet - gratis Skærme (infotainment) Dankortbetaling Realtid Aviser, toilet Pladsbestilling

23 Rejsetid max. 1½ ift. bil Få stop 2 1- ½ afgang i timen Komfortbusser Moderne ventefaciliteter

24 Flextur Transportmulighed for alle Adresse til adresse -15/+45 min. Kommune-tilbud (tilvalg) Rejser indenfor én kommune Standard 5,00 kr. pr. km, min. 18,- kr. 1,25 kr. pr. km, min. 0,- (medrejsende) Lav 2,50 kr. pr. km, min. 18,- kr. 1,25 kr. pr. km, min. 0,- (medrejsende) Max. 100% omvej Kl alle dage Generelt tilbud Rejser i én/flere kommuner 10,00 kr. pr. km, min. 36,- kr. 1,25 kr. pr. km, min. 0,- (medrejsende)

25 Flextur, juni 2010