Oplæg på kommissorium for analyse af potentialet i en sammenlægning af administrative funktioner i Sydtrafik og FynBus

Transkript

1 Oplæg på kommissorium for analyse af potentialet i en sammenlægning af administrative funktioner i Sydtrafik og FynBus Februar 2013 JA Rådgivning og Stellar GP

2 Indhold Konsulentfirmaerne Baggrund for analysen Kort beskrivelse af analysen Analyse flow Formål med de enkelte aktiviteter Økonomisk ramme creating stellar futures

3 Konsulentfirmaerne Opgaven løses af Stellar Global Partnership og JA Rådgivning i et tæt samarbejde Kort om de to konsulentfirmaer: Stellar Global Partnership Vi har i en årrække udført opgaver indenfor organisation og virksomhedsudvikling i såvel den offentlige som private sektor. Opgaverne har indeholdt diverse analyser fra kortlægning af organisationens kompetencer og kompetence behov ift. strategierne og forretningsprocesser, kultur og værdianalyser mv. Analyserne er anvendt i forbindelse med opgaver som fusion af selskaber, afdelinger, servicetjek af organisationens performance gennem interview (Sydtrafik). Det grundlæggende udgangspunkt er optimal anvendelse af ressourcer, og sætte organisationens uudnyttede potentiale i spil. JA Rådgivning: JA Rådgivning har i en lang årrække beskæftiget sig med opgaver inden for den kollektive trafik herunder analyseopgaver, planlægningsopgaver, strategi og organisationsopgaver. JA Rådgivning har løst en lang række opgaver for de danske trafikselskaber og har et indgående kendskab til deres forretningsprocesser og til de opgaver der løses i et trafikselskab. De løste opgaver har ofte taget udgangspunkt i interessenternes og kundernes krav til et moderne trafikselskab.

4 Baggrund for oplægget Baggrund for oplægget er kommissorium for analyse af potentialet i en sammenlægning af administrative funktioner i Sydtrafik og FynBus, som blev gennemgået på mødet mellem Mogens Sehested Kristensen Region Syddanmark, Jesper Andersen, JA rådgivning og Ole Knokgård, Stellar Global Partnership torsdag den 14. februar. Der har efterfølgende været afholdt møde og en tæt dialog mellem Jesper Andersen og Ole Knokgård i forbindelse med udarbejdelse af oplægget. creating stellar futures

5 Kort beskrivelse af analysen Det overordnede formål med analysen er, at undersøge mulighederne for en sammenlægning af Sydtrafik og FynBus administrative funktioner og tilfredsstille alle parters ønske om at sikre den mest omkostningseffektive organisation, som kan bistå bestyrelserne, kommunerne og regionen i at sikre en sammenhængende trafik med høj produktivitet. Analysen baserer sig på interview af organisationerne, informationsindsamling og tilgængelig materiale i forhold til relevante sammenlignelige organisationer og funktioner i de to trafikselskaber. Analysen skal være med til at belyse kompetencesammensætningen, og en vurdering af styrker og svagheder i de to trafikselskaber sammenholdt med styrker og svagheder ved en større organisation. Der vil ske en benchmark op mod øvrige trafikselskaber på udvalgte og egnede områder. I interviewene vil der være fokus på kompetencesammensætningen indenfor de administrative funktioner, ligesom også kulturen i hhv. Sydtrafik og Fynbus belyses i relation til en sammenlægning af de administrative funktioner. Der vil være nogle få interview med eksterne omkring fremtidens krav og forventninger, som vil indgå i vurderingerne af kompetencesammensætningerne.

6 Analyse flow og tidsestimat Aktiviteter Tidspunkt Tidsanvendelse for konsulenterne Individuelle opstarts interview med selskabernes direktører Fokusgruppe interview med ledergrupperne Individuelle interviews med bestyrelsesformand og næstformand i de respektive selskaber. Fokusgruppe interviews alene med de menige bestyrelsesmedlemmer i de respektive selskaber Telefon interview med leverandører. 3 fra hvert område, større leverandører Individuelle interview med ledere, teamledere, ekspert funktioner (ca. 30 personer) Individuelle interview med selskabernes direktører Bearbejdning og verificering af data Primo marts Primo marts, og gerne 1. uge i marts Gennemføres medio marts Gennemføres medio marts Gennemførelse medio marts og primo april Gennemførelse medi0 marts primo april Gennemførelse primo april 8 timer 24 timer 20 timer 4 timer 60 timer 20 timer 32 timer

7 Analyse flow og tidsestimat fortsat Aktiviteter Tidspunkt Tidsanvendelse for konsulenterne Benchmark Bearbejdning og verificering af data Analyse, Benchmark Kommissorium spørgsmål 1 Kommissorium spørgsmål 2 Kommissorium spørgsmål 3 Kommissorium spørgsmål 5 Forslag, Kommissorium spørgsmål 4 Kommissorium spørgsmål 5 Kommissorium spørgsmål 6 Præsentation for de administrativt ansvarlige og efterbearbejdning til endelig rapport Gennemførelse ultimo marts primo april Gennemførelse primo april Gennemførelse medio og ultimo april Gennemførelse medio og ultimo april Gennemførelse primo og medio maj 28 timer 32 timer 80 timer 50 timer 40 timer

8 Formål med de enkelte aktiviteter Aktiviteter Fokusgruppe interview med ledergrupperne Individuelle interviews med bestyrelsesformand og næstformand i de respektive selskaber. Fokusgruppe interviews alene med de menige bestyrelsesmedlemmer i de respektive selskaber. Telefon interview med leverandører fra hvert område, større leverandører Individuelle interview med ledere, teamledere, ekspert funktioner (ca. 30 personer) Formål At undersøge: 1. Den overordnede ledelsesform i Trafikselskabet 2. Interaktionen i ledergruppen(trafikselskabets overordnede vurdering af de administrative kompetencer og eventuelle forskelligheder i vurderingen) 3. Overordnede holdninger og virksomhedskultur 4. Trafikselskabets rolle i forhold til markedet og interessenter Undersøge hvorledes Trafikselskaberne håndterer den politiske proces og håndterer opgaveløsningen over for bestillerne. Afdække bestillernes holdning til trafikselskaberne og deres fremtidige organisering. Få belyst bestillernes krav til trafikselskaberne med hensyn til betjeningen af bestyrelsen både det politiske aspekt og det faglige indhold. Undersøge hvorledes Trafikselskaberne udfører opgaverne vedrørende planlægning, udbud, koordinering og drift, og undersøge hvorledes samarbejdet med busselskaberne fungerer i det daglige og fremtidige krav og forventninger. Undersøge hvilke opgaver der løses af de enkelte afdelinger/funktioner og kvaliteten i opgaveløsningen og hvorledes opgaverne løses på tværs af afdelingerne. Undersøge hvilke medarbejderprofiler, ekspertiser og sammensætningen af disse der er i de enkelte dele af hvert selskab, og hvorledes det matcher de udfordringer selskaberne står overfor. Indhente data fra afdelinger der er potentielle for sammenlægning på tværs af selskaber, og vurdere kompetencernes sårbarhed.

9 Formål med de enkelte aktiviteter Aktiviteter Individuelle interview med selskabernes direktører Benchmark Bearbejdning og verificering af data Formål Undersøge de overordnede sammenhænge i selskaberne og opsamling i forhold til interviews med øvrige ledere. Undersøge og belyse organisationens styrker og svagheder. Sammenholde økonomi, ressourceforbrug, hvilke opgaver der løses og kvaliteten i opgaveløsningen mellem de to selskaber og NT og Midttrafik. Selskaberne er af forskellig størrelse, hvilket giver mulighed for at sammenholde organisering og kompetencesammensætning med organisationens størrelse og fordele og ulemper herved. Kvalitetssikring af de indsamlede informationer og sikre konsistens på tværs af afdelinger og funktioner i hvert af selskaberne

10 Indhold af de enkelte analysedele Analysedele Beskrivelse af indhold En analyse af muligheder, fordele og ulemper ved sammenlægning. Analysen skal belyse de styringsmæssige, organisatoriske og økonomiske konsekvenser af en sammenlægning På grundlag af kortlægning af de to organisationskulturer, opgaveløsnings metodikker, holdninger til omverdenen, ledelsesstrukturer, vurdering af ekspertiser på de enkelte fagområder og hvorledes hvert af selskaberne evner at løse de opgaver som interessenterne forventer løst af et moderne trafikselskab belyses de forskellige aspekter af en sammenlægning. Evt. alternative forslag til organisering analyseres herunder geografiske aspekter En vurdering af potentialet vedrørende stordriftsfordele på personalesiden og bortfald af dobbeltfunktioner samt sikring af kritisk masse på nøglefunktioner som fx planlægning og økonomistyr. En gennemgang af medarbejder- og ekspertisesammensætningen i afdelingerne med samme opgaver danner grundlag for en vurdering af bemanding/sammensætning af en fællesafdeling set i forhold til omverdenens krav til kvalitet i opgaveløsningen. Vurdering af opgavevaretagelsen i dag i nøglefunktioner danner udgangspunkt for en analyse af, hvorledes en fremtidig bemanding/sammensætning bør se ud. Udgangspunktet er kravet om en proaktiv opgavevaretagelse. En vurdering af muligheder og potentiale i forbindelse med stordriftsfordele vedrørende driftsomkostninger og investeringer til IT, driftsaftaler, teknologi mv. En gennemgang og sammenligning af de to selskabers nuværende aftaler/systemer og en analyse af hvilke udfordringer selskaberne står overfor mht. nye systemer plus en sammenligning med andre Trafikselskaber danner udgangspunkt for vurdering af mulighed for at opnå stordriftsfordele og kvalitetsforbedring i teknologiunderstøttelsen og eventuel reduktion i investeringerne

11 Indhold af de enkelte analysedele fortsat Analysedele Beskrivelse af indhold Vurdering af fordele og ulemper ved fælles betjening af de to bestyrelser Forslag til proces og organisering af en sammenlægning, herunder tidsplan På grundlag af en kortlægning af de to bestyrelsers behov for information og viden i relation til bestyrelsesansvar, deres roller ift. deres bagland og det personlige behov som politikkere, vurderes fordele og ulemper ved fælles betjening af de to bestyrelser. Der stilles forslag om hvorledes en sekretariatsbetjening kan organiseres. På grundlag af analysen udarbejdes der forslag til implementering og idriftsætning af potentielle områder for sammenlægning.

12 Økonomisk ramme Det er aftalt mellem konsulentvirksomhederne, at den kalkulerede tidsanvendelse på 346 timer er fast, og der således ikke vil kommer overraskelser for Region Syddanmark. Investeringen for analysen er 346 timer á kr ,-/time i alt kr ,- excl. Moms rejse og fortæring til konsulenterne. Kørsel afregnes efter statens takster, og der afregnes ikke for transporttid. Tidsestimatet forudsætter at der stilles en koordinator til rådighed i hhv. Sydtrafik og FynBus i forbindelse med planlægning af interviews.