Navision Stat - fra 3.60 til 5.1. Øvelser/opgaver. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 1

Transkript

1 Navision Stat - fra 3.60 til 5.1 Øvelser/opgaver Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 1

2 LOGIN PÅ NS TESTDATABASEN Login med brugernavn og Password som du plejer på Citrix Klik på NAV 5.1 ikonet Klik OK Vælg Filer/Database/Åbn Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 2

3 Trin 1: Godkendelse skal være Windows Authentication Trin 2: Servernavn - skriv TNAV2 Trin 3: Databasenavn skriv AU_test51 Klik OK Vælg Filer/Regnskab/Åbn Åbn Regnskab Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 3

4 Hvis skærmen er grå Tast ALT-F1 Navigationsruden vises Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 4

5 NAVIGATIONSRUDEN I denne øvelse skal du arbejde med de grundlæggende principper for anvendelsen af navigationsruden. Menuer, Menugrupper og Menupunkter Navigationsruden er opdelt i menuer, menugrupper og menupunkter. Menugruppe Menupunkter MENU Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 5

6 Prøv indledningsvis at aktivere forskellige menuer, menugrupper og menupunkter i navigationsruden for at få et første indtryk af opbygningen. De vinduer, du åbner, kan du som tidligere lukke igen med Esc. Menuen Økonomistyring Økonomistyringsmenuen indeholder næsten alle værktøjer, som bruges i det grundlæggende bogholderi. Derfor kigger vi lidt nærmere på den. Vælg Økonomistyring/Finans Denne menugruppe indeholder funktioner svarende til Finansmodulet i NS Bemærk at Menugruppen er underopdelt i flere grupper. Hvor findes f.eks. følgende: Rapporten Kontoudtog med dimensioner Finanskladde til omposteringer Journaler og Naviger Vælg Økonomistyring/Likviditetsstyring Hvilke dele af bogholderiet varetages her: Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 6

7 Vælg Økonomistyring/Tilgodehavender Hvilke dele af bogholderiet varetages her: Vælg Økonomistyring/Gæld Hvilke dele af bogholderiet varetages her: ANDRE MENUER Du skal nu kigge på funktionalitet i andre menuer: Vælg Køb/Ordrebehandling/E-bilag/Indgående Købsdokumenter Dette vindue indeholder alle købsfakturaer og kreditnotaer der sendes til AU elektronisk. Vinduet svarer til Indgående BizTalk- Dokumenter i NS Prøv om du med ovenstående in mente kan finde vinduet med Udgående salgsdokumenter (elektroniske salgsdokumenter). Hvor findes vinduet? Hvor kan man i menuen finde en Oversigt med henholdsvis bogførte Købsfakturaer og Salgsfaktuarer? Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 7

8 MENUEN GENVEJE mm. Den nye menustruktur kan virke uoverskuelig de første gange der skal arbejdes i NS 5.1. Der er dog flere muligheder for at lette overblikket. I denne opgave skal du prøve at tilpasse navigationsruden. Skjule og Vise menuelementer Det er muligt at skjule elementer, du ikke benytter: Prøv at højreklikke på modulet Service og Personale. Vælg Skjul i menuen der fremkommer. Vi antager endvidere at du ikke ønsker at anvende menugruppen Lager i Økonomistyringsmenuen. Vælg Økonomistyring. Højreklik på Lager og vælg Skjul. Find fakturastyringskladden, højreklik og vælg Skjul. Skjulte elementer kan selvfølgelig vises igen. Vi antager at du alligevel skal benytte Lager: Højreklik et vilkårligt sted i menuen Økonomistyring og vælg Vis i menuen der fremkommer Nu vises listen over skjulte elementer i menuen. Sæt hak foran gruppen Lager og klik OK. Gruppen vises igen. Prøv at indsætte menuen Personale igen. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 8

9 Personlig genvejsmenu Genvejsmenuen tillader som nævnt, at der opbygges en menu over netop de menupunkter du benytter i det daglige. Du skal tilføje kontoplanen i den genvejsmenu Find kontoplanen under Økonomistyring/Finans og højreklik på menupunktet Kontoplan og vælg Send til genveje (Ctrl-Alt-S) Åbn Genvejsmenuen (Ctrl-0) og kontroller at menupunktet er overført. Overfør evt. følgende punkter til den personlige genvejsmenu eller find selv nogle relevante menupunkter: o Finanskladde o Debitorer o Salgsfaktura o Kreditorer o Købsfaktura o Kontoudtog med dim. Opret grupper i genvejsmenu Genvejsmenuen kan ligesom de andre menuer arrangeres i grupper. Du skal nu oprette 2 grupper: Mine funktioner og Mine rapporter: Højreklik et tomt sted i menuen og vælg Opret gruppe (Ctrl-insert) Navngiv gruppen Mine funktioner Opret på tilsvarende vis gruppen Mine rapporter Nu skal menupunkterne i genvejsmenuen flyttes til de oprettede grupper: Højreklik på menupunktet Kontoplan og vælg Klip Åbn den nye mappe Mine funktioner og højreklik, hvor der står [tom gruppe] og vælg Sæt ind. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 9

10 Flyt nu på tilsvarende vis de øvrige menupunkter til en af de 2 grupper. EKSPORT AF DATA TIL EXCEL OG WORD Fra alle skærmvisninger kan der ved et enkelt klik på enten Excel ikonet (Ctrl-E) eller Word ikonet (Ctrl-W) i værktøjslinjen eksporteres data til henholdsvis Excel og Word. Eksporten tager i alle tilfælde udgangspunkt i den sortering og visning, der er valgt i NS 5.1. Find en kreditor du normalt modtager mange fakturaer fra: Eksporter til Excel Eksporter til Word Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 10

11 Økonomistyring/Finans/Kontoplan Find via filtre finansposter i august 2010 på konto 3680 med kontostrengen DR 1- STED xxxxx (vælg et sted). Eksporter til Excel Eksporter til Word ALIAS KONTERING Ved indtastning i bogføringsvinduer, er det muligt at anvende alias. Alias er kode, som kan indeholde data til en konteringslinje, f.eks. artskonto, dimensioner og momskode. I denne opgave skal oprette og anvende Alias Økonomistyring/Opsætning/Alias/Aliaskontering Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 11

12 I dette vindue kan der oprettes Alias kontering Opret 2 aliaskoder på dit Sted med 2 forskellige kontostrenge. Anvendelse af Alias ved oprettelse af salgs- købs- og kladdelinjer Du kan nu afprøve de aliaskoder du har oprettet. Vælg Køb, Salg eller ompostering Husk At få vist kolonnen Alias under Vis/Vis Kolonne Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 12

13 STANDARDKLADDER Hvis man har kladdelinjer der bruges ofte, kan de gemmes som Standardkladder. Linjerne fra standardkladderne kan hentes ind i eksisterende kladder, og der kan hentes fra flere standardkladder til den samme kladde. Opret og gem standardkladde Økonomistyring/Finans/Finanskladder Indtast 2 kladdelinjer som skal gemmes (vælg en tilfældig kladde) Eksempel: Fra Kladden vælges Funktion/Gem som standardkladde Udfyld indstillinger: Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 13

14 Anvend standardkladde Du skal nu anvende standardkladden: Under Økonomistyring/Finans/Finanskladder åbner du en finanskladde Vælg nu Funktion/Hent Standardkladde Vælg navnet på den standardkladde du ønsker at anvende og klik OK Klik OK Du har nu hentet linjerne fra den gemte standardkladde end i en ny kladde. Klarmeld og Bogfør kladden. Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 14

15 NY FLEKSIBEL VISNING AF KONTOPLANEN Find Kontoplanen Vælg Saldo/Oversigt over kontoplanen Via Funktion eller blot ved at klikke på+/- kan du udfolde eller sammenklappe kontoplanen DIMENSIONSANALYSER Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 15

16 BUDGETTTER Sletning af Budgetposter kan kun ske fra Finansbudgetpostvinduet og ikke fra matrix-vinduet Opret poster KØB/SALG Ny filtrering ved visning af debitor- og kreditorposter Der vises standard kun åbne poster indenfor stedfilter Vælg en Kreditor Via Saldo ses kreditorposter Vælg en Debitor - Via Saldo ses debitorposter Eksempel:Bravida Vælg Saldo (Klik på Pilen eller F6) Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 16

17 Åbne poster på alle steder der vises åbne poster indenfor stedfilter KØB Find Indgående købsdokumenter Alle modtagne E-købsbilag vises nu i oversigtsform På oversigtsformen er det muligt at filtrere på følgende: Se det enkelte købsdokument Vælg Dokument/Åbn eller Shift-F5 for at vise købsdokumentet Næsten identisk med vinduet til Indgående BizTalk dokumenter i 3.60 Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 17

18 OIO-fanebladet E-bilag dokument Angiver om købsdokumentet er en Faktura, Ordre eller Kreditnota Dokumenttype PIE = OIOXML-07 elektronisk faktura PCM = OIOXML-07 elektronisk kreditnota PIP = OIOXML-07 LæsInd faktura PCP = OIOXML-07 LæsInd Kreditnota 2.0 = OIOUBL 2 format (Faktura og Kreditnota) Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 18

19 Det indgående dokumentnummer fra Indbakken Vises på KFAK/KKRE og bogførte Købsdokumenter Der er direkte adgang til Indbakken via dokumentnummer F6 Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 19

20 SALG Salgsfaktura oprettes som hidtil i NS 3.60 Opret en slagsfaktura på en Debitor med EAN-nummer Bemærkninger til en fakturas hoved eller linje Der er behov for en uddybende tekst til fakturalinjer på den elektroniske salgsfaktura Må ikke skrives i fakturalinjerme Skal altid påføres under Faktura/Bemærkning eller Linje/Bemærkning Husk at markere Eksport til OIO Vedhæftning af bilag OIOXML-07 understøtter Tiff OIOUBL-2 understøtter Tiff, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF OG XML HUSK AT DET ER MODTAGEREN DER ER AFGØRENDE Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 20

21 E-bilag Ordrebehandling/E-bilag/Udgående Salgsdokumenter Udbakkelinjernes statusmuligheder Modtaget = Det elektronisk dokument er nået frem til modtageren Usendt = Data er dannet, men afsendelsen er gået i stå Sendt = Klar i udbakke tabellen. XML filen er dannet (midlertidig status) Mislykket = Afsendelsen er mislykket Annulleret = Dokumentet er annulleret Se det enkelte salgsdokument Vælg Dokument/Åbn eller Shift-F5 for at vise salgsdokumentet Næsten identisk med vinduet til Udgående BizTalk dokumenter i 3.60 Fra NS 3.60 til NS 5.1 Side 21