ESDH-strategi. Sag og Dokument/ESDH anbefalinger til udarbejdelse af lokal strategi i kommunen

Transkript

1 ESDH-strategi Sag og Dokument/ESDH anbefalinger til udarbejdelse af lokal strategi i kommunen

2 Indhold Indledning og baggrund for værktøjet 3 Strategiens scope, formål og målsætninger 4 Understøttelse af strategiens målsætninger 6 Rammer og standarder 7 Økonomi 9 Handlingsplan 10

3 Indledning og baggrund for værktøjet Denne folder er bygget op omkring 5 hovedafsnit, der skal ses som et strukturforslag til en strategi. Hvert enkelt afsnit består af en række anbefalinger og nogle konkrete eksempler på hvilken type indhold, der kan tages i betragtning i det pågældende afsnit. Folderen er ment som en hjælp til de kommuner, der ikke har en plan eller strategi for Sag og Dokument eller ESDH. For de kommuner, der allerede arbejder med ESDH eller Sag og Dokument strategi vil folderen være meget overordnet og uden den store værdi. Folderen skal derfor ses som en hjælp til de kommuner, der er på bar bund eller mangler inspiration til deres arbejde omkring Sag og Dokument/ESDH. Opbygningen på forslag til en strategi er: 1 Strategiens scope, formål og målsætninger 2 Understøttelse af strategiens målsætninger 3 Rammer og standarder 4 Økonomi 5 Handlingsplan Formål Formålet med folderen er at give kommunerne et redskab, de kan støtte sig op ad på to måder: 1. Folderen indeholder en struktur, kommunen kan anvende til at udforme deres egen strategi på området det være sig for Sag og Dokument eller for ESDH. 2. Folderen indeholder en række anbefalinger, som kan medtages i kommunens strategi Formålet med folderen er IKKE: At give anbefalinger til bestemte it-løsninger At give en endelig opskrift til struktur og indhold på en strategi. Dette er kun tiltænkt som en støtte til kommunerne Definitioner: Sag og Dokument: En samlet arbejdsgang hvor dokumentoprettelsen kun er en del af opgaveløsningen ESDH: Typisk et navngivet produkt hvor der kun tænkes på at gemme dokumentet Journal: Den måde kommunen opfylder sin notatpligt 3

4 1 Strategiens scope, formål og målsætninger 1.1 Scope Indledningsvist i en strategi er det centralt at definere hvilket område, der er fokus på. I denne sammenhæng taler vi om Sag og Dokument eller ESDH. Sondringen mellem disse 2 områder er ikke en triviel øvelse. ESDH er den lettest håndterbare, da der her typisk er tale om en afgrænset ESDH løsning og de arbejdsgange, denne løsning understøtter. Sag og Dokument tilgangen indeholder hele sagsgange, hvor der indgår andre værktøjer i sagsgangen end selve det at gemme dokumentet. Væsentlige elementer der skal medtænkes i en Sag og Dokument strategi er kommunens anvendelse af advisering (såvel systemadvis som erindringsadvis), Input/output manager forstået som koncept for indgående og udgående post (ikke som et KMD-produkt), og hvordan man håndterer opfyldelsen af notatpligten (anvender man et journalmodul evt. med stemplinger af tekst fra fagsystemer eller dokument-skabeloner med strukturerede felter og kalder dem journaler ). Hvorfor er Sag og Dokument pludselig interessant, når det nu er mere besværligt at arbejde med? Sag og Dokumentstrategien er interessant fordi kommunen ifm. Exitstrategien fra KMD Sag skal tage stilling til, hvad der skal ske med såvel sager som dokumenter der flyttes ud af KMD Sag. Herunder stillingtagen til hvad der skal ske med de brugere, der flytter sagsbehand ling ud af KMD Sag og ind i f.eks. et ESDH system eller et nyt fagsystem. Anbefaling Afgrænsning af området i strategien: Omtaler kommunen Sag og Dokumenter eller ses der mere snævert på f.eks. ESDH: Kommunen skal gøre sig klart, hvorvidt man arbejder inden for det brede begreb Sag og Dokument eller man ser på f.eks. ESDH isoleret. I relation til SAPAprojektet vil en Sag og Dokument strategi være mest dækkende. ESDH kan være et udgangspunkt for det videre arbejde, hvis man allerede har en ESDH strategi. ESDH strategien skal under alle omstændigheder genbesøges, da monopolbruddet har direkte konsekvenser for ESDH strategien (se f.eks. afsnittet omkring krav fra KOMBIT) 4

5 1 Strategiens scope, formål og målsætninger 1.2 Formål Udarbejdelse af kommunens lokale Sag og Dokument- eller ESDH-strategi kan være med til at sikre flere ting: Eksempel Eksempel Eksempler på konkrete formål med strategien: Understøttelse af kommunens relevante overordnede strategier eksempelvis: Digitaliseringsstrategi Kanalstrategi It-strategi Exit strategi fra KMD Sag Retningsgivende for implementeringen af SAPA Kommunens aktiviteter inden for området er planlagte og styrede for at sikre bedst mulig udnyttelse af ressourcer 1.3 Målsætninger og succeskriterier Målsætningerne i strategien skal underbygge målsætningerne i de øvrige it-strategier kommunen har (jf. afsnit 2.2.). Det anbefales, at holde målsætninger og succeskriterier så forretningsorienterede som muligt. Se eksempler nedenfor: Eksempler på målsætninger med en Sag og Dokument/ESDH strategi: Eksempler på målsætninger med en Sag og Dokument/ESDH strategi: Sikre at sags-oprettelse kun sker én gang Via vores exit strategi fra KMD Sag, har vi en plan for, hvordan vi får flyttet brugere og sager ud af KMD Sag Vi har taget stilling til på hvilke områder, vi vil flytte KMD Sag brugere over i en ESDH løsning og på hvilke, de skal skifte til en (ny) fagløsning Kommunen vil fremadrettet kun arbejde i ét ESDH system Sikre at kommunen overholder lovgivningskravene for opbevaring af oplysninger inden for følgende lovgivninger: persondatalovgivning; arkivlov, offentlighedslov, forvaltningslov mv. Understøttelse af kommunens digitaliseringsstrategi fx i form af at aflevere relevante oplysninger til støttesystemerne Eksempel Eksempler på succeskriterier for en Sag og Dokument/ESDH strategi: Vi vil udbrede brugen af ESDH løsningen til (her nævnes konkret de områder, hvor kommunen IKKE har en fagsystemløsning, der indeholder egen dokumentsilo) Vi vil graduere brugere i brugere med fuld adgang til ESDH og brugere med kiggeadgang. Derved kan vi indkøbe light licenser fremfor altid at købe fulde licenser M.fl. 5

6 2 Understøttelse af strategiens målsætninger For at kommunen kan nå de målsætninger, der er defineret i strategien, skal den orientere sig i de gevinstmuligheder, der findes på området. Nogle af de typiske potentialer i ESDH løsningerne er listet i tekstboksen nedenfor: Eksempel Eksempel Eksempel: Sag og dokument/ ESDHs understøttelse af målsætningerne Digitalisering af processer Det kan f.eks. være i forbindelse med understøttelse af borgerdialogen, hvor der sker en automatisk aflevering ned i et ESDH system Integration med Blanketløsninger Skabelonløsninger: ESDH systemer er typisk tænkt sammen med skabeloner, der kan spare opsætning af breve o.lign. ESDH løsninger har ofte snitflader til andre løsninger, så arbejdsgange kan automatiseres: GIS systemer, CPR, CVR Løsningerne kan også være tænkt sammen med dagsordensystem, hvilket igen automatiserer arbejdsgange En gevinst kan være, at man hvis man i sin Sag og dokument strategi beslutter, at flest mulige arbejdsgange skal kunne tilfredsstilles i færrest mulig fagsystemer, så kan man spare nye løsninger, inkl. licenser og udviklingsudgifter. Eksempel: Øvrige gevinstmuligheder på området IO Manager og Fjernpost løsninger kan give besparelser omkring udsendelser af breve, indkaldelser og lignende. Det fordrer naturligvis integrationer for at høste disse gevinster Arkiveringsfunktionalitet til overholdelse af lovgivning Via en gennemsigtig behandling af sager og dokumenter får man kortlagt arbejdsgange og standardiseret området/områderne. Vi kan nu arbejdere smartere og uden dobbeltarbejde i forhold til eksempelvis tidligere hvor vi både havde registrering i fagsystemet og ESDH løsningen. Via Sag og dokument strategi man får truffet beslutning om hvorfra alle sagsbærende løsninger (eller løsninger generelt!) har brugeroprettelsen. Det giver mulighed for en centralisering af vores brugeroprettelser, så der kan spares ventetid og opsamling på 6

7 3 Rammer og standarder Der er nogle generelle forhold i markedet, som er bestemmende for området. Standarder og arkitekturmæssige forudsætninger, som kommunen skal orientere sig imod i strategien. 3.1 KOMBIT KOMBITs monopolbrudsproces har stor betydning for strategien. Der er flere områder, der har en konsekvens for valg af Sag og Dokument eller ESDH-løsning. Områderne er listet op nedenfor, hvor også konsekvenserne er nævnt samt en anbefaling til, hvad kommunen skal foretage sig. Område Konsekvens Hvad skal kommunen gøre? Rammearkitektur Anvendervilkår for Støttesystemerne Overholdelse af krav fra Støttesystemerne (Sikkerhed, Klassifikation, Beskedfordeler, Dokumentfordeler, indeks m.fl.): sikrer samspil ifht. kommunens nye systemer fra KOMBIT. Sikrer f.eks. at oplysninger kan vises i SAPA Anvend integrationsvilkår fra KOM- BIT i kravspecifikationer. Find dem her: Fælleskommunale Støttesystemer Kommuner Vilkår og vejledninger eller klik på linket her: < share-komm.kombit.dk/p024/ SitePages/Startside.aspx> Dette har karakter af KRAV til løsningerne. Rammearkitektur Sagsfordeling Mulighed for at kunne flytte/ tilknytte et dokument til en sag i andet system. Stille krav til leverandør af ESDH system om at kunne modtage fra og tilbagesende dokumenter til Dokumentfordeler & krav til postmodtagere (I/O-managere, ESDH) om at præjournalisere og videresende dokumenter til dokumentfordeler uden at oprette sag Fagsystemer fra KOMBIT indeholder også ESDH funktionalitet Fagsystemerne blive tykkere : ESDH funktionalitet vil i stigende grad findes i fagsystemerne => Skal rolle som dokumentlager for ALLE kommunens dokumenter fastholdes selvom disse også er indeholdt i fagsystemer fastholdes? Stillingtagen til om man vil have ALLE dokumenter opbevaret i ESDH. KOMBIT anbefaler at overblikke nu fås i SAPA. Bemærk, at der her kun er tale om de systemer, som KOMBIT bringer til markedet. SAPA snitflader /sagsoverblik Overblikket over specielt personer flyttes fra KMD Sag eller en ESDH løsning til SAPA. Det er også en konsekvens af de tykke fagsystemer nævnt ovenfor Snitfladerne fra de løsninger man vil have oplysninger fra til personoverblikket skal nu pege over imod Ramme arkitekturen fra KOMBIT, så de kan fremgå af SAPA SAPA flytning af brugere /Exitstrategi Sagsbehandlingen på områder, hvor det i dag sker i KMD Sag skal flyttes. Med flytning af brugere og sager ud af KMD Sag skal kommunen overveje, hvor sagerne og sagsbehandlingen så skal foregå. Det kan være i et fagsystem eller ESDH løsningen 7

8 Anbefaling Eksempler på konkrete formål med strategien: Understøttelse af kommunens relevante overordnede strategier eksempelvis: Digitaliseringsstrategi Kanalstrategi It-strategi Exit strategi fra KMD Sag Retningsgivende for implementeringen af SAPA Kommunens aktiviteter inden for området er planlagte og styrede for at sikre bedst mulig udnyttelse af ressourcer 3.2 Væsentlige standarder på området Der er naturligvis en stribe standarder på såvel Sag og Dokumentområdet, hvor standarderne defineres inden for de fagområder, som er i betragtning. Eksempler på standarder: Det kan f.eks. være fra Sundhedsområdets standarder (NSI). Samtidig er der mere generelle krav på ESDH området i form af OIO Sag og Dokument. Anbefaling: Generelt vil det være en god idé at følge de fællesoffentlige standarder og forfølge åbne snitflader. 8

9 4 Økonomi Økonomiafsnittet vil være meget afhængig af, om det er Sag og Dokument eller en ESDH løsning, der betragtes. Ser man på ESDH løsningen kan økonomien indeholde følgende poster: 4.1 Udgifter Eksempel Eksempler på anskaffelsesudgifter: Implementering, herunder uddannelse Priser på konvertering Udbud/ kontraktindgåelse (herunder f.eks. konsulentassistance) Evt. skift fra anden leverandør Eksempler på driftsudgifter: Licenspriser (mulighed for light licenser; trappemodel; overdragelighed m.m.) Omkostningsstruktur ift. Ændringsønsker og vedligehold (hvor mange er der til at del omkostninger vs. Grad af indflydelse) Exit/skift til anden leverandør omkostninger Lagring Kassation og arkivering Forvaltning af løsningen (mødedeltagelse osv.) 4.2 Gevinster Gevinstafsnittet vil kunne indeholde en konkretisering af de potentialer, der er nævnt under afsnit 3.1 og 3.2. Eksempler på hvilke kategorier gevinsterne vil fordele sig i: Tidsbesparelser/ arbejdsgange Forbedret kvalitet i sagsbehandlingen Overholdelse af lovgivning Besparelser i it og andet (f.eks. porto, telefon m.m.) Anbefaling Økonomiske konsekvenser Der er en reel mulighed for, at besparelserne ikke matcher omkostningerne. Vær her opmærksom på at ESDH har en understøttende funktion for en stribe processer og systemer i kommunen, ligesom overholdelse af lovgivningen er en væsentlig parameter. Uanset resultatet af cost/benefit vurderingen er det væsentligt for kommunen at have indsigt i den økonomiske konsekvens af en ESDH løsning.. 9

10 5 Handlingsplan For at sikre den rette forankring og ejerskab i organisationen, kan det være en fordel at udarbejde en handlingsplan på området. Eksempel på indhold i handlingsplanen: Handlingsplanen sikrer rolle- og ansvarsfordeling og en oversigt over konkrete initiativer. Handlingsplanen kan også dække over såvel en implementerings-, en transitions som en driftsfase. KMD Sag Exit-strategi I relation til SAPA er Exit-strategien helt central. Kommunen skal muligvis flytte brugere og sager ud af KMD Sag, og det kræver en handlingsplan, så kommunen sikrer, at styringen af processerne og sagerne fastholdes. Denne handlingsplan er behandlet i selve exit-strategi brochuren. Exit-strategien vil blive gjort tilgængelig i Drejebogen. 10

11