KLASSIFIKATION OG ORGANISATION SPOR Netværksdage Støttesystemer og

Transkript

1 KLASSIFIKATION OG ORGANISATION SPOR Netværksdage Støttesystemer og

2 Hvem er jeg? Denny Christensen Chefkonsulent og IT Arkitekt i KOMBIT Har været teamlead og skribent på bla. kravspecifikationerne til Klassifikation og Organisation til Støttesystem udbuddet Teamlead i Støttesystemprojektet på de 2 indekses Chefarkitekt på SAPA projektet Samarbejder med Digitaliseringsstyrelsen om nye versioner af OIO standarder for Klassifikation og Organisation Er haste afløser for sygdomsramt kollega

3 Mål for dagens møde Indblik i hvad støttesystemerne Klassifikation og Organisation indeholder og understøtter Indblik i organisatoriske opgaver i forhold til støttesystemerne Klassifikation og Organisation

4 Det kommunale systemlandskab

5 Forretningsfunktioner Infrastruktur Klassifikation Serviceplatform Beskedfordeler Adgangsstyring Organisation S&D indeks Ydelsesindeks Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Prog ram mel Brugers tyring Tradition elt fagsyste m Eksisterende systemer Data BBR CVR CPR Registre Eksterne services SKAT Syge hus NSP SAPA Forretningssystemer KY Sygedagpenge De fælleskommunale støttesystemer giver nye og eksisterende forretningssystemer adgang til en sammenhængende arkitektur

6 Fælleskommunale støttesystemer Klassifikation og Organisation Sags- og Dokumentindekset samler metadata om sag og dokumenter i de respektive kommunale itsystemer og udstiller dem til fx SAPA Ydelsesindekset samler information om en persons ydelser og udstiller dem til bl.a. SAPA Støttesystemet Organisation udstiller organisationsoplysninger til brug for øvrige it-systemer Støttesystemet Klassifikation udstiller klassifikationssystemer som fx KLE og Kontoplan Forretningsfunktioner Ydelsesindeks S&D indeks Organisation Klassifikation Infrastruktur Serviceplatform Beskedfordeler Adgangsstyring Beskedfordeleren fordeler beskeder mellem forretningsservices Adgangsstyring varetager autentifikation og autorisation i Rammearkitekturen i henhold til en fødereret sikkerhedsmodel Serviceplatformen er allerede etableret i selvstændigt udbud d

7 Konsekvenser af det nuværende systemlandskab dobbeltindtastninger manuelle procedurer ændring af oplysninger i mange forskellige systemer Der bruges adskillige mandeår på at administrere og holde styr på bruger- og klassifikation informationer på tværs af systemerne. Og medarbejdere fjernes fra værdiskabende aktiviteter. svært at sammenligne data på tværs af systemer problemer i forbindelse med udtræk af data til ledelsesinformation stor risiko for fejl i data

8 INTRODUKTION TIL KLASSIFIKATION

9 Klassifikation i forhold til KY, KSD og SAPA Udstiller til SAPA Redaktør KLE KSD Redigerer Klassifikation KY

10 Støttesystemet Klassifikation SYSTEMET Markedets første, komplette stamdatasystem HVORFOR DET ER ER RELEVANT Der findes ikke ét system til alle kommunens stamdata PRIMÆRE GEVINSTER 1. Skaber overblik over taksonomi data 2. Løfter datakvaliteten 3. Gør det lettere at foretage samlede taksonomiændringer (eks. Kommunale KLE)

11 Hvad er klassifikation? I den offentlige forvaltning findes en række klassifikationssystemer også betegnet som klassifikationer. De anvendes til klassificering af det arbejde, der udføres i den offentlige forvaltning. Et eksempel er kontoplanen, som er en liste over de konti, en kommune arbejder med ved bogføring. Kontoplanen muliggør vha. sin struktur, at kommunerne kan sætte et bestemt mærke på de konteringer, der foretages. Dette bruges fx i forbindelse med udbetaling af kontanthjælpsydelser. Med støttesystemet Klassifikation bliver det muligt at samle og udstille de forskellige klassifikationssystemer, som kommunen har i de enkelte itsystemer. Det betyder, at klassifikationssystemerne kan flyttes fra de enkelte it-systemer ned i ét fælles it-system og muliggøre: at data rettes ét og kun ét sted og efterfølgende kan distribueres til andre it-systemer.

12 Hvad er det smarte ved støttesystemet Klassifikation? Støttesystemet Klassifikation gør det muligt at have en samlet indgang til de forskellige klassifikationssystemer, som kommunen anvender. Støttesystemet Klassifikation vil være født med følgende klassifikationssystemer: - Den fælleskommunale opgaveklassifikation KL Emnesystematik [KLE]. - Den fællesoffentlige forretningsreferencemodel [FORM]. - Økonomi- og Indenrigsministeriets Kontoplan. Det er ligeledes muligt for kommunen at lave lokale udvidelser og tilpasninger igennem en brugergrænseflade samt tilføje andre klassifikationssystemer. Det giver en enkel adgang til at vedligeholde klassifikationssystemer, herunder mulighed for lokal udvidelse og tilpasning igennem en brugergrænseflade. For kommunens it-systemer vil der være en let adgang til at foretage opslag i eller eksport af klassifikationssystemer via en snitflade.

13 Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Progr amm el Brugerstyrin g Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Servicekomponent der bidrager til at distribuere og udstille klassifikationssystemer (ensartede metadata) på tværs af processer og systemer. Støttesystemet Klassifikation Støttesystemet Klassifikation Brugere og systemer kan oprette og vedligeholde klassifikationer og deres relationer og mappinger Et fagsystem for klassifikationssystemer. Kan være autoritativ master. * Eksempel på mapping KLE: = FORM: (Fleksjob) Et it-system der anvender et klassifikationssystem kan abonnere på ændringer via beskedfordeleren for ajourføring. * Klassifikationssystemer findes og anvendes i itsystemer. Fx KLE, Kontoplan, Stillingskategorier mv. Klassifikationssystemer kan udveksles vha. serviceinterfacet. It-systemer Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem KLE Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem FOR M Traditionelt fagsystem It-systemer der bruger forskellige klassifikationssystemer kan spørge Støttesystemet Klassifikation om mapning og dermed udveksle forskelligt opmærket data. * Klassifikation oplysninger kan opstå direkte i Støttesystemet Klassifikation og blive distribueret til fagsystemer eller opstå i fagsystem og konsolideres i Støttesystemet Klassifikation.

14 Hvad skal der til for at anvende støttesystemet Klassifikation? Støttesystemet Klassifikation giver derudover mulighed for at støttesystemet Klassifikation kan agere som autoritativ kilde for klassifikationssystemer eller alternativt lade det enkelte fagsystem være autoritativ kilde. Det skal derfor analyseres for hvert enkelt klassifikationssystem, hvor man ønsker at placere dette ansvar. For at støttesystemet Klassifikation kan anvendes, skal der for det enkelte fagsystem træffes et valg om enten at foretage direkte opslag i Klassifikation efter behov, eller alternativt importere hele eller dele af klassifikationssystemer. Der skal altså tages stilling til, om man ønsker, at støttesystemet Klassifikation benyttes vha. onlineintegration eller alternativt en mere batch-orienteret integration. Støttesystemet Klassifikation giver desuden mulighed for at integrere vha. Beskedfordeler. For de enkelte fagsystemer skal det derfor vurderes, om man ønsker at benytte denne integrationsform.

15 INTRODUKTION TIL ORGANISATION

16 Organisation i forhold til KY, KSD og SAPA Udstiller til Redaktør Lokalt Organisations system SAPA KSD Redigerer Organisation KY Visning administrator SAPA Visning Administration Bruger SAPA visninger Dialogintegration SAPA hop

17 Støttesystemet Organisation SYSTEMET Markedets første, komplette stamdatasystem HVORFOR DET ER ER RELEVANT Der findes ikke ét system til alle kommunens stamdata PRIMÆRE GEVINSTER 1. Skaber overblik over organisationen 2. Løfter datakvaliteten 3. Gør det lettere at foretage samlede organisationsændringer 4. Effektiviserer daglig medarbejderadministrationen

18 Hvad er organisation? En kommunes it-systemer, herunder fagsystemer, lønsystemer, økonomisystemer, m.m. arbejder ofte med forskellige typer af organisationssystemer. Der er derfor en overhængende sandsynlighed for, at alle disse systemer hver især vil komme til at indeholde deres egne udgaver af organisationsstrukturerne. Konsekvensen af dette vil være, at de samme data, eller forskellige varianter af de samme data, vil forefindes i de forskellige systemer. Med støttesystemet Organisation bliver det muligt at opbevare og vedligeholde kommunens organisationssystemer ét sted til brug for kommunens øvrige it-systemer.

19 Hvad er det smarte ved at anvende Organisation? Støttesystemet Organisation gør det muligt, at forvaltning af organisationer kan flyttes fra de enkelte it-systemer ned i ét fælles it-system. Dette muliggør også, at data rettes ét og kun ét sted og efterfølgende kan distribueres til andre it-systemer. Hermed reduceres vedligeholdelsesopgaven og tilsvarende risikoen for data-redundans. Der er tale om et fleksibelt system, der kan være autoritativ kilde eller som kan opbevare organisationssystemer fra andre autoritative kilder og udstille disse i kommunens it-systemer.

20 Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Progr amm el Brugerstyrin g Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Progr amm el Brugerstyrin g Brugere og systemer kan oprette og vedligeholde organisationer og deres relationer Servicekomponent der bidrager til at distribuere og udstille ensartede organisationsoplysninger på tværs af processer og itsystemer. Støttesystemet Organisation Fagsystem for vedligehold og konsolidering af kommunens forskellige organisationer som fx ESDH-organisation, lønorganisation, LOSorganisation mv. Kan være autoritativ master. * Støttesystemet Organisation Støttesystemet Klassifikation På baggrund af klassifikationssystemer for stillingsbetegnelser, lønkategorier, arbejdsopgaver mv. fra støttesystemet Klassifikation opnås et ensartet sprog for kommunens organisation, og der kan opnås sammenhæng mellem organisationen og dens opgaver Et it-system der anvender en instans af organisation kan abonnere på ændringer via beskedfordeleren for ajourføring. * Organisationsoplysninger er i sin natur distribueret på tværs af systemlandskabet systemlandskab Traditionelt Traditionelt fagsystem fagsystem Traditionelt Traditionelt fagsystem fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem Traditionelt fagsystem * Organisation oplysninger kan opstå direkte i Støttesystemet Organisation og blive distribueret til fagsystemer eller opstå i fagsystem, blive konsolideret i Støttesystemet Organisation. organisationsoplysninger kan udveksles vha. serviceinterfacet.

21 Hvad skal der til for at anvende Organisation? For at støttesystemet Organisation kan anvendes, skal der for det enkelte fagsystem træffes et valg om enten at foretage direkte opslag i Organisation efter behov eller alternativt importere hele eller dele af organisationssystemer. Der skal altså tages stilling til, om man ønsker, at støttesystemet Organisation benyttes vha. onlineintegration eller alternativt en mere batch-orienteret integration. Støttesystemet Organisation giver desuden mulighed for at integrere vha. Beskedfordeler. For de enkelte fagsystemer skal det derfor vurderes, om man ønsker at benytte denne integrationsform. Støttesystemet Organisation giver derudover mulighed for at støttesystemet Organisation kan agere som master (autoritativ kilde) for organisationssystemer eller alternativt lade det enkelt fagsystem være master (autoritativ kilde). Det skal derfor analyseres for hvert enkelt fagsystem, hvor man ønsker at placere dette ansvar.

22 SAMMENHÆNG MELLEM ORGANISATION OG ADGANGSSTYRING

23 Tildeling af roller via Organisation Korsbæk Kommune Rolle: ansat Rolle A Social Børn og unge Økonomi Rolle C Enhed 1 Enhed 2 Rolle B Bruger 1 Bruger 2 Bruger 3

24 KOMMUNALE OPGAVER

25 Bemand organisering af Støttesystemerne Få de relevante personer involveret i implementeringen og den fremtidige organisering af Støttesystemerne Bemand rollerne med afsæt i de roller, kompetencer og personer, som i forvejen findes i kommunen

26 Klassifikation: Hvordan det arbejder OPGAVE Central master eller effektiv slave for alle organisationens taksonomier 1. Autoritativ kilde for alle andre systemer 2. Eller som slave, der sikrer synkronisering på tværs af eksisterende kla.systemer Primære funktioner Import / eksport af eksisterende klassifikationsdata Klassifikation Taksonomier

27 Organisation: Hvordan det arbejder OPGAVE Central master eller effektiv slave for alle organisationens stamdata 1. Autoritativ kilde for alle andre systemer 2. Eller som slave, der sikrer synkronisering på tværs af eksisterende org.systemer Primære funktioner Import / eksport af eksisterende organisationsdata Administration af personer, organisationer og deres data

28 OPGAVEOVERBLIK OG VEJLEDNING

29 Proces for Støttesystemerne ift. Ibrugtagning af KY, KSD og SAPA 1 Hændelser (Beskedfordeler) 2 Adgangsstyring (Sikkerhed) 3 Klassifikation og organisation 4 Sag- og dokumentindeks, ydelsesindeks Analyse Strategi Plan Eksekvering A1 Analysér behov for nøglepersoner i forhold til Støttesystemerne (OA) S1 Strategi for organisering (O) P1 Plan for organisering i forhold til KY, KSD og SAPA (O) E1 Registrér personer og roller i Administrationsmodulet (O) Identificer behovet for Administrator, Godkender, Superbrugere og Driftskontakt for Klassifikation og Organisation Beslut og fastlæg hvordan de fremtidige roller dækkes Informér personer om rollen som Administrator, Godkender, Superbruger og Driftskontakt Uddan personer i rollen som Følgende personer og roller skal registreres: Administrator Administrator, Godkender, Superbruger og Driftskontakt Godkender Superbruger Driftskontakt A2 Analysér arbejdsgange for vedligehold af brugere og organisation i relation til KY, KSD, SAPA (OA) P2 Planlæg tilslutning af fagsystemer (O) E2 Brugerdata i støttesystemet Organisation (OT) Opret organisationshierakiet Identificér gældende arbejdsgange Identificér forretningsregler for Udarbejd samlet plan for tilslutning af brugere og systemer Opret brugere i støttesystemet Organisation vedligeholdelse O: Organisatorisk forudsætning T: Teknisk forudsætning A: Aftalemæssig forudsætning

30 KOMBIT har lavet en vejledning.

31 KOMBIT har lavet en vejledning.

32 Mål for dagens møde Indblik i hvad støttesystemerne Klassifikation og Organisation indeholder og understøtter Indblik i organisatoriske opgaver i forhold til støttesystemerne Klassifikation og Organisation

33 SPØRGSMÅL