Grundkursus. Prisme Portalen

Transkript

1 Grundkursus Prisme Portalen 2009

2 Indholdsfortegnelse 1. Prisme Portalen Hovedmenuen Prisme Indkøb Forside på Prisme Indkøb Opsætning af bruger Navigationsmenu i startbilledet Ændring af skærmbilleder Søg Indkøbsaftale Menupunktet Indkøbsaftaler Menupunktet Søg indkøbsaftale/leverandør Bestilling af varer Søg varer Søgning på varenavn Søgning på varebeskrivelse Søgning på hele hylden (UNSPSC Visning) Foretrukne Sortering af indhold Søgning på felter fra tabellen varer Valg af vare i Søg Varer Søg varegruppe Valg af vare i Søg varegruppe Afslut din bestilling/indkøb Navngivning af en indkøbsliste Besked til leverandør Tjek stamoplysninger Leveringsdato Posteringsdato Finanskontering i forbindelse med bestilling Ændring af bestillingsindhold Bestil Info efter bestilling Genbestilling af varer Prisme Indkøb 2009 Side 2

3 2.7.1 Find tidligere gemt indkøbsliste Tilføj tidligere indkøbsliste til indkøbsvogn Afslut genbestilling Fakturaoversigten Vælg hvilke fakturaer du vil have vist Åbne vedhæftede dokumenter Sortering Søgning på fakturaoversigten Faner og funktioner, når du behandler fakturaer Fakturaopbygning Fanen Vareoversigt Fanen Finanskontering Knappen Opdatering Knappen Kontering Knappen Handlinger Fanen Faktura Indscannede og fuldelektroniske fakturaer Betaling af e-fakturaer En faktura ad gangen Flere faktura ad gangen Bogføring af fakturabeløbet på flere konti Massekontering og -bogføring Deling af faktura med anden afdeling/virksomhed Flyt fakturaen/kreditnotaen til anden afdeling/person Annullering af fakturaer eller kreditnotaer i Prisme Indkøb Sæt notat på Flyt fakturaen/kreditnotaen til afdeling Inaktiv Vigtigt vedr. Kreditnotaer Betaling af e-fakturaer i Portalen efter 1 marts Kontaktpersoner - Prisme Indkøb og Prisme generelt: Kontaktpersoner - Indkøbsaftaler: Opgaver Prisme Indkøb 2009 Side 3

4 1. Prisme Portalen Prisme Portalen benyttes til elektroniske indkøb, fremfinding af indkøbsaftaler samt al elektronisk fakturabehandling. Portalen finder du - ligesom Prisme Klienten - som et ikon sammen med dine andre programmer. 1.1 Hovedmenuen Fremfinding af indkøbsaftaler og indkøb foretages via fanen Indkøb Prisme Indkøb 2009 Side 4

5 2. Prisme Indkøb 2.1 Forside på Prisme Indkøb Log af: Når du er færdig med at bruge Prisme Indkøb, skal du huske at logge korrekt af siden. Du må ikke bare lukke ned ved at klikke på krydset - da du så fortsat bruger en licens de næste 20 minutter. Sådan logger du af: I øverste højre hjørne klikker du på den lille pil og derefter på log af. Derefter skal du klikke Ja til at lukke internetsiden. På forsiden af Prisme Indkøb er felterne afdeling, EAN, Bestiller og Varemodtages af tomme. Inden man begynder på noget, skal man derfor opsætte disse oplysninger under Opsætning af bruger. Prisme Indkøb 2009 Side 5

6 Til venstre i skærmbilledet er der adgang til de underliggende menuer. 2.2 Opsætning af bruger Som tidligere nævnt skal man første gang man logger på Prisme Indkøb indsætte oplysninger under Opsætning af bruger. Under Opsætning af bruger kan du: 1. Opsætte/ændre afdeling 2. Opsætte/ændre EAN nr. 3. Opsætte/ændre Varemodtages af 4. Du kan vælge at sætte flueben i Vis antal 5. Opsætte/ændre adresse 6. Se mine afdelinger hvis du har flere end en 7. Få vist fortrukne finanskonti Prisme Indkøb 2009 Side 6

7 Her vælger du afdeling, EAN.nr og varemodtages af. Sæt flueben i Vis antal, Tillad 0-antal og Tillad dublet vare. Vælg adresse. Mangler du en adresse, kan du kontakte Prisme supporten. Hvis du har mere end en afdeling, kan du kontakte Prisme supporten, som så kan indtaste alle dine afdeling. Du skal så være opmærksom på, at du får vist alle kontonumre på alle dine afdelinger, når du søger kontonummer i forbindelse med kontering. Når man har fået tilføjet sine afdelinger, kan man selv indtaste foretrukne finanskonti på afdelingerne. OBS: Oplysninger om afdeling, EAN og Varemodtages af kan ændres efter behov pr. bestilling Klik på Gem når du er færdig. Opsætning af foretrukne konti Du har mulighed for at lægge de kontonumre som du bruger mest på en favorit kontoplan. Når du konterer, kan du så vælge, at se alle dine konti eller kun dine foretrukne konti. Prisme Indkøb 2009 Side 7

8 Klik på Tilføj ny konto Vælg eller tast kontonummer Tryk på enter 2.3 Navigationsmenu i startbilledet Alle bestillinger: Søg varer: Søg varegruppe: Leverandører Indkøbsaftaler Søg indkøbsaftaler/leverandør Kreditorposter Viser alle indkøbslister, både bestilte og åbne samt standard. Viser vare listet i varenummer orden Viser varer i UNSPSC orden efter søgning Viser stamdata på en leverandør ej posteringer Viser alle oprettede indkøbsaftaler listet i alfabetisk orden Viser indkøbsaftaler i UNSPSC orden efter søgning Viser alle posteringer på vores leverandører Indkøbsordre Varemodtagelse Ikke bogførte fakturaer Viser ordre uanset om de er åbne, modtaget eller faktureret Herunder skal/kan du kontere og varemodtage fakturaer/indkøb Herunder kan du se indkøb/fakturaer som ikke kan bogføres Nyhedsarkiv Hjælp og vejledninger Faste tekster til leverandør Opret leverandør Opsætning af bruger Nyheder der ikke længere findes på forsiden kan findes her Herunder kan indkøbskontoret lægge hjælp og vejledninger Her kan du oprette tekster til leverandøren i forbindelse med bestillinger Her kan man oprette en leverandør Her skal du opsætte oplysning om EAN, AFD.m.v. Navigationsmenuen i venstre side er dynamisk. Det vil sige, at den kan skjules automatisk, når du arbejder i en af menuerne. Står der Vis menu skjuler systemet menuen, når du arbejder. Det giver dig lidt mere plads i de enkelte menuer. Står der skjul menu, er menuen fremme hele tiden. Prisme Indkøb 2009 Side 8

9 2.4 Ændring af skærmbilleder Nederst i højre hjørne, kan man åbne for opsætningen af skærmbilledet, ved at klikke på den lille møtrik. I opsætningsbilledet får du mulighed for at skjule kolonner, du ikke ønsker at se. Kolonnerne er synlige, hvis der er flueben i. Desuden har du mulighed for at vælge hvor mange linjer skærmbilledet skal vise adgangen. Prisme Indkøb 2009 Side 9

10 Desto flere linjer der skal indlæses, desto længere svartid. Maksimalt antal er 100. Hvis man flytter på kolonner er maks. antal 25. Klik på Gem og luk, når du er færdig. 2.5 Søg Indkøbsaftale Der er to indgange til at søge på indkøbsaftaler. Enten kan der søges via menupunktet indkøbsaftaler eller også kan der søges via menupunktet Søg indkøbsaftaler /leverandør Menupunktet Indkøbsaftaler Under menupunktet Indkøbsaftaler vises alle de indkøbsaftaler som kommunen har oprettet. Som udgangspunkt vil der både være indkøbsaftaler, hvor der kan handles elektronisk og indkøbsaftaler hvor der ikke kan handles elektronisk. Aftaler der kan E-handles på er markeret i yderste højre kolonne med et symbol. Indkøbsaftalerne åbnes ved at klikke på aftalenummeret. Øverst i billedet kan man klikke på rediger filter, det giver mulighed for at afgrænse på forskellige værdier. Når man klikker på pilen i Vælg felt får man vist de mange muligheder. Når man klikker på pilen i Er, kan man vælge en af de andre mulighed såsom indeholder. I boksen skriver man det man vil søge på. Prisme Indkøb 2009 Side 10

11 Er der behov for at afgrænse på flere kriterier samtidig, så klik på Tilføj filter for at få flere linjer Menupunktet Søg indkøbsaftale/leverandør Under Søg indkøbsaftaler/leverandør kan man søge på forskellige søgeord, og så få præsenteret om der kan findes en aftale på det søgte. Fx hvis der søges på kopipapir, får man præsenteret de aftaler grupperet efter UNSPSC (International gruppering af varer) som giver et hit på kopipapir. Søgeordene er nogen som Indkøbskontoret lægger ind. Får man ikke noget hit, er det derfor ikke ensbetydende med, at der ikke forefindes en indkøbsaftale. Indkøbskontoret har et værktøj til løbende at finde ud af, om der søges ofte på ord der ikke giver hit. Indkøbskontoret kan ud fra oplysningerne vælge at tilføje de søgeord, som ikke giver hit. Efter søgning på fx papir udpakkes UNSPSC træet, således at indkøbsaftalerne vises under de UNSPSC koder, hvor de hører til. OBS! Prisme portalen husker sidste søgning. Tjek derfor altid hvad der står i søgefeltet hvis du ikke opnår det ønskede resultat. Prisme Indkøb 2009 Side 11

12 2.6 Bestilling af varer Nå du har udfyldt/kontrolleret oplysningerne under Opsætning af bruger er du klar til at foretage indkøb via Prisme Indkøb. Herefter kan du vælge om du vil benytte Søg varer eller Søg varegruppe til at fremsøge dine varer Søg varer Søg varer præsenterer varerne i varenummerorden. Bemærk, at det er leverandørens varenummer, der er angivet efter et præfix. Fx PAP , hvor PAP er et præfix, altså en gennemgående del af et varenummer fra en bestemt leverandør. I Søg varer er der forskellige muligheder for at søge efter varer. Søgning på varenavn Øverst er der et felt, hvor der står søg. Her kan du indtaste en værdi, som du ønsker at søge efter. Fx papir. Som udgangspunkt søges der efter varer, hvor den indtastede værdi findes i varenavn. I ovenstående eksempel er der søgt på papir og du får alle varer der indeholder ordet papir i varenavnet. I nedenstående eksempel er søgt på papir og grøn og du får alle varer der indeholder både ordet grøn og papir. Prisme Indkøb 2009 Side 12

13 Der kan søges på op til 5 søgeord. Ordene kan indtastes i vilkårlig rækkefølge og skal blot adskilles med et mellemrum. I kolonnen længst til venstre kan du se et billede af varen ved at holde musen henover det lille kamera. Søgning på varebeskrivelse Du har dog mulighed for at udvide din søgning. Ved at sætte en fluebensmarkering i feltet Søg i varebeskrivelse, udvider du søgningen således, at der også søges efter fx ordet papir i leverandørens varebeskrivelse. Det kan være en god ide at benytte sig af hvis du ikke i første omgang får det resultat frem du efterlyser. Søgning på hele hylden (UNSPSC Visning) Det kan også være, du ikke helt ved, hvad produktet du skal have, hedder, men kender en substituerende vare. I de tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at søge på hele hylden, for så vises alle produkter der ligger på samme UNSPSC hylde. Søges der fx på Æbler, vises også Pærer, Appelsiner, bananer m.v. fordi de ligger på hylden for frugt. Søges der omvendt på Pære, vil du opleve, at du får vist flere hylder. Hylden for frugt, hylden for elektriske pærer, mm. Ønsker du at søge på hele hylden, skal du sætte en fluebensmarkering i feltet Hele hylden. Prisme Indkøb 2009 Side 13

14 Foretrukne Når man klikker på stjerne kan man vælge at tilføje varen til mine, afdeling eller alle. Når man har tilføjet varen bliver stjerne gul. Hvis man kun ønske at få vist foretrukne klikker man på Foretrukne og vælge om det er Mine, Afdelingens eller Alle, man vil have vist. Sortering af indhold Du kan sortere indholdet af din visning Stigende eller faldende ved at klikke på en kolonne overskrift. Søgning på felter fra tabellen varer Øverst i billedet på rediger filter er der mulighed for at søge varer ud fra forskellige oplysninger som ligger på varestamkortet i Prisme. Det kunne, som vist, være Varenummer. Men der ligger en række andre felter der kan søges på. I dette billede kan du anvende, de kendte søgetegn fra Prisme Klienten. Har du behov for at søge på mere end en linje, kan du tilføje lige så mange søgelinjer du ønsker ved at klikke på tilføj filter. De søgninger du laver her, kan du gemme, således du efterfølgende blot skal hente den gemte søgning ved at klikke på hent. Prisme Indkøb 2009 Side 14

15 Valg af vare i Søg Varer Når du har fundet den ønskede vare, har du 2 muligheder for at tilføje varen til din indkøbskurv enten skriver du antallet i boksen helt til højre i billedet og trykker på ikonet med indkøbskurven, og så får du en meddelelse om at varen er lagt i kurven og så får du en meddelelse om at varen er lagt i kurven eller så åbner du for varen for at tilføje den til din indkøbsvogn. Klik på selve varenummeret, for at åbne for varen. I det nye billede får du præsenteret yderligere oplysninger om varen. I feltet Antal angives hvor mange der ønskes, hvorefter du klikker på Læg i Kurv. Du ryger automatisk tilbage til varekatalog - Liste, så du kan fremsøge flere varer. Prisme Indkøb 2009 Side 15

16 Hvis du vil bestille varen taster du antal i kolonnen Antal og klikker på knappen Læg i kurven. BEMÆRK: At såfremt der er mængde rabat på fx 10 kartoner, vil der være flere linjer med forskellige enhedspris. Gentag varesøgning indtil du har fundet alle de varer du ønsker at bestille Søg varegruppe Søg varegruppe viser varerne grupperet efter de UNSPSC overskrifter hvor de hører til. Der vises kun UNSPSC overskrifter for de hylder, hvor der er varer. Bortset fra at der ikke kan søges på bestemte felter i varetabellen, kan du også her søge på indhold i varenavn, udvide søgningen med flueben i Søg i varebeskrivelse og/eller vælge at få vist hele hylden. Prisme Indkøb 2009 Side 16

17 BEMÆRK, at det er ligegyldigt, hvilken rækkefølge man skriver søgeordene i. Ønsker du papir der er gul, er det ligegyldig om du i søgefeltet skriver: gul papir eller papir gul. Søgningen finder de samme varer. Skriv altid søgeordene i ental fx bord ikke borde. Når du har foretaget din søgning, præsenteres varerne udpakket i UNSPSC orden. Se nedenfor. Som du kan se, finder søgningen varer fra flere forskellige hylder, da papir og gul begge indgår i varenavne på flere UNSPSC hylder. Tips: Ved at holde musen henover varebeskrivelsen vises en info boks med billede samt oplysning om pris og antal. Valg af vare i Søg varegruppe For at kunne tilføje en vare til din indkøbsvogn, skal du klikke på varenavnet i listen. Når du klikker på varen åbnes samme billede som du også fik, ved at klikke på varenummeret i Søg vare. Gentag varesøgning indtil du har fundet alle de varer du ønsker at bestille Afslut din bestilling/indkøb Når du har tilføjet alle de varer du ønsker, er det tid til at afslutte bestillingen. For at afslutte bestillingen skal du klikke på symbolet i øverste venstre hjørne. Bemærk, at du hele tiden kan holde øje med, hvor meget du har købt for, samt antallet af varelinjer. Du kan så se din indkøbskurv. Klik på varenavnet for at vælge varen Prisme Indkøb 2009 Side 17

18 Navngivning af en indkøbsliste Alle indkøb får et indkøbslistenummer - her Man kan altid efterfølgende fremsøge en indkøbsliste ud fra dette nummer og genbestille ordren. Men det kan være vanskeligt efter et stykke tid, at huske indkøbslistenummeret. Er det derfor en bestilling, du ofte ønsker, kan du med fordel angive et navn i beskrivelsesfeltet. Fx kan det være din bestilling går på kontorartikler, som du bestiller en gang om måneden. Så kald indkøbslisten for kontorartikler. Næste måned, når du igen skal bestille kontorartikler, søger du bare listen frem og tilføjer den til din nye indkøbsliste - Mere herom under afsnittet Genbestilling af varer. Besked til leverandør I feltet besked til leverandør kan du skrive en besked til leverandørerne af bestillingen. Bemærk, at når du lægger varer i din indkøbskurv, har du ikke skellet til hvilken leverandør, varerne bliver bestil hos. En besked til leverandøren skal derfor være af generel karakter. Fx Vi ønsker først varerne leveret efter kl. 12, eller lignende. Tjek stamoplysninger Inden du bestiller varerne er det fornuftigt lige at tjekke indholdet af oplysning om Afdeling, EAN nr. og Varemodtages af: Såfremt oplysningerne ikke er korrekt, kan du ændre dem ved enten at skrive de korrekt oplysninger eller klikke på den knækkede pil og åbne for valgmulighederne. Leveringsdato Feltet anderledes end hurtigst muligt. skal kun udfyldes, hvis leveringstiden ønskes Prisme Indkøb 2009 Side 18

19 Posteringsdato Feltet anvendes kun såfremt du ønsker at periodisere dit indkøb til en bestemt periode. Fx i forbindelse med forsupplement, hvor indkøbet vedr. nyt år. Finanskontering i forbindelse med bestilling Det er ikke et krav men en mulighed, at du kan finanskontere dit indkøb allerede ved bestillingen. Du kan finanskontere indkøbslinjerne ved at klikke på Vis og vælge Finanskontering. På den lille møtrik til højre nederst i billedet, kan du selv bestemme hvilke kolonner du vil have og rækkefølgen på dem. Desuden kan du bestemme, hvor mange varelinjer der skal vises. Der er adgang til afdelingens kontoplan (de rettigheder der er tildelt). Måske har man købt ind både for skolen og SFO en. I det tilfælde kan man så ændre afdelingen for de varer der er indkøbt til SFO en, hvorved kontoplanen for SFO-afdelingen vises. Når man klikker på kontering får man mulighed for at kopier eller overskriv Kopiér Kopiér kan du benytte, til at kopiere registreringskontonummer ned på endnu ikke udfyldte linjer. Husk at stå på den linje du vil kopier fra. Overskriv Overskriv anvendes til at udfylde alle varelinjer med samme oplysninger, som den markerede linje. Det vil sige, at har du udfyldt nogle linjer med andet kontonummer, vil dette blive overskrevet. OBS! Teksten vil ligeledes blive overskrevet. Ændring af bestillingsindhold Ønsker du at ændre antallet af bestilte varer på en varelinje, kan du blot ændre i antal. Ligeledes kan det være, at indkøbskurven indeholder varelinjer, som alligevel ikke ønskes. Er det tilfældet, så stil dig på linjen og klik på det sorte kryds i højre side af linjen. Prisme Indkøb 2009 Side 19

20 Bestil Når din indkøbsliste er som du ønsker, afslutter du din bestilling ved at klikke på handlinger og vælger bestil. Info efter bestilling Når du har afsluttet din bestilling ved at klikke på knappen Bestil, vil der gå et øjeblik, mens indkøbsordrerne oprettes. Der oprettes en indkøbsordre pr. leverandør i bestillingen. I nedenstående er der oprettet 2 indkøbsordre, fordi bestillingen indeholdte varer fra 2 leverandører. NB! Når du har afsluttet dit indkøb oprettes der automatisk en en indkøbskurv. 2.7 Genbestilling af varer Som tidligere nævnt kan man med fordel oprette nogle indkøbslister første gang man bestiller varerne som man ved, at man skal bestille igen og igen. F.eks. kunne det være Kontorartikler. Forudsætningen for nemt at kunne fremsøge disse igen er, at du har angivet et navn i Beskrivelsesfeltet første gang du bestilte varerne. Af samme grund er det en fordel kun at navngive de indkøbslister som du ved, at du skal bestille igen og igen Find tidligere gemt indkøbsliste Klik derfor på menupunktet Når man kommer ind på Indkøbslister kan man ved at klikke på vis vælge om, det er Mine, Afdeling, Alle eller Standard, man vil have vist. Mine er en oversigt over de indkøbslister du har oprettet. Afdeling er en oversigt over de indkøbslister der er oprettet i den afdeling du har sat op under Rediger Bestiller. Alle er en oversigt over alle de indkøbslister der er oprettet i kommunen. Generelt for de 3 er, at indkøbslisterne ikke nødvendigvis har genereret et indkøb. Kun de indkøbslister hvor bestillingsdato er udfyldt, har genereret et indkøb. Og det er kun indkøbslister som har genereret et indkøb, som kan genbestilles. Standard Indeholder indkøbslister, som fx indkøbskontoret har dannet fordi de kan være af almen interesse for mange indkøbere. Det kunne fx være en indkøbsliste vedrørende toner til de printere, som kommunen som standard anvender. Skal du finde en af dine egne gamle indkøbslister, skal du stå på mine. I nedenstående eksempel er der lavet en søgning ved at afgrænse på attesteres af under Alle. Prisme Indkøb 2009 Side 20

21 TIP: Du kan bruge forespørgsler igen ved at gemme dem. Du skal blot klikke på Gem og navngive din forespørgsel. Næste gang kan du så vælge denne forespørgsel Tilføj tidligere indkøbsliste til indkøbsvogn Når du har fundet den indkøbsliste, som du ønsker at genbestille så klik på indkøbslistenummeret. Du får nu vist indholdet af indkøbslisten, som den så ud da den blev bestilt. Prisme Indkøb 2009 Side 21

22 Men der er 3 nye felter du skal/kan udfylde: Flueben her, vil medtage antallet til din indkøbsvogn Flueben her, hvis den nye bestilling skal have din standardadresse Flueben her, hvis du vil kopiere evt. kontering. Når du har truffet dine valg i forhold til de 3 ovenstående muligheder, klikker du på handlinger og klikker på læg i kurven. Prisme Indkøb 2009 Side 22

23 2.7.3 Afslut genbestilling Du afslutter din genbestilling ved at gå til indkøbsvognen. Skulle din tidligere gemte liste indeholde varelinjer du ikke ønsker i denne omgang, sletter du dem bare ved at stille dig på den/de linjer, som ikke skal medtages og efterfølgende slette dem på det sorte kryds. Du kan også rette antallet til, hvis det ikke helt passer. Du kan bestille flere varer lige som ved en alm. bestilling. Ellers gør du præcis det samme som ved en alm. bestilling, dvs. udfylder leveringsdato samt eventuel besked til leverandørerne, retter evt. kontering, hvis det er medtaget men ikke korrekt. Afslut din genbestilling ved at klikke på handlinger og bestil. Prisme Indkøb 2009 Side 23

24 2.8 Fakturaoversigten Når du arbejder med fakturabehandling koncentreres dine opgaver mest om de to menuer: Ikke bogførte fakturaer eller Varemodtagelse HUSK - for at ændre opsætning af afdeling, EAN-nummer, varemodtages af, mv. - skal du klikke på Opsætning af bruger i menuen til venstre (se side 6) Prisme Indkøb 2009 Side 24

25 For at se hvilke fakturaer der ligger klar til behandling, skal du klikke på en af menuerne under Behandling af fakturaer. Indkøbsordre Menuen indeholder alle fakturaer, der er tilgået systemet. Altså også de færdigbehandlede Varemodtagelse Menuen indeholder kun de fakturaer, der endnu ikke er varemodtaget. De kan dog godt være konteret Ikke bogførte fakturaer Menuen indeholder alle de fakturaer der endnu ikke er færdigbehandlet, hvad enten de er ubehandlet, varemodtaget eller konteret Når du har klikket dig ind på en af menuerne, får du vist et oversigtsbillede med fakturaer. Du skal være opmærksom på, at der kan være flere sider med fakturaer Vælg hvilke fakturaer du vil have vist Under Ikke bogførte fakturaer får du nu en oversigt over de fakturaer, som skal betales Øverst på siden kan du se, hvilken samling/gruppe af fakturaer du pt. får vist i din pulje Prisme Indkøb 2009 Side 25

26 Ved at klikke på knappen Vis kan du vælge, hvilken gruppe/samling af fakturaer du vil se: Mine - fakturaer hvor du står til at skulle varemodtage Afdeling - fakturaer som tilhører din afdeling uanset hvem der skal varemodtage Mine afdelinger - fakturaer som tilhører alle de afdeling du har stående på din brugeropsætning Alle - hele Varde Kommunes fakturabeholdning - skal du bruge hvis du skal søge efter fakturaer som ikke ligger under din egen afdeling Som almindelig bruger vil det typisk være Mine eller Afdeling, du skal vælge. Prisme husker dit valg til næste gang, du lukker det samme billede op Holder du musen henover det blå infofelt kan du se forskellige oplysninger om fakturaen Prisme Indkøb 2009 Side 26

27 2.8.2 Åbne vedhæftede dokumenter Det er muligt at vedhæfte notater, dokumenter, mv. til en faktura. For at se vedhæftede dokumenter holder du musen hen over klipsen, hvis du ønsker at åbne dokumenterne skal du klikke på klipsen og derefter på Åbn dokument håndtering. Du får nu et nyt billede, hvor du f.eks. kan se overskriften på et notat, hvornår og af hvem notatet er lavet. Notaterne kan åbnes ved at klikke på Beskrivelse. Her kan du ligeledes se, hvilke fakturaer der er vedhæftet - indscannede og/eller fuldelektroniske Sortering Det er muligt af sortere fakturaoversigten ud fra de forskellige kolonner i enten stigende eller faldende orden. For at sortere klikker du på kolonneoverskriften i den kolonne du vil sortere ud fra. Første klik sorterer i stigende orden, vil du sortere i faldende orden, klikker du blot igen på kolonneoverskriften. Prisme Indkøb 2009 Side 27

28 I dette eksempel er der sorteret på kolonnen Navn i stigende orden Søgning på fakturaoversigten Du har mulighed for at udføre forskellige forespørgsler/afgrænsninger på fakturaoversigten. Klik på I søgebilledet skal du først vælge, hvilket felt du vil søge i. Klik på den lille pil ved siden af Vælg felt, og du får vist en række forskellige muligheder. Klik på dit valg. Du skal nu definere hvad du vil søge efter og hvilke kriterier du vil søge ud fra. Prisme Indkøb 2009 Side 28

29 Eksempel på afgrænsning: Her har man valgt at søge på navnet på en leverandør som indeholder ordet shell Gem forespørgsel Hvis du har lavet en afgrænsning du ved du skal bruge igen, har du mulighed for at gemme den. Klik på Gem i højre side af billedet, vælg et navn til forespørgslen og klik på OK. OBS! Prisme kan huske din seneste søgning - dvs. næste gang du går ind på samme side vil din afgrænsning stadig være aktiv. Klik på Nulstil filter hvis du ikke vil benytte afgrænsningen. Prisme Indkøb 2009 Side 29

30 Hent forespørgsel For at hente din forespørgsel: åbn Rediger filter vælg din forespørgsel (til højre i billedet) klik på Hent Din forespørgsel flytter sig nu til søgefeltet klik på Anvend filter Prisme Indkøb 2009 Side 30

31 2.9 Faner og funktioner, når du behandler fakturaer Fakturaopbygning Din faktura består af 3 faner: Vareoversigt (oversigt over varelinjer) Finanskontering (benyttes til at påføre kontonr. mv.) Faktura (leverandørens betalingsoplysninger) Fælles for de 3 billeder er at du ser: fakturahovedet med oplysninger om Levering, efaktura selve fakturaen i bunden af billedet fakturaen kan være en tiff fil (indscannet dokument) eller en fuldelektronisk faktura du kan via møtrikken ændre din skærmopsætning du kan videresende eller vedhæfte et notat Du kan vælge mellem de 3 billeder via knappen Vis Det billede du står på vil være inaktivt (lysegråt). Prisme Indkøb 2009 Side 31

32 2.9.2 Fanen Vareoversigt Har du lavet en varebestilling i Indkøb, indeholder ordren linjerne fra din bestilling. Andre fakturaer indeholder de linjer, fakturaen er kommet ind med. Ved varer bestilt i Indkøb, kan varelinjerne være i uoverensstemmelse med den faktura, der er modtaget fra leverandøren. Det kan være, fordi varen har en ændret pris i forhold til bestillingen - eller det kan være en vare, der ikke er leveret. Du har på de enkelte varelinjer mulighed for, at tilpasse ordren til fakturaen hvis du vurderer, at fakturaen er korrekt. Knapperne, til højre for varelinjen, benyttes ved ændringer af de enkelte linjer Opdater Fortryd Slet Fanen Finanskontering På finanskonteringsbilledet skal du kontere din faktura. Du skal påføre: Kontonummer Posteringtekst Prisme Indkøb 2009 Side 32

33 Du kan påføre: Bærer Formål Ydelsesmodtager Oplysningspligt N.B.! Oplysningspligt skal påføres ved fakturaer hvor leverandøren er oprettet med cpr.nr. og fakturaen ikke indeholder moms Knappen Opdatering For at sende fakturaen til betaling skal du enten: Varemodtage - hvis fakturaen allerede er varemodtaget vil der i stedet stå Annuller varemodtagelse Bogfør faktura - du skal kun klikke på bogfør hvis fakturaen allerede er varemodtaget Varemodtag og bogfør: Når du klikker på varemodtag og bogfør, kvitterer du for, at varen er kommet i hus og har du ikke sat kontonummer på, så sker der kun en varemodtagelse.. Prisme Indkøb 2009 Side 33

34 Hvis du også skal kontere fakturaen, sætter du først kontonummer (-numre) på og herefter klikker du på Varemodtag og bogfør, så sker begge dele samtidigt. Bogfør fakturaen: Hvis du - eller en anden - et tidligere tidspunkt har varemodtaget fakturaen, og den nu er konteret, skal du klikke på Bogfør faktura for, at fakturaen ryger til betaling. OBS!!! Fakturaen er sendt videre til betaling, når der i øverste linje står Faktureret Knappen Kontering Under modulknappen Kontering har du forskellige valgmuligheder der kan gøre din kontering nemmere Kopier Har du flere linjer, som skal bogføres på samme kontonummer, kan du nøjes med at skrive kontonummeret en linje og derefter kopiere det til de andre linjer. Udfylder kun de tommer linjer Udfyld første linje Marker linjen med et flueben Klik på Kontering Klik på Kopier Overskriv Kræver samme operation som kopier. NB! Overskriver alle linjer - også allerede udfyldte - med både kontonummer og posteringstekst Prisme Indkøb 2009 Side 34

35 Kontering fra faktura Benyttes hvis du gerne vil have dit indkøb bogført ud på linjerne fra fakturaen. Kontering fra ordrelinjer Benytter du, hvis du vil have bogført dit indkøb med én linje pr. købt vare - hvor varens navn og det samlede beløb for den købte mængde af varen kopieres fra ordrelinjerne til konteringssiden. Saml til en 1 linje Benyttes hvis du har mange linjer i dit konteringsbillede, men du kun har behov for at bogføre i et beløb med samme posteringstekst eller hvis du har fået delt fakturabeløbet ud på flere konteringslinjen, men gerne vil starte forfra igen. Klik på Kontering Klik på Saml til 1 linje Knappen Handlinger Her kan du slette udvalgte linjer Marker de linjer du ønsker at slette med et flueben Klik på Handlinger Klik på Slet markerede Fanen Faktura Her finder du oplysninger som vedrører betalingen. Prisme Indkøb 2009 Side 35

36 2.9.8 Indscannede og fuldelektroniske fakturaer Fuldelektronisk faktura Mange firmaer sender i dag fuldelektroniske fakturaer til kommunen. Enten via deres eget økonomisystem eller ved udfyldelse af en fakturablanket på Der er helt bestemte kriterier for hvordan en fuldelektronisk faktura skal se ud. Derfor vil alle disse fakturaer ligne hinanden. OBS! Der kan være flere fakturaer, fakturaspecifikationer, mv. vedhæftet samme ordre Indscannede fakturaer En lille del af kommunens fakturaer kommer som et indscannet dokument. Dokumentet er en ganske almindelig papirfaktura der gennem et indlæsningsbureau er indscannet og sendt til kommunen. Disse dokumenter hedder tiff dokumenter. Tiff dokumenter er altid vedhæftet en OIOUBL faktura, der er den elektroniske version af den oprindelige papirfaktura fra firmaet. Prisme Indkøb 2009 Side 36

37 2.10 Betaling af e-fakturaer En faktura ad gangen Skal du bare betale en enkelt faktura - så klikker du på det blå indkøbsordre-nummer ud for den faktura, du vil betale/kontere Du kommer nu ind til konteringsbilledet, hvor du skal kontere din faktura dvs. du skal sætte det kontonummer i din kontoplan på, som du vil betale fakturaen fra Herefter skal du skrive en posteringstekst - som vil være den tekst, der vil stå på et evt. posteringsudtræk, som du eller andre senere laver af posteringerne på din konto Prisme Indkøb 2009 Side 37

38 Når du er færdig med at kontere din faktura, skal den bogføres på plads, for at leverandøren kan få sin betaling. Klik på Opdatering og herefter på Varemodtag og bogfør (Har du ikke mulighed for at klikke på Varemodtag - skal du i stedet klikke på Bogfør faktura) Prisme bruger nu nogle sekunder på at bogføre fakturaen på plads - hvorefter fakturaen får status om Faktureret, hvilket du kan se øverst på siden. Skal du betale flere fakturaer, skal du klikke på Ikke bogføre fakturaer i menuen i venstreside af skærmen - hvorefter du kan vælge en ny faktura til kontering ved at klikke på det blå indkøbsordrenummer (se øverst side 3) Prisme Indkøb 2009 Side 38

39 Flere faktura ad gangen Hvis du skal betale mange fakturaer - fx til samme leverandør eller på samme kontonummer - så kan du vælge flere fakturaer ud, som du vil behandle på én gang. I oversigten med alle fakturaerne, sætter du flueben ud for de fakturaer, som skal behandles på én gang/samlet Herefter skal du klikke på Åbn Prisme Indkøb 2009 Side 39

40 Prisme åbner nu op på konteringsbilledet på den 1. af de valgte fakturaer. Øverst på siden kan du se, at du står på faktura nr. 1 af xx - og der er kommet bladre-pile på, så du kan bladre til den næste faktura Du skal nu sætte kontonummer og posteringstekst på som beskrevet på side 3 og 4, hvorefter du varemodtager fakturaen som beskrevet på side 4. Når fakturaen har fået status Faktureret øverst på siden, er du klar til at bladre videre til den næste af de fakturaer, som du havde valgt ud det gør du ved at klikke på pil til højre Du får nu vist den næste af fakturaerne, du valgte ud - og når du har sat kontonummer og posteringstekst på samt varemodtaget og bogført fakturaen, bladrer du videre til næste faktura. Sådan fortsætter du, til du har bogført alle fakturaerne. Prisme Indkøb 2009 Side 40

41 Bogføring af fakturabeløbet på flere konti Skal du have beløbet fordelt på flere konti, skal du sætte det første kontonummer på og skrive en posteringstekst hertil - som beskrevet ovenfor. Herefter skal du rette beløbet til det, du skal betale på dette kontonummer, du lige har skrevet Når du har gjort det, trykker du på ENTER-knappen på dit tastatur. Efter et par sekunder skifter skærmbilledet, og Prime Indkøb har nu lavet en konteringslinje mere til dig med restbeløbet Klik på den lyseblå linje for at aktivere linjen. og du kan nu skrive det kontonummer på, hvor resten af beløbet skal betales - samt sætte en posteringstekst på. Prisme Indkøb 2009 Side 41

42 Har du behov for at udkontere beløbet til flere end 2 konti, så retter du bare beløbet endnu engang, og trykker på ENTER - og når Prisme efter et par sekunder har lavet en ny konteringslinie med det nye restbeløb, så sætter du kontonummer og posteringstekst på igen. Når du er færdig med at kontere din faktura, skal den bogføres på plads som beskrevet på side 4 - ved at du klikker på Opdatering og Varemodtag Massekontering og -bogføring Når man i Portalen/Prisme Indkøb går ind i Ikke bogførte fakturaer eller Varemodtagelse, er der mulighed for at massekontere og massebogføre. Åben Massekontering og -bogføring. Sæt flueben ved alle de fakturaer du vil behandle. Indtast kontonr. (evt. bærer hvis du bruger det) og posteringstekst. Tryk herefter på bogfør, så konteres og bogføres bilagene. Hvis du kun vil kontere bilagene, fjernes fluebenet i bogfør faktura, inden der trykkes på bogfør Deling af faktura med anden afdeling/virksomhed Har du fået en faktura, som du skal dele med en anden afdeling - så sætter du dit kontonummer og den posteringstekst på, som du vil have - og så retter du beløbet til det, du skal betale og trykker på ENTER. Prisme Indkøb 2009 Side 42

43 Når Prisme Indkøb efter et par sekunder har dannet en ny konteringslinje på restbeløbet - så skal du flytte fakturaen til den person/afdeling, der skal betale resten. HUSK - sæt altid et notat på de fakturaer, som du sender videre til andre - så de ved, at den har været hos dig, og at de skal tage sig af den. Notater sættes på under Dokumenthåndtering. Klik på Dokumenthåndtering og der foldes nogle ekstra felter ud Der skal ALTID stå noget i feltet ud for Beskrivelse og du så kan skrive en mere udførlig besked i feltet Notat Når du er færdig med dit notat, klikker du på Tilføj notat. Nu skal du flytte fakturaen til den afdeling/person, som skal betale resten af beløbet se næste side Prisme Indkøb 2009 Side 43

44 Flyt fakturaen/kreditnotaen til anden afdeling/person Nu skal du flytte fakturaen/kreditnotaen til den afdeling eller person, som skal kontere resten af beløbet Kender du ikke afdelingens nummer eller navnet/medarbejdernummeret på personen, skal du have fundet dette, inden du kan komme videre. Kontakt modtageren eller evt. Prisme Supporten for at få oplyst afdelingsnr./personens brugernavn. Hvis du står på oversigten med alle din eller din afdelings fakturaer og kreditnotaer Klik på Masseændring Kender du initialerne eller medarbejdernummeret, skal du udfor Ret varemodtages af skrive initialer/medarbejdernr. på den person, som skal overtage fakturaen Kender du afdelingen, skal du udfor Ret Afdeling skrive afdelingsnummeret og klik herefter på Opdater HUSK - hvis du vil sætte notat på og ændre afdeling fra oversigten med alle fakturaer under Ikke bogførte fakturaer - skal du ALTID sætte flueben udfor den faktura, som du vil sætte hhv. notat på og flytte til en anden afdeling, inden du klikker på Tilføj notat og/eller Opdater. Hvis du står i stedet inde på selve fakturaen/ kreditnotaen Klik på Ændring Kender du initialerne eller medarbejdernummeret, skal du ud for Ret varemodtages af skrive initialer/medarbejdernr. på den person, som skal overtage fakturaen Kender du afdelingen, skal du ud for Ret Afdeling skrive afdelingsnummeret og klik herefter på Opdater På næste side kan du se, hvordan du annullerer en faktura/kreditnota Prisme Indkøb 2009 Side 44

45 Annullering af fakturaer eller kreditnotaer i Prisme Indkøb Det er muligt at få annulleret fakturaer/kreditnotaer, hvis der fx er fejl i dem - eller hvis hverken du eller andre ved Varde Kommune skal betale dem. Er fakturaen/kreditnotaen til en anden afdeling/person i Varde Kommune - så fakturaen/kreditnotaen ALTID sendes videre til rette vedkommende. Den må ikke blive sendt til annullering!!!! Annullering af fakturaer må kun ske efter aftale med leverandøren, så de ved, at fakturaen ikke bliver betalt - og du kan få at vide, om firmaet sender en kreditnota til ophævelse af fakturaen. Når du har tjekket, at der ikke andre i kommunen, som skal have fakturaen/kreditnotaen i stedet - og du har aftalt med firmaet, at vi sletter fakturaen/kreditnotaen, skal du have sendt den til annullering Sæt notat på Du skal ALTID sætte et notat på fakturaen/kreditnotaen om, at den skal slettes - og hvorfor. Klik på Dokumenthåndtering I de felter der kommer frem - skal du ALTID skrive noget i feltet ud for Beskrivelse og du kan så skrive en mere udførlig besked i feltet Notat, hvis der er behov for det. Eksempler på tekst til annullering af fakturaer/kreditnotaer kunne være - Skal annulleres, er betalt - Skal annulleres, varen er aldrig modtaget - Skal annulleres, fakturaen er forkert indscannet - Skal annulleres, fakturaen er ikke til Varde Kommune Når du er færdig med dit notat, klikker du på Tilføj notat. Prisme Indkøb 2009 Side 45

46 Flyt fakturaen/kreditnotaen til afdeling Inaktiv Herefter skal du flytte fakturaen/kreditnotaen til afdelingen Inaktiv Hvis du står på oversigten med alle fakturaer Klik på Masseændring eller Hvis du står inde på fakturaen/kreditnotaen Klik på Ændring Skriv Inaktiv i feltet ud for Ret Afdeling og klik herefter på Opdater Skriv Inaktiv i feltet ud for Ret Afdeling og klik herefter på Opdater HUSK - hvis du vil sætte notat på og ændre afdeling fra oversigten med alle fakturaer under Ikke bogførte fakturaer - skal du ALTID sætte flueben udfor den faktura, som du vil sætte hhv. notat på og flytte til en anden afdeling, inden du klikker på Tilføj notat og/eller Opdater Vigtigt vedr. Kreditnotaer Når du skal bogføre en kreditnota, skal du ALTID tjekke fanen Faktura, inden du Varemodtager eller Bogfører fakturaen Klik på Vis og vælg Faktura Prisme Indkøb 2009 Side 46

47 På fanen Faktura skal du kigge efter, om der står noget under både Læselinje og Kontonr. Står der noget her - som vist ovenfor - skal du slette oplysningerne i disse 2 felter og derefter trykke på Gem. Herefter hopper du tilbage til fanen Finanskontering - ved at klikke på Vis og Finanskontering Herefter skal du sætte kontonummer og posteringstekst på samt Varemodtager/Bogfører kreditnotaen. Står der ikke noget i de 2 felter, skal du ikke foretage dig noget - så hopper du bare tilbage til Finanskonteringen (som beskrevet ovenfor) og gør kreditnotaen færdig. OBS!!! Det er KUN på kreditnotaer, at det er tilladt at slette oplysningerne i felterne Læselinie og Kontonr.!!!! Prisme Indkøb 2009 Side 47

48 2.11 Betaling af e-fakturaer i Portalen efter 1 marts 2014 Fra 1. marts 2014 overgår indkøb af varer og kontering af disse indkøb til det nye indkøbssystem Rakat. Det betyder, at vi i Prisme Portalen skifter fra at bogføre fakturaer under fanen Indkøb ( under Ikke bogførte fakturaer og/eller Varemodtagelse) til at bruge fanen Finans (Attester /konter bilag) i stedet Sådan finder du dine e-fakturaer efter 1. marts 2014 Start Prisme - og klik herefter på linket Attester / Konter bilag under Portal links på startsiden. Har du Prisme Portalen åben, så kan du også vælge at klikke på fanen Finans og vælg herefter Attester/konter bilag i menuen i venstre side af skærmen. Prisme Indkøb 2009 Side 48

49 Du får nu en oversigt over de fakturaer, der ligger klar til betaling i Prisme Under menuen Vis i den blå menulinje kan du vælge, om du vil se de fakturaer, der ligger til Bruger, Afdeling eller Alle Bruger - viser alle de fakturaer, der ligger i dit brugerid Afdeling - viser alle fakturaer, der ligger til betaling i din afdeling Alle - viser alle fakturaer, der ligger til bogføring i Varde Kommune Har du flere afdelinger, du skal betale fakturaer for, skal du vælge Alle - og så skal der tilknyttes en søgning under Rediger filter Herefter vælger du at søge på Afdeling og taster de afdelingsnumre, du har brug for at få vist. Prisme Indkøb 2009 Side 49

50 Åbn/udvælg faktura til bogføring Åbn én faktura af gangen Når du skal betale en faktura, skal du klikke på det blå bilagsnummer i oversigten med alle dine fakturaer. Åbn/behandl flere fakturaer Skal du behandle flere fakturaer på én gang så sætter du flueben ud for dem, du vil behandle Prisme Indkøb 2009 Side 50

51 og herefter klikker du på Handlinger i den blå menulinje og vælger Åbn Prisme åbner herefter på den første af de valgte fakturaer - og så får du mulighed for at bladre mellem de valgte fakturaer - idet der bliver vist en bladre-funktion øverst på siden Når du har set/bogført én faktura, bladre du videre til den næste for at behandle den. Når du har behandlet alle de valgte fakturaer, klikker du på Attester / Konter bilag i venstre-menuen, og så kan du udvælge dig én eller flere nye fakturaer til behandling Tilpas konteringslinjen til dit behov Første gang du skal betale fakturaer efter 1. marts 2013, skal du vælge, hvordan din konteringslinje skal være bygget op. Først skal du klikke dig ind på en faktura, og herefter klikker du på Vis i den blå linje midt på siden. Du får nu 3 valgmuligheder: Simpel, Udvidet eller Projekt. Prisme Indkøb 2009 Side 51

52 Simpel - bruges, hvis man kun har brug for felterne dato, kontonummer og posteringstekst Udvidet - bruges, hvis man har brug for felterne dato, kontonummer, posteringstekst, bærer og formål, oplysningspligt og ydelsesmodtager Projekt - bliver kun anvendt af afdelingen Drift (Materielgården) Som udgangspunkt står alle på Simpel - men skal du bruge felter som bærer og formål, oplysningspligt og ydelsesmodtager til din bogføring, skal du vælge Udvidet. Alt efter dit valg, kan du have brug for yderligere tilpasning af konteringslinjen - der er bl.a. felter på Udvidet, som vi ikke anvender i Varde her kan du som altid lave en individuel opsætning via den lille møtrik yderst til højre under den nederst konteringslinje (se beskrivelse på side 9) Betaling af faktura Når du har valgt en faktura, som du vil bogføre (betale) skal du sætte kontonummer og posteringstekst på. Bruger din afdeling bærer og formål, skal disse ligeledes tilknyttes. Når du har indtastet kontonummer, posteringstekst, mv., er du klar til at bogføre din faktura. Klik på Kontering og vælg så Attester Prisme Indkøb 2009 Side 52