ET BEDRE ARBEJDSLIV DREJEBOG FOREBYGGELSESPAKKE. Daginstitutioner. Sådan gennemfører I forebyggelsespakken

Transkript

1 FOREBYGGELSESPAKKE ET BEDRE ARBEJDSLIV Daginstitutioner DREJEBOG Sådan gennemfører I forebyggelsespakken

2 Et bedre arbejdsliv Fokus på bedre psykisk arbejdsmiljø, færre dårlige arbejdsstillinger og uhensigtsmæssige løft eller mere fysisk aktivitet Drejebogen er en trin for trin-forklaring på, hvordan I gennemfører forløbet. Den henvender sig til daginstitutionens leder og en kommunal konsulent, som skal hjælpe jer gennem forløbet. Indhold 1. Tidsplan og aktiviteter 2. Deltagere i forløbet 3. Forberedelse, inden forløbet starter 4. De 4 faser sådan gør I 5. Oversigt over faktaark 2

3 1. Tidsplan og aktiviteter Arbejdet med forebyggelsespakken forløber i fire faser. Forløbet vil strække sig over 4-12 måneder, afhængigt af hvad den enkelte institution vælger at arbejde med. Fase 1 forløber over 1-2 uger, fase 2 over en dag, fase 3 over 3-9 måneder, og fase 4 over ca. en måned. Det nøjagtige antal timer, som skal bruges, er angivet i separate bokse under beskrivelsen af de enkelte faser. Forberedelse inden forløbet FASE 1 Forberedelse af fremtidsværksted FASE 2 Fremtidsværksted FASE 3 Gennemførelse af handlingsplanen FASE 4 Afslutning og evaluering Konsulenten sætter sig grundigt ind i drejebogen og de 5 faktaark samt eventuelt yderligere nødvendigt materiale. Lederen finder en hjælper. Holde opstartsmøde mellem lederen, konsulenten og hjælperen. Holde intromøde for alle deltagere. Holde fremtidsværksted i tre dele for alle deltagere, lederen og konsulenten. Holde tre personalemøder og et midtvejsvurderingsmøde. Følge op på midtvejsvurdering. Holde afsluttende personalemøde med slutvurdering af forløbet. 2. Deltagere i forløbet I forløbet deltager: en konsulent fra kommunen institutionens leder hjælperen (fx arbejdsmiljørepræsentanten) øvrige medarbejdere. Konsulenten Konsulenten skal fungere som procesvejleder i forløbet, dvs. styre leder og medarbejdere i mål og undervejs få processen til at køre så godt som muligt. Konsulentens opgaver i forebyggelsesforløbet er at: deltage i forberedelsen, inden forløbet starter virke som værkfører for fremtidsværkstedet, der er det centrale omdrejningspunkt for de senere forbedringer på arbejdspladsen rådgive arbejdspladsen om, hvordan man kan gennemføre de ændringer, som medarbejderne er blevet enige om på fremtidsværkstedet deltage i de i alt seks personalemøder undervejs (ud over fremtidsværkstedet), som forløbet omfatter deltage i opfølgning og forankring af ændringerne. 3

4 KONSULENTEN FORVENTES AT HAVE: bred viden om arbejdsmiljø og et godt kendskab til det fagområde, som den konkrete arbejdsplads, der skal gennemføre forebyggelsespakken, arbejder inden for. viden og kompetencer inden for procesvejledning og sundhedsfremme. kendskab til eller mulighed for at sætte sig grundigt ind i fremtidsværkstedsmetoden. (jf. fx kendskab til og erfaring med gennemførelse af udviklingsprojekter på arbejdsmiljøområdet. kendskab til eller mulighed for at tilegne sig et kendskab til anerkendende kommunikationsteknikker fx værdsættende samtale, jf. BAR SoSus hjemmeside og Lederen Lederens opgaver i forebyggelsesforløbet er i samarbejde med konsulenten at: være tovholder på forløbet sikre den nødvendige ledelsesmæssige opbakning motivere medarbejderne til at deltage og støtte dem i at gennemføre de ændringer i det daglige arbejde, som fremtidsværkstedet resulterer i bidrage til at forankre ændringerne på institutionen sikre, at medarbejderne har den fornødne tid til rådighed og fritages for andre opgaver i forløbet sørge for, at der bliver truffet aftaler om vikardækning, så forløbet kan gennemføres af så mange medarbejdere som muligt (tænk især på, at hjælperen har ekstra opgaver i forbindelse med forløbet) planlægge forløbet, så alle medarbejderne optimalt set kan deltage overvej på forhånd datoer for fremtidsværkstedet og personalemøderne. Hjælperen fx arbejdsmiljørepræsentanten Lederen skal finde en medarbejder, som vil hjælpe med at gennemføre forløbet. Er der en arbejdsmiljørepræsentant på institutionen, vil det være naturligt, at det er ham eller hende, som hjælper ellers må lederen finde én, som vil. Hjælperens opgaver i forebyggelsesforløbet er i samarbejde med leder og konsulent at: hjælpe leder og konsulent med at gennemføre forløbet stå for bestemte opgaver, som aftales med leder og konsulent. Det kræver ikke en særlig titel eller ekspertise at være hjælpler, men opgaven skal være frivillig. 4

5 3. Forberedelse, inden forløbet starter Lederens forberedelse Lederens første opgaver, inden forløbet starter, er at: sætte sig godt ind i forebyggelsespakken og det skriftlige materiale, som pakken omfatter finde en hjælper, fx arbejdsmiljørepræsentanten eller en anden interesseret medarbejder træffe aftale med en konsulent fra kommunen, fx en arbejdsmiljø- eller udviklingskonsulent finde arbejdspladsvurderingen (APV), eventuelle brugerundersøgelser, arbejdsklimamålinger el.lign. frem (kan inddrages i forberedelsen af fremtidsværkstedet) afsætte midler til eventuelle afledte udgifter af forløbet (fx indkøb af nyt inventar til forebyggelse af muskel- og skeletbesvær (som fx påklædningspyramider), træningsudstyr til fysiske aktiviteter mv.). KONSULENTENS FORBEREDELSE Konsulentens timeforbrug til hele pakken forberedelse og 4 faser Forberedelse af forløbet, analyse af institutionens dagligdag og arbejdsmiljø, løbende processtøtte, udarbejdelse af mødereferater og afslutning af forløbet: 40 timer. Møder på institutionen, som fremgår af drejebogen: 21½ time. Konsulentens første opgaver, inden forløbet starter, er at: danne sig et overblik over arbejdsforholdene på institutionen i almindelighed, herunder særligt det psykiske arbejdsmiljø, omfanget af tunge/uhensigtsmæssige løft og dårlige arbejdsstillinger samt mulighederne for at inddrage sundhedsfremme i form af fysiske aktiviteter på arbejdspladsen sætte sig ind i denne drejebog og de fem faktaark samt specielt i metoden til gennemførelsen af et fremtidsværksted gøre sig overvejelser om, hvordan en forløbsplan kan se ud for gennemførelsen af forløbet, så den kan præsenteres for og drøftes med lederen af institutionen og hjælperen ved opstartsmødet. 5

6 4. De 4 faser sådan gør I Fase 1 Opstart og forberedelse TIMEFORBRUG FASE 1 Forberedelse: 3 timer til både lederen, hjælperen og konsulenten. Møde: 1½ time pr. deltager inklusive hjælperen, lederen og konsulenten. Formålet med den første fase er at sikre, at de overordnede rammer for gennemførelsen af forløbet (fx tidsplan, mødelokaler, vikardækning mv.) er på plads, samt at planlægge den konkrete gennemførelse af fremtidsværkstedet og den efterfølgende gennemførelse af de aftalte aktiviteter. Målet er at fremstille en plan for forløbet i stort format, som bruges ved personalemødet. Planen hænges derefter op på væggen som en påmindelse om forebyggelsespakken igennem hele forløbet. Opstartsmøde for lederen, hjælperen og konsulenten (3 timer) Lederen indkalder hjælperen og konsulenten til møde, hvor I aftaler rollefordelingen imellem jer, fx at det er lederen som er tovholder der indkalder til alle møderne, hvem der er ansvarlig for bestemte opgaver mv. På mødet sørger I desuden for: at tilrettelægge, hvornår og hvordan fremtidsværkstedet gennemføres i praksis, herunder hvordan der sikres vikarer at finde et egnet mødelokale, hvor I kan afholde fremtidsværkstedet det bør være et relativt stort lokale, hvor der er en væg, hvor I kan opklæbe flipovere, papkort og memosedler at aftale, hvem der står for indkøb af materialer, dvs. tusch/kuglepenne, papir til flipover/papirrulle, store memosedler samt papkort (som deltagerne i fremtidsværkstedet skal bruge til at skrive stikord på ved brainstormøvelser) at aftale, hvordan og hvornår forældregruppen orienteres om forløbet, så de ved, hvornår der vil være vikardækning på grund af personalets møder at udarbejde en forløbsplan, som kan præsenteres på introduktionsmødet for alle medarbejderne og bagefter kan hænges et synligt sted, så alle ved, hvor og hvornår de enkelte aktiviteter finder sted at aftale, hvornår lederen indkalder medarbejderne til introduktionsmødet, som skal finde sted en uge efter dette opstartsmøde eller snarest muligt derefter. 6

7 Introduktionsmøde for alle deltagere (1½ time) HUSKELISTE TIL MØDET Lederen forbereder sig på at være mødeleder ved at gennemgå programmet for mødet. Print faktaark 1, 2 og 3, og medbring dem på mødet. Forslag til dagsorden Konsulenten fortæller kort om sig selv og sin rolle, forklarer, hvad en forebyggelsespakke er, informerer kort om pakkens faser og introducerer de tre temaer, som fremtidsværkstedet kan omhandle: 1. Psykisk arbejdsmiljø 2. Belastninger af muskler og led i form af dårlige arbejdsstillinger og uhensigtsmæssige løft 3. Fysisk aktivitet. I kan vælge, om I vil arbejde med et, to eller alle tre temaer. Konsulenten omdeler faktaark 1, 2 og 3, som kan inspirere jer til at vælge, hvad I vil arbejde med i fremtidsværkstedet. Lederen eller konsulenten giver en grundig information om forløbet og brugen af ressourcer. Det er vigtigt at melde klart ud om det nødvendige tidsforbrug, så ingen senere bliver overrasket over, hvor meget forløbet kræver. Konsulenten igangsætter en proces, hvor medarbejderne reflekterer over deres forventninger til forløbet, og hvor lederen sætter rammerne. Medarbejderne overvejer, hvad de umiddelbart har mest brug for at arbejde med af de tre temaer. Lederen sætter rammen for forventningerne: Med et fremtidsværksted er det sjældent muligt at imødekomme alle ønsker, så lederen vil om nødvendigt foretage en prioritering af de mest relevante forslag. Lederen forklarer, hvordan de praktiske problemer med vikarer, mødeplaner og lignende vil blive håndteret. Efter mødet Lederen sørger for, at faktaark 1, 2 og 3 printes ud i et antal eksemplarer og hænges på synlige steder, så medarbejderne kan gå og summe over, hvilket/hvilke af de tre temaer de ønsker at fokusere på i fremtidsværkstedet. 7

8 Fase 2 Fremtidsværkstedet (7½ time) TIMEFORBRUG FASE 2 Fremtidsværkstedet: 7½ time pr. medarbejder inklusive hjælperen, lederen og konsulenten. Formålet med fremtidsværkstedet er, at lederen og medarbejderne i fællesskab formulerer og fremsætter konkrete forslag til forandringer, der kan bidrage til, at I får et bedre psykisk arbejdsmiljø, færre belastninger af muskler og led og en sundere hverdag. HVAD ER ET FREMTIDSVÆRKSTED? Et fremtidsværksted består af tre dele, hvor deltagerne bevæger sig fra del 1 til del 2 til del 3: 1. Kritikdel 2. Drømmedel 3. Virkelighedsdel (herunder udarbejdelse af en handlingsplan). Det er en metode, der kan inspirere deltagerne til at se på virkeligheden med nye øjne, være kreative og få idéer, der kan udvikle det daglige arbejde. Det kan bidrage til, at deltagerne: skaber nye idéer sætter udviklingsprocesser i gang løsner op for rutiner og vanetænkning finder løsninger på problemer formulerer fælles målsætninger bringer alles ressourcer i spil styrker institutionskulturen. Download en detaljeret gennemgang af fremtidsværkstedet på eller Fremtidsværkstedet gennemføres ideelt set på én dag På én dag: Fremtidsværkstedet gennemføres ideelt set i løbet af én dag. Når fremtidsværkstedet gennemføres som et ubrudt, intensivt forløb, kan det skabe en energi og gruppedynamik, som ellers risikerer at gå tabt. På to dage: Hvis det ikke kan undgås at dele fremtidsværkstedet op, så er det bedst at afholde det på to dage, der ligger tæt på hinanden. De to første dele, kritik- og drømmedelen, afholdes på samme dag, mens virkelighedsdelen afholdes så hurtigt som muligt derefter for at fastholde dynamikken i processen. Under fremtidsværkstedet bør I holde fast i, at det er det psykiske arbejdsmiljø, der er overskriften. Hvis der dukker emner op, som ikke har noget med at gøre med temaerne i faktaarkene, kan det være, at de bør drøftes i en anden sammenhæng. 8

9 OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER TIL KONSULENTEN Det er vigtigt, at lederen og medarbejderne får et klart billede af, at fremtidsværk stedet ikke i sig selv ændrer noget. Ændringerne vil først ske, når de gennemfører de løsninger og aktiviteter i praksis, som de har planlagt i fremtidsværkstedet. Først da vil de opleve et bedre psykisk og/eller fysisk arbejdsmiljø. Resultatet af fremtidsværkstedet dokumenteres i form af en synlig handlingsplan i plakatformat, flipovere, eventuelle fotos og et referat, som konsulenten efterfølgende skriver. Program for fremtidsværkstedet Program VELKOMST KRITIKDEL 2 TIMER Konsulenten byder velkommen og introducerer forløbet af fremtidsværkstedet. Medarbejderne overvejer og beslutter med styring fra konsulenten hvilket eller hvilke af de tre temaer fremtidsværkstedet skal dreje sig om: 1. Psykisk arbejdsmiljø 2. Belastninger af muskler og led i form af dårlige arbejdsstillinger og uhensigtsmæssige løft 3. Fysisk aktivitet. Hvis der er behov for at fokusere på mere end ét tema, skal I overveje, om det er muligt at nå det inden for forløbets rammer. Alternativt kan I beslutte, at et tema udskydes til et fremtidsværksted på et senere tidspunkt, eller at emner under et af de tre temaer drøftes på de almindelige personalemøder efter forløbet. BRAINSTORM Medarbejderne laver en brainstorm om de problemer, som de oplever i deres daglige arbejde. Udsagnene skrives i stikordsform på papkort og sættes op på væggen. Husk i denne fase at tage vare på hinanden undgå direkte eller indirekte personrettet kritik. Medarbejderne diskuterer de forskellige udsagn, og konsulenten hjælper med at fordele udsagnene under de tre ovenstående temaer. Udsagnene kan inddeles yderligere, i forhold til hvilket tidspunkt på dagen de problematiske situationer forekommer, om de er knyttet til bestemte rum/arealer på institutionen osv. Medarbejderne beslutter, hvilke temaer og hvilke emner under de enkelte temaer de vil arbejde videre med. 9

10 Program DRØMMEDEL 2 TIMER BRAINSTORM Medarbejderne laver en brainstorm, hvor de på papkort nedskriver deres drømme om, hvordan de arbejdssituationer, der har været drøftet i kritikfasen, burde fungere. Som inspiration bruges spørgsmålene og emnerne i faktaark 1, 2 eller 3. I kan eventuelt bruge flere af faktaarkene, afhængigt af om I har et eller flere af de tre temaer i spil. Drømmene skrives i stikordsform ved fx at besvare følgende spørgsmål: Hvordan kan det psykiske arbejdsmiljø/arbejdsstillinger og løft/mulighederne for fysisk aktivitet (afhængigt af hvad der fokuseres på) se ud i deres allerbedste form? Hvordan skal det psykiske og/eller fysiske arbejdsmiljø være? Og hvordan skal mulighederne for fysisk aktivitet være, for at vi kan have den bedste dagligdag? Hvordan kan vi støtte hinanden til at opnå et mindre belastende og sundere arbejdsliv? Hvordan kan lederen bidrage til at opfylde vores drømme, og hvordan kan arbejdet planlægges, så vi kan opnå dette? Brainstormen omfatter alt det, medarbejderne drømmer om på arbejdspladsen, hvis der ingen begrænsninger var: Alt kan lade sig gøre! Konsulenten kan fx foreslå, at deltagerne starter deres sætninger med ordene: Hvor kunne det være godt, hvis eller Jeg ville ønske, at TEMATISERING GRUPPEARBEJDE Stikordene skrives ned og samles i temaer, som medarbejderne arbejder videre med i mindre grupper. I grupperne sætter medarbejderne flere ord på drømmene og supplerer evt. med tegninger eller ved anden kreativitet. Drømmene præsenteres til sidst for alle. 10

11 Program VIRKELIGHEDS DEL 3½ TIME Medarbejderne skal formulere brikker til en handlingsplan, hvor kritik og drømme kobles sammen til realiserbare forbedringer. Lederen minder medarbejderne om, at det ikke på forhånd er sikkert, at alle forslagene kan og vil blive gennemført, og at det vil afhænge af bl.a. praktiske og økonomiske hensyn. Den endelige beslutning tages efter fremtidsværkstedet og inden det efterfølgende første personalemøde. GRUPPEARBEJDE UDFORMNING AF HANDLINGSPLAN Medarbejderne deler sig i mindre grupper, som vælger de drømme, som de vil omsætte til virkelighed, og konkretiserer dem. Som inspiration anvendes de forslag til forebyggelse, løsninger og aktiviteter, der er beskrevet i faktaark 1, 2 og 3. De skal i gruppearbejdet have særligt fokus på at fortsætte det, der allerede fungerer godt i dagligdagen, og som de gerne vil have mere af fremover. Hver gruppe præsenterer deres arbejde for de andre, som stiller kritiske spørgsmål og derved hjælper med at få gjort planerne så realistiske som muligt. Resultaterne af gruppearbejdet samles til en handlingsplan med konkrete forslag til forbedringer. Handlingsplanen hænges op på fx opslagstavler og/eller som plakater centrale steder i institutionen. Dermed vil den være synlig for alle, både lederen, medarbejderne og forældrene. OPMÆRKSOMHEDSPUNKT TIL KONSULENTEN Konsulenten skal sikre, at fremtidsværkstedet gennemføres på en vellykket måde. Derfor skal du sørge for, at deltagerne aftaler disse spilleregler, som gælder for alle: Det er forbudt at kritisere eller dømme hinandens udsagn. Det er tilladt at stille uddybende spørgsmål for at forstå, hvad udsagnene går ud på. Det er under ingen omstændigheder tilladt at komme med nedgørende eller personlig kritik. I virkelighedsdelen er det afgørende at finde en balancegang, der på den ene side tilgodeser kritiske spørgsmål til de planer, som skal kunne realiseres i praksis, og på den anden side udviser en solidaritet med forslagsstillerne, så de oplever, at deres idéer tages alvorligt. 11

12 Fase 3 Gennemførelse af handlingsplanen TIMEFORBRUG FASE 3 Indarbejdelse og træning af aktiviteter og løsninger: 4 timer pr. medarbejder og til lederen. Tre personalemøder og et midtvejsevalueringsmøde: 6 timer pr. medarbejder samt til lederen og konsulenten. Opfølgning på midtvejsvurdering: 2 timer til både lederen, hjælperen og konsulenten. Formålet med fase 3 er at gennemføre den handlingsplan, som er udarbejdet i fremtidsværkstedet, og at indarbejde de opnåede resultater på arbejdspladsen. Perioden kan strække sig over en periode på tre til ni måneder. Længden er afhængig af, hvor mange aktiviteter og løsninger I arbejder med i handlingsplanen, og hvordan I vil gennemføre dem i praksis. Handlingsplanen gennemføres i et samarbejde mellem lederen, hjælperen, de øvrige medarbejdere og konsulenten. For at lette arbejdet sørger lederen for at sætte tovholdere på alle aktiviteter og løsninger i handlingsplanen, som følges op på i alt fire møder: I afholder tre personalemøder a 1½ times varighed. I afholder et midtvejsvurderingsmøde a 1½ times varighed. På alle tre personalemøder skal lederen, medarbejderne og konsulenten drøfte, hvordan gennemførelsen af handlingsplanen skrider frem. På midtvejsvurderingsmødet vurderer I, hvordan det går, og finder ud af, om handlingsplanen skal justeres. Personalemøder (3 møder a 1½ times varighed) På det første personalemøde efter fremtidsværkstedet fremlægger lederen sin beslutning om, hvilke aktiviteter i handlingsplanen der skal gennemføres. Aktiviteterne drøftes med medarbejderne, som finder ud af, hvad der skal til for, at de hurtigst muligt kan komme i gang. Nogle aktiviteter kan være enkle ændringer, som umiddelbart kan gennemføres, mens andre kan være mere komplicerede og kræve, at der nedsættes arbejdsgrupper. Lederen sørger for, at der bliver sat tovholdere på alle aktiviteter i handlingsplanen, både dem, som I planlægger at gennemføre i arbejdsgrupper, og dem, der varetages af enkeltpersoner. På de tre personalemøder drøfter medarbejderne med lederen, hjælperen og konsulenten, hvordan gennemførelsen af handlingsplanen skrider frem. Drøftelserne på personalemøderne kan tage udgangspunkt i tavlefremlæggelse og praksisfortællinger: 12

13 Tavlefremlæggelse Alle tovholdere fremstiller en opslagstavle med en beskrivelse af den opgave, de er tovholder for. Opgaven beskrives under punkterne: formål, aktiviteter, ansvarlige, tidsplan og fremdrift. På tavlen sørger tovholderen for løbende at registrere fremdriften i gennemførelsen af opgaven. På personalemødet gennemgår tovholderne tavlerne for at informere om fremdriften og diskutere løsningen på eventuelle problemer. De væsentligste spørgsmål at diskutere er: Hvordan skrider arbejdet med handlingsplanen frem? Bidrager handlingsplanen til at forbedre vores psykiske arbejdsmiljø/give mindre belastninger af muskler og led i form af færre dårlige arbejdsstillinger og uhensigtsmæssige løft eller til at give flere fysiske aktiviteter (alt efter hvilket/hvilke af de tre temaer der fokuseres på i handlingsplanen)? Har vi behov for at justere handlingsplanen? Praksisfortællinger Medarbejderne fortæller hinanden om de ting, der i praksis er gået godt eller dårligt, var tankevækkende, sjove eller mindre sjove eller på anden måde er relevante. Tovholderne sørger inden hvert enkelt møde for at finde relevante historier, som de enten selv eller en kollega fremlægger. Makkermetoden Handlingsplanens gennemførelse kan styrkes ved hjælp af makkermetoden. Alle medarbejdere får en makker. Makkerne skal fungere som sparringspartnere og hjælpe hinanden med at føre handlingsplanen ud i livet. Makkerparret taler kort sammen hver dag og aftaler, hvad de skal tænke på, eller hvad de skal gøre. Lederen kan eventuelt følge med i, hvad makkerparrene laver, og om de fungerer godt sammen. Midtvejsvurderingsmøde (1½ time) Midt i processen indkalder lederen samtlige deltagere og konsulenten til en midtvejsvurdering. Her gennemgår I hele projektet og vurderer, om projektet skrider frem som planlagt, og om handlingsplanen eventuelt skal justeres. Opfølgningsmøde: konsulent, leder og hjælper (2 timer) Hurtigst muligt efter midtvejsvurderingen holder lederen, hjælperen og konsulenten et møde, hvor de samler op på de meldinger, der blev givet under vurderingen. De beslutter, hvor og hvordan der evt. skal justeres i handlingsplanen. De taler resten af forløbet igennem, og konsulenten giver om nødvendigt gode råd og vejledning til, hvordan de kommer i mål med forløbet. OPMÆRKSOMHEDSPUNKT TIL KONSULENTEN Det er væsentligt, at konsulenten arbejder tæt sammen med lederen og hjælperen om at gennemføre handlingsplanen. Konsulenten skal sikre fremdrift i gennemførelsen ved at sørge for, at lederen og medarbejderne bevarer motivationen til at gennemføre og fastholde handlingsplanen i det daglige arbejde. Det kan ske ved, at konsulenten tilbyder sin hjælp og støtte, når medarbejderne eller lederen løber ind i uventede problemer. 13

14 Fase 4 Afslutning og evaluering TIMEFORBRUG FASE 4 Afsluttende personalemøde: 1½ time pr. medarbejder, leder og konsulent. Formålet med evaluerings- og forankringsfasen er endeligt at vurdere de opnåede resultater samt at sikre, at resultaterne og den anvendte metode forankres i institutionen. Afsluttende personalemøde (1½ time) Lederen indkalder til et afsluttende personalemøde for alle deltagerne og konsulenten. Medarbejderne diskuterer forløbet og vurderer de resultater, som arbejdet med fremtidsværkstedet har medført. De aftaler, hvordan de vil arbejde videre med de opnåede resultater. Til sidst evaluerer alle forebyggelsespakkens forløb. Forslag til dagsorden Medarbejderne fremlægger: Hvordan er det gået? Er forventninger og formål med forløbet opfyldt? Har alle fået mulighed for at komme til orde? Hvad var det især, der gjorde, at det gik godt/knap så godt? Hvad har vi lært? Forankring af aktiviteterne fremover Medarbejderne diskuterer og aftaler: Er der udestående planer fra fremtidsværkstedet, som skal sættes i værk? Hvordan kan vi arbejde videre med at skabe de bedste rammer for et sundt arbejdsliv? Hvordan kan vi fastholde de gode løsninger eller aktiviteter, som vi har arbejdet med fremover, hvad enten det er det psykiske eller det fysiske arbejdsmiljø? Hvordan kan vi støtte hinanden i at benytte de gode løsninger eller aktiviteter, fx i et sundhedsfremmetillæg i APV, ved at inddrage de fysiske aktiviteter i vores læreplaner eller ved at fastholde makkerparordningen? Handlingsplan: Fasthold de gode vaner (brug faktaark 4) Konsulenten skriver de aktiviteter, arbejdsmetoder og rutiner, der skal fastholdes, og de aftaler, der i øvrigt bliver indgået, ind på en stor plakat eller lignende kopieret efter faktaark 4: Handlingsplan: Fasthold de gode vaner. Handlingsplanen hænges op et synligt sted og kan efter forløbet indgå i jeres fremtidige APV- og arbejdsmiljøarbejde. 14

15 OPMÆRKSOMHEDSPUNKT TIL KONSULENT Konsulenten skal sikre, at projektet bliver ordentligt afsluttet, og at der bliver samlet op på forløbet. Det er vigtigt at fremhæve, at de gode resultater udelukkende er opnået gennem lederens og medarbejdernes fælles indsats, og at det også vil være sådan fremover. Fremhæv, at de opnåede resultater er udtryk for en vellykket brug af en generel metode nemlig fremtidsværkstedet. Den vil også fremover kunne bruges til at fremme et bedre arbejdsmiljø og/eller bedre muligheder for fysiske aktiviteter. I den forbindelse er det væsentligt, at deltagerne tager stilling til, om de fremover vil anvende fremtidsværkstedsmetoden. 15

16 Oversigt over 5 faktaark til forebyggelsespakken Faktaark 1: Et godt psykisk arbejdsmiljø udfordringer og mulige løsninger Dette faktaark hjælper jer med at vurdere, om I har problemer med det psykiske arbejdsmiljø, og giver forslag til at forebygge problemerne. Faktaark 2: Brug ergonomipyramiden: Nedsæt belastninger på muskler og led Dette faktaark hjælper jer med at få inspiration til valg af løsninger på de fysiske belastninger. Faktaark 3: Inspiration til sundhedsfremmende fysiske aktiviteter på arbejdspladsen Dette faktaark hjælper jer med at få idéer til valg af fysiske aktiviteter, som vil kunne integreres i jeres normale arbejdsopgaver. Faktaark 4: Handlingsplan: Fasthold de gode vaner! Dette faktaark hjælper jer med at sikre, at I får indarbejdet og fastholdt de gode aktiviteter og løsninger, som I i fællesskab har valgt under forebyggelsespakkeforløbet. Faktaark 5: Henvisning til relevant materiale Her henvises til en række relevante materialer fra BAR SoSu, Arbejdstilsynet, NFA og Videncenter for Arbejdsmiljø. I kan eventuelt printe de relevante faktaark ud, laminere dem og hænge dem op, så I husker forebyggelsespakken i hverdagen. 16

17 Faktaark 1 Et godt psykisk arbejdsmiljø udfordringer og mulige løsninger For at opnå et godt psykisk arbejdsmiljø er det vigtigt, at I har en kultur på arbejdspladsen, der medfører, at I taler om tingene, og at der så vidt muligt bliver skabt enighed om, hvor udfordringerne er. Dette faktaark tager udgangspunkt i de mest almindelige psykiske arbejdsmiljøproblemer i daginstitutioner. Daginstitutioner er forskellige alt afhængigt af institutionstype, ledelsesstruktur, personalets sammensætning, børnenes baggrund og forudsætninger, de pædagogiske traditioner på institutionen osv. Af den grund kan der være nogle af spørgsmålene på dette faktaark, som er irrelevante for jeres institution. Hvis det er tilfældet, må I i samarbejde med konsulenten sørge for at supplere med de spørgsmål, som er vigtige for jeres institution at få svar på. FORSLAG TIL SPØRGSMÅL, I KAN BESVARE, NÅR I SKAL VURDERE, OM I HAR PROBLEMER MED DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ Kan I generelt nå at udføre jeres arbejdsopgaver med den ønskede kvalitet? Hvilke (særlige) udfordringer er der i jeres arbejde? Har I stort arbejdspres? Skal I udføre opgaver i et hurtigt tempo? Har I stor arbejdsmængde? Er det svært at nå arbejdsopgaverne? Hvis I har stort tidspres og/eller stor arbejdsmængde, kan I så beskrive årsagen til det? Hvilke konsekvenser oplever I, at der er i perioder med stor arbejdsmængde og/eller stort tidspres? Hvordan sikrer I, at den enkeltes arbejdspres ikke bliver for stort? Virker det? Hvilke (evt. høje) følelsesmæssige krav stiller arbejdet til jer? Hvilke konsekvenser ser I som følge af høje følelsesmæssige krav? Og hvordan sikrer I, at arbejdet med børnene ikke bliver en for stor følelsesmæssig belastning? Virker det? Har I haft voldelige episoder, eller har I oplevet at blive truet med vold? Og har I en plan for, hvordan I håndterer vold, trusler og traumatiske hændelser? Hvordan har medarbejderne indflydelse på planlægningen, prioriteringen og udførelsen af arbejdet? Hvilken form for løbende instruktion, oplæring og uddannelse i forhold til arbejdsopgaverne tilbydes medarbejderne? 17

18 Faktaark 1 FORSLAG TIL FOREBYGGELSE AF PROBLEMER MED DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ Afstem jeres forventninger Find ud af, hvordan I vil prioritere jeres arbejdsopgaver generelt og ved akut personalemangel. Find ud af, hvordan I får klare og realistiske forventninger til arbejdet. Find ud af, hvordan en god dialog mellem lederen og medarbejderne skal være, når det gælder spørgsmål om pædagogiske krav, institutionens serviceniveau mv. Lav en konkret beskrivelse af hver enkelt medarbejders funktion og opgave. Meld klart ud til forældrene og andre om institutionens serviceniveau. Udførelsen af arbejdet Retfærdig fordeling af opgaver i forhold til tyngde og sværhedsgrad Nødvendig information for at kunne udføre arbejdet Fælles pædagogisk tilgang Indflydelse på arbejdsmetoder, rækkefølgen af opgaverne og samarbejdspartnere. Kommunikation (internt) Feedback og anerkendelse for udført arbejde Gode muligheder for sparring med kolleger og ledelse formelt og uformelt Lav en systematisk supervision i forhold til børn med særlige problemer og ved svære episoder. 18

19 Faktaark 2 Brug ergonomipyramiden: Nedsæt belastninger på muskler og led Illustration: Ergonomipyramiden, Branchearbejds miljørådet Social og Sundhed (BAR SoSu). Tekst: NFA og Arbejdstilsynet. 1. Lad børnene bruge deres egne ressourcer Inddrag børnene mest muligt i de daglige aktiviteter, fx når I dækker bord, når børnene skal have tøj af og på, når børnene leger på gyngen eller skal sove mv. Inddrag børnene så meget som muligt, og lad dem så vidt muligt selv kravle op, tage tøj på osv. Jo mere det sker, jo mere lærer børnene, og jo færre fysiske belastninger udsætter I jer selv for. 2. Find alternativer til løft og dårlige arbejdsstillinger Institutionen skal være indrettet, så det er let at udføre almindelige opgaver på en sikker måde med mindst mulig foroverbøjning eller hugsiddende arbejde og færrest mulige vrid og løft. Sørg fx for at have påklædnings pyramider i garderoben, brug kombi poser med huller til børnenes ben, og anvend højdejusterbare pusleborde. Fokusér især på at afhjælpe de belastninger, som indebærer, at I skal løfte, bære eller bøje jer uhensigtsmæssigt. 3. Løft rigtigt Brug hensigtsmæssig arbejdsteknik. Kom tæt på barnet, hold ryggen lige, og undgå at vride og bøje dig forover, når du løfter. Undgå arbejdsstillinger, hvor du vrider kroppen eller står i en skæv position i længere tid. Og undgå så vidt muligt hugsiddende og knæliggende arbejde. Husk: Vigtigt at opleve støtte fra ledelse og kolleger Ledelsen og kollegerne skal støtte hinanden i at bruge ergonomipyramiden og de gode råd, der står på dette faktaark. Så bliver det lettere og sjovere at få gjort i hverdagen. 19

20 Faktaark 3 Inspiration til sundhedsfremmende fysiske aktiviteter på arbejdspladsen Hvordan får I fysisk aktivitet ind i hverdagen på arbejdspladsen, så I selv og børnene har lyst til at bevæge jer? Faktaarket kan inspirere jer til at gå i gang eller til at bruge jeres egne erfaringer med fysisk aktivitet. I kan via internettet finde forhandlere og specifikke øvelser, som kan være relevante for jer (se faktaark 5 med henvisninger til relevante hjemmesider). 1. FÅ PULSEN OP Løbe stafet, løbe om kap eller lave intervaltræning. Hoppe i sjippetov eller bruge hulahopring alene eller sammen med andre. Spille fodbold eller andre boldspil. Cykle med børnene de små kan fx sidde i en ladcykel. Andre relevante aktiviteter eller lege, I kender fx kongens efterfølger eller katten efter musen. 2. TRÆN BALANCEN Balancere på og med balancebold (søg evt. på internettet efter øvelser I kan bl.a. benytte søgeordet balancebold ) Træne på et vippebræt, fx hvor man skal have en bold igennem en labyrint (søg evt. på internettet efter øvelser I kan bl.a. benytte søgeordene balance og labyrint ) Gå på line (hvis I har en line ellers tegn en streg på jorden), hoppe i hinkeruder, gå på stylter. Andre relevante balancelege, I kender fx jorden er giftig. 20

21 Faktaark 3 3. TRÆN MUSKLER OG LED Bruge træningselastikker til at styrke arme og nakkemuskler (se faktaark 5 for link til øvelser) kun for voksne! Lave generel styrketræning (se faktaark 5, hvor der er et link til øvelser). Lave boldøvelser, fx øvelser, der styrker mavemusklerne. Bruge hulahopringe til styrkelse af musklerne omkring mave, ryg, ben og talje. Udføre gymnastikøvelser ude eller inde, fx hentet fra pilates, yoga eller andet, som I har erfaringer med fx hvis en af jer kender til øvelser for mave, ryg eller arme, eller hvis voksne og børn hjælper hinanden med at lave maveøvelser, hvor man holder hinandens ben. Andre relevante lege eller øvelser, I kender fx flyver, hvor du ligger på ryggen med benene i vejret, mens barnet ligger på dine fødder. 4. AKTIVITETER TIL MUSIK UDE OG INDE Lege til musik fx boogie-woogie, bro-bro-brille eller andre sanglege. Danse og lave rytmik sæt musik på anlægget, og bevæg jer rytmisk til musikken, brug fx Zumba eller anden fællesdans. Andre relevante aktiviteter til musik ude og inde. 21

22 Faktaark 3 5. AKTIVITETER I NATUREN Lave orienteringsløb eller lege i parken eller skoven her kan I fx gøre brug af en aktivitetstaske, I tager med fx tov/ reb eller kegler, som I kan bruge til fx at lave forhindringsbaner. Løbe motionsløb i skoven, på stier eller på institutionens areal. Løbe med drager sammen med børnene på en nærliggende græsplane eller på en åben mark. Udføre fysiske aktiviteter, fx i kommunens naturtræningsanlæg eller lignende. Cykle med børnene de små kan fx sidde i en ladcykel. Andre relevante aktiviteter og lege, I kender fx en leg, hvor man skal løbe ud og finde ting i naturen og bygge noget af det. 22

23 Faktaark 4 Handlingsplan: Fasthold de gode vaner! (Kopiér skemaet efter behov.) Handlingsplan: På vores arbejdsplads er vi blevet enige om, at vi gerne vil fastholde disse vigtige aktiviteter, arbejdsmetoder og -rutiner fremover. Aftalerne, som står i denne handlingsplan, vil hjælpe os med at opnå et bedre arbejdsmiljø i fremtiden. AKTIVITET, ARBEJDS METODE, AFTALE MV., SOM VI GERNE VIL FASTHOLDE TOVHOLDER (ANSVARLIG FOR AT HOLDE ØJE MED OG OPMUNTRE TIL DEN GODE UDVIKLING) HVOR TIT VIL VI GØRE STATUS PÅ DETTE OMRÅDE? (FX UGENTLIGT, MÅNEDLIGT, HALVÅRLIGT ELLER SJÆLDNERE) I HVILKEN FORBIND ELSE VIL VI GØRE STATUS? (PERSONALEMØDER, APV, VED UDARBEJD ELSEN AF LÆREPLAN ER ELLER ANDET) HVOR SKAL HVAD INDARBEJDES/ AFVIKLES? (FX I LÆREPLANER, I APV, PÅ PERSONALE MØDERNE ELLER DE ÅRLIGE TEMADAGE) 23

24 Faktaark 5 Henvisninger til relevant materiale Branchearbejdsmiljørådet har information om Ergonomi i daginstitutioner: Inspiration til god ergonomi: paedagogisk_arbejde Psykisk arbejdsmiljø: Inspiration til bedre trivsel på institutionen: Sundhedsfremme: Inspiration til sundhedsfremme på institutionen: Vejledning om løft, træk og skub: Meddelelse om vurdering af arbejdsstillinger og arbejdsbevægelser: Vejviser for branchen Daginstitutioner: daginstitutioner.aspx Håndbog om psykisk arbejdsmiljø: Arbejdstilsynet har information om Vejledning om arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær: Generelt om psykisk arbejdsmiljø: 24

25 Faktaark 5 Sundhedsstyrelsen har information om Sundhed og trivsel på arbejdspladsen: Her er en publikation, der skal inspirere virksomhederne til at arbejde systematisk med at fremme de ansattes sundhed og trivsel. Fysisk aktivitet: Videncenter for Arbejdsmiljø har information om Færre smerter i muskler og led med kampagnen Job & Krop : Specifikke øvelser med elastik, som forebygger problemer i nakke og ryg: Elastikoevelser-for-nakke-skulder-og-arm Forebyggelse af stress og øget trivsel på arbejdspladsen: Gode råd om sundhedsfremme på arbejdspladsen: Konkrete øvelser for ryg, mave og arme (generel styrketræning): arbejdsmiljoviden+stig+eiberg&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=e&gs_upl=42142l47705l0l48 580l14l14l0l12l0l0l187l218l1.1l2l0 Kontakt: Arbejdstilsynet Telefon Pakkeudvikling: Arbejdstilsynet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø Tegninger/illustrationer: YogisStreg Grafisk design: SAABYE Grafisk Design 25