Nybyggeri og ombygninger på hospitaler i Region Midtjylland

Transkript

1 Nybyggeri og ombygninger på hospitaler i Region Midtjylland Fra start til slut et værktøj til sikkerhedsorganisationen Region Midtjylland Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø

2 Indhold Indledning... 3 Byggeriets faser... 4 Om at indarbejde arbejdsmiljøet i byggeprocessen før det er for sent... 5 Fase 1 Programoplæg... 6 Fase 2 Byggeprogrammet... 8 Fase 3 Projektforslag Fase 4 Projekteringen Fase 5 Udbud og kontrakt Fase 6 Udførelsen Fase 7 Aflevering og drift Bilag 1. Detaljeret tjekliste til sikkerhedsorganisationen Bilag 2. Beskrivelse af tegningsforståelse Bilag 3. Ordbog med tekniske termer Bilag 4. Kursustilbud Denne pjece er udarbejdet af Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø og er afstemt med byggeregulativet for Region Midtjylland fra september 2007 og med Bygningskontoret. 2 Layout: Grafisk Service, Region Midtjylland Fotos: Fotos på siderne 9, 12, 13 og 14 er taget af Regionshospitalet Viborg, øvrige fotos af Bygningskontoret Udgivet af: Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø Marts 2009

3 Indledning Hvert år forvandles en lang række afdelinger på Regionens hospitaler midlertidigt til byggepladser. Såvel ombygning som nybyggeri åbner muligheder for at forbedre arbejdsmiljøet, tænke i nye baner og slippe af med kendte arbejdsmiljøproblemer. Men man risikerer også, at byggeriet skaber nye problemer, hvis arbejdsmiljøet ikke tænkes ind fra starten. I Ledelses- og Styringsgrundlaget for Region Midtjylland gøres det tydeligt, at medarbejderinddragelse er central for Region Midtjyllands måde at lede og styre på. Medarbejderne er på alle niveauer sikret mulighed for indflydelse på de beslutninger, som ledelsen træffer om arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Medarbejderinddragelse sikrer, at medarbejdernes viden og erfaring bliver inddraget i grundlaget for ledelsens beslutninger. Foranstående skal bidrage til at Region Midtjylland rummer nogle af landets bedste og mest attraktive arbejdspladser, hvor innovation, effektivitet og arbejdsglæde går hånd i hånd blandt andet gennem faglig og personlig udvikling og et godt arbejdsmiljø for alle ansatte. Medarbejderne ved, hvor skoen trykker Når man vil sikre et godt arbejdsmiljø, er det afgørende at involvere leder, medarbejdere og sikkerhedsorganisationen. Det er ikke blot et krav i Arbejdsmiljøloven, at sikkerhedsorganisationen skal inddrages fra start til slut det er også sund fornuft. For det er medarbejdere og de lokale sikkerhedsgrupper, der er eksperter i, hvordan lokalerne anvendes til daglig. De kender både arbejdsopgaverne og eventuelle problemstillinger i arbejdsmiljøet til bunds. Når medarbejdernes erfaringer inddrages grundigt og tidligt i planlægningen kan det betyde et bedre arbejdsmiljø i de nye eller ændrede lokaler. Søg indflydelse fra starten Alle byggeforløb består af en række faser. Særligt i de første faser er det vigtigt, at sikkerhedsorganisationen spiller en aktiv rolle. Det er her bygherren træffer de fleste af de beslutninger, der får konsekvenser for arbejdsmiljøet. Denne pjece er et værktøj, der er udarbejdet for at støtte ledelsen, medarbejderne og sikkerhedsorganisationen, når man skal indgå i byggeprojekter. Pjecen vil desuden kunne inspirere bygherre, ledelsen, planlæggere, rådgivere og projekterende til at inddrage medarbejdere og sikkerhedsorganisation på en god og effektiv måde. Pjecen gennemgår byggeprojektets faser fra planlægning over projektering til aflevering. For hver fase beskrives, hvem der er aktører og deres roller, hvad der sker, og hvilken betydning det har for arbejdsmiljøet. Der er lagt særlig vægt på at beskrive: Hvordan man kan udnytte medarbejdernes erfaringer Sikkerhedsorganisationens opgaver Den hjælp, som Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø kan tilbyde Gode råd til den gode byggeproces I bilag 3 er tekniske termer forklaret. Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø kan støtte undervejs Pjecen fortæller desuden, hvordan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø kan bistå sikkerhedsorganisationen med forskellige former for støtte, uddannelse og rådgivning i de enkelte faser. Opgaverne for sikkerhedsorganisationen kan nemlig godt virke ganske overvældende især hvis man ikke tidligere har været igennem et byggeforløb. Pjecen omhandler arbejdsmiljøforhold i de nye rammer. Pjecen beskæftiger sig ikke med arbejdsmiljøforhold under selve byggeriet. 3

4 Byggeriets faser Et byggeri gennemgår følgende faser, som uddybes senere: Fase 1. Programoplæg Når det er besluttet at foretage ny- eller ombygningen, går planlægningen i gang. Her skal bygherren tage stilling til alle overordnede spørgsmål. Fase 2. Byggeprogrammet I denne fase skal de involverede udarbejde et byggeprogram. Det vil sige et katalog over bygherrens detaljerede krav til bygningens funktioner. Byggeprogrammet benyttes som udgangspunkt til projektforslaget. Desuden udarbejdes der overslag over byggeudgifter og tidsplan. Fase 5. Udbud og kontrakt Udbudsmaterialet sendes i udbud. De tilbud, der kommer tilbage, bliver vurderet og sammenlignet ud fra deres indhold og pris. Bygherren vælger derefter, hvilke entreprenører og leverandører, der skal skrives kontrakter med. Fase 6. Udførelsen I denne fase bliver byggeopgaven til virkelighed. Fase 7. Aflevering og drift Når byggearbejdet er færdigt, er der en afleveringsforretning. Her bliver fejl og mangler noteret, og man aftaler, hvordan de skal udbedres. Fase 3. Projektforslag Når byggeprogrammet og projektets økonomi er på plads, udarbejdes der et eller flere projektforslag, som bygherren skal godkende. Fase 4. Projekteringen Når bygherren har valgt et af forslagene, går de projekterende, typisk et arkitekt- og ingeniørfirma, i gang med at lave tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser af bygningen. Resultatet af projekteringen er et detaljeret udbudsmateriale, der beskriver byggeopgaven i tekst og tegninger. 4

5 om at indarbejde arbejdsmiljøet i byggeprocessen før det er for sent Ved enhver byggeopgave ligger det som udgangspunkt fast, hvad det er, man ønsker gennemført eller ændret. Bygherren/virksomheden har et ønske, som formuleres til en rådgiver, der med sin bygningsfunktionelle indsigt og håndværksmæssige erfaring finder løsningsforslag, som ved dialog med bygherren, ender i et projektforslag. Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø lægger vægt på at sikre såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø, og ser det som meget værdifuldt, at sikkerhedsorganisationen involveres og er klædt på fra starten. Sikkerhedsorganisationen har det overordnede indblik i virksomhedens funktion og behov og et nært kendskab til virksomhedens ansatte og deres kollegiale samarbejde, som er værdifuldt og væsentligt at bevare også i de nye rammer en ny- eller ombygning skaber. I nedenstående figur er det illustreret, hvorledes muligheder og omkostninger, ved at ændre byggeriet i de forskellige faser, hænger sammen. I de første faser, hvor byggeriet kun eksisterer på papir som tekst eller tegninger, er det let at ændre på stregerne og der koster det ikke så meget. Så snart byggeriet begynder at blive til virkelighed, er det vanskeligt at flytte på murstenene, og det er meget omkostningsfuldt, hvis noget skal flyttes. Faktaboks: Når I skal flytte i nye rammer De vigtigste faktorer for en vellykket forandring Vær grundigt forberedt hold brainstorm lav huskelister Deltag på temamøde om sygehusbyggeri, som Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø udbyder. Mødet har til formål at klæde sikkerhedsgruppen på til at udfylde sin rolle bedst muligt i byggeforløbet. Sørg for, at relevant information er indhentet og praktiske forhold er belyst fra starten. Brug en drejebog eller lignende, som værktøj til at styre forløbet. 100% MULIGHEDER FOR PÅVIRKNING UNDERSØGELSESPERIODE OG PROGRAMARBEJDE BYGGERI PROJEKTERING OMKOSTNINGER/ RESSOURCER BRUG TID Lav en klar ansvars- og opgavefordeling. Det er vigtigt, at ledelsen melder klart ud, hvilke opgaver medarbejderne inddrages i, og hvilke beslutninger ledelsen alene tager. Skab motivation og engagement hos medarbejderne, ved at inddrage dem i de processer de har indflydelse på. Sørg for en god, hurtig og klar kommunikation fra ledelsen til medarbejderne og omvendt. Ny personalesammensætning hvis flere afdelinger skal fusionere Det er vigtigt at planlægge en god proces, så alle medarbejdere føler sig sikre på deres opgaver og roller i de nye rammer med nye kolleger. Brug eventuelt Koncern HR Organisation og Ledelse i denne opgave. 5

6 Fase 1 Programoplæg Hvad foregår der i denne fase? Så snart det er besluttet at foretage ny- eller ombygningen, går planlægningen i gang. Bygherren skal blandt andet tage stilling til følgende spørgsmål: Hvem skal have hvilke roller i planlægningen? Hvilke faser og tidsperioder skal projektet deles op i? Hvem har retten til at træffe hvilke beslutninger? Hvordan tager projektet bedst hensyn til arbejdsmiljøet? Hvor kan man få rådgivning undervejs i forløbet? Hvem er aktører? Bygherren Bygherrerådgiver (intern eller ekstern) Bygherren er f.eks. et hospital eller et sektorområde i regionen, der lader en bygning opføre eller ombygge. Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Sikkerhedsorganisationen som rådgiver: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan uddanne sikkerhedsorganisationen i, hvordan den bedst rådgiver bygherren om arbejdsmiljø i byggeriets mange faser. Hvordan får man f.eks. gjort APV til et nyttigt redskab i forløbet? Faktaboks I forbindelse med forberedelsen af et nyt byggeri, er det centralt, at ledelsen forklarer formålet med de nye rammer, samt at ledelsen skaber klarhed om fremtiden for organisationen og for den enkelte medarbejder. Dette bidrager til at reducere usikkerheden hos medarbejderne og til at skabe forståelse for kommende forandringer. For at opnå en arbejdsmiljørigtig projektering af det fremtidige byggeri, er det vigtigt at inddrage følgende forhold: Arbejdsmiljø og sikkerhed for alle medarbejdere, der skal benytte de nye bygninger Bygningsdisponering, fleksibilitet og forandring Bygningslogistik, adgangs- og transportveje, intern trafik Bruger og specialist involvering Sikkerhedsorganisationens rolle I denne fase har sikkerhedsorganisationen ikke den store rolle, men kan dog godt på dette tidspunkt tænke visioner og drømme. Man får nemlig mest forebyggelse for pengene ved at tænke arbejdsmiljøet med allerede fra de indledende forberedelser. I denne fase er det på et overordnet niveau, eksempelvist i forhold til hvordan funktionerne skal udføres i de nye rammer og hensigtsmæssig logistik. Sikkerhedsorganisationens viden 6

7 Den Indledende fase Planlægning og praktiske forhold Værktøjer: Det er vigtigt at ledelsen forklarer forandringen, og hvorfor den skal iværksættes. Skab ejerskab for projektet og håndtér eventuel modstand Vær i god tid og vær velforberedt Skab overblik over projektet og dets aktiviteter Inddrag erfaringer fra lignende projekter/ byggerier Inddrag medarbejdernes viden når byggeriet planlægges Husk fokus på ikke Patientrum (depoter, fællesrum, rengøringsrum, konferencerum mv.) Lyt til medarbejderne og accepter de frustrationer, der kan være Indlæg mulighede for at tænke stort i forhold til fremtiden hvordan ser verden ud om 10 år? Lav en klar opgavefordeling, så tidligt i projektet som muligt. Brug projektstyringsværktøjer. Fordel/uddeleger opgaver til relevante personer Involver Ildsjæle Udpege tovholdere, så det er tydeligt, hvem der har ansvaret. Sørg for at dokumenter mv. er opdaterede og let tilgængelige for alle. Lav planer for hvordan primæropgaven løses undervejs i projektet, og efter de nye rammer tages i brug. Ved indkøb af nyt inventar og apparatur brug indkøbsaftaler og Medicinsk Teknologi Vurdering (MTV) Ønskesedler Et værktøj der kan benyttes til at skabe ejerskab, er ønskesedler, hvor medarbejderne kan komme med deres ønsker til det nye byggeri. Disse ønsker, drømme og visioner kan ledelsen efterfølgende evt. medinddrage i planlægningen. Udgiv noget på skrift Det er vigtigt, at ledelsen udgiver noget på skrift, som er entydigt og som medarbejderne kan se sig selv i, i forhold til at informere medarbejderne. Det bidrager til, at der ikke er uklare signaler fra ledelsen. Brainstormmøder Et eller flere brainstormmøder tidligt i forløbet er et godt værktøj til at få overblik over projektet og dets aktiviteter. Tjeklister Lav tjeklister over de ting, I skal huske. Ved at lave tjeklister undgår I, at ting, I evt. har glemt, udvikler sig til forhindringer undervejs i projektet. 7

8 Fase 2 Byggeprogrammet Hvad foregår der i denne fase? Nu skal de involverede parter udarbejde et byggeprogram. Det vil sige et katalog over bygherrens krav til bygningens funktioner. Det kræver blandt andet fortegnelser over, hvor mange der skal arbejde med hvilke opgaver i hvilke rum. Hvilke faggrupper og brugere skal benytte lokalerne? Hvilke og hvor store rum er der behov for? Der skal også tages stilling til, om særlige rum skal ligge tæt på hinanden, samt hvordan man bedst kommer rundt mellem bygningens forskellige funktioner. Hertil kommer krav og ønsker til adgangsforhold, parkering og udearealer. Og hvordan skal en ny bygning vende i forhold til sol og vind? Kravene i byggeprogrammet omfatter også f.eks. indeklima, belysning, akustik, tekniske installationer, indretning af arbejdspladser fremtidig drift og vedligeholdelse. (Se bilag 1 for en detaljeret beskrivelse af hvilke forhold, der skal overvejes og beskrives nærmere). Til at kvalificere dette arbejde, kan man gennemføre funktionsanalyser af arbejdsgange og aktiviteter. Desuden kan man støtte sig til erfaringer fra lignende byggerier. Udover krav til bygningens funktion, består byggeprogrammet desuden af en beskrivelse af projektets økonomi og tidsplan. Hvem er aktører? Byggeprogrammet udarbejdes af en projektgruppe, som typisk består af: Medarbejderrepræsentanter fra de forskellige faggrupper, der skal arbejde i de nye rammer. Ved større byggerier, hvor flere faggrupper skal arbejde i de samme rammer, er det vigtigt, at alle faggrupper er repræsenteret. Sikkerhedsorganisationen både ledelses- og medarbejderrepræsentation. Bygherre Bygherrerådgiver Eksterne rådgivere Arbejdsmiljørådgivere Teknisk afdeling Patientgrupper m.fl. Sikkerhedsorganisationens rolle Det er Sikkerhedsorganisationen og medarbejderne, der sidder med den samlede viden om de arbejdsmiljømæssige erfaringer fra de nuværende rammer. Denne viden er dels tilvejebragt gennem de runderinger Sikkerhedsgruppen bør gennemføre, samt de skriftlige arbejdspladsvurderinger (APV). Det er ligeledes medarbejderne, der ofte bedst ved, hvilke løsninger der fungerer godt og mindre godt i hverdagen. Det er derfor i denne fase, at medarbejderne skal på banen. Senere i processen er mange afgørende beslutninger truffet, og det er derfor sværere at drage nytte af medarbejdernes viden. Hvordan kan man styrke arbejdsmiljøet? Sikkerhedsorganisationen er i følge Arbejdsmiljøloven bygherrens rådgiver i alle spørgsmål, der har betydning for arbejdsmiljøet og her er byggeprogrammet i høj grad vigtigt. Erfaring viser, at man får det bedste resultat, når bygherren fra starten samarbejder med repræsentanter for sikkerhedsorganisationen og medarbejderne. 8

9 Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Analysere fremtidige arbejdsopgaver: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan i dialog med bygherre, sikkerhedsorganisationen og medarbejdere analysere, hvordan arbejdsopgaverne kan løses i fremtiden, og hvilke arbejdsmiljøkrav det stiller til bygningen og indretning af rum. Inspirationsbesøg: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan arrangere ekskursioner, så byggeprojektets deltagere kan udveksle erfaringer med andre arbejdspladser, der har været igennem en byggeproces og måske gør tingene anderledes. Arbejdsmiljøprogram: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan yde støtte til at formulere og kontrollere arbejdsmiljøkravene til f.eks. indretning, indeklima, akustik, belysning, materialer mv. Videncenter for arbejdsmiljø: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan bruges til at afklare en række af de arbejdsmiljøspørgsmål, der opstår i løbet af en byggesag, samt analysere hvilke konsekvenser de foreslåede løsninger vil have for arbejdsmiljøet. Faktaboks Når afdelinger om- eller nybygges er det ofte patienternes forhold, der fokuseres på. Når Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø rådgiver, er det de ansattes forhold og fremtidige trivsel, der er i centrum. Bliver disse hensyn opfyldt, har det en positiv afsmitning på patienttilfredsheden. Undervejs i projektet Lav løbende opfølgning og status på projektet og sørg for, at projektet er på rette spor. Sørg for en hurtig beslutningsstruktur, hvor medarbejderne får hurtig og løbende information. Sørg for at ledelsen løbende får tilbagemeldinger om status og opgavefordeling fra personalet. Meld de overordnede rammer ud, så personalet kender deres roller og projektets forankring. Ledelsen skal være synlig og give klare informationer. Planlæg personalets tid og ressourceforbrug i projektet. 9

10 Fase 3 Projektforslag Hvad foregår der i denne fase? Når byggeprogrammet og projektets økonomi er på plads, er det tid til at skitsere et eller flere mulige projektforslag, der opfylder kravene i byggeprogrammet. Forslaget indeholder beskrivelse af projektet, plan-, snit- og facadetegninger, økonomisk overslag samt en tidsplan for byggeriet. Det er ofte muligt at få den eksterne rådgiver til at udarbejde 3D-animationer af det kommende byggeri. 3D-animationer kan (sammenlignet med tegninger) give et mere realistisk indtryk af bygningen, herunder rumfornemmelse. Desuden anbefales det, at opstille 1:1 modeller af udvalgte rum. Derefter skal bygherren vælge, hvilket et af forslagene der skal arbejdes videre med i projekteringsfasen. Inden dette valg ligger der mange vigtige vurderinger af, hvordan byggeprogrammets krav bedst kan opfyldes, uden at byggeriet overskrider sine økonomiske rammer. Hvem er aktører? Projektgruppen vurderer og kvalificerer løbende projektforslaget/forslagene i samarbejde med ekstern rådgiver. Parterne kan f.eks. anskueliggøre idéerne for hinanden ved at lave skitser og modeller. Det kan sikre, at man forstår det samme ved et bestemt krav. Når dialogen mellem bygherre, teknikere og medarbejdere fungerer bedst, sætter den kreative idéer i sving, der kan føre til helt nye løsninger på gamle problemer. Samarbejdet er med til at kvalificere løsningerne og dermed bygherrens grundlag for at vælge det bedste projekt. Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Proceskonsulent: Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø kan være både tolk og fødselshjælper, når en tværfaglig projektgruppe sammen skal omsætte krav til løsninger. Det er blandt andet vigtigt, at teknikere og ikke-teknikere kan forstå hinandens ønsker og problemer. Projektgranskning: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan give de forskellige forslag et arbejdsmiljøeftersyn. Det vil sige at undersøge, om arbejdsmiljøet er medtænkt så meget, som byggeprogrammet og gældende lovgivning kræver. Lær at aflæse tegninger: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan uddanne sikkerhedsorganisationen i at tyde teknikernes tegninger. Det er f.eks. afgørende, at man ud fra en tegning kan vurdere, om de relevante arbejdsmiljøkrav er opfyldt (se bilag 2 og 4). Projektgruppen som beskrevet under fase 2 Sikkerhedsorganisationens rolle Det er i projektforslaget, at de opstillede krav til funktioner og arbejdsmiljø fra byggeprogrammet omsættes i egentlige løsningsforslag. Personalets erfaringer, ønsker og idéer skal omsættes til brugbare løsninger. Det er derfor afgørende, at dialogen mellem parterne er god, og at der tales samme sprog. 10

11 Fase 4 Projekteringen Hvad foregår der i denne fase? Når bygherren har valgt et af forslagene, går de projekterende, typisk et arkitekt- og ingeniørfirma, i gang. De laver tegninger, beregninger og tekniske beskrivelser af bygningen. Bygningens overordnede funktioner er allerede lagt fast i byggeprogrammet. Nu handler det om, hvilke konstruktioner, materialer og tekniske løsninger, der skal bruges. Desuden beregner de projekterende prisen for byggearbejdet og lægger en tidsplan for projektet. Resultatet af projekteringen er et detaljeret udbudsmateriale, der beskriver byggeopgaven i tekst og tegninger. Hvem er aktører? Projektgruppen som beskrevet under fase 2 Sikkerhedsorganisationens rolle Projektgruppen og herunder sikkerhedsorganisationen, får tegningerne til gennemsyn med henblik på bl.a. at kvalitetssikre arbejdsmiljøet. Der kan stadig påpeges uhensigtsmæssige tekniske løsninger, som bør rettes inden udførelsen af byggeriet påbegyndes. Hvis der foretages større ændringer i projektet (for eksempel som følge af besparelser), er det vigtigt at sikkerhedsorganisationen vurderer eventuelle konsekvenser for arbejdsmiljøet. Hvis sikkerhedsorganisationen først inddrages på dette sene tidspunkt i forløbet, er dens indflydelse mere formel end reel. Hvordan kan man styrke arbejdsmiljøet? Arbejdsmiljømæssigt er det for sent at komme med krav, som medfører betydelige ændringer i byggeprojektet. Det er her kun muligt at ændre mindre forhold, såsom indretningsdetaljer, som ikke har indflydelse på projektet. Arbejdet med ombygninger skal koordineres, så det generer den daglige drift mindst muligt. De primære forstyrrelser er støj og og støv. Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Byggepladsens arbejdsmiljø: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan rådgive om godt arbejdsmiljø for de håndværkere, der skal udføre byggeriet. Der kan også være særlige hensyn at tage, hvis arbejdspladsen skal fungere, mens byggeriet står på. Projektgranskning: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan vurdere om projekttegninger og -beskrivelse lever op til de ønskede arbejdsmiljøstandarder. Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan desuden hjælpe med at vurdere arbejdsmiljøkonsekvenserne af besparelser og andre ændringer (se bilag 1). Faktaboks Mens brugen af et byggeri strækker sig over mange år, tager byggefasen fra planlægning til aflevering forholdsvis kort tid. Bygherren bør være aktiv deltager i byggefasen og stille krav til kvalitet, arbejdsmiljø og miljø. Hvis bygherren fokuserer på disse tre faktorer, kan det sikres, at omkostningerne i videst muligt omfang fører til et optimalt byggeri, og der er større mulighed for at forebygge fremtidige arbejdsmiljøproblemer. 11

12 Fase 5 Udbud og kontrakt Hvad foregår der i denne fase? Når udbudsmaterialet er parat, sendes byggeopgaven i udbud. De tilbud, der kommer tilbage, bliver vurderet og sammenlignet ud fra deres indhold og pris. Bygherren vælger derefter, hvilke entreprenører og leverandører der skal skrives kontrakter med. Et udbud kan også laves tidligere i forløbet, f.eks. på baggrund af byggeprogrammet og inden projekteringen. Denne form for udbud kaldes totalentreprise. I så fald skal bygherren og sikkerhedsorganisationen være meget sikre i deres arbejdsmiljøkrav. For når først udbuddet er i gang, er dialog med rådgivere og projekterende som regel udelukket. Det samme gælder typisk, hvis bygherren vælger at udskrive en arkitektkonkurrence om opgaven. Hvem er aktører? Hvordan kan man styrke arbejdsmiljøet? Når bygherren skal vurdere tilbuddene, er det vigtigt at have aftalt på forhånd, hvor meget arbejdsmiljøforhold skal vægte over for f.eks. teknik, økonomi og miljø i den samlede vurdering. Hvis der undervejs har været en frugtbar dialog om arbejdsmiljøet mellem parterne, så vil arbejdsmiljø typisk også være en integreret del af leverandørernes tilbud. Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Evaluering af tilbud: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan hjælpe med at vurdere arbejdsmiljødimensionen af de indkomne tilbud, samt opstille en evalueringsmodel, der kan veje de forskellige tilbud op imod hinanden. Intern rådgiver Eksterne rådgiver Bygherrerådgivere Sikkerhedsorganisationens rolle Sikkerhedsorganisationens rolle i denne fase er begrænset. Faktaboks Når arbejdsmiljøet har været i fokus igennem hele byggeprocessen, er erfaringerne fra tidligere byggerier at: Der sker et fald i sygefraværet Det er lettere at rekruttere nye medarbejdere Det er lettere at fastholde medarbejdere Der skabes bedre trivsel for medarbejderne 12

13 Fase 6 udførelsen Hvad foregår der i denne fase? Når byggeriet går i gang, skal bygherren ved større byggerier have koordineret sikkerhedsarbejdet på byggepladsen. Ved ombygninger, hvor virksomheden skal fungere, mens byggeriet foregår, skal der aftales en række særlige foranstaltninger (afskærmning, støj, støv, arbejdets tilrettelæggelse o.l.). På den måde kan problemer tages i opløbet. Hvem er aktører? Bygherre Entreprenør Eksterne rådgivere Bygherrerådgiver Byggepladsens sikkerhedsorganisation Sikkerhedsorganisationens rolle Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Uforudsete belastninger: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan hjælpe med at få løst arbejdsmiljøproblemer, der opstår akut under byggearbejdet. Det gælder både problemer for de kommende brugere og for håndværkerne. Sikkerhedskampagner: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan lave målrettede kampagner, der sigter på at forebygge ulykker under selve byggearbejdet. Sikkerhedsorganisationens rolle i denne fase er begrænset. Hvordan kan man styrke arbejdsmiljøet? Det kan være en del af kontrakten, at entreprenøren skal leve op til bestemte krav til arbejdsmiljøet i selve byggearbejdet. Det kan være grænser for støj, støv mv. I tilfælde af gener hos medarbejderne skal det måles og dokumenteres, at disse krav overholdes. 13

14 Fase 7 Aflevering og drift Hvad foregår der i denne fase? Når byggearbejdet er færdigt, sker der en afleveringsforretning. Her bliver fejl og mangler noteret, og man aftaler, hvordan og hvornår de skal udbedres. På samme måde bliver der foretaget en 1 års- og en 5 års gennemgang efter henholdsvis 1 og 5 år fra afleveringen. I den gode byggesag får virksomheden overdraget tegninger og beskrivelser af bygningen af projektlederen. Desuden overdrages manualer for, hvordan lokaler og anlæg skal vedligeholdes. Nu er bygningen klar til at blive taget i brug som arbejdsplads. Det er først her, man kan konstatere, om arbejdsmiljøkravene har været de rigtige, og om de er blevet opfyldt godt nok. Det opdager man både i den daglige drift, og når lokaler og tekniske anlæg skal rengøres, efterses og vedligeholdes. Hvis ikke kravene har givet de ønskede resultater, er det vigtigt at diskutere, hvad man kan gøre for at afhjælpe manglerne. Hvem er aktører? Hvordan kan man styrke arbejdsmiljøet? Det er en løbende opgave for sikkerhedsorganisationen at gennemføre APV på virksomheden. Den viden om arbejdsmiljøet i det nye byggeri, APV en giver, bør forelægges alle involverede parter. De nye APV er rummer nemlig en værdifuld viden om, hvordan de konkrete krav og planlagte løsninger har fungeret i praksis. På den måde kan alle bidrage til at højne kvaliteten herunder arbejdsmiljøet i fremtidige byggesager. Hvad kan Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø tilbyde? Arbejdsmiljøgennemgang: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan hjælpe sikkerhedsorganisationen med at gå arbejdsmiljøet efter i sømmene. Dels i forbindelse med afleveringsforretningen, dels ved de to gennemgange efter ét og fem år. Herudover kan Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø hjælpe med at udarbejde tjeklister til brug ved sikkerhedsrunderingerne. Evaluering og formidling: Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø kan hjælpe med at evaluere projektforløbet og formidle virksomhedens arbejdspladsvurdering til alle relevante parter. Bygherre Entreprenør Eksterne rådgivere Sikkerhedsorganisation Sikkerhedsorganisationens rolle Der skal gennemføres en APV 3 6 måneder efter ibrugtagelsen af de nye fysiske rammer. Der bør ligeledes udarbejdes retningslinier for, hvordan Sikkerhedsgruppen vil gennemføre sikkerhedsrunderinger. Relevante links: Koncern HR Fysisk arbejdsmiljø, ( ) Arbejdstilsynet ( ) Danske Regioner (www. godtsygehusbyggeri.dk) 14

15 Bilag 1 Tjekliste til sikkerhedsgruppen, når I skal kvalificere og vurdere tegningsmateriale Listen kan bruges som inspiration, når I skal forberede jer til at deltage i byggemøder, eller som huskeliste, når I sidder med tegningsforslag. Udover denne liste, skal I naturligvis tage afsæt i jeres nuværende forhold, og vurdere hvad der fungerer og hvad der kan forbedres. Tag gerne afsæt i jeres APV. En anden måde for virkelig at se muligheder kan være, at I stiller jer spørgsmålet Hvordan vil jeres nye arbejdsplads se ud, hvis alt var helt optimalt? Listen beskriver først en række generelle forhold, og derefter forhold om specifikke rum. Generelle forhold Logistik Rummene skal placeres hensigtsmæssigt i forhold til arbejdsgange f.eks. affaldshåndtering, linnedhåndtering, håndtering af EPJ Undgå gennemgangsrum i rum med faste arbejdspladser Materialer Alle flader skal være nemme at rengøre og må ikke samle støv og snavs. Der kan være et dilemma mellem skridsikre gulve og rengøringsvenlighed Så vidt muligt bør der vælges indeklimamærkede materialer Varme Er der specielle krav til temperaturniveau i de forskellige rum? I børneafdelinger/familierum med meget ophold/ leg på gulvet kan gulvvarme være en fordel. Vær opmærksom på at gulvvarme er langsomt regulerbart Ventilation Der skal i arbejdsrum og opholdsrum være et luftskifte, som sikrer en tilfredsstillende luftkvalitet. Luftskiftet kan ske ved naturlig eller mekanisk ventilation Er der specielle krav til ventilation f.eks. i forbindelse med håndtering af kemikalier, mange personer i et lokale, flow i operationsstuer m.v.? Er der behov for automatisk/manuel styring af ventilationen? Noter 15

16 Generelle forhold Noter Generelle forhold Noter Akustik og lyd Pladskrav og indretning Er der behov for særlig akustikregulering f.eks. i sekretariat med mange funktioner? Er der specielle krav til lydisolering mellem rum f.eks. lydforhold mellem personalerum og andre rum i forhold til fortrolige samtaler? Belysning Størrelse og udformning skal være hensigtsmæssig i forhold til de arbejdsopgaver, der skal udføres i rummet. Vær opmærksom på udviklingen i antallet og størrelsen af tunge patienter. Herunder størrelsen på de hjælpemidler, der skal benyttes for at håndtere disse patienter Der skal være niveaufri adgang mellem alle rum Der skal være gode belysningsforhold i arbejdsfeltet Er der specielle krav til belysning f.eks. farvegengivelse og synskrævende arbejde? Det kan overvejes, at nogle rum udstyres med bevægelsesstyret belysning og/eller lysdæmpere Betjeningsgreb skal være lette at betjene Kommer der patienter med særlige handicap, skal dette tages med i vurderingen Opnå så vidt muligt indretninger, som er fleksible, og inventar der kan højdejusteres, så de kan indstilles individuelt Specielt i kontorer og mødelokaler kan uplight lamper anbefales, da man kan indrette lokalerne uafhængigt af lampernes placering. Uplight giver ikke blændinger og reflekser Er der specielle krav til døre, som f.eks. hvilken vej åbner de, skydedøre, dørbredde (hvad skal passere igennem), automatisk døråbner, mulighed for at se gennem døre (dørspion/vindue)? Sikkerhed Er der specielle krav til sikkerheden f.eks. overfaldsalarm, kemikaliehåndtering, smittefare mv.? Ved anvendelse af skydedøre skal fordelen ved pladsbesparelsen opvejes mod ringere tæthed for lyd, varme og lugt Hygiejne Affaldshåndtering Er der specielle hygiejnekrav f.eks. materialevalg, valg af håndfri betjening af vandhaner, spritdispenser etc.? Hvordan håndteres affald smartest, så I undgår tunge løft, og at affald står i vejen? Linnedhåndtering Hvordan håndteres linned smartest, så I undgår tunge løft? 16

17 Generelle forhold Noter Specifikke rum Noter Modtagelse og håndtering af varer Kontorer Hvor skal I modtage varer, så der er plads til at pakke ud og håndtere dem? Rengøring Overflader, materialer, inventar, apparatur mv. skal kunne rengøres ved hjælp af hensigtsmæssig arbejdsteknik Det skal være let at komme til det, der skal rengøres Hvilke arbejdsopgaver skal udføres i det enkelte kontor f.eks. EPJ, sekretariat, diktat, forberedelse af stuegang, små møder, håndtering af journaler, videndeling, overvågning, lokalt depot for kontorartikler? Hvor mange faste kontorarbejdspladser er der behov for? Husk der bliver flere og flere opgaver, der skal udføres ved en pc Gulve bør kunne rengøres maskinelt i størst muligt omfang Vedligeholdelse Reparationer, vedligeholdelse og eftersyn skal kunne udføres uden gener og farer for såvel dem, der udfører det, som andre på stedet. Der skal tages hensyn til ikke blot virksomhedens egne ansatte, men også udefrakommende reparatører og servicefolk. Er der behov for mobile/faste PC-arbejdspladser rundt om på afdelingen, hvor personalet kan arbejde i kortere tid ad gangen? EPJ hvor og hvordan skal I bruge EPJ? Hvor placeres printere og andet apparatur? Hvad skal der ellers være af inventar hvor meget fylder dette? Der er arbejdsmiljølovkrav til indretning af skærmarbejdspladser. Tjek dette på Arbejdstilsynets hjemmeside ( Kommer sollyset til at genere arbejdsstationerne? Mødelokaler Er der behov for ét eller flere mødelokaler og/eller mindre samtalerum samt pårørenderum? 17

18 Specifikke rum Noter Specifikke rum Noter Receptioner/skranker Der må ikke kunne opstå træk og kulde Håndvask monteres med minimum 550 mm fra væg til forkant. Håndvask med vigende forkant vil for siddende bruger være en fordel Skærme skal være placeret, så patienter/pårørende ikke kan se, hvad der står på dem Skal der være en diskretionsafstand til det areal, hvor patienter/pårørende opholder sig? OP-stuer Hvilke behov er der for plads (antal personer incl. studerende, apparatur, hjælpemidler og redskaber, rulleborde, stole mv.)? Der må ikke ligge ledninger og slanger på gulvet. Der skal tages stilling til, hvordan ledninger og slanger føres mellem udtag og apparatur Højden på håndvask og spejl skal kunne højdejusteres, hvis det skal kunne benyttes både stående og siddende Bruseklapsæde samt håndgreb for støtte kan forberedes ophængt i Pressalit skinne Grebene på amaturet skal være enkle og nemme at betjene oftest to-grebs Belysningen skal såvel være rumdækkende samt sikre godt arbejdslys med el-udtag ved håndvask og spejl samt til evt. loftlift Effektiv mekanisk udsugning skal etableres Udtag skal placeres i en højde, så ledninger og slanger let kan monteres Gulvet i brusehjørne skal udføres uden niveauforskel i gulv, men med jævnt fald mod afløb I tilfælde af reparation eller service skal det overvejes om apparatur, leje mv. skal kunne flyttes ud af stuen, eller om reparation/service kan foregå på stuen Belægninger i vådrum skal være egnede og godkendte til formålet. Materialerne skal være slidstærke, rengøringsvenlige og skridsikre. Vinyl eller klinker anbefales Toilet og bad Opvarmning kan med fordel være gulvvarme Til selvhjulpne patienter skal toilet og bad som minimum tilgodese gode arbejdsforhold til en hjælper Til ikke selvhjulpne patienter skal toilet og bad tilgodese gode arbejdsforhold for to hjælpere Friplads omkring toilettet skal vurderes i forhold til brugere, behov for hjælp mv. Toilet skal kunne monteres med toiletforhøjer Placeringen skal ligeledes tilgodese hjælpers mulighed for betjening uden for bruseområde Duschbord skal kunne betjenes fra 3 sider (kræver min. 70 cm på hver side samt 75 cm ved den ene ende) Afløbsinstallationer til duschbord skal kunne fastmonteres på væg via flexslange. 18

19 Specifikke rum Noter Specifikke rum Noter Depot Andre personalerum Der skal være tilstrækkelig plads til opbevaring af : hjælpemidler kemikalier apparatur linned utensiler Behov for personalerum/pauserum, garderobe og skabe, vagtværelse, bade- og omklædningsfaciliteter, mulighed for powernapping, kopi- og printerrum skal afklares Andre rum Rengøringsrum Rengøringsrum skal forsynes med udslagsvask, såfremt der skal fyldes og tømmes spande med vand Venteværelser/opholdsrum for patienter og pårørende bør placeres eller udformes, så det ikke er muligt at se eller høre personfølsomme oplysninger Der skal være plads til rengøringsvogn samt eventuelle rengøringsmaskiner, hylder og skabsplads i rummet Arkiv Hvor skal I arkivere journaler etc.? Te-køkkener Mikrobølgeovne skal placeres i en højde, så man kan se de ting, man varmer I forbindelse med f.eks. familieafsnit kan det overvejes, om patienter skal have adgang til et tekøkken Specialrum Særlige forhold vedrørende specialrum såsom laboratorier, apotek, analyserum, køle/fryserum mv. kan I søge specifik rådgivning om hos Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø 19

20 BILAG 2 Tegningsforståelse Kommunikationen i et byggeprojekt består af at rådgiveren udarbejder tegningsmateriale med beskrivelser. Dette udarbejdes på baggrund af beskrivelserne i projektforslaget. Det kan være svært at læse en tegning. Det er de færreste, som ud fra en arkitekttegning kan forestille sig, hvordan bygningen kommer til at se ud og hvordan den kan anvendes. Her er nogle ideer til, hvad I kan gøre og en forklaring, der kan hjælpe jer med at læse en tegning: Gør tegning til virkelighed Hospitalets ledelse og medarbejdere starter med en drøftelse om ønsker og forventninger: Hvilke forbedringer kunne vi tænke os i de nye omgivelser, nu vi har chancen for at starte forfra? Kender vi til arbejdsmiljøproblemer inden for projektets område? Kender vi eksempler på gode løsninger andre steder? Tegningsmaterialet En plantegning er en tegning, hvor man kigger ned ovenfra i bygningen. Man skal forestille sig, at man har skåret taget af og kigger ned. En snittegning er en tegning, hvor man har skåret bygningen igennem fra kælder til tag og kigger ind i bygningen. Det er normalt vist på plantegningen, hvor de enkelte snit er lagt. Det angives som snit A-A, snit B-B osv. Plantegning Det er en god idé at besøge lignende afdelinger, som måske har indrettet sig på en ny måde, for at høre om deres erfaringer. I kan måske få mulighed for at afprøve konkrete indretningsforslag i en model i 1:1. 20

21 Snittegning Der skal altid være et tegningshoved på en tegning. Tegningshovedet indeholder forskellige oplysninger, f.eks.: Type af tegning. Er det en plantegning, snittegning, installationstegning mv. Tegningsnummer Dato og navn på person (firma og initialer) for udarbejdelse af tegningen, samt om tegningen er revideret og hvornår. Målestok f.eks. 1:10, 1:100, 1:500 mv. Målestoksforhold 1:100 betyder, at 1 mm målt på tegningen er lig 100 mm (0,1 meter) i virkeligheden. Stregtykkelser Stregtykkelser varierer på tegningen. Generelt kan siges, at jo tyndere stregtykkelser jo mindre betydning har stregen på tegningen. Tynde streger kan være hjælpelinier, modullinier, målsætning mv. Tykke streger er typisk det, der skal fremhæves på tegningen som f.eks. vægge. Målangivelse Når intet andet er anført, er målene på tegningerne angivet i mm (millimeter). Højdemål (koter) er normalt angivet i m (meter) med decimaler bagefter. Tegningshoved Symboler Der findes mange symboler og skraveringsmåder på en tegning. Der er ofte lavet en signaturforklaring på disse. Signaturforklaringen er oftest placeret lige over tegningshovedet. 21

22 BILAG 3 Ordbog Afleveringsforretning Aflevering af det færdige byggeri til bygherren. Til afleveringsforretningen indkaldes alle involverede parter i byggesagen, og der foretages i fællesskab en gennemgang af byggeriet. Der udarbejdes i denne forbindelse en liste over evt. mangler, som entreprenøren har pligt til at udfærdige vederlagsfrit. 3D-animation APV Byggeforløb Byggeprogram Bygherre Bygherrerådgiver Bygningsreglement 3 dimensionel computer baseret animation ( film ) af byggeriet, som kan give et realistisk indblik i det færdige byggeri. (se f.eks. Arbejdspladsvurdering; Vurdering af sikkerheds- og sundhedsforhold på arbejdspladsen. Alle virksomheder har pligt til at udarbejde APV, som minimum hvert 3. år eller ved større forandringer. Processen gennem hvilken et byggeri foregår. Indeholder de opstillede krav til det kommende byggeri. Den person eller organisation der er økonomisk ansvarlig for byggeriet. Bygherrens rådgiver som støtter bygherren gennem byggeprocessen fra idé til ibrugtagning. Regelsæt for nybyggeri i Danmark. Gældende udgave Bygningsreglement Ekstern rådgiver Entreprise Funktionsanalyse Licitation Programoplæg Projektering Projektforslag Projektgruppe Arkitekt/ingeniørfirma som står for projekteringen af byggeriet. Aftale mellem entreprenør og bygherre om gennemførelse af et byggearbejde til en aftalt pris. Analyse af de arbejdsgange og aktiviteter, som skal foregå i bygningen, der benyttes til udarbejdelse af krav til byggeriet. Indhentning af tilbud på byggeriet fra entreprenører. Bedste og billigste tilbud får ordren. Ideoplæg til byggeriet, der beskriver de overordnede rammer for byggeriet. Detaljeret beskrivelse af byggeriet i tekst og tegninger som benyttes af entreprenøren til udførelsen af byggeriet. Beskrivelse af byggeriet, plan-, snit- og facadetegninger udarbejdet på baggrund af krav opstillet i byggeprogrammet. Kan være sammensat forskelligt, men oftest deltager bygherre, intern rådgiver/rådgivere og sikkerhedsorganisation. Herudover kan der sidde eksterne rådgivere med. Eftersyn af byggeri Byggeteknisk gennemgang af byggeriet med det formål at beskrive og vurdere byggeriets tilstand, herunder vedligeholdstilstanden. Skader og tegn på skader registreres, og om muligt belyses skadernes årsager. Udbud Udbudsmateriale Processen hvorunder der fra entreprenørers side kan afgives tilbud på det projekterede byggeri. Tekst og tegninger af det projekterede byggeri som udbydes. 22

23 BILAG 4 Temadag: Bliv klædt på til at deltage i ny- og ombygningen af regionshospitaler I forbindelse med ny- og ombyggeri er det vigtigt at ledere, medarbejdere og sikkerhedsorganisation, som skal benytte det kommende byggeri, involveres aktivt i beslutningsprocessen. I kender arbejdsopgaverne og eventuelle arbejdsmiljømæssige problemstillinger, derfor er det vigtigt, at I er kvalificerede til at stille krav til byggeriet og indgå aktivt i dialog med både interne såvel som eksterne aktører. Formålet med kurset er, at opkvalificere deltagerne til at indgå aktivt i beslutningsprocessen ved et byggeri at kunne»sidde med ved bordet«. Målgruppe Indhold Sikkerhedsgrupper og andre personalerepræsentanter i afsnit, der skal ombygges Formiddag Velkomst og præsentation Byggeriets faser og aktører Tidsplan for ombygningen Arbejdsmiljø og nybyggeri Indflydelse gennem processen Tegningsforståelse Hjælp at hente Frokost Eftermiddag Praktiske øvelser Form Underviser Teoretiske oplæg og øvelser Konsulenter fra Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø Byggekontoret Evt. projektleder det pågældende sted Evt. ekstern rådgiver i forhold til konkret byggeri Holdstørrelse Min. 10 max. 20 Varighed 1 dag Tidspunkt Kl Sted Tilmeldingsfrist Aftales lokalt Aftales 23

24 Grafisk Service Koncern HR Udvikling og Arbejdsmiljø Emil Møllersgade Horsens