Ad. 7 af afgørelse nr. 1b vedr. placeringen af de faglige sekretærer

Transkript

1 Ad. 7 Ad. 12 afgørelse nr. 1a vedr. organisatorisk næstformand af Henvendelse til vedtægtsudvalget. Vedtægtsudvalget er i mail af fra Peter Ussing, formand for PROSA, på vegne af HB/FU blevet bedt om at behandle to spørgsmål. Vedtægtsudvalget holdt møde om sagen d og har i enighed konkluderet dette: Spørgsmål 1 vedr. organisatorisk næstformand. Den ene sag drejer sig om hvorvidt den organisatoriske næstformand kan blive siddende i HB (og FU) hvis han i perioden vælger at søge sig et andet job uden for PROSA. Spørgsmålet drejer sig altså om hvorvidt det politiske valg som HB medlem (og FU medlem) er så tæt forbundet med den rolle den organisatoriske næstformand har som fuldtidsansat organisatorisk næstformand i PROSA. I den konkrete situation ønskede Jan Irgens selv at fra træde alle poster; men der var uenighed i HB om hvordan situation ville være hvis en organisatorisk næstformand ønskede at fratræde jobbet; men forblive på sin politiske poster. Det vedtog HB på sit møde den 18. august 2007 at vi gerne vil bede vedtægtsudvalget tage stilling til. Vedtægtsudvalgets konklusion til spørgsmål 1 vedr. organisatorisk næstformand Den organisatoriske næstformand er valgt på delegeret forsamlingen jf. PROSA s vedtægter 7. Dagsorden for delegeretforsamling pkt. 15 Den organisatoriske næstformand indgår som medlem af hovedbestyrelsen, jf. PROSA s vedtægter 12. Valg af hovedbestyrelse Stk. 1. Vi kan ingen steder i vedtægterne finde mulighed for at en fratrædelse fra en valgt post som organisatoriske næstformand giver mulighed for at fortsætte hvervet i HB og dermed også i FU. Konklusionen er derfor at valget som organisatorisk næstformand er knyttet sammen med posten i HB (og FU) og derfor ikke kan oppebæres efter en fratræden. 1

2 Ad. 7 af afgørelse nr. 1b vedr. placeringen af de faglige sekretærer Ifølge vedtægternes 7. Dagsorden for delegeretforsamling, punkt 9) Fastsættelse af antal og placering af faglige sekretærer, tager DF stilling til "placering" af de faglige sekretærer. På DF 2006 fastslog dirigenterne at der ikke kunne stilles forslag om anden placering end de hidtil eksisterende kutymemæssige "ØST" og "VEST" placeringer øst og vest for Storebælt (forslaget var "I hele landet".) Jeg har nogle spørgsmål i den anledning: - var dirigenternes afgørelse korrekt - hvis svaret på det første spørgsmål er ja, hvordan kan principperne for placeringen af de faglige sekretærer så ændres fremover? Det kan efter min mening ikke være rigtigt at en kutyme fastlåser foreningen til evig tid. Vedtægtsudvalgets konklusion til spørgsmål 2 Ved DF i 1993 blev daværende vedtægternes 8, dagsorden for DF med overskriften Fagliges geografiske placering ændret til: 14) fastsættelse af antal og fordeling af faglige lokalsekretærer samt antallet og placeringen af landssekretærer. Begrundelse: Forslaget skal det gøre det muligt for DF at sikre, at der er faglige landssekretærer på begge sider af Storebælt. (se forslaget i sin helhed i bilaget) Landssekretærer blev ved efterfølgende DF omdøbt til faglige sekretærer. Vedtægterne har ingen definition af "placering", men begrundelsen for det vedtægtsændringsforslag, der førte til de nuværende vedtægter, er, at en faglig sekretær skal kunne betjene én bestemt landsdel, øst eller vest for Storebælt. Da vedtægterne ikke har en definition af "placering" må begrundelsen for ovennævnte vedtægtsændringsforslag anvendes som grundlag. En placering bestående i "hele landet" er ikke i overensstemmelse med en bestemt geografisk placering øst eller vest for Storebælt, og må derfor betragtes som vedtægtsstridig. Dirigenterne handlede derfor korrekt (godt nok med en anden begrundelse end den vedtægtsudvalgets) når de ikke tillod forslag til placering "hele landet". 2

3 Ad. 3 stk august 2008 afgørelse nr. 2 vedrørende definitionen af aktivt og passivt medlemskab i PROSA og grænsen mellem de to typer af medlemskab: Vedtægtsudvalget modtog følgende henvendelse fra Henrik Kroos: PROSA/ØST har fået flere henvendelser fra medlemmer, angående definitionen og grænsen mellem aktiv og passiv i PROSA. Henvendelserne er selvfølgelig rettet mod enkelt personer i PROSA som man finder IKKE bør være aktive medlemmer. Jeg har selvfølgelig søgt at anonymisere sagerne, for at jeres diskussion IKKE skal være personspecifik men principiel. Sagen er at vedtægternes 3 lyder således: 3. Medlemskab Stk. 1. Medlemskab af foreningen kan opnås af personer beskæftiget inden for eller under uddannelse til fagområdet it. Stk. 2. Foreningen har to former for medlemskab: aktivt (fagpolitisk) og passivt (teknisk) medlemskab. Stk. 3. Optagelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningen. Stk. 4. Udelukket fra optagelse er personer, som inden for deres arbejdsområde har ansættelses- og/eller afskedigelsesret over såvel egentlige som potentielle medlemmer af foreningen. Stk. 5. Medlemmer der pensioneres fra it-faget eller overgår til et arbejde udenfor foreningens.optagelsesbestemmelser overføres til passivt medlemskab, dette gælder dog ikke efterlønsmodtagere. Stk. 6. Medlemmer der ansættes i foreningen til arbejde, der falder udenfor stk. 1, kan bibeholde deres aktive medlemskab, såfremt ansættelsen er åremålsfastsat, midlertidig eller sker som projektansættelse Således gøres det klart i stk 1. at man skal have et it-job eller være i en it uddannelse for at kunne optages. Det gøres i stk 5 klart at pensionister (førtid-, alders- og andre former for pensionister) skal overføres til passivt medlemskab (som jo i dag dækker over at man IKKE er valgbar, IKKE har stemmeret mv.) Jeg vil nu kort beskrive 3 sager: Sag 1: Person A er aktiv i PROSA har været det i mange år, men har IKKE i de seneste mange år bestridt et IT-job. Vedkommende er i dag i arbejde i som taxa-chauffør, men søger it-job efter eget udsagn. Sag 2: Person B er aktiv i PROSA og har været det i mange år, men har de sidste mange år IKKE haft et ITjob. Personen modtager førtidspension, og søger it-job efter eget udsagn. Sag 3: Person C er aktiv i PROSA og har været det i mange år, personen er i dag på efterløn (se stk 5) men har derudover et mindre job som vicevært i en børnehave. Min opfattelse er at INGEN af disse kan være aktive medlemmer (med en mulig undtagelse af person C!?), og bør overføres til passivt medlemskab umiddelbart. At de ikke er blevet det skyldtes formentlig procedurefejl eller andre vurderinger af medlemskabs status end min, eller måske almindelige fejl. Det er ligeledes min opfattelse at de selvfølgelig kan/skal overføres til aktiv status, hvis de får et it-job Jeg vil derfor gerne bede vedtægtsudvalget vurdere paragraffen og komme med en udtalelse omkring jeres definition af især stk. 5., gerne på baggrund af ovenstående "sager". Jeg stiller selvfølgelig gerne op til et møde/maildebat omkring emnet, hvis i måtte finde dette nødvendigt. Men lad mig høre fra jer, når/hvis I modtager denne mail Henvendelsen er behandlet af udvalgets tre medlemmer: Jesper Munk, Carsten Hering og Peter Ringsted. Udvalgets øvrige medlemmer har erklæret sig inhabile. Erik Swiatek med begrundelsen at han nu er valgt som organisatorisk næstformand, og Ingrid Nødvig med begrundelsen at være indirekte omfattet af henvendelsens ordlyd. 3

4 Vedtægtsudvalgets konklusion. Med bestemmelsen i 3, stk. 5 opfattes således ordet pension alene som alderspension. Såfremt man måtte ønske, at den skal omfatte andre former for pension eller offentlige ydelser, skal der udarbejdes vedtægtsændringsforslag. Vedtægtsudvalget vil opfordre Hovedbestyrelsen til at udarbejde vedtægtsændringsforslag for 3 stk. 5, der præciserer bestemmelsen i forhold til forskellige former for pension. såfremt man måtte ønske, at den skal omfatte andre former for pension med offentlige ydelser. Vedtægtsudvalget vurderer, at 3, stk. 5 er klar i sin formulering omkring overførsel til passivt medlemskab ved skift til arbejde udenfor faget. Til gengæld angiver 3, stk. 5 ikke, hvornår man skal betragtes som overført til arbejde udenfor faget, endsige hvem der skal tage initiativ til, eller håndhæve en sådan overførsel. Konklusionen må derfor være, at 3, stk. 5 ikke angiver præcist, hvornår man skal betragtes som værende overført til arbejde uden for faget. Det indebærer, at det ifølge vedtægterne overlades til en administrativ beslutning, hvor hovedbestyrelsen i sidste ende er ansvarlig for at afgøre, hvornår man skal betragtes som havende arbejde uden for faget. I tvivlstilfælde må man derfor bede hovedbestyrelsen tage stilling til sagen. Alternativt foreslår udvalget, at enten spørgeren eller Hovedbestyrelsen fremsætter et vedtægtsændringsforslag, der præciserer reglerne. København, 20. august 2008 Jesper Munk, Carsten Hering Nielsen, Peter Ringsted (kontaktperson). Vedtægtsudvalgets begrundelse Udvalget har valgt ikke at tage stilling til de konkrete anonymiserede eksempler men alene forholdt sig generelt til de rejste spørgsmål ud fra hvorledes man kan forstå og praktisere vedtægterne. Spørgsmålene går på hvorvidt medlemmer som er optaget i foreningen jf. vedtægterne i visse tilfælde bør defineres som passive medlemmer, jf. 15, som siger: 15. Stemmeret og valgbarhed Stk. 1. Aktive medlemmer har stemmeret. Stk. 2. Passive medlemmer har ikke stemmeret. Stk. 3. Kun aktive medlemmer kan vælges til tillidsposter i foreningen. Som det fremgår af ovenstående har passive medlemmer ikke stemmeret lige som de ikke kan vælges til tillidsposter i foreningen. Herudover er de lige så fuldgyldige medlemmer som aktive medlemmer, dvs. kan opnå samme ydelser og fordele som aktive. Om medlemskab af PROSA siger vedtægterne dette, hvor aktivt og passivt medlemskab fastlægges i 3, stk. 2. 3, stk. 5 omtaler hvornår et passivt medlemskab træder i kraft. 4

5 3. Medlemskab Stk. 1. Medlemskab af foreningen kan opnås af personer beskæftiget inden for eller under uddannelse til fagområdet it. Stk. 2. Foreningen har to former for medlemskab: aktivt (fagpolitisk) og passivt (teknisk) medlemskab. Stk. 3. Optagelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningen. Stk. 4. Udelukket fra optagelse er personer, som inden for deres arbejdsområde har ansættelses- og/eller afskedigelsesret over såvel egentlige som potentielle medlemmer af foreningen. Stk. 5. Medlemmer der pensioneres fra it-faget eller overgår til et arbejde uden for foreningens optagelsesbestemmelser overføres til passivt medlemskab, dette gælder dog ikke efterlønsmodtagere. Stk. 6. Medlemmer der ansættes i foreningen til arbejde, der falder uden for stk.1, kan bibeholde deres aktive medlemskab, såfremt ansættelsen er åremålsfastsat, midlertidig eller sker som projektansættelse. Stk. 5 blev ændret til sin nuværende form ved DF i Referatet herom siger følgende: Delegeretforsamling 1995 Forslag: 10.6 Fra: Peter Lauridsen, Henrik Kroos og Bodil Toft Vedtægtsændringsforslag om passivt medlemskab i PROSA b: Forslag om at pensionister kan blive i PROSA. 3, stk. 5. ændres fra: "Medlemmer, der overgår til et arbejdsområde, der falder..." til: "Medlemmer, der pensioneres fra edb-faget eller overgår til et arbejdsområde, der falder..." Begrundelse for b: PROSA er begyndt at få pensionister, og vi har i forretningsudvalget haft enkelte henvendelser, hvor vi bliver bedt om at dispensere fra vedtægterne vedrørende pensionister. PROSA-medlemmer, der pensioneres, skal kunne forblive i PROSA. Begge forslag a. og b. hænger sammen med kontingentpolitikken for passive medlemmer. Forslaget er et forslag til vedtægtsændring og kræver derfor 4/5 flertal for at kunne vedtages. Afstemning: Punkt b: Vedtaget - enstemmigt. Udvalgets betragtninger om Pension Pensioneres man fra IT-faget skal man overføres til passivt medlemskab. Men her er der efter vedtægtsudvalgets opfattelse alene tænkt på alderspension og ikke andre former for pension, fx førtidspension. Det fremgår efter udvalgets opfattelse klart, at forslagsstillerne i sin begrundelse alene tænker på alderspension. Begreber for de mange forskellige former for pension er skiftet i tidens løb og i dag er der en udbredt holdning til at personer med førtidspension med jævne mellemrum skal vurderes mhp. helt eller delvist at kunne deltage i arbejdsmarkedet. Hele flexjob 5

6 begrebet bygger på at man med offentlig støtte skal kunne bibeholde en vis tilknytning til arbejdsmarkedet, tilsvarende tanker er der for personer tildelt førtidspension. Konklusion Med bestemmelsen i 3, stk. 5 opfattes således ordet pension alene som alderspension. Såfremt man måtte ønske, at den skal omfatte andre former for pension eller offentlige ydelser, skal der udarbejdes vedtægtsændringsforslag. Vedtægtsudvalget vil opfordre Hovedbestyrelsen til at udarbejde vedtægtsændringsforslag for 3 stk. 5, der præciserer bestemmelsen i forhold til forskellige former for pension. såfremt man måtte ønske, at den skal omfatte andre former for pension med offentlige ydelser. Udvalgets betragtninger om arbejde uden for foreningens optagelsesbestemmelser Bestemmelsen er naturlig når foreningen er en forening af medlemmer der arbejder i IT faget. Skifter man fag skifter man også fagforening. Spørgsmålet er til endvidere, hvornår man rent faktisk skifter fag. Gør man det, når man fx afskediges fra et IT job og bliver arbejdsløs og herefter er arbejdssøgende inden for IT faget. De senere års stadigt strengere rådighedskrav i a-kasselovgivningen, har medført, at man for at oppebære understøttelse i en arbejdssøgningssituation ikke kan forlange alene at blive anvist arbejde, endsige komme i beskæftigelse i sit fag. Men må acceptere, at der anvises arbejde inden for andre områder. Er man anvist til andet fags arbejde, ville det være naturligt, at man overgår til dette fags forening. Dette kan dog være problematisk, så længe man rent faktisk samtidigt ønsker at være arbejdssøgende inden for IT faget. Set med medlemmets øjne risikerer man at bryde den mulighed for sammenhængende rådgivning, der tilbydes af forening og A-kasse. Igen kan man ikke direkte ud af 3, stk. 5 læse, at man i denne periode overgår til passivt medlemskab. Rent administrativt vil det formentligt også være en uoverkommelig opgave at skulle holde rede på, hvornår man har den ene eller den anden status. Konklusion Vedtægtsudvalget vurderer, at 3, stk. 5 er klar i sin formulering omkring overførsel til passivt medlemskab ved skift til arbejde udenfor faget. Til gengæld angiver 3, stk. 5 ikke, hvornår man skal betragtes som overført til arbejde udenfor faget, endsige hvem der skal tage initiativ til, eller håndhæve en sådan overførsel. Konklusionen må derfor være, at 3, stk. 5 ikke angiver præcist, hvornår man skal betragtes som værende overført til arbejde uden for faget. Det indebærer, at det ifølge vedtægterne overlades til en administrativ beslutning, hvor hovedbestyrelsen i sidste ende er ansvarlig for at afgøre, hvornår man skal betragtes som havende arbejde uden for faget. I tvivlstilfælde må man derfor bede hovedbestyrelsen tage stilling til sagen. Alternativt foreslår udvalget, at enten spørgeren eller Hovedbestyrelsen fremsætter et vedtægtsændringsforslag, der præciserer reglerne. København, 20. august 2008 Jesper Munk, Carsten Hering Nielsen, Peter Ringsted (kontaktperson). 6

7 Ad. 6 af afgørelse nr. 3 vedrørende tidsfrister for lokalafdelingerne til at anmelde delegere til PROSAs delegeretforsamling: Henvendelse til vedtægtsudvalget. Vedtægtsudvalget modtog 1. august 2008 følgende henvendelse fra Peter Ussing, formand for PROSA: Til vedtægtsudvalget Vedrørende fastsættelse af tidsfrister for lokalafdelingernes tilmelding af delegerede til DF Sagsfremstilling HB havde til den ekstraordinære PROSA DF i november 2007, og til den kommende ordinære PROSA DF fastsat frister for lokalafdelingernes tilmelding af delegerede. Formålet med dette har ene og alene været, at sikre: et rimeligt tidsinterval i forhold til udsendelse af det krævede materiale til de delegerede reservation af lokale der - indenfor lovens krav - kan rumme antallet af delegerede at de nødvendige services omkring transport og indkvartering er i orden at der er de nødvendige faciliteter på stedet til at betjene de delegerede Ifølge PROSAs vedtægter vil der, jf. medlemstallet, kunne møde over 1100 delegerede op til en DF. Det plejer der ikke at gøre. På en normal DF har antallet af delegerede de sidste mange år ligget ca. 110 delegerede dog således, at der i 2002 (på grund af formandsvalg) var tilmeldt tæt ved 300. Det er derfor nødvendigt at kende antallet af delegerede en vis tid i forvejen, for at kunne sikre sig et lokale af en passende størrelse. Ifølge vedtægternes 6 skal DF indkaldes skriftligt med mindst en måneds varsel til de delegerede. Indkaldelsen skal være bilagt hovedbestyrelsens beretning, dagsorden, det reviderede regnskab, hovedbestyrelsens forslag til budget og arbejdsplan, kontingentfastsættelse samt evt. vedtægtsændringer og indkomne forslag. Dette betyder rent praktisk, at DF supplement 1 og supplement 2 (supplementer til PROSAbladets særnummer vedrørende DF) skal udsendes til de delegerede efterhånden som de tilmelder sig. Der skal også reserveres hotelværelser til de delegerede der kommer langvejs fra, ligesom der skal bestilles fællestransport. Rent praktisk betyder det, at der er en naturlig forventning om at PROSA s sekretariat løfter opgaven med at yde service omkring transport og indkvartering til de delegerede. Der er også økonomiske grunde som peger på behovet for en frist. Hoteller og restauratører er i stigende grad begyndt at betinge sig bindende tilmelding i god tid i forvejen. PROSA kommer således til at betale for alle tilmeldte, hvis vi bestiller til flere end der dukker op. Dette betød i forbindelse med DF2006 betydelige ekstraudgifter særlig til bespisning. PROSA/SAS klagede efterfølgende til HB over omkostningerne. Ved at have en frist for tilmelding til de kommende delegeretforsamlinger, vil vi kunne reducere omkostningerne 7

8 HB drøftede planlægningen af DF 2008 på mødet den 13. april 2008 og behandlede den i bilag 4 forelagte indstilling se nedenfor. Det indstilles, at hovedbestyrelsen - godkender det foreslåede budget for DF ændrer fordelingsprincipperne således at omkostningerne excl. løn fremover fordeles ligeligt imellem forbund og afdelinger. at lokalafdelingerne betaler en ens gennemsnitstakst. at omkostninger ved PROSA/STUDs deltagelse afholdes af forbundet at omkostninger, som ligger ud over fællesarrangementet betales af lokalafdelingen. - godkender, at der for dette DF fastsættes en maksimumbetaling på kr for afdelingerne ved tidlig tilmelding. - godkender, at indsendte tilmeldinger er afgivet bindende og at disse skal være forbundet i hænde inden den 7. november 2008 og - at tilmeldinger indsendt inden den 10. oktober 2008 opnår en rabat på kr. 300,00 Det ses af indstillingen, at den sidste tilmeldingsfrist til DF er fastsat til 7. november Indstillingen blev godkendt af HB som det fremgår af referatet fra mødet referatet blev godkendt på HB mødet juni Protokol af HB-møde 13. april : Budget og fordeling af omkostningerne ved Delegeretforsamling 2008 HBU27(1) Bilag 4 HB diskuterede, om den i oplægget foreslåede tidsfrist for den første (og billigste) tilmelding til DF (den 10. oktober) lå for tidligt, idet flere lokalafdelinger ikke har afholdt generalforsamlinger på dette tidspunkt. Da de delegerede typisk vælges på disse generalforsamlinger, er det derfor vanskeligt for afdelingerne at fastsætte det antal, der skal tilmeldes, så tidligt. Tilmeldingsfristen blev fastholdt, da den er udtryk for den frist, som vores leverandører har krævet, for at vi kan afmelde værelser uden ekstraomkostninger. Det blev præciseret, at bindende tilmelding skal ske inden den 7. november Vedtægtsudvalget skal tage stilling til lovligheden jf. vedtægterne af, at HB sætter en sidste frist for tilmeldinger 14 dage inden DF. FU sørger for, at dette sker hurtigst muligt. HB godkendte ved afstemning budget, fordelingsprincipper, deltagerbetaling og tilmeldingsfrister 8

9 Spørgsmål som vedtægtsudvalget skal tage stilling til: Der er blevet sat spørgsmålstegn ved om HB har kompetence til, at fastsætte en sådan tilmeldingsfrist. Den faglige sekretær for PROSA/STAT har meddelt, at han finder at denne frist er vedtægtsstridig og at PROSA/STAT derfor ikke agter at overholde den. Repræsentanter for flere af de øvrige lokalafdelinger har i den forbindelse bedt FU om at afklare via en henvendelse til vedtægtsudvalget om HB har kompetence til at fastsætte sådanne frister. Og om disse frister derfor kan kræves overholdt. PROSA s vedtægter indeholder følgende bestemmelser om indkaldelse af DF: 6. Indkaldelse af delegeretforsamling Stk. 1. Ordinær delegeretforsamling afholdes hvert andet år i lige år i november måned. Den indkaldes skriftligt med mindst en måneds varsel til de delegerede. Indkaldelsen skal være bilagt hovedbestyrelsens beretning, dagsorden, det reviderede regnskab, hovedbestyrelsens forslag til budget og arbejdsplan, kontingentfastsættelse samt evt. vedtægtsændringer og indkomne forslag. Stk. 2. I de år, hvor der ikke afholdes delegeretforsamling, afholder foreningen et arrangement for alle medlemmer, hvor politikområderne debatteres og fastsættes for det kommende år.. Som det nævnes skal der ifølge vedtægterne udsendes indkaldelse til de delegerede med mindst en måneds varsel, dette antyder at der må være en seneste frist for tilmelding. Der har dog ikke været kutyme for, at kræve at tilmeldingen skal ske senest en måned før DF og det har HB heller ikke foreslået. Har HB kompetence til at fastsætte en sidste frist for tilmelding og om den for DF 2008 fastsatte frist kan anses for rimelig. Jeg imødeser gerne et hurtigt svar da spørgsmålet jo begynder at være påtrængende. Med venlig hilsen Peter Ussing Formand fro PROSA Vedtægtsudvalgets konklusion. Vedtægtsudvalget er kommet frem til følgende i forhold til det fremsendte spørgsmål om tidsfrister: Vedtægterne omfatter ikke bestemmelser vedr. HB s fastsættelse af tidsfrister for tilmelding af delegerede. Vedtægtsudvalget finder det ikke med de gældende vedtægter muligt at afgøre, om HB s fastsættelse af tidsfrist for tilmelding af delegerede til DF er i overensstemmelse eller i modstrid med vedtægterne. Da hidtidig praksis har været ingen tilmeldingsfrist, opfordrer vedtægtsudvalget HB til at udarbejde forslag til DF-beslutning eller vedtægtsændring, der fastlægger HB s muligheder for at fastsætte tidsfrist for tilmelding af delegerede til DF. Da hidtidig praksis har været ingen tilmeldingsfrist, 9

10 opfordrer vedtægtsudvalget HB til at udarbejde forslag til DF-beslutning eller vedtægtsændring, der fastlægger HB s muligheder for at fastsætte tidsfrist for tilmelding af delegerede til DF 10

11 Ad 12 af oktober/november 2008 afgørelse nr. 4 vedr. HB-medlemskab for lokalafdelingsudpegede ved sammenlægning af 2 lokalafdelinger i en delegeretforsamlingsperiode: Udvalget behandlede i oktober/november 2008 et spørgsmål om, hvorvidt begge lokalafdelingsvalgte HB-medlemmer kunne fortsætte frem til næste delegeretvalg, hvis deres lokalafdelinger blev lagt sammen i en DF-periode Udvalget var delt mellem to afgørelser. På den efterfølgende delegeretforsamling blev det besluttet, at de lokalafdelingsudpegede kunne fortsætte frem til næste ordinære delegeretvalg. Vedtægtudvalgets afgørelse i denne sag har derfor ingen betydning for fortolkningen af de eksisterende vedtægter. 11

12 Ad 12 af 2. september 2010 afgørelse nr. 5 vedr. valg af lokalafdelingernes HB-repræsentant PROSA s vedtægtsudvalg har i juni 2010 modtaget nedenstående spørgsmål fra Niels Bertelsen, formand for PROSA. Vedr. I forbindelse med lokalafdelingernes repræsentation i HB er der gennem de senere år opstået debatter omkring forståelsen af PROSAs vedtægter om valg af lokalafdelingernes repræsentant og lokalafdelingernes håndtering af dette spørgsmål. Debatten går på, om hvilke regler der er gældende, såfremt hverken en lokalafdelings HB-repræsentant eller dennes suppleant kan deltage i et HB-møde. Spørgsmål til afklaring Kan en lokalafdeling ud fra PROSAs vedtægter i sine egne vedtægter indskrive, at lokalafdelingsbestyrelsen kan udpege en HB-repræsentant såfremt både den valgte repræsentant og dennes suppleant enten træder fra eller ikke kan møde frem til et HB-møde? Selv om det ikke fremgår af lokalafdelingens vedtægter, kan en lokalafdeling så udpege en HBrepræsentant såfremt både den valgte repræsentant og dennes suppleant enten træder fra eller ikke kan møde frem til et HB-møde? Hvis det er muligt at udpege en repræsentant enten med eller uden lokale vedtægter, rejser det følgende spørgsmål: Kan vedkommende findes uden for bestyrelsens midte? Hvis ja, kan dette også være en forbundssekretær? Kan vedkommende deltage med stemmeret? Kan en udpegning af en anden repræsentant skifte fra HB-møde til HB-møde afhængig af, hvem der har tid til at møde frem? Hvilke formkrav kan der stilles til en evt. udpegning, f.eks. hvornår en udpegning skal være meddelt HB (hvis nu suppleanten melder forfald samme dag, som mødet afholdes)? Såfremt udvalget har spørgsmål til sagen eller ønsker yderligere informationer, står jeg gerne til rådighed. Vedtægtsudvalgets svar Niels Bertelsens spørgsmål er vedlagt uddrag af landsforeningens, Prosa/ØST s og Prosa/VEST s vedtægter. Disse uddrag findes som Bilag 1 i dette dokument. Spørgsmålene opfattes ikke af vedtægtsudvalget at være møntet på en bestemt lokalafdeling, men forstås som en afsøgning af rammerne for lokalafdelingerne og deres vedtægter. Spørgsmål 3, 4 og til dels 5 er efter vedtægtsudvalgets mening primært relevante, hvis vedtægtsudvalgets svar på spørgsmål 1 og 2 i højere grad havde åbnet for ad hoc repræsentation i hovedbestyrelsen. Udvalget har alligevel forsøgt at besvare disse spørgsmål. Udvalget har delt de enkelte spørgsmål op i delspørgsmål a og b hvor dette var nødvendigt for besvarelsen. 12

13 Spørgsmål 1: Kan en lokalafdeling ud fra PROSAs vedtægter i sine egne vedtægter indskrive, at lokalafdelingsbestyrelsen kan udpege en HB-repræsentant såfremt både den valgte repræsentant og dennes suppleant a) enten træder fra b) eller ikke kan møde frem til et HB-møde? Svar a: Ja, forudsat at lokalafdelingsvedtægterne ikke strider imod landsforeningens. Dvs. at der skal være tale om et valg valget skal gælde for (resten af) delegeretforsamlingsperioden den valgte skal være medlem af lokalafdelings bestyrelse på lige fod med de øvrige medlemmer. b: nej. Landsforeningens vedtægter fastlægger at der er 1 suppleant. Der kan derfor ikke være flere. Skal en anden være suppleant, kræver det enten at suppleanten permanent træder tilbage, eller at HBmedlemmet træder permanent tilbage, suppleanten bliver HB-medlem og der vælges en ny suppleant i henhold til lokalafdelingens vedtægter. Spørgsmål 2: Selv om det ikke fremgår af lokalafdelingens vedtægter, kan en lokalafdeling så udpege en HBrepræsentant såfremt både den valgte repræsentant og dennes suppleant a) enten træder fra b) eller ikke kan møde frem til et HB-møde? Svar a: Nej. Det vil stride mod landsforeningens vedtægter, fordi disse kræver, at det sker i henhold til lokalafdelingens vedtægter. Dvs. landforenings vedtægter kræver, at lokalafdelingen i sine vedtægter har taget stilling til, hvordan der kan vælges nyt lokalafdelingsvalgt HB-medlem og suppleant. Har lokalafdelingen ingen sådanne bestemmelser, kan der som hovedregel (se dog efterfølgende afsnit) ikke ske nyvalg. Landforeningens regler om at DF valgte suppleanter indtræder, skal anvendes i den situation. Når vi siger som hovedregel, skyldes det, at der naturligvis må ske en fortolkning af en lokalafdelings vedtægter hvis ny- og omvalg af HB-medlemmer og suppleanter ikke er klart beskrevet. En sådan fortolkning vil også inddrage evt. relevante bemærkninger og generalforsamlingsdiskussioner i forbindelse med gennemførte og afviste vedtægtsændringsforslag og en evt. praksis i denne og lignende situationer. Hvis der er belæg for at hævde, at det manglende grundlag for valg af HB-medlem og supplant alene skyldes en fejl/mangel, som der ikke har været lejlighed for at rette efter af problemet er blevet erkendt, vil det formentligt alligevel være muligt at vælge HB-medlem og suppleant, under forudsætning af at det ikke strider imod de gældende vedtægter. Mulige fortolkninger i retning af, at lokalafdelingen er i stand til at vælge et nyt HB-medlem eller suppleant vil normal indeholde et krav om valget skal ske indenfor personkredsen af lokalafdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter, idet de pågældende automatisk blive bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. b: Nej, både fordi der højst kan være 1 suppleant som beskrevet i svar 1b, og fordi valget ikke er beskrevet i lokalafdelingsvedtægten som beskrevet i svar 2a. 13

14 Spørgsmål 3: Hvis det er muligt at udpege en repræsentant enten med eller uden lokale vedtægter, rejser det følgende spørgsmål: a) Kan vedkommende findes uden for bestyrelsens midte? Hvis ja, kan dette også være en forbundssekretær? b) Kan vedkommende deltage med stemmeret? Svar a: Uden lokale vedtægter kan man ikke vælge et HB-medlem eller suppleant jævnfør dog svaret på spørgsmål 2. Hvis der ved repræsentant i spørgsmålet menes en person, der hverken er lokalafdelingsvalgt HBmedlem eller suppleant, har vedkommende ikke stemmeret i HB uanset og vedkommende er medlem af sin lokalafdelings bestyrelse, idet kun lokalafdelingsvalgte HB-medlemer eller suppleanter kan have stemmeret i HB uden at være valgt på en DF. Hvis der ved repræsentant menes et lokalafdelingsvalgt HB-medlem valgt i henhold til lokalafdelingens vedtægter, er vedkommende også medlem af lokalafdelingens bestyrelse. Hvis der ved repræsentant menes en lokalafdelingsvalgt HB-suppleant, må vedkommende mindst være at regne for suppleant til lokalafdelingens bestyrelse, idet vedkommende uden yderligere valg kan indtræde i denne, hvis HB-medlemmet træder tilbage. Landsforeningens vedtægter stiller ikke krav om medlemskab af lokalafdelingsbestyrelsen for HB-suppleanterne, om end de i ØST og VEST er bestyrelsesmedlemmer. Ifølge landsforenings vedtægter kan forbundssekretærer kan ikke være medlem af nogen lokalafdelingsbestyrelse. De kan heller ikke være medlem af hovedbestyrelsen. Derfor kan en forbundssekretær ikke vælges til HB-medlem eller suppleant for en lokalafdeling. b: Hvis vedkommende er gyldigt HB-medlem eller suppleant, har vedkommende naturligvis stemmeret i overensstemmelse med HB s forretningsorden. Hvis vedkommende ikke er gyldigt HBmedlem eller suppleant, har vedkommende tilsvarende heller ikke stemmeret. Spørgsmål 4: Kan en udpegning af en anden repræsentant skifte fra HB-møde til HB-møde afhængig af, hvem der har tid til at møde frem? Svar Kun lokalafdelingsvalgte HB-medlemmer og deres suppleanter kan møde op i HB for lokalafdelingerne med stemmeret. Denne er nærmere fastlagt i hovedbestyrelsens forretningsorden. Spørgsmål 5: Hvilke formkrav kan der stilles til en evt. udpegning, f.eks. hvornår en udpegning skal være meddelt HB (hvis nu suppleanten melder forfald samme dag, som mødet afholdes)? Svar Det er HB s forretningsorden, der fastlægger, hvornår nyvalgte lokalafdelingsvalgte medlemmer og suppleanter indtræder i HB, idet der ikke er noget i landforeningens vedtægter, der fastlægger hvornår landsforeningen skal informeres om andre ny- eller omvalg end de normale valg umiddelbart inden DF. 14

15 Dog kan man af kravet om, at valget af lokalafdelingsvalgte HB-medlemmer skal ske inden DF og ikke inden f.eks. første HB-møde uddrage, dels at der skal ske en eller anden form for godkendelse af de lokalafdelingsvalgte HB-medlemmer og suppleanter, dels at de lokalafdelingsvalgte skal have samme mulighed som de DF-valgte for at modtage en indkaldelse med tilhørende materiale samt at sætte sig ind i det til det førstkommende møde, hvori de deltager. HB s forretningsorden vil derfor kunne kræve, at lokalafdelingen skal have meddelt ny- eller omvalg inden den ordinære udsendelse af indkaldelsen til et givet HB-møde, for at det lokalafdelingsvalgte medlem eller suppleant kan deltage. Bilag: Fra Niels Bertelsen, formand: Følgende er uddrag fra PROSAs vedtægter om valget til HB og som eksempler på den lokale udfyldelse har jeg medtaget vedtægterne om valg fra hhv. ØST og VEST (vedtægterne kan findes i deres fulde ordlyd på prosa.dk). PROSAs vedtægter ( 12. Valg af hovedbestyrelse Stk. 1. Hovedbestyrelsen består af formand, organisatorisk næstformand og politisk næstformand, hovedkassereren, medlemmerne valgt i lokalafdelingerne, jf. stk. 2., samt et antal medlemmer valgt på delegeretforsamlingen, således at antallet af delegeretforsamlingsvalgte, inkl. formand, næstformænd og hovedkasserer, svarer til antallet af lokalafdelinger. Stk. 2. Antallet af hovedbestyrelsesmedlemmer skal dog mindst være 15, og såfremt antallet efter stk. 1 er mindre end 15, øges antallet af delegeretforsam-lingsvalgte, således at minimumstallet nås Stk. 3. Hver lokalafdeling vælger i tiden op til delegeretforsamlingen 1 medlem samt 1 suppleant til hovedbestyrelsen ifølge lokalafdelingens vedtægter. Stk. 4 Lokalafdelingens hovedbestyrelsesmedlem er født medlem af lokalafdelingens bestyrelse. Såfremt lokalafdelingen ikke vælger et hovedbestyrelsesmedlem, eller medlemmet udtræder af hovedbestyrelsen i perioden uden at blive erstattet af den nævnte suppleant, indtræder de delegeretforsamlingsvalgte suppleanter i rækkefølge. Valget gælder for en delegeretforsamlingsperiode. Stk. 5. En ekstraordinær delegeretforsamling kan foretage ny- eller omvalg til de i stk. 1 nævnte poster, såfremt dette er optaget på den udsendte dagsorden. Lokalafdelingen kan ligeledes foretage ny- eller omvalg til de i stk. 2 nævnte poster efter lokalafdelingens vedtægter. Stk. 6 Såfremt to lokalafdelinger sammenlægges i perioden mellem ordinære delegeretforsamlinger, kan begge hovedbestyrelsesrepræsentanter blive siddende i hovedbestyrelsen perioden ud. PROSA/ØSTs vedtægter ( 6. Generalforsamlingen Stk. 1. Generalforsamlingen er lokalafdelingens øverste myndighed. Stk. 2. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når den er lovligt indkaldt, jf. stk. 5 og 7. Stk. 3. Generalforsamlingens afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. Stemmeretten skal udøves personligt. Der gælder dog særlige afstemningsregler ved: a. Vedtægtsændringer, jvf. 17. b. Foreningens opløsning, jvf. 18. Stk. 4. Forslag, som ønskes behandlet af generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 5 uger før generalforsamlingen. Stk. 5. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i september-oktober, dog inden den ordinære 15

16 delegeretforsamling i forbundet PROSA. Datoen for den ordinære generalforsamling skal bekendtgøres for medlemmerne senest 2 måneder forinden, og skriftlig indkaldelse skal være udsendt til medlemmerne senest 3 uger forinden. Den skriftlige indkaldelse, som delvist kan være oplagt i elektronisk form på ØST s hjemmeside, skal være bilagt: a. Dagsorden. b. Det reviderede regnskab for det foregående kalenderår. c. Regnskab for det foregående halvår. d. Bestyrelsens forslag til handlingsplan og principprogram. e. Bestyrelsens forslag til budget. f. Bestyrelsens forslag til kontingent. g. Eventuelle vedtægtsændringsforslag. h. Indkomne forslag fra medlemmerne samt fra bestyrelsen udover de i pkt. d-g nævnte. i. Liste over de medlemmer, der er ekskluderet i medfør af 13 stk. 2. Stk. 6. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte mindst følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Bestyrelsens beretning. 4. Kassererens fremlæggelse af revideret helårsregnskab til godkendelse. 5. Bestyrelsens fremlæggelse af halvårsregnskab til orientering. 6. Forslag til handlingsplan og principprogram. 7. Forslag til budget. 8. Forslag til kontingent. 9. Forslag til vedtægtsændringer. 10. Behandling af øvrige forslag. 11. I lige år, valg af lokalafdelingens medlem i forbundets hovedbestyrelse. 12. I lige år, valg af suppleant til lokalafdelingens hovedbestyrelsesmedlem. 13. Valg af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. 14. Valg af 3 suppleanter til bestyrelsen. 15. Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter. 16. I lige år, valg af delegerede. 17. Eventuelt. Stk. 7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når: a. Bestyrelsens flertal ønsker det. b. Mindst 1/25 af lokalafdelingens aktive medlemmer skriftligt fremsætter krav herom til bestyrelsen. Indkaldelsen skal ske med mindst 1 uges varsel og senest i løbet af 1 måned efter krav herom til bestyrelsen. Stk. 8. Der skal senest 2 måneder efter generalforsamlingen være udsendt referat til alle medlemmer. Eventuelt elektronisk. 8. Bestyrelsen Stk. 1. Lokalafdelingen ledes kollektivt af en bestyrelse bestående af lokalafdelingens medlem i forbundets hovedbestyrelse, suppleanten for hovedbestyrelsesmedlemmet, samt yderligere 3 bestyrelsesmedlemmer. Stk. 2. Lokalafdelingens medlem og suppleant i forbundets hovedbestyrelse er medlemmer af bestyrelsen fra valget og frem til udløbet af den hovedbestyrelsesperiode, de er valgt for. De øvrige bestyrelsesmedlemmer kan derimod højst vælges for perioden frem til næste ordinære generalforsamling. Stk. 3. På første møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Stk. 4. Bestyrelsen kan, hvis den skønner det nødvendigt, af sin midte udpege en formand for en kortere eller længere periode. Stk. 5. Bestyrelsen er forpligtet til at orientere og indkalde suppleanterne til bestyrelsesmøderne. Stk. 6. Suppleanterne indtræder som bestyrelsesmedlemmer på det enkelte bestyrelsesmøde i 16

17 den rækkefølge, de er valgt. Stk. 7. På bestyrelsens møder indtræder suppleanterne også for foreningens hovedbestyrelsesmedlem og for hovedbestyrelsessuppleanten. Stk. 8. Valgbare som bestyrelsesmedlemmer og disses suppleanter er medlemmer af lokalafdelingen, jævnfør 4. Stk 9. Bestyrelsen kan blandt ordinære bestyrelsesmedlemmer udpege nyt lokalafdelingsmedlem i forbundets hovedbestyrelse eller suppleant for hovedbestyrelsesmedlemmet, såfremt vedkommende afgår i utide. Udpegningen gælder til næste ordinære eller ekstraordinære generalforsamling, hvor en ny vælges for den resterende DF-periode. PROSA/VESTs vedtægter ( Stk. 6. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter i den angivne rækkefølge: a. Valg af dirigent(er) og referenter(er). b. Godkendelse af beslutningsdygtighed. c. Bestyrelsens beretning og behandling heraf. d. Kassererens fremlæggelse af det reviderede regnskab og behandling heraf. e. Beretninger fra udvalg og godkendelse heraf. f. Behandling af og afstemning om de med indkaldelsen udsendte forslag ud over de i g. nævnte. g. Fastlæggelse af princip- og handlingsprogram, budget og kontingent. h. Valg til tillidsposter: I. VEST-medlem af PROSA's hovedbestyrelse (HB-medlem) II. HB-suppleant. III. Øvrig bestyrelse. VI. Suppleanter til bestyrelsen V. 2 revisorer VI. 2 revisorsuppleanter. k. Eventuelt. 9. Repræsentation i hovedbestyrelsen Stk. 1. Foreningen er repræsenteret i landsforeningen PROSA's hovedbestyrelse ved et HB-medlem og en HB-suppleant. Stk. 2. HB-medlemmet, valgt på den ordinære generalforsamling, indtræder i hovedbestyrelsen ved den ordinære delegeretforsamling, jvf. dog stk. 3 og 8, stk. 2. Stk. 2a. Hvis HB-medlemmet og HB-suppleanten er forhindret i at deltage i et møde i Hovedbestyrelsen, kan bestyrelsen vælge en repræsentant, som kan repræsentere PROSA/VEST på det pågældende møde. Hvis HB-medlemmet afgår i perioden og HB-suppleanten således indtræder i Hovedbestyrelsen, kan bestyrelsen vælge en ny suppleant frem til den førstkommende generalforsamling. Hvis HB-suppleanten afgår i perioden kan bestyrelsen tilsvarende vælge en ny suppleant frme til den førstkommende generalforsamling. Stk. 3. Den ordinære generalforsamling eller et flertal af bestyrelsen kan beslutte, at et nyvalgt HBmedlem med øjeblikkelig virkning indtræder i hovedbestyrelsen. Stk. 4. For HB-suppleanten gælder tilsvarende valgperiode og regler som for HB-medlemmet. Stk. 5. HB-medlemmet skal altid holde bestyrelsen orienteret om hovedbestyrelsens arbejde. Vigtige sager forelægges bestyrelsen til behandling, for sådanne sager er bestyrelsens medlemmer pålagt den samme tavshedspligt, som måtte være pålagt hovedbestyrelsens medlemmer. Stk. 6. En generalforsamling eller bestyrelsen kan pålægge HB-medlemmet at forelægge sager for hovedbestyrelsen til realitetsbehandling. Stk. 7. En generalforsamling eller bestyrelsen kan vedtage mandat for HB-medlemmet i hovedbestyrelsen. Mandatet kan være af såvel generel karakter som vedrørende enkeltsager. 17

18 Stk. 8. Hvis HB-medlemmet eller HB-suppleanten træder tilbage fra posten, kan bestyrelsen udpege en ny suppleant fra sin midte. 18