- Organisationens ESDH-system S CAN JOURC A P T I A

Transkript

1 S c a n J o u r C a p t i a - Organisationens ESDH-system S CAN JOURC A P T I A

2 Indhold 1. Intro Tre perspektiver ESDH og FESD Kernen i ESDH-løsningen Brugergrænsefladen Tilpas brugergrænsefladen med oplysninger og funktioner Dokumentintegration Den elektroniske følgeseddel Kundetilpasninger og XML Arbejd i dit mailprogram og få fordelene fra ESDH systemet Søgning og Abonnement Koncernløsning Dagsorden Skanning Publicering Multiprint Portalløsning Integration til OpenOffice Integration til Scan Jours Tidsregistreringssystem Facetter Hvad får man, når man køber en Scan Jour Captia løsning Platforme og applikationer tekniske krav til miljø Arkitektur Kort og godt...19

3 1. Intro Scan Jour Captia 3.0 er et webbaseret EDSH-system. Løsningen er derfor velegnet i alle former for organisationer, hvor man har behov for at dele viden og have adgang til samme informationer, struktureret efter ensartede principper. Den nemme adgang til informationer har medarbejderne også hjemmefra, hvis blot de har adgang til internettet. I løsningens brugergrænseflade er der i forhold til tidligere versioner af Scan Jour Captia - lagt vægt på at gøre betjeningen så nem og overskuelig som mulig. Og der er fokuseret på muligheden for at lave en personlig tilpasning af grænsefladen, der understøtter den enkelte brugers informationsbehov. 2. Tre perspektiver Sagsbehandleren Scan Jour Captia gør din hverdag lettere. Det er slut med at vente på, at sagen bliver fysisk afleveret til dig. Du skal ikke printe dine mails ud, skrive sagsnummer på og aflevere dem til opbevaring. Du har adgang til alle dine egne og dine kollegaers sager. Hvis du skal orientere dig i en principiel sagsafgørelse, søger du bare sagen frem. Det hele er lige for hånden. Dokumentudarbejdelse foregår direkte fra Scan Jour Captia, ind- og udgående mails registreres med det samme. Der er ingen efterbehandling. Når sagen er afsluttet, lukker du den selv. Et stort fremskridt! Lederen Scan Jour Captia giver dig mulighed for, til hver en tid, at finde sager og dokumenter, som du fx skal have med til et møde. Du kan selv finde dem frem, du skal ikke vente på, at de bliver afleveret til dig. Du kan følge dine medarbejderes arbejde og let holde dig orienteret om afdelingens igangværende sager. Scan Jour Captias søgninger giver dig overblik over afdelingens og hele organisationens indkomne post. Opstil mål for sagsbehandlingstider og brug Scan Jour Captia til at følge med i, om de overholdes. Eller træk rapporter med ledelsesinformation. Der er mange muligheder for effektivisering og overblik med Scan Jour Captia. Omverdenen Borgere, politikere og øvrige interessenter vil alle kunne få glæde af din organisations ESDH-løsning. Når organisationens it-infrastruktur er på plads, åbner det uanede muligheder for online borgerservice, selvbetjening og automatisk distribution af informationer.

4 Med en Scan Jour Captia løsning har du mulighed for at publicere dokumenter, dagsordener, mødereferater og postlister direkte fra databasen. Med Scan Jour Captia kan du understøtte kravet om åbenhed i en moderne organisation. 3. ESDH og FESD Scan Jour Captia er Scan Jours bud på et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, der til fulde lever op til medarbejderens behov for styring af dokumenter og administration af egen sagsbehandling. Samtidig er det et godt værktøj til brug for dig, der skal danne dig overblik over organisationens opgaver et værktøj til ledelsesinformation. Scan Jour er, sammen med to andre leverandører, vinder af udbudskonkurrencen om det Fælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem i daglig tale kaldet FESD. Vi er godkendt til at levere løsninger til stat, amt og kommune på en foruddefineret rammekontrakt. Det betyder, at du som kunde slipper for at gå i tidskrævende EU-udbud. Og du har sikkerhed for, at produktet lever op til godkendte standarder. For at blive godkendt som FESD-leverandør har Scan Jour forpligtet sig til at overholde arkitektoniske standarder og indgå bindende udviklingsplaner med krav til udvikling af bestemt funktionalitet. For dig betyder det, at du kan være sikker på, at Scan Jour Captia er en ESDH-løsning i stadig udvikling. 4. Kernen i ESDH-løsningen Kernen i Scan Jour Captia er de informationsbærende objekter: sag, dokument og adressat og de relationer, der skabes mellem objekterne. Herudover er der et opgaveobjekt, der kan bruges til at styre og dokumentere organisationens sagsgange. Sammenhængen mellem kerneelementerne sag, dokument, adressat og opgave

5 Sagen Sagen er det elektroniske sagsomslag, der samler al relevant dokumentation på sagen. På sagen registreres metadata om selve sagen titel, ansvarlig sagsbehandler, oprettelsesdag, planlagt afsluttet m.v. Dokumentet Dokumenterne er alle sagens dokumenter i elektronisk form mails, regneark, MS-project, wordfiler, grafikfiler m.v. De gemmes i Scan Jour Captia ved hjælp af systemets forskellige integrationer og tilknyttes de relevante sager. Adressater Adressater er alle de personer, virksomheden korresponderer med og har relationer til. Ved at oprette dem i Scan Jour Captia får du mulighed for at benytte deres adresseoplysninger i form af fletteoplysninger. Og du får overblik over de personer, virksomheden har relationer til. Sager, dokumenter og adressater knyttes til hinanden. Således får du overblik over de objekter, der hører sammen. Indgangen til information kan være et navn på en person, en adresse, et sagsnummer eller en formulering i et brev. Scan Jour Captias udbyggede søgefunktionalitet og arkitektur gør, at uanset hvilken type oplysning du har, kan du finde frem til den fulde sandhed. For eksempel kan du via et navn finde frem til en person, og på personen kan du se, hvilke sager vedkommende er knyttet til. Eller via et sagsnummer kan du finde sagen, og herfra kan du altid se de personer og dokumenter, der er knyttet til sagen. 5. Brugergrænsefladen Forsidefane Søgefane Detailfane Scan Jour Captias brugergrænseflade med de tre faner

6 Scan Jour Captias brugergrænseflade er bygget op omkring tre faner samme faneprincip, som fx findes i MS Words popupvinduer. På hver fane kan man udføre forskellige funktioner og se diverse oplysninger. Forside Forsidefanen indeholder en række lister med dine personlige sager, dine dokumenter, dagens post og igangværende opgaver. Forsiden giver dig overblikket samt hurtig adgang til aktuelle sager og dokumenter. Søge Søgefanen giver dig mulighed for at søge på alle registrerede oplysninger. Her kan du vælge, om du vil søge blandt sager, dokumenter eller adressater. Du kan her lave meget præcise søgninger i enkeltfelter til forskel fra den globale fritekstsøgning, som du kan foretage uanset, hvilken fane du har aktiveret. Detail Detailfanen viser dig en sag, et dokument, en adressat eller en opgave. Det er her, du får detaljerede oplysninger om de enkelte objekter. I Scan Jour Captia bruger vi farver som informationsbærende oplysninger. Brun for dokument, grøn for adressat, blå for sag og gul for opgave. Det hjælper dig til at navigere i brugergrænsefladen og hurtigt danne dig et overblik over, hvilke objekter du ser på. Billedet illustrerer brugen af farverne grøn for adressater, brun for dokumenter, blå for sager og gul for opgaver Scan Jour Captia giver dig overblikket over, hvad du, dine kollegaer og dine medarbejdere arbejder med. Alt arbejde med sager og dokumenter foregår i samme løsning. Det betyder, at alle i organisationen har adgang til de samme

7 informationer. Scan Jour Captia skaber grundlaget for optimal videndeling i din organisation. Scan Jour Captia har funktionalitet til at afskærme informationer af særlig følsom karakter. 6. Tilpas brugergrænsefladen med oplysninger og funktioner Brugergrænsefladen i Scan Jour Captia 3.0 kan sættes op, så den tilgodeser dit personlige informationsbehov. Direkte fra brugergrænsefladen vælger du selv de kolonner, der skal fjernes eller tilføjes til din visning. Tilvælg/fjern kolonner og opnå en personaliseret brugergrænseflade Alle lister kan tilpasses med de kolonner, du ønsker. Hvis du for eksempel i din dokumentoversigt har brug for særlige dokumenter, kan du selv tilføje kolonnen til dine lister. Du kan også vælge at opsætte listerne med et minimum af information. Alle funktioner kan du efter eget ønske lægge ud som knapper genvejstaster i brugergrænsefladen. På den måde kan du tilpasse Scan Jour Captia, så løsningen understøtter netop dine arbejdsgange.

8 Billedet viser, hvordan brugeren kan vælge at lægge funktioner ud som knapper i brugergrænsefladen. På forsiden kan du, i en struktur der minder om stifinderens hierarkiske mappestruktur, opbygge dit eget personlige hieraki. Personlige mapper

9 7. Dokumentintegration Scan Jour Captia har en unik dokumentintegration med et registreringsvindue, hvor du kan vælge, om du vil registrere få eller mange oplysninger. Du kan altid vende tilbage til registreringsvinduet og redigere oplysningerne. Dokumentregistreringsvinduet i Scan Jour Captia 3.0 Et dokument kan påbegyndes direkte fra Scan Jour Captia, idet der er integrationer til dokumentbehandlingsprogrammer MS-Office og OpenOffice. Ved at arbejde med dokumentet fra Scan Jour Captia begrænses registreringen til et minimum. Dokumentet knyttes direkte op på den sag, du tager udgangspunkt i, når du laver dokumentet. Oplysninger om dokumentets skiftende tilstande kan ses i dokumentets livscyklus. Dokumentets aktuelle tilstand ses altid som oplysning knyttet til dokumentet. Således kan du altid se, om et dokument har tilstanden udkast eller er endelig registreret. Løsningen dokumenterer ligeledes hvem, der har redigeret dokumentet. Alle dokumenter indskannede såvel som dokumenter fra dokumentbehandlingsprogrammer fritekstindekseres, og indholdet gøres dermed søgbart. Det betyder, at du kan søge på ord og fraser i dokumenter. 8. Scan Jour Captia har en eminent integration til systemerne Outlook, GroupWise og Lotus Notes. Fra indbakken i systemet kan du således gemme s i Scan Jour Captia blot ved et enkelt klik. Du kan også vælge at registrere dine s direkte på de sager, de skal tilknyttes. Integrationen gør det væsentlig nemmere at få registreret de mange s, du modtager. Scan Jour Captia understøtter også muligheden for at registrere flere s samtidig.

10 Ved at markere flere mails og klikke på Gem mail, kan de alle gemmes i én arbejdsgang Du kan sende dokumenter, hentet i Scan Jour Captia, vedhæftet s på samme måde, som du vedhæfter s fra dit filsystem. Knappen Tilknyt dokument giver adgang til Scan Jour Captias dokumentarkiv

11 Scan Jour Captia kan danne PDF-filer for dig, inden dit dokument sendes med . Det giver dig sikkerhed for, at indholdet af dine dokumenter ikke ændres, efter de er sendt ud af huset. Internt i din organisation kan du sende sager og dokumenter, via dit mailprogram, som links. En nem og effektiv måde at orientere kollegaer om en given sag eller et dokument. Funktionaliteten kan også bruges i forbindelse med en mødeindkaldelse. Ved afsendelse af mødeindkaldelse, direkte fra Scan Jour Captia, kan brugeren integrere links til sager og dokumenter 9. Den elektroniske følgeseddel Når du sender et dokument, der er gemt i Scan Jour Captia, dannes der automatisk en e-følgeseddel. E-følgesedlen er en elektronisk følgeseddel i XMLformat, der indeholder metadata om dokumentet. E-følgesedlen letter registreringen ved modtagelse af dokumentet. Oplysningerne fra e-følgesedlen tolkes og foreslås som registreringsdata. Det gælder kun, hvis modtagerens system kan tolke e-følgesedler. Scan Jours e-følgeseddel bygger på en godkendt standard fra DokFormgruppen under Videnskabsministeriet. 10. Kundetilpasninger og XML Scan Jour Captias skærmbilleder er defineret i XML. For dig som kunde betyder det, at det er relativt let at lave tilpasninger i de enkelte skærmbilleder. Hvis du har behov for særlige felter, der understøtter netop dine arbejdsgange, kan de tilføjes via en kundespecifik XML-fil.

12 Det er endvidere muligt at afvige fra standarddatamodellen, hvis din organisation har særlige krav til funktionalitet. Fx kan du via XML-filer definere, hvilke felter brugeren skal udfylde, før skærmbilledet kan forlades. Ved at definere det i XML-filer slår funktionaliteten igennem uanset, hvor feltet optræder. De tilpassede XML-filer kan laves af Scan Jour eller kunden selv hvis de rette kompetencer er til stede. 11. Arbejd i dit mailprogram og få fordelene fra ESDH systemet Hvis du foretrækker at arbejde direkte fra dit mailsystem kan du sætte Outlook Today og Lotus Notes Today op, så systemerne viser lister over dine sager og dokumenter. Og du kan hente sager og dokumenter direkte fra mailprogrammet. Her ses integrationen mellem Outlook Today og Scan Jour Captia 12. Søgning og Abonnement Med Scan Jour Captia følger en veludviklet søgefunktion. Via specifikke søgninger på sags-, dokument-, adressat- og opgavesiderne, kan du lave meget præcise søgninger. Du kan også lave globale fritekstsøgninger i hele løsningen.

13 Fritekssøgefelt Brugeren kan selv opsætte søgekriterier, som herefter gemmes Du kan søge i alle felter, der knytter sig til hvert enkelt objekt. Du kan gemme dine favoritsøgninger, og de gemte søgninger kan efterfølgende gøres til genstand for abonnementer. Således vil resultatet af søgningen sendes som e- mail til din indbakke på et tidspunkt, du selv definerer. Du kan fx blive adviseret hver gang, du får en ny sag eller et nyt indskannet brev. Eller du kan bruge det som ledelsesværktøj til at holde dig orienteret om udviklingen i dine medarbejderes sager. 13. Koncernløsning For jer, der overvejer en koncernløsning, har Scan Jour Captia 3.0 funktionalitet, som understøtter sikkerhed, afgrænsning og lovgivning i forhold til forvaltning af informationer. I kan samle flere juridiske myndigheder/organisationer, centralisere it-drift og administrative funktioner i tværgående driftscentre samt bruge Scan Jour Captia som koncernens ESDH-system. Det er muligt at koble flere juridiske myndigheder til samme Scan Jour løsning og samtidig bevare myndighedernes integritet. Scan Jour Captias sikkerhedsstyring (indbliksstyring) gør det muligt for myndighederne at have skarpe skel mellem egne informationer og andre myndigheders. Og samtidig muliggør løsningen, at myndighederne deler de informationer, som de ønsker at dele. Organisationen skal blot have en struktur, der minder om nedenstående.

14 skel Organisatorisk opbygning, som muliggør koncernindblik I en moderne organisation vil medarbejderne ofte indgå i forskellige projektgrupper, der går på tværs af de organisatoriske enheder. Koncernindblik - Scan Jour Captias funktionalitet til styring af rettigheder giver organisationen og dens medarbejdere mulighed for at dele informationer på tværs af de juridiske myndigheder. 14. Dagsorden Med Scan Jour Captias dagsordenmodul tilbydes mulighed for at styre håndtering af mødeaktivitet, dagsorden- og referatudfærdigelse. De personer, der udarbejder mødets grundlag, kan selv indstille grundlaget til optagelse på et udvalgsmøde. Den ansvarlige mødesagsbehandler opsætter og udsender dagsorden og referater alt sammen direkte fra Scan Jour Captia. 15. Skanning Skanningløsningen er uovertruffen. Løsningen kan sættes op, så den minimerer det efterfølgende registreringsarbejde. De indskannede dokumenter skannes direkte til Scan Jour Captia uden administrativt forsinkende mellemled. Fra Scan Jour Captias afdelingspostlister kan dokumenterne fordeles til de respektive medarbejdere medmindre du vælger at skanne dokumenterne direkte til hver enkelt medarbejder. Funktionalitet og grænseflade i skanningsløsningen lever op til IT og Telestyrelsens godkendte standarder. Det betyder, at du som kunde kan være sikker på, at systemet indeholder den standardfunktionalitet, du med rette kan forvente af et ESDH-system. Den standardiserede grænseflade betyder samtidig, at det er muligt for dig at benytte skanningsløsninger fra andre leverandører. 16. Publicering Publiceringsfunktionaliteten gør det muligt at trække informationer og dokumenter fra dit ESDH-system og publicere dem på intra-, inter-, eller ekstranet. Allerede i dokumentets fødsel kan du angive i hvilken struktur, det skal publiceres. Du kan publicere dagens postlister, mødereferater, dagsordner, pressemeddelelser osv. Alt hvad der skrives i Scan Jour Captia kan publiceres.

15 17. Multiprint Multiprint er et modul i standardmodulpakken, som giver mulighed for automatisk udskrivning af fx standardbreve og blanketter til mange modtagere. Svarskrivelserne, som kan dannes på baggrund af organisationens brevskabeloner, knyttes automatisk til de sager og dokumenter de kvitterer på. Og på den måde er der meget tid at spare. Udskrivning foregår via services på din server, og dokumenterne dannes integreret i Scan Jour Captia. Dokumenterne skal altså ikke åbnes i deres respektive dokumentprogrammer på klienten. Du er uafhængig af klientmaskinens installationer i forbindelse med udskrivning. 18. Portalløsning Scan Jour understøtter i samarbejde med Webtop en portalløsning til dit ESDHsystem. Det betyder, at du kan benytte en portalteknologi som den primære adgang til informationerne i dit ESDH-system. Det giver den enkelte medarbejder direkte adgang til Scan Jour Captias funktionalitet via intranettets brugergrænseflade. Brugeren vil opleve, at alt foregår fra den samme, velkendte brugergrænseflade. Samtidig er al Scan Jour Captias funktionalitet til stede. Fra en og samme brugerflade kan du have adgang til flere systemer samtidig. Portalen kan sættes op til at levere præcis den type information, den enkelte bruger ønsker. Via et enkelt link åbnes den sag eller det dokument, brugeren har behov for. Det understøtter især den lejlighedsvise brugers brug af systemet. 19. Integration til OpenOffice Scan Jour har udviklet integrationer til OpenOffice. Integrationen er fuldt på højde med integrationen til de øvrige kontorpakker, som Scan Jour Captia integrerer til. OpenOffice har følgende programmer, som Scan Jour Captia understøtter med nævnte funktioner: Programtype OpenOffice Funktioner der understøttes Tekstbehandling Writer Nyt, Gem som, Rediger oplysninger, Flet Regneark Calc Nyt, Gem som, Rediger oplysninger Præsentation Impress Nyt, Gem som, Rediger oplysninger Tegneværktøj Draw Nyt, Gem som, Rediger oplysninger

16 20. Integration til Scan Jours Tidsregistreringssystem Med en integration til Scan Jours tidsregistreringssystem får du mulighed for at registrere tidsforbruget på sagen - direkte fra Scan Jour Captia. Du skal ikke over i andre systemer, men kan blive i det, du kender. Billedet viser en mulig løsning på integrationen mellem Scan Jour Captia og Scan Tid. Værktøjet understøtter dine arbejdsgange og gør det nemmere for dig at tidsregistrere. Et eminent ledelsesværktøj, der giver overblik over sag, estimat og tidsforbrug. 21. Facetter Scan Jour Captia understøtter en facetløsning. Facetter er en anden måde at kategorisere sine sager på end ved brug af en hierarkisk journalplan. Med facetter kan du beskrive dine sager fra forskellige synsvinkler. Facetter er en slags emneord, du påfører sagen fx en procesvinkel Hvordan skal sagen behandles, en emnesynsvinkel Hvad handler sagen om, en geografisynsvinkel Hvor foregår sagen osv. Facetter kan stå i stedet for en traditionel hierarkisk journalplan eller fungere som supplement til journalplanen. Facetterne er en del af Scan Jour Captia 3.0 standard, som du kan vælge, hvis det passer til din organisation. Sikkerhed/indblik Både journalplan og facetter kan have et indblik på sagsgruppen eller den enkelte facet. Indblikket medfører, at hvis brugeren ikke har rettigheder til

17 indblikket, så ses sagsgruppen eller facetten ikke. Alle sager oprettet i en sagsgruppe med indblik er kun synlige for den, der har indblikket. Indblikket nedarves fra sagsgruppe eller facet til sager. Det betyder fx, ved påførsel af en facet, tilføjes et eventuelt indblik fra facetten til sagen. Jo flere facetter med indblik, der tilføjes, jo flere kan se sagen. 22. Hvad får man, når man køber en Scan Jour Captia løsning Scan Jour Captia består af et kernesystem og en række standardpakker, der kan tilvælges. Kernesystemet er det egentlige ESDH-system. Dagsorden, Skanning og Publicering er eksempler på tillægsmoduler. Oversigt over standardmoduler, kernesystem og standard-integrationspakker XDI Xml Documentation Interface er en NT service, Scan Jour har udviklet til at håndtere XML-opmærkede dokumenter. Modulet bruges til at modtage og fortolke indskannede dokumenter og e-følgeseddel. Monitor er et værktøj til driftsteknikeren. Monitor overvåger din Scan Jour Captia installation og rapporterer om hændelser og uregelmæssigheder i din installation. Scan Jour Captia har integrationer til CVR, CPR og BBR. Integrationerne er bygget på standardiserede XML grænseflader, og der kan altid indgås aftale om udvikling af integrationer til kundespecifikke systemer. 23. Platforme og applikationer tekniske krav til miljø Platforme for serverdelen er Windows 2000, Windows 2003

18 Databaseplatformen er Oracle Klientoperativsystemer er Windows 2000, Windows XP Officeprogrammer er MS Office 2000, XP og 2003 samt OpenOffice 1.1 Mailprogrammer er Outlook 2000, XP, 2003, Lotus Notes 5.0, 6.0 og GroupWise 5.0, 5.5, 6.0, Arkitektur Model over de tre lag i Scan Jour Captias arkitektur Scan Jour Captia bygger på en trelagsarkitektur med klare snitflader mellem data -, forretnings- og præsentationslag. Den solide arkitektur gør det muligt at udbygge systemet med integrationer til forskellige fagsystemer. Præsentationslaget til Scan Jour Captia er fuldt webbaseret og integrerer til de mest benyttede Office suiter og mailprogrammer. Scan Jour Captias brugergrænseflade er en moderne web-applikation, der understøtter alle arbejdsgange i generel sags- og dokumenthåndtering. Det er muligt for kunden selv - med det nødvendige kendskab til Scan Jour Captias datamodel at tilpasse og konfigurere Scan Jour Captias skærmbillededesign. Forretningslaget er kernen i Scan Jour Captia. Her er al sikkerhed, logning og ESDH-logik implementeret. Det er ikke muligt at komme uden om forretningslaget; herved sikrer man, at alle operationer mod data og dokumenter forbliver sikre, konsistente og komplette. Forretningslaget tilbyder en række

19 grænseflader til brug for applikationsudvikling og integrationer, herunder et fuldt SOAP-baseret web-service interface til datamodellen. Det er også forretningslaget, der implementerer FESD-standarden - det gælder både datamodel og grænseflader (fx e-følgeseddel og Skanning). Forretningslaget tilbyder en række ESDH-services, som kan indgå i organisationens Service Orienteret Arkitektur. Datalaget er baseret på Oracle, den markedsledende database software, som udover en uovertruffen driftsstabilitet har de bedste skaleringsmuligheder med Real Application Cluster. Dokumenterne opbevares også i databasen, hvorfor de ikke kan tilgås uautoriseret uden om forretningslaget. 25. Kort og godt Scan Jour Captia er den ideelle adgang til den elektroniske videnbase. Løsningen er integrationsvenlig og giver dig geografisk frihed. Og du behøver ikke kun tage vores ord for det. Kontakt os telefonisk for yderligere oplysninger eller en eventuel demonstration af løsningen. Du kan også klikke dig ind på www. scanjour.dk