HÅNDBOG FOR ALLE MEDARBEJDERE I SKABELONDESIGN

Transkript

1 HÅNDBOG FOR ALLE MEDARBEJDERE I SKABELONDESIGN Opdateret: 24. oktober 2014

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning... 4 Strategi, mål mm Vores historie... 5 Mission, vision og strategi... 6 Værdigrundlag... 6 Organisation... 6 Kundetilfredshed (kundelivscyklus)... 6 SkabelonDesigns sociale profil... 7 Medlemsskaber... 7 Ansættelsesforhold... 7 Rekruttering... 7 Introduktion af nye medarbejdere... 7 Arbejdstid... 8 Loyalitet og tavshedspligt... 8 Ophavsret og opfindelser... 8 Personlig udviklingssamtale (PU-samtale)... 8 Løn- og ansættelsessamtale... 8 Arbejdstelefon... 8 Møder og mødekultur... 9 Personalegoder... 9 Pensionsordning... 9 Massageordning Viden og udvikling Administration Adresse- og navneændringer Lønudbetaling Sygemelding Ferieønsker Frokostordning Kørselsgodtgørelse Nøgler og nøglebrik Alarmsystemet Booking af parkeringsplads Tyveri eller mistede effekter Frihed og fravær... 13

3 Barns sygdom Barsel Dødsfald og begravelse Læge- og tandlægebesøg Ferie Ferielukning Helligdage Arbejdsmiljø Omgangstone og adfærd i SkabelonDesign Alkoholpolitik Rygepolitik Førstehjælpskasse Kontorets praktiske husregler de små ting: Arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppens mål Arbejdsmiljøarbejdets organisering Arbejdspladsvurdering (APV) Kontakt arbejdsmiljøgruppen I tilfælde af arbejdsskade IT-politik Sikkerhed Brug af SkabelonDesigns it-udstyr Internet, og sociale medier Forhold ved fratrædelse Særlige begivenheder Fødselsdage Jubilæum Arrangementer i SkabelonDesign... 20

4 INDLEDNING Kære kollega i SkabelonDesign I dette dokument finder du SkabelonDesigns personalehåndbog. Den er lavet for at give medarbejdere i SkabelonDesign et samlet overblik over virksomhedens strategi, organisationens sammensætning, de fordele, man har som ansat, de regler, man skal forholde sig til, og de ting ind imellem, som nogle kender til, men andre ikke gør Personalehåndbogen er både til nye medarbejdere, men i ligeså høj grad til medarbejdere, som har været ansat i længere tid. Formålet med håndbogen er dels at orientere og dels, at man som medarbejder kan anvende den som opslagsværk, hvis man er i tvivl. / Jeppe Schytte-Hansen 4/24

5 STRATEGI, MÅL MM. Vores historie SkabelonDesigns historie går tilbage til 2004, hvor selskabet begyndte med 3 medarbejdere, som i løbet af det efterfølgende år var blevet til 6 medarbejdere. I det første år fokuserede vi på opstart, fokus på vores niche og rentabilitet på de opgaver, som blev løst for store kunder med nye udfordringer. I 2006 flyttede vi fra Vandflyverhangaren, som blev købt af den hedengangne avis Nyhedsavisen. Vi valgte at blive i området, men flyttede ud til B&W s gamle administrationsbygning på Refshalevej 147, i et nyistandsat lejemål med udsigt over byen. I perioden fokuserede vi meget på opbygning af partnerskaber med designbureauer og fortsat salg til store kunder, samtidig med at vi produktificerede vores løsninger, således at vi ikke skulle starte forfra hver gang, men havde en base at starte på med udgangspunkt i de behov kunderne havde til fælles og sådan blev de 2 første Engines til, nemlig WordEngine og PresentationEngine. I perioden voksede medarbejderantallet fra 10 til 18, og vi havde fokus på rekruttering af de bedste medarbejdere, der kunne være med til at drive forretningen frem inden for vores niche, samtidig med at vi arbejdede videre med produktudvikling, som medførte fødslen af ExcelEngine i samarbejde med DI og Danisco, som finansierede udviklingen i et partnerskab med os. Derudover arbejdede vi i med at få flere internationale kunder hvilket lykkedes, primært i Norden og i Spanien. I både 2009 og i 2010 blev vi kåret som Gazelle virksomhed af Børsen (i 2009 som en af de 5% bedst placerede virksomheder). År voksede vi fra 18 til 23 medarbejdere og havde fokus rettet mod relationerne til vores samarbejdspartnere, fortsat produktudvikling og produktstabilitet, kombineret med et kig udefra og ind, som afstedkom et framework for kundetilfredshedsanalyser, som siden 2012 er blevet udsendt til alle kundeprojekter over kr. Derudover startede vi på et projekt med at optimere de interne arbejdsprocesser for at sikre højere kvalitet i løsningerne og reducere spildtid/dobbelttid på en række kundeprojekter. I 2013 startede arbejdet med at udvikle Templafy som et selvstændigt produkt, og i slutningen af 2013 besluttede ledelsen at opdele SkabelonDesign og Templafy i 2 selvstændige selskaber. Dette blev dels gjort for at tydeliggøre forskellen på de 2 forretningsområder internt, men ligeledes for at kunne tiltrække investorer til Templafy. I foråret 2014 blev dette eksekveret, og efterfølgende er SEED Capital og Sunstone Capital blevet investorer i Templafy sammen med de 5 partnere i SkabelonDesign. Fremadrettet vil de 2 forretninger være adskilt ift. økonomi, medarbejdere og strategi, men der er fra begyndelsen og sandsynligvis et langt stykke frem i tiden være et tæt samarbejde mellem Templafy og SkabelonDesign i form af et partnerskab, hvor SkabelonDesign kan markedsføre, sælge og konfigurere Templafy- 5/24

6 løsninger og derudover fungere som konfigurationspartner til Templafy på kunder andre steder i verden. I midten af 2014 havde vi arbejdet for 17 ud af Danmarks 20 største virksomheder og det er vi stolte af. I 2014 fylder vi ligeledes 10 år og afholder derfor jubilæum for medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere og venner af huset er ligeledes året, hvor fokus på medarbejdertilfredshed er et område, vi vil arbejde med det skal fortsat være et godt sted at arbejde i SkabelonDesign. Vi har ligeledes introduceret en revitalisering af SkabelonDesigns strategi, som er iværksat med 19 fokusprojekter, der ser 2-3 år frem i tiden for forskellige områder af forretningen se nærmere i vores strategitræ bilag 1. Mission, vision og strategi Vi har nedfældet vores overordnede strategi i et strategitræ, som indeholder beskrivelse af vores vision, mission og det omdømme, som vi gerne vil have. Der er i dette strategitræ ligeledes nedfældet en række fokusprojekter, som vi løbende arbejder med. Se vores strategi træ- bilag 1. Værdigrundlag Vi har i 2009 og 2010 i medarbejderstaben skabt en fælles platform for de værdier, vi beskæftiger os med og identificerer os med i SkabelonDesign. Dette har resulteret i et SkabelonDesign DNA med 6 værdier og nogle beskrivende ord, der støtter op om de udvalgte værdier, som gennemsyrer organisationen. Se bilag 2 SkabelonDesigns DNA Organisation Organisationsdiagram. Se bilag 3 SkabelonDesigns organisationsdiagram Kundetilfredshed (kundelivscyklus) Vi har et Kundelivscyklus projekt, som er sat i gang for at sikre en bedre forbindelse til vores kunder blandt andet i kraft af et spørgeskema, som sendes til alle nye kunder med en omsætning på mere end kr., hvor vi opfordrer dem til at give os feedback på processen, samarbejdet og kommunikationen, afstemning. Nogle af de spørgsmål vi stiller er: - I hvor høj grad svarer den leverede løsning til den oprindeligt præsenterede løsning? - Hvor tilfreds er du med den overordnede kvalitet af leverancen? - I hvor høj grad svarede kommunikationen mellem de projektansvarlige i din virksomhed og de projektansvarlige i SkabelonDesign til dine forventninger? 6/24

7 SkabelonDesigns sociale profil SkabelonDesign støtter humanitære formål med kr. pr. år, herunder: Kræftens Bekæmpelse UNICEF Røde Kors Red Barnet Danske Hospitalsklovne Alzheimerforeningen Medlemsskaber SkabelonDesign har valgt at være medlem af følgende: Design Denmark (tidligere Danish Design Association) DI (associering) Dansk IT Dansk Kommunikationsforening ANSÆTTELSESFORHOLD Rekruttering Vores ambition er at rekruttere de bedst egnede medarbejdere til de ledige stillinger, vi har i SkabelonDesign. Stillingsopslag bliver slået op i relevante medier og på jobportaler samt Alle ansøgere, uanset køn, race eller religion opfordres til at søge ledige stillinger. Ansøgere vurderes på kompetencer, erfaring og potentielt match med relevante dele af den eksisterende medarbejderstab. Typisk ansøgningsfrist er 14 dage, og processen er typisk 1-3 samtaler afhængigt af ansøgerfeltets størrelse og stillingsbeskrivelse. Introduktion af nye medarbejdere Når nye medarbejdere ansættes udsendes en intern meddelelse, og medarbejderen modtager senest 1 uge inden opstart i SkabelonDesign et introduktionsprogram med orientering om de første dages programlagte punkter, som bl.a. vil være briefing om strategi, forretningsudvikling og introduktion til software og konsulentydelser. HR system SkabelonDesign har et HR system som kaldes Bamboo HR, hvor følgende informationer kan findes: PDF af seneste ansættelseskontrakt, ferie status, anmodning om ferie, link til personalehåndbog og fødselsdagskalender. Log-in til systemet sendes pr. mail og kan rekvireres hos Jeppe. 7/24

8 Arbejdstid Gensidig fleksibilitet skal gennemsyre ansættelsen for både medarbejder og SkabelonDesign. Fleksibilitet begge veje aftales med nærmeste leder. Det tilstræbes, at alt arbejde foretages fra kontoret eller hos SkabelonDesigns kunder. Der må i perioder forventes overarbejde, når opgavemængden kræver dette dette forsøges så vidt muligt at afklares og aftales 2-5 dage inden, at behovet opstår. Funktionærlovens regler om opsigelse er gældende. Der er dog for alle aftalt en prøveperiode på 3 måneders ansættelse med et gensidigt opsigelsesvarsel på 1 måned. Loyalitet og tavshedspligt Medarbejderen skal samvittighedsfuldt overholde de regler, der til enhver tid gælder for den pågældendes stilling, og såvel i som uden for tjenesten vise sig værdig til den agtelse og tillid, som stillingen kræver. Medarbejderen skal iagttage tavshed med hensyn til de forhold, som den pågældende i medfør af sin stilling bliver bekendt med. Denne tavshedspligt gælder både forhold vedrørende kildekode til virksomhedens software, virksomhedens produkter, arbejdsgange og løsninger, oplysninger om kundeforhold, ledelse og andre medarbejdere ansat i virksomheden. Tavshedspligten ophører ikke ved udtrædelse af ansættelsesforholdet. Ophavsret og opfindelser Virksomheden har ophavsret og rettigheder til brug og salg af de af medarbejderen udviklede software applikationer og kundetilpassede løsninger, som medarbejderen helt eller delvist måtte tilvejebringe og producere under ansættelsesforløbet. Disse rettigheder fortsætter efter ansættelsens ophør. Personlig udviklingssamtale (PU-samtale) En PU-samtale mellem medarbejder og nærmeste leder afholdes for alle medarbejdere 1 gang årligt. Forud for samtalen modtager medarbejderen et samtaleoplæg med nogle punkter, som samtalen struktureres efter for at være sikker på, at begge parter kommer rundt om de forskellige elementer af PU samtalen, som de 2 parter har input til. Inden samtalen bedes medarbejderen ligeledes udfylde det online statusbarometer, som der sendes link til umiddelbart inden samtalens afholdelse. Løn- og ansættelsessamtale Alle løn- og kontraktforhold drøftes 1 gang årligt - typisk i juni måned - på en samtale mellem medarbejderen og Jeppe Schytte-Hansen. Arbejdstelefon Alle fastansatte medarbejdere tilbydes en arbejdstelefon med dækning af almindeligt taleforbrug. 8/24

9 Møder og mødekultur I SkabelonDesign afholdes der, foruden en række møder med kunder og samarbejdspartnere, en række faste møder i teams (ledelsesmøde, produktionsmøde, forretningsudvikling, produktforum m.v.) Der afholdes 4-5 personalemøder årligt for at give status og orientering om SkabelonDesign økonomiske performance, kundetilfredshed, briefing på strategiske tiltag og andre emner som er aktuelle ved afholdelsen. Mødekultur Alle medarbejdere bør tilstræbe at overholde følgende regler for afholdelse af møder: - Møder indkaldes med så god varsel som muligt - Møder starter på det planlagte tidspunkt - Møder slutter til det planlagte tidspunkt - Alle møder bør have et eller flere planlagte agendapunkter, og ligeledes bør der ved mødets afslutning være klarhed for alle deltagere om next step(s) - Såfremt mødet kræver forberedelse, bedes alle mødedeltagere sørge for at møde forberedt op. Alternativt bør mødet flyttes - Personen, der indkalder til mødet, bør begrænse antallet af deltagere til det absolut nødvendige - Personen, der indkalder til mødet, sørger selv for at forberede forplejning og oprydning eller aftaler nærmere med Thanya Hoff-Lund, om der er en ressource, der kan hjælpe - Umiddelbart efter mødets afslutning ryddes mødelokalet op og forlades i en præsentabel stand Personalegoder Hos SkabelonDesign får alle medarbejdere en halv times betalt frokostpause og har samtidig mulighed for at deltage i en favorabel frokostordning, hvor frokost leveres fra et eksternt cateringfirma (se pkt. Frokostordning). Derudover er der fri adgang til te og kaffe, samt frugt og grønt. Alle medarbejdere kan hvert år gratis få en influenzavaccination typisk fastsættes en dag i oktober, hvor en sygeplejerske fra Speciallægernes Sundhedscenter kommer ud på kontoret. Det er dog fuldstændigt frivilligt, om man ønsker vaccinationen eller ej. Pensionsordning I SkabelonDesign har vi en pensionsordning og sundhedssikring hos Danica Pension. Få særskilt information om pensionsordningen ved at kontakte Jakob Bjersing eller din personlige pensionsrådgiver hos Danica Pension, som er tilknyttet SkabelonDesigns ordning. 9/24

10 Det er udelukkende fuldtidsansatte der er dækket af pensionsordningen og sundhedssikringen hos Danica Pension. Massageordning SkabelonDesign får hver anden uge besøg af en uddannet massør. Massøren kommer som udgangspunkt onsdage i ULIGE uger. Der vil typisk være massagetider á en halv time fra kl. 9:30 til 14:00. Dvs. sidste tid er kl. 14. Såfremt du ønsker at booke en massagetid, kontakter du Thanya Hoff-Lund, thl@skabelondesign.dk. Hvis du har booket massage, så husk håndklæde. Massagen foregår i mødelokale B. Reglerne for egenbetaling er i 2014, som følger: Behandlinger koster 215 kr. pr. stk. SkabelonDesign betaler 165 kr. pr. behandling á 30 minutter, og du betaler selv 50 kr. Tilskuddet ydes maksimalt 1 gang pr. måned herudover har du mulighed for at booke evt. ledige tider på den pågældende måneds 2. behandlingsdag mod 100% egenbetaling. Ift. lønkørslen så vær opmærksom på, at du bliver trukket for massagetider fra den 21. i den foregående måned frem til den 20. i den aktuelle måned. Derudover gælder det, at den tid, som bliver brugt på massage, er selvbetalt egentid og ikke tæller som arbejdstid. Derfor skal massagetid heller ikke registreres i WorkBook. Viden og udvikling Alle medarbejdere opfordres til at afsøge muligheder for faglig udvikling i form af kurser og intern uddannelse inden for deres respektive fagområder. Dette gælder dels inden for det respektive fagområde man som medarbejder primært arbejder med, men ligeledes på tværs af organisationen i SkabelonDesign. En åben kultur omkring videndeling og forslag til procesændringer og forbedringer tilstræbes. ADMINISTRATION Adresse- og navneændringer Skifter du navn eller adresse meddeles det til hr@skabelondesign.dk Lønudbetaling Udbetaling af løn sker den sidste bankdag i hver måned. Skifter du pengeinstitut og kontonummer, skal du meddele til CFO, Jakob Bjersing, jab@skabelondesign.dk. Ændring af trækprocent eller personfradrag skal ske via SKATs hjemmeside hvorefter SkabelonDesigns lønsystem automatisk får besked om ændringen. Alle justeringer skal 10/24

11 være foretaget inden den 15. i en måned hvis du vil være sikker på at ændringen har effekt fra førstkommende lønkørsel. Alle timelønnede medarbejdere aflønnes på baggrund af timeregistrering i Workbook. Opgørelsesperioden vil være fra den 21. til den 20. i lønafregningsmåneden. Sygemelding Hvis du er blevet syg og derfor ikke kan møde på arbejde, bør du senest en time efter normal mødetid meddele det til din nærmeste leder eller hr@skabelondesign.dk. Ferieønsker Ferier meddeles og aftales minimum 6 uger i forvejen med nærmeste leder. Frokostordning SkabelonDesign tilbyder frokostordning via eksternt catering firma satsen for medarbejdere, der ønsker at deltage i ordningen, er 35 kr. pr kuvert, som afregnes ifm. den månedlige lønudbetaling. Ift. lønkørslen bliver man trukket for antallet af frokostkuverter fra den 21. i den foregående måned frem til den 20. i den aktuelle måned. Frokostkuverter skal afmeldes ifm. eksterne møder, ferier eller andet. Justeringer for efterfølgende uge skal ske senest fredag kl. 11:30. Disse justeringer meldes til Thanya Hoff-Lund på thl@skabelondesign.dk. Ønsker man ligeledes at bestille ekstra kuverter til eventuelle gæster, meldes dette også til thl@skabelondesign.dk. Frokosten stilles frem kl. 12 og ryddes af kl. ca. 12:45. Hvis du ikke kan spise inden for dette tidsrum, må du selv sørge for at få en tallerken stillet til side af en kollega. Kørselsgodtgørelse Alle medarbejdere, der kører i egen bil i arbejdsøjemed, kan få ydet kørselsgodtgørelse efter den til enhver tid gældende sats, som i 2014 er 3,73 kr/km. Der skal udfyldes en kørselsrapport, som skal godkendes af CFO, Jakob Bjersing, før godtgørelsen udbetales ifm lønkørslen. Nøgler og nøglebrik Alle fuldtidsansatte medarbejdere modtager en nøgle og nøglebrik til SkabelonDesigns kontor på Østergade. Deltidsansatte kan, hvis de ønsker det, også få nøgle og nøglebrik, såfremt de retter henvendelse til Thanya Hoff-Lund, thl@skabelondesign.dk. Der kvitteres altid for modtagelse af henholdsvis nøgle og nøglebrik. Hvis du mister nøgle eller nøglebrik, skal du hurtigst muligt meddele det til Thanya Hoff-Lund. Nøglen anvendes til hoveddøren, som låses og åbnes tre steder. Nøglebrikken anvendes til porten og opgangen. Porten og opgangen er åben fra 6:30 17:00 på hverdage. 11/24

12 Udover dette tidsrum er den låst, dvs. også i weekenden. Du åbner ved at føre nøglebrikken henover nøgleikonet, som herefter lyser grønt, og du kan gå ind. Alarmsystemet Kontoret på Østergade er sikret vha. et alarmsystem fra Falck. Det slås til og fra via panelet ved siden af hoveddøren. Er du sidste mand på kontoret tjekkes følgende: - at du virkelig er den sidste på kontoret - at bagindgangen er lukket og aflåst - at vinduer er lukkede, og at markiserne er trukket op Når du er klar til at gå, slukkes lyset (hold sluk alt -knappen ved hoveddøren inde i 3 sekunder), og alarmen slås til på følgende måde: - tast på lukket hængelås på alarm-modulet to gange, således at der står indtast kode i displayet - indtast firecifret kode - alarmen er nu slået til - forlad kontoret og lås hoveddøren alle tre steder Hvis du er første mand på kontoret gøres følgende: - lås hoveddøren op alle tre steder UDEN at åbne døren - indtast firecifret kode (særlig kode, som IKKE er identisk med alarmkoden) på den sorte forbi-kobler til venstre for hoveddøren. Afvent, at den lyser grønt. (OBS: Forbikobleren SKAL lyse grønt, inden man går ind. Hvis den ikke lyser grønt, så vent til tastaturet holder op med at lyse og tast koden endnu engang.) - åbn døren du har nu 30 sekunder til at slå alarmen fra - tast åben hængelås på alarm-modulet to gange, således at der står indtast kode i displayet - indtast den firecifrede kode alarmen er nu slået fra Hvis alarmen alligevel ved en fejl går i gang: - slå alarmen fra på alarm-modulet ved at trykke på åben hængelås to gange, således at der står indtast kode i displayet, og taste alarm-koden - ring til kontrolcentralen oplys kodeordet Hvis der er problemer med at slå alarmen til eller fra: - ring til Falck kontrolcentralen Thanya Hoff-Lund (tlf ) kan oplyse koder og kodeord. 12/24

13 Booking af parkeringsplads SkabelonDesign har en enkelt firma parkeringsplads hos Qpark i P-huset på Adelgade. Såfremt du ønsker at booke denne, skal det gøres i Outlook via fælleskalenderen til dette. Eventuelle spørgsmål til denne ordning kan rettes til Jakob Bjersing, jab@skabelondesign.dk. Tyveri eller mistede effekter Ved tyveri/bortkomst af udleverede effekter fra SkabelonDesign (eksempelvis telefon, computer, kreditkort skal Jakob Bjersing (mobil ) straks kontaktes og aftal spærring og evt. tyverianmeldelse. Såfremt Jakob Bjersing ikke kan træffes, forventes det, at du selv skrider til handling ift. spærring og tyverianmeldelse. FRIHED OG FRAVÆR Barns sygdom Alle medarbejdere i SkabelonDesign med børn har ret til at holde fri på barnets 1. sygedag. Barsel SkabelonDesign er associeret medlem af DI og yder tilskud i henhold til denne barselsordning, så længe SkabelonDesign er tilknyttet denne ordning. Industriens Barselsfond yder refusion for løn under barsel og fædreorlov til fuldtidsansatte i SkabelonDesign på denne måde: Til moderen yder SkabelonDesign: Fuld løn i op til 4 uger før fødslen (graviditetsorlov) og 14 uger efter fødslen (barselsorlov). Til faderen yder SkabelonDesign: Fuld løn i op til 2 uger i forbindelse med fødslen (fædreorlov). Fædreorlov er defineret som den mandlige medarbejders orlov 2 uger i forlængelse af fødslen eller efter barnets hjemkomst fra hospitalet, fædreorloven skal ligge i barnets uge. Herudover har hver forælder ret til 5 ugers betalt orlov, og den ene af forældrene ret til yderligere 3 ugers betalt orlov (som ikke kan deles). Den månedlige maksimale sats under forældreorlov er 145 kr. i timen (omregnet til månedsløn svarer dette til: 145 kr. * 160 timer pr. måned = kr. pr. måned). Denne forældreorlov skal afholdes inden barnets 52. uge og kan opdeles på max 2 perioder. Derudover har begge forældre ret til frihed i 32 uger (forældreorlov), jf. barsellovens 9, samt ret til at forlænge, jf /24

14 Forældreorlov er for den kvindelige medarbejder orlov ud over barselsorloven og for den mandlige medarbejder orlov ud over fædreorloven. Efter henholdsvis barselsorlov og fædreorlov har begge forældre ret til 32 ugers forældreorlov med barsels dagpenge. Ovenstående vilkår gælder udelukkende for medarbejdere, der har været ansat i virksomheden i 9 måneder før forventet fødsel. Hvor andet ikke er aftalt til fordel for medarbejderen, finder funktionærloven anvendelse. Dødsfald og begravelse Såfremt du oplever dødsfald i nærmeste familie (forældre eller børn) kan du afholde en arbejdsgiverbetalt fridag ifm. begravelse/bisættelse. Læge- og tandlægebesøg Læge- og tandlægebesøg betales af medarbejderen selv og skal generelt foregå uden for arbejdstiden. SkabelonDesign giver dog frihed til behandling, såfremt tidspunkt afstemmes med nærmeste leder. Ferie Ferie reguleres i henhold til den gældende ferielov. Retten til ferie optjenes i kalenderåret, som løber fra 1. januar til 31. december og afvikles fra 1. maj til 30. april. Alle medarbejdere skal afholde ferie i de to uger i juli, hvor SkabelonDesign har lukket (uge 30 og 31). Hovedferien (minimum 3 uger) skal afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Det er medarbejderens eget ansvar at få brugt sin ferie rettidigt og fornuftigt fordelt over ferieåret efter nærmere aftale med nærmeste leder. Ferielukning SkabelonDesign har lukket i 2 uger af juli (i 2015 er det ugerne 30 og 31), hvor alle medarbejdere skal afholde 2 ugers ferie. SkabelonDesign er lukket mellem jul og nytår for kunder og samarbejdspartnere, men medarbejdere behøver ikke at afholde ferie, dog foretages al arbejde fra kontoret på Østergade inden for normal arbejdstid. Helligdage SkabelonDesign holder lukket følgende dage, og alle medarbejdere holder fri. Datoer i 2014 (opdateres årligt i december): 1. januar onsdag Nytårsdag april torsdag Skærtorsdag april fredag Langfredag april mandag 2. Påskedag maj fredag Store Bededag maj torsdag Kristi Himmelfart juni mandag 2. Pinsedag /24

15 25. december torsdag Juledag december fredag 2. Juledag 2014 Bemærk at juleaftensdag og nytårsaftensdag ikke er arbejdsgiverbetalte fridage, men SkabelonDesign giver medarbejdere juleaftensdag som en betalt fridag. Nytårsaftensdag er derimod en almindelig arbejdsdag, som enten tages som feriedag eller som almindelig arbejdsdag på kontoret. Eksempel for julen 2014: Hvis du vælger at gå på juleferie med sidste arbejdsdag fredag den 19/12-14 og har første arbejdsdag i det nye år den 5/1-15 skal du tage fri 22/12, 23/12, 29/12, 30/12, 31/12 og 2/1 dermed 6 feriedage, men som nævnt er du meget velkommen til at møde på kontoret som andre normale arbejdsdage. ARBEJDSMILJØ Omgangstone og adfærd i SkabelonDesign Ledelsen i SkabelonDesign forventer, at alle medarbejdere er i stand til at følge almindelige regler for passende adfærd på arbejdspladsen med respekt for kollegaer, leverandører, kunder og samarbejdspartnere. Upassende adfærd kan i denne sammenhæng være alkohol-, stofmisbrug, vold, trusler eller mobning. Upassende adfærd kan medføre bortvisning og/eller advarsler. Alkoholpolitik Det er ikke tilladt at møde på arbejde beruset eller påvirket af alkohol. Er en medarbejder påvirket af alkohol i arbejdstiden, vil dette medføre hjemsendelse og kan føre til ophævelse af ansættelsesforholdet. Dog tillades alkoholindtag ifm. sociale arrangementer i SkabelonDesign. Rygepolitik Der må ikke ryges hverken tobak eller såkaldte e-cigaretter - på kontoret. Al rygning skal foregå på udendørs arealer, fx i gården eller i porten. Førstehjælpskasse Plastre, forbindinger mm finder man enten i det sorte skab længst til venstre i frokoststuen (det med det grønne klistermærke) eller i køkkenet, på den øverste hylde til venstre for døren, når man går ind. Kontorets praktiske husregler de små ting: Dørtelefon Når der ringes på ved SkabelonDesign eller 3. sal (gæster til vores underlejere), ringer SkabelonDesigns hovedtelefon. Du kan se, at det er dørtelefonen, der bliver 15/24

16 ringet fra, fordi der vil stå DØRTELEFON i displayet. Den, der svarer, anviser, hvor gæsten skal gå op. Bemærk, at porten er åben på alle hverdage mellem 6:30 og 17, så i dette tidsrum skal porten ikke åbnes, og alle gæster kan gå lige op uden at ringe på. Såfremt du venter gæster uden for dette tidsrum, og porten er lukket, så åbner du porten ved at taste *. Gæster Kontoret på Østergade 36 er oplagt til diverse arrangementer, som involverer eksterne personer. Får du kundebesøg eller besøg af andre gæster, så er det dog en god ide at briefe kolleger. Dels vil de så vide, hvem de fremmede er, og dels giver det dem mulighed for at få ryddet lidt op og evt. ikke lade diverse kundemateriale ligge og flyde. Det kan måske give et uheldigt indtryk. Internet Gæster i huset kan anvende SDguest, koden er: velkommentilsd. Juice- og frugtordning Vi får frugt og grønt hver mandag fra Aarstiderne. Den frokostansvarlige laver juice, når hun/han har tid. Alle har dog mulighed for at lave juice husk blot at rengøre juicepresseren efter brug. Kaffekander Rengør stempelkanderne efter brug. Er det dig, der har lavet kaffen så er det også dig, der gør stempelkanden ren. Tøm kaffegrums ud i skraldespanden kanden puttes i opvaskemaskinen. Køkken Alle hjælper med at få køkkenet til at se pænt og ryddet ud: Service, du selv har brugt, puttes i opvaskemaskinen efter endt arbejdsdag. Er opvaskemaskinen igang, stilles det samlet og skyllet ved vasken. Undgå dog at skylle teblade eller kaffegrums ud i vasken brug skraldespanden. Opdager du, at opvaskemaskinen er kørt færdig og derfor fyldt med rent service, så tøm den og fyld det beskidte i den. Husk at denne tjans tilfalder alle og ikke bare en enkelt eller to. Undlad at lade døren til køkkenet stå åben, hvis det ikke er nødvendigt. Mødelokaler Mødelokale A deler SkabelonDesign med CPHinvest, Strategos, FactorX og Templafy. Mødelokale B og C er SkabelonDesigns egne. Mødelokalerne skal altid bookes inden brug via mødelokale-kalenderne i Outlook. Inden man tager et mødelokale i brug, skal man først tjekke, om mødelokalet er ledigt. Undgå heldagsbooking, medmindre du har heldagsmøde(r). 16/24

17 Efter møder fjernes alt brugt service, bordet tørres af, stole sættes på plads og udluftning overvejes. Hvis du har brugt whiteboardet, tørres det også af. Mobiltelefon Hvis du har en mobiltelefon via SkabelonDesign, så husk at slå dataroaming fra, hvis du rejser til udlandet. Oprydning og rengøring Der bliver gjort rent tre gange ugentligt: Hver tirsdag (aften efter 16) og i weekenden (dag) samt en mindre rengøring torsdag aften med fokus udelukkende på toilet- og køkkenarealer. Ting og papirer bliver ikke flyttet fra arbejdsborde der støves af udenom disse. Det er en god idé at rydde op på bordet, hvis du ønsker det rengjort ordentligt. Brugt service sætter du selv ud i køkkenet. Pap og evt. større affald, som du selv har ansvar for, bærer du ned i gården (gå til venstre, når du kommer ud af opgangen, igennem glasporten og helt igennem den lille gård). Der findes containere til køkkenaffald, pap og glas. Post Post kommer som udgangspunkt ikke op, men bliver puttet i vores postkasse ved opgangen. Postkassen bliver tømt hver dag ca. kl. 13:30. Er du utålmodig, fordi du venter noget vigtigt, kan du låne en postkassenøgle af Thanya Hoff-Lund eller Jakob Bjersing. Serverrum Adgang til serverrum må udelukkende ske sammen med Martin Rafn Møller eller Henrik Printzlau. Toiletter Lager af papirhåndklæder samt toiletruller findes i rengøringsrummet. Hvis du opdager, at et toilet er løbet tør for en af delene, så tænk på din næste og fyld gerne op. De små affaldsspande på toiletterne bliver hurtigt fyldte tag gerne initiativ til at skifte posen, hvis du ser, at det er tilfældet. Den fyldte pose smider man i den store skraldespand i køkkenet. Arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøorganisationen i SkabelonDesign består af en enkelt arbejdsmiljøgruppe. Såfremt SkabelonDesign får flere ansatte end 34 medarbejdere, skal organisationen organiseres i to niveauer og dermed flere arbejdsmiljøgrupper. I arbejdsmiljøgruppen indgår en arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant, henholdsvis CFO, Jakob Bjersing, og PA og adm. koordinator, Thanya Bryndum Hoff-Lund. De varetager både de overordnede (strategiske) og de daglige (operationelle) opgaver. 17/24

18 Som udgangspunkt er arbejdsmiljøarbejdet dog et samarbejde mellem både arbejdsgiver, arbejdsledere og medarbejdere. Arbejdsmiljøgruppens mål Arbejdsmiljøgruppens overordnede og klare mål er at sikre et godt arbejdsmiljø i SkabelonDesign. Det betyder blandt andet at bevare den grønne smiley, som arbejdstilsynet har tilkendt SkabelonDesign i september En grøn smiley gives til de virksomheder, hvor Arbejdstilsynet har konstateret, at virksomheden ikke overtræder arbejdsmiljøreglerne. Arbejdsmiljøarbejdets organisering Arbejdsmiljøgruppen lægger en årsplan for arbejdsmiljøarbejdet i januar til den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og herefter afholdes der arbejdsmøder månedligt som udgangspunkt den første onsdag i hver måned. Til disse møder drøftes både de strategiske mere langsigtede opgaver samtidig med, at der tages hånd om praktiske og konkrete problemer i relation til arbejdsmiljøet. Det er eksempelvis problemstillinger, der drejer sig om: - hvordan SkabelonDesign sikrer et godt/bedre indeklima - hvordan SkabelonDesign forebygger arbejdsrelaterede sygdomme (eks. musearm og stress) - hvordan SkabelonDesign sikrer, at arbejdspladsens fysiske indretning lever op til de lovpligtige og sikkerhedsmæssige krav Arbejdspladsvurdering (APV) Det er også arbejdsmiljøgruppens opgave at planlægge og udføre en arbejdspladsvurdering (APV), der skal afholdes mindst en gang hvert tredje år. Arbejdsmiljøgruppen i SkabelonDesign ønsker dog at foretage en APV hvert andet år. Hensigten med en APV er bl.a. at: - beskytte den enkelte medarbejder - vurdere arbejdsprocesserne - forbedre organiseringen af arbejdet - forbedre udførelsen af arbejdet Resultatet af APV en - og handlingsplanen, der efterfølgende er udarbejdet - er frit tilgængelig for alle medarbejdere. Dette samt andet materiale relateret til arbejdsmiljøarbejdet finder du i det sorte skab ved glasburet. Spørg en fra arbejdsmiljøgruppen, hvis du er i tvivl om, hvor det er. Kontakt arbejdsmiljøgruppen Hvis medarbejdere er blevet opmærksomme på problemer relateret til arbejdsmiljøet eller hvis medarbejderne blot har input, kommentarer, forslag mm så er arbejdsmiljøgruppen altid lydhør. Du kan skrive til arbejdsmiljøgruppen på mailadressen: arbejdsmiljo@skabelondesign.dk 18/24

19 I tilfælde af arbejdsskade Oplever du gener ifm dit arbejde i SkabelonDesign, så kontakt straks Thanya Hoff-Lund thl@skabelondesign.dk eller Jakob Bjersing jab@skabelondesign.dk. IT-POLITIK Sikkerhed Alle oplysninger, som modtages fra kunder og samarbejdspartnere, behandles med fortrolighed og må ikke videregives til 3. part uden skriftlig godkendelse fra kunden/samarbejdspartneren. SkabelonDesign indgår ofte non-disclosure aftaler og øvrige kontraktuelle forpligtelser, hvor ledelsen skriver under på, at data og materiale behandles med fortrolighed denne fortrolighed gælder alle ansatte og freelancere. Alt materiale fra kunder og samarbejdspartnere opbevares udelukkende på U-drevet eller på Tortoise, således at der sikres en backup af materiale, og at dette ligeledes kan fremfindes af kollegaer ved fravær. Brug af SkabelonDesigns it-udstyr Medarbejdere i SkabelonDesign, der får udleveret PC og mobiltelefon, må gerne anvende disse i privat sammenhæng, dog må der ikke installeres programmer uden accept fra SkabelonDesigns IT ansvarlige. Ligeledes bør alle medarbejdere være opmærksom på risiko for vira og spam-mails, der håndteres med påpasselighed. Internet, og sociale medier Anvendelse af internet, og sociale medier til private formål i arbejdstiden begrænses til de pauser, som medarbejderen vælger at tage inden for rimelighedens grænser og falder ligeledes i kategorien, der definereres af frihed under ansvar. Forhold ved fratrædelse Ved ansættelsesforholdets ophør skal alle effekter udlånt af SkabelonDesign afleveres, senest ved medarbejderens sidste reelle arbejdsdag. Dette gælder eksempelvis PC, mobiltelefon samt nøgler og nøglebrik. SÆRLIGE BEGIVENHEDER Fødselsdage SkabelonDesigns fødselsdagskalender administreres af Inger Preisz, inp@skabelondesign.dk. Det er frivilligt, om du ønsker at optages i denne. SkabelonDesign har tradition for at markere medarbejderes runde fødselsdage. Jubilæum SkabelonDesign fejrer fremadrettet ansatte, der har været ansat i 5 og 10 år. 19/24

20 Arrangementer i SkabelonDesign SkabelonDesign holder 2-4 årlige personalearrangementer typisk en sommerfest i august og en julefrokost, som fast afholdes 2. fredag i december. Derudover kan der være andre arrangementer såsom DHL Stafet, team building events eller rejser, men disse ligger ikke fast. 20/24

21 Bilag 1 PERSONALEHÅNDBOG 21/24

22 Bilag 2 22/24

23 Bilag PERSONALEHÅNDBOG 3 23/24

24 SkabelonDesign A/S Østergade København K PERSONALEHÅNDBOG Det forventes, at alle medarbejdere læser denne håndbog og gør sig bekendt med de retningslinjer, benefits og almindelige orienteringer, som gør sig gældende for SkabelonDesign A/S. Håndbogen opdateres fremadrettet en gang årligt eller ved særlige ændringer, som er væsentlige for medarbejdere at forholde sig til.