Vejledning i udbud af Vedligeholdelse af kommunale ejendomme

Transkript

1 Vejledning i udbud af Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Februar 2012 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S [email protected]

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Organisering og målsætninger Metoder til forbedring af indsatsen It-værktøjer Udbud af kontrakter om håndværkerydelser Udbudsregler Hvad forstås ved bygge- og anlægsarbejder? Særligt vedrørende tilbudsloven Rammeaftaler Anskaffelsesstrategi og forberedelse af udbuddet Evaluering og opgavemæssig afklaring Projektorganisation Tids- og aktivitetsplan Kontakt til andre ordregivere Målsætninger Valg af udbudsform Udbudskonstruktion og funktionskrav Kontraktperiode Udvælgelseskriterier Tildelingskriteriet Forbehold Alternative tilbud Markedsforhold og teknisk dialog Valg af kontrakt- og samarbejdsform Udbudsprocessen Udbudsbekendtgørelse Udbudsportalen.dk 5.2 Spørgsmål og spørgemøder Weidekampsgade Evaluering af tilbuddene København S [email protected] 5.4 Evaluering af kvalitative kriterier

3 6 Paradigme for udbud af rammeaftaler Eksempel: Ringsted Kommune Eksempel: Rigshospitalet Eksempel: Fredensborg Kommune Udbudsbetingelser Paradigme for udbudsbetingelser Generel beskrivelse Planlægning Mindre ombygninger, tilbygninger m.v Bygningerne Forventede omkostninger til vedligehold m.v Tidsplan Beredskab (akut tilkald) Samarbejde mellem entreprenører på den enkelte bygning Arbejdsstedets overtagelse Samarbejde mellem entreprenører og institutionsledere Kommunens organisation Sociale klausuler Kravspecifikation - beskrivelse af fagentrepriser og ydelser Kravspecifikation/ydelsesbeskrivelse fra Fredensborg Kommune Tilbudsliste Udkast til rammeaftale Udkast til rammeaftale fra Fredensborg Kommune Perspektivering - Servicepartnerskab Hvad er et servicepartnerskab Afgrænsning af opgaverne Indvendig vedligeholdelse Udendørsanlæg Udvendig vedligeholdelse Tekniske installationer Udbud af et servicepartnerskab Teknisk dialog og markedsundersøgelse Udbudsbetingelser Kravspecifikation Kontrakt Igangsætning

4 Indledning Kommunerne har fokus på effektive metoder til varetagelse af opgaverne med vedligehold af kommunale ejendomme. Det kan være gennem udbud af rammeaftaler med lokale håndværksfirmaer, gennem servicepartnerskaber med entreprenører eller gennem OPS, hvor bygningsvedligehold udbydes sammen med opførelsen af en bygning. Ved udbud af længerevarende kontrakter kan budgetsikkerheden i kommunerne for det fremtidige vedligehold sikres. Denne vejledningen har til formål at inspirere og understøtte kommunerne ved udbud af kontrakter om håndværkerydelser, fx i forbindelse med bygningsvedligehold, reparationsarbejder samt mindre tilbygninger, ombygninger og nybygninger. Vejledningen er suppleret af en artikel, der omhandler erfaringer fra kommuner med udbud af håndværkerydelser. Artiklen er publiceret på Udbudsportalen.dk. Vejledning er udarbejdet af Ising Consulting for Udbudsportalen. Efter udbudsreglerne er kommunen forpligtet til at foretage udbud af vedligehold og renovering m.v. af kommunale ejendomme, når private firmaer står for udførelsen af opgaverne. Gennem udbud af kontrakter om bygningsvedligehold kan kommunen få mest muligt ud af de økonomiske ressourcer, sikre en bedre bygningsstandard og undgå gradvis nedbrydning af tilstanden af den kommunale bygningsportefølje. Udfordringen for kommunen er at tilrettelægge udbuddet, så kontrakterne kommer til at fungere godt i dagligdagen. Vejledningen består af tre dele: Del 1 (kapitel 1 4) vedrører de særlige forhold og problemstillinger, der gør sig gældende ved udbud af håndværkerydelser. Det handler blandt andet om, hvordan opgaverne varetages i kommunerne, hvordan der arbejdes med effektivisering, hvilke udbudsregler der gælder for håndværkerydelser og den strategi, som kommunen bør udarbejde inden et udbud. Del 2 (kapitel 5) indeholder et paradigme for udbud af rammeaftaler bestående af udbudsvilkår, skabelon for ydelsesbeskrivelser, tilbudsliste og kontraktvilkår. Del 3 (kapitel 6) indeholder en perspektivering i form af en beskrivelse af servicepartnerskaber, som kan anvendes som alternativ til rammeaftaler. Vejledningen har fokus på kommunens forberedelse, gennemførelse og opfølgning af udbudsprocessen, og beskæftiger sig således især med den praktiske håndtering af udbudsforretningen. Sigtet har været at lave en forholdsvis kort og konkret how-to-do -vejledning, især rettet mod de ansvarlige for gennemførelsen af udbuddet, og med fokus på de forhold, der er særlige for vedligehold af bygninger. Med hensyn til de mere almindeligt kendte overvejelser og spørgsmål vedrørende udbud henvises læserne til Udbudsportalens vejledning Udbud - trin for trin eller til andet vejledningsmateriale, der i forvejen er tilgængeligt, bl.a. på Udbudsportalen.dk Udbud af FM-aftaler, hvor en facility manager står for professionel ledelse og koordinering af bygningsdrift og vedligehold, er ikke beskrevet i vejledningen. En FM-aftale er en samlet kontrakt om bygningsdrift og vedligehold - herunder fx bygningsvedligehold, rengøring, vedligehold af tekniske installationer, receptionsbetjening, vagt og security, kantine, intern posthåndtering samt vedligeholdelse af udendørs arealer og snerydning. For information om FM henvises til Facilities Management Netværk: 4

5 1 Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Kommunale ejendomme omfatter daginstitutioner, dagplejen, haller, kulturfaciliteter, lejeboliger, materielgårde, rådhuse, SFO'er, skoler, ældreboliger og ældrecentre samt øvrige ejendomme. Kommunernes ejendomscentre administrerer og vedligeholder hver især mange tusinde m² kommunale bygninger, fordelt på et stort antal adresser og flere hundrede enkeltbygninger i henhold til BBR. Bygherreforeningen har i rapporten Organisering af kommunale bygherre- og ejendomsforvaltningsopgaver fra 2006 opgjort det kommunale bygningsareal til ca. 29,5 mio. etagemeter. Beregnet på grundlag af en værdiansættelse på kr./m2. opgøres den samlede værdi til ca. 200 mia. kr. Ejendommene udgør således samlet en stor værdi, som alene kan bevares ved korrekt vedligehold af bygningerne. Vedligehold af en ejendom udgøres af de løbende reparationer på bygningen, bygningsdele og installationer, hvorved tilstanden holdes på et niveau, hvor bygningens værdi bevares. Vedligehold er dermed den del af ejendomsdriften, der sigter på at opretholde bygningers ydeevne. I modsætning hertil er renovering en istandsættelse af en ældre ejendom, således at bygningens værdi bevares. Afhjælpende vedligehold er vedligehold, som udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligehold omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter og lignende. Oprettende vedligehold er vedligehold, som medfører et kvalitetsspring, der helt eller delvist bringer ejendommen (eller dele heraf) op på kvalitetsniveau som bygget. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, fx hele tagbelægningen, hele facadeoverfladen, alle vinduer, hele installationssystemet eller væsentlige dele heraf. Forebyggende vedligehold er vedligehold, som udføres inden ejendommens ydeevne er på et brugsmæssigt utilfredsstillende stade, eller for at forhindre følgeskader. Denne form for vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder, der udføres med faste intervaller for at forebygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop eller ulykker. Ejendomsdrift er alt det, der får bygningen eller en installation til at fungere; fejning af tage, rensning af lyskasser, tagrender, nedløb og regnvandsbrønde, slamsugning, udskiftning af el-pærer, lysstofrør, batterier og sikringer, service på tekniske anlæg, udskiftning af filtre. Renhold af ejendommen består af almindelig rengøring af bygningen og bygningsdele; støvsugning, gulvvask, afkalkning, vinduespolering, fejning, snerydning og saltning af gader og fortove, pasning af grønne arealer, rengøring af belægninger, tagrender og træværk for alger, blade m.m., afvaskning og pudsning af lampeskærme ud- og indvendigt. De samlede årlige omkostninger til bygningsvedligeholdelse i kommunerne ligger i omegnen af 3 mia. kr., hvilket svarer til, at hver kommune gennemsnitligt anvender 30 mio. kr. årligt. Dagsordenen kan ofte være præget af brandslukning i forhold til skimmelsvamp, indeklimaproblemer og dårlig vedligeholdelse. Mange kommuner imødegår udfordringerne ved at samle de bygningsrelaterede opgaver og budgetter i et ejendomscenter, som kan foretage en samlet planlægning og prioritering. 5

6 1.1 Organisering og målsætninger Den indvendige vedligeholdelse samt normal drift af bygningen sorterer ofte under den forvaltning, som har fået stillet bygningen til rådighed, fx skoleforvaltningen. I modsætning hertil hører den udvendige vedligeholdelse af bygningerne samt afhjælpning af akutte skader og større gennemgribende istandsættelser under kommunens ejendomsfunktion. I nogle tilfælde hører både indvendig og udvendig vedligeholdelse under ejendomsfunktionen. Målsætningen for bygningsvedligehold er, at de kommunale bygninger til en hver tid kan danne gode, sunde, sikre og velfungerende fysiske rammer omkring de aktiviteter, som de er indrettet til. 1.2 Metoder til forbedring af indsatsen Nøglen til at forbedre indsatsen omkring bygningsvedligehold - og dermed få mest muligt ud af pengene - er overblik, planlægning og systematik. Grundlaget for kommunens bygningsvedligehold er en systematisk registrering og tilstandsvurdering af bygningerne, herunder at der er foretaget bygningssyn på hele porteføljen. Bygningssyn i form af tilstandsvurderinger på de kommunale bygninger sker typisk årligt. Ved bygningssyn registreres bygningernes almene tilstand samt eventuelle behov for reparationer. Desuden registreres brugernes observationer og eventuelle ønsker til bygningsmæssige forbedringer. På grundlag af disse registreringer foretages en fordeling af budgetmidlerne. Der kan anvendes følgende kategorier for bygningsdelenes tekniske tilstand: Tilstandsgrad 0: Bygningsdelen er ny og som bygget funktionen er som beskrevet. Tilstandsgrad 1: Bygningsdelen er intakt, men med begyndende slid og synlige skader (kun kosmetiske skader) funktionen er som beskrevet. Tilstandsgrad 2: Bygningsdelen er begyndt at forfalde, med enkelte defekte komponenter funktionen er nedsat fare for følgeskader. Tilstandsgrad 3: Bygningsdelen er nedbrudt og skal udskiftes funktionen er ophørt fare for følgeskader. Et bygningsmæssigt vedligeholdsefterslæb afvikles ved at oprette bygningerne til en bygningstilstand under 2, samt ved at øge det forebyggende vedligehold, således at niveauet kan fastholdes. Der er en klar sammenhæng mellem bygningstilstand og bygningsværdi og derigennem en sammenhæng mellem bygningsværdi og vedligeholdelse. Kommunens registrering og tilstandsvurdering kan anvendes som grundlag for at beregne nøgletal, hvorved kommunen opnår en højere bevidsthed om, hvad pengene anvendes til. Nøgletal kan sammenlignes og tegner et billede af, om vedligeholdelsesindsatsen lever op til den vedligeholdelsesstrategi, der er fastlagt. Herved kan kommunen kortlægge det vedligeholdelsesefterslæb, der måtte være, og afdække opretningsbehovet på bygningerne. Nøgletal kan anvendes til at budgettere vedligeholdsopgaverne samt til at sammenligne vedligeholdelse af en bygning eller bygningsmasse med en anden. Afhængigt af karakteren af de indsamlede oplysninger 6

7 om vedligehold af bygninger kan der udregnes nøgletal, som kan sammenlignes med tilgængelige nøgletal fra andre bygningsejere, eller der kan sammenlignes internt institutioner imellem. Nøgletallene anvendes typisk som retningsgivende og ikke som styringsværktøj. Foreningen Dansk Facility Management, DFM, har etableret en nøgletalsforening, hvor der opsamles og behandles nøgletal for drift og vedligehold af administrationsbygninger, skoler og andre institutioner i DFM. Forbedring af metoderne til bygningsvedligehold handler i høj grad også om kommunikation og formidling af resultater. Det er afgørende at få de decentrale brugeres accept af den planlægning og prioritering, der finder sted. Brugerne skal opleve en synlig forbedring af bygningernes kvalitet og større indsigt i vedligeholdelsesplanlægningen. Vedligeholdelse handler ikke kun om at holde bygningens klimaskærm i god stand, men i lige så høj grad om at vurdere, om bygningens funktionalitet matcher brugernes behov. Derfor er der behov for en helhedsorienteret tilgang til vedligeholdelsesopgaven. 1.3 It-værktøjer It er et nødvendigt redskab til at opnå overblik, synergi og sammenhæng i vedligehold af ejendomme. Mange kommuner har investeret i it-løsninger, som skal skabe overblik og varetage styringen af opgaverne. For at få indblik i, hvilke it-systemer, der er på markedet, kan kommunen foretage en markedsafdækning ved henvendelse til mulige leverandører. Kontraktværdien ved anskaffelse af itsystemet vil i de fleste tilfælde medføre, at kommunen skal foretage et EU-udbud eller en national annoncering. Der bør være opmærksomhed på integration med andre systemer, f.eks. ejendomsregistret og økonomisystemet, og på de organisatoriske konsekvenser ved implementering af systemet. 7

8 2 Udbud af kontrakter om håndværkerydelser Udbud af kontrakter om håndværkerydelser til brug for bygningsvedligehold, renovering, ombygning m.v. understøtter hensynet til at få varetaget opgaverne på den bedst mulige måde inden for de økonomiske rammer, der er til rådighed. Set fra de lokale håndværksmestre og entreprenørers synsvinkel er der en forventning om, at kommunen løbende foretager udbud af aftalerne om vedligehold på ejendommene, så kommunen ikke handler med de samme entreprenører hver gang. Der er mange firmaer, som gerne vil samarbejde med bygningsafdelingen om vedligehold af bygningerne. Eventuelle fordomme om, at kommunen handler hos bestemte firmaer og forbigår andre, imødegås ved at udbyde kontrakter om håndværkerydelser på en systematisk måde. Gennem udbud får kommunen også et indgående kendskab til, hvem der er på markedet, og hvilke opgaver de kan varetage. Der er flere muligheder for at foretage udbud, herunder blandt andet rammeaftaler, servicepartnerskaber og samlet funktionsudbud. Større enkeltstående arbejder som planlagte vinduesudskiftninger eller tagrenovering kan udbydes selvstændigt. I denne vejledning beskrives især udbud af rammeaftaler, som er en ofte anvendt udbudskonstruktion i kommunerne. Enkelte kommuner har udbudt servicepartnerskaber. Kommunen kan også foretage et samlet funktionsudbud af bygningsvedligehold og beslægtede arbejder. Denne model anvendes så vidt vides endnu ikke i kommuner, men er meget udbredt i det private erhvervsliv. Ved et samlet funktionsudbud overdrages vedligeholdelsespligten for en bygningsportefølje til en entreprenør over en længerevarende periode, fx 15 år. Entreprenøren skal mod et fast årligt vederlag sørge for, at kommunens krav til bygningernes funktion overholdes i hele kontraktperioden. Ejerskabet til bygningerne er stadig kommunens. Det er ikke på forhånd detaljeret beskrevet, hvordan opgaven skal løses. I stedet er der opstillet en række målbare funktionskrav. Derfor er der større mulighed for innovation og for at opgaven løses på en måde, der er hensigtsmæssig for både bygherren og entreprenøren. Funktionskravene kan sidestilles med tilstandskrav, men med den forskel, at entreprenøren har frihed til at vælge produkter, metoder og udførelsestidspunkt. Grænseværdierne for den krævede tilstand fastlægges ud fra bygherrens servicestrategi for bygningernes tilstand. Grænseværdierne kan opdeles i servicekategorierne 1 (høj), 2 (mellem) og 3 (lav). Grundlaget for et funktionsudbud er en grundig gennemgang og tilstandsregistrering af entreprisens enkelte bygninger, således at der kan skabes det bedst mulige grundlag for entreprenørernes tilbudsberegning. Funktionsbeskrivelser og udbud af drift og vedligeholdsopgaver på funktionskrav er en i kommunal sammenhæng ny måde at samarbejde med private leverandører på, men kendes fra vejområdet. Kommunens rolle bliver således som formidler af brugerhensyn og kontrol af, om det ønskede serviceniveau er opretholdt. 8

9 2.1 Udbudsregler Kontrakter med private firmaer om håndværkerydelser er omfattet af udbudsreglerne, og skal udbydes i henhold til disse. Alt efter opgavernes karakter skal bygningsvedligehold udbydes efter EU s udbudsdirektiv eller den danske tilbudslov 1. Kort udtrykt gælder tilbudslovens afsnit I for indhentning af tilbud på bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet. Alle entrepriseformer er omfattet af tilbudsloven: Fagentreprise/storentreprise, hovedentreprise, totalentreprise (hvor kontrakten med entreprenøren også omfatter rådgiverydelsen om projektering) og partneringaftaler. Afsnit II i tilbudsloven gælder for varekøbs- og tjenesteydelseskontrakter, som ikke er omfattet af udbudsdirektivet, dvs. hvor kontraktværdien overstiger kr., men ligger under tærskelværdien, eller hvor der er tale om såkaldte bilag II B-ydelser. Tilbudsloven skal anvendes, hvis de udbudte opgaver med hensyn til håndværkerydelser har en kontraktværdi, der ligger under tærskelværdien for EU-udbud. For bygge- og anlægsopgaver er tærskelværdien for 2012 og 2013 på kr. For tjenesteydelser er tærskelværdien kr. Kontraktværdien skal regnes over hele kontraktens løbetid inkl. alle optioner og beregnes eksklusive moms. I vurderingen må ordregiver som udgangspunkt anvende det bedste skøn. Er der ikke et tilstrækkeligt grundlag for at foretage et skøn, kan der være behov for at undersøge markedet nærmere. Den kommunale ejendomsfunktion har for det meste et godt kendskab til tilbudsloven, som ofte anvendes i de tekniske forvaltninger. Derfor anvendes tilbudsloven i nogle tilfælde også ved udbud af kontrakter, der rettelig hører under udbudsdirektivet. Hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien for EU-udbud skal udbuddet gennemføres efter reglerne i udbudsdirektivet Direktiv 2004/18/EF af 31. marts Både udbudsdirektivet og tilbudsloven er udførligt beskrevet i andre vejledninger på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside og på Udbudsportalen.dk. Denne vejledning vil derfor ikke detaljeret redegøre for, hvordan udbud af håndværkerydelser skal gennemføres efter de to regelsæt, men alene beskrive nogle hovedpunkter. 2.2 Hvad forstås ved bygge- og anlægsarbejder? Det følger af tilbudslovens 1, stk. 5, at bygge- og anlægsarbejder forstås på samme måde som i EU's udbudsdirektiver. Den samlende definition af bygge- og anlægsarbejder er i direktivet "resultatet af en række bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion." Kapitel 45 i EU's CPV-nomenklatur oplister bygge- og anlægsaktiviteterne. Et uddrag af disse aktiviteter findes endvidere i udbudsdirektivets bilag I. Når kommunen skal udfylde formularen til udbudsbekendtgørelsen (se webstedet enotices) skal der anvendes en CPV-kode, der svarer så præcist som muligt til kontrakten. Den første kode vil blive betragtet som en overskrift. Den kan derfor være lidt mere generel (med flere nuller til sidst) end de øvrige koder, f.eks. hvis ingen af de mere præcise koder er velegnede. Det er vigtigt at være 1 Lov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med de ændringer, der følger af lov nr. 572 af 6. juni

10 opmærksom på, at der kan vælges mere end én kode fra primærglossaret; det anbefales dog at vælge højst 20 koder. Hver kode kan præciseres yderligere, afhængigt af ordregiverens specifikke behov, ved at tilføje flere koder fra det supplerende glossar. En søgning i hovedafdelingerne i CPV giver følgende hovedresultat: Bygge- og anlægsarbejder dvs. alle CPV-numre som starter med 45 vedrører byggeog anlægsarbejder. Der er 821 undernumre, som vedrører afdeling Reparations- og vedligeholdelsestjenester d.v.s. alle CPV-numre, som starter med 50 vedrører tjenesteydelser indenfor reparation og vedligeholdelse. Det gælder fx Reparation og vedligeholdelse af installationer i bygninger og Diverse reparations- og vedligeholdelsestjenester. Reparations- og vedligeholdelsesydelser er omfattet af udbudsdirektivets bilag II A og er dermed udbudspligtige efter reglerne i direktivet. Det bemærkes, at bygningsvedligeholdelse, fx maling og tapetsering, tømrerarbejde, murerarbejde m.v. som udgangspunkt er en bygge- og anlægsaktivitet, og dermed omfattet af tilbudsloven. Hvis kontrakten inklusive alle optioner overstiger tærskelværdien på kr. er den udbudspligtig efter udbudsdirektivet og skal den udbydes efter dette. Sondringen mellem de forskellige typer af opgaver er væsentlig, idet der er forskellige udbudsregler og udbudsprocedurer for henholdsvis bygge- og anlægsopgaver, tjenesteydelser underlagt udbudsdirektivets bilag II A og tjenesteydelser underlagt Udbudsdirektivets bilag II B. Hvis en kontrakt både omfatter tjenester og bygge- og anlægsarbejder er det kontraktens hovedformål, der er bestemmende for, hvilket regelsæt der skal bruges. Afgørende er ikke, om den økonomiske værdi for bygge- og anlægsarbejderne overstiger værdien af tjenesteydelserne eller omvendt. Er kontraktens hovedgenstand bygge- og anlægsaktiviteten, mens tjenesteydelsesdelen er en accessorisk aktivitet, betragtes kontrakten samlet set som en bygge- og anlægskontrakt. Vedrører hovedformålet derimod tjenesteydelser omfattet af bilag II A med accessoriske dele af bygge- og anlægsaktivitet, skal hele kontrakten udbydes efter udbudsdirektivets regler for bilag II A-ydelser. I sådan en situation er det derfor ikke nødvendigt at holde et selvstændigt udbud for arbejder efter tilbudsloven. Det kunne fx dreje sig om renholdelse af parker, der er en bilag II A- tjenesteydelse, kombineret med anlægsarbejde i parken. Er hovedformålet med kontrakten at udføre tjenesteydelser oplistet i Udbudsdirektivets bilag II B, vil hele kontrakten skulle udbydes efter reglerne for annoncering af tjenesteydelser i tilbudslovens afsnit II, Det gælder også selvom bygge- og anlægsdelen isoleret set overstiger tærskelværdien for EU-udbud. I sådan en situation kan kommunen også vælge at udbyde hele kontrakten efter tilbudslovens regler for begrænset licitation med prækvalifikation (tilbudslovens afsnit I). Med annoncen om prækvalifikation vil man nemlig opfylde en forpligtelse om offentlighed også om bilag II B-ydelser. Det kunne fx dreje sig om kontrakter om anlægsarbejder i forbindelse med parker, kombineret med tjenesteydelser indenfor skovbrug, havebrug, der er omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, kategori 26 eller

11 Når entreprenøren også leverer materialer i forbindelse med et bygge- og anlægsarbejde gælder det samme som ovenstående vedr. kontrakter som både omfatter bygge- og anlæg samt tjenesteydelser. Dvs. at hovedformålet med kontrakten er afgørende for, hvilke udbudsregler der gælder. Omfatter kontrakten en blanding af varer og tjenesteydelser er det værdien der afgør, hvorvidt hele kontrakten anses som en vare eller tjenesteydelse (det største værdi er afgørende). 2.3 Særligt vedrørende tilbudsloven Tilbudsloven indeholder en pligt til at afholde licitation for opgaver med en samlet værdi over 3 mio. kr. Kontrakter i spændet fra mio. kr. kan indgås på baggrund af underhåndsbud, som er en mindre formel udbudsform. Der kan kun indhentes tre underhåndsbud. Dog kan der indhentes et fjerde underhåndsbud, såfremt dette indhentes uden for lokalområdet. Tilbud på kontrakter om udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som overstiger 3 mio. kr., men ligger under tærskelværdien for EU-udbud på kr., indhentes ved offentlig eller begrænset licitation efter reglerne i tilbudsloven. Kommunen skal udnytte de muligheder, der findes for at skabe tilstrækkelig konkurrence. Ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet og tildelingen af ordren skal kommunen sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgivere sker på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier, og at der ikke finder forskelsbehandling sted mellem tilbudsgiverne. Denne vejledning går ikke i dybden med reglerne i tilbudsloven. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning 2, der kan findes på styrelsens hjemmeside. Til forskel fra udbud efter udbudsdirektivet har kommunen mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne. De nærmere regler fremgår af tilbudsloven og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning. Ved brug af forhandling skal kommunen sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens Rammeaftaler Tilbudslovens Afsnit I om bygge- og anlægsaktiviteter indeholder også regler for rammeaftaler, som er særligt relevante for bygningsvedligehold. Ved en rammeaftale forstås efter tilbudslovens 13 en aftale mellem én udbyder og én virksomhed, som har til formål at fastlægge betingelserne for aftaler, der indgås i løbet af en given periode. Kontrakter om bygge- og anlægsarbejder omfattet af tilbudsloven kan indgås på grundlag af rammeaftaler, uden at den enkelte kontrakt skal konkurrenceudsættes. Rammeaftaler anvendes, når der er tale om regelmæssige anskaffelser af ydelser af samme karakter. Rammeaftaler kan indgås efter gennemførelse af offentlig eller begrænset licitation, eller hvis det forventede volumen er under beløbsgrænsen i lovens 12, efter reglerne om underhåndsbud. Denne form for kontrakt åbner mulighed for at udvælge en virksomhed, som, når der er brug for det, kan opfylde udbyders behov. 2 Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven 2005 (lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren), august

12 Rammeaftaler er især velegnede i situationer, hvor udbyderen skal have udført en række ensartede ydelser i aftaleperioden, eksempelvis istandsættelse af lejligheder ved fraflytning, løbende vedligeholdsarbejder m.v. Efter reglerne i tilbudslovens afsnit I om bygge- og anlægskontrakter er der ikke adgang til at indgå parallelle rammeaftaler, hvilket betyder, at en ordregiver ikke kan indgå rammeaftale med mere end én entreprenør om udførelse af én og samme ydelse. Der er dog ikke noget til hinder for, at en udbyder indgår flere rammeaftaler, hvor hver enkelt aftale er afgrænset til et geografisk område, eller hvor en aftale omfatter skoler og en anden omfatter plejehjem i en kommune. Begrænsningen i tilbudslovens afsnit I med hensyn til rammeaftaler for bygge- og anlægskontrakter, må ikke forveksles med reglerne i tilbudslovens afsnit II, som omhandler annoncering af vare- og tjenesteydelseskontrakter. Der er for varekøbs- og tjenesteydelseskontrakter omfattet af afsnit II ikke nogen begrænsninger i forhold til rammeaftaler. Annonceringsreglerne gælder for offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivet, herunder kontrakter om vedligeholdelse og reparation, hvis værdi overstiger kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet. En rammeaftale indebærer ikke nødvendigvis en konkret, endelig forpligtelse for ordregiveren til at aftage bestemte mængder af arbejde på bestemte tidspunkter, men giver ordregiveren adgang til fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår, at indgå aftale under rammeaftalen uden udbud. For at undgå fastlåste samarbejdsrelationer gennem længere tid og holde adgangen til offentlige kontrakter åben for nye virksomheder kan rammeaftaler maksimalt have en tidsmæssig udstrækning på 4 år. Den tidsmæssige begrænsning relaterer sig til den periode, indenfor hvilken udbyder kan indgå konkrete kontrakter, som baserer sig på rammeaftalen. Det følger heraf, at gennemførelsen af de konkrete arbejder kan strække sig ud over 4 års perioden. Det er en forudsætning for, at der kan gennemføres en fair konkurrence, at alle tilbudsgivere har de sammen informationer om det volumen af arbejde, der bliver behov for i aftaleperioden. Konkurrencen om rammeaftalen kan gå på tilbudte enhedspriser, men også på en bestemt kvalitet, som skal anvendes i forhold til de konkrete kontrakter under rammeaftalen. Når ordregiver skal indgå en kontrakt under rammeaftalen kan tilbudsgiveren bedes om at supplere sit oprindelige tilbud, eksempelvis ved estimering af tidsforbrug og samlet pris for et konkret arbejde ud fra enhedspriser i rammeaftalen. Det er en betingelse, at et sådant supplement ikke medfører væsentlige ændringer i aftalevilkårene i rammeaftalen. 12

13 3 Anskaffelsesstrategi og forberedelse af udbuddet Inden kommunen beslutter sig for, hvilken kontrakt- og samarbejdsmodel, der skal anvendes, og går i gang med udarbejdelsen af udbudsmaterialet, bør der udarbejdes en projektplan. I projektplanen fastlægges de håndværkeropgaver, som udbuddet vedrører, og den udbudsmodel, der bedst tilgodeser kommunens målsætninger. Kommunens afklaring og planlægning af udbuddet er grundlaget for en god proces, hvor unødvendig spildtid minimeres. Det kan spare mange ressourcer, at kommunen fra starten tænker hele processen igennem og udarbejder en konkret projektplan, der er enighed om i organisationen. Ved afklaringen skabes overblik over organisation og løsning, og der fremskaffes et datagrundlag for udbuddet. 3.1 Evaluering og opgavemæssig afklaring Projektplanen bør indeholde en evaluering og erfaringsopsamling i forhold til tidligere års bygningsvedligehold: Hvordan er opgaverne blevet løst? Hvad har vist sig at fungere godt henholdsvis mindre godt? Er kommunens organisering af området hensigtsmæssig? Skal ejendomsfunktionen alene have ansvaret for udvendig vedligehold eller også det indvendige? Skal kommunen selv beskæftige en mindre håndværkerafdeling eller købe alle ydelser? Hvad er kommunens fremadrettede behov? Etc. Ligeledes foretages en afklaring af, hvilke håndværkerydelser, der skal med i udbuddet. Start med at afdække forbruget bagudrettet. Hvad er det for håndværkerydelser, der har været anvendt og i hvilke mængder? Har de opfyldt behovet? Kommunen kan indhente statistik hos de nuværende håndværksmestre eller trække data i økonomisystemet eller et system til indkøbsanalyse. Dernæst fastlægges kommunens fremtidige behov og evt. politiske målsætninger for området, så udbuddet ikke gennemføres med blikket rettet mod bakspejlet. Det kan være, at det fremtidige behov for håndværkerydelser skal tænkes sammen med øvrige behov et andet sted i organisationen. Fx anvender social- og sundhedsafdelingen også håndværkerydelser, fx til at foretage boligændringer hos borgere med bevægelseshandicap. Når der er kendskab til, hvilke håndværkerydelser udbuddet skal omfatte og det omtrentlige årlige volumen, foretages en afklaring af, hvilket regelsæt udbuddet skal gennemføres efter. Hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien for EU-udbud skal udbudsdirektivet følges; hvis kontraktværdien ligger under tærskelværdien gælder tilbudsloven. Afklar også, om det er bygge- og anlægsopgaver eller tjenesteydelser. Dette er mere udførligt beskrevet i afsnit

14 3.2 Projektorganisation Tilrettelæg udbuddet som en projektorganisering med en klar projektbeskrivelse. Der udpeges en projektleder med erfaring og de rigtige kompetencer til opgaven. Derudover er det en god idé med en mindre arbejdsgruppe, der indeholder de arbejdsressourcer og øvrige kompetencer, der skal til. Eftersom udbudsarbejdet har en intern påvirkning af organisationen bør der være et ressourceestimat fordelt på aktiviteter og på de deltagende personer. Der er væsentligt at sikre, at personale med relevante kompetencer og de centrale interessenter bliver inddraget. For at sikre, at der udarbejdes en klar og præcis kravspecifikation er det selv sagt væsentligt at inddrage personale, der rent fagligt kender til de udbudte opgaver. Derudover skal der suppleres med personale, der ved noget om det rent udbudstekniske og om de juridiske forhold omkring kontraktindgåelse. Brugerne af bygningerne bør ligeledes inddrages i arbejdet. Arbejdsgruppen bør omfatte en eller flere fagpersoner, som har indgående kendskab til kommunens brug af håndværkerydelser til vedligeholdelse af ejendomme m.v. Udbuddet er et samarbejde mellem fagpersoner og en eller flere udbudskonsulenter. Fagpersonerne beskriver kommunens behov for de håndværkerydelser, der skal anskaffes. Udbudskonsulenten varetager de udbudstekniske opgaver. Udbuds- og Indkøbsafdelingen vil i de fleste tilfælde have de udbudsmæssige kompetencer, men der kan være behov for at supplere med ekstern konsulentbistand eller juridisk ekspertise. Kommunen bør sørge for at opbygge udbudskompetencer in-house, som kan anvendes ved udbud. Der kan efter behov etableres en referencegruppe med en bredere deltagelse af interessenter. Ud over at de relevante interessenter kan bidrage til at kvalificere kommunens behov, vil inddragelse give et medejerskab til udbuddet og resultatet heraf. Et sådant medejerskab giver et langt bedre grundlag for succesfulde kontrakter, end hvis organisationen føler, at der trækkes noget ned over hovedet på den. 3.3 Tids- og aktivitetsplan Projektplanen bør indeholde en konkret og detaljeret tids- og aktivitetsplan for alle faser og aktiviteter. Ved fastlæggelse af tidsplanen er det væsentligt ikke at forsøge at forhaste gennemførelsen af udbuddet. De interne processer har en tendens til at tage længere tid, end det umiddelbart forventes. Samtidig bliver kvaliteten af leverandørens tilbud sjældent bedre, hvis tidsplanen presses unødigt. Nedenfor er indsat et forslag til en tidsplan, hvor der gennemføres et offentligt udbud. Såfremt der ønskes et begrænset udbud eller udbud med forhandling, er perioden for gennemførelse af udbuddet ofte længere. 14

15 Forberedelse af udbuddet Opbygning af organisation Udarbejdelse af kontrakt-og udbudsstrategi Fastlæggelse af tidsplan Udarbejdelse af udbudsmaterialet Politisk behandling af udbudsmateriale Gennemførelse af udbuddet Annoncering af udbuddet Informations- og spørgemøde Seneste besvarelse af spørgsmål Tilbudsperiode Evaluering af tilbud Politisk behandling af tildelingsbeslutning Afslutning af udbudsprocessen Meddelelse om tildeling Standstill-periode Forberedelse af kontrakt Kontraktindgåelse Annoncering af kontraktindgåelse Kontraktopstart Leverandørens forberedelse Kontraktopstart Uge Kontakt til andre ordregivere Det er en god idé at rette henvendelse til andre ordregivere, som har foretaget udbud af håndværkerydelser inden for de seneste år. Spørg rundt i netværket om der er andre, som har udbudt det samme og har erfaringer, de gerne vil dele med jer. Søg også i TED-databasen på Her er der onlineadgang til alle bekendtgørelser om europæiske offentlige indkøb, der er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Det er helt almindeligt at ordregivere deler udbudsmaterialer, udbudsbekendtgørelser mm. Men brug det kun til inspiration og sørg for at tilrette materialet til det konkrete udbud. Ved kontakt til andre ordregivere kan der spørges om deres erfaringer hvad gik godt henholdsvis mindre godt, hvilke tilbudsgivere gav tilbud, hvad ville kommunen evt. gøre anderledes en anden gang etc. 3.5 Målsætninger Set fra kommunens synsvinkel er der flere overordnede målsætninger, der kan lægges til grund, når udbuddet skal planlægges og forberedes. I det strategiske grundlag kan fx indgå en diskussion og afvejning mellem følgende målsætninger: Priser: Ud fra budgettet til bygningsvedligehold er det målsætningen at kommunen kan handle til fordelagtige priser, som har været konkurrenceudsat, og derfor ligger under det normale markedsniveau. Erhvervshensyn: Kommunen kan have en målsætning om, at også mindre håndværksvirksomheder, der ofte vil være lokalt baserede, skal kunne deltage i opgaveløsningen. Ved udbud af opgaverne kan firmaerne opfordres til at gå sammen i konsortier, eller der kan udbydes rammeaftaler målrettet mindre håndværksmestre. 15

16 Stordriftsfordele: Kommunen kan opnå fordele, når en entreprenør har stordriftsfordele ved at varetage vedligehold for en række bygninger og derved lærer bygningerne godt at kende. Det vil give entreprenøren mulighed for at tilbyde fordelagtige priser. Systematisk tilgang: Kommunen kan have en målsætning om en mere systematisk tilgang til bygningsvedligehold for at undgå situationer, hvor en stor del af indsatsen skal prioriteres til at genoprette bygningerne, så de opnår et byggeteknisk tilfredsstillende niveau. Målet er at undgå at der opstår et efterslæb, hvor der først efter genopretningen kan foretages forebyggende vedligehold, der sikrer en langtidsholdbar tilstand af bygningsporteføljen. Stabilitet og soliditet: Kommunen kan have som målsætning at indgå samarbejde med bredt dækkende professionelle samarbejdspartnere indenfor bygningsområdet, der kan løfte større opgaver og medvirke til en langsigtet planlægning af udførelsen af det løbende bygningsvedligehold. Planlægning: Kommunen kan have en målsætning om at entreprenører/håndværksmestre medvirker i planlægningsfasen, fx ved at deltage i bygningsgennemgang. Dermed kan entreprenøren skabe et overblik over vedligeholdet og optimere udførelsen gennem planlægning. Fleksibilitet: Kommunen kan have som målsætning, at der er stor fleksibilitet i forhold til at kunne sætte firmaer til at udføre opgaver, hvor der ikke er tid til at gennemføre en udbudsforretning. Dette taler for en rummelig konstruktion. Målsætningerne ved udbud af håndværkerydelser kan også handle om energirenovering og om at bygningernes funktionalitet svarer til de behov, brugerne af bygningerne har. Det er værdifuldt at bruge god tid på at formulere de overordnede strategiske målsætninger og ønsker til det resultat, der skal komme ud af udbudsforretningen, så udbudskonstruktionen og udbudsmaterialet kan indrettes herefter. 3.6 Valg af udbudsform Kommunen skal vælge, hvilken udbudsform, der skal anvendes. Alt efter opgaverne og kontraktværdien foretages udbudsforretningen som licitation efter tilbudsloven eller udbud efter udbudsdirektivet. Det anbefales, at der anvendes begrænset udbud/licitation. Begrænset udbud giver alene en mindre udvalgt kreds mulighed for at afgive tilbud, fordi udbuddet indeholder en prækvalifikationsfase mellem offentliggørelsen og afgivelse af tilbud. En af fordelene ved at benytte en prækvalifikationsrunde er, at tilbudsgivernes udarbejdelse af prækvalifikationsmaterialet ikke er en ressourcekrævende opgave. De fleste virksomheder, der leverer til offentlige myndigheder, vil have et standard prækvalifikationsmateriale, der med få justeringer kan sendes til ordregiver. Det sker ofte, at flere virksomheder end nødvendigt vil være kvalificerede til at løfte opgaven. Da skal der foretages en vurdering af virksomhederne ud fra dokumentationskrav og mindstekrav. Ordregiver har også mulighed for at sammensætte et felt af tilbudsgivere, der vurderes at give den bedste konkurrence.. Begrænset udbud har den procesmæssige fordel, at tilbudsgivere, der forbigås i 16

17 forbindelse med en prækvalifikationsfasen, ikke har investeret væsentlige ressourcer i udbuddet og derfor lettere vil kunne acceptere ikke at blive udvalgt. Det er en del af spillets regler. Når virksomhederne er udvalgt på baggrund af en prækvalifikationsrunde, er de ofte mere engagerede og indstillede på at levere det bedste tilbud til ordregiver. De har en større vinderchance end ved offentligt udbud, og kender formentlig konkurrenterne og vil gøre meget for at vinde ordren. Ved et begrænset udbud får kommunen en god føling med de virksomheder, som byder på opgaven. Kommunen udvælger fx 5 tilbudsgivere pr. delaftale/ydelsestype, og kan vælge at gennemføre et spørge/informationsmøde. Her kan kommunen formidle overordnede budskaber om intentioner og målsætninger med udbuddet, og orientere om ordregivers situation og udviklingsinitiativer. Spørge/informationsmødet giver ofte en god fornemmelse for den igangsatte konkurrence på begge sider. Kommunen vil ofte få bedre tilbud ind, når tilbudsgiverne har fået sat ord og billeder på, set i forhold til blot at modtage et udbudsmateriale. Ved et offentligt udbud er prækvalifikationsfasen en del af tilbudsvurderingen og udbuddet indeholder kun én fase, nemlig tilbudsgiveres udarbejdelse og afgivelse af tilbud. Alle interesserede virksomheder har mulighed for at afgive et tilbud, hvilket umiddelbart skaber en høj grad af konkurrence om opgaven. Det er dog et åbent spørgsmål, hvor meget mere konkurrence 20 tilbud skaber frem for 5 tilbud. Offentligt udbud kan af flere grunde være mindre hensigtsmæssigt. Kommunen skal realitetsbehandle alle indkomne tilbud, hvilket kan være særdeles ressourcekrævende. Hertil kommer at nogle tilbudsgivere afholder sig fra at afgive tilbud, hvis de forventer et alt for stort felt af tilbudsgivere. Chancen for at få opgaven vurderes for lille i forhold til de ressourcer, der benyttes til at udarbejde tilbud. I et offentligt udbud er det naturligt, at enkelte virksomheder, der har ofret store ressourcer på at udarbejde et tilbud, har vanskeligt ved at acceptere et afslag. Det kan give et større ekstraarbejde for ordregiver at skulle håndtere sådanne tilbudsgivere, der ikke kan forstå, at de ikke er blevet valgt. 3.7 Udbudskonstruktion og funktionskrav Der fastlægges en udbudskonstruktion, hvor opgaverne opdeles i en række hensigtsmæssige delaftaler fx geografiske områder, bygningstyper, håndværksfag og lignende. Her skal kontrakternes fremtidige funktion tænkes ind, så de udbudte kontrakter kommer til at fungere godt i dagligdagen. Det kan spille en rolle, hvilket volumen de enkelte delaftaler får. Vælg også, hvilken udbudstype, der skal gennemføre. Det kan være fordelagtigt med et funktionsudbud, hvor der er fokus på fastlæggelse af overordnede funktionsbeskrivelser, frem for detaljerede beskrivelser af arbejdsgange og ressourcer. Ved funktionsudbud stilles krav til funktionen af ydelserne i stedet for udførelseskrav. Det kan bidrage til at højne kvaliteten og fleksibiliteten, da det giver leverandøren et spillerum til selv at vælge opgavetilgang, så længe kvaliteten lever op til de krav, der er specificeret i kontrakten. 17

18 3.8 Kontraktperiode Hvis det vurderes ikke at være nødvendigt at afprøve konkurrencen med få års mellemrum, kan en kontrakt på fx 3-4 år medvirke til at reducere de samlede transaktionsomkostninger ved kontrakten. Rammeaftaler kan maksimalt være på 4 år. 3.9 Udvælgelseskriterier Et udbud af håndværkerydelser vil i mange tilfælde bedst kunne udbydes som et begrænset udbud, hvor der er en prækvalifikationsfase. I udbudsbekendtgørelsen skal kommunen angive udvælgelseskriterierne og evt. stille mindstekrav til deltagerne. Som standard opstilles normalt krav til ansøgers personlige forhold, økonomiske og finansielle formåen og tekniske kapacitet angives. Udvælgelseskriterierne bruges til at vurdere, hvilke leverandører der er egnede til at udføre opgaven. De benyttes altså til at vurdere leverandørens forhold og ikke den tilbudte opgaveløsning. Tilbudsloven opstiller ikke regler for, hvilke krav der må stilles til leverandørens personlige, tekniske eller finansielle formåen, eller hvilken dokumentation der kan kræves. Dette er op til kommunen at fastsætte. Det kan anbefales, at finde inspiration i udvælgelseskriterierne, oplistet i Udbudsdirektivet art , og tilrette kriterierne til det konkrete udbud. Under de personlige forhold kan kommunen stille krav om en beskrivelse af ansøgerens firma, herunder organisation, ejer- og ledelsesforhold, antal ansatte m.v. Generelt set kan det anbefales at stille krav om erklæringer, der kan dokumentere, at leverandøren er økonomisk stabil. For den økonomiske og finansielle formåen kan der stilles krav om at de seneste 2-3 årsregnskaber vedlægges, alternativt et udfyldt og evt. revisorattesteret skema med økonomiske nøgletal som fx omsætning, soliditetsgrad, egenkapital m.v. Der kan evt. stilles krav om en revisorerklæring. Med hensyn til teknisk og faglig kapacitet er det relevant at bede om en referenceliste for betydelige tilsvarende opgaver for de seneste 2-3 regnskabsår. Det anbefales, at der stilles krav til indholdet af referencerne for at sikre overholdelse af gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet. Eksempelvis kan det kræves, at tilbudsgiver for de enkelte referencer angiver en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver. Kommunen kan med hensyn til den tekniske kapacitet stille krav om, at ansøger beskriver metoder til styring af vedligeholdelsesopgaver, projektlederens kompetencer samt de øvrige personer, der vil blive sat på den overordnede ledelse og styring af opgaverne, inkl. deres kvalifikationer. Når der efterfølgende skal foretages en udvælgelse blandt ansøgerne for at komme ned på det fastsatte antal er det hensigtsmæssigt, at der allerede i udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort et system til rating og de faktorer, som kommunen vil lægge vægt på. Kommunen skal være opmærksom på, at offentlige myndigheder ikke må indgå kontrakt med leverandører, der har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. Det er derfor obligatorisk for tilbudsgiver at afgive en tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. På Udbudsportalen.dk kan du finde skabelon til en tro- og loveerklæring. Nedenfor følger eksempler på udvælgelseskriterier: 18

19 Krav Dokumentation Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2 litra a-c og e-f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Økonomisk formåen Udfyldt tro og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 2 litra a-c og e-f. Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. En soliditetserklæring udstedt af bankforbindelse el.lign. Tilbudsgiver skal dokumentere, at virksomheden over de seneste tre regnskabsår gennemsnitligt har et positivt resultat. Det er desuden et krav at virksomheden i det seneste regnskabsår har en positiv egenkapital. Udfyldt tro og loveerklæring vedr. gæld til det offentlige, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Erklæringen må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver skal vedlægge virksomhedens økonomiske nøgletal i form af: Resultat Omsætning og Egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Hvis der er tale om en nystartet virksomhed skal der fremsendes de tilgængelige regnskabsoplysninger. Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal dokumentere relevante, betydelige og nyere erfaringer med tilsvarende opgaver i kommuner og/eller regioner. Referenceliste der dokumenterer mindst {x antal} relevante og betydelige erfaringer med tilsvarende opgaver inden for de seneste tre år. For de enkelte referencer angives en kort beskrivelse af opgaven, dennes varighed, den omtrentlige kontraktsum og opdragsgiver Tildelingskriteriet Kommunen skal også tage stilling til tildelingskriteriet. Skal det være økonomisk mest fordelagtige tilbud eller laveste pris? Ofte vælges økonomisk mest fordelagtige tilbud nærmest pr. automatik, men dette er ikke altid hensigtsmæssigt. Laveste pris benyttes, hvis prisen kan benyttes som eneste parameter for tildelingen, og hvor markedet er egnet til dette. Hvis kravene til kvalitet og service m.v. kan fastlægges som minimumskrav, er der ikke grund til at anvende kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud - med mindre kommunen 19

20 ønsker en konkurrence på at levere bedre kvalitet og service end fastlagt i minimumskravene. Markedet for håndværkerydelser er vant til, at arbejder ofte udbydes til laveste pris. Derimod kan håndværksmestre have vanskeligt ved at håndtere økonomisk mest fordelagtige bud, hvor der også konkurreres på andre parametre end prisen. Hvis kommunen alligevel i den sidste ende vælger det prismæssigt laveste tilbud, eller vægter prisen så højt, at vurderingen på andre parametre ikke kan ændre resultatet, så er meget arbejde sparet ved at udbyde efter tildelingskriteriet laveste pris. Herved sparer ordregiver mange ressourcer i tilbudsvurderingen, idet der kun skal sammenlignes på pris. Tilbudsgiverne sparer også mange ressourcer, fordi det ikke er nødvendigt at beskrive kvalitet m.v., som ordregiver har stillet mindstekrav til. Hvis kommunen ønsker en konkurrence på flere parametre såsom priser, kvalitet, samarbejdsforhold etc. er kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud det rigtige at vælge. Det indebærer imidlertid et større ressourceforbrug i vurderings- og tildelingsfasen, hvor tilbuddene skal vurderes for hvert kriterium for at udvælge det bedste tilbud. Hvis der udbydes et servicepartnerskab vil økonomisk mest fordelagtige tilbud være bedst egnet til at identificere det bedste tilbud. Ved Det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal der fastsættes økonomiske og kvalitative underkriterier. De valgte underkriterier skal være relevante for opgaven, og ikke for virksomhedens evne til at løse opgaven, da det jo allerede er afgjort ved hjælp af udvælgelseskriterierne. For at sikre at de enkelte underkriterier får en reel betydning i evalueringen anbefales det, at der udvælges et begrænset antal underkriterier (to-fem stk.). Under de enkelte underkriterier (fx kvalitet) kan der oplistes delkriterier, som præciserer, hvad kvalitet indebærer. Er udbuddet opdelt i delaftaler, skal underkriterierne som udgangspunkt kunne dække delaftalerne, medmindre kommunen vælger at fastsætte særskilte underkriterier pr. delaftale. I førstnævnte model skal særlige forhold, der eventuelt kun vedrører den ene delaftale, angives særskilt. Nedenfor følger eksempler på kriterier, idet den konkrete udformning af kriterierne vil være helt afhængig af udbuddets indhold og omfang, herunder de stillede krav. Rækkefølgen er tilfældig: Kvalitet Teknisk løsningsforslag Samarbejde Fleksibilitet Pris For hvert underkriterium bør kommunen uddybe, hvad der forstås ved kriteriet, og hvad der lægges vægt på ved tilbudsvurderingen. Hvert underkriterium kan med fordel relatere sig til et afsnit i kravspecifikationen. 20

21 Dragør Kommune udbød i 2004 servicepartnerskaber og drift og vedligehold af kommunale ejendomme. Tildelingskriteriet for kontrakten var økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor tilbuddets økonomiske værdi indgik i vurderingen med en vægt på 60 pct., mens den tekniske værdi, vurderet på baggrund af tilbudsgivers beskrivelser i en række tilbudsbilag, indgik i vurderingen med en vægt på 40 pct. Det er vigtigt at være opmærksom på, at eventuelle mindstekrav ikke må indgå i vurderingen, idet formålet med mindstekrav alene er at vurdere, hvorvidt tilbuddet er konditionsmæssigt eller ej. Såfremt dette eksplicit fremgår af underkriterierne, kan en eventuel meropfyldelse af et mindstekrav dog indgå i evalueringen Forbehold Kommunen skal tage stilling til, om tilbudsgiver skal have lov til at tage forbehold over for kontraktvilkår mv. I den forbindelse skal kommunen være opmærksom på, at det ifølge praksis fra Klagenævnet for Udbud ikke er tilladt at give helt fri adgang til at tage forbehold, da dette er ensbetydende med, at den udbudte ydelse ikke er tilstrækkelig gennemsigtigt specificeret. Mange udbydere åbner mulighed for forbehold, men med den begrænsning, at udbyder forbeholder sig ret til at afvise tilbud, såfremt forbeholdene er i strid med de grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Denne fremgangsmåde forudsætter, at udbyder konkret for hvert tilbud skal vurdere, hvorvidt et forbehold er i strid med grundlæggende elementer. I det omfang det er muligt bør udbyder i udbudsmaterialet angive, hvad der anses som et grundlæggende element. Tilbudsgivers forbehold kan skyldes uklarheder eller uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Kommunen bør derfor opfordre tilbudsgiverne til at stille begrundede spørgsmål til udbudsmaterialet. Forbehold for ikke grundlæggende elementer skal prissættes og tillægges tilbuddets pris, således at det bliver en del af evalueringen Alternative tilbud Der skal tages stilling til, om tilbudsgiver skal have lov til at afgive alternative tilbud. Det kan eksempelvis være alternative fremgangsmåder for planlægning og udførelse af håndværkerydelserne. Kommunen skal i den forbindelse være opmærksom på, at alternative bud altid skal overholde de fastsatte mindstekrav. Vælger udbyderen at tillade forbehold i et vist omfang, kan der åbnes mulighed for alternative tilbud. Ønsker udbyderen derimod ikke, at der skal kunne tages forbehold over for kontraktvilkår mv., kan der ikke gives tilladelse til alternative tilbud. Alternative tilbud er nærmere beskrevet i vejledningen Udbud- trin for trin på Udbudsportalen.dk 3.13 Markedsforhold og teknisk dialog Som led i planlægningen kan kommunen foretage en teknisk dialog med markedet. Herved får kommunen en række brugbare og konkrete input til, hvordan udbuddet tilrettelægges mest optimalt. Hvilke firmaer består markedet af? Vil de have interesse i at byde ind på opgaven? Hvordan kan opgaverne udbydes mest optimalt? 21

22 Dialogen skal gennemføres med henblik på at kommunen kan danne sig et indtryk af markedet, og derved optimere udbyttet af den forestående udbudsforretning. Dialogen med markedet skal føres på et overordnet plan, så der ikke kan opstå tvivl om, hvorvidt firmaerne har fået væsentlig indflydelse på kravspecifikationen, og dermed vil være inhabile ved en tilbudsgivning. Timingen er også vigtig. Når udbuddet først er annonceret, skal dialogen følge de formelle regler. Konkret kan der indrykkes en vejledende forhåndsmeddelelse i EU-Tidende med invitation til teknisk dialog med et på forhånd fastlagt antal firmaer i forbindelse med kommunens overvejelser om den fremtidige udbudsforretning. Interesserede firmaer tilmelder sig den tekniske dialog pr. . Såfremt antallet af interesserede firmaer overstiger det fastsatte antal foretages en objektiv og saglig vurdering af de potentielle dialogpartnere, således at deltagerne er repræsentative for markedet set i forhold til geografi, entreprenørtype, ydelser og virksomhedsstørrelse. Kommunen bør udarbejde et notat med temaer og uddybende spørgsmål, som kommunen ønsker at drøfte. Dialogpartnerne bør have mulighed for at besvare temaer og spørgsmål skriftligt forud for møderne, hvor der er mulighed for at give en mundtlig tilbagemelding på de samme temaer og supplerende spørgsmål. Kommunen kan alternativt invitere til et informations- og dialogmøde, som er åbent for alle potentielle tilbudsgivere. Ved mødet kan kommunen informere og lægge op til en åben udveksling af synspunkter. Ved mødet gøres markedet bekendt med kommunens overvejelser, og kommunen får en føling med de mulige håndværksmestre og entreprenører. Mødet bør annonceres offentligt på kommunens hjemmeside. Der kan sendes en mail til de firmaer, som kommunen kender til, med henvisning til hjemmesiden. Af hensyn til ligebehandlingen bør alle firmaer, som kommunen har kendskab til som relevante leverandører på området, adviseres. Man skal være opmærksom på ikke at overtræde det udbudsretlige ligebehandlingsprincip, når der rettes henvendelse til firmaer. Udbudsrådets vejledning "Dialog ved udbud - hvad er muligt?" indeholder en beskrivelse af grænserne for dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver før, under og efter et udbud Valg af kontrakt- og samarbejdsform Ud fra anskaffelsesstrategien fastlægges den model, som kommunen vil udbyde efter. Kommunen kan for eksempel foretage udbud af fagopdelte rammeaftaler, fx vedrørende indvendige og udvendige vedligeholdsarbejder, reparationsarbejder samt mindre tilbygninger, ombygninger og nybygninger. Modellen med udbud af rammeaftaler anvendes blandt andet af Fredensborg Kommune, som har været igennem tre tidligere udbudsrunder med anvendelse af samme udbudsmodel. I aftaleperioden kan ejendomsafdelingen rekvirere akutte reparations- og vedligeholdsarbejder samt planlagte arbejder til de fastlagte priser. Modellen med rammeaftaler anvendes også af Frederiksberg Kommune, Roskilde Kommune, Hørsholm Kommune og Ringsted Kommune. En anden mulighed er at foretage udbud efter en partnerskabsmodel, hvor der for en afgrænset bygningsmasse indgås aftale med en hovedentreprenør, der har et samlet ansvar for alle fagentrepriser. Denne mulighed er beskrevet i vejledningens perspektivering i kapitel 6. Servicepartnerskaber anvendes af blandt andet Københavns Kommune, Hillerød Kommune og Dragør Kommune. 22

23 4 Udbudsprocessen 4.1 Udbudsbekendtgørelse Når alle forhold vedr. udbuddet er afklaret kan udbudsbekendtgørelsen indrykkes. Beskrivelsen af ydelserne skal være så konkret, at de relevante leverandører på markedet har et tilstrækkeligt præcist billede til at vurdere, om de skal have interesse for udbuddet. Samtidig skal udbudsbekendtgørelsen være så overordnet og generel, at den ikke begrænser kommunen i sit valg og senere beskrivelse af løsning. Såfremt kommunen i perioden fra offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse til færdiggørelse af kravspecifikationen bliver klogere og opdager, at væsentlige mængder ikke er beskrevet eller at der f.eks. er behov for en option, er der ingen mulighed for at fortsætte udbuddet med disse ændringer. Dette ville være i modstrid med de grundlæggende principper i EU-Traktaten. Det er i et sådant tilfælde nødvendigt at aflyse udbuddet og begynde forfra med en korrekt beskrivelse. Hvis de tidsmæssige forhold tillader det, er det derfor altid en fordel at vente med at annoncere udbudsbekendtgørelsen til udbudsmaterialet er udarbejdet. 4.2 Spørgsmål og spørgemøder Det skal fremgå af udbudsmaterialet at der kan stilles skriftlige spørgsmål samt spørgefristen. Kommunen kan vælge at afholde et informations- og spørgemøde, hvor tilbudsgiverne bliver introduceret til udbuddet og kravene til varetagelse af opgaverne. Det vil øge sandsynligheden for konditionsmæssige tilbud, der dels opfylder de formelle krav til afgivelse af tilbud, og dels omfatter de udbudte ydelser. På informations- og spørgemødet har tilbudsgiverne også mulighed for at stille spørgsmål til udbudsprocessen og udbudsmaterialet. Udbudsportalens vejledning Udbud - Trin-for-trin indeholder yderligere informationer om håndtering af spørgsmål under udbudsprocessen. 4.3 Evaluering af tilbuddene Hvert tilbud skal evalueres i forhold til tildelingskriteriet og de angivne underkriterier. For at evaluere tilbuddene udarbejdes en evalueringsmodel, der gør det muligt at vurdere de enkelte tilbud for hvert af underkriterierne, og som tager højde for underkriteriernes vægtning. Ved evaluering af pris har Klagenævnet for Udbud indtil videre accepteret, at priserne kan sammenlignes. Det er imidlertid meget omdiskuteret, hvordan priserne kan evalueres, så kravene om gennemsigtighed og ligebehandling er opfyldt. Det skal vurderes konkret fra udbud til udbud. Der er flere forskellige vurderingsmetoder. En metode er, at tildele det billigste tilbud maksimumpoint, på en given skala, mens øvrige tilbud tildeles maksimumpoint med et fradrag, der svarer til deres procentvise afgivelse fra det billigste tilbud, dvs.: Tilbuddets point = maksimumpoint maksimumpoint x [(tilbuddets pris - laveste tilbuds pris)/laveste tilbuds pris] 23

24 En variant til ovenstående er, at inddrage betragtninger, om hvad der er acceptabelt prismæssigt. Tilbuddet med den laveste pris tildeles maksimumpoint, på en given skala, mens øvrige tilbud tildeles point ud fra følgende måde: Tilbuddets point = maksimumpoint maksimumpoint x [(tilbuddets pris laveste tilbuds pris)/(targetpris- laveste tilbuds pris)] Targetprisen er lig med den højest acceptable pris. Targetprisen kan defineres som en absolut størrelse, men kan også fremkomme ved en beregning. Fx kan vurderingen være, at man alene tillader priser, der er 50 pct. højere end den laveste pris (dvs. at en spredningsprocent på 50 tillades). Procentsatsen skal fastsættes efter kommunens betalingsvilje sammenholdt med forventningerne til spredningen mellem de indkomne tilbud. Sidstnævnte har betydning i forhold til, at tilbuddene skal kunne rummes inden for den valgte karakterskala. Efter Klagenævnet for Udbuds praksis er det nemlig ikke er tilladt at give negative point til prisen, hvis der mht. de kvalitative kriterier alene kan gives positive point. Det skal for en god ordens skyld nævnes, at der ikke er pligt til at oplyse evalueringsmodellen i udbudsmaterialet. Der henvises i øvrigt til Udbudsportalen.dk for flere overvejelser mht. evaluering og evalueringsmetoder. 4.4 Evaluering af kvalitative kriterier Ved evaluering af tilbuddene i forhold til de kvalitative parametre er det ikke tilladt at foretage en direkte sammenligning af tilbuddene op imod hinanden. Der skal derimod foretages en objektiv vurdering af de enkelte tilbud i forhold til hvert underkriterium. Denne vurdering kan tage udgangspunkt i en karakterskala lig nedenstående. Point Bedømmelse 10 Den tilbudte opgaveløsning vurderes at være særdeles tilfredsstillende. 8 Tilbuddet indeholder enkelte svagheder og/eller uklarheder i forhold til opgaveløsningen, men vurderes i øvrigt at være særdeles tilfredsstillende. 6 Den tilbudte opgaveløsning vurderes at være tilfredsstillende. 4 Tilbuddet indeholder flere svagheder og/eller uklarheder i forhold til opgaveløsningen, men vurderes i øvrigt at være tilfredsstillende. 2 Den tilbudte opgaveløsning vurderes at være mindre tilfredsstillende. 0 Den tilbudte opgaveløsning vurderes at være netop acceptabel. De mellemliggende karakterer kan komme i anvendelse, såfremt der er forhold i det enkelte tilbud, der trækker op eller ned i forhold til en af de angivne karakterer. Modellen skal naturligvis tilpasses det 24

25 konkrete underkriterium, hvor "opgaveløsning" erstattes af det konkrete underkriterium samt de forhold, der lægges vægt på under det enkelte underkriterium. 5 Paradigme for udbud af rammeaftaler I dette kapitel beskrives et paradigme for udbud af rammeaftaler om håndværkerydelser. Det er væsentligt at holde sig for øje, at paradigmet alene indeholder forslag til formuleringer og kommentarer til de enkelte dele af udbudsmaterialet, og at formuleringerne skal tilpasses de konkrete forhold i den enkelte kommune samt de konkrete håndværkeropgaver, der udbydes. Udbudsvilkår og krav vil variere afhængig af, hvilke opgaver kommunen vælger at udbyde samt den enkelte kommunes behov og ønsker. Fagopdelte rammeaftaler er en ofte anvendt mulighed for at udbyde kontrakter om håndværkerydelser, fx til brug for indvendige og udvendige vedligeholdsarbejder, reparationsarbejder samt mindre tilbygninger, ombygninger og nybygninger. I kommunernes budgetter er der sjældent afsat midler til mindre løbende ombygninger og funktionstilpasninger, hvorfor disse ligeledes finansieres over vedligeholdsbudgetterne. Denne post kan erfaringsmæssigt udgør op imod 25 procent af det samlede vedligeholdsbudget og kan med fordel medtages ved udbud. Rammeaftaler kan maksimalt have en varighed på 4 år. 5.1 Eksempel: Ringsted Kommune Ringsted Kommune har foretaget udbud af rammeaftaler om bygningsvedligehold. Udbuddet omfatter 10 fagområder for udvendig og indvendig vedligeholdelse af kommunens bygninger. Udbuddet er foretaget som et begrænset udbud efter udbudsdirektivet. De ti fagområder i udbuddet er: Jord, beton og kloakarbejder Murerarbejder Tømrer- og snedkerarbejder Paptagdækningsarbejder Glarmesterarbejder Guldbelægningsarbejder Malerarbejder El-arbejder Vvs-, blikkenslager og smedearbejder Vedligeholdelse af udvendige arealer (grønne områder og belægninger) Hvert af de 10 fagområder er opdelt i 5 områder opdelt efter geografi og 1 område for administrationsbygninger. Via prækvalifikation har Ringsted Kommune udvalgt 5 tilbudsgivere per fagområde per område forudsat, at der er modtaget 5 ansøgninger, som opfylder kravene i udbudsbekendtgørelsen. Tilbudsgiverne blev udvalgt ud fra en helhedsvurdering af, hvordan Ringsted Kommune kunne 25

26 modtage de mest attraktive tilbud. I helhedsvurderingen af alle ansøgningerne i prækvalifikationen indgik en vurdering af følgende: Teknisk kapacitet Opnåelse af en god konkurrencesituation ved udvælgelse af ansøgere med forskellig størrelse rent omsætningsmæssigt Opnåelse af en god konkurrencesituation ved udvælgelse af forskellige tilbudsgivere på de enkelte delaftaler. 5.2 Eksempel: Rigshospitalet Rigshospitalet har udbudt 3-årige rammeaftaler af reparation, bygningsvedligehold og viceværtopgaver. Udbuddet omfatter vedligehold og reparation af bygninger i alt ca m2 brutto - og inventar, viceværtbetonede opgaver samt de med opgaven forbundne administrative opgaver og opfølgning. Vedligehold af tekniske anlæg er ikke omfattet. Rammeaftalerne omfatter dels faste ydelser, der består af mindre reparationsarbejder, servicegennemgange samt viceværtbetonede opgaver, herunder møbelvedligehold, nøgle- og skilteservice, dels ydelser, der er af mere bygningsrelateret art, fx malerarbejde, gulvarbejde, tagarbejde, glarmesterarbejde, og lign. Egentlige renoveringsopgaver er ikke omfattet. Den overordnede målsætning for opgaveløsningen er, at hospitalet skal fremstå vel vedligeholdt, og hospitalsafdelingerne skal opleve, at de forhold som er omfattet af rammeaftalerne, har fuld funktionalitet i hverdagen, og at de rekvirerede ydelser gennemføres inden for de aftalte frister og i en håndværksmæssig korrekt kvalitet. 5.3 Eksempel: Fredensborg Kommune Modellen med udbud af rammeaftaler anvendes med succes af Fredensborg Kommune, som har været igennem tre tidligere udbudsrunder med anvendelse af samme udbudsmodel. Bygningsafdelingen kan i aftaleperioden rekvirere akutte reparations- og vedligeholdsarbejder samt planlagte arbejder til de fastlagte priser. Der er i Fredensborg Kommune udbudt følgende rammeaftaler: 7 udbud vedrørende malerarbejder 4 udbud vedrørende tømrerarbejder (inkl. trægulve) 2 udbud vedrørende murerarbejder (inkl. fliser og klinker) 2 udbud vedrørende øvrige gulvarbejder 4 udbud vedrørende VVS-arbejder (inkl. blikkenslagerarbejder) 3 udbud vedrørende el-arbejder 1 udbud vedrørende ventilationsarbejder Udbuddene er foretaget efter reglerne i tilbudsloven. Der er foretaget en opdeling af ejendommene, så der fx er indgået 7 rammeaftaler med malermestre, der hver især varetager en afgrænset bygningsmasse. 26

27 Antallet af udbud og rammeaftaler er fastlagt efter en nærmere vurdering af den kommunale bygningsmasse og hvilke aktører, der findes på markedet. Til forskel fra Fredensborg har fx Hørsholm udbudt én rammeaftale pr. fagområde. Fredensborg Kommune har ønsket at inddrage de entreprenører, som får tildelt en rammeaftale, i planlægningen af de enkelte bygningers vedligeholdelse, hvorfor der i tilbudslisten anmodes om pris på deltagelse i bygningsgennemgange. Det er kommunens målsætning, at flest mulige arbejder udføres som planlagt vedligehold. På grund af indbrud, hærværk og pludseligt opståede skader / nedbrud af installationer er der for nogle fag behov for et beredskab, som muliggør akut tilkald. Fredensborg Kommune kan tillige rekvirere arbejder i forbindelse med mindre ombygninger, tilbygninger og nybygninger via rammeaftalerne. Rekvirering af arbejder sker med en skriftlig rekvisition udstedt af kommunen. Bygningsmassen er opdelt i puljer som følger: Skoler og SFO, 20 bygninger Daginstitutioner, 64 bygninger Fritid, 20 bygninger Idrætsanlæg, 7 bygninger Kulturbygninger, 24 bygninger Udlejningsejendomme, 9 bygninger Ældreområdet 15 bygninger Administration, 6 bygninger For ovennævnte bygninger omfatter udbuddet: Indvendige vedligeholds- og reparationsarbejder Udvendige vedligeholds- og reparationsarbejder Vedligeholds- og reparationsarbejder på tekniske installationer Mindre til-, om og nybygninger 5.4 Udbudsbetingelser Brug en fast og kvalitetssikret skabelon for udbudsbetingelserne, som er grundstammen i udbudsmaterialet og at betragte som en vejledning til tilbudsgiver om, hvordan tilbud skal udarbejdes og hvordan udbudsprocessen forløber. Klare udbudsbetingelser sparer tid for alle de involverede parter. Udbudsbetingelserne skal udarbejdes, så de præcist og entydigt guider tilbudsgiver gennem udbudsprocessen. Tilbudsgiver kan bruge sine ressourcer på at udarbejde tilbud og ordregiver skal ikke besvare unødige spørgsmål om udbudsgrundlaget. Udbudsbetingelserne skal indeholde en beskrivelse af alle relevante formalia for, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig, f.eks. i forbindelse med afgivelse af opklarende spørgsmål, krav til opbygning og indhold af tilbud samt ikke mindst frist for afgivelse af tilbud. Hvis der gennemføres en besigtigelse af fx bygninger, anlæg eller lignende bør spørgemødet ligge efter besigtigelsen. 27

28 Hvis kommunen har krav til, hvilken størrelse leverandørens omsætning bør have, eller den erfaring leverandøren skal have fra lignende opgaver, så brug mindstekrav til udvælgelseskriterierne. Ordregiver skal dog passe på, ikke at komme til at udelukke gode leverandører på grundlag at et uhensigtsmæssigt mindstekrav. I udbudsbetingelserne stilles krav til den dokumentation, som tilbudsgiver skal medsende, fx årsregnskaber m.v. For at minimere omkostningerne ved udbuddet bør der kun stilles krav om dokumentation, som ordregiver vil vurdere på. Overvej fx om ordregiver - i stedet for tre års regnskaber - skal vedlægge et skema, hvor tilbudsgiver udfylder med de sidste tre års regnskabsresultater, egenkapital, soliditet m.v. og påfører ledelses- eller revisorpåtegning. Det er ud fra en ressourcebetragtning en god idé, at ordregiver i udbudsbetingelserne opfordrer til at tilbudsgiverne meddeler og begrunder, hvis de finder krav eller beskrivelser i udbudsmaterialet, som er uhensigtsmæssige eller meget bekostelige. Det giver ordregiver en konstruktiv mulighed for eftertænksomhed og genovervejelse, idet det ikke på forhånd kan forudses om kravspecifikationen i alle henseender rammer markedet. I udbudsbetingelserne anfører kommunen, hvordan tilbuddet skal udarbejdes og hvad det skal indeholde. Her bør det anføres, hvordan tilbudsgiver svarer på de enkelte underkriterier, og hvilke dele af tilbuddet, der vil blive vurderet i forhold til de enkelte kriterier. I mange tilfælde beskrives også den vurderingsmodel, der vil blive anvendt for de enkelte underkriterier. Her bør der igen være en sammenhæng, så det er klart og tydeligt for alle parter, hvad der vurderes, og på hvilken måde vurderingen foretages. Sørger ordregiver for denne sammenhæng i udbudsmaterialet er der lagt en køreplan for tilbudsvurderingen, som forenkles, og tilbudsgiverne bruger ikke unødvendige ressourcer på dele af tilbuddet, som ikke indgår i vurderingen. Mange ressourcer er sparet ved at kommunen på forhånd har fastlagt, hvordan tilbuddene skal vurderes. Anvendes fx en pointmodel fra 1 til 10 eller en kvalitativ vurdering for hvert enkelt underkriterium? Hvis en pointmodel fra 1-10 anvendes, tildeles da 5 point til det tilbud, som opfylder alle krav tilfredsstillinde, og flere point alene hvis tilbuddet overpræsterer? Det kan være en fordel, at vurderingsmodellen beskrives i udbudsbetingelserne, men det er ikke et krav. Ved at offentliggøre vurderingsmodellen kan tilbudsgiverne tydeligt se, hvordan tilbuddene bliver vurderet, og de vil have lettere ved at acceptere tilbagemeldingen, hvis de fravælges. Omvendt bliver ordregiver også låst fast af en offentliggjort vurderingsmetode, og kan ikke ændre den, hvis den viser sig at være uhensigtsmæssig. Så må ordregiver i stedet annullere udbuddet Paradigme for udbudsbetingelser [Dette afsnit indeholder forslag til formulering af vilkår for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud. Det anbefales dog, at de enkelte krav og oplysninger tilpasses de konkrete forhold i den enkelte kommune, herunder den opgave der skal varetages og kommunens generelle udbudsstrategi. Paradigmet er udarbejdet til brug for udbud efter tilbudslovens afsnit I, men kan tilpasses til udbud efter udbudsdirektivet og udbud efter tilbudslovens afsnit II] 28

29 Indledning [Xx Kommune] inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at give tilbud på udførelse af håndværkerydelser. [Der bør være en kort overordnet beskrivelse af de udbudte rammeaftaler og der indsættes en henvisning til kravspecifikationen, hvor indholdet af opgaven er nærmere beskrevet.] Den udbudte opgave omfatter... Opgaven udbydes for en X-årig periode med mulighed for forlængelse i op til to år med et år ad gangen [maks. 4 år i alt]. Det er op til kommunen at beslutte, hvorvidt optionen vil blive udbyttet. [Hvis aktuelt kan målsætninger/succeskriterier for udbuddet nævnes]: [Indskriv hvad målsætningerne/succeskriterier med udbuddet er] Ordregiver Ordregiver for udbuddet er: [Navn] [Adresse] [Postnummer og by] [Kontaktperson] [ ] Kontaktperson for udbuddet: [Navn] [Adresse] [Postnummer og by] [Kontaktperson] [ ] Udbudsmaterialets indhold Udbudsmaterialet indeholder for hver fagentreprise følgende dele. Udbudsbrev med opfordring til at afgive tilbud Generelle udbudsvilkår - udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale Beskrivelse af fagentreprisen inkl. ydelsesbeskrivelse Tilbudsliste Udkast til entreprenørgaranti Skabelon for tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag: 29

30 o Bilag 1: [x] o Bilag 2: [x] o Bilag 3: [x] [Kommentar: Det er en væsentlig faktor for ressourceforbruget ved udbuddet for alle parter, at der er en rød tråd gennem udbudsmaterialet og i forhold til tilbudsvurderingen.] Udbudsform Udbuddet afholdes i overensstemmelse med lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 Tilbudsloven. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med evt. mulighed for efterfølende forhandling. Udbudsformen indebærer, at alene prækvalificerede leverandører har mulighed for at afgive tilbud. Såfremt [xx Kommune] ønsker at gennemføre en efterfølgende forhandling, vil de [x] leverandører, som har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af vurderingskriterierne, blive indbudt til forhandling Kontraktvilkår Der indgås en x-årig rammeaftale med option på forlængelse i yderligere op til to gange et år ). Kontraktstart forventes at være den [xx.xx.xxxx] med udløb den [xx.xx.xxxxx] (med mindre optionen tages i anvendelse). En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. For yderligere forhold vedrørende kontraktvilkår henvises til udkastet til rammeaftale i bilag [x] Forventet tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Dato [dato indsættes] [dato indsættes] [dato indsættes] [dato indsættes] [dato indsættes] [dato indsættes] [dato indsættes] Aktivitet Afholdelse af informations- og spørgemøde Frist for spørgsmål Besvarelse af spørgsmål Frist for afgivelse af tilbud Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning Forventet kontraktindgåelse Forventet kontraktstart 30

31 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afgivelser meddeles tilbudsgiverne Spørgsmål til udbudsmaterialet Informations- og spørgemøde Der afholdes informations- og spørgemøde den [xx.xx.xxxx kl. xx] hos [xx Kommune] på adressen angivet ovenfor under pkt. [x.x]. Formålet med informations- og spørgemødet er at gennemgå forløbet af udbudsprocessen, herunder fremhæve de særlige krav til afgivelse af tilbud. Der vil også på mødet blive mulighed for at stille spørgsmål til indholdet af udbudsmaterialet og den udbudte opgave. Spørgsmål vil i videst muligt omfang blive besvaret på mødet, ligesom der vil blive udarbejdet et referat af mødet indeholdende de stillede og de besvarede spørgsmål. Spørgsmål Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der rettes skriftlige spørgsmål pr. til kontaktpersonen i [xx Kommune], jf. afsnit [x.x]. Spørgsmål skal være stillet senest den [indsæt dato og tidspunkt] med præcise henvisninger til udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet offentliggøres i anonymiseret form sammen med referatet fra informations- og spørgemødet på [xx- kommunes] hjemmeside [indsæt link] senest d. [xx.xx.xxx]. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden Aflevering og behandling af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er [dato og tidspunkt]. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: [Ordregiver] [Att. kontaktperson] [Adresse] [Postnummer og by] Følgende forudsætninger er endvidere gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet skal følge den tilbudsliste, der er gengivet i bilag [x]. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original samt en elektronisk version på usb-stick eller cd-rom. [Antallet af versioner mv. skal naturligvis tilpasses det konkrete behov i forhold til evalueringsteamet.] Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbudsgiver er bundet af det endeligt afgivne tilbud indtil [x] måneder efter tilbudsfristens udløb (vedståelsesfrist). 31

32 Kommunen forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, ved møder eller på anden måde at indhente oplysninger mv., uden at det betyder accept eller forkastelse af de modtagne tilbud. Tilbuddet skal være mærket: Udbud af håndværkerydelser - Må ikke åbnes'. Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, rette form og rette antal Sammenslutning af tilbudsgivere Såfremt der afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere (fx konsortium) skal sammenslutningens interne organisering og juridiske forhold beskrives, og det skal fremgå, hvordan der kan sikres en entydig relation mellem leverandør og kommune. Der skal endvidere afgives en skriftlig erklæring på, at sammenslutningen hæfter solidarisk i forhold til ordregiver Mindstekrav [Her beskrives hvilke krav i udbudsmaterialet, der er at betragte som mindstekrav, og hvilke krav der konkurreres på] Såfremt minimumskrav ikke opfyldes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning Tildelingskriterier Tildelingen af opgaven sker ud fra kriteriet [indsæt økonomisk mest fordelagtige tilbud / laveste pris ]. Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indgå i bedømmelsen. De underkriterier, der vil indgå i bedømmelsen, er angivet nedenfor med deres respektive vægt: [Dette er alene eksempler. Tildelingskriterierne samt deres vægtning skal tilpasses den konkrete ydelse]. Underkriterium Vægtning Pris 55 % Kvalitet, herunder lægges der vægt på tilbudsgivers tekniske løsningsforslag, som angivet i bilag [x] [Indsæt beskrivelse] [Indsæt beskrivelse] Kompetencer, herunder: Kompetencer hos ledere og/eller nøglemedarbejdere. 25 % 20 % [Kommentar: I mange tilfælde kan rammeaftaler om håndværkerydelser udbydes med brug af tildelingskriteriet Laveste pris. Ved brug af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal underkriterierne relatere sig til kravspecifikationen, så tilbudsgiver kan se i materialet, hvilke dele af kravspecifikationen og tilbudsbesvarelsen, som hører til de enkelte underkriterier.. I afsnit 4.9 er en række yderligere forhold vedr. tildelingskriterier beskrevet.] 32

33 Beskrivelser til brug for evaluering Til brug for evaluering af tilbuddet i henhold til ovenstående underkriterier skal tilbuddet indeholde nedenstående beskrivelser for hhv. priser og kvalitative kriterier. [Dette afsnit kan også flyttes til tilbudslisten, som tilbudsgiver skal udfylde og indsende]. Priser Prisen skal angives i tilbudslisten, jf. bilag x. Priser skal opgives som [ ] dvs. inkludere alle de omkostninger, der er forbundet med løsningen af opgaven, herunder administrative opgaver, møder, afrapportering, forberedelse (samt kørsel). Prisen skal være i danske kroner og ekskl. moms. Ved pris forstås en evaluering af den samlede pris ud fra det estimerede forbrug, som er angivet i tilbudslisten. [Kommunen kan vælge at fremlægge en konkret evalueringsmodel i udbudsmaterialet.] Kvalitet: [Indsæt beskrivelse] Kompetencer: Tilbudsgiver skal fremsende CV er på det team af leder(e) og nøglemedarbejder(e), der får det praktiske ansvar for gennemførelse af opgaverne. Det enkelte CV skal indeholde information om relevante faglige kompetencer med hensyn til håndværkerydelser Sikkerhedsstillelse Leverandøren skal stille sikkerhed i form af en bankgaranti svarende til 10 % af den årlige kontraktsum. Der henvises til kontraktens x Alternative tilbud og forbehold Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. [Vælger kommunen at åbne op for alternative løsningsforslag, skal dette ligeledes fremgå samt mindstekravene hertil]. Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Øvrige forbehold vil så vidt muligt blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. [Xx Kommune] vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant anses som grundlæggende. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud. 5.5 Generel beskrivelse [Kommunen kan med fordel udarbejde en generel beskrivelse til tilbudsgiverne, som er fælles for alle udbudte fagområder. I den generelle beskrivelse kan følgende emner fx indgå:] 33

34 5.5.1 Planlægning [Kommunen kan her beskrive en målsætning om, at flest mulige arbejder udføres som planlagt vedligehold. Kommunen kan inddrage de entreprenører, som får tildelt en rammeaftale, i planlægningen af de enkelte bygningers vedligeholdelse. I tilbudslisten anmodes om pris på deltagelse i bygningsgennemgange.] Mindre ombygninger, tilbygninger m.v. [Kommunen kan i kontrakten inkludere, at der tillige skal kunne rekvireres arbejder i forbindelse med mindre ombygninger, tilbygninger og nybygninger via rammeaftalerne.] Bygningerne [Kommunen kan overordnet beskrive bygningernes vedligeholdelsesmæssige stand, herunder hvornår bygningerne er opført, om behovet for vedligeholdelse er stigende m.v.] Forventede omkostninger til vedligehold m.v. [Kommunen bør oplyse de forventede årlige omkostninger i dagens priser opdelt på de respektive faggrupper til vedligeholdelse m.v. samt vedligeholdelse af de tekniske installationer. Årlige omsætninger opgøres ud fra de forventede planlagte arbejder over rammeaftalens 4 år med oplysning om, at der kan og vil ske ændringer i afholdte omkostninger på de enkelte bygninger og ændringer på fordeling mellem fagene. Ligeledes kan det oplyses, hvor stor en andel planlagt henholdsvis akut vedligehold forventes at udgøre, som gennemsnit for alle fag.] Tidsplan [Der anføres oplysninger om de tidsmæssige forhold, fx at planlagt indvendig vedligehold på daginstitutionsområdet og planlagt vedligehold på skolerne primært skal udføres i skolernes ferieperioder.] Beredskab (akut tilkald) [På grund af indbrud, hærværk og pludseligt opståede skader / nedbrud af installationer vil der for nogle fag være behov for et beredskab, som muliggør akut tilkald. Det beskrives i udbudsbetingelserne, for hvilke fag der er behov for et beredskab, og hvordan proceduren vil være. Det anføres, såfremt kommunen ønsker at kunne rekvirere akut tilkald såvel indenfor som udenfor normal arbejdstid, og om der ydes særskilt vederlag herfor. Tilbudsgiverne kan evt. indeholde beredskabet i de timesatser som tilbydes. Entreprenører med beredskab bør i forbindelse med underskriften af rammeaftalen oplyse telefonnumre, hvortil der skal rettes henvendelse i tilfælde af behov for akut tilkald. Det oplyses, såfremt kommunen har et døgnbemandet beredskab, hvorfra akut tilkald sædvanligvis vil komme, samt at akut tilkald kan komme fra andre enheder og personale fra de enkelte bygninger.] 34

35 5.5.7 Samarbejde mellem entreprenører på den enkelte bygning [Efter indgåelse af respektive rammeaftaler med alle fag på de enkelte bygninger i puljerne udarbejder kommunen en oversigt over entreprenører i puljerne. Kommunen kan stille krav om, at entreprenørerne på den enkelte bygning kender hinanden og at entreprenørerne ved opgaver, hvor flere fag er involveret, samarbejder om opgavens løsning og koordinerer arbejdets fremdrift indbyrdes uden kommunens mellemkomst. Tilbudsgiveren skal indregne denne koordinering i de timesatser, som tilbydes.] Arbejdsstedets overtagelse [Det kan beskrives, at arbejdsstedet overtages principielt ryddet for løst inventar i den udtrækning, det er nødvendigt for en hensigtsmæssig udførelse af arbejdet. Det påhviler entreprenøren, forinden arbejdet påbegyndes, at sikre sig, at arbejdsstedet er tilstrækkeligt ryddet. Er dette ikke tilfældet, skal entreprenøren kontakte institutionslederen subsidiært kommunen for at aftale, hvordan arbejdsstedet bliver ryddet. Entreprenøren skal underrette kommunen om evt. skader der konstateres på arbejdsstedet eller dets omgivelser, herunder eksisterende ledninger og installationer, inden arbejdet påbegyndes. Entreprenøren er ansvarlig for skader, der konstateres på arbejdsstedet efter påbegyndelse eller afslutning af entreprenørens arbejde, med mindre skaden åbenlyst kan tilskrives forhold, som ikke kan lægges entreprenøren til last. Det oplyses, hvorvidt der i kommunens ejendomme er installeret tyverialarmer. Det er entreprenørens pligt at indhente kodeord for og gennemføre korrekt afstilling af alarmen. Ved fejlbetjening af alarmen med efterfølgende udrykning fra kommunens beredskab eller anden vagttjeneste kan entreprenøren blive afkrævet gebyr for udrykning af beredskabet/vagttjenesten.] Samarbejde mellem entreprenører og institutionsledere [Hovedparten af bygningerne er i brug på samme tid som de enkelte arbejder skal udføres. Der kræves derfor en udstrakt samarbejdsvilje mellem entreprenør og daglig institutionsleder og et stort hensyn til brugerne af bygningen. Institutionernes alkohol- og rygepolitik skal overholdes. Under arbejdets udførelse skal entreprenøren i størst muligt omfang tage hensyn til institutionens fortsatte drift bl.a. ved begrænsning af støj, støv, og andre ulemper efter aftale med institutionens leder. Arbejdsstedet efterlades opryddet og rengjort i en sådan grad, at institutionens sædvanlige rengøring kan foretages inden for normal tid. Der skal tages specielt sikkerhedsmæssigt hensyn til børn på arbejdsstedet med omhyggelig afspærring af arbejdsstedet, ligesom der skal være stor opmærksomhed med hensyn til henlæggelse af håndværktøj m.m. Institutionens sikkerhedsorganisation skal rådføres og godkende de sikkerhedsmæssige tiltag på arbejdsstedet. Entreprenøren skal i god tid inden planlagte arbejder udføres kontakte institutionens leder og aftale tidsplan for arbejdets gennemførelse.] 35

36 Kommunens organisation [Der oplyses om kommunens kontaktpersoner, som vil udarbejde rekvisitioner for rekvireret planlagt arbejde og akut arbejde rekvireret af navngivet personale. Akut tilkald kan rekvireres af kommunens beredskab, kommunens ejendomscenter eller personale ansat i de enkelte institutioner.] Sociale klausuler [Det er muligt at anvende sociale klausuler, hvor der fx stilles krav om indgåelse af en aftale om ansættelse af virksomhedspraktikanter. På Udbudsportalen.dk kan du læse mere om sociale klausuler, herunder praktik og uddannelsesklausuler.] 5.6 Kravspecifikation - beskrivelse af fagentrepriser og ydelser [Der er mange måder at udarbejde en kravspecifikation på. Ved formuleringen af kravspecifikationen bør kommunen være fokuseret på at beskrive egne behov og lade det være op til tilbudsgiverne at beskrive, hvorledes de kan opfyldes. Det kan begrænse tilbudsgivernes mulighed for at afgive det bedste tilbud, hvis kommunen i detaljer beskriver, hvordan håndværksopgaverne skal løses. For rammeaftaler om håndværkerydelser udarbejder kommunen for hver fagentreprise en kravspecifikation/arbejdsbeskrivelse, som indeholder mindstekrav og en overordnet beskrivelse af det arbejde, der skal udføres. Hvis kommunen på nogle punkter ønsker at give fleksibilitet i forhold til løsningsmuligheder, kan der opereres med åbne krav, hvor der i stedet for absolutte minimumskrav angives præferencer i form af kan eller bør krav. Hvis tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud og underkriterierne vedrører både priser og de tilbudte løsninger, bør der i kravspecifikationen være elementer, som der konkurreres på, men det skal være gennemsigtigt, hvilke dele af kravspecifikationen, der er mindstekrav, og hvilke dele der er en del af konkurrencen. Konkurrencen kan etableres ved at angive kommunens præferencer på forskellige udvalgte områder, som tilbudsgiver i sit tilbud kan foreslå løsninger for. Præferencerne bør samles under en overskrift og være adskilt fra mindstekravene. Afsnittet refererer til et eller flere vurderingskriterier som fx kan være teknisk løsningsforslag eller lignende. Der kan vedlægges et særskilt bilag til udbudsmaterialet, som udfyldes af tilbudsgiverne med besvarelse af kommunens præferencer. Ved tilbudsvurderingen pointgives efter besvarelsernes grad af opfyldelse af kommunens præferencer. Hvis sådan en metode anvendes, skal opfyldelsen af præferencerne give pluspoint, når tilbuddet vurderes i forhold til tildelingskriterierne. Der må ikke være angivet præferencer i kravspecifikationen uden at de - i hvert fald på et overordnet plan - er afspejlet i tildelingskriterierne. Når kravspecifikationen formuleres, skal kommunen derfor være opmærksom på den sprogbrug, der anvendes. Hvis der f.eks. skelnes mellem skal og bør krav, bør dette adresseres i udbudsbetingelserne, så der ikke opstår usikkerhed om, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig. 36

37 Ofte vil kommunen vælge at lade sig inspirere af kravspecifikationen fra et tidligere tilbud eller en anden ordregiver. Dette er for så vidt i orden, men der bør altid foretages en tilretning efter de aktuelle forhold. Her kan en markedsafdækning være et vigtigt bidrag til at sikre en god kravspecifikation. Hvis kommunen har god tid er det en mulighed at sende kravspecifikationen i høring i markedet ved at indrykke er meddelelse i EU-Tidende herom, så det er tilgængeligt for alle at give input og kommentere. Ordregiver kan med fordel under alle omstændigheder inddrage egen organisation i kvalitetssikringen af kravspecifikationen, fx ved at sende den i høring blandt brugere af bygningerne. Som tidligere nævnt kan det i mange tilfælde være fordelagtigt at anvende funktionskrav, hvor der er fokus på fastlæggelse af overordnede funktionsbeskrivelser og tilstandskrav frem for udførelseskrav til de aktiviteter, der skal føre til leveringen af ydelsen. Når udkastet til kravspecifikation er udarbejdet, er det hensigtsmæssigt at tage kritisk stilling til kravene. Ordregiver bør for hvert krav overveje om kravet et nødvendigt og hensigtsmæssigt, og om det er muligt at følge op på kravet.] Kravspecifikation/ydelsesbeskrivelse fra Fredensborg Kommune I Fredensborg Kommunes ydelsesbeskrivelse er der foretaget en beskrivelse af de til fagentreprisen hørende ydelser. Nedenfor er gengivet et eksempel fra el-entreprisen: 1. ARBEJDETS OMFANG Arbejdet omfatter alle ydelser indenfor elinstallationsarbejder i forbindelse med vedligeholdelses- og reparationsarbejder samt mindre til-, om- og nybygning på bygninger som anført i bilag til Udkast til rammeaftale. Arbejdet omfatter levering og montering af følgende typiske dele som vil være omfattet af rammeaftalen: Potentialudligninger. Tavler. Kraftinstallationer. Lysinstallation. Belysningsarmaturer og lyskilder. Nød- og panikbelysningsanlæg. Elektriske installationer i forsamlingslokaler. Varslingsanlæg. ABA - anlæg. ABDL - anlæg. AIA - anlæg. Brandventilationsanlæg. Øvrige svagstrømsanlæg. Opmærkning af elinstallationer. Brandtætninger. 37

38 Lydtætninger. Terrænbelysningsanlæg. Byggepladsinstallationer. Kvalitetssikring, kontrol og dokumentation. Arbejdet omfatter ydelser i forbindelse med kvalitetssikring m.m. som beskrevet under punkt 4. Forhold under arbejdets udførelse. Entreprenøren skal udføre de nødvendige supplerende arbejdstegninger, klemrækketegninger og kabellister ved til-, om- og nybygninger. Eksisterende materiale skal ajourføres ved reparationsarbejder. Alle for entreprisens gennemførelse nødvendige hulboringer og udsparinger tilhører nærværende entreprise. Alle riller for elinstallationer i mur udført med rillefræser. Cementering af riller medtages under denne del af arbejdet. Den udfræsede rille med rør og dåse fyldes op med beton, således at der kun resterer spartling, som vil blive udført under andet arbejde. Lukninger omkring kabler, kabelbakker, installationskanaler mv. skal ske med materialer der har samme modstandsevne som bygningsdelen. Tætninger i BS 60-bygningsdele og større skal udføres med materiale som i kvalitet svarer til Imprex brandtætningspasta. Alt nødvendigt værktøj og udstyr, herunder stillads for arbejdets gennemførelse, skal være indeholdt i tilbuddet. Alle nødvendige beslag og trempler, som er nødvendige for at fastgøre de foreskrevne komponenter i nedhængte lofter, på lette skillevægge eller på andre konstruktioner i bygningen, skal udføres under dette arbejde. 2. PLANLÆGNING OG ANSVARSFORHOLD Arbejdsplanlægning Arbejdet skal ved relevante til-, om- og nybygninger påbegyndes og udføres i overensstemmelse med den udarbejdede tidsplan og skal koordineres med byggesagens øvrige entrepriser. Entreprenøren skal, inden tilbud afgives, sikre sig, at foreskrevne materialer kan skaffes rettidigt. Entreprenøren skal umiddelbart efter accept opstarte nødvendig egen detailprojektering af entreprisen. Alle arbejdstegninger skal udarbejdes og forelægges kommunen eller byggeledelsen i så god tid, at eventuelle ændringer kan indarbejdes i materialet, uden at dette medfører forsinkelse af arbejdets udførelse. 38

39 Entreprenøren skal ligeledes sikre, at oplysninger til andre entreprenører foreligger i god tid inden disse entreprenører skal udføre arbejdet. I alle tidsfrister er indeholdt oprydning og rengøring. Samarbejde Entreprenøren er forpligtet til at informere om ændringer i entreprisens tidsmæssige forløb såvel overfor kommunen eller byggeledelsen som over for andre entreprenører, hvis arbejder påvirkes af ændringerne. Det påhviler entreprenøren inden arbejdets påbegyndelse, at sikre sig, at godkendelse af forudgående arbejder foreligger fra byggeledelsen, således at forudsætningerne for hans eget arbejdes konditionsmæssige udførelse er til stede. Ansvarsforhold Entreprenørens ansvar omfatter: Ansvar for arbejdets korrekte udførelse. Ansvar for arbejdsmæssig, faglig korrekt udførelse af arbejdet. Ansvar for følgeskader på anden persons arbejde eller materialer, som følge af dårlig tilrettelagt eller dårligt udført arbejde. Ansvar for, at arbejdets udførelse ikke kan hindre myndighedernes godkendelse af byggeriet, såvel under udførelse som efter færdiggørelse. Ansvar for, at Arbejdstilsynets krav med hensyn til sikkerhed og velfærd overholdes. Eventuelle tvistigheder entreprenørerne imellem er kommunen uvedkommende. Løbende rengøring efter eget materialespild. 3. NORMER OG REGULATIVER Stærkstrømsloven med tilhørende gældende Stærkstrømsbekendtgørelse, afsnit 6 Danske El-værkers Forening (DEF) Fællesregulativ for tilslutning af elektriske installationer og brugsgenstande. El-forsyningengsselskabets forordninger, idet elinstallatøren skal udfærdige anmeldelser, færdigmeldinger og tegninger i det omfang det forlanges af DONG/ENERGY. Myndighedernes love, regulativer og forskrifter (herunder gældende Bygningsreglement) DIF s "Normer for svagstrømsanlæg". DS 460 TDC s forordninger og anvisninger for udførelse af telefonanlæg. Danske Standards (DS) og Dansk Ingeniørforenings normer. Basisbeskrivelse for el-arbejde udgivet af F.R.I og ELFO. DBI s regler for Automatiske branddørlukningsanlæg nr

40 DBI s regler for Automatisk sprinkleranlæg nr DBI s regler for Brandventilation nr. 27. DBI s regler for Varslingsanlæg nr. 24. DBI s regler for Brandalarmanlæg nr Lynaflederanlæg skal udføres i henhold til IEC KVALITETSSIKRING, KONTROL OG DOKUMENTATION Kvalitetssikring Entreprenøren skal på forlangende angive, hvorledes kvalitetssikring for entreprisen gennemføres, herunder funktionen af firmaets kvalitetssikringsorganisation. Entreprenøren skal som minimum udføre følgende kontrol: Modtagekontrol Proceskontrol Slutkontrol Entreprenøren skal dokumentere udført kvalitetssikring i relevant omfang, jf. udkast til rammeaftale. Drift- og vedligeholdelsesvejledning Ved aflevering af ny-anlæg skal der foreligge følgende dokumentation: De rettelser i projektet som måtte forekomme under entreprisens udførelse skal af elinstallatøren skitsemæssigt indtegnes på et sæt lystryk til brug og ajourføring af original tegningerne. I rettelserne på tegningerne skal leveres en målsætning af alle kabler i terræn. Denne målsætning skal foretages i forhold til kantstene og /eller bygningsdele. Målsætningen skal udføres inden kablerne dækkes til. Den resterende del af dokumentationen skal leveres i 3 stk. ens samlemapper indeholdende: Originalbrochurer af standardbelysningsarmaturer. Originalbrochurer af øvrigt leveret udstyr. Tavletegninger med klemrækketegninger. Overensstemmelseserklæring for tavler. Eventuelt andre supplerende tegninger. Driftvejledning for hele anlægget. Driftsvejledningen skal være komplet med armaturliste og angivelse af antal på belysningsarmaturer, samt på de lyskilder, der skal anvendes i armaturerne. Driftsvejledningen skal desuden indeholde en beskrivelse af de enkelte anlæg og deres virkemåde, samt en vedligeholdelses-vejledning for hvert af anlæggene. Driftsvejledningen skal godkendes af kommunen. 40

41 5 års gennemgang Entreprenøren har pligt til at opbevare en kopi af kvalitetssikringsdokumentationen, indtil 5 års gennemgangens eventuelle problemer er helt afsluttet. 5. MATERIALER Materialer Alt installationsmateriel, såsom ledninger, kabler, dåser, afbrydere, belysningsarmaturer mv. skal opfylde de af UL International DEMKO stillede krav. Alle materialer skal være nye og fejlfri. Alle materialer skal være i samme fabrikat og type, som eksisterende materialer. Ledningsmateriel og kabler skal i kvalitet svare til NKT s eller lignende. Alle kabler skal være af typen NOIK(L), hvor dette er muligt. Nye komponenter skal være i samme fabrikat og type som eksisterende. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden udførelse. Fabrikat og type på eventuelle nye anlæg, som ikke har et referenceanlæg, skal forelægges kommunen for godkendelse inden det nye anlæg bestilles. 6. ARBEJDETS UDFØRELSE Generelt om arbejdets udførelse Basisbeskrivelse for elarbejder udgivet af F.R.I. og ELFO angiver minimumskravene til arbejdets kvalitet. Installationer i terræn Alt gravearbejde i forbindelse med nedlægning af kabler og kabelrør i jord henhører under denne entreprise. Kabler i jord nedlægges generelt i 0,7m dybde. Viser det sig, at den opgravede jord ved tilfyldning ikke kan give det nødvendige stabile underlag, må denne jord erstattes med stabilt grus eller andet egnet materiale. Eventuelle problemer ved nedlægning af kabler i forbindelse med vejrliget er kommunen uvedkommende. Såfremt sætninger alligevel skulle opstå, skal disse udbedres i garantiperioden. Ved kabelindføringer i bygningen skal der lukkes vandtæt om såvel gennemføringsrør som kabel. Gennemføringsrør skal have fald mod terræn. Installationer i bygning Alle installationer skal udføres med installationskabler i rør eller med installationskabler uden rør eller med installationsledninger i rør, med mindre andet fremgår af beskrivelsen for de enkelte anlæg. 41

42 Jordledning skal medtages i hele installationen. Gruppeledninger til tavler skal udføres som kabelinstallation. Ved synlig installation skal bøjleafstanden være max cm. Hvor der fremføres installation i lette vægge, skal installationen ske i forbindelse med vægopbygningen og kabler beskyttes mekanisk med rør eller lignende ved føring gennem rigler. Komponentplaceringer Generelt skal afbrydere og stikkontakter ved døre monteres i samme højde til overkant fra færdigt gulv, som eksisterende afbrydere. Frit siddende stikkontakter placeres ligeledes i samme højde til overkant fra færdigt gulv, som eksisterende frit siddende stikkontakter. Serviceafbrydere placeres umiddelbart ved siden af den komponent den betjener. Tæthedsgrader og installationsmåder I kontorarealer udføres installationer skjult og i min. tæthedsgrad normaltæt IP 20. Over nedhængte lofter udføres installationer som synlig installation. I terræn udføres installationer i min. tæthedsgrad IP ANLÆGSBESKRIVELSE Potentialudligninger Der skal udføres udligningsforbindelser i henhold til Stærkstrømsbekendtgørelsen afsnit 6, hvor der udføres nye elinstallationer. Potentialudligningsforbindelser skal udføres med materialer, således at potentialudligningen er korrosionsbeskyttet. Defekte komponenter skal udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden opsætning. På potentialudligninger er der ingen egentlig vedligeholdelse. Men 1 gang hvert år bør det dog visuelt kontrolleres, at forbindelserne på ventilationsanlæg m.m. ikke er demonteret. Samt bør det minimum hvert 5 år kontrolleres, at eventuel overgangs-modstand til jord i TT-systemer, overholder gældende krav. Tavler Ved forebyggende vedligeholdelse af tavleanlæg, der bør finde sted mindst en gang pr. år, kan nedenstående generelle checkpunkter være retningsgivende. Alle hovedtavler bør vedligeholdes som følger af en autoriseret installatør 1 gang årligt: Visuel inspektion. Renholdelse af anlægget - specielt isolationsdele og ventilationsåbninger bør efterses for støv og snavs. Adgangsveje til tavleanlæg skal være friholdte. Efterspænde elektriske og mekaniske forbindelser. (udføres med tilspændingsmomenter). 42

43 Motionere diverse afbrydere og ledningsadskillere. Kontrollere hovedkontaktsæt. Foretag termofotografering. Udskift slidte dele, evt, på grundlag af drifttime- eller koblingsstatitisk. Højspændings- og meggerprøve - husk at afbryde elektronik- og styreledningskredse samt åbne alle afgange. Kontrollere beskyttelsesudstyr for indirekte berøring/ekstrabeskyttelse. Kontrollere alarm- og styrefunktioner. Såfremt tavleanlægget har været udsat for ekstreme driftforhold (f.eks. ild, vandskade, lynnedslag eller store kortslutningsstrømme) bør anlægget altid efterses og gennemgås i.h.t. ovennævnte checkpunkter. Evt. defekt materiel udskiftes. Alle mindre undertavlerne bør vedligeholdes som følger af en autoriseret installatør 1 gang årligt: Efter ovennævnte punkt 1 til 4, samt punkt 7 og 9 af autoriseret EL-installatør. Generelt for både hoved- og undertavler skal defekte tavlekomponenter udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden opsætning. Ydelserne omfatter levering, opsætning og montering af eventuelle nye tavler. Alle tavler leveres i ens fabrikat som fabr. Løgstrup, Cubic eller Tabula. Alle tavler skal leveres med minimum 25% disponibel plads og en påbygningsmulighed på 50%. Ydelserne for tavler skal omfatte komplette tavler opsat og monteret fuldt færdige til brug inklusiv alle til entreprisen hørende til- og afgående ledningstilslutninger, klemmer, bolte, resopalskilte, kabelsko etc. De på tavlediagrammerne oplyste kortslutningsniveauer er beregnede værdier ved tavler. Alle tavler skal leveres naturligt ventilerede. I alle tavler skal der udføres opmærkning af komponenter i henhold til diagrammer. Tilslutninger til lysstyringssystem, CTS anlæg m.v. anbringes øverst i tavlerne. Al elektronik placeres nederst i tavlen. Alle klemmer for henholdsvis kraft- og svagstrømskabler skal være af samme fabrikat og type ved aflevering af entreprisen. Entreprenøren skal efter udførelsen sørge for, at anbringe rettede tavletegninger i alle tavler, samt i drift- og vedligeholdelsesvejledningen. Kraftinstallationer Overfladen på kraftinstallationens komponenter bør rengøres med en opvredet fugtig klud efter behov. Dog minimum 1 gang hvert 5 år. 43

44 Kraftinstallationer vedligeholdes ved, at defekte komponenter udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden opsætning. Lysinstallationer Overfladen på lysinstallationens kontaktmateriel bør rengøres med en opvredet fugtig klud efter behov. Dog minimum 1 gang hvert 5 år. Lysinstallationer vedligeholdes ved, at defekte komponenter udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden opsætning. Der skal udføres installationsskemaer for alle lysstyringer. Nærværende entreprenør leverer et tryk af skemaer til eltavler og et tryk til tilsynet, samt de nødvendige til drift- og vedligeholdelsesvejledninger. 1-10V installation til belysningsarmaturer med HF-spoler, skal fremføres via separat ledning, rør, dåse og tilledning. Belysningsarmaturer og lyskilder Eventuelle nye belysningsarmaturer inklusiv lyskilder leveres og monteres under elarbejdet. Nye belysningsarmaturer skal være i samme fabrikat og type som eksisterende. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe det samme belysningsarmatur, skal entreprenøren finde et tilsvarende belysningsarmatur, som kommunen skal godkende inden opsætning. Alle lyskilder i armaturerne skal være intakte ved afleveringen. Lavenergipærer skal være på Elselskabernes spareliste. Belysningsarmaturer vedligeholdes ved, at defekte lyskilder udskiftes. Udskiftningen udføres på baggrund af lyskildens levetid og anvendelse. I tilfælde af defekte lyskilder i et belysningsarmatur, skiftes lyskilder i alle øvrige belysningsarmaturer i det pågældende område/ lokale. Når lyskilder udskiftes skal eventuelle glimtændere udskiftes samtidigt. Selve belysningsarmaturerne skal rengøres 1 gang årligt. Hvor både skærm, reflektor og belysningsarmaturet rengøres med opvredet fugtig klud. Denne rengøring bør foretages samtidig med, at lyskilder udskiftes. Defekte belysningsarmaturer udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe det samme belysningsarmatur, skal entreprenøren finde et tilsvarende belysningsarmatur, som kommunen skal godkende inden opsætning. Det bemærkes, at udskiftning af lyskilder i en vis udstrækning vil blive udført af kommunens servicemedarbejdere. Nød- og panikbelysningsanlæg Nyt Nød- og panikbelysningsanlæg leveres og monteres af nærværende entreprenør i henhold til Stærkstrømsbekendtgørelsen Elektriske Installationer afsnit 6. 44

45 Eksisterende nød- og panikbelysningsanlæg vedligeholdes ved, at defekte komponenter udskiftes. Samt at der 1 gang årligt udføres lovpligtigt eftersyn af anlægget. Elektriske installationer i forsamlingslokaler I henhold til Elråd-meddelelse Installationer nr. 6/00 er der krav om, at der 1 gang årligt udføres kontrol i form af Elsikkerhedsattest i forsamlingslokaler m.m. Varslingsanlæg Nyt varslingsanlæg leveres og monteres et komplet DBI godkendt varslingsanlæg. Anlægget skal udføres så det kan godkendes af DBI. Entreprisen betragtes som en systemleverance, der detailprojekteres, leveres og monteres af entreprenøren. Eksisterende varslingsanlæg som ikke allerede er omfattet af servicekontrakter skal kontrolleres i henhold til DBI s forskrifter. Nuværende servicekontrakter oplyses af kommunen inden opstart af arbejdet. ABA-anlæg Nyt ABA-anlæg leveres og monteres et komplet DBI godkendt Brandalarmanlæg. Anlægget skal udføres så det kan godkendes af DBI. Entreprisen betragtes som en systemleverance, der detailprojekteres, leveres og monteres af entreprenøren. Eksisterende ABA-anlæg som ikke allerede er omfattet af servicekontrakter skal kontrolleres i henhold til DBI s forskrifter. Nuværende servicekontrakter oplyses af kommunen inden opstart af arbejdet. BDL-anlæg Nyt ABDL-anlæg leveres og monteres, som et komplet DBI godkendt ABDL-anlæg. Anlægget skal udføres så det kan godkendes af DBI. Entreprisen betragtes som en systemleverance, der detailprojekteres, leveres og monteres af entreprenøren. Eksisterende ABDL-anlæg som ikke allerede er omfattet af servicekontrakter skal kontrolleres i henhold til DBI s forskrifter. Nuværende servicekontrakter oplyses af kommunen inden opstart af arbejdet. AIA-anlæg Nyt AIA-anlæg leveres og monteres, som et komplet AIA-anlæg. Anlægget skal udføres så det kan tilsluttes en godkendt alarmcentral. Entreprisen betragtes som en systemleverance, der detailprojekteres, leveres og monteres af entreprenøren. Eventuel tilslutning til kontrolcentral godkendes af kommunen, som ligeledes skal godkende sikringsniveauet ved nye anlæg. 45

46 Eksisterende varslingsanlæg som ikke allerede er omfattet af servicekontrakter skal kontrolleres i henhold til F&P s AIA-212 forskrifter. Nuværende servicekontrakter oplyses af kommunen inden opstart af arbejdet. Brandventilationsanlæg Nyt Brandventilationsanlæg leveres og monteres, som et komplet DBI godkendt røgventilationsanlæg. Anlægget skal udføres så det kan godkendes af DBI. Entreprisen betragtes som en systemleverance, der detailprojekteres, leveres og monteres af entreprenøren. Der leveres og monteres røgventilationsanlæg i samme fabrikat som eventuelle anlæg. Eksisterende Brandventilation som ikke allerede er omfattet af servicekontrakter skal kontrolleres i henhold til DBI s forskrifter. Nuværende servicekontrakter oplyses af kommunen inden opstart af arbejdet. Øvrige svagstrømsanlæg Øvrige svagstrømsanlæg vedligeholdes ved, at komponenternes overflade rengøres med opvredet fugtig klud efter behov. Dog minimum 1 gang pr. 5 år. Defekte komponenter skal udskiftes. Nye komponenter skal være i samme fabrikat og type som eksisterende. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe den samme komponent, skal entreprenøren finde en tilsvarende komponent, som kommunen skal godkende inden opsætning. Fabrikat og type på eventuelle nye anlæg, som ikke har et referenceanlæg, skal forelægges kommunen for godkendelse inden det nye anlæg bestilles. Brandtætninger Der udføres brandtætning for elinstallationer i følgende omfang: Ved alle skillevægge større end eller lig med B60. Under elarbejdet udføres de nødvendige brandtætninger ved væggennemføringer for kanaler og kabler. Ved alle etagedæk. Ved alle teknikrum. Kabelbakker- og stiger må ikke føres gennem brandadskillelsen. Brandgennemføringer skal udføres i et certificeret godkendt fabrikat med føringsrør for 25% udvidelse. I drift- og vedligeholdelsesvejledning skal indgå komplet vejledning vedrørende brandtætninger. Oversigtstegning over brandtætninger samt kopi af certifikat skal indgå i brugervejledningerne. Inden arbejdets påbegyndelse udleveres tegninger med brandsektionering af kommunen, hvorefter nærværende entreprenøren skal gennemgå bygningen for manglende brandtætninger. Såfremt der skulle mangle brandtætninger, skal nærværende entreprenør udfører disse brandtætninger. 46

47 Lydtætninger Der udføres lydtætninger ved alle væggennemføringer for elinstallationer. Opmærkning af elinstallationer Generelt udføres følgende opmærkning: Kabelnumre skal påføres følgende steder: I tavler, fordelingsbokse m.v. I kraftinstallation, hvor der foretages afgrening på installationer og hvor kabel afsluttes i komponent. Komponentopmærkning påføres følgende steder: Alle Komponenter for kraftinstallation mærkes med tavle, gruppenummer. Alle stikkontakter i facadekanal mærkes med tavle, gruppenummer. Opmærkning udføres med klar dymotape eller lignende. I alle forgreningsdåser, tableauer m.v. udarbejder og isætter nærværende entreprenør ledningsoversigt, der angiver brug og tilhørsforhold. Kopi af ledningsoversigter skal afleveres til tilsyn, samt indgå i drift- og vedligeholdelsesvejledning udarbejdet af entreprenør. Terrænbelysningsanlæg Eventuelle nye belysningsarmaturer inklusiv lyskilder leveres og monteres under elarbejdet. Nye belysningsarmaturer skal være i samme fabrikat og type som eksisterende. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe det samme belysningsarmatur, skal entreprenøren finde et tilsvarende belysningsarmatur, som kommunen skal godkende inden opsætning. Alle lyskilder i armaturerne skal være intakte ved afleveringen. Lavenergipærer skal være på Elselskabernes spareliste. Belysningsarmaturer vedligeholdes ved, at defekte lyskilder udskiftes. Udskiftningen udføres på baggrund af lyskildens levetid og anvendelse. I tilfælde af defekte lyskilder i et belysningsarmatur, skiftes lyskilder i alle øvrige belysningsarmaturer i det pågældende område. Når lyskilder udskiftes skal eventuelle glimtændere udskiftes samtidigt. Selve belysningsarmaturerne skal rengøres 1 gang årligt. Hvor både skærm, reflektor og belysningsarmaturet rengøres med opvredet fugtig klud. Denne rengøring bør foretages samtidig med, at lyskilder udskiftes. Defekte belysningsarmaturer udskiftes. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe det samme belysningsarmatur, skal entreprenøren finde et tilsvarende belysningsarmatur, som kommunen skal godkende inden opsætning. 47

48 Det bemærkes, at udskiftning af lyskilder i en vis udstrækning vil blive udført af kommunens servicemedarbejdere eller instituionspersonale. Byggepladsinstallationer Under denne entreprise skal der etableres byggepladstavler og al nødvendig byggestrøm for gennemførelse af alle arbejder. Etablering af arbejdspladsbelysning påhviler den enkelte entreprenør. Eventuel orienteringsbelysning medtages under denne entreprise. 5.7 Tilbudsliste Udarbejdelsen af tilbudslisten bør følge opbygningen af kravspecifikationen. Der kan inden udbuddet føres en dialog med markedet om prissætning, prismekanismer og drivere for priserne, så tilbudslisten bliver så dækkende som muligt. Tilbudslisten skal indeholde relevante ydelseskategorier, estimeret forbrugsscenarium og tilbudsgivers enhedspriser. Tilbudssummen for de enkelte tilbudsgivere beregnes ud fra estimeret forbrug multipliceret med angivne enhedspriser. V&S Prisbogen udgivet af Byggecentrum kan anvendes som udgangspunkt for tilbudsliste og prisdannelse. Eksempel til inspiration: Efter kommunesammenlægningen har Roskilde Kommune fået et godt overblik over bygningsmassen og styr på økonomi og vedligeholdelsesbudgetter. Det viste sig at de tidligere aftaler med håndværksmestre ikke længere svarede til kommunens behov, og stikprøver viste, at de håndværkere, der var inden for rammeaftalen var dyrere med udførelsen end dem, der var udenfor aftalerne. Ved de seneste udbud af rammeaftaler i 2009 blev det besluttet at prissætte alle kommunale vedligeholdelsesarbejder efter faste priser fra V&S Prisdata Renovering & Drift. På den måde fik kommunen en større forudsigelighed i omkostningerne og dermed en meget høj sikkerhed i vedligeholdelsesbudgetterne. Ligeledes fik man et langt bedre overblik over de arbejder, der skulle udføres. Nøglen er nye rammeaftaler med en indbygget fastprisstruktur baseret på V&S Prisdata 'Renovering & Drift'. Rammeaftalerne trådte i kraft 1. september 2009 og betyder at tilbudsgivere, som skal byde på kommunale vedligeholdelsesarbejder, skal udregne deres tilbud med de materiale- og tidsforbrug, der er anført i den aktuelle prisbog. Roskilde Kommune har beregnet en samlet årlig besparelse på 3,8 mio. kr. udregnet på timepriserne. Vedligeholdelsen styres af et regneark med de faste priser og med materialerabatter, som håndværkerne tilbød. Det som håndværkerne i sidste ende konkurrerer på er timeprisen og materialerabatten. Dermed mener kommunen at konkurrencen er blevet mere fair, og det er blevet mere gennemskueligt som kommune at bestille arbejder. Når et stykke arbejde er udført sender entreprenøren regnearket tilbage til kommunen sammen med faktura på beløbet, og dermed er det tydeligt og dokumenterbart, at det er den rigtige pris, der er brugt. Håndværkerne var i starten skeptiske, men ville gerne investere i at komme i betragtning til de kommunale vedligeholdelsesprojekter. Systematikken og opbygningen i V&S har givet en tilfredshed hos håndværkerne. 48

49 Eksempel fra Fredensborg Kommune I tilbudslisten i udbudsmaterialet fra Fredensborg Kommune anfører tilbudsgiver timepriser og andre priser ud fra kommunens estimat for forventet forbrug pr. år. Nedenstående er et eksempel fra elentreprisen i Fredensborg Kommune. På grundlag af hver deltotal er der beregnet en konkurrencesum, som et beløb til kommunens vurdering af, hvilke point der skal tildeles de enkelte tilbud. De angivne mængder anvendes alene til dette formål, og er ikke en angivelse af et forpligtende køb. Alle timesatser skal udfyldes af tilbudsgiveren. Såfremt en timesats i et underpunkt ikke er udfyldt har Fredensborg Kommune fastlagt, at kommunen ved beregningen af en korrigeret konkurrencesum vil anvende gennemsnittet af øvrige timesatser i underpunktet. Planlagte arbejder, dvs. arbejder som fremgår af årets vedligeholdelsesbudget og som er rekvireret med minimum 3 ugers varsel: Medarbejder Antal enheder Enhedspris I alt Formand 25 Svend 100 Lærling 50 Kørsel (til/fra 1 gang per dag) 15 Sum deltotal - - Ikke planlagte arbejder, udkald inden for normal arbejdstid: Medarbejder Antal enheder Enhedspris I alt Formand 20 Svend 100 Lærling 25 Kørsel (1 gang per udkald) 25 Sum deltotal - - Ikke planlagte arbejder, udkald uden for normal arbejdstid: Medarbejder Antal enheder Enhedspris I alt Formand 5 49

50 Svend 20 Kørsel (1 gang per udkald) 5 Sum deltotal - - Normal arbejdstid anses for at være: Mandag til torsdag fra kl til Fredag fra kl til Gennemgang af bygninger sammen med kommunen eller dennes rådgiver til brug for kommunens udarbejdelse af vedligeholdsbudgetter: Medarbejder Antal enheder Enhedspris I alt Leder/indehaver 10 Formand 10 Kørsel 2 (1 gang per besigtigelse) Sum deltotal - - Fredensborg Kommune har valgt også at konkurrenceudsætte de tillæg, som leverandører foretager i forhold til materialer og underentrepriser. I tilbudslisten er følgende model anvendt: Følgende procentsatser (+ / -) tilbydes som tillæg på materialeleverancer (bruttolistepris anerkendt grossist) og evt. underentreprenører. Ved rekvireringen af en given ydelse aftales de beløb hvoraf tillæg beregnes. Såfremt beløb ikke kendes ved rekvireringen af ydelsen dokumenteres omkostningerne hertil. Tillæg på Beløb i kr. Procentsats I alt Materialer Underentrepriser Aftales ved rekvirering Aftales ved rekvirering Sum deltotal - - Alle beløb er ekskl. moms. 50

51 5.8 Udkast til rammeaftale Udbudsmaterialet bør endelig også indeholde et udkast til den rammeaftale, der vil blive indgået. En god kontrakt afstemmer forventningerne mellem parterne og forebygger konflikter. Kontrakten er samtidig det væsentligste dokumentationsgrundlag i tilfælde af uenighed mellem aftaleparterne. Rammeaftalen skal sikre ordregiver rent juridisk, men den skal også fungere som praktisk redskab for begge parter til at styre arbejderne. Vær opmærksom på, at en kontrakt, der giver kommunen en væsentlig beskyttelse og nøje pålægger leverandøren alle risici kan betyde en højere pris for ydelsen. Tilbudsgiverne vil i forbindelse med afgivelse af tilbud overveje, hvilke kommercielle risici kontrakten giver. De kommercielle risici vil naturligt afspejle sig i en forsikringspræmie, der vil blive lagt oven i prisen. Et hårdt ensidigt kontraktgrundlag, f.eks. med tunge bodsbestemmelser, vil derfor ofte afspejle sig i en højere pris for ydelsen. For håndværkerydelser er det relevant at anvende standardkontrakter, som findes indenfor fagene, fx ABT 93, ABR 89 etc Udkast til rammeaftale fra Fredensborg Kommune I udbudsmaterialet fra Fredensborg Kommune er der inkluderet et udkast til den rammeaftale, der indgås efter tilbudsvurderingen og tildelingen er gennemført. Nedenstående kontraktpunkter er et eksempel fra Fredensborg Kommune (el-entreprisen). 1. Aftalens parter Tilføjes 2. Rammeaftalens benævnelse Hvilke ydelser omfattes, henvisning til bilag. Nærværende rammeaftale definerer de generelle betingelser, der gælder for de delydelser, der rekvireres i henhold til rammeaftalen. Der udarbejdes for hver enkelt rekvisition særskilt skriftlig aftale. Kommunens krav til delydelsernes udførelse og eksempler på potentielle delydelser fremgår af Ydelsesbeskrivelsen. Kommunen kan og vil stille yderligere krav til ydelsernes udførelse ved rekvirering af delydelser. 3. Aftalegrundlag Gældende aftalegrundlag for hver enkelt rekvisition er i følgende rangorden: Den konkrete aftale / rekvisition Nærværende rammeaftale (med det nedenfor beskrevne aftalegrundlag) Almindelige Betingelser for Arbejder og Leverancer i Bygge- og Anlægsvirksomheder af 1992 (AB 92). 51

52 For nærværende rammeaftale er aftalegrundlaget Nærværende rammeaftale [Nævn øvrige dokumenter i rangorden efter hvad der skal gælde før andet.] 4. Arbejdets omfang og tidsfrister Arbejdets omfang fastlægges i hver enkelt aftale / rekvisition. Det aftales ved hver enkelt rekvisition, om arbejdet skal udføres i henhold til en aftalt tidsplan. Overskridelse af slutterminen på en forud aftalt tidsplan vil være dagbodsudløsende, idet der vil blive beregnet dagbod pr. arbejdsdag på 1 % af den stipulerede/aftalte entreprisesum for den enkelte aftale, dog minimum 500 kr. pr. arbejdsdag. 5. Pris på rekvirerede ydelser Ved rekvirering af en ydelse efter nærværende rammeaftale udarbejder kommunen en rekvisition. Rekvisitionen kan enten være regningsarbejde, jf. efterfølgende punkt 3.1, eller fastprisaftale, jf. efterfølgende pkt Efter regning iht. tilbudslisten Ved arbejder udført i regning dokumenteres timeforbrug og indkøb af materialer samt evt. underentrepriser, hvorefter regningsbeløbet beregnes med de i tilbudslisten tilbudte timesatser og procentsatser til tillæg. Tillæggene skal fremgå af fakturaen. Entreprenøren skal udarbejde overslag over forventet tidsforbrug og forventede omkostninger til materialeforbrug inden rekvisitionens underskrift på forlangende Kørsel Ved arbejder udført efter regning kan der maksimalt faktureres 1 gang kørsel per arbejdsdag (til/fra arbejdsstedet) for planlagte vedligeholdsarbejder og maksimalt 1 gang kørsel per udkald for udkald uanset om udkald er indenfor eller udenfor normal arbejdstid. Kørsel defineres som samlede omkostninger til bil og timeløn for transport til/fra arbejdsstedet i Kommunen Øvrige omkostninger Omkostninger til aftalt brug af stilladser og lift refunderes med samme tillæg som gældende for underentrepriser. Alle øvrige omkostninger til udførelse af rekvirerede arbejder dækkes af de i tilbudslisten angivne timepriser, herunder omkostninger til brug af håndværktøj, specialværktøj m.v. 52

53 5.4. Fast pris Fast pris kan aftales efter supplerende tilbud fra entreprenøren. Et sådant supplerende tilbud beregnes ud fra tilbudslistens timepriser, kørselspriser og procentsatser til tillæg samt entreprenørens tilbud på materialeleverancer og evt. underentrepriser. Entreprenøren godtgør denne beregningsmetode på forlangende Kørsel Ved fastpris rekvisitioner kan der ikke faktureres udgifter til kørsel og lignende udover de omkostninger, som er indeholdt i den aftalte faste pris Øvrige omkostninger Ved arbejder i fast pris skal alle omkostninger være indregnet heri. Ved kalkulation af omkostninger til evt. stillads eller lift tillægges samme tillæg som er gældende for underentrepriser. 6. Prisregulering De i tilbudslisten angivne timepriser og kørselsomkostninger reguleres hvert år den 1. januar med grundlag i stigningstakten i henhold til Danmarks Statistiks byggeomkostningsindeks for boliger (El). Timepriser og kørselsomkostninger reguleres første gang 1. januar 2011 og gælder herefter de næste 12 måneder, og så fremdeles. 7. Kvalitetssikring og arbejdsmiljø Entreprenøren skal kvalitetssikre egne arbejde i henhold til god kvalitetssikringsskik tilpasset opgavens størrelse og karakter. For rekvisitioner med et budget / fast pris større end kr ,- skal entreprenøren inden to uger efter rekvisitionens underskrift udarbejde specifik kvalitetsplan for ydelsens udførelse til kommunens godkendelse. Entreprenøren skal overholde alle gældende regler for arbejdsmiljø, herunder evt. skærpede krav stillet i ydelsesbeskrivelsen / rekvisitionen. For rekvisitioner med et budget / fast pris større end kr ,- skal entreprenøren inden to uger efter rekvisitionens underskrift udarbejde specifik plan for arbejdsmiljø for ydelsens udførelse til kommunens godkendelse. 8. Betaling Alle fakturaer stiles og fremsendes via.. til. Kommune, Kommunale Ejendomme. Betalingsfristen er 30 kalenderdage fra modtagelsen. Med mindre andet aftales i rekvisitionen faktureres regningsbeløbet vedrørende en rekvisition på en samlet regning (slutregning). 53

54 Slutregning er først forfalden til betaling, når eventuel aftalt kvalitetssikringsdokumentation og eventuel drifts- og vedligeholdsvejledning er fremsendt og godkendt. 9. Forsikring Entreprenøren erklærer at have tegnet sædvanlig ansvarsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Dækningssummer skal udgøre mindst 2 mio. kr. ved tingskade og 5 mio. kr. ved personskade. 10. Sikkerhedsstillelse For rekvisitioner med fast pris / budget mindre end kr ,- excl. moms stilles der ikke sikkerhed. For rekvisitioner med fast pris / budget større end kr ,- excl. moms stilles sikkerhed iht. vedlagte paradigma herfor, som er i overensstemmelse med boligministeriets forslag til sikkerhedsstillelse i medfør af AB 92, 6, jf. hertil den af Bygge- og boligministeriet i januar 1994 udarbejdede vejledning om AB Social klausul [Tekst ikke medtaget] 12. Rammeaftalens varighed Rammeaftalen er gældende frem til.. Rammeaftalen kan af kommunen opsiges med 3 måneders varsel, såfremt Entreprenørens udførelse af rekvirerede ydelser efter kommunens skøn giver anledning til kritik. En opsigelse berettiger ikke entreprenøren til erstatning eller anden form for godtgørelse. 13. Kommunens mulighed for at anvende andre entreprenører Kommunen forbeholder sig ret til at anvende andre entreprenører til at udføre arbejder, der ville kunne rekvireres i henhold til nærværende rammeaftale. Kommunen vil under hensyntagen til de udbudte ydelsers størrelse og kompleksitet normalt indbyde entreprenøren (kontraktpart i denne rammeaftale) som tilbudsgiver ved udbud af arbejder, som kunne have været rekvireret iht. nærværende rammeaftale. 54

55 6 Perspektivering - Servicepartnerskab Som et alternativ til fagopdelte rammeaftaler har flere kommuner afprøvet modellen med servicepartnerskaber, herunder bl.a. Københavns Kommune, Hillerød Kommune og Dragør Kommune. Københavns Kommune udbød i 1994 et servicepartnerskab om at vedligeholde 5 skoler og 5 fritidshjem på Østerbro. Kommunen valgte senere at indgå i to større servicepartnerskaber i Vanløse og Brønshøj/Husum, som løb fra 2007 til Partnerskaberne omfatter vedligehold af en stor del af bydelenes ejendomme, herunder daginstitutioner, fritidshjem, klubber, skoler, idrætsanlæg, plejehjem, kulturhuse og administrationsbygninger. Der er ikke noget entydigt billede af erfaringerne og resultaterne i Københavns Kommune. I nogle tilfælde har et servicepartnerskab med én entreprenør været en succes for kommunen, mens et andet servicepartnerskab med en anden entreprenør ikke har fungeret efter hensigten. Dette peger på at succes en bl.a. afhænger af, om entreprenøren har en forståelse for tankegangen i partnerskab. I følge kommunens ejendomsafdeling er det en væsentlig effekt, at kontakten med og samarbejdet mellem brugerne af bygningen og entreprenøren er blevet mærkbart forbedret. 6.1 Hvad er et servicepartnerskab Servicepartnerskab er en samarbejdsmodel mellem en kommune og en privat entreprenør, der har til formål at åbne for større fleksibilitet og samarbejdsfokus, end man kender fra klassisk udbud. Entreprenøren inddrages i et fælles forpligtigende samarbejde om opgaveløsningen, herunder fx også planlægning og driftsoptimering. Grundidéen er, at entreprenøren får et opgavevolumen, der gør det muligt at planlægge, prioritere og sammentænke opgaveløsningen, så den kan løses mere optimalt end ved løbende bestillinger. Kommunen stiller primært funktionskrav til ydelserne, således at entreprenøren har stor handlefrihed til at løse opgaverne indenfor de afsatte rammer. Et servicepartnerskab bygger således på en åben kravspecifikation, der fastlægger de overordnede krav til ydelser og resultater. Udbudsmaterialet har en høj grad af fokus på funktionskrav, dvs. outputkrav frem for inputkrav. Det giver rum for, at parterne sammen kan udvikle fælles mål og metoder til at løse den konkrete opgave. Kommunen kan anvende en incitamentskontrakt, der gør det økonomisk attraktivt for parterne løbende at effektivisere opgaveløsningen konkret ved at besparelser som følge af effektivisering kan deles mellem parterne, eller ved en bonusmodel. Incitamenter kan anvendes til at fremme processer og løbende effektivisere arbejdet. Incitamenter kan også motivere parterne til at samarbejde om at identificere forbedringer i arbejdsgange, fx ved at fordele ubrugte midler, hvis de er blevet sparet. Der vil som regel være et krav om åbne regnskaber. Håndteringen af den åbne økonomi kan eksempelvis baseres på at: Åbne regnskaber skal være operationelle Økonomirapportering skal ske på en overskuelig måde, med få væsentlige nøgletal Nødvendig detaljering skal kunne leveres øjeblikkeligt 55

56 Økonomirapporteringen skal ledsages af en mundtlig gennemgang, der fokuserer på risici, tendenser og muligheder Økonomirapporteringen foretages månedligt. For servicepartnerskaber er kontraktlængden ofte længere end ved traditionelle kontrakter for at give tid og rum for udvikling og erfaringsopsamling. Servicepartnerskaber henter inspiration fra partnering på bygge- og anlægsområdet, hvor begrebet er udtryk for en fleksibel samarbejdsform, hvor der arbejdes med fælles målsætninger m.v. Målet med partnering er at skabe et konstruktivt samspil mellem kommune, rådgiver og entreprenør. En væsentlig pointe er at tilstræbe en samarbejdsform, hvor parterne i fællesskab kan udvikle den for projektet mest optimale løsning. Modellen med servicepartnerskab kan anvendes til udbud af en eller flere kontrakter om bygningsvedligehold, hvor der indgår elementer fra partnering. Det vil sige, at der i samarbejdet indgår en række elementer som workshops, formulering af fælles mål, åben økonomi, incitamenter, konflikthåndtering, styregruppe og løbende evaluering af samarbejdet. Parterne planlægger og prioriterer i fællesskab arbejdsopgaverne med vedligeholdelse. Ved at samle arbejdet med at vedligeholde flere bygninger i et servicepartnerskab bliver der mulighed for helhedstænkning. Det betyder mere optimale indkøb af materialer og mindre spildtid på fx transport. Der kan også skabes synergier i håndværksarbejdet fx ved at fremrykke arbejdet med at male vinduer, når det dyre stillads alligevel er oppe, fordi der skal skiftes tagrender. Firmaerne har mulighed for at bruge deres mandskab hele året rundt og kan dermed bedre udnytte medarbejdernes kompetencer og undgå flaskehalsproblemer. Der opnås fælles gevinster ved at entreprenøren koordinerer planlagt vedligehold og ad hoc-opgaver samt sæsonudjævner arbejdet over året. Ved de øvrige kontraktformer er der en tendens til, at kun den private part har gavn af en sådan effektivisering. For vedligehold af bygninger er den vigtigste opgave at systematisere registrering og prioritering af de opgaver, der skal løses, inden for det gældende budget. Samtidig er det også vigtigt at kunne forudsige langtidsvirkningen med hensyn til at opretholde bygningernes værdi og funktionalitet inden for rammen af det besluttede årlige budget. Formålet er at opretholde værdien af bygninger og installationer på et på forhånd fastlagt niveau. Opgaverne kan prioriteres ved at gennemføre bygningssyn eller tilstandsregistrering og efterfølgende budgettere og prioritere nødvendige arbejder. Der kan gøres brug af totaløkonomiske beregninger ved beslutning om metode til vedligehold. Et eventuelt vedligeholdsmæssigt efterslæb og langtidseffekten af eventuelle gab mellem budgetter og prisen for udførelse af opretning og vedligehold vil blive synliggjort, og kan danne baggrund for politiske beslutninger. De kritiske vedligeholdsopgaver kan defineres ud fra, at der i tilfælde af svigt relativt hurtigt vil opstå konsekvenser for den funktion, der foregår i bygningen, eller konsekvenser i form af personskader eller følgeskader og omkostninger, der bliver uforholdsmæssigt store. Der kan være større opgaver med for eksempel udskiftning af vinduer, renovering af tage og facader eller udskiftning af ventilationsanlæg. Der kan i udbuddet defineres enhedspriser for store arbejder, 56

57 som er aktuelle inden for kontraktperioden, for på den måde at udsætte arbejdet for priskonkurrence. Større arbejder kan også udbydes selvstændigt. Indvendigt vedligehold af gulve, vægge og lofter har fortrinsvis æstetisk karakter og er sædvanligvis ikke kritisk. Vedligeholdet kan foretages i forhold til et kvalitetsniveau (udfaldskrav), som er fremkommet i partnerskabet og i fællesskab med brugere på baggrund af et politisk besluttet niveau. Det er en fordel at definere udfaldskravet så præcist, at den daglige dialog kan foregå direkte mellem den private part og brugerne uden væsentlig administrativ assistance fra kommunen. Ved definition af kvalitetsniveauet kan det overvejes, i hvilken grad, der skal tages hensyn til, at højt niveau af vedligehold kan virke adfærdspåvirkende med hensyn til, at brugerne vil passe på bygningen. 6.2 Afgrænsning af opgaverne Er servicepartnerskab om ejendomsvedligehold kan i hovedtræk omfatte: Udarbejdelse af vedligeholdelsesplan og årlige bygningssyn Vedligeholdelse af bygningens basisinstallationer Vedligeholdelse af udvendige servicearealer og bygningsdele Afhjælpende og forebyggende vedligehold Indvendig vedligeholdelse Udvendig og indvendig genopretning. Et servicepartnerskab tager udgangspunkt i, at der udarbejdes tilstandsrapporter med en langsigtet vedligeholdelsesplan, som revideres årligt i forbindelse med bygningssynet. Opgaverne beskrives, så entreprenøren har ansvaret for at varetage vedligehold ud fra tilstandskrav. Dermed undgår kommunen at skulle udarbejde en detaljeret arbejdsbeskrivelse for de enkelte opgaver. Det er hensigtsmæssigt, at kommunen klart beskriver, hvilke opgaver der ikke er med i kontrakten, fx opgaver i relation til daglig drift af bygningerne, herunder forbrug af varme, vand, el m.v., udskiftning af pærer, pakninger, utætte radiatorer, sanitet m.v., lovpligtige eftersyn, serviceeftersyn m.v Indvendig vedligeholdelse Bygningernes vedligeholdelsesstandard med hensyn til almindelig indvendig vedligeholdelse kan medtages i tilstandsrapporten, som udarbejdes i forbindelse med de årlige bygningssyn. Heri fremgår en langsigtet plan for den indvendige vedligeholdelse, der fx revideres årligt. Indvendig vedligeholdelse omfatter reparation og udskiftning af indvendige overflader (gulv, vægge, loft og komplementerende bygningsdele) samt reparation af tekniske installationer Udendørsanlæg Kontrakten kan fx omfatte vedligeholdelse, reparation og udskiftning af udendørsanlæg, herunder befæstede arealer og sikring af, at legeredskaber er i en sikkerhedsmæssig forsvarlig stand. 57

58 6.2.3 Udvendig vedligeholdelse Udvendig bygningsvedligeholdelse omfatter fx klimaskærmen (udvendig side af bygningen) herunder tag, facader, sokkel (ikke belægninger) og komplementerende bygningsdele som vinduer og døre, herunder udskiftning af glas Tekniske installationer Kontrakten kan omfatte de installationer m.v. der forefindes i bygningernes teknikrum herunder VVB, ventilations aggregater m.v., inklusiv forsyningsledninger og udskiftning af tekniske anlæg udenfor teknikrummet (afløbsledninger, vand, varme og ventilationsanlæg). 6.3 Udbud af et servicepartnerskab Etableringen af et servicepartnerskab sker ved udbud i henhold til udbudsreglerne. Hvilke regler, der skal anvendes, afhænger af opgavernes karakter og kontraktens volumen. Udbuddet bør gennemføres som et begrænset udbud og der kan lægges op til at konsortier kan byde, så også mindre firmaer kan være med. Udbudsprocessen har fokus på at finde den rigtige partner til at levere resultater - frem for en detaljeret beskrivelse af, hvordan man ønsker en given opgave løst. Det giver frihed for entreprenøren og dermed mulighed for at tænke i nye løsninger. Etableringen af et servicepartnerskab kræver at kommunen tænker meget i, hvilke resultater og hvilken kvalitet, man vil have ud af partnerskabet. Partnerskabsmodellen betyder således at kommunen skal engagere sig meget i opgaverne. Som en partner i samarbejdet vil succesen i høj grad afhænge af, om kommunen har en kontinuerlig dialog med entreprenøren Teknisk dialog og markedsundersøgelse Som grundlag for udarbejdelse af den kravspecifikation, der skal være "krumtappen" i et langvarigt servicepartnerskab om vedligehold af bygninger, kan det være en god idé at kommunen afsøger markedet. Jo bedre indsigt i de ydelser, som markedet kan levere, jo mere målrettet kan kravspecifikationen blive. En målsætning med partnerskab inden for vedligehold af ejendomme er ofte, at partneren kan bidrage til udvikling af opgaveløsningen gennem nytænkning, styring, planlægning og procesoptimering osv. En tidlig dialog med de potentielle tilbudsgivere vil ofte give det bedst mulige grundlag for at udforme et udbudsmateriale, der giver reel mulighed for at udnytte sine kompetencer til planlægning, procesoptimering osv., og som er tilpasset tilbudsgivernes eventuelle ønsker og krav Udbudsbetingelser Det gøres i udbudsmaterialet klart, at der udbydes et servicepartnerskab. Da ordet partnerskab ikke har en entydig betydning, er det vigtigt, at det af udbudsmaterialet fremgår, hvad der forstås ved partnerskab, hvilke krav til entreprenøren og dennes ydelser dette forventes at medføre, samt hvordan tildelingskriterierne vil blive anvendt. Udbudsbetingelserne følger samme fremgangsmåde som ved andre typer udbud i forhold til form og de emner, som behandles. Der er dog to emner i udbudsbetingelserne, der kræver særlig opmærksomhed 58

59 ved udbud af partnerskaber om vedligehold af bygninger. For det første skal der gøres noget ud af beskrivelsen af udbudsproceduren, så tilbudsgiverne får en forståelse for den særlige udbudsform i et servicepartnerskab. For det andet bør der lægges vægt på at beskrive, hvordan tildelingskriterierne vil blive anvendt til at vælge partneren, herunder forståelsen af de bløde kriterier. Det overordnede tildelingskriterium vil for udbud af partnerskabsaftaler altid være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De underkriterier, der anvendes til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal understøtte kommunens ønske om at indgå aftale med en partner, som har de rigtige kompetencer og forståelse af partnerskabet som samarbejdsform. Der er således behov for særlige kriterier, der belyser tilbudsgivernes evne til at være partner for vedligehold af ejendomme. Hvert kriterium bør ledsages af en beskrivelse, der sætter tilbudsgiver i stand til at fastslå, hvorledes han skal udarbejde sit tilbud, så det kan score højt på det pågældende kriterium. Eksempler på underkriterier kan være: Samarbejdsfokus: Tilbudsgiver skal ud fra kommunens krav i udbudsmaterialet beskrive, hvordan samarbejdet mellem kommune og entreprenør i praksis kan foregå og hvordan samarbejde konkret kan effektivisere opgaveløsningen. Partnerskab: Tilbudsgiver skal ud fra kommunens krav i udbudsmaterialet beskrive, hvordan partnerskabet konkret tilrettelægges, hvordan det fungerer i dagligdagen og hvilke incitamenter, der foreslås anvendt. Forretningsmodel: Tilbudsgiver skal ud fra kommunens krav i udbudsmaterialet beskrive og konkretisere, hvordan partnerskabet kan understøtte begge parters forretningsmodel, så parterne opnår merværdi. For underkriteriet pris kan der anmodes om standardtimepriser og rabatsatser for eksempelvis blikkenslagerarbejde, bygge- og driftsleder, el-arbejde, formand, glarmesterarbejde, gulvbelægning, isoleringsarbejde, jord- og betonarbejde, malerarbejde, murerarbejde, tagdækningsarbejde, tømrerarbejde, snedkerarbejde, ventilationsmontør, vvs-arbejde, materialer mv Kravspecifikation Kravspecifikationen skal indeholde en tydelig, men samtidig rummelig beskrivelse af de håndværkeropgaver, som skal varetages. Kravspecifikationen bør på en pædagogisk, let forståelig måde give et klart billede af kommunens forventninger og krav. Det er vanskeligt på forhånd at beskrive alle de opgaver, som ønskes løst inden for kontraktperioden. Kommunen kan ved udarbejdelse af kravspecifikationen beskrive de dele af vedligeholdet, der skal afgives konkrete bud på, og de dele af opgaven, der skal sammensættes løbende og med udgangspunkt i delelementer af det afgivne tilbud, eksempelvis timepriser, enhedspriser, materialepriser, dækningsbidrag etc. Ved et servicepartnerskab er det vigtigt, at kravspecifikationen bliver så rummelig, at de bydende ikke låses fast på bestemte udførelsesmetoder over en længere årrække samtidig med, at kravet om en klar specifikation, der giver mulighed for lige og fair konkurrence blandt de bydende, ikke udvandes. 59

60 Det vil være helt i overensstemmelse med servicepartnerskabet, at kommunen giver de bydende meget frie rammer i valget af udførelsesmetoder; men det forudsætter klare funktionsbeskrivelser. I en partnerskabskontrakt, der skal fungere over en længere årrække, bør kravspecifikationen tage udgangspunkt i funktionskrav, hvor der fokuseres på behovene og de opgaver, der skal løses, snarere end på de ydelser, der skal leveres for at løse opgaverne Kontrakt Kontrakten i et servicepartnerskab om bygningsvedligehold bør afspejle de konkrete forhold i partnerskabet. Partnerskaber forudsætter at parterne gensidigt forstår hinandens forretning og de forudsætninger, som den anden part har for at indgå aftalen. Følgende særlige emner kan reguleres i kontrakten: Risikodeling. Åben økonomi. Dette indebærer, at parterne gensidigt har indsigt i hinandens økonomi, der relaterer sig til opgaven, underentrepriseaftaler/tilbud og entreprenøraftaler/tilbud, og hvad der i øvrigt måtte være. Det kan tillige indføjes, at årsbonus og rabatter, der henhører arbejder under aftalen, skal tilfalde kommunen. En fælles forretningsmodel/incitamentsstruktur. Konfliktløsningsmodeller, der fremmer samarbejde og dialog samt søger at hindre konflikter i et udvikle sig skadeligt for aftalen. Ændringshåndtering, der tillader parterne løbende at tilpasse deres ydelser og vilkår til den forretningsmodel, der er valgt. En partnerskabskontrakt om vedligehold af bygninger vil ofte bygge på AB92, hvor der tilføjes bestemmelser og undtagelser. Når entreprenørens ydelser er baseret på tekniske løsninger, vil der være brug for løbende at kunne justere ydelsernes omfang, karakter og pris i overensstemmelse med udviklingen. For at kunne imødekomme fremtidens krav til ændringer både i opgavernes karakter og omfang, vil det være hensigtsmæssigt, at partnerskabskontrakten er så tilstrækkelig rummelig, at den kan håndtere ændringer af både karakteren og omfanget af de ydelser, der skal udføres, så længe de grundlæggende vedrører løsning af den opgave, der har været udbudt. Kravet om løbende konkurrenceudsættelse af offentlige opgaver sætter dog grænser for rummeligheden. Som eksempler på forud fastlagt fleksibilitet kan nævnes følgende: Kontrakten rummer mulighed for som option at rekvirere "ad hoc-bistand" til afregning efter eksempelvis medgået tid og på grundlag af prisparametre indeholdt i tilbuddet. Derved får den offentlige part mulighed for løbende at bestille nye ydelser, der naturligt lægger sig op ad de opgaver, der har været udbudt. Den offentlige parts mulighed for at trække på ydelser fra den private part, eksempelvis anvendelse af et byggeri, fastlægges inden for rammer, hvor ydelsernes minimums- og 60

61 maksimumsomfang er nærmere defineret, og hvoraf det fremgår, hvorledes og gerne med hvilke frister, den offentlige part kan kræve ydelsesomfanget ændret. Bestemmelser om, at den private part løbende skal anvende den økonomisk mest hensigtsmæssige metode til opfyldelse af den offentlige parts behov under hensyntagen til tidens viden og allerede foretagne investeringer mv. og evt. konsekvenser af opnået besparelse på betalingen fra den offentlige part. Der kan ikke foretages sådanne ændringer, at opgaven efter en årrække skifter grundlæggende karakter, og dermed kommer til at vedrøre ganske andre forhold, end dem der har været udbudt. Dette vil være en konkurrencefordrejning Igangsætning Servicepartnerskabet indledes med en grundig igangsætningsfase, hvor parterne fastlægger og konkretiserer samarbejdet i praksis og opnår en fælles forståelse af, hvordan opgaverne løses bedst muligt inden for rammerne af kontrakten. I stil med partnering kan der i opstarten være fælles workshops, hyttetur til Sverige etc. Parterne drøfter og gennemgår opgaverne og sammensætter i fællesskab de ydelser, der skal leveres til opfyldelse af kommunens behov. Ydelserne skal prissættes efter de priser og det kalkulationsgrundlag, der ligger til grund for det afgivne tilbud. 61