National digitaliseringsstrategi Digitalisering som drivkraft Årsrapport 2014 Side 1

Transkript

1 National digitaliseringsstrategi Digitalisering som drivkraft Årsrapport 2014 Side 1

2 Indholdsfortegnelse Indledning side 3 Status på Digitaliseringsstrategiens temaer.. side 3 Fremdrift på projektniveau side 8 Struktur og styringsramme. side 9 Økonomi side 9 Et kig ind i side 10 Bilag 1: Digitaliseringsstrategien Digitalisering som drivkraft Bilag 2: Farvekodning ved projektstatus Side 2

3 Indledning Landet står på spring til en hastig udvikling - både nationalt og internationalt. Med det udtalte globale udsyn blandt de unge, stadigt flere med en kompetencegivende uddannelse og den store interesse fra mange lande og virksomheder, har vi troen på, at vi langsomt, men sikkert er på vej mod et moderne og selvbærende Grønland. I denne udvikling er det vigtigere end nogensinde, at vi konstant betragter digitaliseringen som drivkraft og fokuserer på at give borgere, organisationer og virksomheder de allerbedste betingelser for at kunne deltage aktivt og på lige fod - uanset baggrund og bosted. Dette stiller store krav til, hvordan vi udnytter informationsteknologien - og ikke mindst, hvordan vi sikrer, at teleinfrastrukturen tænkes ind i den samlede infrastruktur, så vi får varigt udbytte af de forestående investeringer. Ligesom det stiller krav til de nationale grunddata for at kunne udvikle mere selvbetjening og at borgere og virksomheder er klædt på til denne digitale selvhjælp. Digitaliseringen viser allerede sine fordele: Fra effektivisering og økonomiske besparelser i administration over sundhedsfaglige forbedringer gennem telemedicin til en smidigere og mere digital kommunikation mellem borgere og myndigheder på blandt andet Sullissivik. Digitalisering stiller krav til et øget samarbejde på tværs af den offentlige sektor - mellem Selvstyret og kommunerne, ligesom samarbejdet med helt eller delvist Selvstyre-ejede virksomheder fremover får en voksende betydning. Barriererne mellem de enkelte forvaltninger og myndigheder skal nedbrydes, så ydelserne bliver ensartede, let tilgængelige og forståelige for brugeren. Digitaliseringsindsatsen startede med den første IKT strategi i 2011, og er siden blevet udvidet med nye initiativer udmøntet af andre reformer og strategier. Det er blevet tydeligt at digitalisering er midlet til at indfri strategiske målsætninger uanset fagområde. Dette er således en afrapportering på fremdriften i 2014 på den samlede portefølje af initiativer i Digitaliseringsstrategien. Status på Digitaliseringsstrategiens temaer Tema 1: Tele- og Internet Departementet for Sundhed og Infrastruktur gennemførte et Teleliberaliseringsprojekt med inddragelse af interessenter fra virksomheder, Selvstyre og organisationer. Arbejdet blev udmøntet i rapporten: Rammerne for Teleliberalisering. Naalakkersuisut tog efterfølgende beslutning om en trinvis liberalisering frem mod 2016, og arbejdet blev igangsat i sidste kvartal Der er derfor fokus på at monitorere implementeringen bl.a. via de opstillede KPI er i strategien. Tema 2: Modernisering af Grunddata Realisering af digitaliseringsstrategien er i gang, og en række initiativer er i proces. Herunder modernisering af en række af de offentlige registre, så oplysninger om personer, boliger, bygninger og virksomheder er opdaterede, og kan bruges af organisationerne i deres sagsbehandling og som Side 3

4 grundlag for flere digitale selvbetjeningsløsninger. I den sammenhæng, er det afgørende, at have en lovgivning på plads, som dels tilgodeser beskyttelse af borgeren mod misbrug af personlige informationer, og som dels giver mulighed for udveksling af data med myndigheder i og uden for Grønland. Det er pt. ikke muligt, at udveksle data og det giver bl.a. sundheds-, skatte- og det sociale område udfordringer. Den øgede digitalisering i de lande og myndigheder som grønlandske virksomheder og myndigheder samarbejder med kræver i stigende grad digital kommunikation. Det er derfor ressourcekrævende, at udarbejde datakontrakter for udvekslingen, hvilket er den nuværende løsning. Naalakkersuisut undersøger derfor muligheden for implementering af den danske persondatalovgivning, som vil betyde at Grønland kan søge optagelse som sikkert 3. land i EU med adgang til en lang række vækst og effektiviseringsfordele. Der er i løbet af 2014 gennemført en række analyser og andet forberedende arbejde på både registerområdet og lovgivningen, og det forventes at der på EM 2015 vil blive fremsat lovforslag vedr. Persondataloven og en række registerlove. Ligesom opbygninger af register, processer og udpegning af myndigheder for områderne vil blive klarlagt i løbet af 2015 Tema 3: Enkelt, effektiv og sammenhængende offentlig sektor Det fællesoffentlige spydspidsprojekt Pisariillisaaneq (ERP Fælles Økonomi og Ledelsessystem) færdigjorde forarbejderne og igangsatte udbudsprocessen. Projektet Digital Kommunikation afsluttede både analyse- og anskaffelsesfasen. Projektet påbegyndte pilotfasen ved udgangen af 2014, og skal sikre at der fremadrettet sker en reduktion i mængden af papirblanketter og brevpost. Afsluttet projekt Gevinster Offentlig videokommunikation Projektet har valgt en platform (MS Lync) og udrullet denne i dele af Grønlands Selvstyre, herunder Sundhedsvæsenet. Derudover har Kommune Kujalleq igangsat implementering i administrationen. Reduktion af rejsebudgetter, effektive møder, bedre samarbejdsmuligheder, mulighed for kvalificeret hjælp i yderområder m.v. Sammenhæng i offentlige ITsystemer/EA-arkitektur Fælles grønlandsk sprog som nu er en del af IT-driften i selvstyre og kommuner modnes gennem de praktiske anvendelser Økonomi og Personalestyrelsen (ASA) tog et tolkesystem i brug og er i gang med at udvikle et koncept for implementering af systemet i diverse virksomheder, Reducerede driftsomkostninger, højere IT-modenhedsniveau, bedre supportfaciliteter, højere grad af systemgenbrug på tværs af organisatoriske inddelinger m.v. Reduceret leveringstid på oversættelsesopgaver, udvikling af et fælles sprog, reducerede udgifter til tolkefunktioner m.v Side 4

5 Digitalt Naalakkersuisut organisationer, foreninger m.v. I 2015 forventes kommunernes at ibrugtage systemet. Medlemmerne af Naalakkersuisut er blevet udstyret med tablets og har fået etableret en fælles platform til deling af dokumenter, mødereferater etc. Dette betyder at de digitalt kan tilgå alle mødematerialer og fortrolige dokumenter på farten. Øget fleksibilitet for medlemmer af Naalakkersuisut, besparelse (reduktion af print og papir), bedre sikring af fortrolige dokumenter m.v. Tema 4: Digital uddannelse og kompetencer Departementet for Uddannelse, Kirke, Kultur og Ligestilling har siden 2012 arbejdet med udvikling af en undervisningsportal, som har til formål at samle materialer og information et centralt sted og distribuere dette på tværs af alle uddannelsesinstitutioner men som endnu ikke er afsluttet. Der er igangsat en evaluering af projektet, som der forventes afrapportering på i 1. kvartal Departementet arbejder også på et system til digital ansøgning om optagelse og SU. Dette projekt var ved udgangen af 2014 tæt på lancering af løsningen til GU. Digitaliseringsstyrelsen arbejder med et OPP pilotprojekt med bl.a. Nukissiorfiit om etablering af en fælles national e-læringsplatform, hvor målgruppen er dem, som ikke er en del af uddannelsesinstitutionerne. Ved at etablere en fælles platform kan indsatsen lægges i indholdsproduktion, som kan stilles til rådighed for alle, f.eks. PC kørekort til udvikling af IT modne borgere og virksomheder. Dette giver i øvrigt mulighed for vækst og arbejdspladser for lokale virksomheder, der kan producere denne type materiale, film og e-læringsmoduler. Pilotprojektet afrapporterer i 2. kvartal Tema 5: Sundhed for alle De fleste initiativer på sundhedsområdet er igangsat. Inden for det telemedicinske område har hidtidige afprøvninger indenfor Psykiatrien ført til en fast praksis, ligesom specialerne nu får telemedicinsk støtte. Udrulning af den elektroniske patient journal til alle sundhedsinstitutioner i Grønland følger tidsplanen, der forventes endelig implementering med udgangen af Projektet er endvidere udvidet med indsatser indenfor tandplejen og integration til relevante sundhedsdata. Gevinster som effektivisering og kvalitetsløft understøttes af et projekt indenfor digital vagtplanlægning og rapportering til lønsystemet. I dag foregår det meste analogt og der er derfor igangsat en analyse, som skal afdække behovet og potentialet ved digitalisering af arbejdsgange i forbindelse med vagtplanlægning, herunder fokus på bedre udnyttelse af de økonomiske rammer og vilkår i de eksisterende overenskomster. Analysen forventes afsluttet med udgangen af Endeligt er digital selvbetjening også et fokuspunkt. Der er et stort pres på lægeklinikken og skadestuen, derfor blev den eksisterende sundsportal moderniseret og lanceret i 2. kvartal i Der er en forventning om en øget selvbetjening fra borgernes side og samtidig en mulighed for at arbejde med den generelle sundhedstilstand. I fase 2, som ligger efter implementering af den Side 5

6 elektroniske patientjournal igangsættes et projekt med at kunne kommunikere digitalt med sygehusvæsenet. Afsluttet projekt Gevinster Modernisering af sundhedsportalen Peqqik.gl Den hidtidige sundhedsportal fik i 2015 et løft i forhold til brugervenlighed og indhold. Øget adgang til sundhedsoplysninger for borgerne, mulighed for mere selvbetjening m.v. Tema 6: Erhverv og innovation Erhvervsportalen, som er et tværorganisatorisk projekt med deltagelse af en række departementer og styrelser blev udviklet i 2014, og forventes lanceret første kvartal Her ud over er jobportalen, som er et initiativ fra beskæftigelsesstrategien, igangsat, og har til formål at skabe en større transparens på arbejdsmarkedet. Afsluttet projekt Gevinster Erhvervsportal Portalen vil fremadrettet være erhvervslivet indgang til offentlige myndigheder og services. Samling af virksomhedsrelevante oplysninger ét sted, én indgang for erhvervslivet til offentlige myndigheder, en fælles indgang til udenlandske investorer m.v. Kommunikationsaktiviteter Der blev i 3. kvartal 2014 gennemført en analyse af Borgernes brug af IT. Tendensen fra de sidste 5 år fortsætter, f.eks. har 77 % af borgerne adgang til internettet i 2014 i hjemmet. Det er en tilvækst på 28 % ift % af borgere efterspørger mere digital kommunikation med det offentlige i Det er en tilvækst på 13 % ift Herudover har 21 % flere borgere benytter sig af digital selvbetjening i 2014 sammenlignet med Undersøgelsen identificerer at uddannelsesniveau og bosætning spiller en rolle i forhold til hvor IT moden borgeren er, og det er en af de store udfordringer, som skal løses i de kommende år. Der er blevet udviklet et seminarkoncept, hvor fokus er på at temaerne fra Strategien skal ud og leve i lokalsamfundene. Helt konkret er det blevet besluttet at afholde en række seminarer i kommunerne i løbet af Forud for disse seminarer, er der iværksat en række pilotprojekter alle med afsæt i Digitaliseringsstrategien. Det er planlagt at disse Sarfarissoq-seminarer vil behandle resultaterne af pilotprojekter og samtidig bringe inspiration fra andre digitaliseringstiltag. Side 6

7 Der blev afholdt et seminar i Sisimiut den 20. og 21. maj 2014 med titlen Brug IT til at åbne verden, hvor inden- og udenlandske videnspersoner samles for at drøfte IT i skoleverdenen. Seminaret blev skabt med udgangspunkt ipad-projektet med et særligt fokus på indholdet og anvendelse af IT i undervisnings- og læringssammenhænge. Efter seminaret er der skabt kontakter og ny viden, som der arbejdes videre med i diverse fora. Der udestår imidlertid fortsat en fælles koordinering og styring af processen for at sikre at viden deles og at der er fremdrift. Denne praksis resulterer i igangsætning af lokale initiativer som mangler sammenhæng med en egentligt fælles strategi og ramme for at arbejde med IT i undervisningen. Det er et initiativ i strategien, men det savner prioritering og ressourcer. Samlet overblik over temaernes status pr. 31. december 2014 Herunder ses et samlet overblik over antallet af projekter under de enkelte temaer i Digitaliseringsstrategien. De bagvedliggende diagrammer illustrerer hhv. hvor mange af disse projekter som er igangværende, hvor mange der blev afsluttet i 2014 samt hvor mange projekter som ved udgangen af 2014 fortsat ikke var igangsat. Som det fremgår er Digital uddannelse og kompetencer et område, som mangler fremdrift. Det bliver en af emnerne i 2015, som får stor fokus fra bl.a. den Fælles Offentlige IT Styregruppe. Farveforklaring: Blå: Igangværende projekter Grøn: Afsluttet projekter i 2014 Grå: Ingen aktivitet ved årets udgang Tema Mere og billigere internet Projekter 1 Modernisering af grunddata 4 Enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor 13 Digital uddannelse og kompetencer 8 Sundhed for alle 7 Innovation og investeringer 2 Side 7

8 Fremdrift på projektniveau Nedenfor er illustreres fremdriften på projekterne, den kan søges uddybning i bilag 1 og 2 i forhold til læsning af matrice. Projekter i 2014 Tid Forbrug Ressourcer Risici Issues Tema 2: Modernisering af grunddata Ændringer Start- Slut Modernisering af offentlige registre GER/CVR Persondatalov BBR Tema 3: Enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor Digital Kommunikation Fællesoffentligt økonomisystem (ERP) Offentlig videokommunikation Ilanngassivik skatteprojekt Fælles grønlandsk termbase Elektronisk sags- og dokumenthåndtering Digitalt Naalakkersuisut Bedre indkøb på IT området Strategi for mere selvbetjening Undervisningsportal (Iserasuaat) Tema 4: Digital uddannelse og kompetencer Digital ansøgning om optagelse og SU Mere engelsk i undervisningen Fra pilotprojekt til praksis IT-uddannelse på bachelorniveau Udd. og efterudd. af lærere i brug af IKT National e-læringsplatform Konkrete mål for IT i undervisningen Tema 5: Sundhed for alle Telepsykiatri 2015 Telemedicinsk støtte til kliniske specialer 2015 Elektronisk Patient Journal (EPJ) Journalsystem til tandplejen Dataintegrationer Digital Vagtplan Sundhedsportal Fremdrift ill. Via faser i FOP Side 8

9 Tema 6: Innovation og investeringer Erhvervsportal Jobportal Status oversigt for projekterne under implementeringen af Digitaliseringsstrategien Struktur og styringsramme Strategien er designet med anvendelse af international best practice, og bygger således på følgende 10 OECD principper for offentlig digitalisering: 1. Øg transparens, åbenhed og inklusion 2. Anspor til engagement og deltagelse i et miljø med mange interessenter 3. Etablér de rigtige forhold for en styrket tillid til digitale tjenester 4. Vedtag en regeringsstrategi for den offentlige sektor 5. Sørg for ledelse og politisk opbakning 6. Etablér effektive organisatoriske og styringsmæssige rammer 7. Fastlæg business case for IT-projekter 8. Styrk den institutionelle kapacitet til ledelse og opfølgning på implementering 9. Fokusér på strategiske beslutninger 10. Gennemgå og opdatér de juridiske rammer så de tilpasser sig ændringer Styringsramme For at sikre det maksimale udbytte af projekterne, er der opsat en række målbare KPIer. Digitaliseringsstyrelsen følger løbende op på business cases med henblik på at sikre og måle fremdriften. Der anvendes en række standarder i arbejdet: Procesmodellering til kortlægning af arbejdsgange Den Fælles Offentlige Projektmodel (FOP), som har til formål at øge andelen af succesfulde projektforløb herunder høstning af de forventede fordele, og derfor indgår gevinstrealisering i modellen Et projekt- og porteføljestyringsværktøj til styring og monitorering af projektprocessen Det indgår i vurderingskriterierne ved allokering af midler fra Digitaliseringsstrategiens bevilling hvorvidt standarderne er benyttet. Implementeringen af en projektmodel samt et styringsværktøj, er i tråd med international best practice for at drive digitalisering. Især tre af OECD s ti principper for offentlig digitalisering bliver imødekommet med disse tiltag; Etablér effektive organisatoriske og styringsmæssige rammer, Fastlæg business case for IT-projekter og endelig Styrk den institutionelle kapacitet til ledelse og opfølgning på implementering. Økonomi Der har været flere finansieringskilder i forhold til digitaliseringsinitiativerne dels finanslovskonto og dels enhedernes medfinansiering. Den samlede bevilling på kr. 10 mio. årlig efterlades med et mindre forbrug på kr Det skyldes primært forskydning i projektforløb grundet udskrivning af valg. For at minimere usikkerheder er der i Finanslov 2015 foreslået en tekstanmærkning med mulighed for et mindre/merforbrug inden for den samlede ramme for årene frem til Side 9

10 Forbrug Forbrug (i 1000 kr.) 31. december Mere og billigere internet 11 Modernisering af grunddata Enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor Digital uddannelse og kompetencer 79 Sundhed for alle 0 Innovation og investeringer 236 Administration 172 I alt Tabel over 2013 forbrug på Digitaliseringsstrategiens bevilling. Et kig ind i 2015 For at sikre, at digitaliseringsstrategien giver gevinster og har et fællesoffentligt sigte er der udarbejdet et oplæg til den politiske koordinationsgruppe, som afholder møde i februar 2015 om at give den Fælles Offentlige IT Styregruppe et mandat til at tage beslutninger på tværs i forhold til fællesoffentlige digitaliserings- og IT indsatser på vegne af organisationerne. Et af initiativerne er at konsolidere IT og digitalisering i en fælles struktur for at opnå en lang række fordele af både økonomisk og organisatorisk karakter ikke mindst for at sikre en effektiv implementering af de nationale digitaliseringsinitiativer fra strategien, reformer af skattesystemet og af velfærdsydelser. Side 10

11 Bilag 1: Digitaliseringsstrategien Digitalisering som drivkraft Tema 1: Bedre og billigere internet Teleliberalisering Departementet for Sundhed og Infrastruktur arbejder med at få rammerne for telemarkedet på plads, så samfundet kan høste gevinsterne ved fortsat liberalisering og øget konkurrence. Der er i gangsat en proces med inddragelse af partnerne på området for at få afdækket behov og muligheder. Målet er dels at sikre alle teleudbyderne lige adgang til markedet, dels at sikre finansiering og udvikling af en effektiv teleinfrastruktur. Arbejdet blev udmøntet i en indstilling til Naalakkersuisut om en trinvis liberalisering fra den og til Projektet er afsluttet. Naalakkersuisut har vedtaget en plan for liberalisering af teleområdet, som er under implementering frem mod Tema 2: Modernisering af grunddata Modernisering af CPR register (Central Person Register) Formålet er at gennemføre en koordineret indsats, der sikrer at grundlaget for digitalisering i landet er etableret, og her specifikt ift til CPR modernisering. Adresseoplysninger trækkes ud af CPR filen som overføres dagligt til Grønland, og der er derfor behov for at der etableres et adresseregister. Dette register leverer adresseoplysninger til alle de offentlige registre. Formålet med CPR modernisering er at sikre en fleksibel og gennemskuelig håndtering af troværdige persondata til brug for digitalisering i det offentlige. Herunder den nødvendige tilpasning til udvikling af de bagved liggende datastrukturer og systemer. Projektet har gennemført en række analyser, høringer og tværorganisatoriske samarbejder for at klargøre konkrete behov til adresseregistret. Afventer politisk stillingstagning, som forventes at ske i 2015 i forbindelse med Persondataloven. GER/CVR (Central Virksomheds Register) Formålet er at gennemføre en koordineret indsats, der sikrer at grundlaget for digitalisering i landet er etableret, og her specifikt ift til GER/CVR vurdering. Der har i 2014 været gennemført en række forarbejder som klargjorde udarbejdelse af indstilling til politisk behandling, og denne har været sendt i høring hos interessenter. Afventer politisk stillingstagning, som forventes at ske i 2015 i forbindelse med Persondataloven. BBR (Bolig og Bygnings Register) Selvstyret har brug for et centralt overblik over bygningsmassen i Grønland både med henblik på at have et bedre grundlag for at planlægge byggeaktiviteter og med henblik på at kunne vurdere bygningsmassen Side 11

12 tilstand og værdi. Der er sket en analyse af det danske BBR-register dels med henblik på at vurdere om løsningen kan anvendes i en grønlandsk kontekst og dels for at søge generel inspiration. Afventer politisk stillingstagning, som forventes at ske i 2015 i forbindelse med Persondataloven. Datadistribution Formålet er at skabe en samlet løsning for datadistribution fra de fælles offentlige register til diverse IT systemer, som bruger grunddata. Den nuværende afhængighed af en private IT leverandør og manuelle processer skal erstattes af en mere fleksibel model Der er etableret et pilotprojekt for at afdække en mulig løsning. Beslutning af valg af model afhænger af den politiske beslutning om grunddata og persondatalov. Persondatalov Formålet er at gennemføre en koordineret indsats, der sikrer at grundlaget for digitalisering i landet er etableret, og her specifikt ift. til afklaring af hvordan følsomme persondata skal behandles samt sikring af Grønlands stilling som et sikkert 3. land. Der er udarbejdet en kgl. Anordning, som forventes bliver behandlet på efterårssamlingen Der er udarbejdet et implementeringsprojekt, som igangsættes efter den politiske behandling. Tema 3: Enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor Digital Kommunikation Formålet er at afsøge muligheder, der leverer sikker håndtering af kommunikation mellem myndighed og borgere (og vice versa), således at sikker og digital postkasse kan implementeres. Projektet påbegyndte pilotfasen ved udgangen af 2014, og skal sikre at der fremadrettet sker en reduktion i mængden af papirblanketter og brevpost. Projektet har gennemført sin analysefase og har indgået et samarbejde med Sullissivik som præsentationskanal. Derudover har projektet indgået et samarbejde med Assemble A/S som leverer produktet (NemPost) om gennemførsel af pilotfasen. I denne fase skal projektet afprøve løsningen i samarbejde med en række offentlige enheder samt private virksomheder og borgere som har tilmeldt sig pilotfasen. ERP-Fælles offentligt økonomisystem Implementering af et fælles offentligt økonomi- og ledelsesinformationssystem skal sikre transparens og muligheden for at styrke økonomistyringen og budgetsamarbejdet både i de enkelte enheder men også på tværs af hele den offentlige sektor. Side 12

13 Der har i 2014 været gennemført et udbud baseret på den tekniske platform Microsoft Dynamics AX2012, der i projektet blev fundet mest egnet til at understøtte de offentlige behov som standard. Projektet er i samarbejde med den valgte leverandør i gang med at tegne det fremtidige system. Når tegningerne er færdige i maj 2015 skal de endeligt godkendes politisk og herefter starter implementeringsforløbet med forventet idriftsætning medio Som en sideløbende aktivitet med ERP-projektet arbejdes på at udarbejde en ny fællesoffentlig konto-plan, som skal sikre en mere ensartet og transparent registrering. Offentligt video-kommunikationsprojekt Fælles offentlig videokommunikation skal skabe den platform, der binder det offentlige sammen kommunikativt og gør det let at kommunikere på tværs mellem selvstyre, kommuner, offentlige institutioner. Platformen skal også understøtte borgernes kommunikation med det offentlige uanset hvor i landet de bor. Projektet blev afsluttet i 2014 med en implementering i flere enheder i Grønlands Selvstyre og Kommune Kujalleq. Ilanngassivik skatteprojekt (Mindre gæld til den offentlige sektor) I de senere år har der været en stadig stigning i gælden til både kommuner og Selvstyret. Situationen er uholdbar. Det er afgørende at stoppe opbygningen af ny gæld, samtidig med en effektiv inddrivelse af de gamle restancer. Der skal udarbejdes analyser af de systemmæssige krav samt de lovgivningsmæssige og tekniske muligheder for etablering af denne ordning. Der er udarbejdet to rapporter Ilanngaassivik Analysefase 1 og 2 med fokus på hhv. den borger- og virksomhedsrettede gældsætning. Analysen er således afsluttet, og der udarbejdes en indstilling for at få en politisk stillingstagning til arbejdet. Fælles grønlandsk termbase Tolkesystemet med tilhørende termbase er ibrugtaget i Personale- og Økonomistyrelsen i Der er målt en række effektiviseringer i form af øget antal oversættelser pr. uge (over 1000 sider om ugen). Projektet er afsluttet. Der arbejdes pt på udvikling af et koncept for hvordan systemet udrulles til resten af det grønlandske samfund. En yderligere udrulning til offentlige myndigheder forventes at ske i Digitalisering af Selvstyrets administration - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering Formålet med, at indføre F2 er (uprioriteret): At leve op til journaliseringsforpligtelsen At opnå en højere grad af digitalisering i Selvstyrets sagsbehandling og flere digitale selvbetjeningsløsninger At opnå en højere grad af vidensdeling At opnå en øget effektivitet og kvalitetsløft Side 13

14 Løsningen indføres i hele centraladministrationen i Grønlands Selvstyre i løbet af Der er indgået aftale om leverance af ESDH-systemet F2 fra leverandøren cbrain. Det er planlagt, at systemet implementeres i Selvstyret i to faser; februar 2015 og april Perioden frem mod nytår er gået med procesmodellering, afklaringer med leverandøren, etablering af systemplatform og etablering af projektleder- og superbrugerfora. Digitalt Naalakkersuisut Den demokratiske dialog er hjørnestenen i samfundet, og derfor skal politikerne have adgang til dokumenter uanset tid og sted. Der skal gennemføres en analyse af behovet, kortlægning af processer og valg af løsning som kan understøtte politikernes arbejde og effektivisere administrationen. Medlemmerne fra Naalakkersuisut blev inden jul udstyret med hver en tablet, som de skal læse dagsordenmateriale m.v. på. Alt materiale digitaliseres til medlemmerne, således at de kan fremstå som digitale fyrtårne, og administrationen kan spare tid og penge på print og forsendelse, samtidig med at arbejde efter mere effektive processer. F2, Elektronisk Sags- og Dokument Håndteringssystem kommer til også at omfatte ministerbetjeningen i løbet af 2 kvartal Projektet er afsluttet. Bedre indkøb på IT området Konsolidering af IT drift på tværs af faglige og organisatoriske skel. Gennemførsel af udbud for Selvstyrets IT i 2014 med eksekvering pr Projektet har gennemført omfattende analyser af den eksisterende infrastruktur og foretaget standardiseringer af denne. I løbet af efteråret blev der gennemført to udbudsrunder og nye leverandøraftaler blev indgået. Der er udarbejdet en række standarder for IT drift, udbud- og kontraktindgåelse som stilles til rådighed for den offentlige sektor. Der er fortsat et udestående med etablering af et koncept for contract management, som igangsættes i 1. kvartal Strategi for mere selvbetjening Udvikling af en strategi for mere selvbetjening via Sullissivik.gl. Potentialerne skal afdækkes. Borgere og virksomheder skal have mulighed for at se de data, som det offentlige har registreret om dem på en sikker måde på. Det gælder f. eks. oplysninger om dagsinstitution, skatteforhold, ophold og sundhed. Adgangen til egne data skal også omfatte data, som de selvstyre-ejede virksomheder har registreret Projektet er endnu ikke igangsat. Tema 4: Digital uddannelse og kompetencer Undervisningsportal (Iserasuaat) Med Iserasuaat (undervisningsportalen) ønskes at opnå øget kvalitet af undervisning ved hjælp af bedre muligheder for kommunikation og deling af viden imellem lærere og undervisere på tværs af Grønland. Side 14

15 Herudover skal protalen være en samlet indgang til oplysninger til offentligheden om undervisning i Grønland. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 Digital ansøgning om optagelse og SU Formålet med projektet er at udvikle onlineansøgninger til uddannelsesinstitutioner. Fase 1 omhandler guxansøgninger, fase 2 fase andre ungdomsuddannelser og en evt. tredje fase øvrige uddannelser (f.eks. videregående og efterskoler). Formålet er at 1) forenkle ansøgningsprocessen for borgeren, især mht. de nye objektive optagelsesregler for gux efter reformen i )effektivisere og sikre sagsbehandling samt afskaffe tastearbejde af data i flere databaser. 3) klæde unge mennesker på til et digitalt samfund ved brug af NemID og digital selvbetjening. Projektet kører som planlagt, i testfase med en brugbar testversion af online ansøgning til GUX. Testen udføres i samarbejde med udvalgte Piarersaarfiit og skolevejledere. NemID for ansøger og forældremyndighed fungerer, dokumenter og data overføres til IT-Reg og på sigt MR, karakterer hentes i Inerisaaviks database. Do you speak english? Mere engelsk i undervisningen Der skal udarbejdes en strategi med klare mål og handlingsplaner for, hvordan engelsk-kundskaberne kan styrkes generelt og integreres i de øvrige IT-rettede initiativer på uddannelsesområdet. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 Fra pilotprojekt til praksis Der skal findes en måde hvorpå gevinsterne fra pilotprojekter udbredes landsdækkende, og dermed er med til at udvikle uddannelsesområdet. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 IT-uddannelse på bachelor-niveau IT som en karrierevej Etablering af IT-bacheloruddannelse på Ilisimatusarfik i samarbejde med udenlandske universiteter. Undervisningen foregår via e-learning fordi målet er at de studerende skal være bosat i Grønland, og indgå i lokale praktikforløb parallelt med uddannelsen. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 Uddannelse og efteruddannelse af lærere i anvendelse af IKT i undervisningen Side 15

16 Underviserne skal øge brugen af IT i undervisningen med hensyn til den enkelt elevs niveau og til mulighederne i forskellige undervisningsforløb. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 E-learning National e-læringsplatform Etablere en fælles offentlig e-læringsplatform, som kan danne grundlag for IT af anden faglig kompetenceudvikling i Grønland i offentlige, private og civile sammenhænge, herunder særligt bidrage til udbredelsen af IT kompetencer og IT anvendelse i befolkningen som helhed. Projektet vil bidrage til digitaliseringen af det grønlandske samfund som helhed og til faglig udvikling, effektivitet og kvalitet i grønlandske offentlige organisationer såvel som private virksomheder, organisationer og civilsamfund i særdeleshed. Præprojekt under udførelse. Kravspecifikation, markedsanalyse og prækvalifikation. Introduktion til IT kørekort ( Digital Borger Certifikat ) betaversion produceret i dansk og grønlandsk version. Der forventes en præsentation af pilotprojektet i 2. kvartal Konkrete mål for IT i undervisningen Et markant kompetenceløft kræver, at der opstilles mål for brugen af IT såvel på de enkelte skoler og uddannelsesinstitutioner som i de enkelte fag og på de enkelte klassetrin. Opstilling af mål for udvikling af undervisningsmateriale samt ledelsesfokus på, at målene bliver nået. Her under etablering af lokalt samarbejde om IT-læring mellem skoler og andre uddannelsesinstitutioner. Der har ikke været fremdrift på dette initiativ i 2014 Tema 5: Sundhed for alle Adgang til Sundhedsvæsenets ydelser Telepsykiatri Med telemedicin er det muligt at overkomme det spredte bosætningsmønster og medvirke til, at flere specialiserede ydelser kan leveres i bygder og yderdistrikter. Telemedicin kan også understøtte behandlingsforløb, kvalitetsudvikling, effektiviseringsprocesser samt den generelle service overfor borgerne. Med telemedicin er det muligt at sikre tryghed for patienten, idet denne får mulighed for at konsultere regionslæger, speciallæge og andet specialiseret sundhedspersonale i en virtuel konsultation. Projektets analysefase blev finansieret med midler fra den tidligere Strategi. Der er sket en implementering af nogle af disse tiltag i Denne implementering har fundet sted i sundhedsvæsenet for egne midler. Adgang til Sundhedsvæsenets ydelser Telemedicinsk støtte til kliniske specialer Med telemedicin er det muligt at overkomme det spredte bosætningsmønster og medvirke til, at flere specialiserede ydelser kan leveres i bygder og yderdistrikter. Telemedicin kan også understøtte behandlingsforløb, kvalitetsudvikling, effektiviseringsprocesser samt den generelle service overfor borgerne. Med telemedicin er det muligt at sikre tryghed for patienten, idet denne får mulighed for at Side 16

17 konsultere regionslæger, speciallæge og andet specialiseret sundhedspersonale i en virtuel konsultation. Der er gjort de første erfaringer med brug af telemedicin (video-konsultationer) ift specialistrejser alle meget positive. Der arbejdes videre hermed i 2015 forventningen er at telemedicin er en integreret del af visiteringen af patienter, der skal ses af specialister Der arbejdes med øget brug af Pipaluk mellem bygder og byer. Bla tilbydes alle byer kursus for bygdesundhedsarbejderne Elektronisk Patient Journal (EPJ) Visionen eller formålet med implementeringen af EPJ Cosmic er at få et samarbejdende sundhedsvæsen, hvor alle patientoplysninger er samlet i ét og samme system og hvor patientforløb koordineres fra start til slut på tværs af faggrænser At både patient og behandler skal opleve ét sammenhængende sundhedsvæsen med kun én hukommelse Projektet er opdelt i implementeringsblokke. I 2014 blev blok 1-3 færdigt implementeret og de tre første trin i fase 1, etableringsfasen, blev gennemført på Dr. Ingrids Sundhedscenter. Den nationale udrulning overholdte implementeringsplanen, og det forventes at være endelig implementeret inden udgangen af 2015 Relevante og tilgængelige patientdata: Journalsystem til tandplejen Visionen eller formålet med implementeringen af EPJ Cosmic er at få et samarbejdende sundhedsvæsen, hvor alle patientoplysninger er samlet i ét og samme system og hvor patientforløb koordineres fra start til slut på tværs af faggrænser At både patient og behandler skal opleve et sammenhængende sundhedsvæsen med kun én hukommelse. Leverandøren af Cosmic, Cambio DK, har i 2014 lavet en analyse af, hvordan Tand-epj kunne implementeres i epj-systemet, Cosmic. Journalen blev konfigureret i henhold til analysen og testet af tandlægerne. Tandlægerne godkendte konfigurationen og det blev besluttet at arbejde videre med planen om at få Tand-epj ind i Cosmic. Implementeringens første blok er i Nuuk. Relevante og tilgængelige patientdata: Dataintegrationer Med afsæt i de muligheder, som den nye dataudvekslingsaftale med Statens Serum Institut (og snart de øvrige regioner) giver, er der nu skabt mulighed for drastisk at øge kvaliteten af de data som vil være tilgængelig for sundhedspersonalet, ved at præsentere patientdata fra eksterne datakilder. Projektet skal sikre integration og adgange til de udenlandske databaser, som benyttes i sundhedsvæsenet, således at data fra disse kan præsenteres i EPJ. Projektet blev påbegyndt i udgangen af Effektiv styring af Sundhedsvæsenets: Digital vagtplan Side 17

18 Digitale vagtplaner er softwareløsninger til automatiseret arbejdstidsplanlægning, ressourcestyring og lønindberetning. Typisk håndterer vagtplansystemer alle elementer af overenskomster og sikrer gennem automatisering af arbejdsgange og processer at gældende regler overholdes og at antallet af fejl i forbindelse med arbejdstidsplanlægning og lønudbetaling minimeres. Der er gennemført en analyse af behovet for et digitalt vagtplanssystem. Analysen har vist at projektet har et stort potentiale for sundhedsområdet samt løn- og personalestyrelsen. Derfor er der udarbejdet en BC og projektet igangsættes i 2015 Sundhedsportal Sundhedsportalen Peqqik.gl relanceres for at give borgerne hurtig og nem adgang til informationer om behandlingstilbud, forebyggelsesindsatser samt generelle sundhedsinformationer. Formålet er at sætte øget fokus på forebyggelse, folkesundhed og egenomsorg. Relanceringen omfatter en gennemgribende indholdsmæssig revidering og opdatering til en ny teknisk platform, herunder en opdatering af den nuværende søgemaskine og en opdatering af design og informationsstruktur. Den valgte platform er den samme som Sullissivik benytter. Baggrunden for dette valg er at opnå synergieffekt og at minimere risikoen for fejl ved at benytte en velafprøvet platform. I næste fase af projektet skal mulighederne for at udvide portalen med selvbetjeningsløsninger indenfor sundhedsområdet afdækkes. Den relancerede sundhedsportal blev publiceret i foråret Mulighederne for videreudvikling af sundhedsportalen i forhold til selvbetjeningsløsninger skal afdækkes i Tema 6: Innovation og Erhverv Etablering af erhvervsportalprojekt Samlet portal for Selvstyrets oplysninger til det grønlandske erhvervsliv, iværksættere og til udenlandske investorer. Målet er at Erhvervsportalen skal understøtte og lette erhvervslivets administrative byrder i forhold til det offentlige samt skabe et bedre overblik for erhvervslivet i forhold til de emner i offentlig regi, der vedrører erhvervslivet. Erhvervsportalen skal endvidere understøtte digitaliseringsprocessen i det offentlige, således at flere og flere selvbetjeningsløsninger bliver mulige. Projektet fik gennemført sin gennemførelsesfase og er ved udgangen af 2014 klar til lancering, som forventes at blive 2. kvartal Etablering af jobportal Grønland har ikke i dag en jobbank på internettet med et struktureret udbud af de ledige job og mulighed for kontakt til arbejdskraft. Dette giver en række problemer, bl.a.: De ledige bliver mindre mobile, når de ikke kan se jobopslag fra hele landet. Medarbejderne på Arbejdsmarkedskontorerne har brug for et landsdækkende redskab til at hjælpe ledige med at søge job andre steder i landet. Myndighederne har dårlig mulighed for at sikre, at ledige jobs reelt bliver tilgængelig for de ledige før jobbene tilbydes udefrakommende arbejdskraft. Udenlandske virksomheder har begrænsede muligheder for at undersøge muligheden for at ansætte hjemmehørende arbejdskraft til store projekter. Side 18

19 En National Jobportal vil være medvirkende til at gøre det grønlandske arbejdsmarked mere fleksibelt og dække de ledige stillinger med hjemmehørende arbejdskraft. Projektet har i 2014 været igennem anskaffelsesfasen. Projektet blev sat i udbud i juni 2014, og der er igangværende kontraktforhandlinger med leverandør. Bilag 2: Farvekodning ved projektstatus Tid Forbrug Ressource situation Risici Problemer (issues) Ændringer Er projektet på den planlagte fremdrift: - grøn: mindre end 10% forsinket - gul: 10% - 20% forsinket - rød: mere end 20% forsinket Er projektet på det planlagte forbrug: - grøn: mindre end 10% overforbrug - gul: 10% - 20% overforbrug - rød: mere end 20% overforbrug Har projektet den planlagte bemanding og kompetencer: - grøn: mindre end 10% underbemandet - gul: 10% - 20% underbemandet - rød: mere end 20% lille bemanding Ikke håndterede risici eller den samlede vurdering af risikobilledet: - grøn: risici er håndteret eller det generelle projekt vurderes ok - gul: der er risici som ikke er håndteret/elimineret eller der er risici der fortsat vurderes udfordrende. - rød: der er risici som ikke er håndteret eller projektet vurderes samlet som risikofyldt. Ikke håndterede issues: - grøn: alle issues er håndteret - gul: der er en del issues som ikke er håndteret - rød: der er mange issues som ikke er håndteret Håndterede ændringer: - grøn: alle ændringer er håndteret og har mindre end 10% indflydelse på tid og økonomi - gul : der er mindre ændringer der ikke er håndteret og/eller de håndterede har 10%-20% indflydelse på tid og økonomi - rød: der er større ændringer der ikke er håndteret og/eller de håndterede har mere end 20% indflydelse på tid og økonomi Side 19