VEJLEDNING OM FORVALTNING AF BEVILLINGER FRA CIVILSAMFUNDSPULJEN, NABOSKABSPULJEN OG PULJEN FOR KLIMA OG MILJØ

Transkript

1 CIVILSAMFUNDSPULJEN NABOSKABSPULJEN PULJEN FOR KLIMA OG MILJØ VEJLEDNING OM FORVALTNING AF BEVILLINGER FRA CIVILSAMFUNDSPULJEN, NABOSKABSPULJEN OG PULJEN FOR KLIMA OG MILJØ REVIDERET MARTS 2017 Indhold 1. VEJLEDNINGENS GYLDIGHED HVORDAN SKAL VEJLEDNINGEN BRUGES? HVEM HAR ANSVARET FOR BEVILLINGEN? NÅR PENGENE ER BEVILLIGET Kontrakter med CISU og partneren Udbetaling af bevillingen Krav til konto, økonomistyring og revision FORVALTNING AF BEVILLINGEN Budgetændringer Brug af budgetmarginen Dansk administration DEADLINES: RAPPORTERING, REGNSKAB OG REVISION Statusrapport Organisationsregnskab Erfaringsudvekslingsworkshop Afsluttende rapport Afsluttende regnskab INDBERETNING AF PROBLEMER OG UREGELMÆSSIGHEDER

2 1. VEJLEDNINGENS GYLDIGHED Denne vejledning gælder for: Bevillinger givet gennem Civilsamfundspuljen, Naboskabspuljen og Puljen for Klima og Miljø. Bemærk: Vejledningen vil løbende blive revideret, hvis der sker ændringer i reglerne, eller hvis der har vist sig at være uklarheder i teksten. Bestyrelsen i den danske organisation har selv ansvaret for at tjekke, om der er sket ændringer i reglerne. I kan altid hente den nyeste version af denne vejledning på CISUs hjemmeside. 2. HVORDAN SKAL VEJLEDNINGEN BRUGES? Når I får en bevilling fra en af CISUs puljer, forpligter I jer samtidig til at overholde en række betingelser og krav til den måde, I forvalter pengene på. I denne vejledning kan I læse: Om de forpligtelser I har i forhold til regnskab, monitorering og afrapportering. Hvordan I skal forvalte bevillingen i praksis. Det er vigtigt, at I læser denne vejledning grundigt igennem, og at I under implementeringen af indsatsen er opmærksomme på, om I overholder reglerne. Hvis I ikke forvalter pengene korrekt, kan I i værste fald blive nødt til at betale dem tilbage. Hvis I senere vil søge penge i Civilsamfundspuljen til en anden indsats, vil ansøgningen bl.a. blive bedømt på jeres track record, altså hvordan I har forvaltet og afrapporteret tidligere indsatser. 3. HVEM HAR ANSVARET FOR BEVILLINGEN? Bevillinger fra CISUs puljer bliver givet til den danske organisation, der står som ansøger. Den danske organisations bestyrelse har det fulde ansvar for, at pengene fra puljen bliver forvaltet efter reglerne og i overensstemmelse med det grundlag, de er bevilliget på. Det vil bl.a. sige, at bestyrelsen har ansvaret for: At pengene bliver brugt til de formål, der er beskrevet i ansøgningen. At sørge for at forebygge korruption og misbrug af midlerne. At de økonomiske forretningsgange er betryggende, at der er en forsvarlig intern kontrol, og at bogføring og regnskab er i overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Det indebærer, at både indsatsen og jeres egen organisation skal underkastes ekstern revision. At ingen af de organisationer, som får del i pengene, er opført på FN s eller EU s terrorlister. Listerne kan ses på At indberette væsentlige problemer og uregelmæssigheder i indsatsen så hurtigt som muligt. At indsende statusrapport, afsluttende rapport og regnskab for indsatsen til tiden. 4. NÅR PENGENE ER BEVILLIGET De penge, I får udbetalt fra puljen, skal bruges i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget, dvs. den godkendte 2

3 ansøgning med budget samt øvrige dokumenter, der lå til grund for bevillingen. Såfremt I ønsker at ændre på bevillingsgrundlaget i løbet af indsatsperioden, skal ændringen godkendes af CISU. Det kan for eksempel være justering af indsatsens formål, indikatorer, periode eller budget. CISU skal have anmodningen inden udløbet af den godkendte indsatsperiode Kontrakter med CISU og partneren Når I har fået en bevilling fra en af CISUs puljer, sender CISU jer en underskrevet kontrakt på mail. I kontrakten forpligter jeres organisation sig bl.a. til at overholde de krav og vilkår, som er beskrevet i denne vejledning. Kontrakten skal underskrives og returneres til CISU, før I går i gang med indsatsen. Først når CISU har modtaget en underskrevet kontrakt, vil den første udbetaling til indsatsen kunne finde sted. PDB-Skema Når et en indsats er bevilliget, skal I sende CISU et resumé af indsatsen et såkaldt PDB-skema. Sammen med kontrakten sender CISU jer en vejledning til, hvordan I udfylder skemaet via jeres organisationsside på CISUs hjemmeside. Samarbejdsaftale Det er et krav for bevillinger på kr. eller derover, at der skal laves en samarbejdsaftale mellem den danske organisation og den/de lokale samarbejdspartnere. For bevillinger over kr. er det desuden et krav, at der indsendes en kopi af underskrevet samarbejdsaftale til CISU. Samarbejdsaftalen skal som udgangspunkt være indsendt, før anden rate af midlerne kan udbetales Udbetaling af bevillingen Udbetalingsanmodning På CISUs hjemmeside finder I et skema til anmodning om a conto-udbetaling. En sådan anmodning skal I underskrive og indsende, hver gang I ønsker at få udbetalt en rate af bevillingen. Vær opmærksom på, at I normalt højst kan anmode om udbetalinger til seks måneder ad gangen. Der er ingen faste frister for indsendelse af udbetalingsanmodninger, som kan indsendes året rundt. Normal behandlingstid er ca. en uge, med mindre anmodningen indsendes lige op til en ferie, hvilket kan forlænge behandlingstiden. Likviditetsskøn Størrelsen af bevillingens rater fastsættes på grundlag af finansieringsplanen, som I har udarbejdet i forbindelse med ansøgningen, og som viser det løbende behov for midler til indsatsen. Hvis I har ændringer i forhold til den indsendte finansieringsplan, skal I indsende et nyt skøn over udbetalingerne fra CISU et såkaldt likviditetsskøn. Skemaet findes på CISUs hjemmeside. 3

4 Særligt for Støtte til ansøgningsproces For Støtte til ansøgningsproces vil det bevilligede beløb blive udbetalt på én gang på baggrund af en indsendt udbetalingsanmodning Krav til konto, økonomistyring og revision Krav til bankkonto Tilskudsmidlerne fra puljen skal indsættes på en separat bankkonto, adskilt fra organisationens egne midler. Dette gælder både i Danmark og hos partneren. Hvis organisationen har flere Danida-bevillinger, kan den samme konto dog anvendes. Hvis der er særlige regler i udviklingslandet, som gør, at det ikke er muligt at oprette en særskilt konto, kan der søges dispensation. Når I opretter den separate bankkonto i Danmark, skal I indgå en skriftlig aftale med banken om, at de indestående, ubrugte tilskudsmidler tilhører CISU, og at banken ikke er berettiget til at modregne organisationens eventuelle gæld til banken. Et eksempel på bankaftale kunne lyde: I henhold til aftale skal vi hermed bekræfte, at banken ikke vil modregne i eventuelt indestående på ovennævnte konto. Modregningsafkaldet er givet under forudsætning af, at indeståendet på kontoen udgør midler, som er indbetalt af CISU eller udgør renter af sådanne midler. Optjente renter skal indtægtsføres særskilt og tilbagebetales til CISU ved indsatsens afslutning. Dette gælder både renter i Danmark og i udviklingslandet. Renterne må derfor ikke anvendes til aktiviteter. Renteudgifter i Danmark kan dækkes af budgetmargin, mens andre danske bankudgifter og gebyrer i forbindelse med overførsler skal dækkes af budgetlinjen Dansk administration. Krav til økonomistyring: CISUs finansielle standarder Det påhviler organisationen at opretholde et sikkert og troværdigt regnskabsvæsen. Det skal påses, at de økonomiske forretningsgange er betryggende og med forsvarlige interne kontroller. Det forudsættes, at organisationens bogføring løbende ajourføres og dokumenteres med bilag, og i øvrigt sker i overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Organisationen skal opbevare regnskabsmaterialet i overensstemmelse med bogføringslovens krav i fem år efter aktivitetens afslutning. Dette gælder både for den danske organisation og partnerorganisationen i udviklingslandet. CISUs finansielle standarder specificerer yderligere, hvilke krav den danske organisation samt partneren forventes at leve op til i forhold til økonomistyring, samt hvordan man lever op til de enkelte krav. Det er den danske organisation, der skal gøre partneren bekendt med standarderne og følge op, hvis der er mangler. De finansielle standarder findes i tre udgaver differentieret efter bevillingens størrelse: Under kr , over kr og over kr. 1 mio. Det er størrelsen på det budget, som den pågældende partner forvalter, der er afgørende for, hvilken standard partneren skal leve op til. De finansielle standarder kan hentes på CISUs hjemmeside. 4

5 Krav til revisor og revision for bevillinger over kr Når I har en bevilling over kr , er det et krav, at organisationens årsregnskab samt det afsluttende regnskab for indsatsen revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. I skal derfor have valgt en revisor. Revisionen af indsatsen skal ske efter principperne for god, offentlig revisionsskik, og revisor skal revidere det afsluttende regnskab for indsatsen i henhold til CISUs revisionsinstruks for bevillinger over kr. Det påhviler organisationen at sørge for, at dens revisor skriftligt bekræfter at ville udføre sit revisionshverv i overensstemmelse med revisionsinstruksens bestemmelser. I forbindelse med revision af det afsluttende regnskab skal revisor derfor nævne i revisorpåtegningen, at revisionen er foretaget i overensstemmelse med revisionsinstruksen fra CISU, samt at der er foretaget forvaltningsrevision. Revisor skal desuden udarbejde et protokollat med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision. Protokollatet kan udarbejdes i tilslutning til påtegningen eller i et særskilt revisionsprotokollat. Den danske revisor skal også have det overordnede tilsyn med den lokale revision af indsatsen i udviklingslandet. Det er derfor vigtigt, at jeres revisor før indsatsens start kan godkende den lokale revisor, som skal revidere efter internationale revisionsstandarder og foretage forvaltningsrevision. Se mere om kravene til udformning af det afsluttende regnskab under punkt 6.5. Krav til revisor og revision for bevillinger under kr Når en organisation udelukkende har bevillinger under kr , kræver CISU, at organisationens årsregnskab som minimum revideres af en intern revisor. Det afsluttende regnskab af indsatsen skal revideres af en af CISU udpeget revisor i henhold til CISUs revisionsinstruks for bevillinger under kr. Kontaktoplysningerne på CISUs revisor fremgår af CISUs hjemmeside. Det kan i særlige tilfælde accepteres, at en organisation foretager revisionen af en indsats til under kr. i udviklingslandet, men det skal på forhånd være nævnt i ansøgningen. Vælges den fremgangsmåde, gælder proceduren for bevillinger over kr (se ovenfor). Revision ved samfinansiering Vær opmærksom på at for bevillinger, hvor bidraget fra puljen er under kr , men det samlede beløb inklusiv samfinansiering overstiger kr , gælder reglerne for revision under kr for den del, der vedrører tilskudsbevillingen fra puljen. 5. FORVALTNING AF BEVILLINGEN 5.1. Budgetændringer Indsatsen skal som udgangspunkt gennemføres inden for de godkendte budgetrammer. Omfordeling mellem det godkendte budgets hovedbudgetlinjer kan ske uden forudgående godkendelse fra CISU, hvis omfordelingen: Ikke overstiger 10 % af den mindste hovedbudgetlinje, der omfordeles til eller fra. 5

6 Ikke vedrører budgettet for lønomkostninger, personaleydelser og revision og begrundes i efterfølgende statusrapport eller afsluttende rapportering. Overstiger ændringen derimod 10 %-reglen eller vedrører én af ovennævnte budgetlinjer, skal I have en forhåndsgodkendelse fra CISU, før I kan foretage budgetændringen. Dette skal ske ved at udfylde og indsende skemaet Anmodning om ændring af indsatsperiode og/eller budget, som findes på CISUs hjemmeside. Vær opmærksom på at anmodningen skal indsendes inden udløb af den godkendte periode for indsatsen. Bemærk at man ikke kan flytte midler til hovedbudgetlinje 8: Oplysning i Danmark, da ikke-budgetterede oplysningsmidler er overført til CISUs Oplysningspulje. Hvis de planlagte oplysningsaktiviteter gennemføres billigere end budgetteret, kan man godt flytte midler fra budgetlinje 8 til andre linjer i budgettet Brug af budgetmarginen I budgettet har I afsat et beløb under budgetlinjen Budgetmargin. Der er afsat minimum 6 % og maksimum 10 % af budgetlinje 1-8 til budgetmargin. I kan overføre penge fra budgetmarginen til en eller flere af de øvrige hovedposter i budgettet, hvis der opstår behov for flere midler på den pågældende post. Budgetmarginen skal fx dække stigninger i priser, lønninger, vekselkurser og renteudgifter i Danmark. Overførslen fra budgetmarginen skal normalt ikke forhåndsgodkendes af CISU. I skal dog have en skriftlig godkendelse hvis: I vil bruge budgetmarginen til at udvide eller omformulere indsatsen. I vil bruge budgetmarginen på lønomkostninger, personaleydelser eller revision. Anmodning om godkendelse sker ved at udfylde og indsende skemaet Anmodning om ændring af indsatsperiode og/eller budget, som findes på CISUs hjemmeside. Vær opmærksom på at anmodningen skal indsendes inden udløb af den godkendte periode for indsatsen. Bemærk at alle omfordelinger af budgetmarginen, som ikke er blevet forhåndsgodkendt af CISU, skal oplyses og begrundes i førstkommende statusrapport (med revideret budget) og i det afsluttende regnskab. Omfordelinger og anvendelse af budgetmarginen skal altid finde sted inden for indsatsens overordnede formål Dansk administration I budgettet har I afsat op til 7 % af subtotalen som bidrag til administrationen i Danmark. I regnskabet skal administrationsbidraget altid beregnes af det faktiske forbrug på bevillingen. Hvis I bruger færre penge end budgetteret, vil I derfor have et mindre beløb til rådighed til dansk administration. Administrationsbidraget skal dække de generelle, administrative merudgifter for jeres organisation i forbindelse med bevillingen. Det kan være svært at skelne mellem generelle administrationsomkostninger og de direkte udgifter til indsatsen, men følgende udgifter i organisationen vil kun kunne dækkes af administrationsbidraget: 6

7 Kontorholdsudgifter (husleje, rengøring, kontorhold, transport, el og vand, støttepersonale og andre almindelige driftsudgifter såsom bankudgifter i Danmark). Udgifter til personale på hovedkontor (og evt. landekontor), der udfører almindelig sagsbehandling, herunder: Udarbejdelse af ansøgninger og andre oplæg. Udgifter til rejser, der ikke er led i aktivitetsspecifik monitorering. Rekruttering og udvælgelse af ikke-indsatsspecifikt personale, mødevirksomhed og kontakt med CISU og Udenrigsministeriet. Rapporteringsopgaver. Generelle budget- og regnskabsopgaver. Organisationsledelsens deltagelse i samarbejdet (ved ledelsen forstås medlemmer af bestyrelse/forretningsudvalg). Bemærk at I IKKE skal aflægge regnskab for, hvordan I bruger administrationsbidraget. 6. DEADLINES: RAPPORTERING, REGNSKAB OG REVISION Når I har fået en bevilling fra CISUs puljer, forpligter I jer til at overholde en række deadlines. Alle deadlines vil fremgå af den kontrakt, der indgås med CISU før indsatsens start, og såfremt der sker ændringer i deadlines i løbet af implementeringsperioden, vil dette fremgå af jeres Organisationsside Statusrapport For indsatser med en varighed på 24 måneder eller derover skal der indsendes en statusrapport halvvejs i implementeringsperioden. I statusrapporten skal der redegøres for: Monitorering og læring Finansielt tilsyn Status på mål og indikatorer Status på implementering Evt. justeringer af budget Evt. fremtidige ændringer af budget Formatet, som skal bruges til statusrapporten, findes på CISUs hjemmeside. Den underskrevne statusrapport indsendes på mail til CISU i en underskrevet version Organisationsregnskab deadline: 1. juli Denne deadline gælder for bevillinger over kr., hvis man har fået udbetalt midler før 1. december i det forgangne kalenderår. I skal uploade følgende dokumenter via jeres Organisationsside: Organisationens reviderede årsregnskab for det foregående regnskabsår (underskrevet af revisor og 7

8 bestyrelse) Årsberetning Revisionsprotokollat Mellemregnskab der enten skal indgå som en note i det reviderede organisationsregnskab eller revideres separat Mellemregnskabet gælder de aktiviteter, der finansieres af en af CISUs puljer, og specificerer årets aktivitetsudgifter, overførsler samt en afstemt oversigt over mellemregnskabet med CISU, herunder en beregning af den danske administration og en redegørelse for beholdning af ubrugte tilskudsmidler Erfaringsudvekslingsworkshop CISU arrangerer hvert år erfaringsudvekslingsworkshops for organisationer med bevilling fra en af CISUs puljer. Det er et krav, at organisationer deltager mindst én gang, hvis indsatsperioden er på 12 måneder eller derover. CISU sender indbydelse til workshoppen direkte til kontaktpersonen for indsatsen. De medlemmer af den danske organisation, der deltager i en workshop, forventes at have et tæt kendskab til indsatsen Afsluttende rapport Når indsatsen er afsluttet, skal I udarbejde en afsluttende rapport for bevillingen. Format til udfærdigelse af den afsluttende rapport findes på CISUs hjemmeside. Den afsluttende rapport indsendes på til CISU i en underskrevet version. Rapporten skal beskrive, hvordan indsatsen er blevet gennemført, og hvordan den har levet op til de målsætninger, som blev beskrevet i ansøgningen. Bevilling under kr : Den afsluttende rapport skal indsendes senest to måneder efter indsatsens afslutning. Bevilling over kr : Den afsluttende rapport skal indsendes senest seks måneder efter indsatsens afslutning. For Støtte til ansøgningsproces Senest en måned efter afslutning af indsatsen, skal I indsende en afsluttende rapport, hvor I skal redegøre for forløbet, arbejdsmetode og opnåede resultater Afsluttende regnskab Når indsatsen er afsluttet, skal I udarbejde et afsluttende regnskab for bevillingen. Formatet, som skal bruges til afsluttende regnskab, findes på CISUs hjemmeside. Bevilling under kr Regnskab for bevilling under kr. skal jeres organisation selv udarbejde. 8

9 Regnskabet skal indeholde: En specifikation af modtagne tilskudsmidler til bevillingen, både bidrag modtaget fra puljen og finansielle bidrag fra andre bidragydere, herunder organisationen selv. En overskuelig fremstilling af afholdte udgifter. Resultatopgørelsen opstilles i overensstemmelse med det senest godkendte budget, og der skal være en klar henvisning til bilag for hver udgiftspost, og bilagene skal vedlægges regnskabet. En regnskabsberetning fra organisationens ledelse. En revisorpåtegning fra den eksterne revisor, Regnskabet skal indsendes til en af CISU udpeget revisor, inklusiv bilag og kopi af jeres afsluttende rapport, senest to måneder efter indsatsens afslutning. Bilag for udgifter i udviklingslandet skal være certificerede kopier eller scannede versioner af alle udgiftsbilag, med bilagsnummer, oprindeligt beløb og valuta, samt en beskrivelse af udgiften på engelsk (f.eks. som en note på det originale bilag på det lokale sprog). Det reviderede regnskab skal indsendes til CISU senest tre måneder efter indsatsens afslutning. Oplysninger vedr. den udpegede revisor kan findes på CISUs hjemmeside. CISU betaler revisors honorar. Revisor returnerer det reviderede regnskab og bilagene til jeres organisation og sender samtidig en kopi af det reviderede regnskab til CISU. Det er den danske organisation og samarbejdspartnerens ansvar at opbevare de originale bilag. Bevilling over kr Regnskab for bevillinger over kr skal revideres af den danske organisations egen revisor (se Krav til revisor og revision for bevillinger over kr under 4.3.). Det anbefales kraftigt, at udgifter, der er afholdt i udviklingslandet, revideres i udviklingslandet. Det er derfor vigtigt, at jeres revisor før indsatsens start kan godkende den lokale revisor, som skal revidere efter internationale revisionsstandarder og foretage forvaltningsrevision. For bevillinger over kr., der er bevilget efter 15. marts 2017, er det et krav, at der foretages revision i udviklingslandet. Regnskabet skal indeholde: En specifikation af modtagne tilskudsmidler til bevillingen, både bidrag modtaget fra puljen og finansielle bidrag fra andre bidragydere, herunder organisationen selv. En overskuelig fremstilling af afholdte udgifter. Resultatopgørelsen opstilles i overensstemmelse med det senest godkendte budget. En regnskabsberetning fra organisationens ledelse. Revisor skal lave en revisionspåtegning samt et revisionsprotokollat. CISU skal modtage det afsluttende reviderede regnskab og tilhørende revisionsprotokollat senest seks måneder efter afslutningen på indsatsen. Vægtet gennemsnitskurs I forbindelse med det afsluttende regnskab skal omregning af regnskaber ført i udenlandsk valuta ske til den kurs, 9

10 som overførslerne har fundet sted til (vægtet gennemsnitskurs). Den vægtede gennemsnitskurs udregnes ved at lave en opstilling af alle foretagne overførsler i indsatsen. Det samlede beløb overført i danske kr. divideres derefter med det samlede modtagne beløb i lokal valuta, hvorefter man har den vægtede gennemsnitskurs. Overdragelsesdokument Såfremt I ved indsatsens afslutning overdrager udstyr, inventar mv. til partnere eller myndigheder i modtagerlandet, er det en god ide at udarbejde et overdragelsesdokument, hvor modtager kvitterer for udstyret. Hvis prisen for enkeltinvesteringer købt for bevillingen overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (pt. ca kr.), er det et krav, at det afsluttende regnskab er bilagt et underskrevet overdragelsesdokument. Format til overdragelsesdokument findes på CISUs hjemmeside. Ubrugte midler og renter Renteudgifter i Danmark kan dækkes af budgetmargin, mens ubrugte tilskudsmidler samt optjente renter i Danmark og udviklingslandet skal tilbagebetales i forbindelse med indsendelse af det afsluttende regnskab til CISU på følgende kontonummer: Civilsamfundspuljen: Jyske Bank Reg.nr Kontonummer Naboskabspuljen: Jyske Bank, Reg.nr Kontonummer Puljen for Klima og Miljø: Arbejdernes Landsbank: Reg.nr Kontonummer INDBERETNING AF PROBLEMER OG UREGELMÆSSIGHEDER Den danske organisations bestyrelse har pligt til straks at give CISU besked: Hvis der opstår væsentlige vanskeligheder med at gennemføre indsatsen, herunder med at overholde det godkendte budget. Hvis der opstår væsentlige problemer i organisationens forhold til modtagerlandets myndigheder, partner eller udsendte medarbejdere. Hvis I får begrundet mistanke om/konstaterer tyveri, bedrageri, korruption, misbrug eller andre tilsvarende uregelmæssigheder. Rapporteringen skal være skriftlig, og I skal oplyse, hvordan I agter at løse og følge op på de rapporterede vanskeligheder og/eller uregelmæssigheder. Format til rapportering findes på CISUs hjemmeside. I er meget velkomne til at kontakte CISU, hvis der opstår problemer i indsatsen, så vi kan vejlede jer i, hvordan I indberetter problemerne, og hvordan I kan forsøge at løse dem. Konstaterede sager om uregelmæssigheder vil blive offentliggjort på CISUs hjemmeside og vil blive rapporteret til Udenrigsministeriet. 10