UCN Erhvervsmentorordning: STAY i Nordjylland

Transkript

1 UCN Erhvervsmentorordning: STAY i Nordjylland Guide til MENTOR - UCN Erhvervsmentorordning: STAY i Nordjylland Marts 2015 UCN, University College Nordjylland International afdeling Grafik: Colourbox Tekst og layout: Julie Midtgaard Erhvervsmentorprojektet er udarbejdet i samarbejde med STAY Nordjylland og Foreningen Nydansker.

2 Følgende guide er udarbejdet som et værktøj til mentorer i UCN Erhvervsmentorordning: STAY i Nordjylland. Ordningen tager udgangspunkt i den succes Foreningen Nydansker har oplevet med mentorordninger i hovedstadsområdet. Guiden bygger på erfaringer gjort i den forbindelse, men er desuden udarbejdet med videnskabelige bidrag i forhold til samtale, mentoring og feedback. Erfaringer fra UCNs tidligere mentorordninger for danske studerende, på bl.a. bygningskonstruktør- samt design uddannelserne, er ligeledes inddraget. I guiden henvises der løbende til den anvendte litteratur, og alle oplysninger kan findes på sidste side, hvis lysten opstår til at hente yderligere informationer om et eller flere emner. Oplysningerne i guiden er indsamlet og udarbejdet med netop UCN Erhvervsmentorordning for øje. Initiativet støttes af STAY og Foreningen Nydansker. Er du klar til at udvide dine horisonter og lære, hvordan du udvider andres? Professionshøjskolen University College Nordjylland (UCN) arbejder med uddannelse, udvikling og innovation inden for fire områder: business, pædagogik, sundhed og teknologi. Vi har cirka studerende på erhvervsakademi- og professionsbacheloruddannelser, cirka kursister og studerende på efter- og videreuddannelse og knap 808 ansatte. UCN's aktiviteter er fordelt på en række UCN-adresser i Aalborg og Hjørring. Mentorprogrammet omfatter uddannelser under Business og Teknologi i Aalborg. Find os på UCN Erhvervsmentorordning: STAY i Nordjylland er udarbejdet med inspiration i og support fra Foreningen Nydanskers vellykkede mentorprojekt i hovedstaden. Ordningen er en kæmpe succes. Foreningen oplever pt. så stor opbakning, at der er overskud af frivillige mentorer, der blot venter på at blive matchet med de internationale studerende. Erhvervsmentorkorpset består af cirka 650 ledere og medarbejdere fra en lang række danske virksomheder. Læs mere om Foreningen Nydanskers erhvervsmentorordning på: STAY er en fælles indsats i Nordjylland mellem erhvervsliv, uddannelsesinstitutioner og offentlige partnere. STAY har fokus på at øge udvikling, vækst og beskæftigelse i Nordjylland ved at synliggøre og skabe nye jobmuligheder for højtuddannede samt at øge kendskabet til de nordjyske brancher og virksomheder. Læs mere på STAY! LinkedIn.

3 Bare rolig: UCN klæder dig på til din mentorrolle. Bl.a. gennem vores tretimers mentoruddannelsesseminar, samt denne guide. Vi vil løbende følge op på mentorordningen telefonisk med både dig og mentee. På den måde står du ikke alene på noget tidspunkt i processen. Føler du alligevel behov for at trække på personlig erfaring i din rolle som mentor, kan du gøre dig nogle tanker om nedenstående punkter (1), inden din rolle som mentor begynder. - Genkend og reflekter over mentoropgaver du allerede udfører Der findes mange typer mentoropgaver, og der er stor sandsynlighed for, at du allerede på nuværende tidspunkt har stiftet bekendtskab med en eller flere af dem. Disse kan bl.a. findes indenfor familien, dit personlige netværk, frivilligt arbejde, i forskellige grupper eller foreninger, menigheder osv. (5) - Tal med andre mentorer i dit netværk Det kan være fordelagtigt at søge sparring hos andre, der også har erfaringer på området. - Tal med mennesker du evt. tidligere har været mentor for, det være sig både officielt og uofficielt Reflekter over, hvad din tidligere mentee har fået ud af samarbejdet. Hvad kan du tage med dig videre? - Reflekter over tidligere erfaringer, hvor du selv har haft en mentor Hvad gjorde din egen mentor for dig? Hvad vil du gerne selv give videre, og hvad vil du gøre anderledes?

4 Synes du, at det er uklart, hvad du kan hjælpe mentee med? I så fald kan det være fordi, dét, vi beder dig bidrage med, er forskellige aspekter fra din hverdag. Din hverdag er naturligvis en indgroet og rutinepræget del af dig, og derfor kan det være svært at overskue, at du udfører et særligt stykke arbejde, som internationale studerende kan lære meget af. En mentor/mentee-relation er som udgangspunkt meget fleksibel. Det er op til dig selv og mentee at sætte rammerne for, hvordan I vil bruge hinanden. Hvis det er første gang du officielt påtager dig en mentor-rolle, kan det dog være rart at have en række retningslinjer for, hvad der kan forventes af dig som mentor og ikke mindst hvad der ikke kan forventes af dig som mentor. Husk desuden, at det altid er ok at gøre opmærksom på sine personlige grænser i en mentor/mentee-relation, da forholdet netop bygger på tillid. Måske giver det mere mening, hvis vi konkretiserer nogle af de punkter, du som mentor kan italesætte og derigennem hjælpe den studerende med at udvikle sig i forhold til. forstå passende og situationsbestemt opførsel i sociale relationer/situationer forstå, hvordan virksomheden opererer opnå en åben og fleksibel indgangsvinkel til læringsprocesser forstå, at der kan herske forskellige idéer, og at disse kan være i konflikt med hinanden være opmærksom på politikken i organisationen overvinde nederlag og forhindringer opnå teknisk ekspertise erhverve viden og færdigheder opnå personlig udvikling tilpasse sig forandringer udvikle værdier. - At svare på spørgsmål om jobsøgning, specifikke brancher og uddannelser - At vejlede i at skrive en god ansøgning og et godt CV - At fortælle om hvordan en dansk arbejdsplads fungerer - At hjælpe til afklaring og inspiration i forhold til karriere og uddannelse - At viderebringe viden om uskrevne regler når man søger job i Danmark - At inspirere til hvordan man bruger og udvider sit netværk - At dele ud af egne erfaringer fra nuværende og tidligere jobs. - At skaffe den studerende en ansættelse - At skaffe den studerende en praktikplads - At udarbejde ansøgningsmateriale for den studerende - At rådgive indenfor områder der går ud over den professionelle relation.

5 Vi kan inddele mentorarbejdet i tre overordnede faser (6) : Hver fase er ikke tidsmæssigt defineret, men afhænger af, hvilke aspekter I er klar til at tage fat på. Hvad vil du gerne tale om i dag? Lad os se nærmere på dette emne Så det jeg hører dig sige er, [opsummer/parafraser det mentee har sagt] Skal vi starte med at samle op på vores sidste møde? Fortæl mig om dit møde/dine erfaringer med Du har kun sagt meget lidt om X, men det ser ud til at være centralt i den problemstilling vi diskuterer Frit oversat efter Alred, Garvey & Smith, At lære hinanden - Udarbejdelse af - Du er som mentor at kende kontrakt aktiv og tager initiativ - At skabe tryghed i - Udarbejdelse af relationen dagsorden for kommende møde/ - Du viser, du er engageret i opgaven - At fastsætte rammerne for det fremtidige samarbejde møder som mentor - Du hjælper mentee til selv at finde - Opstilling af mål for mentee og for svarene forløbet - Anvendelse af mentorhjulet (se afsnit af samme navn i denne guide) Forslag til hvordan du kan indlede en samtale med mentee i begyndelsesfasen: Inspiration til dagsorden Er du og din mentee i tvivl om, hvordan I skal komme godt i gang med mentorforløbet? Find inspiration til en dagsorden for jeres første møder i følgende afsnit. Nedenstående er blot forslag til, hvad der kunne foregå på jeres første møder. Hvis I foretrækker at udarbejde jeres egne dagsordener, er I mere end velkomne til det. Dog er det vigtigt, at I udfylder jeres Mentor & Mentee Collaboration Agreement, som det står beskrevet (se særskilt dokument), samt at mentee efterfølgende renskriver og sender den til International Koordinator Magdalena Mincheva på: maat@ucn.dk. Punkterne er opstillet i rækkefølge, efter hvornår de tidsmæssigt i forløbet kan forventes at være relevante for jer at diskutere. Der er ikke nogen tidshorisont for, hvornår det første møde ophører og det næste møde

6 starter i forhold til punkterne. Tag tingene i jeres eget tempo. Når I er nået igennem punkterne på listen, skulle I gerne være så langt i forløbet, at nye punkter der måtte være relevante for jeres specifikke situation automatisk har meldt sig. Præsenter jer selv Tal om jeres mål og forventninger til ordningen. Hvem er I, og hvad har I med i bagagen? Lav evt. hver en kort præsentation af jer selv med en uddannelsesbaggrund og joberfaring. Udfyld jeres Mentor & Mentee Collaboration Agreement Denne vil fremover sætte rammerne for, hvordan I ønsker at indgå i jeres samarbejde. Mens I udfylder samarbejdsaftalen, vil I desuden berøre forskellige emner der har med jeres fremtidige mentor/mentee-relation at gøre. Udskriv kontrakten og udfyld den sammen, mens I diskuterer rammerne for jeres samarbejde. Efter mødet, når mentor og mentee er gået hver til sit, skal mentee renskrive kontrakten og sende den til godkendelse hos mentor. Kan I stadig genkende jer selv i aftalen, nu hvor I arbejder med den for anden gang? Har I glemt noget, eller er der noget, I først nu indser, I er uenige om? Når I er enige fremsender mentee per mail kontrakten til UCN. Lav en dagsorden til næste møde eller en langsigtet plan for jeres mentor/mentee-samarbejde Fastsæt dato, tid og sted for næste møde Evt. også for de kommende møder. Mødes I eksempelvis på mentors arbejdsplads? Tal om den forestående praktikperiode På de fleste uddannelser på UCN, er praktikperioden placeret på 3. semester. Din mentee vil derfor sandsynligvis til foråret stå ansigt til ansigt med den udfordring det kan være for første gang at skulle møde det danske arbejdsmarked. I kan derfor tale om emner relateret til dette møde. Hvordan skal mit CV opbygges for at det tiltrækker virksomheden? Det samme gælder for ansøgningen; hvad er vigtigt for virksomheden, hvordan skal ansøgningen udformes og hvad skal det primære indhold være? Vil det være forkert indledningsvis at spørge om, hvorvidt jeg får en form for løn eller kompensation under praktikken? Kan jeg tillade mig at stille krav til arbejdsopgaver og arbejdstider? Vil virksomheden hjælpe med udgifterne til transport? Vil virksomheden være villig til at lade mig bruge dem som reference på mit CV, når jeg nu kun har været i praktik? Kan jeg som praktikant invitere virksomheden til at knytte forbindelse til mig på LinkedIn, eller går det ikke an? Udfyld mentorhjulet Følg beskrivelsen i afsnittet om mentorhjulet i begyndelsesfasen.

7 - At opnå nye for- - Afdækning af - Nu skal mentee - Handling - Udarbejd en plan: - Opfordring til ny- ståelser - At opnå fælles udvikling mentees kompetencer, styrker og svagheder - Mentee fortæller > mentor giver være aktiv og selv tage initiativ - Sørg for at udfordre mentee - Evaluering Hvad gør vi? - Analysér forskellige muligheder og konsekvenserne heraf. tænkning. - Samtale om mentor/menteerelationen feedback - Hvordan har men- - Strategisk arbejde torordningen fun- med målene fra be- geret? Mentors rol- gyndelsesfasen le? Mentees rolle? UCNs rolle? Forslag til hvordan du kan indlede en samtale med mentee i - Anvendelse af mellemfasen: mentorhjulet (se afsnit af samme Den måde du taler på nu minder mig om dengang, jeg selv Hvad kan vi lære her? Hvad er det mest vigtige at arbejde videre med, nu hvor du ser anderledes på situationen? Godt klaret, dét virker som et gennembrud! Nu da x er en mulighed, har jeg noget vigtig information, jeg gerne vil dele med dig. Du har virkelig udvist engagement i situationen. Men der er også nogle ting du måske fortryder eller ville have gjort anderledes. Er det en rimelig antagelse? Frit oversat efter Alred, Garvey & Smith, 2000 Forslag til hvordan du kan indlede en samtale med mentee i afslutningsfasen: Lad os se på fordelene og ulemperne ved denne mulighed. Hvordan kan jeg hjælpe dig med at gøre X? Ville det hjælpe, hvis jeg demonstrerede X? Nu hvor du har besluttet at gøre Y, er der så noget du måske

8 burde gøre først? Lad os tale lidt om vores mentor/mentee-relation sådan som vi blev enige om at gribe den an. Vi kunne gøre det mens vi spiser frokost. klæde den studerende på til selv at klare forskellige situationer på arbejdsmarkedet i en fremtid hvor du ikke længere kan stå som hjælper på sidelinjen. Her kan proceskonsultation være nyttigt, og følgende dogmer af Edgar Schein (4) kan måske hjælpe dig med at holde fokus på det vigtige og på at tage udgangspunkt i netop mentees situation. Frit oversat efter Alred, Garvey & Smith, Prøv altid at være hjælpsom. I ovenstående afsnit introducerede vi helt konkrete eksempler på, hvordan du kan indlede samtaler med din mentee. Hvad du kan sige og hvad du kan spørge om. I det følgende afsnit vil vi uddybe i mere generelle vendinger hvordan en hensigtsmæssig samtale med mentee kan foregå. I din mentorrelation bør du arbejde på at yde hjælp til selvhjælp: Du skal 2. Hold fast i den aktuelle virkelighed. 3. Skaf dig adgang til din uvidenhed: Hvad ved jeg, hvad antager jeg, og hvad ved jeg ikke? 4. Alt hvad du gør kan påvirke. 5. Det er klienten, der har ejerrettighederne til både problem og løsning. 6. Følg flowet: Byg på mentees egen motivation og forandringsparathed. 7. Timing betyder alt. 8. Vær konstruktivt konfronterende. 9. Alting skal betragtes som en ressource til nye oplysninger; fejl er uundgåelige, så lær af dem. 10. Del problemet ved tvivlstilfælde: Vend situationen med mentee. Frit oversat efter Schein, 1998.

9 Mentorer kan og skal ikke altid være rosende. Nogle situationer kræver kritik og konfrontation. Det er dog essentielt for mentor/menteerelationen, at denne gives på en konstruktiv måde. Følgende feedbackmodel, opstillet af Alrød og Kristiansen (2), kan hjælpe dig med at give en god tilbagemelding på en given situation i forløbet: Foreningen Nydanskers mentorordning præsenterer et mentorhjul (3). Det har vi fået lov til at låne, og vi har tilføjet en ekstra dimension til værktøjet (i form af Runde 1 som beskrives i nedenstående afsnit). 1) Iagttagelse Beskriv så objektivt som muligt den situation du ønsker at give feedback på. Du må ikke vurdere situationen. 2) Oplevelse Trin to giver dig mulighed for at udtrykke en mere subjektiv opfattelse af situationen. Italesæt at du nu er fortsat til et niveau af feedbacken hvor dine personlige meninger vil komme til udtryk. 3) Fortolkning Fortæl hvordan mentees handling i situationen påvirkede dig og hvad du tror ligger til grund for den pågældende handling. 4) Vurdering Som mentor har du et medansvar for mentees handlinger, og derfor er det OK, at du vurderer situationen. Virkede mentees handling i situationen rigtig eller forkert i forhold til formålet? 5) Dialog Lad her mentee forholde sig til feedbacken. Tal om situationen. Hvordan kan I undgå, eller evt. genskabe, lignende situationer? Hvordan skal mentee forholde sig i lignende situationer? Hvad har I lært af situationen?

10 I begyndelsesfasen kan mentorhjulet anvendes i to runder: Runde 1: Sæt jeres for-forståelser i spil. Værdigiv emnerne i hjulet. I kan også tilføje jeres egne emner på de tomme pladser. Værdigiv hvert emne efter hvor stor en forskel, I mener, der er på de forskellige emner i hhv. Danmark og det land mentee er opvokset i. Sammenlign jeres resultater og italesæt dem. Gem UCN-mentorhjulet fra runde 2 med jeres angivne værdier til forløbets afslutningsfase. Vent lidt endnu med at kigge på mentorhjulet fra mentorforløbets opstartsfase. Find et nyt mentorhjul frem og udfyld det som beskrevet i begyndelsesfasens Runde 2. I skal ikke sammenligne de to hjul mens I værdigiver. Udfyld det nye hjul sammen, og brug det som en art evaluering. Hvilke emner har I berørt? Hvilke kunne I have berørt mere? Find nu jeres mentorhjul fra begyndelsesfasen frem. Hvordan ser værdierne ud i forhold til det nye hjul? Har I rykket jer? Har I rykket jer mere indenfor nogle kategorier end andre? Brug værdier fra A-D med nedenstående definition som udgangspunkt: A: Ingen forskel B: Lille forskel C: Nogen forskel D: Stor forskel Runde 2: Hvordan synes mentee selv det går her i Danmark i forhold til hvert aspekt i mentorhjulet? Værdigiv emnerne sammen, og brug denne værdigivning som grundlag for, hvad I skal sætte fokus på i forløbet. Hvad er jeres mål? Brug værdier fra 1-10 med nedenstående definition som udgangspunkt: 1-3: Dårligt 4-6: Ok 7-8: Godt 9-10: Perfekt Som vi anskuer det, er der flere forskellige situationer, de studerende kan stå overfor, i forbindelse med en virksomhedsrelation. Dermed eksisterer der tilsvarende forskellige vinkler, de kan behandle situationerne ud

11 fra. Mentee vil være meget interesseret i at få et job i Danmark, men har også behov for, at fastholde det på længere sigt. For at udtrykke denne forskel for mentee og tilvejebringe de forskellige redskaber mentee kan få brug for, kan det evt. hjælpe at beskrive tre potentielle scenarier i virksomhedsrelationen. Vi kalder dem: før-, under- og efter-scenariet. For at hjælpe dig i din mentorrolle, har vi opstillet en række spørgsmål, som kan være relevante for mentee. Derefter giver vi en række gode råd, vi mener, er vigtige at nævne i forhold til de tre scenarier. 1) Før-scenariet I før-scenariet handler det om at etablere den første kontakt til en virksomhed. - Hvordan får mentee foden indenfor? - Hvordan får mentee virksomheden til at bemærke, at vedkommende eksisterer uden at være påtrængende? - Hvordan gør mentee sig interessant? 2) Under-scenariet Under denne fase er kontakten til virksomheden allerede etableret. Eksempelvis under en studie- eller virksomhedspraktik, alternativt under et studiejob, en tidsafgrænset ansættelse eller en projektansættelse. Nu vil den studerende gerne have lov at fortsætte i virksomheden: Måske som fuldtidsansat efter endt uddannelse, eller ved at gå fra et succesfuldt praktikforløb til at blive ansat som studentermedhjælp. - Hvordan kan mentee skabe værdi for virksomheden - Hvordan kan mentee vise, at vedkommende skaber værdi for virksomheden? 3) Efter-scenariet Efter-scenariet beskriver den situation, som mentee står i, hvis vedkommende formår at få en fastansættelse i virksomheden. Mentee ønsker måske at gøre karriere inden- eller udenfor virksomheden. - Hvordan kan mentee fastholde jobbet? - Hvordan er mentee en god medarbejder? - Hvilke forskelle kan der være på at gå fra en midlertidig kontakt til virksomheden til en mere permanent? - Hvilke forventninger er der i den forbindelse? - Hvordan kan mentee påtage sig projektleder roller? - Hvordan kan mentee deltage i interne og/eller eksterne projekter med interne og/eller eksterne forbindelser? - Hvordan kan mentee skabe og bruge et netværk? Fokusområder Nedenstående skal betragtes som inspiration til debat samt gode råd til mentee i forhold til de tre ovennævnte scenarier. Det er færdigheder, der oftest vil blive betragtet som forcer på det danske arbejdsmarked, men som måske er mindre værdsatte mange andre steder i verden, hvor en mere stringent virksomhedsstruktur hersker: - Vær fleksibel - Optræd imødekommende - Gør noget ekstra - Kom med nye idéer og præsenter dem for virksomheden - Tænk kreativt - Find inspiration i din egen baggrund og vend eventuelle forskelle til en positiv inspirationskilde - Vis at du er værd at satse på - Vis at du tjener dine penge hjem - Stik en finger i jorden og udvis situationsfornemmelse - Hold dig ikke tilbage med at sige din mening, men tal

12 ikke kun for at sige noget - Løs dine opgaver med ydmyghed - Arbejd selvstændigt, MEN: Er du i tvivl om noget, er det bedre at spørge én gang for meget, end én gang for lidt. Bemærk at ovenstående udelukkende er til inspiration. Deltager du i mentorprojektet som repræsentant fra en virksomhed, der ikke nødvendigvis udøver ovenstående, kan dette også være interessant at diskutere. (1) Alred, Geof; Garvey, Bob & Smith, Richard. The Mentoring Pocketbook. Management Pocketbooks Ltd, (2) Alrød, Helle & Kristiansen, Marianne. Supervision som dialogisk proces. Aalborg Universitetsforlag, (3) Olsen Lars. Samtale Guide. Foreningen til integration af nydanskere (Foreningen Nydansker), (4) Schein, Edgar Henry. Process Consultation Revisited Building the Helping Relationship. Pearson Education, (5) Toft, Birgit Signora & Hildebrand, Steen. Mentor en hjertesag. Børsens Forlag, (6) Toft, Birgit Signora, & Hildebrand, Steen. Mentor. Børsens Forlag, 2009.