Drøftelse af tre forslag til budgetreduktioner på administrationsområdet i forbindelse med budget

Transkript

1 Hovedudvalget Drøftelse af tre forslag til budgetreduktioner på administrationsområdet i forbindelse med budget Sagsnr.: 15/ Område: Ledelsessekretariatet - Sagsbeh: Anja Valhøj Kompetenceudvalg Hovedudvalget Sagsfremstilling I forbindelse med budget er der udarbejdet en række forslag til nye tiltag og reduktioner (0,5% og 1,5% puljerne). I den forbindelse er der sat særligt fokus på tre forslag til budgetreduktioner, der kan realiseres gennem en række effektiviseringstiltag på forskellige dele af administrationsområdet: Forslag nr. 19: Arbejdsgangsanalyser og centralisering af administrative opgaver. Etablering af koncernservice med henblik på budgetreduktioner opnået ved stordriftsfordele som følge af centralisering og standardisering af administrative driftsopgaver inden for fx økonomi, personale, indkøb og eventuelt it og kommunikation. Forslag nr. 20: Effektivisering og arbejdsgange ved målrettet brug af Lean og arbejdsgangsanalyser med henblik på budgetreduktioner som følge af en forventet effektiviseringsgevinst, fx i forbindelse med sagsbehandling, dokumentation, borgerbetjening, samtaler mv., Forslag nr. 21: Ændret kanalstrategi og kortere åbningstid for borgere med henblik på at opnå besparelse, fx ved reduceret åbningstid, selvbetjeningsløsninger, digitalisering af arbejdsgange mv. De tre forslag arbejder alle med optimering af arbejdsgange i et eller andet omfang, men med fokus på forskellige dele af administrationen. Forslag nr. 19 (Koncernservice) fokuserer på at centralisere udvalgte administrative opgaver fra alle dele af organisationen til en central koncernservicefunktion, mens forslag nr. 20 handler om målrettet brug af Lean på udvalgte myndighedsområder samlede opgaveportefølge. Endelig vedrører forslag nr. 21 (ændret kanalstrategi) de borgerservicerettede funktioner. Det skal bemærkes, at en opdateret benchmarkanalyse på administrationsområdet ikke giver anledning til at pege på et mere specifikt effektiviseringspotentiale i administrationen. Udgifterne til administration i Vordingborg Kommune ligger omkring gennemsnittet, og der peges ikke på konkrete opgaver eller arbejdsområder som kan forbedres. Selv om Vordingborg Kommune ikke skiller sig ud fra sammenligningskommunerne vurderes det dog alligevel, at der kan være et væsentligt effektiviseringspotentiale. Nedenfor beskrives de tre budgetreduktionsforslag med anbefaling af initiativer samt økonomi. De tre forslag er beskrevet mere indgående i vedlagte bilag. Det første forslag bygger på en potentialeanalyse, udarbejdet af et konsulentfirma, og kommer derfor med et konkret anslået besparelsespotentiale, beregnet ud fra konkrete data og interviews, mens de to øvrige forslag bygger på foreløbige skøn, der vil blive kvalificeret i forbindelse med for-analyser, hvis budgetreduktionsforslagene medtages i budgettet. Arbejdsgangsanalyser og centralisering af administrative opgaver Koncernservice Konsulentfirmaet Implement Consulting Group har gennemført en analyse af potentialet ved at centralisere administrative opgaver. Implement Consulting Groups analyse viser, at der kan indhentes et potentiale på mellem 6,65 og 9,7 mio. kroner ved at gennemføre de foreslåede ændringer. Potentialet realiseres imidlertid ikke alene ved centralisering, men i lige så høj grad ved standardisering af en række arbejdsgange og ved 1

2 Hovedudvalget styrket brug af digitale løsninger. Gennemføres de foreslåede ændringer medfører det derved både en finansiel besparelse på administrative opgaver og en kvalitativ professionalisering af opgavevaretagelsen. Analysen er foretaget ved først at opdatere administrationsanalysen fra 2013, som blev udarbejdet af Deloitte. Herefter gennemgås hvert enkelt temaområde mere indgående i forhold til en mulig centralisering eller standardisering af arbejdsgange. Fokus er på det besparelsespotentiale, der er beregnet ud fra interview, data og analyse. Der er løbende kommentarer om konsulenternes vurdering af realiseringen ift. hvor nem implementeringen antages at være ud fra lignende erfaringer og vurdering af investeringsbehov i for eksempel digitale løsninger, uddannelse, centralisering osv. Afslutningsvis angives forslag til, hvordan effektueringen af potentialet kan gennemføres. Område Potentiale (årlig Investeringsbehov besparelse) Økonomi 4,0-5,3 mio.. kr. Indkøb af app til håndtering af kvitteringer ved personligt udlæg (0,7 mio. kr.). Uddannelse af medarbejdere og ledere i ny proces for varemodtagelse og bogføring. Analyse og eventuelle genforhandlinger af købekortordninger. Løn og Personale 2,4-3,2 mio. kr. Sandsynligvis investering i yderligere licenser til rekrutteringssystemet (ca kr.) Investering i digitaliseringsblanketter og app til indberetning (ca. 0,5 mio. kr.). Indkøb 0,25-0,5 mio. kr. Browserløsning til decentrales adgang til købesystem (0,3 mio. kr.) IT 0,0-0,7 mio. kr. Uddannelse af medarbejdere i It og informationsmaterialer Kommunikation Kvalitative potentialer Total 6,65-9,7 mio. kr. Der er som nævnt et relativt stort besparelsespotentiale ved at centralisere og standardisere administrative opgaver. Ved at gennemføre en proces med inddragelse af medarbejdere og dialog med og mellem centrale og decentrale enheder kan der opnås bred forståelse og opbakning til forandringerne. Det vil samtidig være den bedste metode til at kvalificere de valgte arbejdsgange og sikrer, at de vil virke i de decentrale virksomheders hverdag. Der er dog en række udfordringer ved at implementere forslaget og høste potentialet. Den væsentligste er problematikken om at dele forskellige opgaver som udføres af den samme medarbejder. Når en administrativ medarbejder på en mindre decentral enhed i dag er ansat 37 timer om ugen og på den tid udfører en lang række forskellige administrative opgaver. Indkøb, varemodtagelse, bogføring, løn-indberetning og en gang i mellem opgaver i forbindelse med en ansættelse er kun en del af medarbejderens samlede opgaver. Resten af tiden går med telefonpasning, receptionsopgaver, referater, mødeforplejning, bindeled i huset, kontakt til pårørende osv. Kort sagt så er administrative medarbejder uundværlige blæksprutter i alle decentrale 2

3 Hovedudvalget virksomheder. Det kræver derfor en ledelsesmæssig og organisatorisk indsats at håndtere situationen hvis opgaver svarende til fx 15 timer ugentligt forsvinder, og budgettet samtidig reduceres. En anden udfordring handler om processen. Hvis opgaver flyttes til en central funktion er det vigtigt at de løses tilfredsstillende fra første dag, Standardiserede eller centraliserede opgaver og arbejdsgange skal tage højde for alle de særheder der er forskellige steder. Ellers bliver oplevelsen at opgaven nu er tung, bureaukratisk og ufleksibel kort sagt dårligere service. Dette kræver at dialogen har fungeret i arbejdet med at udvikle arbejdsgangene, men også at der er afsat de rette ressourcer under og efter implementeringen. Hele analysen fra Implement Consulting Group er vedlagt for uddybende information. Effektivisering og arbejdsgange Målrettet brug af Lean og arbejdsgangsanalyser Vi har altid en forpligtigelse til inden der eventuelt reduceres på serviceniveau, at vurdere, om en yderligere optimering af sagsgange kan gøre en forskel. Samtidig kan der være en tiltagende efterspørgsel fra såvel borgere som andre myndigheder om at tidsfrister overholdes og at den fornødne dokumentation foreligger, der skaber behov for ændret prioritering. For at tilgodese både nye opgaver og et øget krav om at reducere på administrationsomkostningerne kan det være hensigtsmæssigt at se på arbejdsgangene i administrationen for mulige effektiviseringspotentialer således, at arbejdsgange der ikke er værdiskabende for myndighed og drift ophører. Her er Lean et anvendeligt værktøj. Lean kan anvendes på såvel myndighed som driftsområder, men som følge af reduktioner på administrationen vurderes det hensigtsmæssigt at det i første omgang er administrationen og særligt myndighedsområdet der sættes i fokus. Lean er allerede brugt i dele af organisationen bl.a. i Afdeling for Plan og Byg og har resulteret i bedre og hurtigere service, eller at flytning af medarbejderressourcer til andre aktiviteter. Det anbefales, at der indledningsvis arbejdes med Lean på nedenstående myndighedsområder. Myndighedsbehandling på Børn og ungeområdet, Myndighedsbehandling på hjælpemiddelområdet Kontanthjælpsområdet i forbindelse med at der indføres nyt ydelsessystem Ændret kanalstrategi og kortere åbningstid for borgere En kanalstrategi for Vordingborg Kommune skal sikre ensartet og effektiv betjening af kommunens borger og virksomheder. Målet er ligesom pengeinstitutterne succesfuldt har gennemført at fremme den digitale interaktion og reducere mængden af telefoniske og personlige henvendelser De tiltag, der primært forventes at bidrage til besparelsen er: Øget anvendelse af elektronisk kommunikation mellem kommunen og borgere/virksomheder Reduktion af åbningstiderne for personlig og telefonisk henvendelse ved at indføre en ekstra lukkedag i Præstø, Stege og Langebæk fx fra Øget anvendelse af bibliotekernes til håndtering af borgerhenvendelser Ny samlet borgerservice på Valdemars Torv, hvor det f.eks. er muligt at flytte hele eller dele af borgerbetjeningen der i dag udføres i Langebæk til den centrale borgerservicefunktion. Dette kan ske i takt med digitalisering af bygge- og miljøsagerne. Kommunens øvrige digitaliseringstiltag. I første omgang vil der blive gennemført en for-analyse af hvilke muligheder og potentialer, der kan være i forhold til at ændre kanalstrategien, For-analysens resultater med anbefalinger til ændringer vil blive forelagt til politisk godkendelse inden eventuel udmøntning. Økonomi 3

4 Hovedudvalget Arbejdsgangsanalyser og centralisering af administrative opgaver i en koncernservicefunktion forventes at kunne medføre en besparelse på mellem kr. 6,65-9,7 mio. efter fuld implementering. Ændrede arbejdsgange ved målrettet brug af Lean og arbejdsgangsanalyser forventes at kunne resultere i, at mere komplekse problemstillinger og øget efterspørgsel af ydelser kan honoreres samtidig med, at der kan opnås effektiviseringsgevinst på kr ,- efter fuld implementering. Ændret kanalstrategi og kortere åbningstid for borgere forventes at kunne medføre en besparelse på kr ,- i 2016 og DKK ,- i efterfølgende år. Alle disse forslag kan få betydning for hele organisationen, idet, de i sidste ende i et eller andet omfang vil føre til personalereduktioner. Selv om en del af formålet handler om at opnå effektiviseringsgevinster, vil der ikke blive tale om en grønthøstermetode, men om at flytte funktioner, der hvor det giver mening og er hensigtsmæssigt (hvor der kan opnås en effektiviseringsgevinst), hvoraf en del vil kunne findes ved omplaceringer og ved tilbageholdenhed i forbindelse med ledige stillinger i overensstemmelse med personalepolitikken. Implementering af de tre projekter er så omfattende, komplicerede og ikke mindst følsomme, at det må forventes, at der er behov for ekstern konsulentbistand til implementeringen af både forslag nr. 19 og 20, ligesom projekterne, hvis de vedtages, vil medføre et ikke uvæsentligt ressourcetræk i organisationen i implementeringsperioden. Da det forventes, at kommunernes økonomi også i fremtiden vil være presset, og der til stadighed vil være behov for effektiviseringer i den kommunale organisation anbefales det, at der udover midler til ekstern konsulenthjælp i 2016, også afsættes midler til en intern implementeringskonsulent, der kan forestå implementeringen i organisationen i 2016 og efterfølgende, når fremtidige effektiviseringsprojekter skal implementeres. Vordingborg Kommune har ikke de kompetencer i organisationen, der er nødvendige for at drive den slags effektiviseringsprojekter (Lean) og sikre at gevinsterne realiseres. Reduktionerne forventes at kunne iværksættes løbende fra midten af 2016 og selv med investering i eksterne og interne konsulenter have fuld effekt fra Samlet fremgår af nedenstående: Gevinst Lean Gevinst Kanalstrategi Gevinst Koncernservice Gevinster i alt Anskaffelse IT (koncernservice) Eksterne konsulenter (koncernservice) Ansættelse af medarbejder (Lean konsulent) Udgifter i alt Samlet effekt Skemaet viser gevinster og investeringsudgifter fordelt på de forskellige år. Gevinsten på Lean i er skønnet ud fra at en intern konsulent kan gennemføre mindst 4 årlige Lean-projekter. Gevinsten ved koncernservice er skønnet til 2 mio. kr. i 2016 da dette år mest handler om en god implementering, men at der allerede kan hentes nogle gevinster. Fra 2017 er gevinsten sat til 7 mio. kr. om året. Implement vurderede, at potentialet er mellem 6,65 og 9,7 mio. kr., men administrationen anbefaler et skøn i den forsigtige ende. Dette ud fra at der på nuværende tidspunkt ikke er sikkerhed for at alle forslag med fordel kan gennemføres. 4

5 Hovedudvalget Udgifterne i skemaet er skønnet ud fra en umiddelbar vurdering af behovet i de forskellige år. Der skal anskaffes nogle systemer eller apps til at digitalisere en del af indberetningen til Løn- og Økonomisystem, samt til at effektivisere økonomistyringen. Der skal ligeledes bruges konsulenter til at gennemføre re-design af processer og implementering i organisationen, og endelig en intern Leankonsulent, som skal gennemføre lean-processer, der sikrer den ønskede gevinstrealisering, som ovenfor beskrevet. Høring De tre forslag til budgetreduktioner med beskrivelser har været drøftet i Medsystemet. Bemærkninger fra Hovedudvalgets møde den 18. august vil blive udleveret på mødet for Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. august. Det videre forløb Såfremt de tre budgetreduktionsforslag godkendes i forbindelse med budgetvedtagelsen igangsættes de i efteråret 2015 og følger de i vedlagte bilag beskrevne tidsplaner. Der vil ske en løbende involvering, evaluering, tilpasning og orientering om fremdriften og effekten overfor organisationen, MED-systemet samt Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling. Bilag: 1 Åben Bilag. Beskrivelse af forslag nr. 19. Koncernservice. Implement Conculting /15 Group 2 Åben Bilag. Beskrivelse af forslag nr. 21. Kanalstrategi /15 3 Åben Bilag. Beskrivelse af forslag nr. 20. Lean /15 4 Åben Beslutninger fra Lokaludvalgsmøder og Personalemøder med MED-status /15 under OMU-Administration og Myndighedsafdelinger 5 Åben Beslutninger fra lokaludvalgsmøder og personalemøder under OMU for Børn, /15 Familie og Kultur.docx 6 Åben Høringssvar fra MED-systemet under Sundhed, Ældre, Psykiatri og Handicap.pdf /15 Indstilling Administrationen indstiller, at budgetreduktionsforslag nr drøftes. Beslutning i Områdeudvalg for Sundhed, Ældre, Psykiatri og Handicap den Fraværende: Camilla Jørgensen Der var bred enighed om, at processen har været meget kort. Forslagene blev drøftet. For så vidt angår koncernservice og centralisering af administrative opgaver, er der bekymring for, om den centrale funktion som sekretærerne i centrene/institutionen udfører, skal ophøre. De er det samlede ansigt ud ad til, og derved borgernær kontakt som beskrevet i visionen. Den administrative medarbejder er medvirkende til, at der altid er en man kan få fat på i truede situationer, hvilket betyder meget for det psykiske arbejdsmiljø. Central indkøbsfunktion vanskeliggør kontrol af de borgernære indkøb, specielt inden for Bo og Naboskab området. Generelt er der stor bekymring for overslagsårene. 5

6 Hovedudvalget Beslutning i Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger den Fraværende: Bodil Kudsk, Ida Jensen Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger har drøftet følgende: Forslag 19 Koncernservice Udvalget er bekymret for de personalemæssige konsekvenser for årene , ligesom de stiller spørgsmålstegn ved tallene og de måltal som er fremkommet i analysen. De mener ligeledes ikke, at processen skal i finde sted hen over sommeren, hvor mange medarbejdere/ledere er fraværende pga. ferie m.m. Udvalget ønsker at der gøres brug af de personalemæssige værktøjer der er til rådighed for en om- /genplacering af medarbejderne eller som sker i forbindelse med en naturlig personalemæssig afgang. Forslag 20 LEAN Medarbejderne ønsker løbende inddragelse i både igangværende, som i nye områder der kan komme i spil i forbindelse med nye LEAN forslag. Forslag 21 Kanalstrategi Udvalget tager forslaget til efterretning og følger med i den løbende proces, ligesom de ønsker en løbende orientering. Udvalget ønsker ligeledes at rose lokaludvalgene og personalemøderne med MED-status for deres arbejde og indsats i forbindelse med denne proces og anbefaler at deres forslag med i den videre proces til Hovedudvalget. Slutteligt ønsker udvalget, at gøre Hovedudvalget opmærksom på, at de nye tiltag i forhold til ovenstående besparelser ikke har været behandlet i Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger forud for dette. Beslutning i Områdeudvalget for Børn, Familie og Kultur den Fraværende: Jesper Kjærulff, Annika Hermansen Områdeudvalget for Børn, Familie og Kultur har den 17. august behandlet de tre forslag til budgetreduktioner på administrationsområdet - forslagene 19, 20 og 21. Områdeudvalget drøftede sagen grundigt på baggrund af de indkomne høringssvar fra lokaludvalgene samt medlemmers holdninger og spørgsmål vedr. det fremlagte materiale. Områdeudvalget anerkender behovet for, at der konstant arbejdes for, at arbejdsgange gøres så effektive som muligt. Da forslagene endnu er løst beskrevet, og der fortsat mangler egentlige foranalyser, kan man ikke kommentere på effekterne af især kanalstrategi og Lean. Udvalget forudsætter, at når der foreligger mere konkrete beskrivelser, vil disse blive udsendt i fornyet høring. I forhold til forslaget omkring etablering af koncernservice, udtaler områdeudvalget, at det fortsat sikres, at opgaver løses, der hvor kompetencerne er størst, og at der ved en flytning af opgaver, skal investeres i den nødvendige efteruddannelse af de relevante medarbejdere. Områdeudvalget påpeger, at de decentrale administrative støttefunktioner, som er tæt forbundet med en institutions kerneopgaver, bør være tættest muligt på det daglige arbejde (fx opgaver tæt på faglige sager vedr. børn i skoler og i børn og familieafdelingen). Beslutning i Hovedudvalget den Fraværende: Jan Michelsen, Klaus Birk Jensen, Camilla Jørgensen Forslagene blev drøftet grundigt, og der er følgende bemærkninger til forslagene: Forslag 21 Hovedudvalget påpeger at det er nødvendigt at sikre fuld mobildækning dækning i hele kommunen for at opnå tilfredsstillende effekt af digitalisering. 6

7 Hovedudvalget Vigtigt at sikre at borgere med funktionsnedsættelse ydes den fornødne støtte og hjælp. Forslag 20 Hovedudvalget ønsker at der inddrages historiske erfaringer fra lignende projekter, og at man fremadrettet forholder sig til, at Lean kræver en nærværende ledelse. Forslag 19 Medarbejderrepræsentanterne mener ikke, at besparelsespotentiale som er beskrevet i rapporten fra Implement, er en optimal løsning for arbejdspladserne i Vordingborg Kommune. Erfaringerne fra andre forløb viser at det ikke i praksis virker på den lange bane. Der er faktisk indsendt mange bemærkninger fra de lokale MED-udvalg, som beskriver hvilke konsekvenser forslag 19 vil have for serviceforringelser og løsning af kerneopgaver når nærkendskabet flyttes væk. 7