Beslutninger fra Lokaludvalgsmøder og Personalemøder med MED-status under Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger

Transkript

1 Beslutninger fra Lokaludvalgsmøder og Personalemøder med MED-status under Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger Beslutninger til sagen om Drøftelse af tre forslag til budgetreduktioner på administrationsområdet i forbindelse med budget Beslutning fra Lokaludvalget for Stege den Tilstede: Marita Dalsgaard (formand), Susanne Johansen, Maj-Britt Nielsen (næstformand), Helle Bagger Olsen og Gitte Skjoldemose Larsen (sekretær) Fraværende: Bodil Kusk og Mette Moreiras. Indledningsvis har vi den kommentar, at det er en meget kort frist til at læse det udsendte materiale og det har været en meget kort proces uden inddragelse med undtagelse af enkeltpersoner til interviews. Bemærkningerne er derfor med det forbehold. Overordnet mener vi, at de tre forslag bør ses i en sammenhæng, da de læner sig op ad hinanden. Analyserne / notaterne er meget overordnede og bærer præg af at belyse nogle få steder i organisationen. Vi glæder os derfor over, at analyserne bredes ud med flere involverede inden der træffes for håndfaste konklusioner. Det er især vigtigt mht at sikre sig ved opgaveændringer - om opgaverne ændres, ophører eller flyttes ift en eventuel personalereduktion. Beslutning fra Personalemøde med MED-status for Vej-, Park- og Havneservice den i. Koncernservice forslag 19, kommentarer: MED mener, at VPH skal være opmærksom på ikke at blive underlagt fælles indkøb, da der ønskes leverandørfrihed. HEVI mener at fællesindkøb i udgangspunktet vil det betyde et billigere indkøb og er dermed til fordel for VPH. ii. iii. Effektivisering vha LEAN forslag 20, kommentar: VPH ikke iblandt udpegede afdelinger. HEVI mener overordnet, at LEAN generelt er et godt værktøj. MED har ingen kommentarer til dette forslag. Kanalstrategi og mindre åbningstid forslag 21, kommentar: til dels implementeret i Teknik og Miljø med én indgang via telefon. MED har ingen kommentarer til dette forslag.

2 Beslutning i Lokaludvalg for Vordingborg Rådhus den Fraværende: Per Blum Larsen Sagen blev drøftet grundigt, og Snorre Brink-Petersen fremlagde og gennemgik de 3 forslag til budgetreduktioner på administrationsområdet. Medarbejderrepræsentanterne i Lokaludvalget på Vordingborg Rådhus har følgende bemærkninger til forslagene: Forslag 19: Flere medarbejdere som har deltaget i interviewet oplyser, at der ikke var lavet ordentligt research på forhånd fra firmaet. Konsulenten var ikke klar over de forretningsgange og digitale løsninger som allerede er implementeret i Vordingborg kommune. Det virkede som om, at konsulenten stillede spørgsmål fra en anden kommune. Det burde være tilrettet til Vordingborg Kommunes behov, hvis det skal opfattes troværdigt og forståeligt. Den skitserede tidsplan er ikke realistisk. Implementering og opfølgning vil kræve mere tid, det viser alle tidligere erfaringer, og det bør ikke foregå henover en sommerferie. Implementeringen af de tre projekter er så omfattende, komplicerede og ikke mindst følsomme at det må forventes, at der er behov for tid til implementering, og at det vil medføre et ikke uvæsentligt ressourcetræk i organisationen i implementeringsperioden. Rapporten peger på, at det kræver forankring og involvering hos ledere og medarbejdere i organisationen. Den fremlagte tidsplan kan ikke godkendes. Inden der tages stilling til om man vil iværksætte sådanne effektiviseringer som rapporten peger på, bør det nøje beskrives, hvilke konsekvenser det har for ledelse og medarbejdere på de enkelte arbejdspladser (decentralt/centralt) og hvordan man påtænker at håndtere en proces i forhold til de personalepolitiske retningslinjer omkring fastholdelse og omplacering af medarbejdere i organisationen. Forslag 19 Yderligere bemærkninger til notat omkring potentiale ved centralisering af administrative opgaver: Side 1. Indkøb af APP s er en forholdsvis dyr løsning, og vi mener ikke det er en optimal løsning. Side 2-3. IMPLEMENT skriver at gennemsnitslønninger viser, at Vordingborg kommune har marginalt højere medarbejderlønninger i administrationen, og cheflønningerne ligger marginalt lavere end andre kommune. Her skal årsagen formentlig findes ved, at Vordingborg Kommune gennem det sidste 1 ½ år har oprettet en række faglige koordinatorstillinger i hele organisationen på medarbejderniveau, og som løser en række faglige ledelsesopgaver til en højere løn. Side 5. Afsnit vedr. anvendelse af købekort og begrænsning af personlige udlæg. Det er de regler Vordingborg Kommune allerede har. I Vordingborg Kommunes principper for økonomistyring står, at det som hovedregel kun er elektroniske fakturaer, der kan danne grundlag for en udbetaling. Hvilket betyder, at der skal købes ind via kommunens indkøbsaftaler samt kontoordninger, hvor der ikke er indkøbsaftaler. Det fremgår klart af principperne i kommunen at personlige udlæg skal undgås. Side 8. Indkøbssystem her nævnes der at der kan opnås en besparelse på 10 min. pr. faktura i administration, scanning og bogføring ved en årlig volumen på faktura. Her er tale om udgiftsbilag som bogføres direkte i en digital løsning (OPUS) og i et meget minimalt omfang vil kræve bilag, som skal scannes. Her er ikke tale om personlige udlæg. Side 7. Standardiseret indberetningsproces med digital understøttelse. Her beskriver rapporten at benchmark viser fra andre kommuner, at den centrale administration kan øge digitalisering og reducere arbejdstiden. Her bør stå den decentrale administration. Side 26. Hvis man måtte have ønske om at flytte HR opgaver, skal eksisterende ressourcer omfordeles. Der skal ikke ansættes nye medarbejdere.

3 Forslag 20: Bemærkninger til notat om effektivisering og arbejdsgange ved målrettet brug af Lean og arbejdsgangsanalyser. Medarbejderrepræsentanterne mener ikke, at der skal ansættes en ny medarbejder til opgaver som LEAN konsulent i organisationen. Der bør anvendes allerede eksisterende medarbejdere (KLAR konsulenter) som frigøres til opgaven og som har fået uddannelse i LEAN opgaver. Beslutning i Lokaludvalg for Langebæk den Koncernstrategi: Det administrative personale i Langebæk er i forvejen blevet reduceret igennem årene, og de få blæksprutter der er tilbage, har en vigtig sammenhængskabende effekt, både i forhold til at understøtte den lokale opgaveløsning og i forhold at betjene borgere. I nogle afdelinger hænger indkøb og økonomi så meget sammen med opgaveløsningen, at det er nødvendigt med en økonomi-medarbejder tæt tilknyttet (decentral controller). Lean: Det fremgår ikke af materialet, om det er analyseret, hvor mange sagsområder der egentlig egner sig til leanprocessen. Specielt hvad angår 2017 og fremefter. Kanalstrategien: Kanalstrategien er først og fremmet en forudsætning for at de andre tiltag kan realiseres. Den digitale udvikling er et vilkår, som den kommunale organisation løbende må tilpasse sig. Det er vanskeligt at løsrive en del af borgerbetjeningen bl.a. på byggesagsområdet fra den konkrete sagsbehandling. Flytning af borgerbetjening fra Langebæk vil næppe være relevant, da borgeren forventes hovedsageligt at selvbetjene sig når ejendomsmapperne er digitaliseret. OBS! I digitalisering af byggesagsbehandlingen indgår allerede en besparelse på et halvt årsværk. Besparelsespotentialet bliver dermed allerede indhøstet i forbindelse med gennemførelse af digitaliseringsprojektet. Medarbejder-trivslen: Det er vigtigt at medarbejdere og ledere forbliver motiverede og at der opretholdes en god trivsel: Medarbejderne skal opleve at have indflydelse på processerne f.eks. ved at trivslen er et fast dagsordenspunkt på relevante møder.

4 Beslutning i Lokaludvalg for Borger og Arbejdsmarked den Fraværende: Lotte Svilling, Liselotte Pedersen, Jane Kollerup, Bodil Kudsk, Maria Hoff Svane, Bodil Schier Jensen, Ida Jensen Kommentarer til de tre effektiviseringstiltag: Forslag nr. 19: Arbejdsganganalyser og centralisering af administrative opgaver Et samlet MED udtaler, at organisationen allerede løbende er blevet tilpasset og reduceret. Tilpasningen og reduceringen har primært været med sigte på bedre borgerbetjening for dermed at afkorte forsørgelsesperioden. MED er usikker på om besparelsespotentialet er realistisk. Forslag nr. 20: Effektivisering af arbejdsgange Medarbejdersiden påpeger, at det af rapporten fremgår, at der skal bruges konsulentkroner til Leanprojekter og mener, at eksisterende kompetencer i organisationen bør kunne anvendes. Et samlet MED gør opmærksom på, at det nye ydelsessystem (KY) ikke kan implementeres før tidligst ved udgangen af 2016, og at besparelsespotentialet derfor tidligst kan realiseres i løbet af Forslag nr. 21: Ændret kanalstrategi og kortere åbningstid for borgere MED er generelt enig i, at der skal være én indgang for borgerne og MED er enig i, at der kan ligge et besparelsespotentiale i en effektiv kanalstrategi. Der har allerede været en stor effektivisering af borgerservice i forbindelse med den offentlige digitalisering og overførsel af opgaver til Udbetaling Danmark. MED udtaler, at det vil være realistisk at kunne hjemtage besparelsespotentialet i forbindelse med indflytning i den nye administrationsbygning på Valdemarstorvet Beslutning fra Lokaludvalg for Trafik, Park og Havne den Udvalget noterer til Notat om potentiale ved centralisering af administrative opgaver at: Tidsfristen til at gennemgå notatet har været ekstrem kort for at afdække betydningen i forhold til lokale forhold. Sammenlignet med nøgletallene ligger Vordingborg kommunes udgifter lavt i forhold til sammenligningskommunerne, hvorfor vi stiller spørgsmål ved de reelle besparelser, der er anført. Analysen i notatet er utrolig snæver, da denne kun omfatter stabsmedarbejdere og ikke decentrale medarbejdere. Derfor mener vi, at analysen er for ensidig og ikke tager højde for problematikker i mindre decentrale enheder. o Decentrale enheder vil have andre udfordringer end staben. Notatet tager ikke stilling til, hvilke omkostninger der er i forbindelse med centralisering af opgaver. Vi mener, at processen, øget kørselsbehov, manglende kommunikation/ barrierereffekt, sænket intern service og langsommere afvikling/afklaring af spørgsmål ol. ikke er prissat. Derved opnås et skævt billede af den egentlige gevinst. Lønforhandlinger bør fortsat være decentrale, da det er her, at man kender en medarbejders værdi samt, at økonomien ligger her. Dog kan nogle processer, som f.eks. papirarbejdet ol. med fordel strømlignes ved centrale processer. Udvalget noterer, at interview fokuserer på problemer i områderne ældre, skole og daginstitutionsområdet, men at det tekniske område ikke synes at være indbefattet af problemer. Vi synes, at en Mastercard-ordning er en god idé Vi synes, at det er en god idé at standardiserer indberetning af barsel, ferie og sygdom. Vi synes, at det er en god idé at standardiserer arbejdsgange. Vi syntes, at det er en god idé med risikobaseret varemodtagelse og kontrol af faktura med beløbsgrænser. Udvalget noterer, at besparelsen vha. MPLY allerede har fundet sted, hvorfor den vel ikke bør indgå.

5 Notatet beskriver fint, hvordan decentrale administrative medarbejdere i høj grad har blækspruttefunktioner, hvorfor man kan tvivle på den store besparelse ved centralisering af dele af disses arbejdsopgaver. Centralisering af hele administrationen kunne dæmme op for en del af notatets problematikker. Udvalget noterer til forslag om ændret Kanalstrategi at: Øget anvendelse af elektronisk kommunikation er en fin idé. Reduktion af åbningstider kan i visse afdelinger give mening, hvis de digitale muligheder kan erstatte åbningstiden. Der bør tages højde for, at kommunen er en pendler kommune, og visse funktioner bør måske have aften- eller lørdagsåbent, så pendlere kan serviceres uden at skulle holde fri gælder kun funktioner der ikke er omfattet af elektroniske løsninger. Øget anvendelse af bibliotekerne til borgerhenvendelser er en fin idé til ikke-personfølsomme sager. Opgaver som kørekort, pas, generelle oplysninger osv. er ok. Ved at afdelingerne sidder decentralt, tvinger man borgerne/virksomhederne til i højere grad at ændre kanalstrategi til elektronisk kommunikation. Udvalget noterer til forslag om Effektivisering og arbejdsgange at: Brug af Lean er en god idé og ser selv fordel i at bruge dette på nogle områder i afdelingen jf. tidligere udvalgsmøde i Juni. Beslutning fra Lokaludvalget for Præstø den Udtalelse til behandling i Områdeudvalget for Administration og Myndighedsafdelinger: Medarbejdersiden konstaterer, at i 2009 blev en del af de administrative funktioner decentraliseret, uden at der fulgte midler med og at der nu tilsyneladende sker en centralisering samtidig med, at der skæres i de samlede ressourcer. Det samlede MED udvalg udtrykker anerkendelse af, at der vedvarende sker optimeringer og forbedringer af arbejdsgange. Udvalget udtrykker tilfredshed med, at der kigges på den samlede kanalstrategi, herunder at kigge på Vordingborg Kommunes åbningstider. Det samlede MED udvalg udtrykker tilfredshed med, at der lægges op til en involverende proces, som vi ser frem til at deltage i.

6 Beslutning fra Personalemøde med MED-status for Sundhedscenteret den Afdeling for Sundhed er enige i relevansen af en analyse af de administrative funktioner. Hvad angår forslagene om ændret kanalstrategi og LEAN har vi ikke kommentarer, men ser frem til at følge resultaterne af indsatsen på de udvalgte områder i håbet om eventuel læring i egne virksomheder. Hvad angår forslagene om centralisering af administrative opgaver har vi følgende bemærkning: Vi ser med stor bekymring på den udfordring, som med høj relevans og præcision beskrives i den udsendte sagsfremstilling: Der er dog en række udfordringer ved at implementere forslaget og høste potentialet. Den væsentligste er problematikken om at dele forskellige opgaver som udføres af den samme medarbejder. Når en administrativ medarbejder på en mindre decentral enhed i dag er ansat 37 timer om ugen og på den tid udfører en lang række forskellige administrative opgaver. Indkøb, varemodtagelse, bogføring, lønindberetning og en gang i mellem opgaver i forbindelse med en ansættelse er kun en del af medarbejderens samlede opgaver. Resten af tiden går med telefonpasning, receptionsopgaver, referater, mødeforplejning, bindeled i huset, kontakt til pårørende osv. Kort sagt så er administrative medarbejder uundværlige blæksprutter i alle decentrale virksomheder. Det kræver derfor en ledelsesmæssig og organisatorisk indsats at håndtere situationen hvis opgaver svarende til fx 15 timer ugentligt forsvinder, og budgettet samtidig reduceres. Der er tale om et meget nærværende problem i såvel Afdeling for Sundhed som i sundhedsområdets virksomheder (Center for Rusmidler, Træning og Rehabilitering, Sundhedspleje og Tandpleje), hvor der flere steder, allerede i dag, er normeret mindre end et årsværk til administrativt arbejde, og hvor de pågældende medarbejdere, ud over løn, indkøb mv. løser et væld af opgaver som knytter direkte an til den fagligt specifikke indsats. En reduktion i disse stillinger vil ud over at vanskeliggøre fastholdelse og rekruttering til meget lave timetal betyde en nødvendig uddelegering af faglige administrationsopgaver til sundhedsfagligt personale, som vil være nødt til at nedprioritere den faglige ydelse. Visse administrative opgaver vil skulle løses til en højere timeløn. Sårbarheden ved centralisering handler også om dynamikken, arbejdsmiljøet og sikkerheden i de mange decentrale enheder, som kommunens geografi og politiske prioritering indebærer. De enkelte enheder vil, med en reduktion af de i forvejen sparsomt normerede, administrative timer, have svært ved at opretholde nødvendige, interne kommunikationsprocesser, sparring og tryghed der hvor (også meget syge, påvirkede og uligevægtige) borgere har fremmøde, og hvor de faglige behandlere ofte er optaget af andre borgere måske bag lukket dør. Faglige og administrative ledere skal tilgodese tilstedeværelse på mange matrikler, eksterne samarbejder og tværgående udviklingsprocesser, og også dette forhold gør en vis prioritering af fast, decentral administrativ tilstedeværelse værdifuld og tryghedsskabende. Sammenfattende er vi bekymrede for de komplekse meromkostninger både økonomisk, fagligt kvalitativt og trivselsmæssigt som forslaget kan medføre, og er ikke overbeviste om, at centralisering i den konkrete kontekst er den anslåede besparelse værd.