Ballerup Kommune udbyder forpagtningen af Traktørstedet Store Peders Hus, Pederstrupvej 73-75, 2750 Ballerup

Transkript

1 JURIDISK KONTOR Udbudsbrev Dato: 8. juli 2014 Sagsid: Ø Ballerup Kommune udbyder forpagtningen af Traktørstedet Store Peders Hus, Pederstrupvej 73-75, 2750 Ballerup Traktørstedet er en lille perle i det idylliske Pederstrup med Grantoftegaard og Ballerup Museum som nærmeste naboer. Store Peders Hus er opført ca. i år 1800 og har været traktørsted siden 1990 erne, senest i tilknytning til Grantoftegaards virksomhed. Pederstrup Landsby har årligt et stort antal besøgende og traktørstedet er på grund af sin beliggenhed og hyggelige atmosfære et oplagt sted for de besøgende at nyde en frokost, kaffe og kage eller lignende. Huset er på 103 m 2 bestående af 2 stuer indrettet i almuestil, serverings/ bestillingslokale samt entre og garderobe. Der er plads til ca. 25 personer indenfor og 30 personer udenfor. Stedet er forsynet med anretterkøkken, hvor der kun kan tilberedes kold mad og lunes/varmes mad i begrænset omfang. Den nærmere beskrivelse af det forpagtede fremgår af udbudsmaterialet. For Ballerup Kommune er det vigtigt, at traktørstedet udgør et attraktivt tilbud til de besøgende og som understøtter landsbymiljøet og de øvrige aktiviteter i området i samarbejde med Ballerup Museum og kommunen. Ved valg af forpagter lægges der derfor vægt på forretningskonceptet, herunder forpagters ideer til hvordan traktørstedet kan bidrage med eller understøtte aktiviteterne i området. 1. Udbyder Ballerup Kommune Hold an Vej Ballerup I det følgende kaldet kommunen. 2. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter forpagtning af Traktørstedet Store Peders Hus, jf. Udkast til forpagtningskontrakt. Udbudsmaterialet består af følgende vedhæftede dokumenter: Kravspecifikation, tekniske og økonomiske minimumsbetingelser Side 1

2 Udkast til forpagtningskontrakt Tilbudsblanket Plantegning - Traktørstedet Store Peders Hus Inventarliste Traktørstedet Store Peders Hus Tegninger af Traktørstedet med tilhørende udenomsarealer Tro og love erklæring 3. Udbudsform og tildelingskriterier Offentligt udbud. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der lægges 50/50 % vægt på: 1. Pris - højeste forpagtningsafgift, alle forhold taget i betragtning. 2. Forretningskoncept og tilrettelæggelse af driften virksomhedens egnethed til at understøtte kulturlivet i Pederstrup Landsby, varesortiment Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud. 4. Forespørgsler og besigtigelse Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal sendes skriftligt på til balkom@balk.dk tilbud på forpagtning Store Peders Hus. Besigtigelse af Store Peders Hus, Pederstrupvej 73-75, 2750 Ballerup efter nærmere aftale. 5. Generelt om tilbuddet Tilbuddet skal afgives på Tilbudsblanket for Traktørstedet og vedhæftet relevant dokumentation samt tro og love erklæring i udfyldt stand. Det skal af tilbuddet fremgå, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge forpagtningsdriften, herunder tilbudsgivers idéer til, hvordan udbuddet af varer kan tilpasses kundegrundlaget og aktiviteterne i Ballerup Museum, Grantoftegaard og de øvrige aktiviteter i Pederstrup Landsby. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. 6. Tid og sted for afgivelse af tilbud Tilbuddet og alle tilhørende bilag kan sendes med almindelig post i kuvert tydeligt mærket: Tilbud på forpagtning må kun åbnes af Juridisk Kontor til: Ballerup Kommune, Juridisk Kontor Hold-an Vej Ballerup Eller som pdf med elektronisk post til balkom@balk.dk. I emnefeltet anføres: Tilbud på forpagtning må kun åbnes af Juridisk Kontor 7. Tildelingsprocedure Vurderingen af tilbuddene vil blive foretaget på grundlag af det fremsendte materiale, som derfor skal være fyldestgørende. Tilbuddene vil blive åbnet og gennemgået af administrationen. Kommunen forbeholder sig at kunne rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandling af tilbuddene. Side 2

3 Den endelig beslutning om valg af forpagter forelægges Økonomiudvalget til godkendelse. Side 3

4 JURIDISK KONTOR Kravspecifikationer Dato: 8. maj 2014 Sagsid: Ø Udbudsmateriale kravspecifikationer - Traktørstedet Store Peders Hus 1. Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver fremsende følgende oplysninger: Udfyldt tilbudsblanket Dokumentation for tilbudsgivers økonomi i relation til forpagtningsopgaven i form af tilbudsgivers seneste 3 revisorpåtegnede årsrapporter. Såfremt tilbudsgiver ikke kan præstere et regnskab, skal tilbudsgiver indsende anden relevant og tilstrækkelig dokumentation for sin økonomiske situation Beskrivelse af erfaring med drift af restaurationsvirksomhed eller lignende relevant virksomhed Budgetoplæg for forpagtningsdriften Tro og love erklæring gæld til det offentlige. Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet ikke kan tages i betragtning. 2. Generelle krav Kommunen har følgende krav til tilbudsgiver: Tilbudsgiver skal kunne opnå fornødne bevillinger og myndighedstilladelser til forpagtningsdriften senest på tidspunktet for forpagtningskontraktens ikrafttræden / senest på åbningsdagen Tilbudsgiver skal, såfremt kommunen accepterer det afgivne bud, betale et depositum svarende til 3 måneders forpagtningsafgift som beskrevet i Udkast til forpagtningskontrakt 3. Vilkår for forpagtningen Traktørstedet skal give besøgende i Pederstrup og på museet mulighed for at starte eller afslutte besøget med at få noget at spise og drikke i de meget hyggelige omgivelser i og ved Traktørstedet. Kontraktperiode Kontrakten kan indgås med en uopsigelighedsperiode på 3-5 år, hvorefter den kan opsiges med et aftalt varsel på fx 6 måneder. Kommunen forventer, at kontrakten vil træde i kraft den 1. juli Side 1

5 Forpagtningsafgift Tilbudsgiver skal afgive tilbud på størrelsen af den forpagtningsafgift, der tilbydes kommunen for forpagtningen. Forpagtningsafgiften skal anføres som en fast månedlig afgift. Varesortiment Varesortimentet i Traktørstedet skal i overensstemmelse med Ballerup Kommunes sundhedspolitik overvejende være økologiske. Åbningstider Traktørstedet skal som minimum holde åbent i sommersæsonen (1. maj til 30. september), i efterårsferien, og når der julearrangementer eller andre årstidsbestemte arrangementer i området. Øvrige vilkår I åbningstiden skal der altid være en ansvarlig og myndig repræsentant for forpagter med kendskab til virksomhedens drift til stede. I forpagtningsperioden har forpagter ret til at anvende navnet Traktørstedet Store Peders Hus. Retten til navnet tilhører kommunen, og forpagter kan efter forpagtningsforholdets ophør ikke gøre nogen form for rettigheder gældende vedrørende navnet. 6. Kontrakt Som bilag er vedlagt udkast til forpagtningskontrakt. Ovenstående er ikke en udtømmende gengivelse af alle vilkår i kontraktudkastet, og tilbudsgiver opfordres derfor til nøje at gennemgå kontraktudkastet. Forpagtningskontrakten med den valgte tilbudsgiver udarbejdes af kommunen. Kontraktens grundlag vil være det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag og den valgte tilbudsgivers samlede tilbudsmateriale. Kontrakten underskrives af tilbudsgiver og kommunen. Side 2

6 UDKAST af 8. maj 2014 Forpagtningskontrakt Traktørstedet Store Peders Hus, Pederstrupvej 73-75, 2750 Ballerup 1. Parterne og det forpagtede 1.1. Bortforpagter Ballerup Kommune, Hold-an Vej 7, 2750 Ballerup Forpagter xx 1.3. Det forpagtede Det forpagtede omfatter de på vedhæftede tegning viste hus på 103 m 2 med tilhørende udendørs serveringsområde, beliggende på kommunens ejendom Pederstrupvej 73-75, matrikel nr. 22 og delvist nr. 16 Pederstrup by, Pederstrup. 2. Forpagtningsperiode 2.1. Begyndelse Forpagtningskontrakten træder i kraft den xxx Ophør Aftalen kan af begge parter opsiges skriftligt med xx måneders varsel til den 1. i en måned. Dog kan aftalen tidligst opsiges til ophør den xx 20xx. 3. Det forpagtede 3.1. Anvendelse Det forpagtede skal anvendes til traktørsted. Det forpagtede må ikke uden Ballerup Kommunes forudgående skriftlige samtykke benyttes til andet formål. Forpagter er forpligtet til at sørge for overholdelse af gældende lovgivning, lokalplaner, forskrifter, regulativer osv., fx fødevarelovgivning, miljølovgivning, planlovgivning, byggelovgivning vejlovgivning, politiets ordensforskrifter og brandmyndighedernes forskrifter Bygningsmæssige ændringer mv. Der må ikke foretages ændringer af det forpagtede uden Ballerup Kommunes forudgående skriftlige samtykke. Forpagter har ret til sædvanlig skiltning i forbindelse med lejemålets anvendelse som traktørsted. Skiltning skal i øvrigt ske i overensstemmelse med kommunens godkendte retningslinjer og skal godkendes af Kommunen inden opsætning. Radio- og tv-antenner må kun anbringes på ejendommen med Kommunes forudgående skriftlige godkendelse. 4. Overdragelse af forpagtningen 1 af 4 sider balkom@balk.dk

7 Forpagter kan ikke overdrage forpagtningen til 3. mand ved forpagtning eller afståelse. 5. Betaling af leje 5.1. Forpagtningsafgiften 5.2. Regulering af forpagtningsafgiften Forpagtningsafgiften udgør xx kr. årligt fra den xx Forpagtningsafgiften reguleres uden særskilt varsel en gang årligt. Den til enhver tid gældende forpagtningsafgift forhøjes hvert år pr. 1. januar med 3 % af foregående års leje. Forpagtningsafgiften reguleres første gang den 1. januar Betaling Forpagtningsafgiften forfalder til betaling månedsvis forud, hver den Betalingssted Ballerup Kommune sender opkrævning for betaling af forpagtningsafgiften. 6. Depositum Depositum svarer til enhver til 3 måneders forpagtningsafgift, og reguleres samtidigt med forpagtningsafgiften. Depositum forrentes ikke. 7. Varme, vand, el og renovation 7.1. Varme, vand, el Ballerup Kommune leverer ikke varme, vand og el. Der er selvstændige, varme-, vand- og elmålere i huset, og forpagter foretager tilmelding og afregning til forsyningsselskaberne Renovation Forpagter betaler enhver udgift til renovation direkte til leverandøren. Håndtering og bortskaffelse af erhvervsaffald skal ske i overensstemmelse med det til enhver tid gældende regulativ for erhvervsaffald. 8. Det forpagtedes stand ved overtagelse og ophør 8.1. Overtagelse Det forpagtede overtages som beset. Alle indvendige vægge er nymalede Aflevering Ved forpagtningens ophør skal forpagter aflevere det forpagtede både inden- og udendørs ryddet, rengjort og vedligeholdt, bortset fra slid og ælde. Enhver af parterne kan forlange, at der senest 14 dage før ophør af aftalen afholdes en fælles besigtigelse af det lejede med henblik på at aftale omfanget og gennemførelsen af lejers istandsættelsesforpligtelse. Såfremt istandsættelse ikke fuldført - eller efter forpagters skøn ikke er udført tilfredsstillende inden det det forpag- 2 af 4 sider

8 tedes aflevering, sker istandsættelse ved bortforpagters foranledning og for forpagters regning. Særindretninger skal fjernes og lokalerne retableres, med mindre udlejer bestemmer, at særindretningerne skal forblive i det forpagtede. 9. Vedligeholdelse og fornyelse af det forpagtede under forpagtningen 9.1. Udvendig vedligeholdelse Den udvendige vedligeholdelse påhviler Ballerup Kommune, som er forpligtet til at holde ejendommen løbende vedlige. Forpagter er forpligtet til at foretage løbende vedligeholdelse af: udearealer omkring bygningen snerydning fra privat fællesvej Emballage, affald og lignende må ikke anbringes uden for Traktørstedet eller på det udendørs serveringsområde. Forpagter har pligt til løbende i løbet af åbningstiden at fjerne affald, det kan stamme fra traktørstedet eller dets kunder Indvendig vedligeholdelse Den indvendige vedligeholdelse påhviler forpagter. Ballerup Kommune er berettiget til at foretage en årlig gennemgang med henblik på en vurdering af det forpagtedes vedligeholdelsesstand. Ballerup Kommune kan forlange at forpagter straks efter skriftligt varsel udfører de af kommunen påhvilende vedligeholdelses- og istandsættelsesarbejder, når en mangel er konstateret Hvidevarer, inventar, service m.v. Forpagter vedligeholder og sørger for reparation de hvidevarer, inventar, service m.v., som indgår i forpagtningskontrakten. Alle reparationer skal ske på håndværksmæssig forsvarlig måde og udføres af autoriserede håndværkere Fornyelse af faste installationer, hvidevarer ol. Ballerup Kommune afholder udgiften til eventuel fornyelse af faste installationer, fast inventar, hvidevarer, toiletter og håndvaske Naturgasfyr Ballerup Kommune vedligeholder, reparerer og afholder udgiften til eventuel fornyelse af naturgasfyret Fornyelse af løsøre Forpagter sørger udskiftning af stole, borde, bænke, service og andet løsøre, som er omfattet af kontrakten. 10. Varesortiment Økologi Varesortimentet skal i overensstemmelse med Ballerup Kommunes sundhedspolitik overvejende være økologisk. 11. Åbningstider Traktørstedet skal som minimum holde åbent i sommersæsonen (1. maj til 30. september), i efterårsferien, og når der julearran- 3 af 4 sider

9 gementer eller andre årstidsbestemte arrangementer i området. 12. Omkringliggende udenomsarealer Særlige arrangementer Efter skriftlig aftale med kommunen kan forpagter benytte græsarealet ud for det udendørs serveringsområde i forbindelse med særlige arrangementer, events og lignende begivenheder Beplantningen Anvendelsen af græsarealet forudsætter, at områdets beplantning ikke beskadiges. 13. Særlige vilkår Hotel- og restaurationsvirksomhed Det forpagtede skal drives på forsvarlig måde under overholdelse af reglerne i lov om restaurations- og hotelvirksomhed m.v. samt iagttage alle myndighedsforskrifter, herunder krav om hygiejne og kvalitet såvel i anvendte råvarer og halvfabrikata som i produktionslokaler og opbevaringsrum. Køkken- og serveringsarealer skal fremstå indbydende og rent og hygiejnestandarden skal være upåklagelig Rygepolitik Traktørstedet skal være røgfrit i overensstemmelse med Ballerup Kommunes rygepolitik Inventar, løsøre, Efter skriftlig aftale med kommunen kan forpagter fjerne inventar, service mv. hvidevarer, løsøre, service ol. fra det forpagtede Spilleautomater Opsætning spilleautomater ol. er ikke tilladt. ol Rengøring Der skal anvendes miljørigtige rengøringsmidler. 14. Bilag Bilag 1. Udbudsmaterialet Bilag 2. Tilbudsmaterialet fra xx 15. Underskrifter Dato: Ballerup Kommune Dato: Forpagter Borgmester Jesper Würtzen Kommunaldirektør Anders Agger 4 af 4 sider

10 JURIDISK KONTOR Dato: 8. maj 2014 Tilbudsblanket Sagsid: Ø Forpagtning af Traktørstedet Store Peters hus Undertegnende Navn : CVR/CPR: Adresse Telefon : afgiver herved bindende tilbud på forpagtning af traktørstedet på de vilkår, der fremgår af udbudsmaterialet dateret 8. maj Tilbuddet omfatter: 1. Forpagtningsafgift kr. for det første år. Angives som årligt afgift eksklusiv forbrug (vand, varme, el og renovation) 2. Overtagelsestidspunkt 3. Åbningstidspunkt Her angives datoen, hvor Traktørstedet åbner igen. 4. Forretningskoncept Der redegøres for hvordan traktørstedet forventes drevet med hensyn til følgende forhold: 1. Varesortiment, herunder andel af udbud af økologiske varer 2. Åbningstider 3. Organisation og antal ansatte Side 1

11 4. Beskrivelse af den påtænkte drift af traktørstedet, fx forretningsidé, handleplan eller lignende 5. Beskrivelse af mulighederne for samspil mellem traktørstedet og øvrige Pederstrup aktiviteter (Ballerup Museum, Grandtoftegaard) 6. Erfaring, referencer og cv for nøglepersoner. Beskrivelsen af forretningskonceptet skal være udformet i ovennævnte rækkefølge. Side 2

12

13 Store Peders Hus / Traktørsted side 1 Pederstrupvej 73-75, Pederstrup INVENTARLISTE pr UDEAREAL: INVENTAR: Skraldespande 2 Træplantekasser 2 Blomsterkrukker 3 Parasol fødder 3 Bord/bænke til voksne 2 Bord/bænke til børn 1 HAVEREDSKABER: Rum nr. 4 Rum nr. 10 Skovl 1 Spade 1 Kultivater 1 Fliserenser 1 Div. småredskaber 1 Løvrive 1 Hakkejern 1 Vandkande 1 INDENDØRE: HVIDEVARER + EL artikler: Rum nr. 7 Rum nr. 8 Kasseapparat 1 Lommeregner 1 Vægtelefon 1 Kaffemaskine 1

14 HVIDEVARER + EL artikler: Rum nr. 7 Rum nr. 8 Kummefryser (60x60cm) 1 Højt køleskab m. glaslåge 1 Opvaskemaskine m. 4 plastic bakker 1 Beholdere til sæbe,salt, m.v. til OPVM 3 Stort komfur m. ovn 1 Stort varmeskab m. inventar 1 Højt køleskab på hjul 1 Mikroovn 1 El-pisker 1 El-kedel 1 side 2 INVENTAR / MØBLER: Rum nr. 1 Rum nr.2 Rum nr. 3 Rum nr. 5 Rum nr. 7 Rum nr. 9 I alt: Bænk 2pers Bænk 3pers. 2 Borde Vitrineskab Bænk / hesteskoform 1 Bøjlestang 1 Bøjler 24 Børne knagerække 1 Høj stol (barn) 2 Gyngehest 1 Rullebord 1 Skrivepult 1 Kontorstol 1 INVENTAR / SERVICE, BESTIK m.m.: Rum nr. 1 Rum nr. 5 Rum nr. 7 Rum nr. 8 I alt: Skål m. låg Suppeterrin 1 Sovseskål Flad tallerken Dyb tallerken

15 INVENTAR / SERVICE, BESTIK m.m.: Rum nr. 1 Rum nr. 5 Rum nr. 7 Rum nr. 8 I alt: Frokost tallerken 13 Dessert tallerken Bordskåner porcelæn 4 Isasietter Kageopsats 1 Vandglas 59 Vinglas 30 Champagneglas 32 Cognac's glas 5 Snapseglas 11 Likørglas 4 Glaskande 3 Tekande 2 pers. 3 Tekande 1 pers. 6 Sukkerskål 3 Flødekande 8 Kaffekande 1 Glas/porcelænsskål Kagefad 2 Rundt serveringsfad (porcelæn, metal) 11 Ovalt serveringsfad 2 Krus 27 Skåle (plastic/metal) 5 Små glasskåle (smør/syltetøj) 15 Saltkar 1 Salt/peber sæt (glas) 11 Knive 50 Gafler 50 Spiseskeer 88 Teskeer 50 Serveringsskeer 11 Serveringspaletter 13 Brødkniv 1 Kødkniv 1 Lagkagekniv 1 side 3

16 INVENTAR / SERVICE, BESTIK m.m.: Rum nr. 1 Rum nr. 5 Rum nr. 7 Rum nr. 8 I alt: Osteskærer + ostehøvl 2 Kartoffelskræller 2 Dåseåbner 2 Tang 2 Div. el-pisker tilbehør 1 Saks 3 Litermål 2 Decilitermål 1 Rivejern 1 Metal sigte 4 Metal dørslag 1 Skærebrædt 3 Termokande 11 Gryde 1 Stegepander 6 Metalbakker 3 Bradepande 5 Riste 4 Glasflasker m. prop 4 Lerkrukke 2 side 4 LØST INVENTAR / Diverse: Rum nr. 1 Rum nr.2 Rum nr. 3 Rum nr. 4 Rum nr. 5 Rum nr. 6 Rum nr. 7 Rum nr. 8 I alt: Voksdug Porcelænsfigurer 3 Billeder Stor blå kande (som madam blå) 1 Tandstikholder porcelæn Fyrfadsstager glas Paraplyer 2 Skraldestativ 1 Kontorartikler, diverse X X Bordløber 1 Postkortholder 1

17 side 5 LØST INVENTAR / Diverse: Rum nr. 1 Rum nr.2 Rum nr. 3 Rum nr. 4 Rum nr. 5 Rum nr. 6 Rum nr. 7 Rum nr. 8 I alt: Børneuro 1 Brødkurv Serveringsbakke (metal, træ) Askebægre (glas, plastic,porcelæn) 16 Urtepotteskjuler (glas) 3 Proptrækker 2 Servietholder 2 Håndkost til kasseapparat 1 Trådkurv 1 Ordreholder 2 Stanniol/ filmholder 1 Metal opsats 1 Æske plastic teskeer 1 Vandslange?? 1 Ur 1 INVENTAR / RENGØRING: Rum nr. 6 Rum nr.8 Rum nr.10 Støvsuger Metalspand 1 Toiletbørste 1 Plastic fade 2 Net skraldespand 1 1 Æske m. plastic handsker 2 Opvaskebørste 2 Div. rengøringsmidler X X Kost 2 Gulvskraber 2 INVENTAR / BRAND: Rum nr. 3 Rum nr. 7 Rum nr. 8 Håndsprøjtebatteri 1 Førstehjælpskasse 1 Ildslukker 1 Brandtæppe 1

18

19 % Grønt område Store Peders Hus, Pederstrupvej 73 1:300 Ejendomme Hold-an Vej 7 UDSKREVET AF ibje 2750 Ballerup

20 JURIDISKKONTOR Tro og love erklæring Sagsid: Ø A. Generelt Virksomhedens navn CVR-nr Selskabsform B. Oplysning om eventuel ubetalt, forfalden gæld til det Offentlige (sæt kryds) 1) Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 2) Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3) Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). C. Nedenstående punkt 4 eller 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 ovenfor 4a) Der er over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 4b) Der vil over for inddrivelsesmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Inddrivelsesmyndighedens navn 5) Der er med inddrivelsesmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Side 1

21 Inddrivelsesmyndighedens navn Underskrift: Underskrivers navn Underskrivers titel Dato Navn (underskrift) Hvis dokumentet ikke er underskrevet tages tilbuddet ikke i betragtning. Side 2