Indhold. 1 Introduktion Specifikationsprocesser og produktkonfigurering Fremgangsmåden 55. Forkortelser 11.

Transkript

1 Indhold Forkortelser 11 1 Introduktion 13 Doors A/S 16 2 Specifikationsprocesser og produktkonfigurering 29 Specifikationer 29 Specifikationsprocesser 31 Mass customization og specifikationsprocesser 35 Udvikling og anvendelse af moduler 41 Moduler kombineres vha. et konfigureringssystem 42 Anvendelse af moduler hos SCANIA 44 Produktmodeller og konfigureringssystemer 45 Konfigureringssystem 45 Afgrænsning og strukturering af viden om produkter 48 Litteratur 52 3 Fremgangsmåden 55 Den objektorienterede projektlivscyklus 60 Fremgangsmåde for opbygning af konfigureringssystemer 63 Eksempel på et projektforløb 66 Udvikling af specifikationsprocesser (fase 1) 71 Analyse af produktsortiment (fase 2) 73 Objektorienteret analyse (fase 3) 77 Anvendelse af CRC-kortene 87 Forløbet ved opbygning af OOA-modellen 87 Objektorienteret design (fase 4) 91 Valg af konfigureringssoftware 91 Tilpasning af produktmodellen til den valgte software 92 Sammenfatning af krav til systemet 93 7

2 Indhold Programmering (fase 5) 94 Programmering i et ikke-objektorienteret konfigureringssystem 96 Programmering i et objektorienteret konfigureringssystem 96 Implementering (fase 6) 97 Vedligeholdelse og videreudvikling (fase 7) 98 Afrunding 101 Litteratur Udvikling af specifikationsprocesser 105 Forløbet ved udvikling af specifikationsprocesser 105 Trin 1. Identifikation og karakteristik af de vigtigste specifikationsprocesser 108 Situationen hos Doors A/S 114 Trin 2. Analyse af krav til specifikationsprocesserne 119 Doors A/S, Diskussion af målene 131 Trin 3. Konstruktion af den fremtidige specifikationsproces. Definition af konfigureringssystem 137 Doors A/S, Konstruktion af ny specifikationsproces 140 Trin 4. Vurdering og valg af løsning 143 Doors A/S, Vurdering af scenarier 146 Trin 5. Handlingsplan og organiseringaf det videre arbejde 149 Doors A/S, Handlingsplan for gennemførelse af scenario Sammenfatning af fase 1 i fremgangsmåden 154 Litteratur Analyse af produktsortiment 157 Produktprogrammets parathed til konfigurering 160 Teoretisk baggrund for analyse af produktsortiment 165 Systemmodellering 166 Multistrukturering 168 Produktvariantmaster 170 Klassedefinition 171 Klassehierarki part-of- og kind-of-strukturer 172 Attribut definition 173 Constraints 174 8

3 Indhold Modelleringsformalisme for kundesynsvinkel 175 Modelleringsformalisme i udviklingssynsvinklen 177 Modelleringsformalisme i produktionssynsvinklen 179 Sammenhænge mellem de tre synsvinkler 179 Eksempel på en produktvariantmaster 181 Analyse af produktsortiment hos Doors A/S 184 Arbejdsform ved analyse af produktsortiment 187 Litteratur Objektorienteret modellering 191 Grundlæggende begreber ved objektorienteret modellering 191 Objekt 192 Klasse 193 Instans 193 Abstraktion 193 Indkapsling 194 Nedarving 195 Kommunikation gennem meddelelser 195 Objektorienteret analyse (OOA) 196 Problemdomænet 196 Primær resultat af OOA for problemdomænet 205 Anvendelsesområdet 207 Dynamik 210 Opbygning af OOA-model for Doors A/S 210 Litteratur Videnrepræsentation og ræsonneringsformer for ekspertsystemer 219 Kunstig intelligens, videnbaserede systemer og ekspertsystemer 219 Karakterisering af ekspertsystemer 221 Struktur for ekspertsystemer 224 Videnrepræsentationsformer for videnbasen 227 Ræsonnering i ekspertsystemet 234 Litteratur 239 9

4 Indhold 8 Valg af konfigureringssoftware 241 Hvad er et standardsystem? 241 Oversigt over programmeringsformer 244 Kriterier for valg af standardsoftware til produktkonfigurering 248 Kriterier for valg af software 249 Kriterier for valg af leverandør 256 Eksempler på programmering af ekspertsystemer 259 Programmering i ikke-objektorienterede ekspertsystemer 259 Programmering i objektorienterede ekspertsystemer 261 Litteratur Produktkonfigurering hos F. L. Smidth 263 Fase 1. Analyse af specifikationsprocesser 265 Identifikation og karakteristik af de vigtigste specifikationsprocesser 265 Mål og krav til tilbudsprocessen sammenholdt med den nuværende præstation 266 Scenarier for anvendelse af konfigurering hos F. L. Smidth 268 Konfigureringssystemets output 272 Den fremtidige tilbudsproces 273 Definition af konfigureringssystem 275 Handlingsplan for gennemførelse af scenario Organisering af arbejdet med scenario Fase 2. Produktanalyse 280 Produktvariantmaster 283 Fase 3. Objektorienteret analyse 286 Fase 4. Objektorienteret design. Valg af software 293 Fase 5. Programmering 293 Fase 6. Implementering 295 Fase 7. Vedligeholdelse og videreudvikling 297 Afslutning 298 Indeks

5 Liste over forkortelser AI Artificial Intelligence Kunstig intelligens (KI) API Application Programming Interface Interface til kommunikation med eksterne it-systemer AS IS model Model af eksisterende system BPR Business Process Reengineering Metode til udvikling af forretningsprocesser CAD Computer Aided Design it-systemer til at tegne produkter i 2D eller 3D CASE CIM-OSA Computer Aided Software Engineering Computer Integrated Manufacturing Open System Architecture Systemer til at understøtte udvikling og vedligeholdelse af it-systemer Referencemodel for software til industrivirksomheder CNC Computer Numeric Control Computerstyrede produktionsmaskiner CRC-kort Class Responsibility Collaboration Card Kort til beskrivelse af objektklasser CRM Customer Relation Management it-systemer til styring af kundedata DDE Dynamic Data Exchange Kommunikation mellem forskellige it-systemer under Windows ERP Enterprise Resource Planning it-systemer til styring af ressourcer f.eks. materialer, maskiner og mandskab i virksomheder OCL Object Constraint Language Notation for modellering af constraints ODBC Open Database Connection Definition af interface til databaser OLE Object Linkage & Embedding Metode til import af objekter til it-systemer under Windows 11

6 Forkortelser OOA Objektorienteret analyse Metode til at analysere et anvendelsesområde for et objektorienteret it-system OOD Objektorienteret design Metode til design af objektorienterede it-systemer PDM Product Data Management systemer it-systemer til styring af produktdata PEST Political, Economical, Sociological, Technological Beskrivelse af en virksomheds politiske, økonomiske, sociologiske og teknologiske forhold SCM Supply Chain Managament Styring af forsyningskæde (leverandører) SWOT TO BE model Strength Weaknesses Opportunitues, Threats Beskrivelse af en virksomheds styrker, svagheder, muligheder og trusler Model af fremtidigt system UI User Interface Brugergrænseflade UML Unified Modelling Language Standard modelleringsteknik for modellering af objektorienterede it-systemer 12

7 1 Introduktion Mange virksomheder oplever i disse år et krav fra kunderne om at kunne levere kundetilpassede produkter til omtrent samme tid, pris og kvalitet som et masseproduceret produkt. Denne udvikling er bl.a. beskrevet ved hjælp af begrebet mass customization, dvs. en produktionsform, hvor man leverer kundetilpassede produkter, samtidig med at man udnytter masseproduktionens fordele. Anvendelse af principperne i mass customization medfører en radikal omlægning af en virksomheds samlede forretningsmodel. Nogle af de centrale elementer i en mass customization strategi er: Fokuseret markedsstrategi, dvs. en klar strategi for, hvilke kunder man ønsker at servicere med hvilke produkter. Og viljen til at afvise kunder, der ligger uden for segmentet. Salg og produktionsforberedelse af kundetilpassede produkter ved anvendelse af produktkonfigureringssystemer. Et modulopbygget produktsortiment, hvor et kundetilpasset produkt sammensættes ved, at man udvælger, kombinerer og eventuelt tilpasser et sæt af standardmoduler. Masseproduktion af standardmoduler og kundeinitieret montage af kundetilpassede produkter baseret på anvendelse af moduler. Installation og after sales service af produkter baseret på installation og udskiftning af moduler. Der findes naturligvis mange forskellige eksempler på, hvorledes virksomheder konkret udvikler deres forretningsmodel baseret på principperne i mass customization. Kernen i en forretningsmodel baseret på principperne i mass customization, og det, der samtidig er nyt for de fleste virksomheder, er udvikling af et modulopbygget produktsortiment og anvendelse af produktkonfigureringssystemer i de kunderettede forretningsprocesser, der omfatter, salg, konstruktion og produktionsforberedelse af kundetilpassede produkter. 13

8 Denne bog fokuserer på, hvorledes de kunderettede forretningsprocesser kan udvikles ved anvendelse af konfigureringssystemer. Informations- og kommunikationsteknologien giver en række nye muligheder for at udvikle de forretningsprocesser, der omfatter specifikation af produkter i forhold til kundeønsker og udarbejdelse af produktionsgrundlag mv. Det vil sige de forretningsprocesser, der ligger mellem kunden og produktionen. Vi ser i dag de første eksempler på virksomheder, der har opbygget it-systemer (såkaldte konfigureringssystemer) til at understøtte udarbejdelsen af specifikationer for kundetilpassede produkter. De forretningsmæssige gevinster kan være betydelige. Eksempelvis har virksomheden American Power Conversion (APC) gennem de seneste år opnået markante resultater ved at anvende principperne i Mass Customization og produktkonfigurering. Virksomheden, der producerer infrastruktursystemer til datacentre, har udviklet og implementeret en sammenhængende forretningsmodel, der omfatter en fokuseret markedsstrategi, udvikling af et modulopbygget produktsortiment, salg og ordrebehandling baseret på anvendelse af konfigureringssystemer, et produktionssystem med en kundeinitieret montage af kundespecifikke produkter baseret på standardmoduler, samt distribution, installation og after sales service baseret på anvendelse af standardmoduler i produktsortimentet. Et centralt element i APC s forretningsmodel er anvendelse af konfigureringssystemer, der indeholder en beskrivelse af de enkelte moduler og regler for valg, dimensionering og kombination af moduler. APC har i dag et grafisk konfigurerings-framework, som understøtter produkttyper, og som dermed omfatter det udstyr, der indgår i infrastruktursystemet til et stort datacenter skabe (racks), nødstrøm, styringer, aircondition, kabelføringer mv. Konfigureringssystemerne, der anvendes af mere end sælgere og agenter, gør det muligt at konfigurere infrastruktursystemet til et større datacenter og udarbejde tilbud og produktionsgrundlag på under en time. En proces der tidligere tog fra 3-4 dage til 3-4 uger. Samtidig er den samlede leveringstid reduceret fra 400 dage til 16 dage. Målet er at komme ned på 4 dage. 14

9 Desuden er både produkternes kvalitet og produktiviteten blevet markant forbedret. Et andet eksempel er den svenske virksomhed Sandviken, der bl.a. fremstiller stålholdere. Sandviken har opbygget konfigureringssystemer til at understøtte kalkulation af pris, samt udarbejdelse af produktspecifikationer og produktionsgrundlag for kundetilpassede stålholdere. Tidligere har Sandvikens medarbejdere anvendt 2-3 uger til udarbejdelse af tilbud og produktionsgrundlag for en stålholder. I dag frembringes disse specifikationer automatisk ved, at en sælger indtaster en række parametre, der beskriver kundens krav til en stålholder, hvorefter konfigureringssystemet, der indeholder regler for udarbejdelse af tegning, stykliste, cnc-kode mv., danner en tegning, stykliste samt produktionsgrundlag i øvrigt (i form af operationsliste, cnc-kode og operationsbeskrivelser). Desuden beregner systemet stålholderens pris og udskriver et tilbud. Derved er gennemløbstiden for udarbejdelse af tilbud og produktionsgrundlag reduceret fra 2-3 uger til 10 minutter. Samtidig er kvaliteten af specifikationerne forøget. Et tredje eksempel er virksomheden F.L. Smidth, der fremstiller cementfabrikker. F.L. Smidth har i dag mere end 50 % af verdensmarkedet for udstyr til cementfremstilling. F.L. Smidth anvender mange ressourcer til at udarbejde tilbud til deres kunder. Virksomheden har netop implementeret et konfigureringssystem til at understøtte udarbejdelsen af budgettilbud. Hidtil har gennemløbstiden for udarbejdelse af et budgettilbud ligget mellem 3 og 5 uger. Ud over sælgeren har udarbejdelsen af tilbud typisk involveret specialister, der har bidraget med viden om de forskellige dele af en cementfabrik. I dag er denne viden lagt ned i et konfigureringssystem. Det betyder, at en sælger i løbet af 1 til 2 dage selv kan udarbejde et budgettilbud til en kunde, ved at anvende det opbyggede konfigureringssystem. Systemet medfører en stærkt forbedret dialog med kunderne, bl.a. fordi systemet og den korte gennemløbstid gør det muligt at simulere forskellige løsninger i forhold til kundens behov. Desuden bliver det muligt at optimere anlægget i forhold til F.L. Smiths præferencer for anvendelse af standardmoduler, leverandørvalg mv. Dette medfører en reduktion af F.L. Smiths omkost- 15

10 ninger i forbindelse med den efterfølgende detailprojektering, produktion og opstilling af en cementfabrik. Som eksemplerne viser, kan anvendelse af konfigureringssystemer medføre markante forbedringer i de kunderettede forretningsprocesser, der vedrører specifikation af produkter. Nedenfor er beskrevet nogle af de effekter, der typisk kan opnås: Reduceret gennemløbstid ved udarbejdelse af specifikationer. F.eks fra uger til timer eller minutter. Hurtigere og mere kvalificeret respons på kundeforespørgsler. Det bliver f.eks. hurtigere og kræver betydeligt færre ressourcer at afgive tilbud til kunder. Færre ansvarsskift og færre fejl i de udarbejdede specifikationer. Mindre ressourceforbrug til specifikation af kundetilpassede produkter og dermed mere tid til f.eks. produktudvikling og salgsarbejde. Mulighed for at optimere produkter i forhold til kundens behov samt for at reducere omkostninger til f.eks. materialer og produktion. Der er tale om en grundlæggende omlægning af de forretningsprocesser, der udgør bindeleddet mellem kunden og produktionen. Fælles for de eksempler, der findes i dag, er, at viden og information om produkter og deres produktion, montage mv. formaliseres og lægges ind i et it-system (et såkaldt konfigureringssystem). Derved skabes en forretningsproces, der har en høj grad af formalisering, en høj grad af it-støtte samt en betydeligt forbedret performance i forhold til forudsigelighed, effektivitet og kvalitet. For at illustrere mulighederne er der i det følgende beskrevet et tænkt eksempel fra en industriel virksomhed. Doors A/S Doors A/S fremstiller porte til landbrugs- og industribygninger. Portene tilpasses den enkelte kunde i forhold til dimensioner, isoleringsgrad, materialevalg, farve mv. Virksomheden har gennem en årrække arbejdet med at rationalisere og forbedre produktionen. Dette har bl.a. resulteret i, at gennemløbstiden i produktionen er reduceret til 2 uger for standardporte, samtidig med at både produktivitet og kvalitet er forbedret væsentligt. 16

11 Kunderne har imidlertid ikke oplevet den store forbedring. Leveringstiden for standardporte er i dag 6-8 uger. Det tager 3-5 uger, fra kunden har afgivet en ordre, til det færdige produktionsgrundlag i form af tegninger, styklister, operationslister mv. foreligger. Den sidste uge bruges til indkøb af materialer samt planlægning og udskrivning af produktionsordrer. Ud af den samlede arbejdsstyrke på lidt over 250 medarbejdere er ca. 10 personer beskæftiget med at behandle ordrer og udarbejde produktionsgrundlag. Hertil kommer den tid, som sælgere og øvrige medarbejdere i produktionsteknisk afdeling og produktudvikling bruger til specifikation af kundeordrer. Montørerne, der hænger portene op hos kunderne, har opgjort, at der ved mere end 20 % af ordrerne enten er fejl i portens dimensioner eller mangler nogle dele af porten. I begge tilfælde medfører det betydelige forsinkelser og meromkostninger. Samtidig klager medarbejderne i produktionen over, at der er alt for mange fejl i de specifikationer, der produceres efter, i form af tegninger, styklister, operationslister mv. Et par stikprøver har indikeret, at mere end 30 % af de specifikationer, der produceres efter, er behæftet med fejl. Doors A/S møder stigende krav fra markedet om hurtig levering, samtidig med at det bliver stadig sværere at matche konkurrenternes priser. De sidste par år har virksomheden haft et vigende salg og en faldende indtjening. På den baggrund har virksomhedens direktør igangsat en målrettet indsats for at forbedre virksomhedens behandling af kundeordrer. Målet er at reducere leveringstiden for standardporte til 3 uger. Dette søges opnået ved at reducere gennemløbstiden fra ordremodtagelse til igangsætning af produktion til 1 uge. Samtidig skal kostprisen i løbet af de næste 2 år reduceres med 10 % pr. år. Det vurderes, at hovedparten af den målsatte reduktion af kostprisen kan opnås ved at reducere antallet af fejlbehæftede specifikationer. Desuden er der en målsætning om at øge antallet af afgivne tilbud med 20 % pr. år med uændret hit rate. Der er foretaget en analyse af de nuværende forretningsprocesser vedr. udarbejdelse af tilbud og behandling af kundeordrer. I figur 1.1 er vist forløbet fra sælgerens kontakt og forhandling med kunden frem til og med, porten er monteret, og faktura er afsendt. 17

12 Figur 1.1. En kundeordres vej gennem Doors A/S. 18

13 19

14 Som det fremgår af figur 1.1, er mange forskellige personer involveret i at sælge, konstruere, producere og montere en port til en kunde. Inden man i produktionen begynder med at save den første liste af til porten, er der allerede gået 4 til 6 uger, siden kunden afgav sin ordre. Mere end 10 forskellige personer har været involveret i behandling af ordren, kundens ønsker er blevet genfortalt mange gange, og der er med stor sandsynlighed opstået fejl i dele af de specifikationer, der sendes ud i produktionen. Med udgangspunkt i målsætningen og analysen af den nuværende forretningsproces har direktøren igangsat en række diskussioner med de berørte medarbejdere for at få ideer til at omlægge forretningsprocessen. Direktøren og flere af medarbejderne har, via kolleger i andre brancher, hørt om virksomheder, der har opbygget såkaldte konfigureringssystemer til at konfigurere og dimensionere produkter, så de passer til kundens behov. Den almindelige holdning er, at sådanne systemer måske kan bruges, hvis man sælger og producerer cykler, pc er eller andre relativt simple produkter. De porte, man fremstiller hos Doors A/S,er imidlertid langt mere komplekse, og portene skal dimensioneres individuelt, hver eneste gang man modtager en kundeordre. Alligevel var der nogle, der mente, at det måtte være muligt at lave et it-system, der automatisk kunne dimensionere en port, udarbejde et tilbud og danne produktionsgrundlaget i form af tegning, stykliste og operationsliste med beregnet tidsforbrug pr. operation, samt en pakkeliste og en montagevejledning. For at komme videre med arbejdet havde direktøren ansat en konsulent, der tidligere havde været med til at opbygge konfigureringssystemer i andre virksomheder. Direktøren og de fleste i ledergruppen var med på de dristige ideer. Efter at have besøgt et par virksomheder, der havde sådanne systemer kørende, og efter en del, til tider ophidsede, diskussioner om, hvorvidt det overhovedet kunne lade sig gøre at lave et it-system (et konfigureringssystem), der automatisk kunne konstruere en port, besluttede man at gøre forsøget og lave en prototype. Et af de problemer, der oftest blev fremhævet, var, at portene var for komplekse og for lidt strukturerede til, at man kunne beskrive de regler, der ligger til grund for sammensætning og dimensionering af portene. For at afklare situationen foretog man derfor en analyse af den ene portfamilie. Analysen blev udført ved, 20

15 at kundernes krav til portene sammen med de forskellige dele af porten og deres indbyrdes relationer blev tegnet op på et stort stykke papir (en såkaldt produktvariantmaster). Det var første gang i virksomhedens historie, at en hel portfamilie var blevet beskrevet på en så overskuelig måde. Den optegnede produktvariantmaster gav anledning til mange diskussioner om, hvad portfamilien egentlig omfattede, og hvilke regler der nu var gældende for dimensionering af en port. Efter 4 til 5 møder mellem konsulenten, et par sælgere, to fra ordrebehandlingen samt to fra henholdsvis produktudvikling og produktionsteknisk afdeling nåede man frem til en beskrivelse, alle var enige om. Man var også enige om, at det havde været en god oplevelse for første gang virkelig at få et samlet overblik over en hel produktfamilie. Doors A/S havde tidligere haft besøg af en virksomhed, der leverede software til opbygning af konfigureringssystemer. Man lavede en aftale om at låne virksomhedens software, en af medarbejderne fra produktudvikling fik et 3-dages kursus i at programmere systemet, hvorefter han i samarbejde med konsulenten i løbet af 14 dage lavede en prototype af systemet. Med den opbyggede prototype var sælgeren selv i stand til at konstruere en port, så den passede til kundens behov. Sælgeren indtastede dimensioner, materialevalg, farve, valgte moduler, hejseprincip osv., hvorefter konfigureringssystemet automatisk genererede en stykliste, en operationsliste med beregnede produktionstider til planlægningen samt en pakkeliste. Desuden kunne systemet udskrive et tilbudsbrev til kunden. Efter at prototypen var blevet færdig, blev diskussionerne om, hvordan man fremover skulle specificere porte, langt mere præcise. Det stod nu klart for de fleste, at man rent faktisk kunne lave et it-system, der automatisk kunne specificere en port. Omvendt var det også blevet klart, at systemet umuligt kunne håndtere alle mulige varianter af en port. Prototypen viste, at en realistisk målsætning ville være, at systemet skulle håndtere 80 % af kundeordrerne inden for den udvalgte portfamilie. De resterende 20 % af ordrerne skulle så håndteres separat som specialordrer. Sælgerne var til dels positive over for det nye system. På den ene side var de begejstrede for, at de nu på stedet kunne aflevere et tilbud til kunden uden at skulle spørge produktudviklere og 21

16 produktionsfolk. Desuden ville 3 ugers leveringstid være et gennembrud på markedet i forhold til de leveringstider, der ellers var almindelige. På den anden side var mange sælgere lidt usikre på, om de kunne lære at bruge systemet. Samtidig var flere sælgere også noget betænkelige ved, om systemet nu også kunne håndtere de behov, kunderne måtte have. Medarbejderne i produktudvikling og produktionsteknisk udvikling var begejstrede for udsigten til at kunne slippe for de evindelige forespørgsler fra sælgerne. Nu kunne der forhåbentlig blive lidt mere tid til det udviklingsarbejde, der så længe var blevet forsømt. Samtidig var de lidt usikre over for, hvordan den viden om portene, der var lagt ned i konfigureringssystemet, nu skulle kunne vedligeholdes. Medarbejderne på ordrekontoret var nok dem, der var mest betænkelige. Godt nok ville der fortsat være en række specialordrer, der skulle håndteres, men det meste af arbejdet med at specificere de enkelte kundeordrer ville jo fremover blive udført automatisk. Direktøren måtte medgive, at bemandingen på ordrekontoret skulle reduceres. På den anden side havde man gennem de sidste par år taget 3 til 4 medarbejdere fra produktudvikling og produktionen, som havde et indgående kendskab til produkterne og produktionen, og flyttet dem over til ordrekontoret. De medarbejdere var der et stort behov for at få tilbage til de oprindelige afdelinger, da man her konstant manglede medarbejdere med produktkendskab og indsigt i produktionen. Direktøren sammenfattede de ændringer, der ville ske, ved at sige, at man nu skulle industrialisere de forretningsprocesser, der ligger mellem kunden og produktionen. Det vil sige de forretningsprocesser, der vedrører identifikation af kundens behov, konstruktion af en port, udarbejdelse af produktionsgrundlag og beregning af pris. Med ordet industrialisering mente han, at man skulle arbejdsforberede dette specifikationsarbejde ved at formalisere den viden, der ligger til grund for at specificere en port, og udnytte informationsteknologien til at gennemføre dele af arbejdet. Desuden ville han med begrebet industrialisering udtrykke, at man, ved at gennemføre en høj grad af formalisering og it-støtte, fremover ville kunne udføre det kunderettede specifikationsarbejde med større effektivitet, stor grad af forudsigelighed og en høj og ensartet kvalitet. Kunderne ville derved få et hurtigere og mere 22

17 kvalificeret respons på forespørgsler og ordrer. Det ville også blive nemmere for sælgeren i samarbejde med kunden at konstruere en port, der svarede til kundens behov, idet man let kunne simulere forskellige løsninger og herefter vælge den optimale konstruktion. På baggrund af de erfaringer, som den opbyggede prototype havde givet, blev det besluttet at fortsætte arbejdet. Der blev etableret en projektorganisation, som fik til opgave at udvikle den fremtidige forretningsproces og opbygge det konfigureringssystem, der skulle understøtte processen. Første trin i arbejdet var at definere den fremtidige forretningsproces, herunder at beskrive de delopgaver, der indgik i processen, samt definere, hvem der havde ansvaret for de enkelte delopgaver. En væsentlig opgave i den forbindelse var at identificere de personer, der fremover ville have ansvaret for at vedligeholde og videreudvikle det konfigureringssystem, der indeholder viden og information om portene og deres fremstillingsforløb. Desuden blev der lavet en overordnet beskrivelse af det konfigureringssystem, der skulle opbygges, samt integrationen til virksomhedens ERP-system. Dernæst fortsatte man med at analysere de øvrige portfamilier, der skulle lægges ind i konfigureringssystemet. Som ved udvikling af prototypen tegnede man produktfamilierne op vha. den såkaldte produktvariantmaster. De detaljer, der ikke kunne være på produktvariantmasteren, blev beskrevet på en række tilhørende kort. Opbygningen af produktvariantmaster for de forskellige portfamilier gav anledning til mange diskussioner om, hvilke produkter og markedssegmenter der fremover skulle ligge inden for Doors A/S s standardprodukter. Efter at de enkelte produktfamilier var analyseret og beskrevet, fortsatte arbejdet med at lægge produktmodellen ind i den standardsoftware til produktkonfigurering, som virksomheden netop havde indkøbt. Produktanalyse, programmering af konfigureringssystemet, test og fejlretning tog i alt ca. 4 måneder. Herefter var man klar til at implementere systemet i organisationen. Da der var tale om en ny teknologi, der markant ændrede arbejdsgangen, valgte man at gennemføre et implementeringsforløb, hvor systemet gradvist blev implementeret over en 6 måneders periode. Man startede med at uddanne de to sælgere, der havde været med til at opbygge prototypen, og derefter lade dem anvende systemet. Baseret på deres erfaringer foretog man de næste par måneder en række tilpasnin- 23

18 ger af systemet, og derefter uddannede man resten af de danske sælgere, der efter ca. 3 måneder tog systemet i brug. Til slut blev systemet implementeret hos sælgerne i de tre udenlandske datterselskaber. I figur 1.2 er vist den nye proces for specifikation og fremstilling af en port hos Doors A/S. Sælgeren indtaster de ønskede parametre for porten, hvorefter konfigureringssystemet konstruerer porten, danner et tilbud, en stykliste, en operationsliste med beregnet tidsforbrug pr. operation, en pakkeliste samt en montagevejledning. Portens dimensioner overføres til virksomhedens CAD-system, der danner en tegning af porten. Styk- og operationslister overføres til virksomhedens ERP-system, der herefter udarbejder en materiale- og kapacitetsplan for produktionen og igangsætter indkøb og produktion. Med den nye forretningsproces er det således kun sælger, ordrekontor og produktionsplanlægger, der er involveret i specifikation af en kundespecifik port, udarbejdelse af tilbud og dannelse af produktionsgrundlag. For standardprodukter foretages indkøb 24 Figur 1.2. Den nye proces for tilbud og ordregennemførelse for standardporte hos Doors A/S.

19 uafhængigt af de enkelte ordrer via max/min-lagre af materialer og komponenter, der anvendes til fremstilling af porte inden for standardprogrammet. På den måde er afstanden mellem kunden og produktionen blevet reduceret betydeligt. Gennemløbstiden for dannelse af specifikationer er nu reduceret til 0,5 til 2 timer svarende til den tid, sælgeren bruger sammen med kunden til at konstruere en port og danne et tilbud. De første par måneder af systemets levetid fandt man en del fejl i konfigureringssystemet. Efter at disse fejl er blevet rettet, er de specifikationer, der leveres til produktion, forsendelse og montage, omtrent helt fejlfri. Dette har medført en reduktion af omkostningerne på mindst 20 %. Desuden er produktionen blevet betydeligt bedre til at overholde aftalte leveringsterminer. Bemandingen på ordrekontoret er reduceret til 3 medarbejdere, der opretter ordrer og udskriver ordrebekræftelse for alle ordrer og ellers udelukkende behandler specialordrer. Sælgerne har fået mere tid til det egentlige salgsarbejde og har nu taget fat på at opdyrke det svenske marked, som man har talt om i flere år. Medarbej- 25

20 derne i produktudvikling og produktionsteknisk udvikling har fået mere tid til udviklingsarbejdet og er gået igang med at udvikle en helt ny portfamilie, der skal erstatte 2/3 af det eksisterende produktprogram. I den forbindelse bruges produktvariantmasteren allerede i udviklingsfasen til at dokumentere det nye portprogram. Lederen af udviklingsafdelingen har sammenfattet den nye situation ved, at de nu har fået mere tid til det egentlige udviklingsarbejde. Til gengæld er udviklingsarbejdet også blevet mere omfattende. Man skal ikke blot, som tidligere, udvikle et produktkoncept, men derimod et detaljeret produktprogram, hvor alle detaljer er fuldt dokumenteret. Desuden har produktudvikling også fået ansvaret for vedligeholdelse og videreudviling af konfigureringssystemet, herunder også at bygge et konfigureringssystem for den nye portfamilie. Sælgerne var i begyndelsen noget bekymrede for, om konfigureringssystemet nu også kunne håndtere kundernes ønsker. Efter at have brugt systemet i nogle måneder var de fleste sælgere dog enige om, at konfigureringssystemet gav en klar og entydig definition af, hvad der var standardordrer, og hvad der var specialordrer. Ved specialordrer var der aftalt en merpris på 20 %, og desuden var leveringstiden ca. 10 uger. Dette gjorde, at mange kunder foretrak en port, der lå inden for de rammer, der var defineret i produktmodellen. Den korte leveringstid og den hurtige respons på kundernes forespørgsler havde medført en stigning i salget på ca. 20 %. Som eksemplet fra Doors A/S viser, kan der være betydelige forretningsmæssige gevinster ved at formalisere og it-støtte det kunderettede specifikationsarbejde. Som nævnt i indledningen er der allerede virksomheder, der har opbygget og implementeret konfigureringssystemer i deres organisation. Disse virksomheder har opnået en markant og varigt forbedret performance af de kunderettede forretningsprocesser, der vedrører tilpasning/specifikation af produkter i forhold til en kundes behov og udarbejdelse af specifikationer som f.eks. tilbud og produktionsgrundlag. Der findes imidlertid også et betydeligt antal virksomheder, der har forsøgt at opbygge og implementere konfigureringssystemer, hvor der har vist sig at være store vanskeligheder ved at gen- 26

21 nemføre projekterne. I andre tilfælde er det lykkedes at opbygge et konfigureringssystem, men efter nogen tid er systemet blevet droppet, ofte fordi det ikke bliver løbende opdateret. Nedenfor er beskrevet nogle af de problemer, der erfaringsmæssigt har vist sig ved opbygning og implementering af konfigureringssystemer: Der mangler forretningsmæssig fokus. Der er ikke foretaget en forretningsmæssig afklaring af, hvad man ønsker at opnå ved at opbygge og implementere et konfigureringssystem. F.eks. fordi projektet alene er styret af teknisk interesserede personer, der primært er optaget af de teknologiske muligheder. Der mangler ledelsesmæssig opbakning, og det opbyggede konfigureringssystem er ikke forankret i den daglige driftsorganisation. Det medfører bl.a., at konfigureringssystemet ikke bliver løbende opdateret. Dermed mister den viden, der er lagt ind i konfigureringssystemet, hurtigt sin aktualitet - ingen gider længere bruge systemet. Produkterne er ikke konfigurerbare. De enkelte produktfamilier og deres mulige variationer er ikke klart defineret. Produktsortimentet er ustruktureret, og der er ikke enighed om, hvilke varianter man ønsker at tilbyde, og hvilke markedssegmenter man ønsker at betjene. Det opbyggede konfigureringssystem er ikke struktureret og dokumenteret. Det gør det vanskeligt/umuligt at vedligeholde og videreudvikle konfigureringssystemet. Denne situation opstår typisk ved, at man straks begynder at programmere uden at have opbygget og dokumenteret en samlet beskrivelse af konfigureringssystemet. I de følgende kapitler beskrives en fremgangsmåde for opbygning og implementering af konfigureringssystemer. Første trin i fremgangsmåden er en analyse og redesign af de forretningsprocesser, der skal understøttes af et konfigureringssystem, herunder den fremtidige organisering af arbejdet. Næste trin omfatter en analyse og eventuel omstrukturering af de produkter, der skal lægges ind i et konfigureringssystem. Dernæst følger den detaljerede modellering, programmering, implementering og vedligeholdelse. Inden fremgangsmåden for opbygning af konfigureringssystemer præsenteres, er der i det næste kapitel givet en uddybende 27

22 beskrivelse af de forretningsprocesser, der varetager specifikation af produkter/ydelser i forhold til kundens behov de såkaldte specifikationsprocesser. I forlængelse heraf gives der en indledende beskrivelse af, hvad et konfigureringssystem er. 28