Ledelseshåndbog. Formål Håndbog til lederen af en bedrift, der har brug for ideer til forskellige ledelsesværktøjer.

Transkript

1 Ledelseshåndbog Formål Håndbog til lederen af en bedrift, der har brug for ideer til forskellige ledelsesværktøjer. Indhold Rekruttering af medarbejdere... 2 Stillingsannonce (eksempel)... 4 Jobbeskrivelse... 5 Ansættelsessamtalen... 6 Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af DRIFTSLEDER... 9 Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af FODERMESTER Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af ELEV/MEDHJÆLPER Introduktion af nyansat Hjælpeskema til forberedelse af introduktion Opfølgningssamtaler Medarbejdersamtaler Medarbejdersamtale - mellem ejer og driftsleder Medarbejdersamtale - mellem leder og medhjælper/elev Medarbejdermøder Forslag til dagsorden Fratrædelsessamtaler Støttespørgsmål til fratrædelsessamtale Evaluering af personalehåndbog/ansættelsesforhold... 54

2 Rekruttering af medarbejdere Ansættelser Checkliste for ansættelser og stillingsannonce Inden der ansættes en medarbejder overvejes, hvad det er for en opgave, der skal løses og dermed hvilken medarbejder, der er behov for: Job profil - Hvilken arbejdsplads skal besættes? - Faglige kvalifikationer - ønskelige/nødvendige - Personlige kvalifikationer - Er der krav til administration? (E-kontrol, registreringer osv.) - Placering i stald eller også i marken - Skal kunne oplære nye medarbejdere? - Teknisk forståelse/lave reparationer Ansvar og kompetence - hvilket reelt ansvar skal personen kunne tage? - Driftsleder - reelt ansvar for drift og personale - Fodermester - ansvar for den daglige pasning - Medhjælper, ansvar i enkelt afdelinger - Elev, som kræver styring og oplæring - Skoledreng til forefaldende arbejde - Husbondafløser til spidsbelastning (fast vikar eller ved behov) - Kræves selvstændighed (skal man f.eks. kunne klare weekender alene?) Praktiske forhold 1. Lønniveau 2. Bopæl - skal helst bo på bedriften eller ikke. 3. Kørekort? 4. Sprog - dansk/engelsk/tysk 5. Andre sociale forhold (sport, bolig) Annoncering Afhængig af hvilken type medarbejder der søges vælges medie. Det kan være: - Jyllands-Posten eller Landsbladet til en driftsleder - Lokalavisen til en medarbejder - Opslag på landbrugsskolen til en elev Selve annoncen

3 Hvilket signal ønsker vi at sende - om arbejdsforhold, ansvar, bolig og lønniveau. Tidsfrister - hvornår ønsker vi, at den nye medarbejder skal tiltræde i forhold til eventuel opsigelse på nuværende arbejdsplads? Eksempel på en stillingsannonce: (se vedlagte bilag)

4 Stillingsannonce (eksempel) Svinegården ApS søger fra 1/1-03 en erfaren medarbejder til at varetage ansvaret for farestalden i et produktionsapparat med 600 søer og fuld slagtesvineproduktion. Vi driver i alt 300 Ha. Dyrene er opstaldet i nyere staldanlæg med bl.a. løsgående drægtige søer med transponderfodring og traditionel løbeafdeling. Vi vægter dyrenes trivsel meget højt og sætter pris på en munter omgangstone, samt nogle pæne og ordentlige omgivelser. Dine arbejdsopgaver - de daglige opgaver i fareafdelingen - oplæring af elev i farestaldens arbejde Kvalifikationer års erfaring med pasning af farestald - selvstændig + ansvarsfuld - god systematik - ordenssans Vi tilbyder - løn efter kvalifikationer - nyrenoveret bolig - godt socialt arbejdsmiljø med to andre ansatte (18 og 25 år) Yderligere oplysninger kan ske ved henvendelse til: Lars Landmand Svinegården 9999 Landkær Tlf:

5 Jobbeskrivelse Formål At få beskrevet den ansattes ansvars og arbejdsområder i detaljer og på et lidt mere overordnet plan til støtte både for arbejdsgiveren og for den nyansatte både ved ansættelsen og den årlige medarbejdersamtale. Jobbeskrivelsens indhold Stilling: Evt. staldafdeling: Navn: Formål med stillingen: Nærmeste overordnede: (herunder placering i organisationsplanen) Væsentligste ansvarsområder: (f.eks. personaleansvar, daglig drift, oplæring, motivering, strategiske overvejelser) Væsentligste arbejdsopgaver: (f.eks. konkrete opgaver) Væsentligste beføjelser: (f.eks. indkøb af foder, indkøb af toiletpapir!) Krav til erfaring og kvalifikationer: (fagspecifikke, ledererfaring, oplæring af elever, samarbejdsvilje og andre personlige kvalifikationer m.v.)

6 Ansættelsessamtalen Forløb af ansættelsessamtalen 1. Præsentation og fremvisning af bedriften: - produktionen - ansatte - familien - resultater - målsætninger og ønsker til fremtidig udvikling - overordnet politik indenfor dyrevelfærd, arbejdsmiljø m.v. 2. Arbejdsopgaver: - stillingsbeskrivelse med ansvar og kommandoveje 3. Personalepolitik - den løbende kommunikation f.eks. medarbejdermøder (hvornår og hvordan) - medarbejder- og fratrædelsessamtaler - uddannelsesmuligheder på gården - efteruddannelsesmuligheder - deltagelse i erfa-grupper m.v. - takt og tone på bedriften - orden og rengøringsniveau - sociale arrangementer - arbejdstider 4. Den jobsøgende: - mål / forventninger til jobbet - tidligere ansættelser - erfaringer - skoleophold - fritidsinteresser - private forhold 5. Praktiske forhold: - boligforhold 6. Aftaler til kontrakten - arbejdstid inkl. weekendarbejde - evt. overarbejde - ferie / sygdom m.v. - løn, bonus, løn under ferie, kurser m.v. - prøveperiode - tidspunkt for ny lønforhandling og/eller ændret arbejdstid 7. Giv begge parter tid til at overveje ansættelsen

7 - som arbejdsgiver skal personen vurderes nøje og oplysninger indsamles f.eks. hos tidligere arbejdsgivere - aftal tidspunkt for hvornår parterne giver hinanden besked

8 Tips til selve samtalen afsæt god tid til samtalen stil begrundede spørgsmål skab en afslappet atmosfære lad dig ikke styre af dit første indtryk se ansøgeren i forskellige situationer prioriter nogle vigtige punkter til samtalen

9 Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af DRIFTSLEDER 1. Hvorfor har du søgt stillingen som driftsleder? 2. Hvad er dine stærke/svage sider? 3. Hvad tror du der er svært ved at være driftsleder? 4. Hvilke arbejdsopgaver skal en driftsleder efter din opfattelse tage sig af? 5. Hvilke krav tror du andre medarbejdere stiller til en god driftsleder? 6. Kan du give et signalement af en dårlig driftsleder? 7. Hvordan reagerer du på kritik, som du synes er helt uberettiget? 8. Hvad er dit umiddelbare indtryk af produktionen? Hvad gør vi godt? Hvad gør vi mindre godt? 9. Hvilke forslag har du til at få endnu dygtigere og mere motiverede medarbejdere på bedriften?

10 10. Hvad vil du gøre i følgende tilfælde?: - sygefraværet hos dine medarbejdere er i de sidste måneder steget drastisk? - dine medarbejdere hænger med hovedet og er modløse? - der har bredt sig en stemning af mismod? - alle synes det hele virker uoverskueligt? 11. Hvordan vil vi kunne se, at problemerne er løst?

11 Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af FODERMESTER (med ansvar for f.eks. en afdeling og reference til ejer eller en driftsleder) 1. Hvorfor har du søgt stillingen som fodermester/afdelingsleder? 2. Hvad er dine stærke/svage sider? 3. Hvordan reagerer du på kritik, som du synes er helt uberettiget? 4. Hvad tror du der er svært ved at være fodermester/afdelingsleder? 5. Hvilke arbejdsopgaver skal en fodermester efter din opfattelse tage sig af? 6. Hvordan ser du på muligheden for at afløse i andre staldafsnit, i marken eller ang. vedligehold og reparationer? 7. Hvilke erfaringer har du med oplæring af elever? 8. Har du tænkt over, hvordan man bedst lærer andre en færdighed? 9. Hvilke af dine menneskelige/personlige egenskaber vil du bruge, når du skal lære fra dig?

12 10. Hvilke krav stiller du til en god fodermester? Kan du give et signalement af en dårlig fodermester? 11. Hvad er dit umiddelbare indtryk af produktionen? 12. Hvilke ønsker har du til en løbende informationer om bedriften som helhed samt medarbejdermøder m.v.?

13 Spørgsmålsforslag til ansættelsessamtaler - ansættelse af ELEV/MEDHJÆLPER 1. Hvorfor har du søgt stillingen som her hos os? 2. Hvilke erfaringer har du med pasning af grise? 3. Hvad er du rigtig god til mht. pasning af grise? Hvad er du knap så god til? Hvad kunne du tænke dig at blive bedre til? 4. Hvilke opgaver mener du, at en elev skal have? 5. Hvad ville du gøre i følgende tilfælde? - Du er utilfreds med den måde arbejdsdelingen er på? 6. Hvordan har du det med at samarbejde med andre på en skala fra 0-13? - Hvad bygger du det på?

14 7. Hvad tror du, der kan være svært ved at være elev/ medhjælper her? 8. Hvordan reagerer du på kritik, som du synes er helt forkert? 9. Hvilke fritidsinteresser har du? 10. Hvordan er din boligsituation? 11. Kan du beskrive dine familieforhold?

15 Introduktion af nyansat Formål - at sikre den nye medarbejder en tryg og behagelig start på det nye arbejde. De nye medarbejder skal føle sig velkommen. - at den nye medarbejder introduceres til kollegaer / familie på bedriften. - at den nye medarbejder kommer godt fra start med de nye arbejdsopgaver - at den nye medarbejder får lejlighed til at påvirke sin egen dagligdag. Ansvar for planlægning af introduktionen Hvem har ansvaret for medarbejderen den første dag: Hvem har ansvaret for at introducere de enkelte arbejdsopgaver: Inden første arbejdsdag Hvad skal være klar: F.eks.: - Arbejdstøj - Arbejdsplan - Introduktionsplan Første arbejdsdag/uge Mødetidspunkt første kl. dag: Introduktion indbefatter: (f.eks. tekniske apparater, fodermaskine, rundvisning på bedriften, andre ansatte, familien) Hvor starter arbejdet for den nye? Hvem har ansvaret for at introducere den nye?: På den første dag udleveres: (f.eks. arbejdstøj, nøgler, personalehåndbog m.v.) Hvilke opgaver skal der begyndes med?

16 Hvad er planen for den første uge/måned for den nye? Skal der gøres noget specielt ud af kaffepausen? (f.eks. rundstykker som velkomst)

17 Hjælpeskema til forberedelse af introduktion Følgende skema kan bruges som checkliste for at få gennemført og husket de ting, der skal udføres inden en nyansat ankommer. Arb. opg. Beskriv opgaven Mål Hvad kan den nyansatte, når aktiviteten er gennemført? Metode Hvordan skal den nyansatte oplæres i aktiviteten? Deltagere Hvem deltager i opgaverne som vejleder Ansvar Hvem har ansvaret for gennemførelse? Tidspunkt Hvornår skal det foregå?

18 Opfølgningssamtaler Samtale efter 2 uger Formål En evaluering af om jobstarten og introduktionen til arbejdspladsen og arbejdet er forløbet som forventet. Støttespørgsmål: 1. Hvilke arbejdsopgaver lever op til dine forventninger? Hvilke gør ikke? 2. Hvordan synes du arbejdsmængden er? Efter f.eks. 2-3 måneder Formål En evaluering af hvad der er anderledes for medarbejderen nu, i forhold til da han / hun startede samt om jobbets indhold og medarbejderens kvalifikationer svarede til det forventede for både arbejdsgiver og den ansatte. Støttespørgsmål: 1. Hvordan har arbejdet svaret til dine forventninger, og til de informationer du modtog før tiltrædelsen? 2. Hvordan har du det med introduktionen til bedriften og arbejdsopgaverne? 3. Har du nogle bemærkninger/forslag til introduktionsplanen?

19 4. Hvordan har arbejdets indhold, ansvar og kompetence været defineret? 5. Hvilke arbejdsopgaver har været svære? Hvilke har været lette? 6. Hvordan oplever du din nærmeste leder i introduktionsforløbet? - f.eks. i forhold til interesse og støtte? 7. Hvordan oplever du den mængde af tilbagemeldinger/vurderinger du har fået for din arbejdsindsats af leder og kolleger? 8. Hvordan oplever du at eventuelle ønsker, ideer eller klager fra din side er blevet behandlet? 9. Hvilke forhold på bedriften er i særlig grad hæmmende eller fremmende for dit arbejde? 10. Hvordan oplever du samarbejdet med de enkelte kolleger? 11. Hvordan oplever du at dine faglige kvalifikationer er dækkende for dine arbejdsopgaver? 12. Hvordan er du alt i alt tilfreds med arbejdsforholdene?

20

21 Efter 1 år Formål Hele indslusningsforløbet til den nye arbejdsplads skal evalueres, så både arbejdsgiver og den ansatte kan lære noget af det. Støttespørgsmål: 1. Hvordan har du oplevet forløbet siden ansættelsen? 2. Hvilke dele af jobbet har levet op til dine forventninger? Hvilke har ikke? 3. Hvordan oplever du muligheden for sparring med lederen og kolleger? 4. Hvilke kompetencer har du oplevet efter 1 års ansættelse? 5. Hvilke mål, der var med indslusningen af dig som nyansat er nået? Hvilke er ikke 6. Hvad kan være anderledes/være bedre?

22 Medarbejdersamtaler Tjekliste til brug ved medarbejdersamtale Medarbejdersamtale - mellem ejer og driftsleder En medarbejdersamtale er - En dialog mellem medarbejder og leder - Et redskab til at udvikle sig selv - Et redskab til at udvikle arbejdspladsen - Et redskab til uddannelsesplanlægning En medarbejdersamtale kan indeholde emner som - Hvordan fungerer jeg i mit job? - Passer mine arbejdsopgaver til mine færdigheder? - Får jeg udfordringer nok? - Er der arbejdsgange, der kan forbedres? - Hvordan oplever jeg min leder? - Hvad er mine uddannelsesønsker- og behov? En medarbejdersamtale bør gennemføres 1 gang om året og den skal løbende følges op. Gennemfører vi de aftaler, som vi laver? Før samtalen For at samtalen forløber så effektivt som muligt er det en god idé at anvende et skema som støtte og vejledning. Skemaet sikrer, at man kommer rundt om de væsentligste problemstillinger og at man får noteret aftaler ned. Både leder og medarbejder skal læse skemaet igennem inden samtalen og eventuelt notere nogle stikord. Selve samtalen skal foregå på et sted og på et tidspunkt, hvor man kan sidde i fred og ro uden forstyrrelser. Længden af samtalen kan variere meget, men erfaringer viser, at de ofte tager 1 til 2 timer. Forberedelse - Aftale møde tid og sted med medarbejderen - Afsætte mindst 2 timer til samtalen - Forberedelsesskema udleveres til medarbejderen i god til inden samtalen (f.eks. senest 1 uge før) - Gennemlæsning af stillings- og funktionsbeskrivelse - Gennemlæsning af konklusions- og udviklingsskemaet fra forrige

23 medarbejdersamtale - Gennemgå punkterne i forberedelsesskemaet - Være indstillet på at samtalen bliver en god, åben og ligeværdig dialog - Gøre sig klart, at medarbejdersamtalen spænder over en lang tidsmæssig periode, og det dermed ikke er her-og-nu situationen der er det væsentlige. Selve samtalen - Lederen skal give sit syn på de opnåede resultater i den forløbne periode - En snak om de nuværende arbejdsopgaver og prioriteringen af dem? - Drøftelse af forslag til forbedringer af trivsel og effektivitet i afdelingen? - En snak om de mål medarbejderen skal nå i den kommende periode. - Udveksling af gensidige forventninger, og drøfte hvordan, det indbyrdes samarbejdet skal udvikles i fremtiden - Afklaring ang. uddannelsesbehovet i forhold til de kommende arbejdsopgaver. - Drøftelse af medarbejderens udviklingspotientiale - Diskussion af andre personlige aspekter for medarbejderen. Afslutning på samtalen - Har både lederen og medarbejderen haft udbytte af samtalen? - Er alle relevante emner diskuteret? - Er alle fælles beslutninger m.h.t. til mål, arbejdsopgaver, træning og uddannelse nedskrevet til næste medarbejdersamtale? - Er der klarhed over hvem, der gør hvad og hvornår beslutningerne føres ud i livet? Efter samtalen Hvis medarbejdersamtalen ikke bliver fulgt op er der stor sandsynlighed for at den bliver en negativ oplevelse, fordi der ikke kom et resultat ud af samtalen. Derfor skal man i fællesskab udarbejde et kort resume eller handlingsplan, hvor de aftaler man har lavet noteres. Både leder og medarbejder skal have resumeet/handlingsplanen. Sådan mislykkes medarbejdersamtalen! - For højt ambitionsniveau og urealistiske forventninger til medarbejdersamtalens formåen. - Urealistiske handlingsplaner. - Uklarhed om, hvem der skal tage initiativ til samtalen. - Man taler til hinanden i stedet for med hinanden og/eller bruger tiden til alt andet end at diskutere arbejdsforhold og relationer. - En fejlopfattelse af at samtalen kun går ud på at diskuterer efteruddannelse og løn. - Miljø, tradition og lederstil, der bygger på distance og autoritet, i stedet for åbenhed og

24 fælles problemløsning. - Uvanthed med at tale om følelsesmæssige samarbejdsspørgsmål.

25 Støttespørgsmål til medarbejdersamtalen mellem ejer og driftsleder Siden sidst 1. Kommentarer til opfølgning på sidste samtale Til notater 2. Hvilke mål har du haft med dine arbejdsopgaver i årets løb? 3. Hvordan vurderer du, at dine mål er opnået i årets løb?

26 4. Hvordan vurderer du resultatet af arbejdet i tiden siden sidste samtale (arbejdsmæssigt og uddannelsesmæssigt)? Hvad er gået bedre end forventet og hvad er årsagen? Hvad er gået dårligere end forventet og hvad er årsagen? Hvordan passer målene for bedriften til dine personlige mål? Hvad er dine mål i det kommende år?

27 Arbejdsopgaver 5. Hvordan trives du som medarbejder med arbejdet? Til notater 6. Har der været nogle uforudsete opgaver I dit arbejde? I så fald hvilke? 7. Hvilke arbejdsopgaver finder du som medarbejder/leder vigtigst? 8. Kan du komme I tanke om at nogle kundskaber eller færdigheder, som du mangler for at udføre dit job her?

28

29 9. Hvad er du rigtig god til I forhold til jobbet? Hvad er du knap så god til? 10. Er der helt nye arbejdsopgaver til næste år? 11. Er arbejdsmængden passende? 12. Hvilke opgaver kunne med fordel overgå til andre?

30 Arbejdsforhold 13. Er arbejdsvilkårene i orden? (information, fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hjælpemidler m.v.)? Til notater 14. Hvordan oplever du boligforhold, måltiderne/pauserne, de sociale arrangementer? 15. Hvordan fungerer samarbejdet med kolleger og arbejdsgiveren? Hvordan fungerer arbejdsfordelingen? Hvordan oplever du dig selv som leder? Hvordan tror du at dine medarbejdere oplever dig?

31 16. Hvordan fungerer samarbejdet til eksterne samarbejdspartnere? (leverandører, dyrlæge, konsulent mv.) 17. Er der andre forhold af arbejdsmæssig eller privat karakter, som du som medarbejder ønsker at drøfte?

32 Fremtiden 18. Hvad vurderer du som medarbejder er din væsentligste opgaver i den kommende tid? Til notater 19. Har du som medarbejder/leder nogen ønsker om at det nuværende job skal ændres på nogle punkter? 20. Har du som medarbejder forslag til, hvordan bedriften kan blive en bedre arbejdsplads? (arbejdsmetoder, rutiner, information)

33 Resume af medarbejdersamtale Resumeet skal sikre, at I har en fælles opfattelse af hvilke vigtige opgaver, jobændringer og uddannelsesaktiviteter, der er aftalt: - Hvad har I konkret aftalt? - Kræver planen/aftalen at andre inddrages? - Hvem skal kontaktes? - Hvem tager initiativet? Både leder og medarbejder skal have kopi af resumeet. Aftaler og ansvarsfordeling Følgende er aftalt vedrørende arbejdsopgaver: Ansvarlig: Følgende er aftalt vedrørende arbejdsforhold : Ansvarlig: Følgende er aftalt vedrørende fremtiden: Ansvarlig:

34 Følgende er aftalt vedrørende uddannelse og karriereønsker og planer: Ansvarlig:

35 Tjekliste til brug ved medarbejdersamtale Medarbejdersamtale - mellem leder og medhjælper/elev En medarbejdersamtale er - En dialog mellem medarbejder og leder - Et redskab til at udvikle sig selv - Et redskab til at udvikle arbejdspladsen - Et redskab til uddannelsesplanlægning En medarbejdersamtale kan indeholde emner som - Hvordan fungerer jeg i mit job? - Passer mine arbejdsopgaver til mine færdigheder? - Får jeg udfordringer nok? - Er der arbejdsgange, der kan forbedres? - Hvordan oplever jeg min leder? - Hvad er mine uddannelsesønsker- og behov? En medarbejdersamtale bør gennemføres 1 gang om året og den skal løbende følges op. Gennemfører vi de aftaler, som vi laver? Før samtalen For at samtalen forløber så effektivt som muligt er det en god idé at anvende et skema som støtte og vejledning. Skemaet sikrer, at man kommer rundt om de væsentligste problemstillinger og at man får noteret aftaler ned. Både leder og medarbejder skal læse skemaet igennem inden samtalen og eventuelt notere nogle stikord. Selve samtalen skal foregå på et sted og på et tidspunkt, hvor man kan sidde i fred og ro uden forstyrrelser. Længden af samtalen kan variere meget, men erfaringer viser, at de ofte tager 1 til 2 timer. Forberedelse - Aftale møde tid og sted med medarbejderen - Afsætte mindst 2 timer til samtalen - Forberedelsesskema udleveres til medarbejderen i god til inden samtalen (f.eks. senest 1 uge før) - Gennemlæsning af stillings- og funktionsbeskrivelse - Gennemlæsning af konklusions- og udviklingsskemaet fra forrige medarbejdersamtale - Gennemgå punkterne i forberedelsesskemaet

36 - Være indstillet på at samtalen bliver en god, åben og ligeværdig dialog - Gøre sig klart, at medarbejdersamtalen spænder over en lang tidsmæssig periode, og det dermed ikke er her-og-nu situationen der er det væsentlige. Selve samtalen - Lederen skal give sit syn på de opnåede resultater i den forløbne periode - En snak om de nuværende arbejdsopgaver og prioriteringen af dem? - Drøftelse af forslag til forbedringer af trivsel og effektivitet i afdelingen? - En snak om de mål medarbejderen skal nå i den kommende periode. - Udveksling af gensidige forventninger, og drøfte hvordan, det indbyrdes samarbejdet skal udvikles i fremtiden - Afklaring ang. uddannelsesbehovet i forhold til de kommende arbejdsopgaver. - Drøftelse af medarbejderens udviklingspotientiale - Diskussion af andre personlige aspekter for medarbejderen. Afslutning på samtalen - Har både lederen og medarbejderen haft udbytte af samtalen? - Er alle relevante emner diskuteret? - Er alle fælles beslutninger m.h.t. til mål, arbejdsopgaver, træning og uddannelse nedskrevet til næste medarbejdersamtale? - Er der klarhed over hvem, der gør hvad og hvornår beslutningerne føres ud i livet? Efter samtalen Hvis medarbejdersamtalen ikke bliver fulgt op er der stor sandsynlighed for at den bliver en negativ oplevelse, fordi der ikke kom et resultat ud af samtalen. Derfor skal man i fællesskab udarbejde et kort resume eller handlingsplan, hvor de aftaler man har lavet noteres. Både leder og medarbejder skal have resumeet/handlingsplanen. Sådan mislykkes medarbejdersamtalen! - For højt ambitionsniveau og urealistiske forventninger til medarbejdersamtalens formåen. - Urealistiske handlingsplaner. - Uklarhed om, hvem der skal tage initiativ til samtalen. - Man taler til hinanden i stedet for med hinanden og/eller bruger tiden til alt andet end at diskutere arbejdsforhold og relationer. - En fejlopfattelse af at samtalen kun går ud på at diskuterer efteruddannelse og løn. - Miljø, tradition og lederstil, der bygger på distance og autoritet, i stedet for åbenhed og fælles problemløsning.

37 - Uvanthed med at tale om følelsesmæssige samarbejdsspørgsmål.

38 Støttespørgsmål til medarbejdersamtalen mellem leder og medhjælper/elev Siden sidst 1. Kommentarer til opfølgning på sidste samtale Til notater 2. Hvilke mål har du haft med dine arbejdsopgaver i årets løb? 3. Hvordan vurderer du resultatet af arbejdet i forhold til dine mål? Hvad er gået bedre end forventet og hvad er årsagen? Hvad er gået dårligere end forventet og hvad er årsagen? Hvordan passer målene for bedriften til dine personlige mål? Hvad eller hvem har støttet dig i at nå dine mål? Hvad eller hvem har forhindret dig i at nå dine mål?

39 Hvad er dine mål i det kommende år?

40 Arbejdsopgaver 4. Hvordan trives du som medarbejder med arbejdet? Til notater 5. Har der været nogle uforudsete opgaver I dit arbejde? I så fald hvilke? 6. Hvilke arbejdsopgaver finder du som medarbejder vigtigst? (prøv at prioritere dem) 7. Hvilke opgaver har været de vanskeligste i det forløbne år?

41

42 8. Hvilke opgaver har været særligt motiverende for dig? 9. Kan du komme i tanke om nogle kundskaber eller færdigheder, som du mangler for at udføre dit job her? 10. Hvad er du rigtig god til i forhold til jobbet? Hvad er du knap så god til? 11. Er der helt nye arbejdsopgaver til næste år? 12. Er arbejdsmængden passende?

43 Arbejdsforhold 13. Er arbejdsvilkårene i orden? (information, fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hjælpemidler m.v.)? Til notater 14. Hvordan oplever du boligforhold, måltiderne/pauserne, de sociale arrangementer? 15. Hvordan oplever du samarbejdet med de andre på bedriften? Hvordan fungerer arbejdsfordelingen? Hvordan oplever du mig som leder? Hvordan tror du at dine kolleger oplever dig?

44 16. Hvordan fungerer samarbejdet til eksterne samarbejdspartnere? (leverandører, dyrlæge, konsulent mv.) 17. Er der andre forhold af arbejdsmæssig eller privat karakter, som du som medarbejder ønsker at drøfte?

45 Fremtiden 18. Hvad er dine væsentligste opgaver i den kommende tid? (prøv at prioritere dem) Til notater 19. Hvad kan du selv gøre for at blive bedre til at udfylde dit job? Hvad kan din leder gøre? 20. Har du som medarbejder nogle konkrete ønsker eller forventninger til din fremtid på arbejdspladsen? (arbejdstid, opgaver, ansvarsområde) 21. Hvilke behov og ønsker har du som medarbejder til uddannelse?

46

47 22. Hvilke behov har jeg for din uddannelse? 23. Har du som medarbejder forslag til, hvordan bedriften kan blive en bedre arbejdsplads? (arbejdsmetoder, rutiner, information)

48 Resume af medarbejdersamtale Resumeet skal sikre, at I har en fælles opfattelse af hvilke vigtige opgaver, jobændringer og uddannelsesaktiviteter, der er aftalt: - Hvad har I konkret aftalt? - Kræver planen/aftalen at andre inddrages? - Hvem skal kontaktes? - Hvem tager initiativet? Både leder og medarbejder skal have kopi af resumeet. Aftaler og ansvarsfordeling Følgende er aftalt vedrørende arbejdsopgaver: Ansvarlig: Følgende er aftalt vedrørende arbejdsforhold: Ansvarlig: Følgende er aftalt vedrørende fremtiden: Ansvarlig:

49 Følgende er aftalt vedrørende uddannelse og karriereønsker og planer: Ansvarlig:

50 Medarbejdermøder Forslag til dagsorden Ved afholdelse af medarbejdermøder er det vigtigt at der på forhånd er taget stilling til en dagsorden for mødet. Dagsordenen kan variere fra gang til gang alt efter hvad der er aktuelt på bedriften. Nedenunder ses et forslag til en dagsorden. Forslag til dagsorden: 1. Bordet rundt 2. Informationer fra ledelsen resultater og planer 3. Evt. et fagligt aktuelt emne. 4. Praktiske forhold f.eks. levering af grise, bestilling af sæd, dyrlæge-/konsulent besøg, ferie og fridage. 5. Arbejdsmiljø 6. Evt.

51 Fratrædelsessamtaler Her på bedriften gennemføres der fratrædelsessamtaler. Samtalen finder typisk dage før fratrædelse. sted: Formål At få en tilbagemelding fra medarbejderen om de ting, som er oplevet særligt positivt, og om ideer til forbedringer. Ansvar Det er der har ansvaret for at fratrædelsessamtalen bliver gennemført. Forberedelse Både medarbejderen og arbejdsgiveren skal være forberedte på samtalen. Som støtte til selve samtalen kan nedenstående støttespørgsmål bruges. Støttespørgsmål til fratrædelsessamtale 1. Hvilke arbejdsopgaver har efter din mening været de vigtigste i stillingen? 2. Hvilke arbejdsopgaver har interesseret dig mindst/mest hvorfor? 3. Hvordan vurderer du de arbejdsresultater, der er opnået i stillingen? 4. Har dit arbejdsområde været klart defineret med hensyn til: - ansvar - kompetence - indhold

52 5. Har du fået det ansvar vi lovede dig ved ansættelsessamtalen? 6. Hvordan har samarbejdet fungeret i forholdet mellem dig og: - lederen (ejer / driftsleder) - kolleger - andre 7. Hvordan har du oplevet det fysiske arbejdsmiljø? 8. Hvordan har du oplevet informationsniveauet?: - fra ledelsen - kolleger 9. Hvilke forhold har haft størst betydning i beslutningen om et stillingsskifte? 10. Hvordan vurderer du bedriften som arbejdsplads?

53 11. Er du tilfreds med boligforholdene? 12. Er personalehåndbogen anvendelig? - hvilke afsnit er gode? - hvilke afsnit er mangelfulde? 13. Er dagligdagen som vi lover i personalehåndbogen? 14. Hvordan har du selv kunnet påvirket din arbejdsplads? 15. Hvordan er arbejdsmiljøet på bedriften? 16. Hvordan oplever du den daglige ledelse? 17. Vil du anbefale jobbet til venner/bekendte?

54 Evaluering af personalehåndbog/ansættelsesforhold Vi bestræber os på at have en så god arbejds- og uddannelsesplads som mulig men erkender også, at vi altid kan blive bedre og, at vi hele tiden skal tilpasse os. Derfor håber vi at du vil besvare nedenstående spørgsmål. Vi vil bruge dine besvarelser til at gøre vores arbejdsplads til en forhåbentlig endnu bedre arbejdsplads. 1. Er personalehåndbogen anvendelig? Begrundelse: 2. Hvilke områder (emner/afsnit) er mangelfulde? Begrundelse: 3. Hvilke områder (emner/afsnit) er OK? Begrundelse: 4. Er dagligdagen som vi lover i personalehåndbogen? Begrundelse: 5. Hvordan er du tilfreds med boligforholdene? Begrundelse: 6. Har du fået det ansvar vi lovede dig ved ansættelsessamtalen? Begrundelse: 7. Er xxxxxxxx en god arbejdsplads? Begrundelse:

55 8. Kunne du selv have påvirket din hverdag? Begrundelse: 9. Hvordan er arbejdsmiljøet på xxxxxxxx? Begrundelse: 10. Hvordan oplever du den daglige ledelse? Begrundelse: 11. Vil du anbefale jobbet til venner og bekendte? Begrundelse: