Ledelse af frivillige - introduktion

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige - introduktion V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke primært overfor nærmeste familie

3 Ledelse tæt på eller? Ledelse af frivillige - at gøre sig selv arbejdsløs? Udfører primært arbejdet - fx med gudstjenester, børnene osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

4 Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen

5 Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx præsten, bestyrelsen, staben. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, staben ect. kører forskellige parallelle løb Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for kirken/evangeliet. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for kirkens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

6 Citat Det med at have indflydelse, det tror jeg er vigtigt. Det hænger sammen med det at lytte, men jeg tror det er vigtigt at give indflydelse. Dem, som bliver ledere i vores foreninger skal træffe nogle beslutninger, og det giver en fantastisk power. Det giver lyst til at lave endnu mere - når man rent faktisk har indflydelse og ikke bare sidder som en marionetdukke - eller fordi at nogen skal jo sidde der. (Morten, Viborg Idrætsråd) Esther Skov Rygaard

7 Ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

8 Ledelse som fire områder: en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

9 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Støt de eventuelle frivillige ledere Skab mulighed for dannelse af fællesskab og frem en god stemning - det smitter Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl kirkens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden om kirken (fx god introduktion) Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur/organisering der gavner arbejde (fastlægge møder, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

10 Uddeleger og samle op Det kan være svært at sætte krav til frivillige - de har sikkert travlt Det er lettere at gøre tingene selv Man glemmer at lave deadlines på opgave - lad personen selv sætte en deadline Lederen forventer, at folk selv holder øje med alle opgaver Skal man fyre en frivillig, hvis de ikke får gjort tingene? Hvordan uddelegere?

11 Kommunikation og videndeling

12 Citat: Det med at få kommunikeret visioner ud, det har vi været for dårlige til, det ved jeg... Oprindelig var visionen udviklet sammen med medlemmerne, men i det, at vi i ledelsen beslutter os for at gøre det, glemte vi at kommunikere ud til medlemmerne. Det er rigtig effektivt, at gennemføre idéer når vi er så få i ledelsen, som vi er, men man skal bare lige huske at kommunikere det ud til medlemmerne. (Frivillig leder. UPTV)

13 Kommunikation Kommunikation er afledt af latinske ord (communis, communicatio og communicare) som betyder fælles meddelelse, dele med nogen, gøre fælles) Alt er kommunikation - både det vi siger og ikke siger. Det vi gør - og ikke gør Intern kommunikation kan defineres som: Formidling som har til formål at skabe gavnlige relationer mellem personer for der igennem at motivere til at samarbejde om organisationens formål og værdier Kommunikation er både mundtlig, skriftlig og kropssprog/ handling

14 Kommunikation Kanal Afsender Modtager Fokus er på afsenderens evner. Er budskabet klart og tydeligt fra afsenderens hånd, vil afkodningen hos modtageren lykkes og personen vil forstå budskabet

15 HUSK at kommunikere! Op fx bestyrelsen, præster, ansatte På tværs fx teamledere, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere/deltagere

16 Dig, som afsender Husk at kommunikere viden ud til organisationen (vælg kanaler) Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab (Megafoneffekten) Frem videndeling i dit team (hvordan gøres det?) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke!

17 Kanal / medie Mundtlig: Møder, telefonsamtaler, skype Kropssprog (dobbeltkommunikation) Skriftlig: Mail, Facebook, Podio, sms, plakater, håndbøger, guides, fælles kalender fx på google osv. Skriftlig kommunikation - her går det ofte galt! - er bedst til: Viden- og informationsdeling mellem grupper / teams (fx Nu har jeg snakket med Jens om lån af trailer ) Rundsende invitation til fester mm. Korte spørgsmål, som kan besvares relativt enkelt (ikke debatter) Koordinere fx mødedatoer Positive updates Sammenfatte aftaler man har haft over telefonen

18 Receptionsmodellen Fokus på modtageren! Definition af kommunikation: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det Modtageren er styret af sin egen indre verden, hvor filtrering af budskaber sker

19 Fokus: modtageren Modtagerens lyttende indre verden afhænger bl.a. den følelsesmæssig tilstand Vi filtrerer typisk budskaber: Generaliseringer (tilsvarende erfaringer) Undladelser (høre kun det vi er optaget af) Forvrængninger (vores opfattelse, forventninger til afsenderen) Tillid til modtageren er afgørende for hvordan vi afkoder budskabet

20 Fokus: modtageren Vær opmærksom på, at vi lever i information overload. Vi er vant til mængder af information og forventer typisk, at den leveres nemt til os Sæt dig i modtagerens sted: Hvad vil denne tænke om budskabet? Hvilken kommunikationskanal er hensigtsmæssig at bruge? Undersøg hvad modtageren har hørt - spørg ind til det, se kropssprog

21 Forventninger - hvad og hvordan?

22 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at tjene Gud og bruge mine nådegaver At jeg kan udvikle mig som person

23 Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: kirken, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team/kirke? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?

24 Forventningsafstemning i ledelsesteamet / team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

25 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning