Udbud af indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. på Nørrebro og Østerbro

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen Udbud af indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. på Nørrebro og Østerbro Udkast til kontrakt 8. december 2017

2 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 KONTRAKTENS PARTER 4 2 GRUNDLAG FOR KONTRAKTEN 5 3 YDELSE 5 4 SAMARBEJDSFORM Kontakten mellem Renovatøren og Kommunen Meddelelser om skade på materiel, person eller ejendom Skader på opsamlingsmateriel Skader på person eller ejendom 7 5 MANDSKABET Medarbejdere Medarbejdere og vilkår Arbejdsmiljø og politikker 8 6 SOCIALE KLAUSULER OG SAMFUNDSANSVAR 8 7 INDSAMLINGSMATERIEL Krav til køretøjer Overdragelse af køretøjer på gas 9 8 MILJØBELASTNINGER 9 9 KONTROL OG TILSYN 9 10 PRISER OG REGULERING BETALING ÆNDRINGER OG FORSØGSORDNINGER M.V Ændringer i indsamlingsområde, beholdermateriel m.v. eller tømningssystem Ændringer i indsamlingsordningerne m.v Forsøgsordninger m.v. 12

3 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 2 13 SIKKERHEDSSTILLELSE ERSTATNINGSANSVAR UDEN FOR KONTRAKT OG FORSIKRING RENOVATØRENS MISLIGHOLDELSE OG BOD FORCE MAJEURE LOVGIVNINGS- OG MYNDIGHEDSKRAV UNDERLEVERANDØRER OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER MEDDELELSER ÆNDRINGER AF KONTRAKTEN OMKOSTNINGER KONFLIKTLØSNING OPSTARTSPERIODE IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR GENUDBUD KONTRAKTUDFÆRDIGELSE 21 APPENDIKS A: SERVICEATTEST ELLER ANDEN DOKUMENTATION APPENDIKS B: FORSIKRINGSPOLICE ELLER FORSIKRINGSCERTIFIKAT APPENDIKS C: SIKKERHEDSSTILLELSE APPENDIKS D: OPLYSNINGER OM UNDERLEVERANDØRER

4 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 3 BILAGSFORTEGNELSE - Bilag 1: Ydelsesbeskrivelse Bilag 1A: Renovatørens fremgangsmåde ved forsinkelser Bilag 1B: Priser [Tilbudslisten udfyldt af Renovatøren i tilbuddet] - Bilag 2: Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen - Bilag 2.1: Renovatørens arbejde i ASK Bilag 2A: Renovatørens kvalitetssikringssystem Bilag 2B: Uddannelse og oplæring - Bilag 3 Vejledning om medarbejdere omfattet af udbuddet - Bilag 3.1 Lokalaftale mellem 3F og Renonorden A/S, Bilag 3.2 Bilag 11 med protokollat - Bilag 3.3 Tillæg til lokalaftalen (Københavneraftalen) mellem Renonorden København A/S og 3F Kastrup - Bilag 4: Forhold vedr. medarbejdere - Bilag 4.1: Arbejdstagernes rettigheder - Bilag 4.2: Renovatørens samfundsansvar (CSR) Bilag 4A: Renovatørens arbejdsmiljøforhold - Bilag 5: Krav til køretøjer og miljø Bilag 5A: Renovatørens miljøstyringssystem Bilag 5B: Klima- og miljøbelastninger fra indsamlingskøretøjer Bilag 5C: Renovatørens tiltag for reduktion af øvrige klima- og miljøbelastninger - Bilag 6: Bod og bonus - [Bilag 7: Rettelsesblade nr. ***]

5 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 4 [Aftale om udførelse af de udbudte ydelser træffes ved indgåelse af kontrakt som gengivet i det følgende. Nedenstående kontraktudkast vil efter udfyldelse af de med skarp parentes markerede afsnit med relevant tekst (eller slettelse) skulle underskrives af Københavns Kommune og den vindende tilbudsgiver. Endelig aftale er først indgået, når kontraktudkastet er underskrevet af begge parter]. 1 KONTRAKTENS PARTER Mellem undertegnede parter København Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Byens Drift Affald og Genbrug Islands Brygge København S (i det følgende kaldet Kommunen) og [Virksomhedens navn] [Adresse] [Postnr. By] [CVR.nr. ## ## ###] (i det følgende kaldet Renovatøren) er d.d. indgået følgende Kontrakt om indsamling af bioaffald fra etageboliger m.v. i Nørrebro/Østerbro (i det følgende kaldet Kontrakten)

6 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 5 2 GRUNDLAG FOR KONTRAKTEN Nærværende Kontrakt mellem ovennævnte parter er indgået med baggrund i EUudbud 200[#/S ##-######] i henhold til Udbudsloven, jf. lov nr af 15. december Kontrakten omfatter følgende dokumenter: - Nærværende Kontrakt med de i bilagsfortegnelsen anførte bilag - Kopi af Serviceattest eller anden dokumentation for, at Renovatøren ikke er omfattet af de i Udbudslovens 135, stk. 1 og stk. 3, samt 137, stk. 1, nr. 2 nævnte udelukkelsesgrunde.[indsættes som Appendiks A INDEN underskrivelse af Kontrakten]. - Kopi af forsikringspolice eller forsikringscertifikat jf. pkt. 14 [indsættes som Appendiks B INDEN underskrivelse af Kontrakten]. - Garantidokument fra bank eller lignende sikkerhedsstillelse, jf. pkt. 13 [indsættes som Appendiks C senest 10 dage efter underskrivelse af Kontrakten]. - Oplysninger om underleverandører, jf. pkt. 18 [indsættes som Appendiks D IN- DEN underskrivelse af Kontrakten]. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem ovennævnte dokumenter gælder følgende rangorden: 1. [Rettelsesblad(e) nr. ***(vedlagt som Bilag 7)] 2. Kontrakten 3. Bilag, der ikke er efterfulgt af et bogstav 4. Bilag, der er efterfulgt af et bogstav 5. Appendiks A, B, C og D 3 YDELSE Kontrakten omfatter de i Bilag 1 anførte indsamlingsydelser. Renovatøren skal sikre, at han til hver en tid i hele kontraktperioden stiller tilstrækkelige ressourcer til rådighed, så der kan ske en tilfredsstillende og driftssikker udførelse af de i Kontrakten specificerede ydelser. Herudover forpligter Renovatøren sig til under Kontrakten at rådgive Kommunen om alle forhold vedrørende ydelserne i Kontrakten, herunder ny viden om valg af arbejdsmetoder, materialer og udstyr.

7 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 6 Renovatøren er i hele kontraktperioden uberettiget til at udføre indsamlingsydelser omfattet af Bilag 1 for andre end Kommunen i det af Kontrakten omfattede område. Konstaterer eller forudser Renovatøren forhold, der kan føre til problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske Kommunens udbytte af Kontrakten, er Renovatøren forpligtet til straks at oplyse Kommunen herom. Renovatøren indestår for, at han kan levere de i Kontrakten anførte ydelser i den forventelige kvalitet og til de priser, der fremgår af den af Renovatøren udfyldte tilbudsliste (Bilag 1B). Renovatøren indestår ligeledes for, at han opfylder de krav til mandskab, indsamlingsmateriel m.v., der fremgår af Kontrakten inklusiv bilag. 4 SAMARBEJDSFORM 4.1 Kontakten mellem Renovatøren og Kommunen Samarbejdet mellem Renovatøren og Kommunen skal foregå som anført i Bilag 2 med underbilagene 2A og 2B samt Bilag 2.1. Renovatøren er således forpligtet til at efterleve kravene anført heri, herunder i forhold til den i Bilag 2 specificerede entreprise- og kørselsledelse. Eventuelle opståede konflikter vil tilstræbes løst tættest mulig på det niveau, hvor konflikten er opstået. Bilag 2 indeholder en beskrivelse af den model for konfliktløsning, som Kommunen vil anvende i samarbejdet med Renovatøren. Renovatøren skal møde Kommunens niveauer i konfliktløsningsmodellen. Renovatøren er forpligtet til at råde over nødvendigt og opdateret IT-udstyr, samt at implementere elektroniske kommunikationsmetoder og anvende elektroniske værktøjer til styring af opgaven, herunder til at anvende Kommunens internetbaserede kontaktsystem (ASK) til kommunikation som anført i Bilag 2 og i Bilag Meddelelser om skade på materiel, person eller ejendom Skader på opsamlingsmateriel Hvis opsamlingsmateriel (affaldsbeholdere m.v.) beskadiges eller ødelægges af Renovatøren (eller nogen for hvem Renovatøren bærer ansvaret) under tømning, skal dette straks meddeles direkte til borgeren/kunden og til Kommunen. Borgeren/kunden informeres via meddelelsesseddel, som efterlades på det beskadigede materiel med besked om, at Renovatøren giver besked til Kommunen. Renovatøren skal indberette skader via ASK, jf. Bilag 1, pkt I forbindelse med kontraktopfølgning vurderes omfanget af skader ud fra Renovatørens indberetninger samt klager fra kunderne, der er meldt ind i ASK. På baggrund heraf igangsættes eventuelt handleplan samt håndtering af erstatningskrav mod Renovatøren.

8 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side Skader på person eller ejendom Såfremt Renovatøren (eller nogen for hvem Renovatøren bærer ansvaret) under arbejdets udførelse forvolder skader på tredjemands person eller ejendom, skal Renovatøren straks informere Kommunen og berørte grundejere herom, ligesom Renovatøren skal anmelde skaden til sit forsikringsselskab jf. pkt MANDSKABET 5.1 Medarbejdere Renovatøren er forpligtet til at råde over fagligt kompetent arbejdskraft inden for alle relevante medarbejderkategorier Medarbejdere og vilkår Renovatøren overtager pr. 1. juni 2018 ( overtagelsesdagen ) de medarbejdere, der på tidspunktet for opgavens overtagelse forestår indsamlingen af bioaffald fra etageboliger m.v. på Nørrebro og Østerbro. En oversigt over medarbejderne, som pr. 1. november 2017 er beskæftiget på de udbudte entrepriser, samt en beskrivelse af disses ansættelsesvilkår findes i Bilag 3. Renovatøren er forpligtet til at overtage de medarbejdere, der på overtagelsesdagen er beskæftiget med opgaven. Der kan ske en vis ændring i medarbejdersammensætningen i perioden indtil opgavernes overtagelse. Det antal medarbejdere, der arbejder på de udbudte opgaver pr. 1. november 2017, er dog udtryk for en normalbesætning ud fra den nuværende tilrettelæggelse af varetagelsen af opgaven. Medarbejderne er alle omfattet af landsoverenskomsten mellem ATL/DI og 3F, jf. Bilag 3, pkt Medarbejderne skal overtages efter reglerne i lov nr. 111 af 21. marts 1979 om medarbejderes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer på de ansættelsesvilkår, som gælder på tidspunktet for opgavens overtagelse. Enhver omkostning forbundet med overtagelsen af medarbejdere påhviler Renovatøren. Kommunen påtager sig intet ansvar for forhold, der vedrører overtagelse af medarbejdere. I forbindelse med opgavens overtagelse skal Renovatøren med overtagelsesdagen som skæringsdag medvirke til gennemførelse af sædvanlig refusion vedrørende medarbejderforpligtelser, herunder blandt andet enhver form for løntilgodehavende og rettigheder vedrørende ferie, overarbejde og afspadsering mv. Københavns Kommune er i forbindelse med opgavens eventuelle genudbud berettiget men ikke forpligtet til at lade medarbejdere, der er beskæftiget med opgavernes udførelse indgå i eventuelt genudbud. Renovatøren skal i givet fald bistå med tilvejebringelse af enhver oplysning om medarbejderforhold af tilsvarende art, som de der er stillet til rådighed for tilbudsgiverne ved nærværende udbud, jf. pkt 26.

9 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side Arbejdsmiljø og politikker Alle ydelser skal være i overensstemmelse med den for Renovatøren og Kommunen gældende arbejdsmiljølovgivning. Det er yderligere et krav, at Renovatøren i overensstemmelse med den for Renovatøren gældende lovgivning vil arbejde aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed ved opfyldelse af Kontrakten. Såfremt Renovatøren får påbud fra Arbejdstilsynet eller tilsvarende national myndighed i kontraktperioden, skal Renovatøren straks skriftligt meddele dette til Kommunen. Krav til mandskab og mandskabsfaciliteter fremgår af Bilag 4 om Forhold vedr. medarbejdere. Bilag 4 med underbilaget 4A indeholder endvidere krav til Renovatørens arbejdsmiljø. Manglende overholdelse af de i Bilag 4 og 4A nærmere beskrevne forpligtelser i relation til arbejdsmiljø vil blive anset for væsentlig misligholdelse af Kontrakten. 6 SOCIALE KLAUSULER OG SAMFUNDSANSVAR Renovatøren skal overholde vilkårene i de som Bilag 4.1 og 4.2 vedlagte kontraktbilag om Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune og Renovatørens samfundsansvar (CSR). Ved underskrivelse af Kontrakten er Renovatørens underskrift samtidig gældende som underskrift for Bilag 4.1 og 4.2. Ved opfyldelsen af Kontrakten indestår Renovatøren for Renovatørens og dennes eventuelle underleverandørs overholdelse og efterlevelse af Københavns Kommunes til enhver tid gældende vilkår om Renovatørens samfundsansvar. Hvis disse vilkår ændres i kontraktperioden, og ændringerne samlet set medfører dokumenterbare meromkostninger for Renovatøren i forhold til vilkårene ved Kontraktens indgåelse, er Renovatøren berettiget til dækning af sine dokumenterede meromkostninger herved. 7 INDSAMLINGSMATERIEL 7.1 Krav til køretøjer Renovatøren er forpligtet til at råde over egnet og tilstrækkeligt materiel til udførelse af ydelserne. Køretøjerne skal kunne varetage alle indsamlingsopgaver i entreprisen og skal kunne anvendes under de trafikmæssige forhold, som findes i byen, (jf. Bilag 5, pkt. 1.1). Bilag 5 indeholder minimumskrav til de af Renovatøren anvendte køretøjer m.v. Køretøjerne skal endvidere overholde de aftalte miljøkrav og standarder jf. pkt. 8

10 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side Overdragelse af køretøjer på gas I forbindelse med Kontraktens ophør forpligter Renovatøren sig til at overdrage de gaskøretøjer, Renovatøren anvender til opfyldelsen af sine forpligtelser efter Kontrakten, og som Renovatøren enten ejer eller leaser på tidspunktet for Kontraktens ophør, til den Renovatør, der overtager udførelsen af de af Kontrakten omfattede ydelser. Hvis Renovatøren ejer de pågældende køretøjer, forpligter Renovatøren sig til at overdrage køretøjerne til den nedskrevne værdi med udgangspunkt i en 8-årig lineær afskrivning af køretøjernes dokumenterede anskaffelsespris. Hvis Renovatøren leaser de pågældende køretøjer, forpligter Renovatøren sig til at sikre, at leasingaftalen indgås for en 8-årig periode med lige store månedlige ydelser på markedsmæssige vilkår, herunder vilkår der ikke stiller Renovatøren væsentligt ringere end efter Almindelige Betingelser for finansielle leasingaftaler (ABL 95), med mulighed for overdragelse til en ny renovatør anvist af Københavns Kommune i forbindelse med et genudbud af ydelserne omfattet af Kontrakten. Kommunen kan forlange oplysninger om anskaffelsespriser og øvrige leasingvilkår, som er nødvendige for at kunne kontrollere overholdelsen af denne forpligtelse. Renovatøren er forpligtet til at benytte og behandle de omhandlede gaskøretøjer forsvarligt og i fuld overensstemmelse med bilproducentens og eventuel leasinggivers anvisninger og betingelser, herunder sikre overholdelse af syn, serviceeftersyn m.v. Renovatøren er forpligtet til at udføre alle sådanne handlinger og udlevere alle sådanne dokumenter og oplysninger, som er nødvendige for, at Kommunen kan udarbejde et retvisende udbudsmateriale i forbindelse med et genudbud af de af Kontrakten omfattede ydelser. 8 MILJØBELASTNINGER Renovatørens miljøstyringssystem er vedlagt som Bilag 5A. Renovatøren er forpligtet til at anvende indsamlingsmateriel, der overholder både de miljøkrav, der fremgår af Bilag 5, og de miljøstandarder, der fremgår af Bilag 5B. Renovatøren er ligeledes forpligtet til at anskaffe og opretholde biogascertifikater for en mængde biogas svarende til forbruget for de gasbiler, som til hver en tid anvendes på entreprisen som anført i Bilag 5. Renovatøren er endvidere forpligtet til at søge miljøbelastningerne mv. ved udførelse af opgaverne reduceret som anført i Bilag 5C. 9 KONTROL OG TILSYN Kommunen forbeholder sig ret til løbende at føre tilsyn med Renovatørens udførelse af arbejdet, herunder ret til at inspicere Renovatørens materiel som anført i Bilag 2, pkt. 6.1.

11 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 10 Renovatøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udførelse af denne kontrol til rådighed inden for 14 dage efter Kommunens opfordring. Kommunens udøvelse af tilsyn og kontrol kan ikke på nogen måde fritage Renovatøren for dennes forpligtelser i henhold til Kontrakten. Renovatøren er forpligtet til, efter specificeret anmodning fra Kommunen herom, at dokumentere, at arbejdet er kontraktmæssigt udført. 10 PRISER OG REGULERING For de udførte ydelser har Renovatøren krav på vederlag, der beregnes på grundlag af de enhedspriser, der fremgår af de af Renovatørens udfyldte tilbudslister i Bilag 1B. De anførte enhedspriser dækker alle omkostninger forbundet med Renovatørens opfyldelse af sine forpligtelser under denne Kontrakt, herunder alle direkte eller indirekte lønomkostninger, administrationsudgifter, samtlige forsikringer, skatter og afgifter (bortset fra moms), gebyrer samt alle finansierings- og driftsomkostninger. Alle forpligtelser, der påhviler Renovatøren i henhold til denne Kontrakt, skal således anses for at være vederlagt ved betaling af de aftalte enhedspriser, uanset om forpligtelsen måtte vedrøre selve indsamlingen eller andre ydelser. Enhedspriserne indeksreguleres to gange årligt i overensstemmelse med udviklingen i det af Danmarks Statistik opgjorte, offentliggjorte omkostningsindeks for dagrenovation (BYG9). Startindeks udgøres af ovennævnte indeks for 1. kvartal 2018 (2018K1). Prisreguleringen sker hvert år pr. 1. januar i henhold til indekstal for 3. kvartal i det foregående år, første gang pr. 1. januar 2019 efter følgende beregning: Pris (januar-juni 2019) = oprindelig tilbudspris * 2018K3/2018K1. Prisreguleringen sker hvert år pr. 1. juli i henhold til indekstal for 1. kvatal måned i det pågældende år, første gang pr. 1. juli 2019 efter følgende beregning: Pris (julidecember 2019) = oprindelig tilbudspris * 2019K1/2018K1. De efterfølgende reguleringer beregnes på tilsvarende måde. Renovatøren sender to gange årligt inden henholdsvis 20. juni og 20. december en liste til Kommunen over de relevante indices samt de regulerede enhedspriser, der skal gælde i de efterfølgende halvårsperioder 1. juli til 31. december, henholdsvis 1. januar til 30. juni. De regulerede enhedspriser gælder for ydelserne, som udføres af Renovatøren fra og med henholdsvis 1. januar og 1. juli i de pågældende halvårsperioder. Såfremt det nævnte indeks ikke længere måtte blive beregnet, reguleres enhedspriserne i overensstemmelse med udviklingen i et andet eksisterende tilsvarende indeks, eller hvis et sådant ikke findes, efter principper, som ligger den anførte indeksregulering så nær som muligt.

12 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side BETALING Betaling sker på Renovatørens begæring hver måned ved dennes fremsendelse af faktura for entreprisen, der dækker udførte ydelser i den forudgående måned. Fakturaen udarbejdes på grundlag af enhedspriserne i Bilag 1B. Fakturaen skal være vedlagt en specifikation, hvor ydelsen er specificeret i forhold til antal udførte enheder pr. enhedspris pr. måned. Specifikationen skal udarbejdes og fremsendes som Excel-fil. Kommunen kan kræve, at fakturaen skal være vedlagt dokumentation for aflevering i form af kopi af vejesedler fra anvist behandlings-/modtageanlæg. Betaling sker med tillæg af moms, i det omfang, der er pligt hertil. Faktura skal være Kommunen i hænde senest den 10. kalenderdag i måneden efter den måned, hvor ydelserne er præsteret. Forsinket fremsendelse af faktura kan forventes at medføre en tilsvarende forsinket betaling. Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til Lov om offentlige betalinger (lovbkg. nr. 798 af 28. juni 2007). Teknik- og Miljøforvaltningens EAN nummer skal anvendes og faktura mærkes med Indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. i bydelene Nørrebro og Østerbro samt med reference til den kontraktansvarlige i Københavns Kommune. Regninger skal omfatte hele måneder inden for samme finansår og skal sendes som e-faktura til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Byens Drift Affald og Genbrug Att.: [xxxx xxxxx] Betaling forfalder 30 dage efter Renovatørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura. Falder forfaldsdagen ikke på en hverdag fremrykkes forfaldsdagen til den forudgående hverdag. Renovatøren skal opgive CVR-nummer samt bankkontonummer eller andet kontonummer til Kommunen, hvortil betalingen kan foregå. Behandlings- og affaldsafgifter ved bortskaffelse af affald afholdes af Kommunen (betales af Kommunen direkte til modtageanlægget). Bod pålagt i henhold til pkt. 15 og Bilag 6 opgøres månedsvis af Kommunen og krav om betaling fremsendes til Renovatøren normalt inden udgangen af den følgende måned. Renovatøren skal modregne boden i sin næstfølgende faktura.

13 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 12 Kommunens eventuelle senere eller manglende fremsendelse af bodsopgørelse kan ikke tages som udtryk for Kommunens opgivelse eller lempelse af bodskrav. 12 ÆNDRINGER OG FORSØGSORDNINGER M.V Ændringer i indsamlingsområde, beholdermateriel m.v. eller tømningssystem. Renovatøren er pligtig at acceptere, at der løbende sker ændringer i beholdermateriel, antal tømninger, standpladser m.v., og Renovatørens vederlag afregnes i overensstemmelse hermed, jf. pkt. 10. Renovatøren er herunder pligtig at acceptere ændringer i indsamlingsområdet som følge af til- og frameldinger m.v. Renovatøren er endvidere pligtig til at acceptere ændringer i tømningssystemerne, som ikke får væsentlig indflydelse på tidsforbruget på tømningen eller på Renovatørens valg af indsamlingsmateriel Ændringer i indsamlingsordningerne m.v. Hvis der sker ændringer i indsamlingsordningerne som følge af ændrede regler og bestemmelser fra Kommunen eller fra anden myndighed, og disse ændringer væsentligt ændrer opgavens omfang og/eller karakter, er Renovatøren berettiget til en rimelig regulering af vederlaget, som så vidt muligt skal tage udgangspunkt i de aftalte enhedspriser, og som skal afspejle de faktiske ændringer i Renovatørens omkostninger. Kommunen er tilsvarende berettiget til en reduktion af Renovatørens vederlag, såfremt ændringerne vil medføre, at arbejdet kan udføres billigere. Hvis der af andre grunde sker væsentlige ændringer i opgavens omfang, er Renovatøren på samme vis berettiget til en rimelig regulering af vederlaget. Ændrede regler og bestemmelser fra anden myndighed (f.eks. ny lovgivning) kan være så store, at de udløser udbudspligt for Kommunen. Kommunen har i så fald ret til at opsige Kontrakten, og Renovatøren har intet krav mod Kommunen i den forbindelse, selvom opsigelse sker før det i pkt. 25 fastsatte tidspunkt. Ophør af Kontrakten som følge af ændringer, der udløser udbudspligt for Kommunen, vil så vidt muligt blive varslet minimum 6 måneder før ophør Forsøgsordninger m.v. Renovatøren er forpligtet til, efter nærmere drøftelse med Kommunen om de økonomiske og praktiske konsekvenser, at deltage i forsøgsordninger o.l. Kommunen ønsker eventuelt i aftaleperioden at gennemføre en forsøgsordning med nye tømningssystemer og metoder eller en anden organisering af indsamlingsarbejdet som led i projekter med fokus på forbedringer i arbejdsmiljøet for skraldemændene. Beregning af betaling for en evt. forsøgsordning sker så vidt muligt på grundlag af de i Bilag 1B anførte enhedspriser. En eventuel regulering af prisen vil følge pkt. 10.

14 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side SIKKERHEDSSTILLELSE Renovatøren skal sikre, at bank eller andet anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab til sikkerhed for enhver af Renovatørens forpligtelser i henhold til Kontrakten stiller garanti eller anden sikkerhedsstillelse. Kommunen skal senest 10 dage efter Kontraktens underskrivelse have modtaget den udstedte sikkerhedsstillelse. Sikkerhedsstillelsen, der mindst skal udgøre 10 % af Renovatørens forventede årlige vederlag eks. moms (svarende til Samlet tilbudssum i Bilag 1B), skal stilles med virkning fra Kontraktens ikrafttrædelse. Sikkerhedsstillelsen skal være på anfordringsvilkår og skal være uigenkaldelig. Fremsætter Kommunen krav i henhold til sikkerhedsstillelsen, skal dette meddeles skriftligt og samtidigt til Renovatøren og Sikkerhedsstilleren med angivelse af den påberåbte misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Sikkerhedsstillelsen skal være i kraft i hele Kontraktperioden og frigives senest 60 arbejdsdage efter Kontraktperiodens udløb, medmindre Kommunen forinden har givet meddelelse til Sikkerhedsstilleren om, at der vil blive gjort krav gældende i henhold til sikkerhedsstillelsen. Renovatøren afholder alle udgifter til etablering og opretholdelse af sikkerhedsstillelsen. 14 ERSTATNINGSANSVAR UDEN FOR KONTRAKT OG FORSIKRING Renovatøren er erstatningsansvarlig over for Kommunen efter dansk rets almindelige regler herom. Renovatøren er herunder erstatningsansvarlig for samtlige skader, som Renovatøren selv, hans medarbejdere eller underleverandører måtte forvolde på tredjemands person eller ejendom under arbejdets udførelse. Renovatøren har ansvaret for København Kommunes ejendom, herunder diverse opsamlingsmateriel, bygninger, hegn, bomanlæg, beplantning, diverse inventar etc. under håndteringen heraf. Hvis Kommunens ejendom lider skade, skal Renovatøren straks meddele dette til Kommunen. Hvis intet andet er aftalt, må Renovatøren ikke selv foretage eller iværksætte reparationer på Kommunens ejendom. Kommunen er berettiget til at fakturere Renovatøren for sine omkostninger til reparation af skader, som er forårsaget af Renovatøren (eller nogen for hvem Renovatøren bærer ansvaret). Kommunen er endvidere berettiget til at modregne eventuelle ubetalte fakturaer i sine betalinger til Renovatøren. Renovatøren hæfter ubegrænset og direkte for sine medarbejderes og eventuelle underentreprenørers forvoldelse af skader m.m. Kommunen er i tilfælde af, at tredjemand rejser krav mod Kommunen som følge af forhold, som Renovatøren er ansvarlig eller hæfter for, berettiget til at kræve, at Renovatøren inden for gældende processuelle rammer overtager førelsen af den pågældende sag (og de associerede omkostninger), ligesom Renovatøren har ret hertil.

15 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 14 Renovatøren og dennes eventuelle underleverandører skal tegne og opretholde sædvanlige erhvervsansvarsforsikringer dækkende skader efter dansk rets almindelige regler for deres aktiviteter i hele kontraktperioden. Endvidere skal forsikringen omfatte Renovatøren og eventuelle underleverandørers ansvar for miljøskader. Forsikringen skal dække med en forsikringssum på mindst DKK 10 mio. ved personog/eller tingskade. Herudover skal Renovatøren tegne lovpligtig arbejdsskadeforsikring for ansatte medarbejdere og lovpligtig motorkøretøjsansvarsforsikring for alle uindregistrerede og registrerede motorkøretøjer. Forsikringerne skal tegnes i et anerkendt forsikringsselskab. Renovatøren har inden indgåelse af Kontrakten fremsendt forsikringscertifikat eller kopi af forsikringspolicen for sin (og sine underleverandørers) erhvervsansvarsforsikring til Kommunen. Renovatøren skal efterfølgende en gang om året fremsende forsikringscertifikat for sin (og sine underleverandøres) erhvervsansvarsforsikring til Kommunen. Renovatøren afholder alle udgifter til etablering og opretholdelse af forsikringer i Kontraktperioden. Renovatøren skal på anmodning dokumentere, at alle ovennævnte forsikringer er i kraft. 15 RENOVATØRENS MISLIGHOLDELSE OG BOD Kommunen kan i tilfælde af Renovatørens væsentlige misligholdelse ophæve Kontrakten helt eller delvis ved skriftlig meddelelse herom til Renovatøren. Det vil bl.a. være at anse for væsentlig misligholdelse, såfremt: 1. Renovatøren gentagne gange misligholder sine forpligtelser (f.eks. gentagne manglende tømninger, gentagne undladelser af at efterkomme anmodninger fra Kommunen, gentagne manglende færdigkørsler af ruter, gentagne forsinkelser i tømningerne m.v.); 2. Det udførte arbejde er af en væsentligt ringere kvalitet, end Kommunen med rette kunne forvente; 3. Renovatøren anvender køretøjer med ringere miljøegenskaber end krævet i Kontrakten; 4. Renovatøren ikke efterkommer offentlige påbud o. lign. eller gentagne gange konstateres ikke at have overholdt lovgivningen eller offentlige tilladelser, herunder miljøgodkendelser, ved udførelse af kontraktydelserne; 5. Renovatøren erklæres insolvent eller konkurs, eller der indgives konkursbegæring mod Renovatøren eller der indledes tvangsakkord, likvidation eller tvangslikvidation af Renovatøren;

16 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side Erstatning til Kommunen eller tredjemand for eventuelle skader forårsaget af Renovatøren eller dennes underleverandører ikke udbetales eller forsinkes væsentligt; 7. Renovatøren undlader at udbedre påtalte fejl og mangler ved opgavens udførelse senest 5 dage efter, at disse er konstateret og meddelt Renovatøren; eller 8. Manglende overholdelse af de i Bilag 4 med underbilagene 4.1 og 4.2 samt 4A nærmere beskrevne forpligtelser i relation til arbejdsmiljø og politikker, samt af den i Bilag 4 foreskrevne rapporteringsforpligtelse. Brud på forpligtelser i henhold til Bilag 4.1 og 4.2 vil blive anset for misligholdelse efter de retningslinjer, som er foreskrevet i disse dokumenter. Hvis der forekommer forhold, som kan medføre misligholdelse, skal Renovatøren straks skriftligt meddele Kommunen dette. Renovatøren skal tillige underrette Kommunen om, hvad han vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad han vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse sker igen. Er Renovatøren et aktie- eller anpartsselskab, kan Kommunen hæve kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen. Dette gælder dog ikke, hvis Renovatøren inden 10 arbejdsdage efter skriftligt påkrav fra Kommunen dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede, eller hvis Renovatøren efter Kommunens vurdering stiller fuldstændig økonomisk sikkerhed for Kontraktens opfyldelse. Kommunen kan vælge at lade den eller de forhold, der begrunder en misligholdelse, afhjælpe for Renovatørens regning eller ved udbetaling af den stillede sikkerhed. Herudover kan Kommunen i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler gøre øvrige misligholdelsesbeføjelser gældende i form af f.eks. krav om erstatning. Såfremt der ikke sker rettidig betaling i overensstemmelse med bestemmelserne i pkt. 11, og dette ikke skyldes Renovatørens egne forhold, er Renovatøren berettiget til at opsige Kontrakten. Opsigelse kan dog kun ske, hvis betaling fortsat ikke er sket, efter at Renovatøren to gange med mindst 10 kalenderdages mellemrum har rykket Kommunen for betaling af det skyldige beløb ved anbefalet brev. Der skal endvidere ved hver betalingsrykker gives en frist på minimum 10 kalenderdage til indbetaling af det skyldige beløb. Skyldes den manglende betaling uenighed mellem parterne om krav efter Kontrakten, er Renovatøren dog ikke berettiget til at opsige Kontrakten. Såfremt Kommunen undlader at opfylde Kommunens øvrige kontraktlige forpligtelser, kan Renovatøren hæve kontrakten efter fremsættelse af skriftligt påkrav herom, under forudsætning af, at undladelsen er af væsentlig betydning for Renovatøren, og under forudsætning af, at Kommunen uanset, at Kommunen skriftligt er meddelt rimelig frist (mindst 30 kalenderdage) til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse, stadig ikke har afhjulpet misligholdelsen.

17 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 16 Ved fejl, forsinkelse eller anden misligholdelse, der er omfattet af bodsbestemmelserne i Bilag 4.1 og 4.2 samt i Bilag 6, kan Kommunen pålægge Renovatøren bod, som beskrevet i nævnte bilag. Kommunen kan ikke kræve både bod og erstatning for samme forhold. Kommunens opkrævning af bod begrænser ikke derudover Kommunens ret til at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende efter Kontrakten. 16 FORCE MAJEURE Parterne kan påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure efter principperne i købelovens 24. Uanset principperne i købelovens 24 anses såvel lovlige som ulovlige arbejdskonflikter (herunder strejker, arbejdsnedlæggelser, blokader m.v.) som force majeure, også selvom de alene rammer Renovatøren, eller nogen for hvem Renovatøren bærer ansvaret. En arbejdskonflikt, der skyldes, at Renovatøren eller nogen, for hvem Renovatøren bærer ansvaret, ikke har efterkommet en afgørelse fra Arbejdsretten, en faglig voldgift eller anden retlig instans, anses dog ikke som force majeure. Hvis Kontrakten ikke kan opfyldes som følge af force majeure, bærer hver part de tab, den pågældende part lider som følge deraf. Så snart det er muligt at genoptage arbejdet, er Renovatøren forpligtet til at indsamle/afhente det affald, der ikke blev indsamlet/afhentet under force majeure perioden. Renovatøren må selv bære eventuelle merudgifter i forbindelse hermed. Uanset ovenstående vil Renovatøren ved senere indsamling af det ophobede affald være berettiget til betaling for indsamling/afhentning af de yderligere mængder i henhold til enhedspriserne jf. Kontraktens pkt. 10, såfremt Renovatørens manglende opfyldelse af Kontrakten skyldes forhold hos modtageanlæggene, som Renovatøren ikke har haft nogen indflydelse på. Kommunen og Renovatøren skal inden indsamlingen af det ophobede affald sammen besigtige dette for at anslå, hvor mange yderligere enheder det ophobede affald må antages at udgøre. Rammes Renovatøren eller nogen, for hvem Renovatøren bærer ansvaret, af force majeure, er Kommunen berettiget til at lade de opgaver, som påhviler Renovatøren, udføre af tredjemand i force majeure-perioden. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv forhindrer dette. En part, der rammes af force majeure, har pligt til at træffe alle rimelige foranstaltninger med henblik på at bringe force majeure-årsagen til ophør eller overvinde konsekvenserne af force majeure.

18 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 17 Såfremt force majeure situationen fortsætter i mere end 20 sammenhængende kalenderdage, eller inden for en sammenhængende periode på 12 måneder har hindret Renovatørens opfyldelse af sine forpligtelser i sammenlagt mindst 30 kalenderdage, kan Kommunen opsige Kontrakten til omgående ophør ved skriftlig meddelelse til Renovatøren, uden nogen af parterne kan rejse krav mod hinanden som følge af ophøret. 17 LOVGIVNINGS- OG MYNDIGHEDSKRAV Renovatøren skal ved varetagelse af opgaven følge retningslinjerne i de til enhver tid gældende regulativer for affald i Kommunen samt bestemmelser i love, bekendtgørelser, myndighedskrav og øvrige regler, som naturligt henhører under det af Kontrakten omfattende arbejdsområde, herunder bl.a. arbejdsmiljøregler. Renovatøren er forpligtet til at opretholde alle relevante miljøgodkendelser, miljøcertificeringer og anvende et miljøstyringssystem, der bl.a. er egnet til at måle og evaluere ressourceforbrug. Renovatøren skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for entreprisernes udførelse, herunder tilladelse til vejtransport, tilladelse til godskørsel for fremmed regning og tilladelser til betjening af biler og udstyr (kørekort, chaufførbeviser, certifikater mv.). Renovatøren skal løbende give Kommunen oplysninger om alle relevante forhold om overholdelse af gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds- og sikkerhedsforskrifter, som Renovatøren bliver bekendt med, herunder skal Renovatøren oplyse Kommunen, hvis Renovatøren bliver bekendt med, at Renovatøren ikke har overholdt sådanne foreskrifter. 18 UNDERLEVERANDØRER Renovatøren kan ikke uden Kommunens skriftlige samtykke anvende andre underleverandører end dem, som er nævnt i Appendiks D, ligesom Renovatøren ikke kan anvende de nævnte underleverandører til andre opgaver end dem, de ifølge Appendiks D skal udføre. I det omfang Renovatøren ønsker at anvende andre underleverandører i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten end den/dem, som udtrykkeligt fremgår af Appendiks D, herunder udskifte en underleverandør, skal Kommunen forlods skriftligt godkende denne/disse. Til brug for godkendelsen fremlægger Renovatøren den dokumentation, som Kommunen efter et sagligt skøn måtte finder relevant, f.eks. underleverandørens registreringsbevis hos CVR, en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation. Kommunen kan ikke afslå godkendelse af en underleverandør uden rimelig grund.

19 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 18 Kommunen er forpligtet til at kræve, at Renovatøren udskifter en underleverandør, såfremt det viser sig, at underleverandøren er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135, stk. 1 og stk. 3, 136 samt 137, stk. 1, nr Kommunen kan kræve, at Renovatøren godtgør, at den nye underleverandør ikke befinder sig i en situation, der er omfattet af en af de førnævnte udelukkelsesgrunde. Underleverandører skal i øvrigt overholde alle kontraktens forpligtelser. Renovatøren har pligt til efter krav fra Kommunen at udskifte eller fjerne en underleverandør, hvis Kommunen ud fra et sagligt skøn har rimelig anledning til at stille et sådan krav, herunder hvis underleverandøren ikke er godkendt af Kommunen, hvis brug af underleverandøren vil betyde en større administrativ byrde for Kommunen eller hvis underleverandøren ikke overholder kontraktens forpligtelser. Brug af underleverandører indebærer ikke begrænsninger i Renovatørens ansvar for opfyldelse af kravene i Kontrakten og påvirker ikke Renovatørens ansvar over for Kommunen. 19 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER Renovatøren kan ikke uden Kommunens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Kontrakten til tredjemand. Renovatøren er alene berettiget til at overdrage sine rettigheder i henhold til Kontrakten til sit pengeinstitut, og kun i det omfang overdragelsen tjener til sikkerhed for fordringer, der står i direkte forbindelse med de ydelser, som Renovatøren i henhold til Kontrakten skal levere til Kommunen. Kommunen kan til enhver tid frit overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Kontrakten til anden offentlig myndighed eller offentlig virksomhed. Renovatøren vil i tilfælde af sådan overdragelse være forpligtet til på uændrede vilkår at fuldføre Kontrakten. Kommunen kan herudover overdrage sine rettigheder og forpligtigelser til tredjemand under forudsætning af Renovatørens forudgående skriftlige samtykke, som dog kun kan betinges af tilstrækkelig økonomisk sikkerhedsstillelse fra en sådan tredjemand. 20 MEDDELELSER Alle meddelelser i medfør af Kontrakten skal være skriftlige og anses for at være nået frem; på tidspunktet for personlig aflevering dagen efter fremsendelse via 3 dage efter fremsendelse med A-post

20 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 19 Meddelelser skal fremsendes til følgende kontaktadresser eller til en anden adresse, som parterne fra tid til anden skriftligt måtte meddele den anden part. Firmanavn Att.: [Navn] Adresse [***] Postnr. By [ ] [##@#####].dk København Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Byens Drift Affald og Genbrug Att.: [Navn] Islands Brygge København S [##@####].dk 21 ÆNDRINGER AF KONTRAKTEN Ændringer af Kontrakten kan kun ske med begge parters skriftlige accept. 22 OMKOSTNINGER Hver part bærer egne omkostninger i forbindelse med Kontraktens indgåelse. 23 KONFLIKTLØSNING Kontrakten er undergivet dansk ret. Ethvert spørgsmål om forståelsen af Kontrakten, herunder indhold, omfang, ophør, fortolkning, udfyldning eller opfyldelse, skal så vidt muligt søges løst ved mindelig overenskomst mellem parterne under anvendelse af den model for konfliktløsning, der fremgår af Bilag 2.

21 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 20 Er dette ikke muligt, afgøres konflikter endeligt og bindende ved voldgift i København i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af 24. juni 2005 om voldgift med senere ændringer Voldgiftsretten skal bestå af i alt 3 medlemmer og skal fungere efter følgende regler: Den part, der ønsker voldgift, skal skriftligt ved anbefalet brev meddele den anden part, at han ønsker voldgift, hvilke spørgsmål, der ønskes forelagt voldgiftsretten, de søgsmålsgrunde han vil påberåbe sig, samt hvem han har valgt som sin voldgiftsmand. Den anden part skal inden 3 uger efter denne meddelelses modtagelse ved anbefalet brev meddele den første part, hvem vedkommende har valgt som sin voldgiftsmand, samt angive sin påstand og sine indsigelser. Oversiddes fristen, udpeges denne voldgiftsmand af præsidenten for Østre Landsret. Voldgiftsmændene vælger selv en opmand, der skal være jurist og formand for voldgiftsretten. Kan voldgiftsmændene ikke inden 14 dage enes om valg af opmanden, udpeges denne af præsidenten for Østre Landsret. Voldgiftsrettens kendelse er endelig og bindende for parterne. Voldgiftsretten fastsætter selv en procedure, og træffer afgørelse om fordelingen af sagens omkostninger, herunder honorar til voldgiftsrettens medlemmer. Parterne forpligter sig til at deponere et af voldgiftsmændene fastsat beløb til dækning af voldgiftsrettens omkostninger. 24 OPSTARTSPERIODE Renovatøren er pligtig til, allerede ved afgivelse af sit tilbud om udførelse af opgaven, at have sat sig ind i de lokale forhold i de to bydele og i resten af Københavns Kommune, der har betydning for løsning af opgaven, herunder blandt andet adgangs- og vejforhold, trafikforhold samt hvilke krav modtageanlægget stiller ved aflevering af affaldet. Kommunen sørger for, at de brugere, som er omfattet af de udbudte opgaver, får information om valget af Renovatør. Renovatøren er forpligtet til uden særskilt vederlag i perioden fra kontraktunderskrivelse til 1. juni 2018 at medvirke i en opstartsperiode. Renovatøren skal afsætte ressourcer til organisering og udførelse af opgaver i forbindelse med opstartsperioden. Omfanget af opgaver og krav til Renovatørens ressourcer i opstartsperioden er nærmere beskrevet i Bilag IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR Kontrakten træder i kraft ved underskrivelsen og ophører uden opsigelse den 31. juli Bortset fra tilfælde, hvor Kontrakten udtrykkeligt giver hjemmel til opsigelse eller ophævelse, er Kontrakten gensidigt uopsigelig i denne periode.

22 Københavns Kommune Udkast til kontrakt Side 21 Renovatøren skal påbegynde udførelsen af de i Bilag 1 anførte indsamlingsydelser fra og med den 1. juni 2018, hvor Renovatøren overtager indsamlingen fra den nuværende renovatør. Renovatøren har således først krav på vederlag jf. pkt. 10 fra og med 1. juni Kommunen har option på forlængelse af Kontrakten på uændrede vilkår en gang i op til ét år. Udnyttes muligheden for forlængelse løber Kontrakten således frem til den 31. juli Eventuel forlængelse vil blive meddelt Renovatøren skriftligt senest et halvt år før forlængelsen træder i kraft. Kommunen kan med øjeblikkelig virkning skriftligt opsige Kontrakten i det tilfælde, hvor Klagenævnet for Udbud eller en domstol påbyder Kommunen at annullerer beslutninger truffet af Kommunen i forbindelse med udbuddets gennemførelse. Det samme gælder, hvis Kontrakten erklæres for uden virkning. Renovatøren vil i sådanne tilfælde ikke kunne kræve erstatning af Kommunen som følge af en opsigelse af Kontrakten. 26 GENUDBUD Renovatøren skal i forbindelse med genudbud af Kontraktens ydelser bistå Kommunen i fornødent omfang, herunder tilvejebringe alle relevante informationer om medarbejdere m.v. Dette omfatter informationer af tilsvarende art som de, der er stillet til rådighed for tilbudsgiverne ved nærværende udbud. De af Kommunen i denne forbindelse ønskede oplysninger skal leveres uden ugrundet ophold efter modtagelse af forespørgsel herom fra Kommunen, og Renovatøren skal træffe alle rimelige forholdsregler for at sikre, at de leverede oplysninger er korrekte og fyldestgørende. 27 KONTRAKTUDFÆRDIGELSE Nærværende Kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf en beror hos Københavns Kommune og en hos Renovatøren. Københavns Kommune Renovatøren Den / 2018 Den / 2018 XXX XXX XXX XXX

23 Teknik- og Miljøforvaltningen Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse

24 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 INDLEDNING 2 2 BIOAFFALDSORDNINGEN Ændringer i kontraktperioden Bioaffald fra etageboliger mv Tømning med mikrobil Modtageanlæg Ændret transportafstand Opsamlingsmateriel 5 3 KRAVSPECIFIKATION Indsamling Placering af opsamlingsmateriel Tekniske hjælpemidler Indsamling af bioaffald Afhentningstidspunkter og trafikforhold Lang adgangsvej Nøgleordning Tømning af beholdere Ekstratømning/akuttømning Skader på opsamlingsmateriel Spild mv Rengøring/vedligeholdelse af beholdere Planlægning af indsamlingen I opstartsperioden Løbende ændringer af tømmedage Ændringer i øvrigt Fejlsorteringer og afvigelser i indsamlingen Forsinkelser mv Manglende tømning/afhentning Fejlsorteringer Forsøgsordninger mv. 15

25 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 2 1 INDLEDNING Denne ydelse benævnes Indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. på Nørrebro og Østerbro i Københavns Kommune. Ydelsen omfatter indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. i bydelene Nørrebro og Østerbro i Københavns Kommune, og udbydes som en samlet ydelse for de to bydele. Ydelsen består udover af indsamling af bioaffald fra etageboligerer mv. også af indsamling af bioaffald fra boliger, som skal have afhentet bioaffald med mikrobil uanset boligtypen. I bydelene er der etableret en række øvrige indsamlingsordninger for affald fra husholdninger, som er omfattet af andre kontrakter. 2 BIOAFFALDSORDNINGEN Ordningen for indsamling af bioaffald fra etageboliger mv. i de to bydele i Københavns Kommune er fastlagt i Regulativ for husholdningsaffald. Bioaffald udgør en del af dagrenovationen og omfatter alle former for bionedbrydeligt mad- og køkkenaffald, ubrugelige madrester, både rå og tilberedte inkl. kød, ben, fisk, grønt, frugt, gryn, korn, brød, nødder, æg og skaller. Kaffe-/tegrums og kaffe-/tefiltre, brugt køkkenrulle, afskårne blomster og mindre mængder haveaffald. Hvor intet andet er angivet, er data i ydelsesbeskrivelsen vedr. antal tømninger mv. opgjort primo november Indsamlingen af bioaffald fra etageboliger mv. omfatter i denne ydelse dels indsamling fra etageejendomme, dels indsamling fra rækkehuse, haveforeninger og andre boliger (f.eks. kollegier) med fælles opsamlingsmateriel. Indsamlingen af bioaffald med mikrobil i denne ydelse omfatter alle afhentninger af bioaffald med mikrobil, uanset typen af ejendom, hvorfra indsamlingen foretages. Ved haveforeninger kan indsamling af bioaffald foregå som helårsordning og ordning gældende for 6 eller 7 måneder (halvårstømning). 2.1 Ændringer i kontraktperioden Kommunen forventer en tilgang i antallet af tømninger ved etageboliger mv., da kommunen de kommende år vil søge at udvide ordningen for bioaffald til alle etageboliger mv. i bydelene. Kommunen forventer således en tilgang i antallet af ejendomme på mellem 0 og 15 % i løbet af kontraktperioden. Denne tilgang skal kunne rummes indenfor priserne i tilbudslisten. 2.2 Bioaffald fra etageboliger mv. Den service, som pt. tilbydes kunderne i Kommunens ordning for bioaffald, er beskrevet i nedenstående retningslinjer:

26 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 3 Dagrenovation fra villaer, rækkehuse og haveforeninger, hvor haveejerne har egen dagrenovationsbeholder. Dagrenovation fra etageejendomme og hel- og halvårs haveforeninger med fælles opsamling. Retningslinjerne findes på Kommunens hjemmeside Indsamlingen af bioaffald fra etageboliger mv. er organiseret som ruteindsamling efter fast tømmekalender fra faste og midlertidige standpladser på de enkelte ejendomme. Det opsatte materiel til indsamling af bioaffald tømmes som udgangspunkt én gang pr. uge. Tømningsfrekvensen kan dog være op til to gange pr. uge. I op til 10 % af tømningerne kan der blive behov for at øge tømmefrekvensen. Til bioaffald anvendes 2-hjulede beholdere på enten 140 l eller 190 l. Beholderne tømmes i dag med komprimatorbil. På sigt kan der dog ligeledes blive tale om tømning af 4-hjulede beholdere ( l). Af tabel 2 fremgår antallet af standpladser og antallet af tømninger af biobeholdere ved etageejendomme: Entreprise Antal tømninger pr. år 140 l 190 l Nørrebro Østerbro Tabel 2 Antal årlige tømninger af bioaffald fra etageejendomme. Haveforeninger På Østerbro findes 2 haveforeninger, som har tømning 7 mdr. om året (1. april oktober). Pt. er der tale om tømning af 5 beholdere om ugen til bioaffald. Der er pt. ikke haveforeninger i bydelen Nørrebro. Der kan være flere beholdere på hver standplads afhængig af forholdene ved det enkelte kundeforhold. Halvårstømninger afregnes efter de afgivne enhedspriser for tømning af bioaffald i henholdsvis 2- og 4-hjulede beholdere. 2.3 Tømning med mikrobil Mikrobilen er en smal, lav og let komprimatorbil. Kommunen forlanger, at Renovatøren skal foretage nogle tømninger af bioaffald med en mikrobil. Tømning med mikrobil skal foretages på adresser, hvor det er vanskeligt at benytte almindelige komprimatorbiler primært begrundet i adgangsforhold som meget smalle gader, stisystemer eller parkeringskældre. Enkelte tømningsadresser i parkeringskældre har specielt vanskelige adgangsforhold pga. ringe højde til loftet.

27 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 4 Afhentningen skal ske ved alle boligtyper herunder også villaer mv. med eget opsamlingsmateriel. Ved boliger med eget materiel skal der foretages 14-dagestømning, i sommerperioden 1. juni til og med 31. august dog ugetømning. Størrelseskravene til mikrobilerne fremgår af Bilag 5. Disse tømninger fremgår i tilbudslisten som mikrobilstømninger og afregnes efter separat enhedspris jf. tilbudslisten i Bilag 1B. Af nedenstående tabel fremgår antallet årlige tømninger af biobeholdere med mikrobil: Entreprise Antal tømninger pr. år 140 l 190 l Nørrebro Østerbro Tabel 3 Antal årlige tømninger af bioaffald fra etageejendomme med mikrobil. Pt. findes ingen tømninger med mikrobil ved villaer eller boliger i haveforeninger med eget materiel, men disse kan forventes i kontraktperioden. Kommunen opretter kun nye mikrobilstømninger på steder, hvor det er absolut nødvendigt (i parkeringskældre, ved vægtbegrænsninger på torve/stræder og evt. på stier/meget smalle adgangsveje), og det vil ikke være muligt for Renovatøren at omlægge andre tømninger til mikrobilstømninger. 2.4 Modtageanlæg Det indsamlede bioaffald skal afleveres på det af Kommunen anviste anlæg. Kommunen har gennem aftale med modtageanlægget sikret faste åbningstider. Modtageanlægget kan dog ændre åbningstider i kontraktperioden, uden at dette berettiger Renovatøren til merbetaling, erstatning mv. Renovatøren må selv holde sig ajour med ændrede åbningstider og eventuel lukning i forbindelse med helligdage m.m. Renovatøren skal følge modtageanlæggets procedurer for vejning, modtagelse og aflæsning af affaldet. Ved ankomst til modtageanlægget skal der ske en registrering af indsamlingskøretøjet. Registreringen skal som minimum indeholde følgende standardoplysninger: Modtagelsesdato og -klokkeslæt, affaldsmængde (vejeseddel), bydel, indsamlingsbilens registreringsnummer og navn på Renovatøren. Ved ankomst til modtageanlægget skal der oplyses om indsamlingsdistrikt. Renovatøren skal sikre, at der føres en liste over vejekort for de køretøjer, som benyttes til indsamling, og at listen opdateres jævnligt.

28 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 5 Kommunen kan kræve, at Renovatøren lader indsamlingskøretøjet veje på modtageanlægget før og efter hver aflæsning. Renovatøren skal modtage og opbevare kvitteringer fra modtageanlægget i mindst 3 måneder (også efter udløbet af kontrakten med Kommunen). Kommunen vil som udgangspunkt benytte nedenstående modtageanlæg. Kommunen forbeholder sig ret til at ændre modtageanlæg i entrepriseperioden. Bioaffaldet indsamlet i denne entreprise skal afleveres på: Norecco A/S Prøvestenen K-Vej København S 2.5 Ændret transportafstand Hvis der indenfor kontraktens løbetid bliver behov for at ændre modtageanlæg, enten midlertidigt eller for resten af kontraktperioden, skal Renovatøren efterkomme Kommunens instruktion herom, og vederlaget for indsamling og transport reguleres svarende til ændringen i afstand til modtageanlægget. I tilbudslisten angives en reguleringspris i kr. pr. kilometer, der anvendes til beregning af reguleringen. Der afgives én reguleringspris uafhængigt af typen af køretøj. Korteste køreafstand med lastbil/mikrobil mellem det i udbudsmaterialet fastlagte modtageanlæg og hjørnet af Jagtvej og Lyngbyvej beregnes, og på samme vis beregnes afstanden til det nye modtageanlæg. Alle afstande beregnes vha. som korteste vej med lastbil. Reguleringen opgøres med udgangspunkt i reguleringsprisen, det ekstra eller mindre antal kilometer og antallet af læs, som er omdirigeret (fremgår af registreringerne på modtageanlægget). Ved beregningen fremkommer et tillæg eller fradrag til vederlaget, afhængig af om køreafstanden er blevet større eller mindre. Beregningen kan udtrykkes ved følgende formel: Regulering = (afstand (ny) afstand (kontrakt)) * reguleringspris pr. km * antal læs omdirigeret til nyt modtageanlæg Afstand opgøres som kørsel fra hjørnet af Jagtvej og Lyngbyvej til modtageanlæg (én vej) og omfatter ikke returkørsel. 2.6 Opsamlingsmateriel Kommunen ejer opsamlingsmateriellet til bioaffald. Der anvendes pt. beholdere i standardstørrelserne l, men der kan i kontraktperioden evt. også forventes beholdere i størrelsen 240 l. De 2-hjulede beholderne er forsynet med låg-i-låg -låg. Kommunen ønsker at have mulighed for også at anvende 4-hjulede beholdere i standardstørrelserne l, hvilke Renovatøren ligeledes skal kunne tømme.

29 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 6 Håndtering, herunder udbringning, ombytning og hjemtagning m.m. af Kommunens opsamlingsmateriel, varetages af Kommunens beholderoperatør. 3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Indsamling Ved indsamling af bioaffald er Renovatøren forpligtet til at afhente/tømme alle fyldte eller delvis fyldte beholdere hos kunderne. Der må kun indsamles bioaffald fra ejendomme, som er tilmeldt den kommunale indsamlingsordning. Konstaterer Renovatøren ejendomme, som ikke er tilmeldt indsamlingsordningen, eller stemmer typen eller antal tilmeldt materiel ikke overens med det, der faktisk tømmes, er Renovatøren forpligtet til straks at underrette Kommunen herom. Bioaffald, som indsamles med almindelig komprimatorbil, skal indsamles og indvejes bydelsvis, mens bioaffald, som indsamles med mikrobil, må indsamles på tværs af de to bydele Placering af opsamlingsmateriel En ejendom kan have en eller flere standpladser. Der skal afhentes bioaffald fra alle, relevante standpladser. På hver standplads er placeret et antal beholdere afhængig af bl.a. ejendommens størrelse, antallet af standpladser på ejendommen, tømmefrekvens, antal udsorterede fraktioner mv. Beholdere er hovedsageligt placeret let tilgængeligt i terrænniveau. Der er ejendomme, hvor der er etableret tekniske hjælpemidler (lifte, slisker mv.), hvis de fysiske forhold på ejendommen betinger det. Beholdere til indsamling af bioaffald i etageejendomme er primært placeret i baggårde eller lignende åbne eller lukkede arealer, men der er også beholdere, som er placeret i kældre, skralderum, skaktrum eller lignende. I boligområder, hvor der ikke kan placeres indsamlingsmateriel på adressen, f.eks. pga. vanskelige adgangsforhold eller små matrikler (f.eks. visse rækkehusområder), kan beholdere til bioaffald være placeret på fælles standpladser i nærområdet. Hvor dette er tilfældet, skal Renovatøren i forbindelse med tømning afhente og returnere beholderne til/fra den fælles standplads. Enkelte standpladser med 2- og 4-hjulede beholdere kan blive placeret i det offentlige rum. Kommunen forventer, at der i kontraktperioden vil blive etableret flere standpladser i offentligt rum eller på fællesarealer. For etageboliger er der ingen krav om placering af materiel i forhold til afstand fra skel. En del ejendomme har beholdere placeret mere end 45 meter fra skel. I pkt findes en oversigt over det vejledende antal bioaffaldsstømninger med mere end 45 meters afstand fra skel.

30 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 7 Ved afhentning/tømning skal Renovatøren benytte den adgangsvej, som er aftalt med Kommunen. Oplysninger vedr. adgangsvejen fremgår af de oplysninger, som Renovatøren vil hente i ASK (jf. Bilag 2). Renovatøren er ansvarlig for at tilpasse indsamlingen og f.eks. benytte alternativ adgangsvej, såfremt forhold inden eller uden for ejendommen (f.eks. trafikomlægninger, gravearbejde o.l.) forhindrer eller vanskeliggør benyttelse af den normale adgangsvej. Langt de fleste etageejendomme er omfattet af Kommunens nøgleordning (jf. pkt ). Renovatøren skal anvende nøgler ved tømning på disse ejendomme Tekniske hjælpemidler Hvor der er etableret tekniske hjælpemidler på adgangsvejen, skal disse anvendes under tømningsarbejdet. Det er grundejeren, som ejer og vedligeholder de tekniske hjælpemidler (lifte, ramper og slisker mv.). Det omtrentlige antal af kundeforhold ved hvilke, der skal anvendes lifte i forbindelse med tømningen, fremgår af nedenstående tabel. Et kundeforhold kan bestå af flere ejendomme. Antal kundeforhold hvor lifte anvendes Nørrebro Østerbro Kundeforhold Tabel 4 Antal kundeforhold hvor der anvendes lifte. I nedenstående tabel er angivet antal kundeforhold, hvor der i forbindelse med tømning fx benyttes slisker, skinner mv. Antal kundeforhold hvor slisker, skinner mv. anvendes Nørrebro Østerbro Kundeforhold 4 8 Tabel 5 Antal kundeforhold hvor der anvendes sliske, skinner mv. Renovatøren er ansvarlig for at planlægge alle afhentninger/tømninger på en sådan måde, at arbejdet kan udføres arbejdsmiljømæssigt forsvarligt. Renovatøren er pligtig til gennem hele kontraktperioden at sikre, at evt. hjælpemateriel, som Renovatørens ansatte anvender i forbindelse med tømningsarbejdet, lever op til Arbejdstilsynets retningslinjer, krav og anvisninger og til andre lovmæssige krav på arbejdsmiljøområdet. Omkostninger i forbindelse med ændring i førnævnte krav påhviler alene Renovatøren Indsamling af bioaffald Ved indsamling af bioaffald må Renovatøren ikke samtidig afhente andre affaldsfraktioner.

31 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 8 Hvis en ejendom har placeret bioaffald løst ved siden af opsamlingsmateriellet, eller hvis opsamlingsmateriellet er overfyldt, skal dette indberettes til Kommunen via ASK. Indberettes dette forhold gentagne gange, vil Kommunen stille krav til grundejeren om opstilling af ekstra materiel eller evt. forøge tømningsfrekvensen Afhentningstidspunkter og trafikforhold Som udgangspunkt foretages indsamling af bioaffald på hverdage (mandag t.o.m. fredag). Alle indsamlingsordninger omfattet af denne kontrakt skal dog også foregå på helligdage, som falder på en mandag-fredag (søgnehelligdage f.eks. skærtorsdag). Undtaget herfra er afhentninger den 25. december og 1. januar, hvor der afhentes dagen før eller efter, efter aftale med Kommunen. Indsamlingen af bioaffald fra de enkelte ejendomme skal foregå mellem kl og I visse gader, Røde gader, har Renovatøren dog mulighed for at starte indsamlingen fra de enkelte ejendomme allerede fra kl De Røde gader er fastlagt af Kommunen, og listen over Røde gader revideres med mellemrum. Den gældende oversigt over Røde gader ses i tabel 6. Nørrebro Borups Allé Fredensgade Fælledvej Griffenfeldsgade Hillerødgade Jagtvej Mimersgade Møllegade Nørrebrogade Peter Fabers Gade Ravnsborggade Stengade Tagensvej Østerbro Blegdamsvej Nordre Frihavnsgade Strandboulevarden Trianglen Østerbrogade Århusgade Tabel 6 Oversigt over Røde gader, november Evt. indsamling uden for de nævnte tidspunkter skal i hvert enkelt tilfælde aftales med Kommunen. Tilbudsgiveren er i øvrigt pligtig til i fornødent omfang at gøre sig bekendt med forholdene i bydelene (herunder adgangs- og vejforhold, vejbelægning, brohøjder, bredde af veje og gader, trafikforhold i øvrigt), inden tilbud afgives (jf. Kontraktens pkt. 24).

32 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side Lang adgangsvej Antallet af tømninger af bioaffaldsbeholdere med lang adgangsvej er opgjort i tabel 7. Af tabellen fremgår det årlige antal tømninger af beholdere til bioaffald, som er placeret mere end 45 meter fra ejendommens skel. Entreprise Antal tømninger/år m >70 m Nørrebro Østerbro Tabel 7 Antal årlige tømninger af beholdere med lang adgangsvej. Ved tømning af bioaffaldsbeholdere med lang adgangsvej kan der beregnes en tillægspris, som angives særskilt i tilbudslisten (jf. Bilag 1B) Nøgleordning I Kommunen findes en nøgleordning ud fra princippet én by én nøgle (herefter kaldet by-nøgle). Nøglen anvendes ved adgangsveje, hvor der forekommer låste porte o.l. - enten direkte i lås/hængelås eller til nøgleboks. Den service, som pt. tilbydes kunderne i Kommunens nøgleordning, er beskrevet i nedenstående retningslinje: Nøgleordning for afhentning af affald i aflåste gårde. Ved et mindre antal afhentningssteder skal der anvendes Burg-nøgler (2 forskellige slags) til afhentninger i rum, i gårde o.l. Ved entreprisestart udleverer Kommunen nøgler. De udleverede by-nøgler er inkl. reservenøgler, og nøglerne er nummererede med serie-numre. Renovatøren er ansvarlig for, at nøglerne efter endt arbejdsdag altid opbevares forsvarligt i aflåst nøgleskab samt at føre lister over nøglernes tilhørsforhold. Renovatøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at alle nøglerne er låst inde hos virksomheden efter endt arbejdsdag, og når de ikke er i brug i forbindelse med affaldsindsamlingen. Renovatøren er pligtig til at følge op, hvis medarbejderne ikke tager vare på nøgler med den nødvendige omhu eller ikke afleverer nøglerne korrekt. Nøglerne skal afleveres til Kommunen efter entreprisens ophør. Dette gælder både by-nøgler og andre nøgler. Renovatøren har det fulde ansvar for alle de udleverede nøgler, fra de udleveres til Renovatøren ved indsamlingens start, og til de afleveres til Kommunen igen ved kontraktperiodens afslutning. I tilfælde af, at Renovatøren eller dennes mandskab mister en by-nøgle, skal Renovatøren straks rapportere dette til Kommunen.

33 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 10 I tilfælde af, at Renovatøren eller dennes mandskab mister en nøgle, herunder nøglen til en ejendom (fra en nøgleboks) eller en nøgleplombe fra en nøgleboks, skal Renovatøren straks rapportere dette til Kommunen via ASK. Renovatøren får kontaktoplysninger fra Kommunen, hvorefter Renovatøren selv skal kontakte den pågældende ejendom med besked om tabet samt efterlysning af nøgle/plombe. Renovatøren skal betale ejendommens/kommunens omkostninger til fremskaffelse af ny nøgle/plombe, ligesom der skal betales bod for mistede nøgler/plomber. Der skal desuden anvendes nøgler/kabler ved betjening af lifte. Hvis nøgler/kabler til lifte mistes, skal dette rapporteres til Kommunen, og Renovatøren skal selv anskaffe og betale udgifterne til nye nøgler/kabler. Renovatøren skal ligeledes selv anskaffe og betale nye nøgler/kabler, når disse skal udskiftes pga. slid. Det omtrentlige antal af kundeforhold hvor der anvendes bynøgle fremgår af tabel 8. Et kundeforhold kan bestå af flere ejendomme. Antal kundeforhold med nøgleordning Nørrebro Østerbro Kundeforhold Tabel 8 Antal kundeforhold med nøgleordning Tømning af beholdere Før tømning skal Renovatøren efterse, om låget på den enkelte beholder er låst. Er dette ikke tilfældet, skal Renovatøren låse låget, før beholderen sættes på liften. Beholdere må ikke samles i depot eller efterlades upåagtet uden for deres faste eller midlertidige standplads hverken før eller efter tømning. Det betragtes som at samle i depot, når beholdere transporteres fra en standplads eller flere forskellige standpladser til et fælles midlertidigt sted (på fortov eller lign.) indtil tømning. Beholderne skal tømmes med lift monteret på indsamlingskøretøjet. Renovatøren må kun gå med én beholder ad gangen fra standplads til køretøjet. Ved afhentning, transport og tømning skal beholdere behandles hensynsfuldt, så der ikke opstår skader og unødig slitage på beholdere eller 3. mands ejendom. Ved boliger med egen standplads Ved boliger i villaer, haveforeninger mv. med standplads på egen grund, skal beholderen afhentes på standplads, uanset afstanden fra skel til standplads. Beholderen transporteres direkte til indsamlingskøretøjet, tømmes helt, køres tilbage til samme standplads, hvorfra beholderen er afhentet, og sættes tilbage korrekt med låget lukket. 4-hjulede beholdere skal placeres, så kunden umiddelbart kan betjene dem (dvs. med åbningen ud mod kunden). Ved etageejendomme mv. Ved etageejendomme mv., hvor flere husstande har fælles standplads, skal Renovatøren afhente beholderne på den fælles standplads, tømme dem helt og, efter endt tømning, sætte dem tilbage til den samme standplads, hvorfra beholderne er afhentet med låget lukket. 4-hjulede beholdere skal placeres, så kunden umiddelbart kan betjene beholderen (dvs. med åbningen ud mod kunden).

34 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 11 I forbindelse med gårdrenovering, byggeri, opgravninger o.l. vil der være etableret midlertidige standpladser eller opsat mobile skralderum ved ejendommen. Beholdere på midlertidige standpladser og i mobile skralderum skal også hentes og stilles tilbage Ekstratømning/akuttømning I særlige tilfælde kan der opstå behov for, at Renovatøren udfører ekstra tømning af biobeholdere. Kommunen bestiller ekstra tømning via ASK (jf. Bilag 2) eller evt. via telefon/mail, og Renovatøren skal kunne udføre ekstra tømning senest næste hverdag. Kommunen kan i yderst sjældne tilfælde have behov for, at Renovatøren på Kommunens bestilling udfører akut tømning. Kommunen kontakter Renovatøren telefonisk, og Renovatøren skal kunne afhente affaldet indenfor 2 timer. Akut tømning skal kunne foretages mandag til fredag kl til Skader på opsamlingsmateriel Hvis beholderne beskadiges eller ødelægges af Renovatøren eller dennes indsamlingsmateriel under tømning, skal dette meddeles til kunden og Kommunen (via ASK) med det samme. Kunder med eget materiel informeres via meddelelsesseddel, mens der ved etageboliger mv. efterlades et klistermærke på det beskadigede materiel med besked om, at Renovatøren giver besked til Kommunen. Renovatøren skal indberette alle skader og behov for vedligeholdelse på opsamlingsmateriel via ASK. I forbindelse med kontraktopfølgning vurderer Kommunen omfanget af skader ud fra Renovatørens indberetninger samt klager fra kunderne, der er meldt ind i ASK. På baggrund heraf igangsættes evt. handleplan samt evt. krav om erstatning Spild mv. Indsamlingen af bioaffald skal ske med mindst mulig gene for kunderne uden beskadigelse af kundernes ejendom og uden spild af affald, perkolat mv. Såfremt der under Renovatørens indsamling, transport eller aflevering sker spild på vej, gangstier, grunde o.l., skal Renovatøren sikre, at dette opsamles og fjernes straks. Sker der spild med olie, perkolat eller andre væsker, skal Renovatøren straks foretage opsugning med opsugningsgranulat, som fjernes, når væsken er suget op Rengøring/vedligeholdelse af beholdere Hvis/når Renovatøren konstaterer, at beholdere til bioaffald skal rengøres eller kræver vedligeholdelse af nogen art, skal Renovatøren sætte et klistermærke på beholderen/materiellet og straks meddele dette forhold til Kommunen via ASK (jf. Bilag 2). Kunder med egen beholder skal endvidere informeres via meddelelsesseddel. Kommunens beholderoperatør vil herefter efter aftale med Kommunen foretage vask/reparation.

35 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side Planlægning af indsamlingen Renovatøren skal forestå planlægningen af indsamling af bioaffald. Renovatøren skal ved planlægning sikre, at alle tilmeldte ejendomme m.m. får indsamlet bioaffald med rette frekvens, og at der ved ruteindsamlingen indsamles på faste ugedage ved hver enkelt ejendom. Renovatøren skal ved fastsættelse af tømningstidspunkter overholde tiderne i pkt og tage hensyn til, at tømning ikke må være til unødig gene for kunder/trafik/færdsel i byen. Renovatøren skal ved planlægningen være opmærksom på, at der kan være steder (typisk ved rækkehuse, haveforeninger mv.), hvor flere kunder/ejendomme på tømningsdagen samler opsamlingsmateriellet på et fællesareal. Idet arealerne ofte er af begrænset størrelse, vil det ikke være muligt for kunderne at stille opsamlingsmateriel for flere fraktioner frem på samme dag. Kommunen og Renovatøren samarbejder om planlægning for afhentning/tømning ved disse kunder/ejendomme. Kommunen kan i begrænset omfang fastsætte tømningsdag/-e for konkrete standpladser/beholdere. Der vil maksimalt være tale om 1 % af det samlede antal tømninger. Renovatøren modtager senest den 1. april 2018 materiale fra Kommunen til brug for udarbejdelse af en tømningsplan. Materialet vil indeholde oplysninger om beholdertype, antal og tømningsfrekvens pr. adresse/standplads. Renovatøren skal med udgangspunkt i dette materiale udarbejde sin tømningsplan. Planen skal fremsendes til Kommunen til godkendelse senest den 1. maj 2018, således at den endelige plan kan være godkendt senest den 15. maj Kommunen og Renovatøren skal være enige om tømningsplanen I opstartsperioden Renovatøren skal starte planlægningen af entrepriseovertagelsen i samarbejde med Kommunen fra kontraktunderskrivelsen. Planlægningen skal varetages af en person, som Renovatøren udpeger i forbindelse med kontraktindgåelsen (jf.pkt. 3 i Bilag 2). Renovatøren skal være rede til løbende at justere og ændre i planerne for opstarten, hvis Kommunen og Renovatøren aftaler ændringer undervejs. Se i øvrigt Kontraktens pkt Løbende ændringer af tømmedage Alle større ændringer i tømningsplaner skal ske efter aftale med Kommunen, og Kommunen skal endeligt godkende ændringerne. Kommunen ønsker som udgangspunkt færrest mulige ændringer af fastsatte tømningsdage. Hvis Renovatøren alligevel finder, at der er grund til at ændre tømmedage, skal Renovatøren betale samtlige omkostninger herved, herunder omkostningerne ved at sende information til de berørte kunder.

36 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 13 Mindre omlægninger (enkelte ejendomme) kan foretages af Renovatøren, efter at Renovatøren har givet skriftligt besked til Kommunen mindst en måned før omlægningen træder i kraft med angivelse af ændringen og de omfattede grundejere. Kommunen orienterer de berørte grundejere. Omkostningerne forbundet med informationen til grundejerne afholdes af Renovatøren, og beløbet fastsættes efter Kommunens udgifter hertil. Ved enhver omlægning i tømningsplaner skal Renovatøren overholde tømningsfrekvensen for den enkelte ejendom/standplads, således at der ikke går flere dage mellem to tømninger, end der normalt er på ejendommen. Omlægninger må da ske med ekstra tømninger på ejendommen. Udgift hertil afholdes af Renovatøren. Ved ændringer, der foretages på foranledning af Kommunen, f.eks. i forbindelse udvidelse/tilpasning af ordningen, nye boligområder, ændringer i serviceniveau o.l., afholdes omkostninger til information af grundejere af Kommunen Ændringer i øvrigt Det er Kommunen, der til enhver tid træffer beslutninger om tømningsfrekvens, beholdertype, beholderantal, beholderstørrelser, standpladser mv. Kommunen opdaterer oplysninger om alle forhold vedr. den enkelte standplads/ejendom herunder materieltype og tømningsfrekvens i Kommunens it-system ASK (jf. Bilag 2). Renovatøren kan hver dag efter kl trække oplysninger ud af systemet om ændringer til næste dags ruter. Renovatøren skal inden for to dage være klar til omlægninger i indsamlingen eller at afhente henholdsvis ophøre med at afhente bioaffald på den pågældende ejendom. Det påhviler Renovatøren at holde kørelister ajour i overensstemmelse med de ændringer, som løbende vil blive registreret i ASK. Renovatøren skal efter anmodning inden for en uge fremsende kopi af den gældende køreliste til Kommunen. 3.3 Fejlsorteringer og afvigelser i indsamlingen Forsinkelser mv. Som udgangspunkt skal alle planlagte tømninger udføres på den planlagte dag. Såfremt Renovatøren ikke kan nå at indsamle bioaffaldet på den planlagte dag, skal Renovatøren straks rette henvendelse til Kommunen med henblik på oplysning om dels forsinkelsens art og dels hvilke tiltag, Renovatøren gør for at nå arbejdet på den planlagte dag. Forsinkelser skal indhentes senest næstkommende hverdag og om nødvendigt ved inddragelse af ekstra mandskab og materiel. Dog skal manglende tømning/afhentninger eller forsinkelser, som opstår på fredage, udbedres samme dag eller senest lørdag kl , såfremt Renovatøren modtager besked fra Kommunen inden kl via ASK, mail eller pr. telefon. Bioaffald i sække/poser eller anden emballage, som er opstået som følge af forsinkelser/uregelmæssigheder i indsamlingen, skal ligeledes indsamles næstkommende hverdag.

37 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 14 Renovatøren skal overkomme gener som følge af vejarbejde, midlertidig trafikomlægning og øvrige geneforvoldende trafikale forhold for at gennemføre den normale tømning, evt. ved at tømme fra en anden vej eller acceptere længere gåafstand. I forbindelse med vanskelige og længerevarende opgravningsarbejder kan der optages forhandling om eventuel ekstraordinær betaling for gener. I vinterperioden skal Renovatøren i samarbejde med Kommunen planlægge det nødvendige vinterberedskab. Renovatørens ressourcer til planlægning af vinterberedskab skal være indeholdt i ydelsen. Renovatøren skal ligeledes have afsat ressourcer til øget tilsyn, herunder til tilsyn ved ikke tømte adresser i vinterperioden, og dette ressourceforbrug skal ligeledes være indeholdt i ydelsen. Hvis bioaffaldet ikke kan afhentes på den planlagte tømmedag pga. vejrforholdene, skal al ophobet, emballeret bioaffald medtages fra det enkelte kundeforhold, når det igen er muligt at afhente affald på adressen. Der betales ikke særskilt for denne ydelse. Ved gentagne problemer med tømning på bestemte ejendomme (herunder parkerede biler) rettes henvendelse til Kommunen. Renovatøren bør ikke foretage anmeldelse til politi eller andre myndigheder, medmindre dette er aftalt med Kommunen. Generelt anser Kommunen ikke parkerede biler (bilspærring) eller lignende som en gyldig grund til, at Renovatøren ikke kan tømme bioaffaldet. Parkerede biler er en del af forholdene i byen, og Kommunen forventer, at Renovatøren overkommer dette problem, f.eks. ved at parkere et andet sted, gå udenom bilen eller komme tilbage igen senere samme dag. Hvis en bilspærring eller anden blokering af adgangsvejen skønnes at gøre det helt umuligt at tømme/afhente på tømningsdagen, skal forholdet dokumenteres med foto og indberettes i ASK. Kommunen vil på driftsmøderne løbende følge op på Renovatørens indmeldinger af bilspærring/anden spærring Manglende tømning/afhentning Hvis beholdere konstateres ikke tømt af kunden eller Kommunen, eller at bioaffaldet ikke er medtaget på den planlagte dato, og dette ikke er indberettet i ASK af Renovatøren senest næste dag kl. 7.00, betragtes hændelsen som en manglende afhentning Fejlsorteringer I Kommunens regulativ og retningslinjer er det specificeret, hvad bioaffaldet må indeholde og ikke indeholde. Renovatøren skal ved indsamlingen foretage en vurdering af, hvorvidt bioaffaldet i den enkelte beholder er fejlsorteret i så væsentlig grad, at affaldet ikke vil blive accepteret på modtageanlægget. Såfremt dette er tilfældet, skal Renovatøren aflevere en meddelelsesseddel til kunden (ved boliger med eget materiel), sætte et klistermærke med teksten fejlsorteret bioaffald, tømmes med restaffaldet på beholderen, dokumentere forholdet ved foto samt melde hændelsen og vedlægge foto i ASK (jf. Bilag 2).

38 Københavns Kommune Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse bioaffald på Nørrebro/Østerbro Side 15 Der kan opstå tilfælde, hvor fejlsorteret affald er skjult i beholderen, og først opdages ved tømningen i indsamlingskøretøjet. Vurderer Renovatøren, at det samlede læs bioaffald dermed ikke kan overholde modtageanlæggets krav, skal indsamlingen umiddelbart afbrydes og læsset køres til forbrænding. Forholdet skal dokumenteres med foto og meddeles Kommunen med det samme via ASK. 3.4 Forsøgsordninger mv. Renovatøren er forpligtet til, efter nærmere drøftelse med Kommunen om de økonomiske og praktiske konsekvenser, at deltage i forsøgsordninger og lignende i overensstemmelse med Kontraktens pkt Evt. forsøg vil for eksempel kunne omfatte benyttelse af en anden type opsamlingsmateriel, omlægninger i organiseringen af arbejder, udarbejdelse af trafiksikkerhedsplaner mv. Vederlaget for sådanne forsøgsordninger, som Københavns Kommune måtte ønske at iværksætte, beregnes på grundlag af tilbudslistens enhedspriser herfor. I det omfang enhedspriserne ikke umiddelbart kan finde anvendelse, indgås særskilt tillægsaftale om forøgelse/reduktion af tømningsprisen på grundlag af marginalomkostningerne ved forsøget. Renovatøren er forpligtet til, efter nærmere forudgående aftale med Kommunen, i begrænset omfang at udføre supplerende renovationsydelser for Kommunen i den udstrækning, Renovatøren har ressourcer hertil. Ved supplerende ydelser forstås ydelser, som klart ikke er omfattet af de ydelser, som Renovatøren i henhold til udbudsmaterialet og ydelsesbeskrivelsen har pligt til at udføre inden for de aftalte enhedspriser eller øvrige særskilt aftalte priser. Supplerende ydelser må, i hvert tilfælde, alene udføres efter forudgående særskilt aftale med Kommunen og afregnes af Renovatøren efter tilbudslistens timepriser for mandskab og materiel jf. Kontraktens Bilag 1B.

39 Teknik- og Miljøforvaltningen Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen

40 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 1 Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 INDLEDNING 2 2 SAMARBEJDE MELLEM RENOVATØREN OG KOMMUNEN Roller, kompetencer og tilgængelighed Støttefunktioner m.v Samarbejde og konfliktløsning Mødeaktivitet 6 3 OPSTARTSPERIODE Proces for overtagelse af medarbejdere Indkøringsperiode ekstra beredskab 8 4 SKRALDEMANDEN SOM MILJØRÅDGIVER 8 5 KOMMUNIKATION MV Kommunikation i marken Henvendelser og klager fra kunder Kommunens it-system ASK Øvrige meddelelser 11 6 AFRAPPORTERING OG TILSYN Kvalitetssikring 12 7 UDVIKLING 13

41 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 2 1 INDLEDNING Dette bilag beskriver Kommunens krav og ønsker til organiseringen af samarbejdet mellem Kommunen og Renovatøren, til kommunikationen mellem Kommune og Renovatør og mellem Renovatør og borgere/kunder samt til Renovatørens kvalitetssikring. 2 SAMARBEJDE MELLEM RENOVATØREN OG KOMMUNEN Københavns Kommune lægger stor vægt på, at Renovatøren har fokus på en opgaveløsning af høj kvalitet. Samarbejdet mellem Københavns Kommune og Renovatøren forventes at ske i en god samarbejdsånd, der bygger på et konstruktivt og tillidsfuldt forhold. Renovatøren, dennes entrepriseleder(e) og kørselsleder(e) skal have tæt kontakt til Kommunen. Entrepriseleder og kørselsleder, som varetager den daglige kontakt til Kommunen, skal bemyndiges til at træffe selvstændige beslutninger med relevans for indsamlingsopgaven og de kontraktlige forhold, som anført nedenfor. Kontraktparterne er forpligtet til loyalt at informere hinanden om alle forhold, som kan have indflydelse på opfyldelse af kontrakten. Al kommunikation mellem Kommunen og Renovatøren skal foregå på dansk. 2.1 Roller, kompetencer og tilgængelighed Kommunen ønsker et samarbejdet, hvor Renovatørens organisation afspejler Kommunens organisering og organisation af kundeservicen, indsamlingsordningerne mv. Kommunen har en række funktioner i spil direkte over for Renovatøren: en digital kundeportal Nem Affaldsservice, som kunderne skal anvende til al henvendelse til Kommunen omkring affaldshåndteringen. Nem Affaldsservice udveksler data med Kommunens kunderegistreringssystem ASK. en IT-funktion, som understøtter driften af Kommunens kunderegistreringssystem ASK, jf. Bilag 2.1. Denne funktion vil varetage it-mæssige spørgsmål fra Renovatøren. et team af kundekonsulenter: o o Kundekonsulenterne varetager de praktiske opgaver i marken vedr. vejledning af kunderne, indretning og godkendelse af standpladser, løsning af adgangsproblemer mv. Kundekonsulenterne er endvidere tilknyttet samarbejdet med den enkelte Renovatør. Konsulenten arbejder med kontraktopfølgning og tilsyn, og deltager bl.a. i driftsmøder med Renovatøren og i løsning af problemer i samarbejde med Renovatørens kørselsleder.

42 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 3 et team af kontraktansvarlige. Renovatøren vil samarbejde med en fast kontraktansvarlig med en fast afløser. Den kontraktansvarlige varetager den løbende kontakt med Renovatørens entreprise- og kørselsledelse, herunder driftsmøder, løsning af problemer, der ikke kan løses "i marken" mellem kundekonsulenten og Renovatørens kørselsleder etc. Kommunens organisation omfatter endvidere en række andre funktioner med områdeledelse, projektudvikling, myndighedsudøvelse, planlægning af ordninger, økonomi etc. For at sikre den ønskede afspejling af Kommunens organisation skal der være følgende medspillere hos Renovatøren: Entrepriseleder o Har det overordnede ansvar for opgavernes udførelse i henhold til den indgåede entreprisekontrakt. o Skal have kompetence til at indgå bindende aftaler med Kommunens kontraktansvarlige om forhold af betydning for entreprisen, herunder den samlede drift og udførelse, indkøb af udstyr mv. o Skal kunne træffes mandag til torsdag i tidsrummet: , fredag via telefon. o Skal kunne være til stede inden for Kommunen med dags varsel. o Skal deltage i driftsmøderne med Kommunen. Entrepriselederen skal så vidt muligt have erfaring med samarbejde med kommunale organisationer og erfaring fra renovationsbranchen. Kørselsleder o o o o o o Har ansvar for den daglige drift af indsamlingen, med fuld rådighed over personale og ressourcer for opgavens udførelse, og for den daglige virksomhed og produktion. Skal være stationeret det samme sted, som skraldemændene kører ud fra (herefter kaldet det lokale kontor), og med tæt kontakt til de medarbejdere (skraldemænd), der står for affaldsindsamlingen, så der hurtigst muligt sker en afdækning og løsning af evt. problemer. Skal være ansvarlig for, at opgaverne i distrikterne er løst, samt ansvarlig for sikker udlevering og modtagelse af bynøgler (én by én nøgle), jf. Bilag 1, pkt Skal kunne træffes via telefon. Skal være tilgængelig indenfor det tidsrum, der udføres opgaver i forhold til entreprisekontrakten, d.v.s. mindst mandagfredag i tidsrummet Skal kunne møde hos Kommunen eller på en specificeret adresse i Københavns Kommune 2 timer efter tilkald indenfor det tilgængelige tidsrum. Uanset om funktionen deles mellem flere personer, skal kørselslederen kunne træffes på ét telefonnummer. Det skal tilstræbes, at kørselsledere har erfaring med samarbejde med kommunale organisationer og erfaring fra renovationsbranchen.

43 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 4 For begge funktioner gælder det, at der skal udpeges en ansvarlig afløser ved sygdom, ferie o.l. Stedfortræderen skal overtage funktionens forpligtelser og beslutningskompetencer. Kontaktoplysninger til stedfortræder skal være oplyst ved indsamlingsstart til Kommunen. Stedfortræder skal hurtigst muligt, efter at denne er indtrådt i stedfortræderrollen, meddele dette til Kommunen. Det står Renovatøren frit for at lade samme person varetage funktionerne som henholdsvis entrepriseleder og kørselsleder. I så fald skal personen have de nødvendige ressourcer, den fulde kompetence og bemyndigelse på begge niveauer. 2.2 Støttefunktioner m.v. Til støtte for driftsfunktionerne skal Renovatøren have en række støttefunktioner i form af administrativt personale, tekniske ressourcer mv. Administrativt personale skal varetage kunde-/hotline funktioner, foretage registrering af klager og bestillinger etc., sekretærfunktioner, øvrige driftsmæssige og administrative rutiner etc. fra Renovatørens kontor (det lokale kontor eller virksomhedens øvrige kontorer). Tekniske ressourcer mv. omfatter kontorfaciliteter, telefon, PC, internetadgang etc. Renovatøren skal råde over et kontor, så Kommunen har mulighed for at kontakte kontoret om emner relateret til indsamlingen herunder uregelmæssigheder, spørgsmål etc. Kontoret skal være udstyret med telefon, it-udstyr, etc. og være bemandet i tidsrummet alle dage, hvor der udføres indsamling. Det skal være muligt for Kommunen at komme i kontakt med Renovatøren frem til kl på alle hverdage, så Kommunen kan træffe aftale med Renovatøren om eventuelle hasteopgaver eller mangler i dagens arbejde. I praksis vil det kun få gange om året være nødvendigt at kontakte Renovatøren mellem kl. 16 og 18. Når det sker, skal det dog være muligt for den person, som modtager opkald fra Kommunen efter kl , at disponere over mandskab og materiel til den relevante hasteopgave. Renovatøren skal sørge for, at mindst to medarbejdere kan dække hinandens administrations- og driftsopgaver, så Kommunen altid oplever, at meddelelser modtages ved første henvendelse. Der skal være kontakt via mobiltelefon mellem Renovatørens kontor og indsamlingskøretøjerne. Hvis entrepriseleder og kørselsleder ikke er placeret på samme kontor, skal der være administrativt personale til stede på begge kontorerne. Renovatøren skal senest en måned før indsamlingsstart oplyse telefonnummer samt adresse på entrepriseleder, kørselsleder og administrativt personale. Ud over ovenstående drifts- og støttefunktioner inddrages virksomhedsledelsen som en naturlig del af samarbejdet efter behov.

44 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side Samarbejde og konfliktløsning Det er hensigten, at det daglige samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen skal foregå i en god samarbejdsånd, og at samarbejdet vil bygge på et tillidsfuldt og konstruktivt forhold. Konfliktløsning Eventuelle opståede konflikter skal tilstræbes løst tættest muligt på det niveau, hvor konflikten er opstået. Ved konfliktløsningen skal der tages hensyn til kundernes behov for hurtig problemløsning. Kommunen lægger vægt på, at Renovatøren løser eventuelle mindre opståede situationer i dagligdagen i marken uden Kommunens involvering. Løsning af konflikter mellem Renovatøren og Københavns Kommune skal ske på følgende tre forskellige niveauer: Niveau 1: Kommunens kundekonsulent(-er) / Renovatørens kørselsleder Hvis der er problemer, som ikke umiddelbart kan løses med kunden/borgeren, kontakter Renovatørens kørselsleder Kommunens kundekonsulent. Problemet søges løst via telefon eller om nødvendigt ved fælles tilsyn og direkte kommunikation i marken mellem Renovatørens kørselsleder og Kommunens kundekonsulent. Hvis enkelte konflikter ikke kan løses i det daglige samarbejde mellem den relevante kundekonsulent og kørselslederen, gives den videre til Kommunens kontraktansvarlige og til Renovatørens entrepriseleder (niveau 2). Hvis problemerne er af principiel karakter, skal Kommunens kontraktansvarlige og Renovatørens entrepriseleder altid orienteres og om nødvendigt inddrages (niveau 2). Niveau 2: Kommunens kontraktansvarlige / Renovatørens entrepriseleder Kommunens kontraktansvarlige og Renovatørens entrepriseleder mødes hver måned på et driftsmøde, hvor diverse principielle problemstillinger i forbindelse med driften løses. Uenigheder om fakturering og bod løses først og fremmest i dette forum. Det forventes, at der er telefonisk kontakt mellem parterne ved optakt til den mindste konflikt. Ved tilspidsede situationer mødes den kontraktansvarlige og entrepriselederen akut med henblik på at få løst konflikten hurtigst muligt. Hvis problemerne ikke kan løses i dette regi eller der er tale om så principielle problemer, at det har betydning for Kontrakten og/eller dens fortolkning, inddrages Kommunens enhedschef og Renovatørens direktør (niveau 3). Niveau 3: Kommunens enhedschef / Renovatørens direktør Ved tilspidsede situationer eller principielle problemer afholdes der et møde angående problemet mellem Kommunens enhedschef og Renovatørens direktør. Kommunens centerchef og eventuelt Kommunens tekniske direktør informeres og inddrages efter behov. Alt efter problemets omfang og art inddrages eventuel jurist eller anden hjælp.

45 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 6 Hvis et problem ikke kan løses i mindelighed forholdsvist hurtigt bringes dette for voldgift, jf. Kontraktens pkt Mødeaktivitet Driftsmøder Én gang om måneden skal der afholdes driftsmøde med fast deltagelse af Renovatørens entrepriseleder samt Kommunens kontraktansvarlige og en kundekonsulent. Entrepriselederen skal deltage i samtlige driftsmøder med Kommunen, og Kommunen vil kunne indkalde kørselsledere og evt. andre udvalgte medarbejdere, hvis Kommunen skønner, at der er behov for det. Driftsmøder vil indeholde faste punkter f.eks. drøftelse af driftsrapporten jf. pkt 6.1 nedenfor, afklaring af eventuelle aktuelle problemstillinger, drøftelse af bodsopgørelse samt andre emner af betydning for den løbende drift. Opfølgningen vedr. Kontraktens bestemmelser f.eks. om politikkers overholdelse, evt. udviklingstiltag osv., indarbejdes i mødeplanen med passende intervaller. Endelig fastlæggelse af mødeplan og - indhold vil ske i fællesskab med Renovatøren umiddelbart efter Kontraktens indgåelse. Kommunen kan til enhver tid med dags varsel indkalde til ekstraordinære driftsmøder til drøftelse af akutte driftsmæssige spørgsmål. Informations- og oplysningsmøder Kommunen forventer, at alle Renovatørens medarbejdere med kundekontakt har et tilstrækkeligt videns- og informationsniveau til at sikre, at alle beskeder/informationer til Kommunen og kunder i marken er ens. Det er Renovatørens ansvar løbende at sørge for, at alle medarbejdere har det rette videns- og informationsniveau. Kommunen forbeholder sig dog ret til, hvis Kommunen finder speciel anledning hertil, at indkalde medarbejdere til informations- og oplysningsmøder i dagtimerne. Møder som alle relevante medarbejdere hos Renovatøren har pligt til at deltage i. Kommunen anslår, at der max. vil være tale om 2 timer pr. medarbejder pr. år. Kommunen betaler i givet fald separat for medarbejdernes deltagelse i disse møder. Brugermøder Kommunen har en række netværk til borger-/kundegrupper, (miljøgrupper o.l.), lokaludvalg, grundejerforeninger, evt. virksomheder mv. Desuden har Kommunen et fast netværk med de professionelle brugere (viceværter, etageejendommenes administratorer o.l.). Renovatøren forventes at deltage aktivt i dette samarbejde med Kommunen, som har fokus på vurdering, forbedring og optimering af opgavns udførelse. Emner for brugermøderne kan bl.a. den nye bioordning, placering af biobeholdere, skiltning og information, arbejdsmiljø og sikkerhed m.m. Det må forventes, at der skal anvendes 6 8 mandtimer pr. år til disse eller tilsvarende møder. Kommunen betaler separat for medarbejdernes deltagelse i disse møder, hvis det viser sig, at behovet er større end de forventede 6-8 timer.

46 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 7 3 OPSTARTSPERIODE Renovatøren skal afsætte ressourcer til organisering i forbindelse med opstartsperioden fra kontraktindgåelse til 31. maj Renovatøren skal senest i forbindelse med kontraktindgåelse udpege en person, som er ansvarlig for opstart af samarbejdet med Kommunen i opstartsperioden, f.eks. den kommende entreprise- eller kørselsleder. Renovatøren/entreprise- eller kørselslederen skal i opstartsperioden deltage i møder, hvor Renovatørens udarbejdede instrukser, beredskabsplaner, kørelister o.l. gennemgås. Møderne vil også indeholde en præsentation af Renovatøren og kørselslederen for relevante ansatte i Københavns Kommune. Afholdelse af 1. opstartsmøde forventes i løbet af marts måned Proces for overtagelse af medarbejdere Kommunen har specificeret kravene til Renovatørens proces for overtagelse af medarbejdere fra den nuværende Renovatør som anført nedenfor. I processen kræver Kommunen en tæt dialog med Renovatøren herunder mulighed for aftale om evt. justering. I opstartsperioden skal Renovatøren påtage sig følgende opgaver: Informationsbrev 1 Renovatøren skal umiddelbart efter kontraktindgåelse udsende informationsbrev 1 til medarbejderne. Kommunen leverer navne og adresser på de pågældende medarbejdere. Informationsbrev 1 skal bl.a. indeholde følgende punkter: Forventet tidsplan over forløb i forbindelse med medarbejderoverdragelse Information om forventet garagering Information om velfærdsfaciliteter generelt, herunder omklædning og beklædning Indsamlingsmateriel Invitation til orienteringsmøde 1 Orienteringsmøde 1 Renovatøren skal afholde orienteringsmøde 1 ca. 2-3 uger efter udsendelse af informationsbrev 1. På orienteringsmødet skal Renovatøren informere medarbejderne om de praktiske forhold ved virksomhedsoverdragelsen, herunder om proces/tidsplan for endelig tilkendegivelse af ønske om at blive virksomhedsoverdraget. Kommunen deltager i dette møde.

47 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 8 Medarbejdersamtaler Renovatøren skal afholde individuelle samtaler med medarbejdere, der ønsker at blive virksomhedsoverdraget. Ansættelsesaftaler skal i givet fald indgås senest umiddelbart før afholdelse af orienteringsmøde 2. Orienteringsmøde 2 Renovatøren skal afholde orienteringsmøde 2 ca. 14 dage før entreprisestart. Renovatøren skal udsende invitation til mødet senest 2 uger før mødets afholdelse. På mødet skal Renovatøren bl.a. orientere om ruteplanlægningen. Kommunen deltager på dette møde. Ovenstående plan for opstartsperioden skal følges med de eventuelle ændringer og justeringer, som parterne måtte aftale undervejs. 3.2 Indkøringsperiode ekstra beredskab I indkøringsperioden fra den 1. juni til den 31. august 2018 skal Renovatøren have et ekstra beredskab til arbejdsledelse og afsætte tilstrækkelige ressourcer til organisering og udførelse af opgaven i indkøringsperioden, således at Kommunens ønske om en smidig overgang fra den nuværende renovatør til Renovatøren kan imødekommes i alle henseender. Det skal således være muligt for Renovatøren at indsætte ekstra mandskab og materiel samme dag efter nærmere aftale med Kommunen. 4 SKRALDEMANDEN SOM MILJØRÅDGIVER Københavns Kommune prioriterer den direkte kontakt mellem skraldemændene og kunderne i marken højt og har i mange år arbejdet med begrebet skraldemanden som miljørådgiver. Skraldemanden som miljørådgiver betyder, at skraldemanden i hverdagen skal være i stand til at råde og vejlede borgere/kunder om korrekt affaldssortering, regler for affaldshåndtering etc. Således skal de medarbejdere, som forestår indsamlingen af bioaffald, også kunne rådgive og vejlede kunderne om øvrige ordninger for husholdningsaffald. Kommunen forventer således, at skraldemanden har fokus på borgerne/kunderne og møder dem venligt, opmærksomt, og at han har tid til at svare på spørgsmål. Ved indsamlingen varetager Renovatørens skraldemænd den direkte kontakt med borgerne/kunderne, hvor bl.a. følgende er relevant: Vejledning om affaldssortering Udlevering af Kommunens informationsmateriale og oplysninger om kontaktadresser, telefonnumre osv. Henvisning til Kommunens selvbetjeningsløsning på nettet og yderligere oplysninger på Kommunens hjemmeside

48 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 9 Renovatøren skal afsætte tid til sikring af skraldemændenes informationsniveau, så de er i stand til at besvare henvendelser fra borgerne/kunderne. Informationen skal foregå mundtligt på møder 1-2 gange om året, eller når der er større ændringer i indsamlingsordningerne og ved introduktion af nye medarbejdere inden arbejdet i marken påbegyndes. Renovatøren skal ligeledes etablere rutiner for opdatering af personalehåndbog og for sikring af, at der er relevante, gældende informationsmaterialer i bilerne. Bilag 2B indeholder Renovatørens beskrivelse af, hvordan han vil sikre, at medarbejderne har de nødvendige oplysninger og den tilstrækkelige tid i det daglige arbejde til at kunne optræde som miljørådgivere, herunder udvise god kundepleje, give vejledning, besvare spørgsmål mv. 5 KOMMUNIKATION MV. 5.1 Kommunikation i marken Renovatøren skal anvende meddelelsessedler, information og anden vejledning/ mærkning i situationer, hvor Kommunen finder det hensigtsmæssigt. Meddelelsessedler vil være udformet som sedler, klistermærker, hængere til beholdernes håndtag eller postkort. Kommunen vil bruge meddelelsessedler til kunder i f.eks. haveforeninger, mens sedlerne ikke vil blive anvendt i etageejendomme. Skraldemanden skal aflevere en meddelelsesseddel til kunden i forbindelse med afvigelser ved udførelsen af arbejdet og/eller som en vejledning til kunden om korrekt affaldshåndtering etc. Meddelelsesseddel/postkort skal afleveres i kundens postkasse, mens hængere og klistermærker sættes på beholderne. Renovatøren skal ligeledes anvende hængere og klistermærker på beholdere, når det er påkrævet. Der er f.eks. tale om hængere, som skal sættes på beholdere, som indeholder fejlsorteret affald, eller om klistermærker, som skal sættes på de beholdere, som Renovatøren finder defekte eller trængende til vedligeholdelse, således at beholderoperatøren efterfølgende kan identificere den rigtige beholder. Kommunen udarbejder og trykker meddelelsessedler/klæb/hængere/postkort. Hver gang der er afleveret en meddelelsesseddel, et postkort, en hænger eller påsat et klistermærke om defekt beholder, skal hændelsen indrapporteres i ASK med angivelse af årsag til hændelsen. Ved anvendelse af anden mærkning/information indrapporteres i ASK efter nærmere aftale med Kommunen. 5.2 Henvendelser og klager fra kunder Københavns Kommune står for kontakten til kunderne/borgerne, herunder for: Til- og framelding af afhentningsadresser Til- og framelding af materiel

49 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 10 Modtagelse af klager Besvarelse af spørgsmål Kommunen forestår kontakten med kunderne via den online elektroniske kundeportal Nem affaldsservice : Kommunen lægger stor vægt på at kunne give borgere/kunder en hurtig, effektiv og professionel service, når de henvender sig med spørgsmål, klager, kommentarer e.l. Renovatøren har derfor pligt til at foretage indberetning af afvigelser og øvrige hændelser, der sikrer, at Kommunen altid er opdateret omkring forhold, der har betydning for driften af entreprisen, og dermed for Kommunens servicering af og information til borgerne/kunderne. Kunderne henvender sig som udgangspunkt til Kommunen via den digitale kundeportal Nem Affaldsservice. De eventuelle henvendelser, Renovatøren modtager i marken, skal henvises til Kommunen. Renovatøren modtager klager fra kunderne direkte via den digitale kundeportal Nem Affaldsservice, og Renovatøren skal tømme hurtigst muligt efter, at klager fra kunderne om manglende tømning er registreret. Klager modtaget på tømmedagen eller senest kl en senere dag efter tømmedagen - skal tømmes/udbedres senest den efterfølgende hverdag inden kl Klager modtaget efter kl på dagen efter tømmedagen eller senere, skal tømmes/udbedres senest den efterfølgende hverdag kl Renovatøren er forpligtiget til selv at kontrollere i ASK, hvornår klagerne er modtaget. Kommunen registrerer ikke nye bestillinger fra kunder, der berører noget, der skal udføres dagen efter (dag 1) og næstkommende dag (dag 2) i forhold til registreringsdagen. Renovatøren skal have registreret samtlige informationer om dagens tømninger, ordrer og hændelser i Kommunens it-system senest kl næstkommende dag. Kommunen afgør, om en klage vil være omfattet af bodsbestemmelserne i Bilag Kommunens it-system ASK Kommunen anvender et it-system - ASK (Affaldssystem København) - til administration af alle forhold vedrørende afhentning af affald, herunder oplysninger om ordninger, standpladser, materiel, særlige forhold på adressen, henvendelser og klager fra kunder og Renovatøren, og tilbagemelding fra Renovatøren på hændelser og bestillinger. ASK er et web-baseret system, som Renovatøren vil få adgang til og kan bruge via internettet. ASK kræver ingen særlige installationer på Renovatørens it-udstyr, ud over Microsoft Internet Explorer version 8 eller nyere. Udvalgte data fra ASK vises direkte i den digitale selvbetjening Nem Affaldsservice, herunder Renovatørens eventuelle indmeldinger om forhold, der har forhindret en tømning. ASK er et samarbejdsforum, som bruges af Kommunens sagsbehandlere, borgerne og Renovatøren, og således har såvel Kommune som Renovatør adgang til de samme oplysninger.

50 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 11 Renovatøren kan i ASK se alle forhold/bestillinger/ændringer af oplysninger om den enkelte ejendom/standplads, og systemet kan håndtere såvel beskeder/meldinger fra Kommune til Renovatør, som meldinger fra Renovatør til Kommune. Renovatøren skal anvende ASK i sit daglige arbejde. Til ASK er der udviklet en elektronisk kommunikationssnitflade i form af en række Webservices, der kan overføre data via såkaldte SOAP XML-dokumenter. Disse services kan anvendes til overførsel af data mellem ASK og Renovatørens eget itsystem og vice versa. Kommunen foretrækker, at Renovatøren anvender snitfladen. Snitfladens funktionsspecifikation er beskrevet i Bilag 2.1. Hvis Renovatøren ikke ønsker at anvende den automatiske dataoverførsel mellem eget og Kommunens system (via snitfladen), skal Renovatøren anvende ASK direkte til registrering af alle forhold omkring renovationsarbejdet. Renovatøren får dermed adgang til en direkte, manuel sagsbehandling i ASK. ASK håndterer primært 4 typer af hændelser: 1. Kommunen eller borgeren bestiller en ydelse via ASK (f.eks. en ejendom som skifter materiel, tømningsfrekvens, bestilling af tømning e.l.). 2. Renovatøren melder tilbage i ASK, hvornår ydelsen vil blive udført. 3. Renovatøren indberetter ændringer af ruter mv. i ASK, således at ændringen er registreret på den enkelte ejendom/standplads. 4. Renovatøren melder tilbage i ASK, hvis tømninger ikke er udført eller der er andre afvigelser. Systemet arbejder med en række koder for de enkelte typer af hændelser, jf. Bilag 2.1. Renovatøren vil inden overtagelse af opgaven blive instrueret i brugen af systemet. Renovatøren afholder udgifter i forbindelse med deltagelse i instruktionen, og Kommunen afholder udgifter til undervisning. Kommunen afgør, hvilke indtastningsmuligheder der skal være i systemet for både kunder og Renovatør, og afgør i det hele taget tvivlsspørgsmål vedrørende systemet. Kommunen kan til enhver tid foretage ændringer og tilpasninger i meddelelsessystemet. 5.4 Øvrige meddelelser Generelle driftsforstyrrelser som f.eks. bilnedbrud, strejker o.l. skal Renovatøren oplyse Kommunen om hurtigst muligt pr. telefon og . Renovatøren skal samtidig oplyse om hvilke initiativer, der iværksættes for at mindske driftsforstyrrelserne mest muligt. Den præcise procedure og aktuelle adressater for meldingerne aftales mellem parterne i forbindelse med opstartsperioden.

51 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 12 Kommunen har et beredskab for udbedring af f.eks. akut opståede trafikale risici (større huller i vejbelægningen, skilte, der er faldet ned osv.). Det forventes, at Renovatørens mandskab indrapporterer sådanne hændelser, når de observerer dem. Nærmere oplysninger om indrapporteringsmuligheder vil blive oplyst efter kontraktindgåelse. 6 AFRAPPORTERING OG TILSYN 6.1 Kvalitetssikring Overordnede principper Kommunen lægger stor vægt på, at kunderne er tilfredse med Kommunens renovationsydelse. Kommunen vil derfor løbende følge kvaliteten i den ydelse, der leveres, og give Renovatøren incitamenter til at levere en ydelse af høj kvalitet. Kommunens kvalitetsstyring bygger på registrering af brugerhenvendelser til Kommunen, Renovatørens egenkontrol og eventuelt Kommunens registreringer på en række målepunkter. Såfremt Renovatørens ydelse ikke har den foreskrevne kvalitet, betales der i nærmere angivne tilfælde bod herfor (jf. Bilag 6). Fra ASK kan der udtrækkes data i form af rapporter, bl.a. rapporter over antal klager/afvigelser. Disse udtræk benyttes til kvalitetsstyring. Renovatøren skal sikre at der for én bil én gang om ugen registreres vejedata. Kommunen ønsker at kunne opgøre mængderne af indsamlet bioaffald i forhold til antallet af beholdere. Renovatøren skal kunne fremsende disse data når Kommunen efterspørger det. Forud for de månedlige driftsmøder udarbejder Kommunen en bodsopgørelse (kvalitetsmåling) over den seneste måneds drift. Kommunens rapportering vil hver måned mindst omfatte: en opgørelse af regularitet (antal/andel korrekt udførte tømninger til tiden) en rapport over modtagne klager (antal, typer, berørte ejendomme, løsning mv.) Driftsmøderne vil typisk indeholde en status og opfølgning på: Den foregående måneds driftsmøde Status for indsamling og drift Eventuel bodsopgørelse AT-forhold og lignende Renovatøren skal mindst én gang om året opgøre følgende: Kørselsregnskab og brændstofforbrug mv. for hver indsamlingsbil Eventuelle planlagte ændrede aktiviteter inden for kontrakten Oversigt over gennemført medarbejderuddannelse

52 Københavns Kommune Bilag 2 Samarbejde mellem Renovatøren og Kommunen Side 13 Øvrige punkter efter aftale med Kommunen Tilsyn og kontrol Kommunen forbeholder sig ret til løbende at føre såvel anmeldte som uanmeldte tilsyn eller få udført eksternt tilsyn med Renovatørens udførelse af arbejdet, herunder ret til at inspicere Renovatørens materiel, medarbejdernes ansættelsesforhold, overholdelse af AT-krav, miljøkrav o.l. Renovatøren skal orientere sit personale om, at såvel anmeldte som uanmeldte tilsyn kan finde sted. Derudover skal der efter anmodning fra Kommunen udføres fælles tilsyn. Renovatørens kørselsleder skal på Kommunens forlangende deltage i fællestilsyn. Renovatøren kan ligeledes anmode en af Kommunens kundekonsulenter eller Kommunenskontraktansvarlig om at deltage i et evt. tilsyn. Renovatørens kvalitetssikringssystem Bilag 2A indeholder en beskrivelse af Renovatørens generelle kvalitetssikringssystem. 7 UDVIKLING Københavns Kommune prioriterer en løbende udvikling og forbedring af affaldssystemerne højt. Kommunen ønsker at kunne drive denne udvikling i samarbejde med Kommunens Renovatører. Kommunen vil derfor opfordre Renovatøren til at komme med gode ideer til projekter, som Renovatøren kunne tænke sig at gennemføre/afprøve på entreprisen. Projekterne skal have til formål at forbedre miljø, arbejdsmiljø, kvalitet, service, effektivitet eller sikkerhed i forhold til håndtering af husholdningsaffald i eller for Københavns Kommune. Kommunen vil løbende vurdere eventuelle forslag til projekter, og indkomne projektforslag vil blive vurderet i forhold til det enkelte projekts indhold og forventede betydning for miljøet, arbejdsmiljøet, kvaliteten, servicen, effektivitet eller sikkerhed ved indsamlingen. Ved vurdering af projektforslagene vil Kommunen særligt lægge vægt på: Projektets forventede resultater Projektets indhold i forhold til innovation, udvikling og nytænkning Kommunens muligheder for at påvirke udformningen af projektet Kommunens muligheder for at benytte sig af projektets resultater og evt. gevinster Renovatørens medfinansiering Projektets udformning, tidsplan og de til projektet knyttede ressourcer. Kommunen er ikke forpligtet til at acceptere et projektforslag fra Renovatøren.

53 Teknik- og Miljøforvaltningen Bilag 2.1 Renovatørens arbejde i ASK

54 RENOVATØRENS ARBEJDE I ASK BILAG TIL UDBUDSMATERIALE Version 1.07 Anker Hedegaard

55 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Definitioner Ansvar Ansvar Hotline Oprettelse af brugere Kurser Fast kørsel Tømmekalender Oversigt over faste tømninger Tømningsregistrering Bestillinger Bestillingstyper Bestillinger via renovatørsnitflade Renovatørsnitflade Automatisk Renovatørsnitflade Manuel renovatørsnitflade Annullering af bestilling via snitflade Bestillinger via avanceret søgning Eksport og Udskrift af bestillinger Bekræftelse af bestillinger Bekræftelse af tømning af tømning af ringerordning Bekræftelse af Containerbestilling Bestillinger på tømmekalender Afvigelser Klagebehandling Ændring af tømmekalender Meddelelser... 8 Bilag 1 Operativsystemer og Browsere på arbejdspladser... 9 Bilag 2 - Systemparametre Bilag 3 Bestillingstyper Bilag 4 Oversigt over faste tømninger Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade Bilag 6 Specifikation af Afvigelser

56 Bilag 7 Ændring af tømmekalender Bilag 8 ASK Brugervejledning for renovatører Bilag 9 Technical Description XLM Interface for Waste Collection

57

58 1. INDLEDNING Københavns Kommune registrer alle forhold vedrørende affaldsafhentning i ASK Affalds System København. Københavns Kommune anvender systemet til registrering af alle relevante forhold vedrørende affaldsafhentningen, og det påhviler renovatøren at anvende systemet til de opgaver, der er beskrevet i dette dokument. Systemet er bygget på Microsoft Dynamics CRM, og kan anvendes på en med adgang til Internettet, men én af de understøttede browserversioner. Se liste over understøttede operativsystemer og browserversioner i Bilag 1 Operativsystemer og Browsere på arbejdspladser. Der skal ikke foretages særlig installation af klientprogrammel, men der kan, afhængig af lokale forhold, være fordele ved at installere særlige parametre til systemdatabasen på de maskiner hvorpå programmet afvikles. Eksempel på sådanne systemparametre er vedlagt som Bilag 2 - Systemparametre. For vejledning til systemet, se Bilag 8 ASK Brugervejledning for renovatører. Københavns Kommune foretager løbende udvikling på systemet, og udvikler nye funktioner. Når sådanne har relevans for renovatøren giver der meddelelse herom, og ny brugervejledning udfærdiges DEFINITIONER I dette dokument anvendes følgende definitioner: Affaldsordning - Afhentning af husholdningsaffald er opdelt i en række forskellige affaldsordninger bestemt af typen af affaldsfraktion, f.eks. dagrenovation, pap- og papir, storskrald osv. fra enten beholdere eller containere. Én affaldsordning afhentes af én renovatør i ét udbudsområde Afhentningsfrekvens - Den frekvens hvormed afhentning af affald fra en given standplads finder sted. ASK - Affalds System København ATR - Automatisk Tømnings Registrering Bekræftet dato - Den dato hvor renovatøren har bekræftet at bestillingen udføres. Bestillingsdato - Den dato, hvor en bestilling ønskes udført. 1

59 Bestillingsordning - En affaldsordning, hvor afhentning af affald sker efter kundens bestilling. Henvendelse - Alle henvendelser fra kunder og renovatører om affaldsafhentning registreres i ASK som henvendelser, ligesom alle henvendelser fra renovatører om affaldsafhentning hos kunder registreres som henvendelser. Henvendelser kan være af typerne Kundehenvendelse, Renovatørafvigelse og Renovatør-oplysning. Koordinater - Talværdier der beskriver et geografisk punkts placering på et kort. I ASK anvendes koordinater efter UTM systemet (Universal Transverse Mercator coordinate system). Kundehenvendelse - Henvendelse fra kunde om affaldsafhentningen. Løs afhentning - Afhentning af affald, der ikke er emballeret i beholdere eller andet materiel. Materiel - Til en affaldsordning er der tilknyttet materiel i form af én eller flere sække, beholdere eller containere af forskellig type. OIS - Den Offentlige Informations Server. Renovatør - En entreprenør der varetager indsamling af bestemte typer affald (affaldsordninger) i ét eller flere udbudsområder. Renovatørafvigelse - Henvendelse fra renovatør med årsag til at afhentning af affald hos en kunde ikke har fundet sted som planlagt. Renovatøroplysning - Henvendelse fra renovatør med oplysning om forhold, der generer arbejdet med afhentning af affald fra en given standplads. Rute - Renovatøren opdeler sit udbudsområde i distrikter som køres af et team af renovationsarbejdere som kører en rute med en Skraldebil. Standplads - En fysisk lokalitet hvorfra der afhentes affald og hvor der kan være opstillet Materiel. Standpladsadresse - En verificeret adresse hvor renovatøren kan parkere skraldebilen, kombineret med en beskrivelse af vejen frem til standpladsen. Særlige forhold - Oplysninger om forhold der skal iagttages ved tømning fra en standplads. Tømmedag - En dato hvor tømning af en given affaldsordning skal finde sted fra en given standplads. Tømmekalender - De datoer hvor affaldet er planlagt afhentet. Tømmekalenderen fastsættes af renovatøren. Tømning - Afhentning af affald fra en standplads. 2

60 Udbudsområde - Et geografisk område, hvorfra der afhentes én eller flere affaldsordninger, der er udbudt samlet. Udført dato - Dato hvor renovatøren har udført en given tømning. Verificeret adresse - Postadresse som angivet i OIS s adresseregister 2. ANSVAR 2.1. ANSVAR Renovatøren er ansvarlig for at det udstyr der anvendes opfylder de krav der stilles for at afvikle ASK, d.v.s. at operativsystem og browserversioner er i overensstemmelse i listen i Bilag 1. I kontraktperioden kan Københavns kommune foretage opgradering af programmellet, således at andre browserversioner kan anvendes. Renovatøren er ansvarlig for, at de arbejdspladser der anvendes til at tilgå ASK med, er i stand til at opfylde disse krav, og at der er tilstrækkelig forbindelse til Internettet.. Københavns Kommune er ansvarlig for at renovatøren kan tilgå systemet gennem kommunens firewalls HOTLINE Er renovatøren forhindret i at tilgå ASK kan fejlmelding ske til Københavns kommune, eller nærmere anvist personale, alle hverdage i tidsrummet 08:00 16:00. Udbedring af driftsforstyrrende fejl vil ske hurtigst muligt indenfor normal arbejdstid OPRETTELSE AF BRUGERE Renovatøren skal meddele Københavns Kommune, hvilke navngivne medarbejdere der skal autoriseres til at have adgang til at arbejde i ASK. Der skal meddeles Navn og CPR-nummer og adresse på hver enkelt medarbejder. Hver enkelt medarbejder får tilsendt brugernavn og adgangskode til systemet fra Københavns Kommune. Brugernavne og adgangskoder er personlige, og må ikke videregives til andre. Renovatøren forpligter sig til at meddele afgang blandt de autoriserede medarbejdere uden unødigt ophold KURSER Københavns Kommune afholder, i forbindelse med kontraktstart, og ved væsentlige programopdateringer, 1 dags kursus i renovatørens arbejde i ASK for udvalgte medarbejdere hos renovatøren. 3

61 3. FAST KØRSEL For hver enkelt kundeforhold er der oprettet affaldsordninger med tømmefrekvens og tømmekalender, samt oplysninger om Rute og Prioritet 3.1. TØMMEKALENDER Københavns Kommune registrerer bestillinger på Tømmekalendere, og renovatøren skal registrere den af ham valgte tømmekalender i ASK inden for den i kontrakten angivne svarfrist Ved større omlægninger af tømmekalendere kan funktionen Indlæsning af tømmekalender anvendes OVERSIGT OVER FASTE TØMNINGER Renovatøren skal anvende oplysninger fra ASK som grundlag for sin kørselsplanlægning. Fra ASK trækkes der Microsoft Excel regneark, (.xslx format) med oplysninger om samtlige faste tømninger i et udbudsområde. Regnearkenes kolonner er specificeret i 4

62 Bilag 4 Oversigt over faste tømninger. Renovatøren skal løbende ajourføre sit kørselsgrundlag med ændringer i de tilmeldte faste tømninger. En ajourført liste over det aktuelle grundlag kan hver dag hentes fra Renovatørsnitfladen TØMNINGSREGISTRERING I løbet af kontraktperioden forudsættes der implementeret ATR. Al datakommunikation vedrørende tømninger og afmeldinger under ATR skal anvendes den i Bilag 12 beskrevne XML snitflade mellem renovatørens tømningsregistreringssystem og ASK. 4. BESTILLINGER Københavns Kommune registrer alle bestillinger på tømninger i ASK. I de tilfælde, hvor bestillingen skal udføres af renovatøren bliver bestillingen tilgængelig i ASK umiddelbart efter registreringen. Renovatøren er selv ansvarlig for at hente de nødvendige / ønskede oplysninger for at udføre de bestillinger der er registreret, og vælger selv hvilken metode der anvendes til at hente bestillingerne, idet der er adgang til de bestillinger der skal udføres på forskellig måde, med forskellig grad af oplysninger om bestillingen BESTILLINGSTYPER Oversigt over bestillingstyper kan ses i 5

63 Bilag 3 Bestillingstyper 4.2. BESTILLINGER VIA RENOVATØRSNITFLADE RENOVATØRSNITFLADE ASK indeholder en renovatørsnitflade, hvor renovatøren kan hente bestillinger direkte til sit IT-system, eller hvor renovatøren kan udlæse bestillinger i XML-format, der kan overføres til Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Nærmere specifikation af de XML-schemas der anvendes udleveres hvis det ønskes AUTOMATISK RENOVATØRSNITFLADE Den automatiske renovatørsnitflade består i en række webservices, der tilgås via Internettet. Bestillinger hentet via den automatiske renovatørsnitflade indeholder datafelter som beskrevet i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade. Københavns Kommune autoriserer renovatøren til at anvende den automatiske snitflade når dette ønskes MANUEL RENOVATØRSNITFLADE Den manuelle renovatørsnitflade kaldes direkte fra ASK, hvor der kan udlæses bestillinger i XML-format, der kan konverteres til Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Bestillinger hentet via den manuelle renovatørsnitflade indeholder datafelter som beskrevet i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade ANNULLERING AF BESTILLING VIA SNITFLADE Såvel den automatiske renovatørsnitflade, som den manuelle renovatørsnitflade kan transmittere annulleringer af tidligere registrerede bestillingsnumre. Københavns Kommune kan registrere en annullering af en bestilling indtil kl. 12:00 dagen før den dato renovatøren har bekræftet at ville udføre den BESTILLINGER VIA AVANCERET SØGNING ASK indeholder mulighed for at etablere avancerede søgninger i systemets registre. Københavns Kommune bygger avancerede søgninger, der giver renovatøren mulighed for at hente bestillinger efter forskellige søgeparametre: 6

64 Bestillinger, der ikke er bekræftet Bestillinger, der er bekræftet til udførsel i indeværende måned Bestillinger der er bekræftet til udførsel i næste måned. Bestillinger der var bekræftet til udførsel i forrige måned Derudover kan renovatøren selv oprette søgninger efter specifikke bestillingstyper med avancerede søgninger i Microsoft Dynamics CRM EKSPORT OG UDSKRIFT AF BESTILLINGER Renovatøren kan eksportere bestillinger fremsøgt med avanceret søgning til et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). ASK indeholder mulighed for at udskrive én eller flere bestillingslinjer på en særskilt rapport med én bestilling på én side BEKRÆFTELSE AF BESTILLINGER Renovatøren skal behandle de enkelte bestillinger i ASK ved for bestillinger at bekræfte hvornår bestillingen udføres. Bekræftelse skal være registreret senest dagen efter at bestillingen er registreret. Renovatøren kan registrere bekræftelse på flere linjer, med samme bekræftelsesdato, samtidigt BEKRÆFTELSE AF TØMNING AF TØMNING AF RINGERORDNING Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Tømning af ringerordning bekræfte hvornår tømning finder sted. Kunden modtager automatisk ordrebekræftelse med den af renovatøren valgte dato BEKRÆFTELSE AF CONTAINERBESTILLING Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Containerbestilling, bekræfte hvornår container leveres. Kunden modtager automatisk ordrebekræftelse med den af renovatøren valgte leveringsdato BESTILLINGER PÅ TØMMEKALENDER Renovatøren skal, ved bestillinger af typen Tømmekalender udbedes, registrere den af ham valgte gældende tømmekalender på det kundeforhold bestillingen vedrører. 5. AFVIGELSER For hver hændelse, hvor en tømning ikke er udført skal renovatøren registrere en henvendelse af typen Renovatørafvigelse, og anvende dertil beregnede årsagskoder. 7

65 Til henvendelsen skal der oprettes afvigelser for hvert enkelt registreret stykke materiel, der ikke er tømt. Liste over årsagskoder og deres anvendelse, ses i Fejl! Henvisningskilde ikke undet. I tilfælde af, at tømning er udført som planlagt, men hvor der er forhold der generer tømningen, og som renovatøren skal underrette kommunen om, skal renovatøren registrere en henvendelse af typen Renovatøroplysning, og anvende dertil beregnede årsagskoder. Liste over mulige årsagskoder, og deres anvendelse, ses i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Afvigelser kan importeres fra Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med funktionen Indlæsning af afvigelser. Specifikation af format på regnearket findes i Bilag 5 Specifikation af renovatørsnitflade 6. KLAGEBEHANDLING Alle kundeklager registreres i ASK. Renovatøren skal behandle disse klager i ASK. I ASK er der adgang til en Kø hvor henvisninger til alle henvendelser der skal behandles af renovatøren lægges. Renovatørens kommentarer til kundens henvendelse skal angives som en Note på henvendelsen, hvorefter henvendelsen sendes til Københavns Kommune. 7. ÆNDRING AF TØMMEKALENDER Renovatøren kan, efter nærmere aftale, foretage ændring af tømmekalender for en række kundeforhold. Sådanne ændringer kan indlæses fra et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Specifikation af regnearket kan ses i Bilag 7 Ændring af tømmekalender 8. MEDDELELSER Renovatøren skal, hvis der er større forstyrrelser af den planlagte kørsel, give meddelelse herom på siden Meddelelser. 8

66 BILAG 1 OPERATIVSYSTEMER OG BROWSERE PÅ AR- BEJDSPLADSER Microsoft Dynamics CRM 2011 er bygget til anvendelse med Internet Explorer, hvor den fulde funktionalitet opnås sikrest. De fleste funktioner kan dog p.t. afvikles på følgende kombinationer af operativsystemer og browsere. Københavns Kommune kan foretage ændringer af denne specifikation hvis Microsoft udsender sådanne. Platform Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Apple Safari Windows 7 Version 9, 10 og 11 Seneste Version Seneste Version Ikke understøttet Windows 8 Version 11 til desktoppen Seneste Version Seneste Version Ikke understøttet Apple OS X 10.8 (Mountain Lion) Ikke understøttet Ikke understøttet Ikke understøttet Seneste Version Apple ios Ikke understøttet Ikke understøttet Seneste Version Ikke understøttet 9

67 BILAG 2 - SYSTEMPARAMETRE For at sikre den bedst mulige arbejdshastighed skal ASK afvikles på maskiner med operativsystemet Windows 8 eller senere, og med mindst 3 GB hukommelse. Følgende konfiguration skal ske på alle arbejdspladser renovatøren anvender: Webstedet skal tilføjes som Websider, der er tillid til på samtlige maskiner. Blokeringer for anvendelse af Pop-up vinduer skal være slået fra. 10

68 BILAG 3 BESTILLINGSTYPER I ASK anvendes følgende typer af bestillinger, der skal udføres af renovatøren: Ydelser i ASK Containerbestilling Ekstra tømning Anvendes til Renovatør bedes levere og efter 3 dage hente container til Storskrald eller Haveaffald Renovatør bedes foretage ekstra tømning af dagrenovation på en standplads. Afhentning af løst affald Renovatør bedes foretage afhentning af uemballeret haveaffald eller storskrald fra en standplads Tømmekalender ønskes Tømning af Bestillingsordning Renovatør bedes levere tømmekalender til affaldsordning for kundeforhold Tømning af Bestillingsordning Renovatør bedes foretage tømning af bestillingsordning med fast materiel på en standplads

69 BILAG 4 OVERSIGT OVER FASTE TØMNINGER Oversigt over alle faste tømninger i et udbudsområde kan trækkes ud af ASK, og dermed danne grundlag for renovatørens kørsel. Oplysningerne leveres i et Microsoft Excel regneark, (.xslx format). Regnearket indeholder følgende kolonner: Kolonne Indhold * Udbudsområdenavn Navn på det udbudsområde tømningen tilhører * Områdenavn Navn på den bydel tømningen tilhører * RenovatørNavn Navn på den renovatør der kører i udbudsområdet * Kundeforholdsnr Nummer på kundeforholdet * Adresse Adresse på standpladsen * KoordinaterØst UTM Øst koordinat på standpladsen * KoordinaterNord UTM Nord koordinat på standpladsen * StandpladsNr Nummer på standpladsen Rum Evt. rum-nummer på standpladsen Beskrivelse Evt. beskrivelse af adgangsvejen til standpladsen Afstand Afstand i meter fra fortovskant til standpladsen Låsekode Evt. kode på lås på adgangsvejen til standpladsen Låsetype Evt. type på lås på adgangsvejen til standpladsen Materiel Navn på materiel der skal tømmes Affaldsfraktion Navn på affaldsfraktionen Affaldsordning Navn på affaldsordning Rute Evt. rute på affaldsordningen Afhentningsfrekvens Afhentningsfrekvensen TømningerPrÅr Antal tømninger pr. år Tømmekalender Tømmekalender tilknyttet denne affaldsordning Hjælpemidler Evt. hjælpemidler registreret på standpladsen Dispensationer Evt. dispensationer registreret på standpladsen OpstilletDato Dato i format DD-MM-ÅÅÅÅ for hvornår materiellet er opstillet. Prioritet Evt. prioritet på ruten registreret af renovatøren Særlige forhold Evt. særlige forhold registreret på standpladsen 12

70 BILAG 5 SPECIFIKATION AF RENOVATØRSNITFLADE Renovatørsnitfladen trækker bestillinger ud af ASK med følgende oplysninger: De enkelte felter indeholder de data, der er registreret i ASK på tidspunktet for bestillingens oprettelse. Nr. Feltnavn Indhold * 1 Ydelse Den ydelse der bestilles leveret * 2 Bestillingsnr Unikt nummer for denne bestilling * 3 CVR-nr. CVR-nummer på den renovatør, der skal udføre bestillingen * 4 Bestillingsdato Den dato bestillingen ønskes udført * 5 Kundeforholdsnr Kundens Kundeforholdsnummer i ASK 6 Kontakt1 rolle Rolle for kontaktperson hos kunden 7 Kontakt1 navn Navn på kontaktperson hos kunden 8 Kontakt1 mobiltlf Mobiltelefonnummer på kontaktperson hos kunden 9 Kontakt2 rolle Rolle på 2.kontaktperson hos kunden 10 Kontakt2 navn Navn på 2. kontaktperson hos kunden 11 Kontakt2 mobiltlf Mobiltelefonnummer på 2. kontaktperson hos kunden * 12 Ordning Kode for den Affaldsordning bestillingen vedrører 13 Afhentningsfrekvens Affaldsordningens normale afhentningsfrekvens * 14 Standpladsnr. Nummer på standpladsen vor bestillingen ønskes udført * 15 Vejkode Vejkode for den vej standpladsen er beliggende på * 16 Vejnavn Vejnavn for den vej standpladsen er beliggende på * 17 Husnr Husnummer standpladsen er beliggende på * 18 Postnr Postnummer for den adresse standpladsen er beliggende på * 19 Koordinater øst UTM koordinat Øst for standpladsen * 20 Koordinater Nord UTM koordinat Nord for standpladsen 21 Rum Rumnummer tilknyttet standpladsen 22 Dispensation1 1. dispensation tilknyttet standpladsen 23 Dispensation2 2. dispensation tilknyttet standpladsen 24 Dispensation3 3. dispensation tilknyttet standpladsen 25 Særlige forhold1 1. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 26 Særlige forhold2 2. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 27 Særlige forhold3 3. Særlige forhold tilknyttet standpladsen 28 Låsetype Kode for den låsetype der anvendes ved

71 adgang til standpladsen 29 Låsekode Kode der anvendes ved adgang til standpladsen 30 Beskrivelse Beskrivelse af adgangsvejen til standpladsen * 31 Materiel kode Kode for det materiel der skal tømmes * 32 Materiel Navn Navn på det stykke materiel der skal tømmes 33 Bemærkning Bemærkning tilknyttet bestillingen 34 Bekræftet dato Dato hvor renovatøren bekræfter at ville udføre bestillingen 35 Tømmekalender Tømmekalender renovatøren agter at anvende * = feltet skal være udfyldt Felt 34 anvendes til dato for hvornår renovatøren planlægger at udføre opgaven. Felt 13 anvendes kun når bestillingstypen er Tømmekalender ønskes, og felt 35 anvendes til renovatørens bekræftelse når bestillingstypen er Tømmekalender ønskes 14

72 BILAG 6 SPECIFIKATION AF AFVIGELSER Der kan foretages samlet indlæsning af afvigelser fra et Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med følgende kolonner: Kolonnenavn Indhold * Type Ikke-udført tømning eller Ikke-udført bestilling Bestillingsnr Bestillingsnummer hvis Type = Ikke-udført bestilling * CVR-nummer CVR-nummer på den renovatør der har registreret afvigelsen * Kundeforholdsnr Kundeforholdsnummer, hvor afvigelsen er sket * Affaldsordning Affaldsordning hvor afvigelsen er sket * Standpladsnr Standplads, hvor afvigelsen er sket Materiel Materiel omfattet af afvigelsen * Dato Dato hvor afvigelsen er sket * Årsagskode Årsag til den manglende tømning eller manglende udførelse af en bestilling Kommentar Eventuel kommentar * = feltet skal være udfyldt

73 BILAG 7 ÆNDRING AF TØMMEKALENDER Der kan indlæses ændringer af tømmekalendere for en række kundeforhold på én gang med funktionen Import af tømmekalender. Ændringerne skal være i et Microsoft Excel regneark, (.xslx format), med følgende kolonner: Kolonnenavn Indhold * Kundeforholdsnr Kundeforholdsnummer for det kundeforhold ændringen vedrører * Affaldsordning Navn på den Affaldsordning, hvor tømmekalenderen ændres Rute Renovatørens rutebetegnelse for den affaldsordning der ændres Prioritet Renovatørens prioritet på ruten * Tømmekalender Navn på den nye tømmekalender * Startdato Dato i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ hvor den nye tømmekalender skal træde i kraft. * = feltet skal være udfyldt 16

74 BILAG 8 ASK BRUGERVEJLEDNING FOR RENOVATØRER Til ASK udfærdiges der løbende en brugervejledning. P.t. er version gældende. 17

75 Brugervejledning til ASK Affalds System København for Renovatører

76 ASK BRUGERVEJLEDNING LÆSEVEJLEDNING Forrest i denne vejledning finder du et generelt afsnit om brugen af ASK, og bagest bilag med ordliste og oversigt over genvejstaster. Vejledningen er derudover inddelt i afsnit, hvor hver side i kortfattet form beskriver én bestemt opgave, som du kan have brug for at udføre i ASK. De fleste sider starter med en kort beskrivelse af hvornår sidens emne er relevant De enkelte sider i vejledningen er, til højre for overskriften, markeret med farver, hvor hver brugerrolle har sin farve. På den måde burde du nemt kunne identificere emner, der er relevante for dig. CC KT KoT KtT RE Adm Alle brugere Callcenter Kundeteam Konsulentteam Kontraktteam Renovatør Administratorer Vær venligst opmærksom på, at de eksempler der i vist i skærmbilleder i denne manual er dannet på forskellige systemer på forskellige tidspunkter, samt at brugerrettigheder har indflydelse på hvilke elementer, der vises i skærmbillederne. Du kan derfor ikke nødvendigvis genfinde det specifikke skærmbillede i systemet. Version , udskrevet

77 ASK BRUGERVEJLEDNING INDHOLD Læsevejledning... 2 Introduktion til ASK... 5 Generelt om ASK... 6 Login... 6 Opbygning af skærmbilleder... 6 Stamdata... 7 Indstilling af ASK... 8 Indstilling af Internet Explorer Brugere i Københavns Kommune Brugere udenfor Københavns Kommune Søgning i ASK Centralt søgeskærmbillede Søg Detail oplysninger Søgning i registre Søgning i opslagslister Vejledninger til Ejendom og Kontaktperson(er) Vis ejendomsoplysninger Vis ejendom på kort Vis kontaktperson Vejledninger til Kundeforhold og Puljeordning Vis kundeforhold Vejledninger til Affaldsordninger, Standpladser og Materiel Vis affaldsordninger Ændre tømmekalender og rute for affaldsordning Ændre tømmekalenderperiode Vis standplads(er) Vis standpladsforhold Vis materiel Vis materiel på standplads Vejledning til ASK Erhverv Vejledning til Henvendelser og Bestillinger Vis henvendelser på liste Ændre visning af henvendelser Vis henvendelser på kundeforhold Vis henvendelse Vis bestilling Opret henvendelse Arbejd med en henvendelse Udskriv henvendelse Videresend henvendelse Opret henvendelse Renovatørafvigelse/OplysninG Opret henvendelse Ikke udført tømning Opret henvendelse Ikke udført bestilling Behandl henvendelse Kundehenvendelse Vis bestillinger på liste Vis bestillinger på liste pr. renovatør Vis bestillinger på kundeforhold Bekræft bestilling Udskriv bestillinger Vejledning til Køer

78 ASK BRUGERVEJLEDNING Arbejd med Køer Hurtigguide til Køelementer og køer Vejledning til Rapporter Vis rapporter Vis rapport Oversigt over afmeldte ordninger Vis rapport Tømningsordninger på adresser Vis rapport Ændringer på placeret materiel Vejledning til Dashboards Start et Dashboard Meddelelser Vidensbase Hjælp Vejledning til administrative opgaver Eksporter data til Excel Hent bestillinger Indlæs bestillinger til regneark Indlæs afvigelser fra regneark Indlæs tømmekalendere fra regneark Hent Flettefil til ændringsbreve Vejledning til Renovatørsnitflade Renovatørsnitflade Rapport med kørselsgrundlag Hent bestillinger Ordliste til ASK Tastaturgenveje i ASK Generelle genveje Genveje i dialogbokse Genveje i formularer Øget tilgængelighed med Tastaturgenveje

79 ASK BRUGERVEJLEDNING INTRODUKTION TIL ASK I ASK arbejder vi ud fra den generelle antagelse, at alt affald frembringes på en ejendom. Ejendommen er således kunden, med hvem der etableres et kundeforhold. Ejendomsregistret, med oplysninger om ejere og administratorer opdateres dagligt via OIS, med alle ændringer i BBR registret, ESR registret og ddt offentlige adresseregister. Der skal således kun undtagelsesvis rettes i data om ejendomme, ejere og administratorer, men viceværter skal vedligeholdes. Ejendomme, vi leverer ydelser til skal have oprettet et kundeforhold. Kundeforholdet bestemmer hvordan betaling for ydelserne opkræves. Alle ydelser opkræves hos ejendommens administrator eller ejer, enten via ejendomsskattebilletten, eller for særlige ydelser via en faktura. Kundeforholdet kan være en Grundordning, det vil sige direkte med ejendommen, eller en puljeordning, det vil sige at kundeforholdet omfatter flere ejendomme. Til kundeforholdet knyttes affaldsordninger med hver sin tømmefrekvens og tømmekalender, og der oprettes standpladser hvorpå materiel placeres. Standpladsen beskriver den adresse hvorfra affaldet skal afhentes samt eventuelle yderligere oplysninger der er nødvendige for at finde frem til affaldets placering. Til afhentning af affald anvendes normalt ét eller flere stykker materiel, som placeres på en standplads. Der modtages henvendelser og bestillinger af ydelser fra kunder. Disse registreres i systemet. Henvendelser overføres automatisk til den instans der skal behandle dem, medens bestillinger overføres til enten Beholderservice eller til den en renovatør der skal planlægge og udføre opgaven. Renovatører opretter henvendelser med oplysninger om afvigelser og andre forhold der har betydning for arbejdets udførelse, og disse tilknyttes den enkelte kunde. I ASK Erhverv vises gebyrpligtige virksomheder og produktionsenheder i Københavns Kommune, og deres betaling af gebyrer. 5

80 ASK BRUGERVEJLEDNING GENERELT OM ASK Topmenu Listemenu Indholdsvindue Outlookbar LOGIN ASK kan startes på en PC med adgang til Internettet ved at angive følgende adresse i Internet Explorer: Arbejder du påå en maskine i Københavns kommune kan du blot skrive askcrm2 Brugen af ASK kræver i nogle tilfælde login med brugernavn og kodeord. Anvendes en PCC arbejdspladss på Københavns Kommunes netværk skal der ikke angives login, medens der fraa en vilkårlig PC uden for Køben havns Kommunes netværk skal logges på med angivelse af e mail adresse og adgangskode. På samme måde kan en testudgave af ASK startes med //testask.kk.dkk og test askcrm2 OPBYGNING AF SKÆRMBILLEDER Skærmbilledet i ASK er opbygget i fire hovedområder: Skærmbilledet tilpasses efter de rettigheder den enkelte bruger har til systemets skærmbilleder og registre. Listemenuen viser de menupunkter, der p.t. er tilgængelige. Outlookbar en n viser systemets hovedmenu. Indholdsvinduet viser indholdet af det valgte menupunkt. Bemærk venligst, at denne vejledning er skrevet af en bruger med administrative rettigheder. De skærmbil ler du selv ser, kan derfor adskille sig fra de skærmbilleder, der vises i dennee vejledning. 6

81 ASK BRUGERVEJLEDNING STAMDATA Hovedmenupunktet Stamdata indeholder kodelister over alle de stamregistre, der anvendes i ASK. Listemenu Brugerafhængig Vinduesmenuu Detailvindue Kodeliste Menubaren kan altid skjules (og hentes frem igen) ved at trykke på ne. I listemenuen vælges hvilket stamregister der skal arbejdes med, og indholdsvinduet viser de poster der er i registret. Nederst vises hvorr mange poster der er fundet, og der kann evt. bladres i siderne og sorteres i indholdet. Dobbeltklikkes på en post visess detailvinduet med postens indhold. ASK indeholder i mange skærmbilleder links til poster i andre registree i systemet. Links er altid markeret med en understregning, og ved v at klikke på et sådant link springer man til den pågældende post i det på rettighe gældende register. Indholdet af programmenu og detailmenuu samt vinduesmenuerne er afhængigt aff brugerrollens der. i skærmbilledets øverste højre hjør Du kan altid komme tilbage til t åbningsskærmbilledet ved at trykke påå. Du kan se de senest besøgte sider og visninger ved at trykke på. Du kan skjule" Internet Explorer, og hente den frem igen, ved tryk på p F11 7

82 ASK BRUGERVEJLEDNING INDSTILLING AF ASK Den enkelte bruger skal, under menupunktet Filer, nederst i listemenuen Indstillinger, vælge sine egne indstillinger, herunder er vist den optimale indstilling. Værdien for Standardfane skal altid sættes til Meddelelser. Se værdien for fanen Beskyttelse af personlige oplysninger på næste side 8

83 ASK BRUGERVEJLEDNING Tryk på OK for at gemme dine indstillinger. 9

84 ASK BRUGERVEJLEDNING INDSTILLING AF INTERNET EXPLORER ASK afvikles bedst under Internet Explorer, version 9 eller senere eller Google Chrome. I Internet Explorer skal der sættes en række indstillinger der sikrer en smidigere afvikling af systemet. Disse indstillinger er afhængige af om brugeren arbejder i Københavns Kommune, eller udenfor Københavns Kommune, BRUGERE I KØBENHAVNS KOMMUNE Kør ASK konfigurationsfil for interne brugere (Udleveres af systemadministrator) Desuden skal nedenstående indstilling foretages. Fase Forklaring Navigation Vælg Funktioner, Internetindstillinger, Sikkerhed Der skal markeres, at ASK er et websted på Intranettet Vælg Lokalt intranet og tryk på knappen Websteder Vælg Avanceret ASK skal tilføjes under avancerede indstillinger Tryk på knappen Avanceret Tilføj ASK ASK skal tilføjes som et websted på intranettet. Der vil helt sikkert stå andre websteder i listen, dem lader du blot stå. Skriv og tryk på knappen Tilføj Sæt standard stavekontrol Vælg Internetindstillinger, Programmer, Vælg: Internetindstillinger, Programmer, Administrer tilføjelsesprogrammer, Rettelse af stavning{ XE "Rettelse af stavning" }: Sæt Dansk til Standard 10

85 ASK BRUGERVEJLEDNING BRUGERE UDENFOR KØBENHAVNS KOMMUNE Eksterne brugere skal, for at sikre en smidig afvikling af ASK, altid anvende Internet Explorer 9 eller senere. Kør ASK konfigurationsfil for eksterne brugere (Udleveres af Systemadministrator). Desuden skal nedenstående indstilling foretages: Fase Forklaring Navigation Vælg Funktioner, Internetindstillinger, Sikkerhed Der skal markeres, at ASK er et websted du har tillid til. Vælg Pålidelige websteder og tryk på knappen Websteder Tilføj ASK ASK skal tilføjes som et du har tillid til. Der vil helt sikkert stå andre websteder i listen, dem lader du blot stå. Skriv og tryk på knappen Tilføj 11

86 ASK BRUGERVEJLEDNING SØGNING I ASK CENTRALT SØGESKÆRMBILLEDE I ASK listemenu findes det Centrale søgeskærmbillede, der kan anvendes til hurtigt at finde og få vist et overblik over givent kundeforhold, og til at startee bestillinger. Fase Forklaring Vælg søgemetode ASK indeholder alle ejendomsnumre og alle adresser i Københavns Kommune. Ud fra en given adresse/ejendomsnummer kan du finde hvilken ejendom adressen/ejendoms nummeret tilhører Indtast søgekriterium Dit søgekriterium kan være enten hele adressen eller en del deraf. (Analogt for søg efter ejendomsnummer) Vælg post Du markererr adressen vedd at trykke på den med venstree musetast (Samme procedure ved valg af ejendoms nummer) Et eksempel på resultat fra et valg er vist i omstående skærmbillede. Navigation Markér den ønskede søgemetode og tryk på Slå Op Indtast kriterium i og tryk på Enter eller Markér posten ogg tryk OK ellerr dobbeltklik på posten 12

87 ASK BRUGERVEJLEDNING Herefter kan du søge efter detailoplysninger (et eksempel på dette er e vist i nedenstående skærmbillede). Fase Søg detailoplysninger Vis kundeforholdd Opret bestillinger Opret henvendelse Vis detaljer om affaldsordning Forklaring Du kan nu søge efter detaljeredee oplysninger om den valgte adresse/ejendomsnummer. Se mere herom på næste side. Du kan via det centrale søgeskærmbillede gå til dett pågældendee kundeforhold ved at trykke på linket i kundeforholdsnummeret Du kan via det centrale søgeskærmbillede gå til bestillinger til det pågældende kundeforhold ved v at trykke på knappen Opret bestil lingerr Du kan via det centrale søgeskærmbillede oprette henvendelser på det pågældende kundeforhold ved at trykke på knappen Op ret henvendelse Du kan få vist detaljer om den enkelte affaldsordning for denne kunde, f.eks. om standpladser og tilknyttet materiel Navigationn Tryk på Tryk på Tryk på Tryk på Fortsæt med Opret henvendelse, se side 35 Tryk på 13

88 ASK BRUGERVEJLEDNING SØG DETAIL OPLYSNINGER I skærmbilledet kan du søge efter detailoplysninger om det fundne kundeforhold. Fase Forklaring Navigation Vælg gyldighedsdato Vælg periode Vælg affaldsordning Systemet fremsøger kundeforhold og affaldsordninger der er gyldige på dags dato. Hvis du vil se detaljer om, hvordan kundeforholdet så ud på en tidligere dato kan du udfylde dato feltet. Når du søger, vil du så få vist kundeforhold og affaldsordninger, der var gyldige på denne dato. Systemet fremsøger henvendelser og bestillinger, der er oprettet indenfor den seneste uge. Hvis du vil se henvendelser og bestillinger, der er oprettet tidligere kan du ændre søgeintervallet, så får du vist henvendelser og bestillinger der er oprettet i den angivne periode. Systemet fremsøger henvendelser og bestillinger for alle affaldsordninger. Hvis du vil se henvendelser og bestillinger for en bestemt affaldsordning kan du vælge affaldsordning. Angiv dato og tryk Søg Angiv periode og tryk Søg Vælg affaldsordning og tryk Søg 14

89 ASK BRUGERVEJLEDNING SØGNING I REGISTRE Du kan søge direkte i alle ASK s registre. Du kan enten søge på indholdet af en del af et felt eller hele feltet, men ikke på indholdet af flere felter på én gang. Fase Forklaring Navigation Vælg liste Vælg en liste hvori du vil søge efter en bestemt post. I ovenstående eksempel er valgt listen over ejendomsregistret Indtast søgekriterium og tryk Enter eller Vis post Du markerer posten ved at trykke på den med venstre musetast Markér posten og Dobbeltklik 15

90 ASK BRUGERVEJLEDNING SØGNING I OPSLAGSLISTER Du kan søge direkte i alle ASK s opslagslister. Du kan enten søge på indholdet af en del af en post eller hele posten. Fase Forklaring Navigation Vælg opslagsliste Fremsøg post (Eksakt) Fremsøg post (Delvis) Vælg en opslagsliste hvori du vil søge efter en bestemt post. I dette eksempel er valgt opslagslisten over årsag til en henvendelse Har du indtastet et eksakt søgekriterium vil du få vist den fundne i opslagslisten Har du kun indtastet en del af posten vil du derimod få vist i opslagslisten at der er flere poster der opfylder kriteriet. Du skal nu trykke på søg for at vælge posten Vælg opslagsliste Årsag til henvendelse Indtast søgekriterium og tryk Enter. Opslagslisten vil nu vise Indtast søgekriterium og tryk Enter Opslagslisten vil nu vise Tryk på, vælg fra listen og tryk Opslagslisten vil nu vise Fremsøg post (Ugyldig) Har du indtastet et ugyldig søgekriterium vil du få vist i opslagslisten, at ingen poster opfylder kriteriet. Du skal derfor trykke på søg og indtaste et nyt søgekriterium Indtast søgekriterium og tryk Enter. Opslagslisten vil nu vise Tryk på, indtast nyt søgekriterium vælg fra listen og tryk Opslagslisten vil nu vise 16

91 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNINGER TIL EJENDOM OG KONTAKTPERSON(ER) VIS EJENDOMSOPLYSNINGER I Ejendomsregistret finder du oplysninger om alle ejendomme i Københavns Kommune og deres ejere og administratorer. På hver enkelt ejendom vises hvilke bygninger ejendommen har registreret, hvilke adresser ejendommen omfatter, samt oplysninger om ejendommens opkrævede affaldsgebyrer. Der er ikke historik på ejendomsoplysninger. Fase Forklaring Navigation Vis ejendom Vis adresser Vis kundeforhold Vis kontooversigt Vis produktionsenheder Du kan få vist oplysninger om en ejendom via listen over ejendomme Du kan også få vist oplysninger om de adresser, der er tilkoblet ejendommen Du kan også få vist oplysninger om det kundeforhold, der er tilkoblet ejendommen Du kan også få vist en oversigt over de kontobevægelser der har været på ejendommen Du kan også få vist en oversigt over de produktionsenheder der er beliggende i ejendommen Vælg følg Søgning i lister Tryk på vinduesmenupunktet og og dobbeltklik på link i adressefeltet Tryk på vinduesmenupunktet, markér kundeforholdet og dobbeltklik Tryk på vinduesmenupunktet, markér en postering og dobbeltklik Vælg 17

92 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS EJENDOM PÅ KORT Fase Forklaring Navigation Vis ejendom på kort Du kan få vist placeringen af en vilkårlig ejendom på et kort over Københavns Kommune (GIS) Følg Vis Ejendom og tryk på 18

93 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS KONTAKTPERSON ASK indeholder en liste over kontaktpersoner (ejere, administratorer, viceværter etc.), der er relateret til ejendomme i Københavns Kommune. Oplysninger om en bestemt kontaktperson kan du enten få vist via ejendomsregistret eller via listen over samtlige kontaktpersoner i ASK. Via listen: Fase Forklaring Navigation Vis oplysninger om kontaktperson Via ejendomsregistret: Du kan få vist oplysninger om en tilfældig kontaktperson via listen over samtlige kontaktpersoner i ASK Vælg, og følg Søgning i lister Fase Forklaring Navigation Vis oplysninger om kontaktperson Du kan også få vist oplysninger om en kontaktperson relateret en bestemt ejendom via oversigten over kontaktpersoner på vinduesmenupunktet med ejendomsoplysninger Følg Vis ejendom og find oversigt over Kontaktpersoner nederst på vinduesmenupunktet. Markér kontaktpersonen og dobbeltklik. Tryk herefter på linket i feltet Kontaktperson 19

94 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNINGER TIL KUNDEFORHOLD OGG PULJEORDNING VIS KUNDEFORHOLD Et Kundeforhold kan du finde på flere måder, men den der hurtigst giver mest information er at finde det via det Centrale søgeskærmbillede, idet du entenn kender en adresse eller ett ejendomsnummer tilhørende kundeforholdet. Fase Forklaring Navigation Vis kundeforhold (Generelt) Vis affaldsordninger Vis henvendelser Vis materiel Vis standpladser Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede finde oplysninger om et bestemt kundefor hold Du kan også få vist oplysninger om de af faldsordninger, der tilhører kundeforholdet Du kan også få vist oplysninger om de hen vendelser, der er foretaget af kundeforhol det Du kan også få vist oplysninger om det materiel, der tilhører kundeforholdet Du kan også få vist oplysninger om de standpladser, der tilhørerr kundeforholdet Følg Centralt C søgeskærmbilledee Tryk på vinduesmenupunktet Tryk på vinduesmenupunktet og mar Tryk på vinduesmenupunktet kér en henvendelse og dobbeltklik, markér et materiel og dobbeltklik Tryk på vinduesmenupunktet, markér en standplads og dobbeltklik Kundeforhold kan også findes direkte i hovedmenuen ASK, listemenuens punkt Kundeforhold, men det kræver, at du kenderenten kundeforholdets navnn eller nummer. Fase Forklaring Navigation Vis kundeforhold (Generelt) Du kan via listen over kundeforhold finde oplysninger om et bestemt kundeforhold Vælg ning i lister, og følg Søg S 20

95 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNINGER TIL AFFALDSORDNINGER, STANDPLADSER OG MATERIEL VIS AFFALDSORDNINGER Hvert kundeforhold har tilknyttet en række affaldsordninger. Affaldsordningerne afgør hvilket affald der afhentes, med hvilken frekvens det afhentes, og hvilken tømmekalender der anvendes. Fase Forklaring Navigation Vis affaldsordninger Du kan også få vist oplysninger om de affaldsordninger, der tilhører et kundeforhold Følg Vis kundeforhold og tryk på vinduesmenupunktet 21

96 ASK BRUGERVEJLEDNING ÆNDRE TØMMEKALENDER OG RUTE FOR AFFALDSORDNING RE Renovatøren skal angive tømmekalender og kan angive rute og prioritet på ruten for affaldsordning for kundeforhold. Denne funktionalitet er opdelt i to trin, idet oplysninger om rute og prioritet på ruten angives på affaldsordningen, medens tømmekalenderoplysninger, og voersigt over tidligere anvendte tømmekalendere angives i et andet skærmbillede. Skal du ændre på disse oplysninger skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Find affaldsordning for kundeforhold Find den affaldsordning du skal ændre tømmekalender og rute på. Følg Vis kundeforhold og tryk på vinduesmenupunktet Ændring af rute Du kan angive en anden rutebetegnelse for denne affaldsordning Angiv rute Angiv prioritet Ændring af tømmekalender Gem affaldsordning Denne tømnings placering på ruten kan angives. Hvis du skal ændre tømmekalender på affaldsordningen, gå ti næste side Affaldsordningen for kundeforhold gemmes og lukkes Angiv prioritet Anvend Ændre tømmekalenderperiode Tryk Alt+S eller 22

97 ASK BRUGERVEJLEDNING ÆNDRE TØMMEKALENDERPERIODE RE For hver affaldsordning skal der være én Tømmekalender, der er gældende. Der kan derudover være flere tømmekalendere, der har været gældende tidligere, og der kan være én tømmekalender, der træder i kraft på et senere tidspunkt. Du kan angive ny tømmekalender på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Find affaldsordning for kundeforhold Vælg Tømmekalenderperiode Åbn tømmekalender Angiv Slutdato Find den affaldsordning, hvor der skal ændres tømmekalender Den gældende tømmekalender angives i registret Tømmekalenderperiode Den eksisterende tømmekalender åbnes Den eksisterende tømmekalender skal lukkes. Det gør du ved at angive slutdato. Følg Ændre tømmekalender og rute for affaldsordning Klik på Dobbeltklik på tømmekalenderen Indtast slutdato formatet DD MM ÅÅÅÅ Vælg evt. i kalenderen Tryk Alt+S eller Opret ny tømmekalender Opret ny tømmekalender, og angiv startdato. Startdato for ny tømmekalender skal altid ligge efter slutdato. Tryk på Indtast startdato i formatet DD MM ÅÅÅÅ Vælg ny tømmekalender, og gem den. Vælg evt. i kalenderen Vælg tømmekalender Tryk Alt+S eller Gem affaldsordning Affaldsordningen for kundeforhold gemmes og lukkes Tryk Alt+S eller Bemærk: Der må aldrig være mere end én tømmekalender, hvor slutdato ikke er udfyldt. 23

98 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS STANDPLADS(ER) Alt affald afhentes fra en standplads, der er tilknyttet et kundeforhold. Standpladsen er altid beliggende på en adresse, registreret i stamregistret Adresser. Fase Forklaring Navigation Vis standplads Vis deaktiverede standpladser Du kan få vist de standspladser, der tilhører et kundeforhold Du kan få vist inaktive standpladser, dvs. standpladser, der tidligere har tilhørt et kundeforhold, men som ikke længere er aktive Følg Vis kundeforhold og tryk på vinduesmenupunktet Vælg visning Inaktive standpladser. 24

99 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS STANDPLADSFORHOLD Til standpladsen kan være tilknyttet standpladsforhold. Disse beskriver afstande, låse, hjælpemidler, særlige forhold og eventuelle dispensationer vedrørende standpladsen. Fase Forklaring Navigation Vis standplads Åbn standplads Vis standpladsforhold Du kan få vist de standspladser, der tilhører et kundeforhold Åbn den standplads du ønsker at se standpladsforhold til Du kan nu få vist oplysninger om den enkelte standsplads Følg Vis standpladser Dobbeltklik på Standpladsen Vælg listemenupunktet Standpladsforhold Vis alle standpladsforhold Vis standplads på kort Du kan få vist alle detaljer om standpladsforhold på denne standplads Du kan få vist placeringen af den ejendom standpladsen tilhører på et kort over Københavns Kommune (GIS) Dobbeltklik på Standpladsforholdet Tryk på 25

100 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS MATERIEL Til et kundeforhold er der tilknyttet materiel, der anvendes til afhentning af affaldet. Fase Forklaring Navigation Vis materiel på kundeforhold Du kan finde oplysninger om såvel aktivt som inaktivt placeret materiel tilknyttet et kundeforhold Følg Centralt søgeskærmbillede og tryk på vinduesmenupunktet 26

101 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS MATERIEL PÅ STANDPLADS I ASK er alt materiel tilkoblet til standpladser. Fase Forklaring Navigation Vis standplads Vis materiel på standplads Du kan også finde oplysninger om placeret materiel på en standsplads via listen af materiel på et kundeforhold Du kan efterfølgende få vist placeret materiel på en standplads. Følg Vis Standpladser Dobbeltklik på den ønskede Standplads 27

102 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL ASK ERHVERV Programmodulet ASK Erhverv anvendes til at styre beregningen af gebyrer, der i medfør af Affaldsbekendtgørelsen skal opkræves for erhvervsvirksomheders anvendelse af kommunens affaldsordninger. ASK indeholder et udtræk med dele af CVR registret, samt funktioner til gebyrberegningen og til beregning af erhvervsvirksomheders eventuelle andel af dagrenovationsgebyrer. CVR registret er indlæst i to registre med henholdsvis alle gebyrpligtige virksomheder med produktionsenheder beliggende i Københavns kommune, og alle gebyrpligtige produktionsenheder beliggende i Københavns kommune, med en sammenkædning deraf. Endvidere er alle gebyrpligtige produktionsenheder placeret i de ejendomme hvor de er beliggende. Da vi ifølge Affaldsbekendtgørelsen, skal anvende CVR registret til opkrævning af disse gebyrer kan der ikke foretages ændringer registreringerne af virksomheder og produktionsenheder. Ændringer skal af virksomhederne meddeles i CVR registret, hvorefter vi modtager dem ved næste relevante opdatering, som finder sted 2 gange årligt, før beregning af erhvervsgebyrer og før beregning af dagrenovationsgebyrer. Dog skal der, da CVR registret ikke indeholder EAN numre, tilføjes EAN nummer på alle offentlige produktionsenheder, samt private virksomheder, der ønsker at modtage elektronisk faktura, ligesom eventuelle fritagelser som følge af sagsbehandling efter at gebyrer er beregnet, kan registreres. 28

103 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL HENVENDELSER OG BESTILLINGER Enhver form for henvendelser fra kunder eller renovatører registreres i ASK som en henvendelse. Henvendelser kan være spørgsmål, klager eller ønsker om ændringer til eksisterende kundeforhold, ønsker om oprettelse af nye kundeforhold eller meldinger om kundeforhold fra renovatører. Henvendelser kan danne grundlag for bestillinger af ydelser direkte i systemet. Henvendelser skal som udgangspunkt ALTID tilknyttes et kundeforhold, og du kan se og arbejde med henvendelser både i Henvendelsesmenuen og på de enkelte kundeforhold. Når du skal oprette en ny henvendelse er det derfor nemmest at starte fra kundeforholdet, så får du en række oplysninger udfyldt automatisk. Skærmbilledets nederste del skifter indhold, afhængig af hvilken type henvendelse der registreres, ligesom antallet af felter, der skal udfyldes veksler afhængigt af situationen. Når man opretter henvendelser af typerne Ændring af kundeforhold eller Bestillinger skal der ud over kundeforholdet angives en affaldsordning. Når henvendelsen er gemt er det muligt at vælge de standpladser og det materiel der er tilknyttet det pågældende kundeforhold. Henvendelser danner grundlag for sags eller klagebehandling. Som en del af behandlingen bliver henvendelser sendt videre til en kø eller en bruger, og når behandlingen er afsluttet lukkes den enkelte henvendelse. Bestillinger kan oprettes i forlængelse af en henvendelse når oprettelsen sker i én arbejdsgang. Ved ændringer af kundeforhold oprettes bestillingerne dog på kundeforholdet. Når en bestilling er registreret og godkendt overføres den til beholderservice / renovatøren, der har ansvaret for at planlæge og udføre opgaven. Efter modtagelse af bestillingen skal Beholderservice / renovatøren bekræfte hvornår opgaven udføres. Bekræftelsen danner grundlag for en ordrebekræftelse, der automatisk sendes til kunden pr. e mail. 29

104 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS HENVENDELSER PÅ LISTE Via listen over henvendelser kan du se alle henvendelser registreret i ASK. Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser på liste Du kan via menuen Henvendelser få vist de henvendelser, der er foretaget i ASK Vælg menuen Henvendelser 30

105 ASK BRUGERVEJLEDNING ÆNDRE VISNING AF HENVENDELSER Når du arbejder med henvendelseslister skal du være opmærksom på at listen som standard er sat til kun at vise de henvendelser, som er tildelt dig, og som ikke er lukket (I ASK kaldet Mine aktive sager) Hvis du ønsker at se andre end dine egne aktive sager kan du gøre det på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser på liste Ændre visning af lister Du kan via menuen Henvendelser få vist de henvendelser, der er registreret i ASK Du kan ændre typen af visning af listen. Når du vælger en anden type ændres listen over henvendelserne Følg Vis henvendelser på liste Ændre Visning fra opslagslisten. Vælg din visning Der kan være oprettet særlige visninger, tilpasset din arbejdssituation. De findes under overskriften Mine visninger Vælg den Visning der passer til din arbejdssituation 31

106 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS HENVENDELSER PÅ KUNDEFORHOLD Via et kundeforhold kan du se de henvendelser, de er registreret på kundeforholdet. Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser på kundeforhold Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede få vist de henvendelser, der er foretaget af kundeforholdet Følg Centralt søgeskærmbillede og tryk på vinduesmenupunktet 32

107 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS HENVENDELSE Via oversigten over henvendelser på et kundeforhold eller listen over henvendelser kan du på vist oplysninger om den enkelte henvendelse. Via kundeforhold: Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser på kundeforhold Vis henvendelse Via listen over henvendelser: Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede få vist de henvendelser, der er foretaget af kundeforholdet Du kan nu få vist oplysninger om den enkelte henvendelse Følg Vis henvendelser på kundeforhold Markér en henvendelse og dobbeltklik Fase Forklaring Navigation Vis henvendelse Du kan få vist oplysninger om den enkelte henvendelse via listen over henvendelser Vælg menuen Henvendelser og følg Søgning i lister 33

108 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS BESTILLING Via oversigten over bestillinger på et kundeforhold eller listen over bestillinger kan du på vist oplysninger om den enkelte bestilling. Via kundeforhold: Fase Forklaring Navigation Vis bestillinger på kundeforhold Vis bestilling Via listen over bestillinger: Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede få vist de bestillinger, der er foretaget af kundeforholdet Du kan nu få vist oplysninger om den enkelte bestilling Følg Vis bestillinger på kundeforhold Markér en bestilling og dobbeltklik Fase Forklaring Navigation Vis bestilling Du kan få vist oplysninger om den enkelte bestilling via listen over bestillinger Vælg menuen Bestillinger og følg Søgning i lister 34

109 ASK BRUGERVEJLEDNING OPRET HENVENDELSE Hvis du skal oprette en henvendelse skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser på kundeforhold Tryk Ny Henvendelse Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede få vist de henvendelser, der er foretaget på kundeforholdet Du kan nu påbegynde oprettelse af en henvendelse Følg Centralt søgeskærmbillede og tryk på vinduesmenupunktet Tryk på Tilføj en ny Henvendelse Opret henvender Angiv e mail Angiv titel Vælg type Du skal oprette kontaktoplysninger på den person, der henvender sig Du skal altid angive e mail adresse på den person der henvender sig. Du skal nu angive en titel på henvendelsen Du skal også angive hvilken type af henvendelse, der er tale om Vælg Kontaktperson fra opslagslisten eller angiv navn og kontaktoplysninger i de hertil hørende felter Angiv E mail Angiv Titel Vælg Type fra opslagslisten Vælg årsag Du kan efterfølgende angive hvad årsagen til henvendelsen er Vælg Årsag til henvendelse fra opslagslisten Angiv bemærkning og/eller note Du kan evt. angive en bemærkning og/eller note til henvendelsen Angiv Bemærkning og/eller Noter via vinduesmenupunktet Vælg affaldsordning Vælg oprindelse Du skal for nogle typer af henvendelser vælge hvilken affaldsordning henvendelsen drejer sig om Du skal nu vælge hvordan kunden har henvendt sig Vælg Affaldsordning fra opslagslisten Vælg Oprindelse fra opslagslisten Angiv prioritet Gem henvendelse Du skal nu vælge prioritet (Normal eller Haster) for henvendelsen Du skal nu gemme henvendelsen for at den bliver oprettet Vælg Prioritet fra opslagslisten Tryk Ctrl+S eller og 35

110 ASK BRUGERVEJLEDNING ARBEJD MED EN HENVENDELSE I forbindelse med oprettelse af henvendelsen bliver den automatisk lagt en Kø til det team der skal arbejde med den. Se mere om Køer på side 49. Når du skal arbejde med en henvendelse skal du gennemføre følgende trin: Fase Forklaring Navigation Vis henvendelse Du kan få vist oplysninger om en henvendelse via kø listen Følg Vejledning til Køer Tryk på knappen Arbejd med Arbejd med Før du går i gang med at behandle en henvendelse, skal du markere, at du arbejder på henvendelsen. Marker på henvendelsen, at du vil arbejde med den. Overtag henvendelsen Tildel til mig Du skal overtage henvendelsen når du går i gang med den enkelte henvendelse Du skal tildele henvendelsen til dig selv. Tryk OK Tryk på knappen Tildel Markér ved Tildel til mig Tryk OK 36

111 ASK BRUGERVEJLEDNING UDSKRIV HENVENDELSE Hvis du skal diskutere en henvendelse med andre, kan du udskrive en oversigtsrapport med hver henvendelse på sin side. Rapporten kan bestilles for én eller flere henvendelser på én gang. Fase Forklaring Navigation Vis henvendelser Marker Henvendelser Kør rapport Når du skal udskrive henvendelser skal du finde dem på en liste Marker de henvendelser du ønsker udskrevet Vælg Kør rapport i menuen, og vælg Henvendelse Følg Vis henvendelser Sæt flueben Vælg Kør rapport Vælg Vælg hvilke poster der skal udskrives Marker ved De valgte poster Start udskrift Udskriften startes når du vælger Kør rapport Tryk på knappen Kør rapport Udskriv til printer Som standard vises rapporten på skærmen, men de kan udskrive til en printer. Tryk på printerikonet Alle detaljer på den enkelte henvendelse kan, fra en åben henvendelse, udskrives fra menupunktet Filer, Vis udskrift. 37

112 ASK BRUGERVEJLEDNING VIDERESEND HENVENDELSE Hvis du har taget en henvendelse fra en kø, og skal ekspedere den videre til en anden bruger eller kø eller lukkes. Hvis du skal videresende en henvendelse skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Læg henvendelse i en kø Henvendelsen lægges i kø til en anden bruger eller et team. Tryk på knappen Føj til kø Søg kø Søg efter den kø du ønsker henvendelsen lagt i. Du skal normalt altid sende henvendelsen til et team. Renovatører er i ASK oprettet som hvert sit Team. Hvis henvendelsen på trods heraf skal lægges i kø til en bruger, skal du være opmærksom på, at brugernavnet er angivet som <Efternavn, Fornavn> når du søger. Vælg hvilken kø henvendelsen skal placeres i. Tryk OK 38

113 ASK BRUGERVEJLEDNING OPRET HENVENDELSE RENOVATØRAFVIGELSE/OPLYSNING RE Renovatører kan oprette en Renovatør afvigelser og Renovatøroplysninger, hvor en Renovatør afvigelse er en meddelelse om, at en tømning ikke har fundet sted som planlagt, og en Renovatøroplysning er en meddelelse om forhold, der generer arbejdet. Hvis du skal oprette en Renovatør afvigelse eller en Renovatøroplysning skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Opret henvendelse Du skal oprette henvendelsen Følg Opret henvendelse Angiv titel Vælg type Du skal nu angive en titel på henvendelsen Du skal vælge om typen af henvendelse er en Renovatørafvigelse eller en Renovatøroplysning Angiv Titel Vælg Type fra opslagslisten eller Vælg årsag Du skal angive årsagen til henvendelsen blandt de mulige årsager Vælg Årsag til henvendelse fra opslagslisten Angiv bemærkning og/eller note Du kan evt. angive en bemærkning og/eller note til henvendelsen Angiv Bemærkning og/eller Noter via vinduesmenupunktet Vælg Kundeforhold Vælg Affaldsordning Vælg oprindelse Angiv prioritet Angiv standplads Angiv evt. materiel Angiv afvigelsesdato Du skal nu tilknytte henvendelsen til et kundeforhold. Feltet er allerede udfyldt, hvis du har startet processen fra et kundeforhold Du skal for nogle typer af henvendelser vælge hvilken affaldsordning henvendelsen drejer sig om Du skal nu angive, at henvendelsen er oprettet af renovatør Du skal nu vælge prioritet (Normal eller haster) for henvendelsen Du skal angive hvilken standplads henvendelsen drejer sig om Du kan nu angive hvilket stykke materiel henvendelsen drejer sig om Angiv dato for hvornår afvigelsen har fundet sted Fremsøg kundeforholdsnummer Vælg Affaldsordning fra opslagslisten Vælg Oprindelse fra opslagslisten Vælg Prioritet fra opslagslisten Vælg Standplads i opslagslisten Vælg materiel i opslagslisten Skriv dato for afvigelsen, eller vælg i kalenderen Gem henvendelse Ekspeder henvendelse Du skal nu gemme henvendelsen for at den bliver oprettet Du skal afslutte med at ekspedere henvendelsen til videre behandling Tryk Ctrl+S eller Tryk 39

114 ASK BRUGERVEJLEDNING OPRET HENVENDELSE IKKE UDFØRT TØMNING RE Hvis du skal oprette en henvendelse om en planlagt tømning eller en planlagt bestilling, der ikke er udført, skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Opret henvendelse Følg opret henvendelse Opret ny afvigelse Du skal oprette en afvigelse Vælg Tilføj en ny afvigelse Vælg afvigelsestype Du skal vælge hvilken type afvigelse der er tale om Vælg Afvigelsestype fra opslagslisten Vælg årsag Vælg standplads Vælg materiel Du skal angive årsagen til afvigelsen blandt de mulige årsager Du skal angive hvilken standplads afvigelsen vedrører Du skal angive hvilket stykke materiel afvigelsen vedrører Vælg Årsag fra opslagslisten Vælg Standplads fra opslagslisten Vælg Placeret materiel Opret afvigelse Gem afvigelse Tryk Alt+S eller Ekspeder henvendelse Du skal afslutte med at ekspedere henvendelsen til videre behandling Tryk Du kan indlæse manglende udførte tømninger fra regneark, se side

115 ASK BRUGERVEJLEDNING OPRET HENVENDELSE IKKE UDFØRT BESTILLING RE Hvis du skal oprette en henvendelse om en planlagt bestilling, der ikke er udført, skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Opret henvendelse Følg opret henvendelse Opret ny afvigelse Du skal oprette en afvigelse Vælg Tilføj en ny afvigelse Vælg afvigelsestype Du skal vælge hvilken type afvigelse der er tale om Vælg Afvigelsestype fra opslagslisten Vælg årsag Vælg standplads Vælg materiel Du skal angive årsagen til afvigelsen blandt de mulige årsager Du skal angive hvilken standplads afvigelsen vedrører Du skal angive hvilket stykke materiel afvigelsen vedrører Vælg Årsag fra opslagslisten Vælg Standplads fra opslagslisten Vælg Placeret materiel Gem afvigelse Afvigelsen gemmes Tryk Ctrl+S eller Sammenkæd afvigelse med bestilling Status på bestillingen ændres til Ikke udført Tryk Gem afvigelse Gem afvigelse Tryk Alt+S eller Ekspeder henvendelse Du skal afslutte med at ekspedere henvendelsen til videre behandling Du kan indlæse manglende udførte tømninger fra regneark, se side 64. Tryk 41

116 ASK BRUGERVEJLEDNING BEHANDL HENVENDELSE KUNDEHENVENDELSE RE Hvis du har modtaget en henvendelse, og accepteret den i køen, skal du foretage behandling af den. Nogle kundehenvendelser kræver alene, at du efter at have foretaget korrigerende handling, lukker henvendelsen. Andre kan medføre længere sagsbehandling. Til brug for denne sagsbehandling kan følgende felter anvendes: Fase Forklaring Navigation Sagsbehandling Sæt afventer oplysninger Vælg i drop down listen Skriv evt. bemærkninger Hvis du har bemærkninger eller svar kan de skrives i en note Tryk på Vedhæft fil Eventuel dokumentation kan vedhæftes Tryk på menufanen Tilføj, og vælg Renovatør enig Renovatøren kan, til brug for evt. bodsbehandling, erklære sig enig / uenig i henvendelsen og dens årsag Vælg Gem henvendelsen Gem afvigelse Tryk Alt+S eller Ekspeder henvendelse Du skal afslutte med at lukke henvendelsen, eller tildele den til en anden bruger eller kø Tryk 42

117 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS BESTILLINGER PÅ LISTE Via listen over bestillinger kan du se, og arbejde med alle bestillinger, der er registreret i ASK. Fase Forklaring Navigation Vis bestillinger på liste Du kan via listemenuen Bestillinger få vist allee Bestillinger, der er oprettet i ASK Vælg menuen Bestillinger 43

118 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS BESTILLINGER PÅ LISTE PR. RENOVATØR RE Fase Forklaring Via listen over bestillinger kan du se, og arbejde med alle bestillinger registreret i ASK. Du kan søge de bestillinger din virksomhed skal arbejde med på forskellig måde. m Normaltt vil du kunne se følgende søgninger til din virksomhed: Bestillinger der ikke er bekræftet Bestillinger til din virksomhed som er afhensom er tet, men som ikke er bekræftet. Bestillinger til denne måned Bestillinger til indeværende måned, afhentet og bekræftet. Bestillinger til næste måned Bestillinger til næste måned, m som err afhentet og bekræftet. Containerbestillinger der ikke err bekræftet Bestillinger på løse containere til dinn virkikke er somhed som er afhentet, men som bekræftet. Containerbestillinger til denne måned Bestillinger på løse containere til indeværen Containerbestillinger til næste måned Alle bestillinger til næste måned, som er af de måned, som er afhentet og bekræftet. hentet og bekræftet. Navigation Vælg Vis bestillinger på liste Du kan via listemenuen Bestillinger få vist alle Bestil Vælg menuen Bestillinger linger, der er oprettet i ASK Vælg visning Vælg hvilken liste du ønsker at se Vælg visning 44

119 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS BESTILLINGER PÅ KUNDEFORHOLD Via et kundeforhold kan du se de bestillinger, der er registreret på kundeforholdet. Fase Forklaring Navigation Vis bestillinger på kundeforhold Du kan via det Centrale Søgeskærmbillede få vist de bestillinger, der er oprettet på kundeforholdet Følg Centralt søgeskærmbillede og tryk på 45

120 ASK BRUGERVEJLEDNING BEKRÆFT BESTILLING RE Når du har modtaget en bestilling på en ydelse, skal du bekræfte modtagelsen, og meddele hvornår den er planlagt til udførelse. Det gøres på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vis bestilling Når du skal bekræfte en bestilling skal du finde den frem Følg Vis bestillinger på liste Åbn bestilling Åbn den bestilling du skal bekræfte Dobbeltklik på den ønskede bestilling Angiv bekræftelsesdato Du skal nu angive den dato dit firma har planlagt at udføre bestillingen Angiv Bekræftet dato i formatet DD MM YYYY Tryk evt. på Kalendersymbolet Bekræft bestillingen Når du har angivet skal du bekræfte at dit firma udfører den på den angivne dato. Tryk for at gemme den bekræftede bestilling Når renovatør bekræfter en bestilling får kunden automatisk tilsendt en e mail med besked om tømmedag. Hvis du skal bekræfte flere bestillinger med dato i feltet Bekræftet dato, kan det gøres på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vis bestillinger Når du skal bekræfte en bestilling skal du finde den frem. Følg Vis bestillinger på liste Markér bestillinger Markér de bestillinger du skal bekræfte. Sæt flueben ved posterne Rediger poster Du kan nu angive, at du vil redigere de markerede poster samlet Tryk på Rediger Rediger poster Gem bekræftelsen Du får nu vist en Bestillingsformular, hvor du kan tabulere frem til feltet Bekræftet dato Når du har angivet dato skal du gemme rettelsen. Angiv Bekræftet dato i formatet DD MM YYYY Tryk evt. på Kalendersymbolet for at gemme æn Tryk på dringerne Systemet bekræfter derefter de enkelte bestillinger, og sender automatisk e mails til de kunder der skal have besked om tømmedag.. 46

121 ASK BRUGERVEJLEDNING UDSKRIV BESTILLINGER RE Du kan udskrive én eller flere bestillinger på en køreseddel Det gøres på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vis bestilling Marker bestillinger Kør rapport Når du skal udskrive bestillinger skal du finde dem på en liste Marker de bestillinger du ønsker udskrevet Vælg Kør rapport i menuen, og vælg Bestillinger Følg Vis bestillinger på liste Sæt flueben Vælg Kør rapport Vælg Vælg hvilke poster der skal udskrives Marker ved De valgte poster Start udskrift Udskriften startes når du vælger Kør rapport Tryk på knappen Kør rapport Udskriv til printer Som standard vises rapporten på skærmen, men de kan udskrive til en printer. Tryk på printerikonet 47

122 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL KØER En henvendelse med en bestemt årsag placeres automatisk i en kø. En kø er en liste, hvor der er en fælles adgang til for de brugere, der arbejder i et team. ASK indeholder en kø til hvert team, hvor opgaver til teamet kan findes. Desuden er der en personlig kø til hver bruger, hvor de sager brugeren har fået tildelt, kan findes. 48

123 ASK BRUGERVEJLEDNING ARBEJD MED KØER Du kan få vist kø lister på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vis kø Vælg køelement Du kan få vist en oversigt over de henvendelser der er i dit teams kø Vælg hvilken type køelementer du vil se på Tryk på menupunktet Køer og vælg en af køtyperne Vælg Køelement Vælg kø Vælg hvilken Kø du vil se elementerne fra Vælg kø ved at trykke på plien Marker henvendelser Arbejd med henvendelsen Marker at du vil arbejde med én eller flere henvendelser Arbejdet med henvendelsen er beskrevet på side 36. Marker henvendelse og tryk på Følg Arbejd med en henvendelse 49

124 ASK BRUGERVEJLEDNING HURTIGGUIDE TIL KØELEMENTER OG KØER Alt arbejde med henvendelser foregår som udgangspunkt i funktionen Køer Arbejdsprocessen er angivet i nedenstående skema i felterne markeret med grønt, og nummereret I Køer anvendes disse knapper på én eller flere henvendelser. Flytter henvendelser fra én kø til en anden kø. Fjerner henvendelse fra den kø du arbejder på, og flytter den til den anden. 1 Markér at du vil arbejde med disse henvendelser. Skriver dit navn i kolonnen Behandlet af. Frigiv køelement, du har taget. Kan anvendes til at fortryde. Fjerner dit navn i kolonnen Behandlet af Fjern henvendelser fra køen. Når du fjerner henvendelser fra køen findes de stadig under henvendelser. Viser hvilken Kø henvendelsen ligger i, og hvilken bruger der har den under behandling. På en åben Henvendelse anvendes disse knapper. Når en henvendelse er oprettet lægges den i kø af systemet. Lukker henvendelser, når de er færdigbehandlet. Føj en eller flere henvendelser til en anden kø. Knappen anvendes kun ved oprettelse 2 Viser hvilken Kø henvendelsen ligger i, og hvilken bruger der har den under behandling. Lukker henvendelser og fjerner dem fra køen. 50

125 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL RAPPORTER VIS RAPPORTER I ASK kan du se en oversigt over alle tilgængelige rapporter. Fase Forklaring Navigation Vis rapporter Du kan få vist en oversigt over rapporter i ASK Tryk på menuen Rapporter 51

126 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS RAPPORT OVERSIGT OVER AFMELDTE ORDNINGER KoT KT RE Hvis du skal have vist / udskrevet en oversigt over ordninger, der er afmeldtt for en sæson, kan du anvende denne rapport: Fase Vis rapporter Vælg rapport Angiv søgekriteri er Forklaring Du kan få vist en oversigt over alle tilgængeli ge rapporter i ASK Du skal nu vælge rapporten Oversigt over afmeldte ordninger Du skal angive fra hvilken dato og til hvilken dato rapporten skal beregnes Navigation Følg Vis V Rapporterr Markér rapporten Oversigt over afmeldte ordninger og Dobbeltklik Angivv periode rapporten skal omfatte i felterne Fradato og Tildato Vis rapport For at få vist gebyrspecifikationen, skal du trykke vis rapport Angivv ét eller flere af de øvrige søgekriterier Tryk Vis V Rapport 52

127 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS RAPPORT TØMNINGSORDNINGER PÅ ADRESSER RE For at fåå vist rapporten skal du trykke vis rap port Hvis du skal have vist / udskrevet en rapport over tømninger af placeret materiel for en given ordning i et givent område, skal du gøre følgende: f Fase Vis rapporter Vælg rapport Angiv dato Forklaring Du kan få vist en oversigt over alle tilgængeli ge rapporter i ASK Du skal nu vælge rapporten Tømningsordnin skal ger for adresser Du skal nu angive hvilken dato rapporten gælde for f Navigation Følg Vis Rapporter Markér rapporten Tømningsordnin Angiv fra dato i formatett DD ger for adresser og Dobbeltklik MM_ÅÅÅÅÅ Angiv andre søge kriterier Du kan kombinere forskellige søgekriterier efter behov eller vælg i kalenderen Udfyld felterne Vis rapport Tryk Vis Rapport 53

128 ASK BRUGERVEJLEDNING VIS RAPPORT ÆNDRINGER PÅ PLACERET MATERIEL RE Hvis du skal have vist / udskrevet en specifikationn af de ændringer af placeret materiel, der er foretage for en given ordning i et givent område, skal du gøree følgende: Fase Vis rapporter Vælg rapport Angiv periode Forklaring Du kan få vist en oversigt over alle tilgængeli ge rapporter i ASK Du skal nu vælge rapporten Specifikation af reguleringer Du skal nu angive hvilken periode rapporten skal dække Navigation Følg Vis V Rapporterr Markér rapporten Ændringer på placeret materiel og Dobbeltklik Angivv fra dato i formatet DD MM ÅÅÅÅ Angivv Til dato i formatet DD MM ÅÅÅÅÅ Angiv andre søgekriterier Du kan kombinere forskellige søgekriterier efter behov eller vælg i kalenderen Udfyld felterne Vis rapport For at få vist specifikationenn du trykke vis rapport Tryk Vis V Rapport 54

129 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL DASHBOARDS I ASK kan du se en række fast definerede Dashboards. Det vil sige grafer eller tabeller med udvalgte oplysninger fra ASK. Der er p.t. adgang til følgende Dashboards: Bestillinger Kundeservice Køer og sager 55

130 ASK BRUGERVEJLEDNING START ET DASHBOARD Du arbejder med Dashboards på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Vælg Dashboards Du vælger menupunktet Dashboards i menuen Arbejde. Vælg Dashboards i menuen Vælg hvilket Dashboard Du skal nu vælge hvilket Dashboard du ønsker at se. Som standard vises Køer og sager Vælg hvilket Dashboard du ønsker at se Sæt som standard Hvis du ønsker et andet Dashboard som dit start dashboard trykker du blot på knappen Benyt som standard Tryk på 56

131 ASK BRUGERVEJLEDNING MEDDELELSER Der kan oprettes generelle meddelelser, der vises for alle brugere i systemets opstartsbillede. Meddelelser vises så snart de er oprettet, og fjernes automatisk ved slutningen af den udløbsdato der angives. Når du skal oprette en meddelelse skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Åbn Meddelelser Meddelelser åbnes i Outlookbarens knap Indstillinger, hvor man vælger funktionen Meddelelser Opret ny meddelelse Du skal oprette en ny meddelelse Tryk Ny(t) Skriv titel Skriv en overskrift på meddelelsen Udfyld Titel Skriv meddelelsen Angiv evt. henvisning Angiv udløbsdato Opret meddelelsen Skrev meddelelsen i tekstfeltet. Meddelelsen vises nøjagtigt som des skrives. Der kan ikke anvendes billeder og grafik i meddelelsen. Meddelelsen kan evt. indeholde henvisning til en webside, såvel fra ASK som fra andre systemer. Meddelelsen vises indtil den dato der angives i feltet Udløbsdato Meddelelsen oprettes når du gemmer Udfyld tekstfeltet Skriv URL adresse på henvisningen i feltet Angiv udløbsdato i formatet DD MM YYYY. Tryk evt. på Kalendersymbolet Afslut med at trykke Alt+S eller 57

132 ASK BRUGERVEJLEDNING VIDENSBASE Videns basen indeholder det komplette regelgrundlag, takstregulativ og takster for alle ydelser, samt efterhånden som de udfærdiges, beskrivelser af arbejdsgange. Videns basens dokumenter for regler, arbejdsgange m.v. er altid de gældende. Fase Forklaring Navigation Åbn Vidensbase Vis vidensbase Søg artikel Sorter artikler Vidensbasen åbnes i listemenuen på startbilledet Hvis du vil se hvilke dokumenter der er i Vidensbasen, kan du i emnesøgning folde et hierarkisk opbygget træ af dokumenter ud sorteret efter emner Du kan søge efter artikler Du kan anvende trunkering (*) og maskering (?) i søgningen Du kan sortere vidensbasens artikler ved at trykke på hovedet af den kolonne, der skal anvendes som sorteringskriterium Vælg Markér den ønskede søgemetodik i opslagslisten Tryk på kolonnehoved, f.eks. 58

133 ASK BRUGERVEJLEDNING HJÆLP Der findes hjælp til ASK i tre niveauer: Hjælp til Microsoft Dynamics. Standard hjælpesystemet til Microsoft Dynamics Hjælp til felter i ASK: Kontekst sensitiv hjælp til de enkelte felter i ASK. ASK brugervejledning, en elektronisk udgave af denne vejledning. Den elektroniske version er altid den gældende version. Du finder hjælpefunktionerne på følgende måder Fase Forklaring Navigation Hjælp til Dynamics Hjælp til felter i ASK ASK brugervejledning Hjælp til standardsystemet vælges i topmenuen, yderst til højre Du kan få en beskrivelse af indholdet af alle felter i ASK Du kan få hele denne brugervejledning vist på skærmen. Tryk Hjælp, i topmenuen eller Alt +H Placer markøren i det felt du ønsker at vide noget om, og Tast F2 Vælg i topmenuen 59

134 ORDLISTE VEJLEDNING TIL ADMINISTRATIVE OPGAVER I dette afsnit gennemgås de almindeligst forekommende administrative opgaver i ASK. EKSPORTER DATA TIL EXCEL Alle registre i ASK hvor knappen ses i menuen, kan eksporteres til et regneark, hvor du kan arbejde videre med dem, og evt. foretage udskrifter. Vær opmærksom på, at hvis vinduet er tilpasaset til en mindre størrelse kan knappen være gemt under hovedfunktionen Data. Fase Forklaring Navigation Vælg eksporter til Excel Tryk på Vælg regnearkstype Afhængig af hvor meget du ønsker at eksportere vælger du type på regnearket. Normalt vælges Statisk regneark med poster fra alle sider i den aktuelle visning Start eksport Åbn eller Gem regneark Eksporterer data Hvis du vælger at gemme regnearket skal du angive hvor det skal gemmes. Tryk Eksporter Tryk Gem Hvis du eksporterer indholdet af en søgning i ASK til Excel regneark begrænses eksporten automatisk til rækker. Med Excel 2007 eller senere, kan du eksportere flere end rækker ved at følge nedenstående procedure. Fase Forklaring Navigation Vælg eksporter til Excel Tryk på Vælg regnearkstype Hvis du ønsker at eksportere mere end rækker skal du vælge at eksportere til et Dynamisk regneark Start eksport Åbn regneark Eksporterer data Tryk Eksporter Tryk Åbn 60

135 ASK BRUGERVEJLEDNING Rediger forbindelse Rediger den indbyggede definition på eksport til Excel regneark Vælg Data, Forbindelser, Egenskaber, Definition Gennemfør eksporten Fjern begrænsningen, der stopper eksport ved rækker Slet top Og tryk OK 61

136 ASK BRUGERVEJLEDNING HENT BESTILLINGER RE Bestillinger kan hentes fra ASK til videre bearbejdning udenfor systemet. Når du henter bestillinger markeres samtidig på bestillingerne at de er afhentet af renovatøren. Bestillinger udlæses til en XML fil, der senere kan importeres til et Excel regneark Hvis du skal hente bestillinger til dit firma skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Åbn system Job Åbn renovatørsnitflade Hent liste Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til systemjobs for renovatører Vælg menupunktet Renovatørsnitflade i listemenuen til venstre Vælg den funktion du ønsker at udføre Tryk på Tryk på Tryk på Angiv kriterier for hentning Hent bestillinger Gem bestillinger Angiv kriterier for denne afhentning af bestillinger. Angiv altid dit firmas CVR nummer. Du kan hente én bestemt bestilling, Du kan hente alle bestillinger fra en bestemt dato, Du kan hente et interval af bestillinger, eller: Du kan hente alle bestillinger registreret siden du sidst hentede. Du starter kørsel af system jobbet med de angivne parametre Den udlæste XML fil gemmes normalt i et særligt bibliotek på din harddisk, så du kan holde styr på modtagne bestillinger. Udfyld skærmbilledet: Start kørsel ved tryk på Tryk Gem, og angiv placering og filnavn 62

137 ASK BRUGERVEJLEDNING INDLÆS BESTILLINGER TIL REGNEARK RE Bestillingsfiler fra ASK kan med Excel 2007 konverteres til et regneark. Hvis du skal hente konvertere bestillinger til dit firma skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Hent bestillinger Åbn regneark Start tabelværktøjer Følg Hent bestillinger Åbn det udleverede Regneark til bestillinger.xlsx fra den placering hvor du har gemt det. Start Excel tabelværktøjer ved at venstreklikke i regnearkets felt A2 Åbn Regneark til bestillinger.xlsx Venstreklik i øverste tomme felt til venstre Importer XML Vælg import af XML filer Højre klik, vælg XML, vælg Importer vælg den gemte XML fil Gem regnearket hvor du vil have dine bestillinger gemt. 63

138 ASK BRUGERVEJLEDNING INDLÆS AFVIGELSER FRA REGNEARK RE Du kan indlæse regneark med afvigelser fra det planlagte til systemet. Regnearket skal være i det specifikke format som Regneark til Afvigelser.xlsx, og dannet i Excel Type Bestillingsnr CVR nummer Kundeforholdsnr Affaldsordning Standpladsnr Materiel Dato Årsagskode Kommentar Udfyldes altid med Ikke_udfoert Evt. bestillingsnummer på den bestilling, der ikke er udført. Udfyldes kun i forbindelse d ikk df t b tilli CVR nummer på den renovatør eller Beholderservice beskeden kommer fra Kundeforholdsnr på det Kundeforhold i ASK, hvor tømningen/bestillingen ikke er udført Kode for den affaldsordning i ASK, hvor tømningen/bestillingen ikke er udført Standpladsnummer for den standplads, hvor tømningen/bestillingen ikke er udført Typebetegnelse for det stykke materiel, der ikke er tømt/leveret/hjemtaget Dato for manglende udførelse I formatet DD MM ÅÅÅÅ Årsagskode for manglende udførelse Evt. bemærkning til årsagskode Hvis du skal indlæse manglende udførelser fra regneark skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Åbn System Job Start indlæsning Opret nyt job Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til systemjobs for renovatører Menupunktet Bestilling, Indlæsning af afvigelser giver adgang til en funktion til import Der oprettes et indlæsningsjob for hver gang du indlæser afvigelser. Tryk på Tryk på Tryk på Gem job Det nye job skal gemmes Tryk Ctrl+S eller Vedhæft Vedhæft indlæsningsfil Tryk på menufanen og tryk Start job Jobbet skal startes Kontroller job Du kan evt. kontrollere om indlæsningen er gennemført Tryk Læs Status 64

139 ASK BRUGERVEJLEDNING INDLÆS TØMMEKALENDERE FRA REGNEARK RE I forbindelse med planlægningen af kørselen kan renovatøren ændre på de eksisterende tømmekalendere og ruter. Hvis der er tale om større ændringer kan man med fordel indlæse sådanne ændringer fra et regneark. Regnearket skal være i det specifikke format som Regneark til tømmekalender.xlsx, og dannet i Excel 2007 eller senere. Det skal indeholde følgende kolonner. Kundeforholdsnr Nummer på det kundeforhold tømmekalenderen skal gælde for Skal være udfyldt Affaldsordning Navn på den affaldsordning tømmekalenderen skal gælde for Skal være udfyldt Rute Rutebetegnelse, kan være tal og tekst Kan udfyldes Prioritet Denne tømnings placering på ruten Kan udfyldes Tømmekalender Navn på den tømmekalender der skal anvendes Skal være udfyldt Startdato Dato den nye tømmekalender træder i kraft Skal være udfyldt Hvis du skal indlæse tømmekalendere fra regneark skal du gøre følgende: Fase Forklaring Navigation Åbn System Job Start indlæsning Opret nyt job Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til systemjobs for renovatører Menupunktet Bestilling, Indlæsning af tømmekalender giver adgang til en funktion til import Der oprettes et nyt indlæsningsjob når du vil indlæse kalendere. Tryk på Tryk på Tryk på Gem job Det nye job skal gemmes Tryk Ctrl+S eller Vedhæft Vedhæft indlæsningsfil Tryk på menufanen og tryk Start job Jobbet skal startes Kontroller job Find flettedata Systemet vedhæfter en logfil til jobbestillingen, hvor eventuelle fejl i kørslen rapporteres. Den kan åbnes under vinduesmenupunktet Noter. Systemet vedhæfter en tekstfil med flettedata til de kundeforhold hvor tømmekalender er blevet ændret. Filen kan anvendes til brevfletning hvis kunderne skal underrettes om ændringen. Tryk Højreklik på FilnavnErrors.log og vælg Gem filen, og arbejd videre med den udenfor ASK. Højreklik på MergeFileCollectionCalender.zip og vælg Gem filen, og arbejd videre med den udenfor ASK. 65

140 ASK BRUGERVEJLEDNING HENT FLETTEFIL TIL ÆNDRINGSBREVE RE Når der ændres tømmekalender for kundeforhold, skal kunderne have besked derom i god tid inden ændringen finder sted. Når jobbestillingen Indlæsning af tømmekalender køres, dannes automatisk en tekstfil med oplysninger til brug ved fletning med breve der oplyser de berørte kunder om ændringen. Fase Forklaring Navigation Åbn System Job Åbn Indlæsning af tømmekalendere Åbn indlæsningsjobbet Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til systemjobs for renovatører Menupunktet Bestilling, Indlæsning af tømmekalender giver også adgang til en funktion til import Det øverste job i listen er det senest kørte Tryk på Tryk på Åbn flettefil Flettefilen har filnavn New Collection Calender merge file.zip Højreklik på flettefilen og vælg Gem filen, og arbejd videre med den udenfor ASK. 66

141 ASK BRUGERVEJLEDNING VEJLEDNING TIL RENOVATØRSNITFLADE ASK indeholder såvel en automatisk, som en manuelt betjent snitflade til renovatører. Hvor den automatiske snitflade anvender Webservices, der kommunikeres mellem maskine(r) hos renovatøren og ASK, giver den manuelle renovatørsnitflade adgang til manuelt at hente dataudtræk med bestillinger og rapporter med det samlede kørselsgrundlag for den enkelte renovatør. RENOVATØRSNITFLADE RE Renovatørsnitfladen giver mulighed for at hente rapporter med kørselsgrundlag og til at hente lister over kundeforhold og bestillinger Renovatørsnitfladen åbnes under menupunktet System job (ASK) 67

142 ASK BRUGERVEJLEDNING RAPPORT MED KØRSELSGRUNDLAG RE Hvis du skal hente rapport med kørselsgrundlag{ XE "Kørselsgrundlag" }{ XE "Hent Kørselsgrundlag" } for et udbudsområde sker det på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Åbn System Job Vælg handling Vælg rapport Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til Renovatørsnitfladen Tryk på knappen Du skal vælge hvilken rapport du ønsker at hente. Systemet viser rapporter der dækker de udbudsområde(r) hvor din virksomhed har ansvaret for kørselen. Tryk på menupunktet Renovatørsnitflade Vælg hvilken rapport du ønsker at hente, og tryk på knappen Download rapport Gem rapport lokalt Maskinen beder dig nu gemme rapporten lokalt. Placer den i et bibliotek på din maskine, og navngiv den med det navn du ønsker rapporten skal have. Tryk på Gem Kvitter for rapport Hent flere rapporter Når du har hentet rapporten skal du kvittere for at den er hentet Hvis du skal hente flere rapporter, skal du vælge den enkelte rapport for sig. Tryk på knappen Rapport er hentet 68

143 ASK BRUGERVEJLEDNING HENT BESTILLINGER RE Renovatørsnitfladen giver mulighed for at hente liste over alle bestillinger, der ikke er bekræftet. Hvis du skal hente liste over bestillinger sker det på følgende måde: Fase Forklaring Navigation Åbn System Job Vælg handling Angiv søgekriterier Bestil rapport Gem rapport Du kan via menuen System Job (ASK) få adgang til Renovatørsnitfladen Tryk på knappen Du skal angive de søgekriterier systemet skal anvende for at hente dine bestillinger. CVR nummer for den renovatør du arbejder hos skal altid angives. De øvrige kriterier er valgfrie, blot skal ét søgekriterium angives Hvis du markerer feltet Bestillinger siden sidste afhentning får du alle bestillinger, der er bekræftet siden sidste gang du hentede bestillinger. Når du har angiver dine søgekriterier skal du bestille rapporten. Rapporten skal gemmes på den lokale maskine. Gem rapportfilen Renovatør Service.XML på skrivebordet på din maskine. Tryk på menupunktet Renovatørsnitflade Angiv kriterier Tryk på knappen Bestil Tryk på Gem Start Excel regneark Start regnearket Regneark til bestillinger. Indløs XML Placer markeren i felt A2 Højreklik, vælg XML, Importer Udpeg importfil Browse frem til Renovatørservice.xml på skrivebordet (den fil du netop har hentet) Så vises XML data i Excel. Vælg Åbn 69