Nyhedsbrev fra partnerskabet MBU/FIVU/SKI Juni Effektive indkøb på de selvejende institutioner

Transkript

1 KONTAKT SKI Hvis du har spørgsmål omkring tilmelding eller generelt, er du velkommen til at kontakte SKI Kundeservice: Nyhedsbrev fra partnerskabet MBU/FIVU/SKI Juni 2013 Effektive indkøb på de selvejende institutioner Udarbejdet af Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU), Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (FIVU), Rådgivningsgruppen samt SKI 1

2 Indhold Partnerskabet og Rådgivningsgruppen... 3 Overblik vedr. aktiviteter i partnerskabet i 2012 og Kommende arrangementer i partnerskabet... 4 Nyt SKI-abonnement for selvejende institutioner... 5 Fælles udbud/indkøb af elektricitet for selvejende institutioner... 5 Fælles udbud for tekniske skoler af materialer til uddannelsesbrug... 5 SKI og Statens Indkøb er forskellen ens?... 6 Overblik over SKI s rammeaftaler... 7 Overblik over aftaler hos Statens Indkøbs... 8 Tærskelværdierne og kontraktberegning... 8 Husk Udbud.dk til annoncering af indkøb over kr. og under ca. 1,5 mio. kr Kom medforslag til projekter, konferencer m.m Rådgivningsgruppen og Sekretariatet... 9 Indkøbs- og udbudsrelaterede links

3 Partnerskabet og Rådgivningsgruppen Ministeriet for Børn og Undervisning (MBU) og SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) har siden 2008 arbejdet sammen i et partnerskab, der skal understøtte effektive indkøb på de selvejende institutioner. Det er partnerskabets vigtigste opgave at bidrage til at gøre det lettere for skolerne at foretage indkøb, så det er bedst, billigst og i overensstemmelse med reglerne. Siden 2012 har partnerskabet også omfattet Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser (FIVU).Samarbejdet er formaliseret i en partnerskabsaftale. De selvejende institutioner leder arbejdet med at udmønte partnerskabsaftalen. Det sker via en styregruppe, Rådgivningsgruppen, hvis medlemmer er udpeget af de respektive institutions- og lederforeninger (se også side 8). Rådgivningsgruppen træffer beslutninger om projekter, temadage, konferencer m.m. og prioriterer de ressourcer, som MBU, FIVU og SKI stiller til rådighed i forbindelse med arbejdet.følgende institutionssektorer er repræsenteret i Rådgivningsgruppen: Erhvervsskoler og AMU-centre Professionshøjskoler Erhvervsakademier Gymnasier SOSU-skoler VUC 3

4 Overblik vedr. aktiviteter i partnerskabet i 2012 og 2013 Maj 2013: Fællesudbud på el Februar 2013: Temadage i Øst og Vest-Danmark om elevatorservice Januar 2013: Temadag om fremtidens it for de selvejende institutioner 2012/2013: Samarbejde med erhvervsskolerne om SKI-udbud vedr. byggematerialer m.v. målrettet tekniske skoler og AMU-centre September 2012: Temadage i Århus og København om indkøb af fødevarer Oktober 2012: Temadag for skoler uden professionelle indkøbsafdelinger Juni 2012: Temadage i Århus og København med fokus på indkøbs- og effektiviseringsmuligheder på området for computere og kopi- og print. Februar 2012: Temadag om indkøb og Udbud Kommende arrangementer i partnerskabet Temadagen om bygningsservice er flyttet fra 20. juni til medio september. Der sendes nye invitationer til skolerne inden sommerferien. På temadagen får du et overblik over og indblik i opgaver og muligheder for optimering inden for bygningsdrift og -service på en selvejende uddannelsesinstitution. Få også Mulighed for erfarings- og videndeling med kolleger på tværs af det samlede selvejende institutionsområde. Information om muligheder og stordriftsfordele i forbindelse med administrative fællesskaber på bygningsområdet. Inspiration til effektiv forvaltning på bygnings- og serviceområdet. Inspiration til målbare effekter på bundlinjen af energibesparende foranstaltninger. Inspiration til effektive indkøb og aftalemæssige muligheder inden for bygnings- og serviceområdet. Temadagens målgruppe er bl.a. bygningschefer/-ansvarlige, inspektører, serviceledere, pedeller, administrationschefer, økonomichefer, indkøbschefer og -koordinatorer, m.v. Workshop med egen computer: Lær at bruge SKIs indkøbsværktøjer Workshoppen forventes afholdt i efteråret i Århus og København og er målrettet medarbejdere, der ønsker at virke som sin institutions superbruger/ressourceperson vedr. SKIs indkøbsværktøj. På workshoppen lærer du at købe ind på SKI-rammeaftaler herunder at håndtere en direkte tildeling og mini-udbud. Institutionerne modtager efter sommerferien invitationer til workshoppen. 4

5 Nyt SKI-abonnement for selvejende institutioner Din institution har netop modtaget et brev fra SKI om oprettelse eller fornyelse af et SKI- abonnement. I dag har ca. 180 selvejende uddannelsesinstitutioneret abonnement hos SKI. Det giver dem adgang til at foretage indkøb på SKI s 45 rammeaftaler uden, at de behøver at gå i EU-udbud eller nationalt udbud. SKI har fra 2013 oprettet et såkaldt uddannelsesabonnement for de selvejende institutioner på MBUs og FIVUs områder. Et uddannelsesabonnement koster kr. årligt pr. CVR-nr. og giver institutionen fri adgang til brug af SKI s ca. 45 rammeaftaler på de områder, hvor institutionerne ønsker det. Det er altid frivilligt for institutionerne at bruge en SKI-aftale. Fælles udbud/indkøb af elektricitet for selvejende institutioner Der gennemføres primo juni 2013 en ny udbudsrunde på el, som 36 institutioner har tilmeldt sig. Der er lukket for tilmelding til puljen, men hvis institutionerne tilkendegiver bred interesse for det, kan der gennemføres et nyt udbud i løbet af efteråret Med den seneste udbudsrunde på eler der i perioden 2008 til 2013 aftaledækket 210 institutioner med et samlet el-forbrug på mere end 120 mio. kwh med væsentlige besparelser for institutionerne tilfølge. Alle institutioner på Uddannelsesministeriets og Ministeriet for Børn og Undervisnings område har haft mulighed at deltage i forårets udbudsrunde, som forventes at opnå en stor volumen og konkurrence. Eventuelle spørgsmål til projektet og ønsker vedr. en evt. ny udbudsrunde i efteråret 2013 kan rettes til: Jens Hedegaard Madsen i SKI på mail: jhm@ski.dk eller telefon: Jytte Colling, indkøbschef på Slagelse Gymnasium på mail: Jytte.colling@Skolekom.dk. Søren Rytter, Nordisk Energipartner på mail: Soeren.rytter@energipartner.dk Fælles udbud for tekniske skoler af materialer til uddannelsesbrug I efteråret 2012 startede forarbejdet til en kommende rammeaftale, som vil kunne benyttes af alle landets tekniske skoler på køb af materialer til uddannelsesbrug, herunder bl.a. træ, metal, mursten, værktøj mv. Formålet med et fælles udbud er at udnytte konkurrencekraften i de tekniske skolers samlede indkøb på området. Langt de fleste tekniske skoler har en stor indkøbsvolumen på området, der overstiger tærskelværdien for udbud. Ved at gå sammen i et fælles udbud, vil den enkelte skole spare udgifter og ressourcer til selv at skulle konkurrenceudsætte deres indkøb, og leverandørerne skal kun afgive ét samlet tilbud, der til gengæld skal være attraktivt for at vinde. Arbejdet med forberedelsen af det fælles udbud ledes af en projektgruppe bestående af repræsentanter fra en række tekniske skoler og indkøbsfællesskaber. Der er udpeget tovholdere, som har ansvar for at udarbejde tilbudslister over de forskellige typer af materiale- og produktkategorier, som skolerne skal bruge i undervisningen og som skal omfattes af den kommende aftale. Arbejdet med udarbejdelse af tilbudslisterne, som er et vigtigt element i forberedelsen af udbudsfasen, skrider godt. 5

6 Næste skridt i processen er at træffe endelig beslutning om, hvordan og hvornår udbuddet skal gennemføres. SKI har tilbudt skolerne at være operatør på gennemførelsen af udbuddet, der forventes gennemført ultimo 2013 med forventet aftalestart medio Udbuddet vil alene omfatte de tekniske skoler, hvorfor øvrige selvejende institutioner ikke vil kunne benytte en kommende aftale. De tekniske skoler vil løbende modtage information om projektet. SKI og Statens Indkøb er forskellen ens? På skolerne kan der med rette opstå tvivl om forskellene mellem de to offentlige udbudsoperatører ; SKI og Statens Indkøb. SKI er en indkøbscentral, der ejes af Finansministeriet og Kommunernes Landsforening. SKI har til formål at stille frivillige rammeaftaler til rådighed for selvejende institutioner og hele den øvrige del af den offentlige og halvoffentlige sektor i Danmark. SKI s aftaler har typisk et bredere leverandørfelt og sortiment end indkøbsaftalerne hos Statens Indkøb. Statens Indkøb, der er en del af Moderniseringsstyrelsen i Finansministeriet, indgår indkøbsaftaler for de statslige institutioner, bl.a. ministerierne, som er forpligtet til at anvende aftalerne. Det er frivilligt for de selvejende uddannelsesinstitutionerat anvende både aftalerne hos Statens Indkøb og SKI. Nedenfor finder du en oversigt over de væsentligste ligheder og forskelle mellem SKI og Statens Indkøb. SKIs rammeaftaler Statens Indkøbsaftaler Antal rammeaftaler/indkøbsaftaler pr. maj Sortimentet Bredt og varieret sortiment Smalt og standardiseret sortiment Hvornår træder nye aftaler i kraft? Er det frivilligt for de selvejende institutioner at anvende aftalerne? Kan de private gymnasier, produktionsskolerne og de frie grundskoler anvende aftalerne? Skal man tegne abonnement for at få adgang til at købe på aftalerne? Skal man tilmelde sig hver aftale, man ønsker at handle på? Findes der aftaler, hvor man efter frivillig tilslutning forpligter Løbende Ja Ja Ja. Samtlige selvejende institutioner kan tegne et abonnement. Det koster årligt kr. pr. CVR-nr. Nej, når man har tegnet abonnement, kan man frit benytte/tildele på de frivillige aftaler. Ja, på de 11 såkaldte forpligtende aftaler. Ved tilslutning gælder forplig- Primo januar hvert år træder ca. 4-6 ny indkøbsaftaler i kraft (på nye og genudbudte vareområder). Ja Nej Nej Ja, tilmelding til Statens Indkøbs aftaler for de selvejende institutioner skal som udgangspunkt ske i perioden primo januar til 1. marts i det år, hvor aftalen træder i kraft. Det sker i systemet Ethics. Ja, men aftaler indgået fra og med 2010 er ikke omfattet af en forpligtelse for 6

7 sig på køb? Må man handle på en SKI-aftale på et givent vareområde, hvis man har tilmeldt sig en aftale på samme vareområde hos Statens Indkøb? telsen i fire år. Forpligtelsen modsvares af skarpe priser. institutionerne til køb/anvendelse. Ja, men kun i det omfang, at man på statens indkøbsaftaler ikke finder de varer, skolen efterspørger. I de tilfælde må SKIs aftaler anvendes supplerende til Statens Indkøbs aftaler. Overblik over SKI s rammeaftaler SKI har udarbejdet en vejviser, som giver et overblik over SKI s nuværende og kommende rammeaftaler. Du kan se vejviseren her. 7

8 Overblik over aftaler hos Statens Indkøbs Statens Indkøb har indkøbsaftaler på følgende områder: Find også oversigten over Statens Indkøbs aftaler her. De selvejende institutioner kan anmode Moderniseringsstyrelsen om tilslutning til de eksisterende indkøbsaftaler. Det sker via systemet Ethics, som kan tilgås her Du kan finde mere info om aftalerne på Tærskelværdierne og kontraktberegning Det kan være en udfordring at vurdere, hvorvidt et indkøb af varer eller tjenesteydelser skal i EUudbud eller ej. Selvejende institutioner er udbudsretligt forpligtet til at sende indkøbet i EU-udbud, når institutionens samlede indkøbsvolumen inden for en specifik varegruppe (varer eller tjenesteydelser) overstiger tærskelværdien på kr For at hjælpe de selvejende institutioner og andre SKI-brugere i forbindelse med disse overvejelser, har SKI udarbejdet en vejledning, der sætter fokus på de regler, der gælder, når værdien af et indkøb (en kontrakt) skal beregnes. Vejledningen giver institutionerne svar på en række centrale spørgsmål, bl.a.: Hvordan beregner/opgør institutionen kontraktværdien? Hvordan sikrer institutionen, at udbudspligten er afløftet? Hvornår og hvordan kan institutionen bruge rammeaftaler? Hvilke indkøb er omfattet af annonceringspligten? Hvordan bliver udbudsreglerne håndhævet? 8

9 Vejledningen Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning (Udarbejdet i samarbejde med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen) kan hentesher. Vejledningen Spørgsmål og svar: Tærskelværdier og kontraktberegning kan hentes her. Husk Udbud.dk til annoncering af indkøb over kr. og under ca. 1,5 mio. kr. Som de fleste sikkert er bekendt med, har alle offentlige ordregivere siden 1. april 2012 været omfattet af pligten til at benytte når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt(det vil sige indkøb for kr. og derover). Det betyder, at de selvejende institutioner, som offentlige ordregivere, skal annoncere følgende indkøb på Vareindkøb, hvis værdi overstiger kr., men er mindre end den aktuelle tærskelværdi for EU-udbud ( kr.). Offentlige tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets bilag II A, hvis værdi overstiger kr., men er mindre end de aktuelle tærskelværdier i udbudsdirektivet ( kr.). Find vejledningen her. Kom medforslag til projekter, konferencer m.m. Rådgivningsgruppen, MBU, FIVU og SKI opfordrer institutionerne til at komme med forslag og idéer til projekter, indsatsområder m.m., som institutionerne ønsker, at Rådgivningsgruppen skal tage op. Rådgivningsgruppenog Sekretariatet Rådgivningsgruppens medlemmer udpeges af institutions- og lederforeningerne på MBUs og FI- VUs områder: Claus Engsted, økonomi- og administrationschef, Randers Social og sundhedsskole (formand, udpeget af Danske SOSU-skoler) Ib Thyge Christensen, indkøbschef, UC Capital (næstformand, udpeget af Professionshøjskolernes Rektorkollegium) Gerly Rimmer, indkøbschef, VIA UC (udpeget af Professionshøjskolernes Rektorkollegium) Tina Hansen, indkøbskoordinator, EUC Sjælland (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Susanne Würtz, konsulent, Danske Erhvervsskoler (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Ulla Lundgaard, Viborg Gymnasium (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Jytte Colling, indkøbschef, Slagelse Gymnasium (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Kirsten Overgaard Bach, chefrådgiver, Rektorforeningen (udpeget af Gymnasieskolernes Rektorforening) Anne Wieth-Knudsen, konsulent, Danske SOSU-skoler (udpeget af Danske SOSU-skoler) 9

10 Per Rye Jensen, VIA UC udpeget af (Professionshøjskolernes Rektorkollegium) Torben Hollingdal, økonomi- og administrationschef, VUC Djursland (udpeget af VUClederforeningen) Torben Samson, It-chef, KEA, (udpeget af Erhvervsakademiernes Rektorkollegium) Per Nielsen, adm. chef, Københavns Tekniske Skole, (udpeget af Danske Erhvervsskoler) Rådgivningsgruppen betjenes af et sekretariat via: Irene Pless, MBU: eller på Sine Kildevang Madsen, FIVU: eller på Jens Hedegaard Madsen, SKI: eller på Ved behov for yderligere information om nyhedsbrevet og de enkelte projekter og aktiviteters indhold kan henvendelse ske til sekretariatet eller til rådgivningsgruppens medlemmer. Indkøbs- og udbudsrelaterede links Institutionerne kan søge yderligere information om udbud og effektive indkøb på bl.a. følgende adresser/links: samt (om regler og love på udbudsområdet) 10