UDBUD GÆSTEANALYSE TURISTERS BRUG OG OPLEVELSE AF BYERNE PÅ DANSKE FERIESTEDER

Transkript

1 UDBUD GÆSTEANALYSE TURISTERS BRUG OG OPLEVELSE AF BYERNE PÅ DANSKE FERIESTEDER

2 INDHOLD 1. Ordregiver Indledning Formål Kontraktperiode Udbudsbetingelser Udbudsform Tidsplan Aflevering af tilbud Behandling af indkomne bud Supplerende oplysninger Tilbudsforbehold Delaftaler Kravspecifikationer Opgavebeskrivelse Pris Tildelingskriterier Kontraktmæssige forhold

3 1. ORDREGIVER Der ønskes indhentning af tilbud på gennemførelse af en gæsteundersøgelse med udenlandske og danske turister på udvalgte kyst- og naturferiesteder i Danmark. Ordregiver på undersøgelsen er Dansk Kyst- og Naturturisme, og kontaktpersonen er Henriette Mølgaard Hansen. Ordregiveren er: Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme Skeelslundvej Aabybro CVR.-nr info@kystognaturturisme.dk Hjemmeside: Spørgsmål vedrørende opgaven rettes til: Henriette Mølgaard Hansen Udviklingskonsulent Tlf hmh@kystognaturturisme.dk 3

4 2. INDLEDNING 2.1. FORMÅL Indeværende undersøgelse har til formål at indsamle viden om, hvordan danske og udenlandske turister benytter byerne i det område, hvor de ferierer. Dette for en række feriesteder inden for kyst- og naturturismen i Danmark. Undersøgelsen har således til hensigt at give det enkelte feriested en viden om gæsters brug og oplevelse af byerne under deres ferieophold på en række danske feriesteder. Undersøgelsen skal give dybere indsigt i byens funktion og oplevelse. Dertil er formålet, at det enkelte feriested kan sammenligne egne resultater med øvrige feriesteder. Undersøgelsen har mere konkret til formål at tilvejebringe viden om bl.a.: Hvilken rolle byen spiller for gæsterne under deres ophold. Hvilke typer af besøg der foretages i byer, der ligger i umiddelbar nærhed til overnatningsstedet, herunder hvad formålet er med besøget i byen. Hvor mange gange besøger man byen under ferien. Hvilke aktiviteter gæsterne foretager sig under besøget i byen. Hvad der bruges tid på, og hvorfor tilfredshed og evt. mangler ift. oplevelser og services. Eventuelle forskelle i gæsternes brug af byen set ud fra om deres overnatningssted ligger i byen eller i bynært område - kontra langt væk fra byen. Ovenstående punkter er blot et udsnit af, hvad der kunne have relevans i forhold til belysning af problemstillingen. Det er således forventningen at undersøgelsen kommer til at omhandle flere relevante områder som har betydning for gæsters brug af byen end de ovenfor skitserede. Hvilke feriesteder, der kommer til at indgå i undersøgelsen fastlægges i opstartsprocessen. Undersøgelsen gennemføres på op til 16 feriesteder, og det må dog forventes, at undersøgelsen dækker feriesteder på tværs af hele Danmark. Gennemførelse af analysen er endvidere under forudsætning af at tilstrækkelige destinationer/feriesteder ønsker at deltage. For fyldestgørende indfrielse af opgavens formål forventes det, at tilbudsgiver har høj faglighed og indsigt i dansk turisme, erfaring med turismefaglig analyser samt de nødvendige ressourcer i forhold til allokering af medarbejdere til opgaven. På de efterfølgende sider fremgår en nærmere definition af opgaven. 2.2 KONTRAKTPERIODE Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt leverandør i uge og forventes at løbe frem til primo november Kontrakten udløber dog først, når tilbudsgiver har leveret de i kontrakten foreskrevne data og afrapporteringer baseret på dataindsamling i henholdsvis dele af juni måned samt i perioden 1. juli 31. august i kontraktmæssig stand. 4

5 3. UDBUDSBETINGELSER 3.1 UDBUDSFORM Udbuddet sker som offentligt udbud og udbuddet er offentliggjort på og den 6. marts TIDSPLAN Offentliggørelse af udbud: 6. marts Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: 4. april Sidste frist for aflevering af tilbud: 5. april Evt. møde udvalgte tilbudsgivere i forbindelse med udvælgelsesprocessen: uge 15 Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: uge 16 Opstartsmøde med valgt leverandør: uge 17 Dataindsamling påbegyndes: primo juni måned Aftalens ikrafttræden: uge AFLEVERING AF TILBUD Tilbud og anden dokumentation skal være ordregiveren i hænde senest den 5. april Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til Henriette Mølgaard Hansen på hmh@kystognaturturisme.dk. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet, og tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet. 3.4 BEHANDLING AF INDKOMNE BUD Indkomne tilbud behandles fortroligt. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at ordregiveren har truffet beslutning herom. Ordregiveren anser ikke valg af tilbudsgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med tilbudsgiveren. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er ordregiveren uvedkommende. Ordregiveren kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger eksempelvis ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i tilbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af opgaven. 5

6 3.5 SUPPLERENDE OPLYSNINGER Alle henvendelser vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt eller mundtligt senest den 4. april til Henriette Mølgaard Hansen på Grundet påskeferie vil der ikke blive svaret på evt. henvendelser i perioden 26/3-2/4. Begge dage inkluderet. 3.6 TILBUDSFORBEHOLD Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi. Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til kravspecifikationen, eller finder tilbudsgiver, at kravspecifikationen er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til ordregiveren, jf. ovennævnte tidsfrister. 3.7 DELAFTALER Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven. 4. KRAVSPECIFIKATIONER 4.1 OPGAVEBESKRIVELSE Opgaven omfatter indsamling af data om udenlandske og danske gæsters brug og i forlængelse heraf oplevelse af byerne i forbindelse med deres ferie. Dette på op til 16 feriesteder i Danmark. Til løsning af opgaven skal der anvendes en kombination af kvalitative og kvantitative metoder, således at der indhentes en fyldestgørende viden inden for opgavens fokusområde. Indledningsvist skal der gennemføres et kvalitativt og eksplorativt forstudie, der skal give en dybere forståelse af, gæsternes adfærd, behov og motiver knyttet til deres brug af byen og evt. de omkringliggende byer under deres ferieophold. Resultaterne genereret i den kvalitative del skal dertil danne rammen for den efterfølgende spørgeskemaundersøgelse. Helt konkret skal resultaterne operationaliseres til spørgsmål i et spørgeskema. 6

7 Den anden del af undersøgelsen spørgeskemaundersøgelsen har til formål at indsamle en bred viden om gæsternes brug og oplevelse af byen, hvor man på baggrund heraf kan sige noget mere generelt på feriestedsniveau og på tværs af feriestederne. Aftalen indeholder tre delopgaver: 1. Gennemførelse af kvalitativt forstudie med inddragelse af udenlandske og danske turister i løbet af juni måned 2018 på udvalgte feriesteder. 2. Gennemførelse af minimum 250 face-to-face interviews med danske og udenlandske turister pr. feriested i perioden primo juli til ultimo august Udarbejdelse af individuelle grafikrapporter for hvert feriested på alle dele af undersøgelsen samt en hovedrapport indeholdende en analyse og kommentering af resultaterne på tværs af feriestederne. Rapporterne skal være en samlet rapportering indeholdende både kvalitative og kvantitative resultater. Data indhentet i det kvalitative forstudie og de efterfølgende face-to-face interviews skal dække både danske og udenlandske gæster, som opfylder kriteriet om at være turist. Det vil sige, alle gæster som besøger destinationen på et ophold i forbindelse med en ferie, og hvor de befinder sig udenfor sædvanligt miljø og uden at være ansat eller studere på stedet. Undersøgelsen omfatter således både turister der overnatter på feriestedet eller i nærheden af feriestedet og endagsbesøgende på ferie eller besøg hos familie/venner. Delopgave 1: Kvalitativt analysedesign og indsamling af data Opgaven for tilbudsgiver er at definere en metode, der sikrer indhentning af relevant og brugbar viden om gæsters brug og i forlængelse heraf oplevelse af byerne i det lokalområde, hvor de ferierer. Resultaterne skal herefter danne rammen for efterfølgende spørgeskemaundersøgelse. Undersøgelsen indbefatter indhentning af viden på op til 16 forskellige feriesteder på tværs af Danmark. Det er derfor vigtigt, at det kvalitative set-up er fleksibelt, så der kan tages højde for at der indsamles viden, der repræsenterer de forskellige feriesteder der måtte deltage i undersøgelsen. Gæsters adfærd, behov og motiver mm. knyttet til deres brug af byen er nødvendigvis ikke den samme på tværs af feriestederne, da feriestederne på tværs af landet henvender sig til forskellige målgrupper og byerne deraf antages at tilbyde forskellige typer af aktiviteter, oplevelser og muligheder. Når det er fastlagt, hvilke byer der indgår i undersøgelsen, vil det være muligt at gruppere disse ift. indbyrdes ligheder. Opgaven i denne delleverance omfatter konkret følgende: Skitsering af kvalitativt analysedesign, der dels afdækker allerede nævnte fokusområder og dels inddrager andre relevante områder ift. den stillede opgave. I forlængelse heraf begrundelse for valg af analysedesign. 7

8 At gennemføre det kvalitative forstudie på det fornødne antal feriesteder, således at eventuelle forskelle i gæsters brug og forventninger til byen belyses på tværs af de forskellige grupperinger af feriesteder. Analyse og rapportering af data. Delopgave 2: Face-to-face interviews På baggrund af det kvalitative forstudie er opgaven for tilbudsgiver at udarbejde et spørgeskema indeholdende relevante spørgsmål til belysning af centrale fokusområder. Spørgeskemaet skal udarbejdes i samarbejde med ordregiver, og skal være dækkende i forhold til at opnå en fyldestgørende viden om danske og udenlandske turisters brug af byen og deres oplevelse knyttet hertil. Der skal gennemføres i alt face-to-face interviews fordelt med interviews på hvert af de 16 feriesteder. Der skal gennemføres interviews på dansk, tysk og engelsk. Spørgeskemaerne skal foreligge på de tre pågældende sprog samt på norsk og svensk. Opgaven indbefatter følgende elementer: Udarbejdelse af spørgeskema, der afdækker relevante fokusområder. Dertil opsætning af skema til gennemførelse af spørgeskemaundersøgelsen. Tilbudsgiver bedes komme med et estimat på forventet skemalængde i tilbuddet samt oplyse en evt. merpris ved ekstra interviewlængde. At gennemføre minimum det opstillede antal face-to-face interviews på hvert feriested på centrale opholdssteder for turisten i byen. Tilbudsgiver bedes komme med en pris på indsamling af henholdsvis 250 og 300 interviews pr. feriested samt anbefalinger til hvor mange interviews der bør gennemføres. Det skal være muligt at se data brudt ned på fx nationalitet og målgrupper (børnefamilier, par uden børn) Kvalitetssikre data fra dataindsamlingen. Levering af tabelrapport og rådata i Excel. Analyse og rapportering af data. Det er et krav, at der gennemføres højst ét interview pr. rejsegruppe, defineret som personer, som har fælles økonomi under opholdet, og at interviewene indsamles over minimum fire dage pr. feriested fordelt hen over perioden juli-august. Respondenten skal være minimum 15 år og ikke være interviewet tidligere som led i samme undersøgelse. Interviewene skal derudover dække både danske og udenlandske gæster. Her tilstræbes en fordeling mellem danske og udenlandske gæster således, at det enkelte feriesteds gæstesammensætning afspejles i de indsamlede interviewdata. I tillæg hertil orienterer tilbudsgiver hver uge via mail ordregiveren om fremdriften i dataindsamlingen i form af oplysninger om antal opnåede interviews pr. feriested. 8

9 Delopgave 3: Analyse og udarbejdelse af rapporter På baggrund af den kvantitative dataindsamling skal tilbudsgiver levere tabelrapport i Excel for undersøgelsens samlede resultater med relevante kryds samt levere rådata i Excel. Dette skal fremsendes inden udgangen af september Derudover skal tilbudsgiver udarbejde en samlet rapport indeholdende en analyse og kommentering af undersøgelsens samlede resultater på tværs af feriestederne inklusiv hovedkonklusioner. Rapporten skal indeholde en kommentering af resultater på totalniveau, og hvor det er relevant en kommentering af resultaterne på feriestedsniveau. En fyldestgørende analyse af eventuelle åbne svar skal ligeledes indgå i den samlede rapport. Sidst men ikke mindst, skal hovedresultater fra det kvalitative forstudie indarbejdes i rapporten, således at resultater fra begge målinger fremgår i en og samme rapport. Tilbudsgiver bedes komme med forslag til indhold og omfang (fokusområder og antal sider) på hovedrapporten i fremsendte tilbud. Slutteligt skal tilbudsgiver udarbejde en rapport for det enkelte feriested på alle spørgsmål i undersøgelsen herunder kodning af eventuelle åbne spørgsmål og relevante snit. Den feriestedsspecifikke rapport skal også indeholde hovedresultater fra det kvalitative forstudie, som har relevans for det pågældende feriested. Rapporternes resultater fremstilles i en grafikrapport indeholdende en kort kommentering af resultaterne og metode. Hovedrapport og de individuelle rapporter afleveres senest 2 måneder efter endt dataindsamling. Som et yderligere element i denne delleverance, må tilbudsgiver gerne medtænke inddragelse af en online dashboardløsning, der har til formål at give ordregiver og hvert feriested mulighed for løbende at følge med i resultater fra spørgeskemaundersøgelsen samt trække relevante data efter endt dataindsamling. En særskilt pris på en online dashboardløsning skal fremgå i fremsendte tilbud, hvis tilbudsgiver kan tilbyde dette. Det er ikke et krav, men en fordel, hvis tilbudsgiver kan tilbyde dette som en del af løsning af opgaven. 4.2 PRIS Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt angive særskilt pris for delopgaver nævnt i udbudsmaterialet, herunder prisen pr. gennemført interview, prisen for udarbejdelse af destinationsrapporter og hovedrapport, pris for delelementerne i det kvalitative set-up samt evt. pris for dashboardløsning. Ordregiver har en forventning om en totalpris på maksimalt ,- DKK ekskl. moms. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af opgaven sker på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende: 9

10 1) Pris: 25 pct. 2) Kvalitet og kvalifikationer: 50 pct. 3) Leveringssikkerhed: 25 pct. Ad 1) Følgende elementer indgår i evalueringen af prisen: - Priserne for de udbudte tjenesteydelser. Ad 2) Følgende elementer indgår i evalueringen af tilbuddet kvalitet og kvalifikationer: Tilbuddet vurderes overordnet på dets indhold. Det vil sige tilbudsgivers samlede opgaveforståelse, anbefalet kvalitative analysedesign, konkrete forslag til løsning af delleverancerne samt forslag til rapportering. Derudover skal tilbudsgiver oplyse anciennitet og erfaring på de nøglepersoner, der bliver knyttet til opgaven samt specificere medarbejdernes konkrete opgaver og ansvar ift. leverancens delelementer. Tilbudsgivers kvalifikationer vurderes i forlængelse heraf på: - Erfaring med kvalitative og kvantitative analysedesigns og metoder. - Erfaring med at anvende og integrere kvalitative og kvantitative metoder i samme undersøgelse. - Erfaring hos allokerede medarbejdere med gennemførelse af face-to-face interviews, herunder indhentning af fyldestgørende åbne svar (det vil sige, at intervieweren prober ved behov, således at der arbejdes fokuseret på at indhente fyldestgørende besvarelser). - Fordelingen på tilknyttede og ad hoc tilknyttede medarbejdere, der skal udføre interviewene. - Hvorvidt tilbudsgiver har detaljerede procedurer og redskaber for at sikre høj kvalitet og højt antal besvarelser i spørgeskemaundersøgelsen, samt procedurer for og erfaring med fyldestgørende og brugervenlig analyse af åbne svar. - Erfaring med at fremstille analyseresultater på en let tilgængelig og brugervenlig måde i form af grafik og tekst. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation i form af et eller flere eksempler på præsentationer/afrapportering fra tidligere analyser, hvor der er benyttet både kvalitativ og kvantitativ metoder. - Turismefaglig indsigt hos de allokerede medarbejdere. Ad 3) Følgende elementer indgår i evalueringen af leveringssikkerheden: - Hvorvidt tilbudsgiver råder over teknisk materiel til brug for gennemførelse af undersøgelsen. - Hvorvidt tilbudsgiver har detaljerede og troværdige planer og hjælpemidler for at opnå antallet af face-to-face interviews. - Hvorvidt tilbudsgiver har detaljerede og troværdige planer for tiltag ved manglende opfyldelse af antallet af interviews. - Hvorvidt tilbudsgiver har detaljerede og troværdige planer for at indhente den fornødne viden i det kvalitative set-up således at det repræsenterer forskelligheder i gæsters brug og oplevelse af byen på tværs af de forskellige feriesteder der deltager i undersøgelsen. 10

11 6. KONTRAKTMÆSSIGE FORHOLD I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiveren indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet: - At der vedtages procedurer for ugentlig formidling fra tilbudsgiver til ordregiver om antal opnåede face-to-face interviews. - At tilbudsgiveren har og gennemfører procedurer for opnåelse af høj datakvalitet. Det indebærer bl.a. rutiner for kontrol af data og procedurer for oplæring og ansættelse af kompetente interviewere. - At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, og at et væsentligt antal manglende face-to-face interviews anses for at være misligholdelse. - At prisen for ydelsen reduceres ved manglende antal opnåede face-to-face interviews og iht. den fastsatte pris pr. interview. - At tilbudsgiveren råder over det tekniske udstyr til brug for gennemførelse af interviews på tværs af alle deltagende feriesteder og har fuldt ansvar for udstyret i forbindelse med opgaven. - At tilbudsgiveren har en ansvarsforsikring for alle medarbejdere involveret i opgaven. - At ordregiver erhverver fuldt ejerskab til alle indsamlede data og resultater. 11