1 Indledning Ordregiver Baggrund for udbuddet Rammerne for udbuddet Udbudsform Kontraktperiode...

Transkript

1 Udbudsbetingelser Annoncering af rammeaftale vedrørende konsulentbistand til Københavns Madhus vedrørende projektet, Fremtidens Madscene, den kreative og kompetente madscene

2 Indhold 1 Indledning Ordregiver Baggrund for udbuddet Rammerne for udbuddet Udbudsform Kontraktperiode Tidsplan Aflevering af tilbud Behandling af indkomne bud Tilbudsforbehold Rammeaftale Opgavebeskrivelse Vurdering af tilbud på rammeaftale Meddelelse om resultat Kontraktmæssige forhold... 7

3 1. Indledning Dette dokument beskriver udbudsbetingelserne og forhold omkring deltagelse i udbud og afgivelse af tilbud på rammeaftale om levering af rådgivning og konsulentbistand til Københavns Madhus i forbindelse med projekt Fremtidens Madscene, den kreative og kompetente madscene. Udbuddet er vurderet under tærskelværdien og vurderet til ikke at have grænseoverskridende interesse. Udbudsbekendtgørelsen regulerer samtlige af de forhold, som er nødvendige for at kunne udpege en række ansøgere til at deltage i den, i disse udbudsbetingelser, beskrevne udbud. Rammeaftalens formål er, at definere partnernes rettigheder og forpligtigelser for Tjenesteyderens levering af de aftale ydelser. 2. Ordregiver Ordregiveren er: Fonden Københavns Madhus Ingerslevsgade København V CVR. nr Hjemmeside: Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og Rammeaftalen vil i givet fald skulle indgås med Ordregiver. Alle henvendelser vedrørende nærværende udbud skal rettes til den af Ordregiver udpeget kontaktperson. Ordregivers Kontaktperson: John Kennedy Administrationschef john@kbhmadhus.dk Henvendelser skal ske skriftligt via . 3 Baggrund for udbud Fremtidens Madscene er et unikt projekt målrettet ambitiøse og dygtige virksomheder der arbejder med mad og fødevarer. Dette projekt er relevant for virksomheder, hvis som arbejder med fødevare, og medarbejderne er:

4 Passioneret og ambitiøs på virksomheds vegne Drevet af at ville udvikle virksomhed og løfte den til nye højder Nysgerrig efter at få ny viden og nye kompetencer Ejer, direktør eller medarbejder En lille eller mellemstor virksomhed (SMV-krav) Til gengæld giver vi virksomhed: Faglig og specifik viden om f.eks. afsætning, udvikling, økologi eller værdikæde involvering En række inspirerende case historier Konkrete værktøjer, som kan bruges i dagligdag Et skræddersyet og målrettet forløb med mulighed for til- og fravalg efter virkaomheds behov Netværk og sparring med ligesindede I Fremtidens Madscene kan der vælges at deltage i et eller flere forløb. Projektet løber frem til april 2020, så der er rig mulighed for, at afprøve flere forskellige forløb de kommende år. Forløbene kort fortalt: Fokus på udvikling produktudvikling, branding, emballage, oplevelser og kommunikation på dagsordenen (målrettet produktion og forarbejdning) Fokus på afsætning salgsteknik, BITE, food service, detail og eksport (målrettet produktion og forarbejdning) Fokus på økologiske og lokale varer (målrettet restauranter) Fokus på økologiske og lokale varer (målrettet street-food aktører og madmarkeder) Vækst i hele værdikæder med fokus på økologi (målrettet måltidsproducerende virksomheder) Vækst i hele værdikæder med fokus på bæredygtighed, transparens og sporbarhed (målrettet alle) Projektets mange spændende tilbud er som udgangspunkt gratis for virksomhedsejer eller medarbejder at deltage i dog kan der komme enkelte tillægsgebyrer for messer eller lignende. Da dette projekt er EU-medfinansieret er betaling i stedet et par underskrifter i løbet af virksomhedens deltagelse. Københavns Madhus deltager i EU socialfonds projekt, Den kreative og kompetente madscene med kurser og rådgivning for restauranter, streetfood vendors og foodtrucks samt på den anden side, grossist og leverandører af økologiske råvarer. Formål er at etablere forbindelse imellem de to lede. 4 Rammerne for udbuddet 4.1 Udbudsform Udbuddet sker som åben tilbudshentning og udbudsmaterialet er offentliggjort på Kontraktperiode Kontrakten træder i kraft den og forventes at løbe frem til den 30. juni Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver.

5 4.3 Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse: Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: , kl Sidste frist for aflevering af tilbud: , kl Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: Opstartsmøde med valgte Tjenesteyder: Uge 2 Aftalens ikrafttræden: Aflevering af tilbud Tilbud og anden dokumentation skal være Ordregiveren i hænde senest , kl. 12:00. Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til John Kennedy på john@kbhmadhus.dk Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet. Tilbud skal være bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af deres tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftale, dog mindst indtil vedståelsesfristen på de 3 måneder udløber. 4.5 Behandling af bud Indkomne tilbud behandles fortroligt. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom. Ordregiveren anser ikke valg af Tjenesteyder for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med Tjenesteyderen. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiveren uvedkommende. Ordregiveren kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. 4.6 Tilbudsforbehold Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da Tilbudsgiver derved risikerer, at Ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Har Tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til tildelingskriterierne, eller finder Tilbudsgiver, at tildelingskriterierne er uklar på ét eller flere punkter, opfordres Tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiveren, jf. ovennævnte tidsfrister.

6 5 Rammeaftale Rammeaftalerne indgås på baggrund af det rammeaftaleudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet. Tildeling af konkrete opgaver vil ske efter aftale med projektlederen for projekt. For nærmere beskrivelse af projektet og opgaverne omfattet af Rammeaftalerne henvises til punkt 6. Rammeaftalen giver ikke den valgte konsulent krav på eller garanti for tildeling af et bestemt antal konkrete opgaver og udelukker heller ikke, at Københavns Madhus bestiller ydelser inden for rammeaftalens område hos andre konsulenter, findes dette nødvendigt. 6 Opgavebeskrivelse Københavns Madhus deltager i EU socialfonds projekt, Den kreative og kompetente madscene. Projektdeltagelse for K forventes at afslut medio I forbindelse med implementering og udvikling af projektet har Københavns Madhus behov for madkyndig konsulentbistand. De forventede opgaver indebærer at bistå projektets partner, Københavns Madhus, med: Strategiske sparring i implementering af projektet, overlevering af viden fra projektudvikling, netværk og historik vedrørende eksterne samarbejdspartnere. Opbygning af rekrutteringsstrategi og redskaber samt sikring af at viden fra projektudviklingsfase integreres i rekruttering af deltagere til projektet. Bistår med opbygning af leverandør- og logistiskspor Udvikling af projektplan og planlægning af aktiviteter samt koordinering med indsatser vedrørende Madfællesskabet Sparring om målsætning for projektet. 7 Vurdering af tilbud på rammeaftale Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i Danmark. Hvis sådan gæld består skal erklæringen indeholde specificerede oplysninger om gældens samlede størrelse og dennes nærmere fordeling på navngivne offentlige kreditorer. Tildeling af Rammeaftalerne sker på baggrund af tilbudsgiverens faglige profiler og prisen og vurderes på fem underkategorier på en skala fra 1-5 hvor 5 er bedst. De fem underkategorier er: Timepris kr./time Generel viden om det danske fødevaresystem Kompetence til at servicere og lede politiske administrative processer

7 Kompetencer i strategisk organisationsudvikling Kompetencer til at indgå og lede tværfaglige samarbejder Prisen omregnes til point ved at den højeste pris får laveste antal point og den laveste pris får det højeste antal point. Antallet af point fastsættes efter antallet af forskellige priser. Leverandør skal med sit tilbud, demonstrer besiddelse af de ovenstående kompetencer. Ad priskriteriet For så vidt angår pris vil det billigste tilbud få tildelt 5 point. De øvrige tilbud får herefter tildelt point efter følgende formel: Point (tilbud A) = Pris (billigste tilbud) x 5 / Pris (tilbud A). Den konsulent med det højeste samlede antal point for både pris og faglig profil vurderes som den bedste tilbud. Det vil sige at alle kategorier vægter lige meget. 8 Meddelelse om resultat Når Ordregiver har identificeret de vindende tilbud i henhold til de fastsatte underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle Tilbudsgivere. 9 Kontraktmæssige forhold I forbindelse med indgåelse af kontrakt med Tjenesteyderen indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet: At der vedtages procedurer for månedlig formidling fra Tjenesteyderen til Ordregiver om antal af- holdte timer og aktiviteter. At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, og at et væsentligt antal ikke afholdte/udskudte kompetenceafdækninger og/eller kursusforløb anses for at være misligholdelse. At prisen for ydelsen reduceres ved manglende antal gennemførte/udskudte kompetenceafdækninger og/eller kursusforløb. At Tjenesteyderen har en ansvarsforsikring for alle medarbejdere involveret i opgaven. At Ordregiver erhverver fuld brugsret over alle udviklede metoder og kursusindhold, der er udviklet i takt med gennemførelse af kompetenceafdækning og/eller kursusforløb.