Statusrapport. Task Force børne- og ungeområdet

Transkript

1 Task Force børne- og ungeområdet september 2018

2 Indhold Indhold... 1 Indledning Statusrapportens datagrundlag... 3 Task Forcens vurdering Task Forcens bemærkninger til Tønder Kommunes redegørelse Task Forcens anbefalinger Bilag 1: Statusmåling af konkrete sager Bilag 2: Tønder Kommunes afsluttende redegørelse Bilag 3 Task Forcens ydelser til Tønder Kommune Side 1 af 64

3 Indledning Satspuljepartierne blev i 2012 enige om at etablere en Task Force på området udsatte børn og unge. Task Forcen er et samarbejde mellem Socialstyrelsen og Ankestyrelsen. Formålet med Task Forcen er at gå i dialog med og rådgive kommunale ledere og sagsbehandlere på området om, hvordan de kan udvikle kvaliteten af kommunens sagsbehandling, med henblik på at fremme læring og faglig kapacitetsopbygning. Et tilbud fra Task Forcen spænder over enkeltstående oplæg, der skal give viden om og indsigt i et afgrænset tema, til længerevarende analyse- og udviklingsforløb, hvor Task Forcen gennemfører en grundig analyse af kommunens håndtering af deres samlede myndighedsområde samt tilbyder en række sammenhængende ydelser i form af rådgivning og vejledning, kurser, sagsgennemgang med videre som opfølgning på analysen. Et længerevarende analyse- og udviklingsforløb i en kommune varer cirka to år, hvorefter Task Forcen afslutter sit samarbejde med kommunen og kommunen fortsætter det igangsatte udviklingsforløb uden Task Forcens medvirken. I forbindelse med at Task Forcens samarbejde med kommunen ophører, udarbejdes en redegørelse, hvor Task Forcen og kommunen sammen gør status på de gennemførte aktiviteter og på kommunens opnåede resultater og behov for fokus fremadrettet. Denne rapport er resultatet af Task Forcens og kommunens status på Tønder Kommunes udviklingsarbejde på området udsatte børn og unge i forbindelse med det længerevarende analyse- og udviklingsforløb, som Task Forcen har været involveret i, i Tønder Kommune i perioden april 2016 februar Statusrapporten tager udgangspunkt i de anbefalinger, som Task Forcen gav i den analyserapport, som blev fremsendt til kommunen i april Det skal bemærkes, at Ankestyrelsen og VISO fremlagde resultaterne af den første måling (startmålingen) på møde i december 2015, hvorfor der i nærværende statusrapport henvises til dels startmålingen i 2015 og den samlede analyserapport i Statusrapporten omfatter en beskrivelse af, på hvilke områder kommunen har forbedret indsatsen og hvilke områder, der med fordel kan arbejdes med fremadrettet. Statusrapportens fokus er på indsatser, der har betydning for kvaliteten af kommunens sagsbehandling. Side 2 af 64

4 1.1 Statusrapportens datagrundlag En sagsgennemgang af 20 sager fremsendt af Tønder Kommune. Sagerne er vurderet af Ankestyrelsen og anvendes til at afdække kommunens udfordringer i sagsbehandlingen. Sagsgennemgangen tjener som en statusmåling til vurdering af, hvor langt kommunen er nået i arbejdet med forbedring af kvaliteten og lovmedholdeligheden i sagsbehandlingen ved afslutningen af samarbejdet med Task Forcen. Af de 20 sager er udvalgt fem sager, som VISO har lavet en socialfaglig vurdering af. Resultaterne af sagsmålingen fremgår af bilag 1. Kommunens egen redegørelse fremsendt af Tønder Kommune. Som afslutning på Task Forcens indsats i kommunen har Task Forcen bedt kommunen om at udarbejde en samlet redegørelse, der beskriver de mål og delmål, kommunen havde sat sig, samt angiver, hvilke mål og delmål kommunen vurderer at have opnået, samt hvilke indsatsområder kommunen fortsat arbejder med. Kommunens redegørelse er et selvstændigt arbejdsdokument, der danner grundlag for kommunens fortsatte arbejde på området, og indgår samtidigt som en del af datagrundlaget for Task Forcens samlede vurdering. Kommunens redegørelse er vedlagt som bilag 2. Task Forcens vurdering På baggrund af Tønder Kommunes afsluttende redegørelse, jf. bilag 2, er det Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune har adresseret og arbejdet med de anbefalinger, som Task Forcen gav i sin analyserapport i Tønder Kommune har iværksat en række udviklingsaktiviteter med det formål at sikre kvalitet i sagsbehandlingen på området udsatte børn og unge. Task Forcens samarbejde med Tønder Kommune har været præget af en åben og god dialog gennem hele forløbet, og der har i Tønder Kommune været en villighed til at modtage sparring og rådgivning fra Task Forcen. Sagsgennemgangen viser en forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen på mange parametre, men der er samtidig parametre, hvor der ikke er sket en udvikling. I forhold til den indledende sagsmåling på det område, der benævnes særligt kritisable forhold i sagsbehandlingen, er der i den afsluttende sagsgennemgang i 2018 fundet særlige kritisable forhold i fire af de 20 sager, mens der blev udtalt kritik i 13 ud af 20 sager i sagsmålingen i Ligeledes er der sket en mindre forbedring af sagsbehandlingskvaliteten i afgørelsessagerne i kommunen. I 10 ud af 14 sager er der fundet manglende lovmedholdighed. Til sammenligning viste målingen i 2015, at der var mangler i 11 ud af 13 afgørelsessager. Der er sket en markant forbedring af det samlede antal fejl fra 37 i startmålingen til 27 fejl i statusmålingen. Side 3 af 64

5 De hyppigste årsager til ikke korrekte afgørelser i statusmålingen er, som ved startmålingen, at servicelovens 48 om afholdelse af en børnesamtale ikke er overholdt, og at der ikke er dokumentation for, at der er indhentet samtykke fra alle relevante parter. Statusmålingen viser også, at der er udfordringer i forhold til at sikre, at den børnefaglige undersøgelse er opdateret. Sammenlignet med startmålingen viser statusmålingen dog generelt en positiv udvikling i forhold til udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser og handleplaner. Statusmålingen viser, at der er kommet en bedre systematik i journaliseringen. Der er imidlertid fortsat behov for at have fokus på journalisering, idet det eksempelvis i en del af sagerne fortsat ikke klart fremgår, hvornår der er truffet afgørelse og om hvad. Sagsgennemgangen viser også, at der fortsat er behov for fokus på at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen på nogle områder, herunder at der udarbejdes opdateringer af tidligere udarbejdede undersøgelser, afholdes børnesamtale og sikres samtykke fra relevante parter. Der bør således fortsat være fokus på implementeringen af de faglige kvalitetsstandarder og arbejdsgangsbeskrivelser og på tilsynet hermed, for at opnå en ensartet og lovmedholdelig sagsbehandling i alle sager. Det omfattende udviklingsarbejde, der er igangsat i Tønder Kommune er endnu ikke helt i mål, og dermed kan resultaterne heraf endnu ikke ses fuldt ud. Det er Task Forcens overordnede vurdering, at Tønder Kommune med det igangsatte udviklingsarbejde har taget fat i relevante forhold for at sikre udviklingen af kvaliteten af sagsbehandlingen. Det er derfor Task Forcens overordnede anbefaling til Tønder Kommune at fortsætte den igangsatte udviklingsproces og særligt have fokus på, at sagsgennemgang og ledelsestilsynet anvendes aktivt til systematisk kontrol, læring, kvalitetssikring og udvikling af sagsbehandlingen. 1.2 Task Forcens bemærkninger til Tønder Kommunes redegørelse Det er Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune har arbejdet med Task Forcens anbefalinger ved løbende at iværksætte tiltag, der har til formål at understøtte god sagsbehandlingskvalitet på området udsatte børn og unge. Politik og Strategi I den indledende analyse var det Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune havde udarbejdet relevante politikker og overordnede styringsdokumenter for arbejdet med udsatte børn og unge. Det var samtidig Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune havde udfordringer i forhold til implementering og forankring af de overordnede målsætninger og strategier, da det fremgik af den samlede analyse, at der var uoverensstemmelse mellem strategierne, ledelsens intentioner og den daglige praksis. Det var endvidere Task Forcens vurdering, at der ikke blev fulgt systematisk op på, om målene i strategiplanen og handleplanen blev nået. Task Forcen anbefalede derfor, at Tønder Kommune skulle have fokus på, hvordan målsætningerne blev omsat i praksis, herunder sikrede, at medarbejderne kendte til målene og hvordan de skal nås, at der er sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling, ligesom det skal sikres, at der bliver fulgt systematisk op på, om målene nås. Side 4 af 64

6 Tønder Kommune har arbejdet med at udbrede og sikre kendskab til diverse styringsdokumenter, og Tønder Kommune vurderer i sin redegørelse, at der er sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling. Tønder Kommune vurderer endvidere, at medarbejderne har kendskab til de fastsatte mål samt viden om, hvordan målsætningerne omsættes i praksis, og opfølgning herpå. Det arbejde der er gået forud for udviklingen handler om, at medarbejdernes kendskab til diverse styringsdokumenter er blevet styrket via præsentationer og drøftelser af diverse styringsdokumenter på personalemøder. Medarbejderne har herudover været inddraget i udformningen af nye styringsdokumenter. Denne inddragelse har haft til formål at kvalificere disse, så målsætningerne kan omsættes i praksis, og så der ligeledes er sammenhæng mellem målsætningerne og den konkrete sagsbehandling. Derudover har det haft til formål at styrke medarbejdernes ejerskab til målsætningerne. Hertil kommer, at der er udarbejdet konkrete og praksisnære udviklingsplaner med tydeligt definerede leverancer, tidsfrister og angivelse af ansvarlige. Dette gælder både for Task Force forløbet men også for andre målsætninger på området, eksempelvis i kommunens udarbejdede gameplan for implementering af ICS, plan for omlægning af indsatsen i Børn og Familie, og strategi for Børn og Skole omkring Uddannelse til alle. Derudover har Tønder Kommune udarbejdet en lang række kvalitetsstandarder og arbejdsgangsbeskrivelser som skal skabe en tydelig sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og sagsbehandlingen generelt. Tønder Kommune har løbende arbejdet med og arbejder fortsat med implementering af kvalitetsstandarder og arbejdsgange. Det er Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune har arbejdet målrettet med at sikre sammenhæng mellem de forskellige styringsdokumenter og den konkrete faglige praksis. Det er endvidere Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune har arbejdet med at sikre at intentionerne i politikker og strategier implementeres på tværs af forvaltningen. Task Forcen vurderer det ligeledes positivt, at Tønder Kommune har fokus på, at de overordnede strategier og politikker afspejler sig i kommunens øvrige materiale, som f.eks. arbejdsgange. Det vurderes særlig positivt, at Tønder Kommune har gennemført en meget systematisk opfølgning på alle igangsatte tiltag for at sikre kendskab og implementering. Tidlig indsats og underretninger Task Forcen anbefalede Tønder Kommune at udarbejde retningslinjer for den tidlige indsats, følge op herpå samt sikre, at alle relevante faggrupper har en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats. Det var også Task Forcens anbefaling, at Tønder Kommune sikrede en ensartet brug af ICS i arbejdet med underretninger. I forhold til underretninger anbefalede Task Forcen, at Tønder Kommune udarbejdede klare kriterier for, hvordan man vurderer indholdet af en underretning, herunder for anvendelsen af 11, stk. 2 og 3, etablerede og implementerede retningslinjer for opgavefordeling mellem Frontteam og Socialteam samt udarbejdede retningslinjer for at sikre orientering til underretter iht. gældende lovgivning. Tønder Kommune har på flere områder arbejdet med at styrke den tidlige indsats og håndteringen af underretninger. Tønder Kommune har udarbejdet retningslinjer for den tidlige indsats. Det er planen, at indsatstrappen skal implementeres i løbet af 2019 som et aktivt Side 5 af 64

7 værktøj, der anvendes til at finde den bedste og mindst indgribende indsats til barnet. Unge i Uddannelse arbejder endvidere på en tilpasning af indsatstrappen til ungeområdet, hvor der arbejdes med at udbygge indsatstrappen, således at der arbejdes mere målrettet og tidligere med den unge i nærområdet. Dette involverer udvidelse af tilbud og præcisering af de eksisterende behov for både forebyggelse og indsats og er et igangværende arbejde i kommunen. Tønder Kommune vurderer, at alle relevante faggrupper har en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats. Medarbejdere fra myndighed har været ude på alle skoler og dagtilbud og haft en dialog om snitfladen mellem almenområdet og det specialiserede børneområde. Dette er suppleret med et 1-dags videnskursus til alle samarbejdspartnere omkring ICS. Derudover er der på dagtilbudsområdet indført kompetencehjulet, der er et systematisk og evidensbaseret værktøj til opsporing. Slutteligt er der indført tilbud om graviditetsbesøg til alle førstegangsfødende i Sundhedsplejen. Dette har også til formål at styrke den tidlige opsporing. Der foretages opfølgning på retningslinjerne, og på hvorvidt den tidlige indsats fører til de ønskede resultater. Tønder Kommune påtænker at styrke dette yderligere, ved at inddrage den socialøkonomiske investeringsmodel (SØM), når den udvides til børneområdet. I forhold til arbejdet med underretninger har Tønder Kommune arbejdet med at understøtte en smidig og hurtig håndtering af underretninger. Konkret har det betydet, at kommunen har nedsat en arbejdsgruppe, der har arbejdet med at udvikle en fast praksis omkring håndtering af underretninger. Dette har resulteret i, at der er udarbejdet en procedure, og der har været dialog med dagtilbud og skoler om den ny praksis ift. underretninger. Der gennemføres endvidere ledelsestilsyn med håndteringen af underretninger. ICS er i langt højere grad end tidligere blevet en del af rådgivernes mindset, og der arbejdes målrettet med at bevare dette fokus. Der er udarbejdet klare kriterier for vurdering af indholdet af en underretning. Rådgiverne foretager nu selv disse vurderinger, og det er kun i tvivlssituationer, at de skal med på et teammøde til fælles drøftelse. Der er ligeledes implementeret retningslinjer for opgavefordeling mellem Frontteam og Socialteam, således at Tønder Kommune vurderer i deres redegørelse, at medarbejderne i de to teams ikke længere oplever uklarheder om snitflade. Det er Task Forcens vurdering, at Tønder Kommune har taget fat på de anbefalinger, der blev givet i analyserapporten i Det bemærkes endvidere positivt, at der sættes ind på flere områder i arbejdet med den tidlige og forebyggende indsats. F.eks. i forhold til den tidlige indsats, viser sagsmålingen blandt andet, at der i tre sager er tilbudt konsulentbistand efter servicelovens 11, stk. 3. Det drejer sig i to sager om familiebehandling, og i den tredje sag om en ungekonsulent. Samlet set er Ankestyrelsen enig i kommunens vurderinger i de tre sager om konsulentbistand efter 11, stk. 3, der indgår i statusmålingen, og finder dermed ikke anledning til at udtale kritik. Dette er en forbedring i forhold til startmålingen. Her indsendte kommunen ligeledes tre sager, hvor der var tilbudt støtte efter 11, stk. 3. Ankestyrelsen var i to sager enig i kommunens vurdering af, at der på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke var grundlag for at påbegynde en børnefaglig undersøgelse. I den tredje sag vurderede Ankestyrelsen, at der på baggrund af oplysningerne i sagen burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. I en fjerde sag havde kommunen tilbudt familierådgivning efter servicelovens 11, stk. 7. Her vurderede Ankestyrelsen, at den tilbudte støtte ikke i sig selv var tilstrækkelig til at imødekomme familiens støttebehov. Side 6 af 64

8 Børnefaglige undersøgelser og handleplaner Task Forcen anbefalede blandt andet Tønder Kommune, at der blev sikret en fælles forståelse af, hvad der kendetegner kvalitet i kommunens børnefaglige undersøgelser og handleplaner, og at dette afspejles i en fælles tilgang. Det var også Task Forcens anbefaling, at der blev implementeret sparring på arbejdet med undersøgelser og handleplaner, og at handleplanerne blev anvendt som styringsredskaber i forhold til den iværksatte indsats. Tønder Kommune har arbejdet målrettet med at understøtte kvalitet i de børnefaglige undersøgelser og handleplaner. Kommunen har udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser for arbejdet med hhv. børnefaglige undersøgelser og handleplaner, som tager afsæt i ICS. Dette har blandt andet medført, at barnet og familien modtager en undersøgelsesplan for forløbet, så de ved, hvordan processen er tilrettelagt. Der sendes også en pjece til familien omkring den børnefaglige undersøgelse - begge dele for at klæde barnet og familien på, så de har mulighed for at indtage en mere aktiv rolle i undersøgelsesprocessen. Alle børnefaglige undersøgelser bliver i dag tragtet iht. ICS. Dette har til formål at sikre mere målrettede undersøgelser, hvor problemstillingen er tydelig for alle parter. For at få tragtningen under huden har Tønder Kommune indført, at de frem til sommeren 2018 laver én tragtning sammen på alle teammøder. ICS superbrugerne har i den forbindelse sammen med ledelsen udarbejdet en kvalitetsstandard for tragtninger i Tønder Kommune. Tønder Kommune har modtaget kompetenceudvikling i forhold til ICS, systematik i sagsbehandlingen, den gode afgørelse samt børnesamtale. Task Forcen har desuden afholdt en temadag om kvalitet i sagsbehandlingen, særligt med fokus på den børnefaglige undersøgelse, handleplaner og inddragelse af barn, familie og netværk. Hertil kommer at medarbejderne også har deltaget på et kommunikationskursus, alt sammen kompetenceudvikling, der er med til at understøtte kvaliteten i sagsbehandlingen. I forhold til startmålingen i 2015 viser statusmålingen, at der er sket en forbedring, idet alle 14 afgørelsessager indeholder en børnefaglig undersøgelse. Ved startmålingen manglende der en børnefaglig undersøgelse i to sager. Til gengæld er der ved statusmålingen fem sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke er opdateret, selvom den burde have været det iht. Ankestyrelsen. Der ses desuden en forbedring i forhold til udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse, før der træffes afgørelse om en foranstaltning. Ved startmålingen var der tre sager, hvor den børnefaglige undersøgelse først var udarbejdet efter afgørelsen var truffet. Det gælder ikke for nogen sager ved statusmålingen. I forhold til fire måneders-fristen er der sket en mindre forbedring. Her viser statusmålingen, at fristen i tre sager er overskredet med henholdsvis 5 dage, 3½ måned og 5 måneder. Ved startmålingen var der fire sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke var afsluttet inden for fire måneders fristen. VISOs sagsgennemgang viser også, at der i samtlige sager ses en hurtig stillingtagen til behovet for udarbejdelse af en børnefaglig undersøgelse, hvilket er en fremgang fra tidligere sagsgennemgang, hvoraf der af sagerne fremgik en meget lang proces fra opstart af sagen frem mod afgørelse om børnefaglig undersøgelse. Side 7 af 64

9 I forhold til udarbejdelse af handleplaner, er der også sket forbedring. Ved startmålingen manglede der handleplaner i fem af de 13 afgørelsessager. I statusmålingen mangler der handleplan i to af de 14 sager. I begge sager er der truffet afgørelse om aflastning. Hvad angår handleplanernes indhold viste startmålingen, at fem ud af syv handleplaner var indholdsmæssigt tilfredsstillende. Ved statusmålingen vurderer Ankestyrelsen, at alle de udarbejdede handleplaner opfylder de indholdsmæssige krav. I to sager er handleplanen først udarbejdet efter afgørelsen. Det samme gjorde sig gældende ved startmålingen. Sagsmålingen viser også, at der fortsat er behov for at have fokus på indhentning af samtykke, idet der i seks sager i statusmålingen mangler dokumentation for samtykke fra relevante parter. Endelig viser Ankestyrelsens sagsgennemgang, at der fortsat skal være fokus på, at gennemføre og dokumentere børnesamtaler jf. 48 i serviceloven. Kommunen lever ikke op til kravene om børnesamtale jf. 48 i 8 ud af de 14 sager, hvor der er krav om, at der skal gennemføres en børnesamtale. I VISOs vurdering af fem af de 20 sager, der er gennemført som led i sagsgennemgangen, fremgår det, at der på en række parametre er sket et kvalitetsløft i forhold til den første sagsgennemgang. Dette indebærer, at der i samtlige sager ses en hurtig stillingtagen til behovet for udarbejdelse af en børnefaglig undersøgelse. Den tidligere sagsgennemgang viste en meget lang proces fra opstart af sagen frem mod afgørelse om børnefaglig undersøgelse. VISOs vurdering viser endvidere, at der i samtlige af de gennemgåede sager foreligger aktuelle handleplaner i forhold til den igangværende foranstaltning med en tydelig tidsangivelse i forhold til foranstaltningens forventede varighed. De fleste af målene i handleplanerne fremstår i modsætning til tidligere sagsgennemgang som konkrete og målbare, og ses i enkelte af de gennemgåede sager aktivt prioriteret. Handleplanerne er anvendt som styring af progressionen i indsatsen og er tilrettet i forbindelse med opfølgning. Kommunen angiver i sin redegørelse, at kombinationen af en række tiltag har styrket arbejdet med undersøgelser og handleplaner. Kommunen angiver videre, at dette er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger, korrekt journalføring, gennemførsel af undersøgelser inden for fristen og anvendelse af tragtmodellen til brug for afgrænsning af problemstilling. Anvendelse af netværkskort og fokus på den teoretiske baggrund arbejdes der fokuseret med i regi af arbejdet med børnesamtalerne og gameplan for ICS. Task Forcen vurderer det positivt, at der er sket en forbedring i forhold til sagsmålingen i Dog konstateres der fra Ankestyrelsen og VISO stadig nogle mangler i sagerne, og Task Forcen vurderer derfor, at det fremover fortsat vil være væsentligt for kommunen at arbejde med implementeringen af de udarbejdede kvalitetsstandarder og arbejdsgange parallelt med, at der fortsat føres et systematisk ledelsestilsyn i sagerne. Dette for at sikre kvalitet i arbejdet med de børnefaglige undersøgelser og handleplaner, herunder en rettidig afholdelse og dokumentation af børnesamtaler. Efterværn, personrettet tilsyn og afslutning af sager Task Forcen anbefalede Tønder Kommune at foretage opfølgning på 17 ½ års møder, tydeliggøre formålet og rammerne for de forskellige mødefora i forbindelse med planlægning af overgang til det 18. år samt at have fokus på systematisk inddragelse af relevante parter fra voksenområdet. Side 8 af 64

10 I forhold til det personrettede tilsyn var det Task Forcens anbefaling, at der blev udarbejdet fælles retningslinjer for gennemførelse af tilsynet, herunder faglige kriterier/retningslinjer for tilgang/procedure til samtale med barnet i forbindelse med tilsynet. Herudover anbefalede Task Forcen, at der skulle udarbejdes tydelige faglige kriterier for, hvilke procedurer socialrådgiverne skal følge, når en sag afsluttes samt anvende handleplaner og målene heri til at understøtte den socialfaglige vurdering af, om en sag skal afsluttes eller ej. Tønder Kommune har igangsat tiltag på alle tre områder. Det nye fagchefområde samler alle afdelinger, der arbejder med unge mellem 15 og 30 år med undtagelse af overbygningsdelen i grundskolen og misbrugscenteret. Formålet med denne organisering er at styrke de unges egenmestring, øge antallet af unge, der får gennemført en ungdomsuddannelse, styrke uddannelsesniveauet og den faglige arbejdskraft samt mere overordnet at samle indsatsen et sted. Aftalen mellem Børn og Familie og Unge i Uddannelse er, at unge som udgangspunkt rykker over i det nye fagchefområde, når de fylder 15 år. Der er udarbejdet mere udførlige skriftlige samarbejdsaftaler, der skal sikre fleksible og meningsfulde snitflader. Generelt er der et stort fokus på, at der med dette fagchefområde ikke blot laves nye uhensigtsmæssige snitflader. Tønder Kommune angiver i sin redegørelse, at der foretages opfølgning på 17,5 års møder. Der er tydelige formål og rammer for de forskellige mødefora i forbindelse med planlægning af overgang til det 18 år, og der sker systematisk inddragelse af relevante parter fra voksenområdet. Der afholdes i Unge i Uddannelse myndighedsmøder hver anden uge, hvor myndighedsmedarbejdere, der har med de årige at gøre, deltager. Formålet er aktivt at arbejde med overgangen fra det 17. til 18. år, og dermed skabe en helhedsorienteret myndighedsindsats med målet om én kontaktperson fra det år via tilgang, samskabelse, krav og forventninger til og med den unge. Der arbejdes fortsat med at sikre og kvalificere overgangene både til, i og ud af Unge i Uddannelse. Dette er derfor en igangværende proces, hvor overgangene forventes at være præciseret i april/maj Herefter følger kvalificering med løbende justeringer og tilpasninger. Tønder Kommune angiver endvidere, at det er medarbejdernes oplevelse, at de unge oplever en mere sammenhængende overgang, hvor færre unge oplever at falde ud. Medarbejderne oplever at være bedre klædt på i mødet med nye borgere. Unge i Uddannelse forventer at opnå en større viden om effekterne af arbejdet med overgangene i løbet af efteråret Tønder Kommune angiver, at der er fælles retningslinjer for gennemførsel af tilsynet. Der er udarbejdet et vidensdokument om børnesamtaler, der indeholder information omkring procedure for bisidder, forskellen mellem tilsynssamtaler og opfølgningssamtaler, begrundelser for undladelse af børnesamtale, og hvordan barnets holdning til en foranstaltning kan tilvejebringes. Vidensdokumentet indeholder desuden information om guidelines til børnesamtaler, beskrivelse af faglige metoder og et eksempel på, hvordan man kan forberede sig til børnesamtalerne. Denne retningslinje ses ikke afspejlet i sagerne, idet sagsmålingen som tidligere nævnt viser, at lovkravene til børnesamtalen ikke er overholdt i otte sager. Derudover er der i arbejdsgangen for handleplaner udspecificeret, at der i forbindelse med opfølgning på foranstaltning både skal afholdes en børnesamtale jf. SEL 70, stk. 1 samt i Side 9 af 64

11 anbringelsessager en tilsynssamtale jf. SEL 70, stk. 2 samt, hvordan disse samtaler skal dokumenteres. I arbejdsgangsbeskrivelsen for handleplaner fremgår kriterierne for, hvornår en sag skal lukkes, når der har været iværksat en foranstaltning. I arbejdsgangsbeskrivelsen for underretninger fremgår kriterierne for, hvornår en sag skal lukkes, når der ikke har været iværksat foranstaltninger. Da der tidligere har været tvivl om, hvornår en sag kan lukkes, har Tønder Kommune gennemgået 3000 sager, der er blevet lukket fra kommunesammenlægningen og frem til nu. I enkelte tilfælde blev sagerne genåbnet, og der blev efterfølgende handlet i sagerne. Task Forcen finder det positivt, at Tønder Kommune har udarbejdet standarder og arbejdsgange på alle tre temaer efterværn, personrettet tilsyn og afslutning af sager, og at der derved er skabt klare rammer for sagsbehandlingen og gode forudsætninger for ensartethed inde for de tre temaer. Det er ligeledes positivt, at kommunen har gennemgået tidligere lukkede sager med henblik på at imødekomme eventuelle fejl i sagsbehandlingen. Faglig ledelse og sparring, samt ledelsestilsyn og styring Task Forcen havde en række anbefalinger til temaerne faglig ledelse og sparring samt ledelsestilsyn og styring. Disse indebar, at Tønder Kommune udarbejdede retningslinjer for den faglige ledelse og sparring, udarbejdede et fælles fagligt grundlag samt prioriterede implementering af ICS som ramme for sagsbehandlingen, herunder som grundlag for faglig sparring. Det var endvidere Task Forcens anbefaling, at Tønder Kommune udarbejdede procedurer for ledelsestilsyn fremadrettet med fokus på at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen samt styrkede fokus på at indsamle relevante data om kvalitet i sagsbehandlingen. Tønder Kommune angiver i deres redegørelse, at der er udarbejdet retningslinjer for den faglige ledelse og sparring, og at medarbejderne udtrykker, at de oplever gode muligheder for faglig sparring. ICS danner rammen for et fælles fagligt grundlag for såvel sagsbehandlingen som for faglig sparring. Der er udarbejdet procedurer for ledelsestilsyn med fokus på at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen. Der er udviklet et ledelsesinformationssystem, der sikrer mulighed for en løbende faglig og økonomisk styring og udvikling. Tønder Kommuner oplyser endvidere, at der ikke tidligere har været kultur for anvendelse af ledelsesinformation på børnog ungeområdet i Tønder Kommune, men på nuværende tidspunkt er der følgende former for ledelsesinformation: Overblik over sagsflowet i Myndighedsafdelingen, så der er mulighed for styring og ledelse af den daglige drift. Kvalitetssikring af sagsbehandlingen på Børn- og Ungeområdet med udgangspunkt i arbejdsgangsbeskrivelserne for sagsbehandlingen. Disse bygger på lovgivningen suppleret med Tønder Kommunes egne servicestandarder. Sagsgennemgang, der indebærer en kvantitativ gennemgang af alle sociale sager ud fra lovgivning samt kvalitativ gennemgang af sociale sager ud fra skiftende temaer. Løbende kontoudstræk med overblik over økonomiske bevillinger. Nøgletalskataloget, der indeholder information om de anvendte socialfaglige indsatser, og hvorvidt vi bevæger os ned af indsatstrappen. Side 10 af 64

12 Formålet med ledelsesinformationen er ifølge Tønder Kommune, at både politikere, ledere og medarbejdere kan løfte deres forskellige roller i forhold til at planlægge, udvikle, prioritere og styre området. I opbygningen af ledelsesinformationen er der derfor også fokus på både administration, lovmedholdelighed, indsatser, målgrupper, resultater og økonomi. Derudover er der også stort fokus på, hvordan informationen bedst anvendes til faglig udvikling og læring. Der er i alle typer af ledelsesinformation taget stilling til både formål, metode, opfølgning og kadence. Tønder Kommune vurderer, at ledelsesinformation og styring er afgørende for, at rådgiverne og ledelsen løbende kan justere og tilrette praksis, således at kvaliteten i sagsbehandlingen fortsat udvikles og fastholdes. Overordnet set er det Task Forcens vurdering, at der er sket en forbedring af kvaliteten af sagsbehandlingen i Tønder Kommune. Til sammenligning med startmålingen ses en bedre systematik med en rød tråd og et flow i sagsbehandlingen. Der er sket en væsentlig forbedring i forhold til journalisering. Det overordnede billede, i de sager VISO har vurderet, viser nogle gennemarbejdede børnefaglige undersøgelser, hvor der ses en god og relevant anvendelse af sagens oplysninger fra professionelle rundt om familien samt inddragelse af viden fra flere vidensformer. Handleplanerne ses anvendt som styring af progressionen i indsatsen og ses tilrettet i forbindelse med opfølgning. Det fremgår af Ankestyrelsens sagsmåling, at Tønder Kommune har forbedret sagsbehandlingen i forhold til kategorien særligt kritisable forhold. Ankestyrelsen har ved statusmålingen af de 20 sager fundet særligt kritisable forhold i fire af disse sager. Til sammenligning blev der ved startmålingen i 2015 fundet særligt kritisable forhold i 14 af de 20 sager. Task Forcen vurderer, at den samlede indsats i forhold til at understøtte kvaliteten i sagsbehandlingen, herunder kompetenceudvikling samt det målrettede arbejde med sparring, sagsgennemgang samt ledelsestilsyn har været stærkt medvirkende til, at der er sket denne forbedring i sagsbehandlingen. 1.3 Task Forcens anbefalinger På baggrund af de forhold, som er beskrevet ovenfor, anbefaler Task Forcen, at Tønder Kommune fortsat har fokus og bevågenhed på kvalitet i sagsbehandlingen. Herunder blandt andet at sikre, at: Have fokus på afholdelse af og dokumentation af børnesamtaler forud for afgørelse om foranstaltning Have fokus på udarbejdelse af opdateringer af de børnefaglige undersøgelser Have fokus på, at der udarbejdes handleplaner i alle sager Have fokus på, at der indhentes samtykke fra relevante parter Fortsat arbejde på forankring af de nye kvalitetsstandarder og arbejdsgange Have særligt fokus på, at ledelsestilsyn anvendes aktivt til systematisk kvalitetssikring, kontrol og udvikling af sagsbehandlingen. Side 11 af 64

13 Bilag 1: Statusmåling af konkrete sager Baggrund og konklusioner I 2015 gennemførte Ankestyrelsen, som et led i Task Forcens analyse af Tønder Kommunes sagsbehandlingskvalitet, en sagsgennemgang af 20 sager om børn og unge med behov for særlig støtte. Task Forcens analyse af kommunens praksis på området udmøntede sig i en række anbefalinger, som Tønder Kommune valgte at arbejde videre med i et udviklingsforløb i samarbejde med Task Forcen. Som afslutning på udviklingsforløbet og herunder samarbejdet mellem Task Forcen og Tønder Kommune, har Ankestyrelsen i begyndelsen af 2018 gennemført en statusmåling af 20 af kommunens verserende sager, heraf 14 afgørelsessager og seks sager, hvor der ikke er truffet afgørelse om en foranstaltning. Målingen har til formål at give en pejling af den aktuelle sagsbehandlingskvalitet på baggrund af kommunens udviklingsforløb og igangsatte initiativer på området. Som ved den første sagsgennemgang har VISO, den nationale Videns- og Rådgivningsorganisation, som er en del af Socialstyrelsen gennemgået fem af de 20 sager med henblik på at bidrage med en socialfaglig vurdering af sagerne. Sagerne indkaldt til denne statusmåling er sager, hvor der er truffet afgørelse inden den 1. februar Ankestyrelsens statusmåling viser at: I fire af de 20 sager har Ankestyrelsen fundet særligt kritisable forhold i sagsbehandlingen. Dette er en klar forbedring i forhold til startmålingen i 2015, hvor der blev fundet særligt kritisable forhold i 13 ud af 20 sager. I 10 ud af de 14 afgørelsessager er der fundet lovgivningsmæssige sagsbehandlingsmangler. Startmålingen i 2015 viste til sammenligning sagsbehandlingsmangler i 11 ud af 13 afgørelsessager. Det samlede antal fejl i de enkelte sager er faldet fra 37 fejl i startmålingen til 27 fejl i statusmålingen. Samlet set er der således sket en forbedring i sagsbehandlingskvaliteten i afgørelsessagerne i kommunen. De hyppigste årsager til ikke korrekte afgørelser i statusmålingen er, som ved startmålingen, at servicelovens 48 om afholdelse af en børnesamtale ikke er overholdt, og at der ikke er dokumentation for, at der er indhentet samtykke fra alle relevante parter. Statusmålingen viser også, at der er udfordringer i forhold til at sikre, at den børnefaglige undersøgelse er opdateret. Sammenlignet med startmålingen viser statusmålingen dog generelt en positiv udvikling i forhold til udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser og handleplaner. Startmålingen viste, at journalføringen i sagerne var mangelfuld. Statusmålingen viser, at der er kommet mere systematik i journaliseringen. Der er imidlertid fortsat behov for at have fokus på journalisering, idet det eksempelvis i en del af sagerne fortsat ikke klart fremgår, hvornår der er truffet afgørelse og om hvad. Side 12 af 64

14 Forudsætninger for sagsgennemgangen Ankestyrelsens vurdering bygger på det skriftlige materiale, som er fremsendt af Tønder Kommune i de enkelte sager. Ankestyrelsen har bedt om, at samtlige akter i sagerne fra perioden 19. februar 2017 til 19. februar 2018 samt øvrige relevante akter er medsendt, og sagerne er vurderet på det foreliggende grundlag. Det skal bemærkes, at stikprøvens størrelse på 20 sager betyder, at der vil være en vis usikkerhed omkring generalisering af resultaterne i forhold til, om de er gældende for hele sagsstammen i Tønder Kommune. På trods af usikkerheden giver sagsgennemgangen dog en indikation af, om sagsbehandlingen lever op til lovkravene, og hvor der kan konstateres udfordringer. Vurdering af den seneste afgørelse om en foranstaltning Ankestyrelsen har vurderet, hvorvidt Tønder Kommune overholder de centrale lovgivningsmæssige krav, inden kommunen træffer afgørelse om foranstaltninger til børn, unge og deres familier efter servicelovens 52. Ud af de fremsendte sager er der truffet afgørelse i 14 sager. Heraf vurderer Ankestyrelsen, at den seneste afgørelse ikke opfylder de lovgivningsmæssige krav i 10 sager. I startmålingen vurderede Ankestyrelsen, at de lovgivningsmæssige krav ikke var opfyldt i 11 ud af 13 sager, se tabel 1. Der er dermed sket en lille forbedring i forhold til antallet af afgørelsessager, som samlet set er behandlet i overensstemmelse med regler og praksis. Ankestyrelsen kan konstatere, at det samlede antal fejl i de enkelte sager er faldet fra 37 fejl i startmålingen til 27 fejl i statusmålingen. Som det fremgår af tabellen nedenfor vurderede Ankestyrelsen ved startmålingen i 2015, at Tønder Kommune ikke opfyldte de lovgivningsmæssige krav inden for flere områder i sagsbehandlingen, herunder i forhold til udarbejdelse af handleplaner, udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser, samt i forhold til at overholde reglen om at afholde børnesamtaler jf. 48. Statusmålingen peger på en forbedring i forhold til at udarbejde børnefaglige undersøgelser, da der ikke mangler børnefaglige undersøgelser i nogen sager. Målingen peger dog samtidig på, at der forsat er udfordring i forhold til at opdatere de tidligere udarbejdede børnefaglige undersøgelser, før der træffes en ny afgørelse. I fem sager har Ankestyrelsen vurderet, at der mangler en opdatering af en tidligere undersøgelse (to sager ved startmålingen). Endvidere viser statusmålingen at der er tre sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke er afsluttet inden for fire måneders fristen (fire sager i startmålingen), og én sag hvor den børnefaglige undersøgelse ikke opfylder de indholdsmæssige krav (fire sager i startmålingen). Ved startmålingen var der tre sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke var udarbejdet, før der blev truffet afgørelse om en foranstaltning. Det gælder ikke for nogen sager ved statusmålingen. Statusmålingen viser desuden en forbedring i forhold til udarbejdelse af handleplaner. Ankestyrelsen har vurderet, at der mangler en handleplan i to sager. I startmålingen manglede der handleplaner i fem sager. Alle handleplaner opfylder desuden i nogen eller høj grad de indholdsmæssige krav. Der er dog fortsat enkelte handleplaner, der ikke er udarbejdet, før der træffes afgørelse om en foranstaltning. Side 13 af 64

15 I forhold til at afholde børnesamtale inden kommunen træffer afgørelse i sagen, er der derimod ikke sket en forbedring. Både ved start- og statusmålingen er der otte sager, hvor lovkravene til børnesamtalen ikke er overholdt. I forhold til at indhente samtykke fra alle relevante parter ses der heller ingen forbedring fra start- til statusmålingen. Ved startmålingen var der ikke indhentet samtykke fra relevante parter i fem sager. I statusmålingen er det tilfældet i seks sager. Tabel 1. Årsager til ikke-korrekte afgørelser 2015 (startmåling) Børnefaglig undersøgelse mangler 2 0 Opdatering til tidligere undersøgelser, der vedrører aktuelle foranstaltning, mangler 2 5 Børnefaglig undersøgelse ikke afsluttet inden for 4 måneder 4 3 Børnefaglig undersøgelse er ikke udarbejdet inden afgørelsen 3 0 Børnefaglig undersøgelse opfylder ikke indholdsmæssige krav 4 1 Handleplan mangler 5 2 Handleplan er ikke udarbejdet inden afgørelse 2 2 Handleplan opfylder ikke de indholdsmæssige krav 2 0 Lovkravene til børnesamtale inden afgørelsen ikke overholdt 8 8 Samtykke fra alle relevante parter mangler 5 6 Antal afgørelser, som ikke overholder alle lovkrav Antal sager med afgørelse om en foranstaltning i alt Vurdering af den børnefaglige undersøgelse I forhold til startmålingen i 2015 viser statusmålingen, at der er sket en forbedring, idet alle 14 afgørelsessager indeholder en børnefaglig undersøgelse. Ved startmålingen manglende der en børnefaglig undersøgelse i to sager. Til gengæld er der ved statusmålingen fem sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke er opdateret, selvom den burde have været det. Det var kun tilfældet i to sager ved startmålingen. Der ses desuden en forbedring i forhold til udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse, før der træffes afgørelse om en foranstaltning. Ved startmålingen var der tre sager hvor den børnefaglige undersøgelse først var udarbejdet, efter afgørelsen var truffet. Det gælder ikke for nogen sager ved statusmålingen. I forhold til fire måneders-fristen er der sket en mindre forbedring. Her viser statusmålingen, at fristen i tre sager er overskredet med henholdsvis 5 dage, 3½ måned og 5 måneder. Ved startmålingen var der fire sager, hvor den børnefaglige undersøgelse ikke var afsluttet inden for fire måneders fristen. Blandt de otte sager hvor der er udarbejdet en ny børnefaglig undersøgelse eller en opdatering af en tidligere udarbejdet undersøgelse, vurderer Ankestyrelsen, at den børnefaglige undersøgelse i én af sagerne ikke opfylder de indholdsmæssige krav. Undersøgelsen er en opdatering af en undersøgelse udarbejdet i en anden kommune. Opdateringen bærer i meget høj grad præg af gamle oplysninger. Opdateringen indeholder ingen oplysninger om netværket, dette til trods for, at barnet opholder sig hos netværket, og det er uklart, om der etableres netværksanbringelse. Til sammenligning var der ved startmålingen fire sager, hvor der forelå en 2018 (statusmåling) Side 14 af 64

16 børnefaglig undersøgelse eller en opdatering af en tidligere udarbejdet undersøgelse, men hvor Ankestyrelsen vurderede, at de indholdsmæssige krav ikke var opfyldt. Vurdering af handleplaner I forhold til udarbejdelse af handleplaner er der også sket en væsentlig forbedring. Ved startmålingen manglede der handleplaner i fem af de 13 afgørelsessager. I statusmålingen mangler der en handleplan i to af de 14 sager. I begge sager er der truffet afgørelse om aflastning. Hvad angår handleplanernes indhold viste startmålingen, at fem ud af syv handleplaner var indholdsmæssigt tilfredsstillende. Ved statusmålingen vurderer Ankestyrelsen, at alle de udarbejdede handleplaner opfylder de indholdsmæssige krav. I to sager er handleplanen først udarbejdet efter afgørelsen. Det samme gjorde sig gældende ved startmålingen. Vurdering af børnesamtaler Set i forhold til startmålingen i 2015 er der ikke sket en forbedring i forhold til arbejdet med lovmedholdelighed i forbindelse med børnesamtalen. Ankestyrelsen vurderer ved statusmålingen, at kravene til afholdelse af børnesamtalen jf. servicelovens 48 ikke er opfyldt i otte ud af de 14 sager, hvor der er truffet afgørelse om en foranstaltning. Ved startmålingen var reglerne ikke overholdt i otte ud af 13 sager. Eksempler på sager hvor reglerne om afholdelse af en børnesamtale ikke er overholdt: I en sag er der talt med barnet, men først 10 dage efter der er truffet afgørelse om aflastning. I en anden sag er der talt med barnet på 10 år forud for afgørelsen om familiebehandling, men det ses ikke, at der er talt om den konkrete foranstaltning. I en sag, hvor der er truffet afgørelse om anbringelse, fremgår det, at samtalen i forbindelse med udarbejdelsen af en opdateret børnefaglig undersøgelse er fravalgt. Det fremgår imidlertid ikke, at børnesamtalen efter 48 er fravalgt. Det ses af sagen, at den familiebehandler, der gennem længere tid er kommet i familien, er begyndt at tale med den unge på 14 år om anbringelse. Det er Ankestyrelsens vurdering, at der burde have været afholdt en egentlig børnesamtale med den unge forud for afgørelsen. Dette også med henblik på at forklare, at det er forvaltningen, der træffer afgørelse om anbringelse, og ikke mor der fravælger den unge. Dette forklarer sagsbehandleren efterfølgende til den unge, men først i forbindelse med opfølgning flere uger efter effektueringen af afgørelsen. I to sager, hvor der er bevilliget kontaktperson til unge på henholdsvis 14 og 16 år, fremgår det ikke, at sagsbehandleren har talt med de unge om muligheden for en kontaktperson forud for afgørelsen. Ved startmålingen var der ligeledes otte sager, hvor lovkravene til børnesamtalen ikke var overholdt. Vurdering af samtykke til foranstaltning Sammenlignet med startmålingen er der ikke sket en forbedring i forhold til kommunens dokumentation for samtykke forud for, at der træffes afgørelse. I startmålingen manglede der samtykke fra alle de relevante parter i fem sager. Ved statusmålingen mangler der samtykke fra alle relevante parter i seks sager. Side 15 af 64

17 I fire af de seks sager ses det ikke, at der er indhentet samtykke fra den af forældrene, barnet eller den unge ikke bor hos, men som efter det oplyste har del i forældremyndigheden. I to sager er der truffet afgørelse om aflastning og i to sager om kontaktperson. I en sag er det en FOKUS konsulent, der på den unges vegne søger om en kontaktperson. Forældremyndighedsindehaver ses ikke at være inddraget eller at have samtykket forud for afgørelsen, og det fremgår ej heller, at afgørelsen er truffet efter servicelovens 56. I den sidste sag har forældremyndighedsindehaver samtykket til en midlertidig anbringelse. Efterfølgende trækkes samtykket tilbage eller gøres betinget. Der ses ikke dokumentation for, at forældremyndighedsindehaver samtykker forud for, at der nogle måneder senere træffes afgørelse om anbringelse. Sager med tilbud om konsulentbistand ( 11, stk. 3) I tre af de 20 fremsendte sager er der ikke truffet afgørelse om en foranstaltning efter servicelovens 52, men Tønder Kommune har tilbudt konsulentbistand efter servicelovens 11, stk. 3. Det drejer sig i to sager om familiebehandling, og i den tredje sag om en ungekonsulent. Et tilbud efter 11, stk. 3, forudsætter ikke, at der forinden er udarbejdet en børnefaglig undersøgelse, en handleplan eller afholdt en børnesamtale efter 48. Ankestyrelsen vurderer i disse sager, hvorvidt der på baggrund af de foreliggende oplysninger burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. Der er i ingen af de tre sager udarbejdet en børnefaglig undersøgelse. Ankestyrelsen er på baggrund af de foreliggende oplysninger i de tre sager enig i, at der ikke er truffet afgørelse om at udarbejde en undersøgelse. Samlet set er Ankestyrelsen enig i kommunens vurderinger i de tre sager om konsulentbistand efter 11, stk. 3, der indgår i statusmålingen og finder dermed ikke anledning til at udtale kritik. Ved startmålingen indsendte kommunen ligeledes tre sager, hvor der var tilbudt støtte efter 11, stk. 3. Ankestyrelsen var i to sager enig i kommunens vurdering af, at der på baggrund af de foreliggende oplysninger ikke var grundlag for at påbegynde en børnefaglig undersøgelse. I den tredje sag vurderede Ankestyrelsen, at der på baggrund af oplysningerne i sagen burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. I en fjerde sag havde kommunen tilbudt familierådgivning efter servicelovens 11, stk. 7. Her vurderede Ankestyrelsen, at den tilbudte støtte ikke i sig selv var tilstrækkelig til at imødekomme familiens støttebehov. Underretningssager, hvor der endnu ikke er truffet afgørelse efter 52 Tønder Kommune har indsendt tre sager, hvor der er modtaget underretninger, men hvor der endnu ikke er truffet afgørelse om en foranstaltning efter servicelovens 52, eller tilbudt konsulentbistand efter servicelovens 11, stk. 3. Ankestyrelsen har i disse sager vurderet, om der på baggrund af de foreliggende oplysninger burde være truffet afgørelse om at påbegynde en børnefaglig undersøgelse. I den ene sag er der truffet afgørelse om at udarbejde en børnefaglig undersøgelse. Ankestyrelsen finder denne afgørelse relevant. I de to øvrige sager er der ikke udarbejdet en børnefaglig undersøgelse eller truffet afgørelse herom. Ankestyrelsen er enig i vurderingerne, og finder dermed ikke anledning til at udtale kritik. Side 16 af 64

18 Ved sagsgennemgangen i 2015 indsendte kommunen ligeledes tre underretningssager, der opfyldte ovenstående kriterier. I to af sagerne vurderede Ankestyrelsen, at der på det foreliggende grundlag burde være påbegyndt en børnefaglig undersøgelse. I den tredje sag var Ankestyrelsen enig i beslutningen om, at der ikke var grundlag for at udarbejdes en børnefaglig undersøgelse. Særligt problematiske forhold i forhold til sagsbehandlingen Ud over de lovgivningsmæssige krav til de konkrete afgørelser, har Ankestyrelsen endvidere i alle 20 sager vurderet, om der har været særligt problematiske forhold i sagsbehandlingsforløbet som har givet anledning til kritik. Det kan fx være passivitet i sagsbehandlingen; manglende og/ eller langsomme reaktioner på alvorlige underretninger; forkert fokus eller manglende/forkerte faglige vurderinger. Vurderingen er foretaget på baggrund af sagsbehandlingen i perioden fra 19. februar 2017 til 19. februar Ankestyrelsen vurderer, at der i statusmålingen er særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen i fire af de 20 sager. Ved startmålingen fandt Ankestyrelsen særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen i 13 af de 20 sager. Her er der således sket en markant forbedring. Se tabel 2. Tabel 2. Særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen Passivitet i sagsbehandlingen, herunder manglende effektuering af besluttede afgørelser (startmåling) (statusmåling) 0 2 Manglende/ forkert faglig vurdering i sagsbehandlingen 11 1 Manglende og/eller langsomme reaktioner på alvorlige underretninger 1 1 Gentagne overtrædelser af loven herunder ved gentagne gange at træffe afgørelse om at iværksætte en børnefaglig undersøgelse uden at påbegynde eller 4 0 gennemføre denne I alt (antal sager med kritisable forhold) I alt (antal sager) Uddybning af særligt problematiske forhold i sagsbehandlingen Ankestyrelsen vurderer, at sagsbehandlingen i to sager bærer præg af passivitet. Eksempel på en sag hvor det vurderes at sagsbehandlingen bærer præg af passivitet: Der træffes i februar 2017 afgørelse om aflastning. Afgørelsen effektueres straks, men i juli opsiger aflastningsfamilien kontrakten. Det ses ikke, at der følges op i forhold til dette. Men det konstateres ved en sagsgennemgang i september, at aflastningsfamilien har sagt op, og det vurderes samtidig, at der fortsat er behov for aflastning. Ved måleperiodens afslutning i februar 2018 ses der fortsat ikke, at være fundet en ny aflastningsfamilie. Det ses endvidere ikke om det har været vurderet, om der skal iværksættes anden støtte i perioden indtil der findes en ny aflastningsfamilie. 1 Der blev udtalt kritik på flere områder i enkelte sager Side 17 af 64

19 I én sag vurderer Ankestyrelsen, at sagsbehandlingen bærer præg af manglende eller langsomme reaktioner på alvorlige underretninger. På baggrund af bekymrende underretninger fra tre forskellige borgere i marts 2017 træffer kommunen helt relevant afgørelse om at udarbejde en børnefaglig undersøgelse. Undersøgelsen, der er færdig i juni 2017, peger på, at barnet er i risiko for at komme i alvorlig fejludvikling, hvis der ikke sættes ind med støtte. Det besluttes efterfølgende, at der er behov for døgnfamiliebehandling eller massiv familiebehandling i hjemmet. Desuden vurderes det, at der skal udarbejdes en forældrekompetenceundersøgelse. Først i november træffes der afgørelse om familiebehandling, og denne iværksættes i december. Forældrekompetenceundersøgelsen påbegyndes i november. Det er Ankestyrelsens vurdering, at der er tale om langsommelighed i sagsbehandlingen, selvom det fremgår, at sagsbehandleren vedvarende forsøger at få forældremyndighedsindehaver til at samarbejde. Resultatet er, at der går meget lang tid fra der modtages oplysninger om alvorlig bekymring for et 2-årigt barn til der iværksættes støtteforanstaltninger. Endelig vurderer Ankestyrelsen, at sagsbehandlingen i én sag bærer præg af manglende eller forkerte faglige vurderinger. Der modtages i februar 2017 en mellemkommunal underretning og på baggrund af denne, samt den børnefaglige undersøgelse udarbejdet i tidligere kommune, iværksættes der familiebehandling i marts I de efterfølgende måneder modtages der løbende underretninger og nye oplysninger i sagen, og der foretages både 24-timers vurdering og second opinion. Det ses imidlertid, at man forholder sig isoleret til oplysningerne i den enkelte underretning og ikke ser på, hvordan sagen i øvrigt udvikler sig. Eksempelvis modtages der en underretning med bekymrende oplysninger om mors kæreste. Da mor og kæresten p.t. ikke bor sammen vurderes bekymringen som lav. Da der efterfølgende modtages oplysninger om, at mor og barnet igen er flyttet ind hos mors kæreste, foretages der ikke en revurdering af oplysningerne i den tidligere modtagne underretning. I oktober 2017 tilbydes mor døgnophold på en familieinstitution, hvilket hun ikke ønsker. Mor arrangerer selv, at barnet kan tage ophold hos netværket, indtil en anbringelse i en plejefamilie i løbet af kort tid kan iværksættes. Efterfølgende ønsker mor, at barnet skal blive hos netværket. Det ses ikke, at netværksfamilien godkendes til netværksanbringelse, ligesom det ikke ses, at oplysninger om netværket inddrages i den opdaterede børnefaglige undersøgelse eller i sagsvurderingerne i øvrigt. Endelig er det i de sidste måneder af måleperioden svært at se, hvad der sker i sagen, idet der ikke er ført journal siden 7. december Socialfaglig vurdering af fem sager Som led i Task Forcens statusmåling af 20 sager i Tønder Kommune, er der socialfagligt gennemgået fem af de 20 indsendte sager. Det drejer sig om sagsnr. 1, sagsnr. 2, sagsnr. 8, sagsnr. 13 og sagsnr. 14. Børnene er mellem 1 og 10 år. Foranstaltningsmæssigt omhandler de fem sager: To sager med afgørelse om familiebehandling - SEL En sag med afgørelse om aflastning - SEL To sager med afgørelse om anbringelse - SEL Styrker i sagsbehandlingen Af de gennemgåede sager ses der generelt en overordnet systematik med en rød tråd og et flow i sagsbehandlingen. I flertallet af sagerne indeholder journalen nogle gode beskrivelser og Side 18 af 64

20 faglige vurderinger, hvilket gør de enkelte sagsskridt synlige. Ved kommunes modtagelse af en underretning vurderes denne indenfor 24 timer, og alle underretninger partshøres systematisk ud fra kommunes tidsfrister. Der er her tale om en markant forbedring, idet billedet ved den indledende socialfaglige sagsgennemgang i 2015 viste, at sagerne bar præg af en meget varieret journalføring og ingen klar praksis for, hvad der journaliseres. Dette gjorde, at det dengang var vanskeligt at få overblikket i den enkelte sag. Yderligere var der tidligere uensartede handlinger på underretninger, hvor oplysninger om mistrivsel hos et barn ikke altid blev vurderet som en underretning. VISO vurderer, at en systematisk journalføring er med til at skabe et klart overblik over de enkelte sagsskridt med henblik på relevante og løbende faglige vurderinger i sagen. Ved forældres udeblivelser fra partshøringsmøderne viser denne sagsgennemgang, at der øjeblikkeligt tages kontakt til forældrene med henblik på en ny og hurtig aftale. I forbindelse med afholdelse af disse møder tilbydes familierne systematisk bisidder til at deltage i mødet. Yderligere tages der aktivt stilling til behovet for at indhente udtalelser fra professionelle rundt om familien, samt behovet for at træffe afgørelse om igangsættelse af en børnefaglig undersøgelse. Af sagerne fremgår det, at faglige underrettere modtager en orientering om kommunens videre arbejde i sagen. Ved den indledende sagsgennemgang i 2015 fremgik det af alle de gennemgåede sager, at der i praksis var en god og kontinuerlig kontakt til forældrene. Denne var dog fokuseret primært til at omhandle børnenes mødre på trods af fælles forældremyndighed. Fædrene sås ikke inddraget i hverken det indledende sagsforløb, udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse eller ved opfølgning på en indsats. Ved de gennemgående sager i statusvurderingen ses det, at mødrene fortsat inddrages hyppigt, relevant og ud fra den enkeltes funktionsniveau. I de tilfælde, hvor barnet har kendskab til faderen inddrages disse også alternativt stedfædrene. Med en faglig hensynstagen til det enkelte barns alder ses barnet inddraget i kommunens belysning af sagen enten gennem observation, udtalelser fra f.eks. dagplejer eller gennem socialrådgivers direkte samtale med barnet. I en af sagerne ses barnets udsagn aktivt sammenholdt med teoretisk og empirisk viden indenfor den givne problemstilling (vold og alkohol). Både det private og det professionelle netværk ses beskrevet samt vurderet i forhold til mulighed for at bidrage til afhjælpning af familiens problemstillinger. Det private netværk ses i en enkelt af de gennemgåede sager anvendt aktivt i samtalen med et barn omkring den relationelle betydning for barnet (netværkskort/cirkel). Det er dog primært det professionelle netværk, der systematisk inddrages med viden til belysning af familiens problemstillinger. Aktiv stillingtagen til, hvilke fagpersoner der har kendskab til barnet og familien, ses i den indledende fase, i forbindelse med vurdering af en underretning samt ved opstart af en børnefaglig undersøgelse. Ved den tidligere sagsgennemgang i 2015 fremgik det, at det private og professionelle netværk kun i meget sporadisk omfang var inddraget i sagerne og kun hvis forælderen selv tog initiativ hertil. Dermed ses en markant fremgang i forhold til inddragelse af viden fra professionelle rundt om familien. I samtlige sager ses der en hurtig stillingtagen til behovet for udarbejdelse af en børnefaglig undersøgelse, hvilket er en forbedring fra tidligere sagsgennemgang, hvoraf der af sagerne fremgik en meget lang proces fra opstart af sagen frem mod afgørelse om børnefaglig undersøgelse. Ved afgørelse om igangsættelse af en børnefaglige undersøgelse fremgår der af sagerne nogle gode og gennemarbejdede afgørelsesskrivelser. Begrundelserne fremstår som tydelige ud fra Side 19 af 64

21 det bekymringsniveau, der på partshøringsmøderne er drøftet med forældrene. I sagerne ses ligeledes, at der til forældrene er medsendt en pjece omhandlende indholdselementer i en børnefaglig undersøgelse. I en enkelt sag er der i forbindelse med opstart af den børnefaglige undersøgelse udarbejdet en procesplan for undersøgelsesaktiviteterne, hvilket VISO vurderer som et godt styringsværktøj i forhold til indhold og tidsproces for gennemførelsen af undersøgelsen. Det overordnede billede viser nogle gennemarbejdede børnefaglige undersøgelser, hvor der ses en god og relevant anvendelse af sagens oplysninger fra professionelle rundt om familien samt inddragelse af viden fra flere vidensformer (empiri og teori). Dette er i høj grad en forbedring fra tidligere. I flere af de børnefaglige undersøgelser indledes denne med konkrete spørgsmål, som undersøgelsesprocessen skal give svar på. VISO vurderer, at dette er med til at gøre undersøgelsen fokuseret i forhold til sagen problemstillinger. Der er en systematisk fremgangsmåde i udarbejdelsen af undersøgelsen ud fra, hvornår der er tale om beskrivelse, analyse, vurdering og handling. Endvidere fremgår det, hvornår der er tale om socialfaglige vurderinger, hvilket medfører at analyse og vurdering i den børnefaglige undersøgelse fremstår som fagligt velfunderet. VISO vurderer, at der her er tale om en tydelig forbedring af den faglige praksis i udarbejdelsen af den børnefaglige undersøgelse, idet billedet i den tidligere sagsgennemgang viste, at analyse og vurderinger ikke var tydeligt adskilte. I samtlige af de gennemgåede sager foreligger der aktuelle handleplaner i forhold til den igangværende foranstaltning med en tydelig tidsangivelse i forhold til foranstaltningens forventede varighed. De fleste af målene i handleplanerne fremstår i modsætning til tidligere sagsgennemgang som konkrete og målbare og ses i enkelte af de gennemgåede sager aktivt prioriteret. Handleplanerne ses dermed anvendt som styring af progressionen i indsatsen og ses tilrettet i forbindelse med opfølgning. Tidligere fremgik det ikke tydeligt af handleplanerne, hvem der havde ansvaret for målopfyldelsen. Dette fremgår nu og forældrene indtænkes i de delmål, der er relevante i deres rolle som forældre. Udfordringer i sagsbehandlingen I en af de gennemgåede sager iværksættes en foranstaltning på baggrund af tidligere kommunes udarbejdede børnefaglig undersøgelse. Foranstaltningen vurderes ikke tilstrækkelig, og barnet placeres midlertidig med samtykke fra forældrene hos noget af familiens netværk, indtil en opdateret børnefaglig undersøgelse foreligger. Dette netværk ses kun i ringe grad beskrevet eller vurderet i sagsmaterialet udover en kort beskrivelse i forhold til, at dette netværk umiddelbart har en belastet baggrund. Konklusionen i den børnefaglige undersøgelse bliver, at barnet skal anbringes i plejefamilie, men det er ikke tydeligt i sagen, om der er tale om netværkspleje eller andet plejeforhold. Der er i sagen løbende journalføring (frem til dec. 2017) over aktiviteter i sagen, men socialfagligt savnes løbende og faglige vurderinger. VISO vurderer i dette tilfælde, at det private netværk netværket hvor barnet har midlertidigt ophold, skulle have været bedre beskrevet i undersøgelsen. I en anden af de gennemgåede sager sker der ikke inddragelse af et barn på 8 år som led i den børnefaglige undersøgelse. Fire måneders fristen for udarbejdelse af undersøgelsen er ikke overholdt, og overordnet set fremstår undersøgelsen som rodet med mange udklip fra udtalelser, referater, m.m. Anvendelsen af disse udsagn fører ikke til vurderinger, men forbliver som beskrivelser. I undersøgelsen ses familiens forhold og netværk på ingen måde beskrevet Side 20 af 64

22 eller inddraget. VISO vurderer ud fra at ovenstående, at sagen fremstår som rodet og uden tydelige socialfaglige vurderinger af barnets behov for støtte. I en tredje sag foreligger der en god og gennemarbejdet børnefaglig undersøgelse samt en god handleplan med klare mål. Resultatet af den børnefaglige undersøgelse konkluderer et højt bekymringsniveau for barnets fremadrettede udvikling og trivsel og dermed et massivt behov for støtte. Familien ønsker ikke den massive og omfattende hjælp, som kommunen tilbyder, hvorfor de tilbydes en mindre indgribende foranstaltning end det først vurderede. Med bagrund i løbende drøftelser og motivation af forældrene effektueres støtten dog først ca. et halvt år efter den børnefaglige undersøgelse foreligger. Efterfølgende fremgår det af sagen, at familien flere gange melder afbud i forbindelse med opstarten og den efterfølgende indsats. VISO vurderer, at der i sagen tillægges et alt for stort fokus på samarbejdet med forældrene formentlig til skade og risiko for barnets udvikling. Der ses løbende aktivitet i sagen, men uden et direkte fokus på barnets risiko for fejludvikling. Samlet socialfaglig vurdering Ved Task Forcens første socialfaglige sagsgennemgang viste det overordnede billede en manglende systematik og flow i sagsbehandlingen. Journalisering med forskellige sager på samme barn/ung medvirkede til et manglende overblik over sagens forløb og aktiviteter. Endvidere fremstod journaliseringen mangelfuld, idet der forelå mange mails i sagerne, som tilsyneladende fungerede som sagens oplysningsgrundlag. Dette billede er ved statusvurderingen ændret i forhold til en løbende journalføring, der er medvirkende til at sikre en rød tråd i det socialfaglige arbejde i sagen. Alle henvendelser omkring bekymringer (underretninger) om et barn bliver nu behandlet ud fra den samme vurderingsmetode, hvilket er med til at sikre, at ny viden på et barns sag bliver behandlet efter servicelovens forskrifter. Tidligere fremgik det kun i begrænset omfang, at børnene/de unge var inddraget i sagsbehandlingen, og børnesamtaler blev enten ikke gennemført eller dokumenteret i sagerne. Dette billede er ændret ved statusgennemgangen af de fem sager, idet der nu aktivt tages stilling til, hvorvidt et barn skal inddrages i forhold til alder, modenhed og typen af foranstaltning. Børnenes udsagn eller observationer af børnene anvendes som direkte videnskilde i forbindelsen med udarbejdelsen af den børnefaglige undersøgelse. Det professionelle netværk ses i større grad end tidligere aktiveret herunder inddragelse fra andre fagprofessionelle omkring oplysninger om forældrenes forhold. Viden fra det private netværk er kun i enkelte tilfælde beskrevet men ikke direkte inddraget. Ved udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser sås der tidligere en tendens til, at disse blev igangsat meget sent i forhold til sager med løbende underretninger om bekymring for barnet. Til forskel fra tidligere ses der ved denne sagsgennemgang en hurtig og faglig kvalificeret stillingtagen til behov for yderligere afdækning og vurdering af problemstillingernes karakter ud fra en målrettet fokusering/tragtning (undersøgelsesspørgsmål). Flere handleplaner var tidligere ikke udarbejdet med en tydelig angivelse af formål, forventet indsats, varighed og ansvarsfordeling, og ved udarbejdelsen af mål for indsatsen fremgik disse som meget overordnede. Ved statusgennemgangen fremgår der tydeligt en forbedring i arbejdet med handleplaner. Bl.a. fremgår der i flere af sagerne prioriterede, konkrete og målbare mål udarbejdet i samarbejde med forældrene. Side 21 af 64

23 Metode og kriterier for udvælgelse af sager Tønder Kommune har efter Ankestyrelsens anmodning udvalgt og indsendt 20 verserende sager om børn og unge med behov for særlig støtte. Kommunen blev anmodet om at indsende fem sager om anbringelse samt tre sager hver om familiebehandling, aflastning, kontaktperson og konsulentbistand efter 11, stk. 3. Endelig blev kommunen bedt om at indsende tre sager, hvor der er modtaget flere underretninger, men ikke truffet nogen afgørelse. De modtagne sager fordeler sig som vist i tabel 3. Tabel 3. Fordeling af sagstyper efter bestemmelser i serviceloven Anbringelse - 52, stk. 3 nr. 7 5 Familiebehandling 52, stk. 3, nr. 3 3 Aflastning 52, stk. 3, nr. 5 3 Kontaktperson 52, stk. 3, nr. 6 3 Konsulentbistand efter 11, stk. 3 3 Ingen afgørelse om foranstaltning eller intet tilbud om konsulentbistand 3 I alt 20 Ankestyrelsen har indkaldt sager, hvor afgørelsen er truffet inden den 1. februar Tønder Kommune er bedt om at udvælge sagerne efter følgende kriterier: Sagerne skal være verserende og omhandle børn og unge mellem 0 og 17 år med særlige behov dog ikke alene med fysiske handicaps. Tønder Kommune skal have været handlekommune for barnet/den unge det seneste år. Hvis der er truffet afgørelse om en foranstaltning eller givet tilbud efter 11, stk. 3, skal følgende kriterier være opfyldt: Afgørelsen/ tilbuddet skal være så ny som muligt og besluttet inden for det seneste år. Sagerne skal udvælges tilfældigt de er således udvalgt baglæns, så den første sag om for eksempel anbringelse er den første afgørelse, der er truffet lige før den 1. februar Den næste sag om anbringelse skal være den næst nyeste før den 1. februar 2018 osv. Sagerne må ikke have været anket til og/eller behandlet i Ankestyrelsen. Sagerne må heller ikke have været behandlet af Ankestyrelsen efter servicelovens 65. De tre sager med flest underretninger opfylder endvidere følgende kriterier: Underretningerne skal være modtaget inden for det seneste år, og der må ikke i denne periode være iværksat en foranstaltning eller givet tilbud efter servicelovens 11, stk. 3 (der kan tidligere have været iværksat foranstaltninger i sagen). Sagerne må ikke have været anket til og/eller behandlet i Ankestyrelsen. Sagerne må ikke have været behandlet af Ankestyrelsen efter servicelovens 65. Metode Ankestyrelsen har foretaget en juridisk vurdering af de skriftlige akter i sagerne. Ankestyrelsen har samlet set indkaldt sager, hvor afgørelsen er truffet inden den 1. februar For at belyse effekten af de igangsatte initiativer på området, har Ankestyrelsen i Antal Side 22 af 64

24 statusmålingen så vidt muligt fokuseret på at måle på kvaliteten af sagsbehandlingen efter iværksættelsen af Task Forcens udviklingsforløb. Ankestyrelsen har derfor anmodet om i videst muligt omfang at få sager, som er blevet oprettet efter opstarten af udviklingsforløbet i oktober Ankestyrelsen gør opmærksom på, at der i statusmålingen alene er vurderet på sagsskridt foretaget frem til den 19. februar Hvad angår afgørelsessagerne er der i forhold til den aktuelle afgørelse vurderet på centrale lovgivningsmæssige krav, herunder: Den børnefaglige undersøgelse efter servicelovens 50 (om den foreligger, om tidsfristerne er overholdt og de indholdsmæssige krav) Handleplanen efter servicelovens 140 (om handleplanen foreligger, om tidsfristen er overholdt og de indholdsmæssige krav) Børnesamtale efter servicelovens 48 Samtykke til foranstaltningen Herudover har Ankestyrelsen i alle sager vurderet, om der i perioden fra 19. februar 2017 til 19. februar 2018 har været problematiske forhold i sagsbehandlingen, der giver anledning til kritik. Herunder om sagen har været præget af: Gentagne overtrædelser af lovgivningen Manglende og/eller langsomme reaktioner på underretninger Passivitet i sagsbehandlingen Forkert fokus i forhold til barnets egentlige problemstillinger For meget fokus på forældresamarbejdet i forhold til fokus på barnets trivsel. Manglende/ konfliktfyldt samarbejde internt og/ eller eksternt Manglende inddragelse af børnefaglig ekspertise Manglende/ forkert faglig vurdering i søskendebehandling VISO har gennemgået fem af sagerne og bidraget med den socialfaglige vurdering af sagerne. Ankestyrelsen har udvalgt de fem sager til VISO, sådan at der så vidt muligt foreligger en aktuel børnefaglig undersøgelse og en handleplan i alle fem sager. VISO s vurdering har fokuseret på følgende emner: Baggrund for oprettelse af sagen Inddragelse og sparring Børnesamtalen Kvalitet i den børnefaglige undersøgelse Handleplan/foranstaltning Karakteristik af sagerne Langt størstedelen af de indsendte sager har været verserende i kommunen i 0-2 år. tre sager har været verserende i 3-4 år. Se tabel 7.1. Tabel 7.1. Antal år sagerne har været verserende i kommunen Antal 0 år år år år 0 Side 23 af 64

25 I alt 20 Sagerne omhandler børn og unge i aldersgruppen 0-17 år. I statusmålingen er de fleste børn/unge i aldersgruppen 8-14 år (ni sager). Seks sager vedrører aldersgruppen 0-3 år. To sager omhandler børn i aldersgruppen 4-7 år og tre sager omhandler unge i aldersgruppen år. Se tabel 7.2. Tabel 7.2. Barnets alder 0-3 år år år år 3 I alt 20 Antal Side 24 af 64

26 Bilag 2: Tønder Kommunes afsluttende redegørelse Som afslutning på Task Forcens indsats i kommunen, er kommunen blevet bedt om at udarbejde en samlet redegørelse, der beskriver de mål og delmål kommunen havde sat sig, samt angiver, hvilke mål og delmål kommunen vurderer at have opnået og hvilke indsatsområder kommunen fortsat arbejder med. 1. Politik og strategi 2 Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Har fokus på, at målsætningerne omsættes i praksis, herunder sikrer, at medarbejderne kender til målene og hvordan de kan nås. Har fokus på, hvordan der kan sikres sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling. Har fokus på at følge systematisk op på om målene nås. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke konkrete udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Præsentation af dokumenter og sammenhænge. Der er på Børn- og ungeområdet i Tønder Kommune mange strategier og styringsdokumenter på forskellige niveauer. For at sikre medarbejdernes kendskab til disse har vi haft meget fokus på løbende at præsentere og drøfte disse på vores personalemøder. Om end der er mange strategier og styringsdokumenter, trækker de dog i samme retning, hvilket vi også har været meget opmærksomme på, når nye strategier og planer skulle udformes, således at planerne blev sammenkoblet i stedet for isolerede. I vores formidling til rådgiverne har vi derfor også forsøgt at illustrere sammenhængen mellem de forskellige dokumenter og herunder sammenhængen mellem vision, politik og strategi. Vi skal i løbet af 2018 udarbejde den nye børn- og ungepolitik, og den vil vi selvfølgelig ligeledes sikre os, at medarbejderne har kendskab til, og at det er tydeligt for dem, hvad målsætningerne 2 Indledningsvis skal organisationsændringen med Unge i Uddannelses oprettelse pr. 1/8-17 nævnes. Afdelingen arbejder bl.a. med unge år, og har efter opdelingen i hhv. Børn og Familie samt Unge i Uddannelse arbejdet videre med anbefalingerne fra Task Force. Meget er sket i fortsat samarbejde med Børn og Familie. Ved angivelse af Børn og Familie henvises til både Børn og Familie samt Unge i Uddannelse, der hvor det vurderes relevant at påpege forskelligheder, er disse indført. Side 25 af 64

27 heri betyder for deres arbejde. Medarbejderne kommer på banen. Der, hvor det har været muligt, har vi i høj grad inddraget medarbejderne i udformningen af dokumenterne. Dette gør sig særligt gældende ved strategien Uddannelse til alle, gameplanerne for implementeringen af ICS (hhv. én for Børn og Familie og én for Unge i Uddannelse) og udviklingsplanen for arbejdet med kvaliteten i sagsbehandlingen del 2. Sidstnævnte trådte i kraft i august Her havde vi inden en seance med medarbejderne, hvor de blev inddraget efter forskrifterne bag fair proces. Ift. gameplanerne for ICS har superbrugerne for ICS været med i arbejdsgruppen, der har lavet planen. Ift. Strategien Uddannelse til alle er denne baseret på alle medarbejdernes input og der har været nedsat arbejdsgrupper, der har arbejdet med implementeringsplanen for strategien. Denne inddragelse i udformningen af styringsdokumenterne har til formål at kvalificere disse, så målsætningerne kan omsættes i praksis, og så der er sammenhæng mellem målsætningerne og den konkrete sagsbehandling. Derudover har det til formål at styrke medarbejdernes ejerskab til målsætningerne. Konkrete og praksisnære udviklingsplaner. For at sikre, at vores målsætninger omsættes i praksis, har vi udarbejdet meget konkrete og praksisnære udviklingsplaner med tydeligt definerede leverancer, tidsfrister og angivelse af ansvarlige. Dette gælder både for Task Force forløbet men også for andre målsætninger på vores område eksempelvis i vores gameplan for implementering af ICS, vores plan for omlægning af indsatsen i Børn og Familie, og vores strategi for Børn og Skole omkring Uddannelse til alle. Dette bidrager for det første til at målsætninger lettere omsættes i praksis, idet alle ved, hvem gør hvad hvornår. Derudover bidrager dette også til, at der er sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling, idet aktiviteterne, der binder sig op på målene, er på sagsbehandlingsniveau. Slutteligt bidrager dette endvidere positivt til, at medarbejderne får kendskab til, hvordan målene kan nås. Prioritering af fokus. Det er veldokumenteret, at implementering af forandringer er et langt sejt træk. Det er vanskeligt, at implementere og kvalitetssikre alt på én gang, idet implementering kræver fokus og opmærksomhed. Vi har derfor prioriteret, at det skulle stå klart for medarbejderne, hvilke områder der er i fokus. Af denne grund valgte vi i første omgang at fokusere på tre af Task Forcens temaer, herunder underretninger, børnefaglige undersøgelser og handleplaner suppleret med et fokus på børnesamtalerne. Børnesamtaler er valgt som overordnet tema, selvom dette ikke følger Task Forcens kategorisering, idet Tønder Kommune jf. Task Forcens rapport har udfordringer på dette område, og det vurderes særligt vigtigt, at børnene og deres familier inddrages i deres sager og dette på den rigtige måde. Arbejdet med de fire Side 26 af 64

28 udvalgte temaer er koordineret således, at det følger arbejdsgangens flow, således at der ved fokus på et nyt tema bygges videre på det foregående tema. Sideløbende har ledelsen arbejdet med de andre temaer, hvilket vil fremgå af denne redegørelse. Efterfølgende har vi derudover også suppleret med et fokus på tidlig indsats. Retningslinjer der omsætter målsætninger til praksis. Vi har udarbejdet flere arbejdsgangsbeskrivelser og nye retningslinjer, der udover at beskrive konkrete procedurer også indeholder beskrivelser af, hvordan kvalitet og lovmedholdighed i de enkelte sager sikres, således at der sikres sammenhæng mellem sagsbehandlingen og de overordnede målsætninger. Disse bidrager derfor til, at vi arbejder efter en fælles praksis. Praksis for systematisk opfølgning. Vi har udviklet en systematisk praksis for opfølgning på om de udarbejdede retningslinjer, udviklingsplaner, implementeringsplaner m.m. bliver forankret i praksis. Dette for dermed også at sikre, at målene og ambitioner bag disse dokumenter bliver opfyldt. Der henvises her til afsnittet omkring Ledelsesinformation og styring, hvor vi har beskrevet denne praksis. Hertil kommer, at vi i projektet har haft en fast mødekadance med en fast systematik for mødeafholdelse, hvorved vi har sikret den løbende opfølgning på projektets leverancer. Fælles fortælling om, hvor vi skal hen. For at styrke den fælles fortælling om, hvor vi vil hen, og hvordan vi skal gøre det, har vi i Børn og Familie indført kvartalsvise fælles personalemøder, hvor alle faggrupperne er samlet dvs. både Myndighed, Foranstaltning, PPR og Sundhedsplejen. Helt konkret arbejder vi pt. med forandringsperspektivet og herunder medarbejdernes motivation for forandring, og hvordan vi hver især kan bidrage til at gøre rejsen mere behagelig. Unge i Uddannelse har udviklet en mødestruktur med fokus på fokuserede møder der rummer bl.a. tværfaglighed, kvalitet, ny viden/implementering og fælles personalemøder hver anden uge. Dette er sket for at sikre fagligheden samt motivation og ejerskab gennem viden om udviklingsprojekter, status på forandring samt styrkelse af det tværfaglige kendskab og samarbejde. Den nære indsats det tværfaglige perspektiv. Unge I Uddannelse har endvidere efter udskillelsen fra Børn og Familie udarbejdet implementeringsstrategien Den nære indsats, som bl.a. fokuserer på at tydeliggøre afdelingens udvikling, med kvalitet og nærhed i sagsbehandlingen i fokus. Den Nære Indsats er præsenteret og diskuteret med medarbejderne for at sikre synlighed, medinddragelse og ejerskab over de fortsatte forandringsprocesser. Side 27 af 64

29 Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Politik og strategi. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Målsætningerne omsættes i praksis. Vi vurderer, at dette i høj grad er tilfældet. Vores målinger og opfølgninger støtter endvidere op om, at der er en reel forandring i praksis, hvilket understøtter denne vurdering. Medarbejderne har kendskab til målene, og hvordan de nås. Vi vurderer, at dette i nogen grad er opfyldt, men at det kræver et kontinuerligt fokus for at fastholde kendskabet fremadrettet. Dette skyldes særligt det faktum, at der er mange styringsdokumenter med mange forskellige mål, hvilket gør det svært for medarbejderne at huske dem og adspurgt kunne skille dem fra hinanden. Der er sammenhæng mellem de overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Dette har også lagt os meget på sinde og været fundamentalt for alt det, vi har lavet. Der følges systematisk op på, om målene nås. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Vi har endvidere valgt nu at slippe lidt af kontrollen og fokus på målopfyldelse. Dette gøres ved at måle færre gange på de mål, der ses implementeret. Vi vil derudover gerne begynde at vise medarbejderne tillid og derved bevæge os væk fra en nulfejlskultur og skabe modet til at prøve nye metoder. Dette ser vi som særligt afgørende ift. arbejdet med tidlig indsats og herunder en højere inddragelse af barnet, familien og netværket. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Side 28 af 64

30 Målsætningerne i de ovenfor nævnte styringsdokumenter peger alle på den ene eller den anden måde i retning af at styrke kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Idet vi ovenfor har angivet, at vi med disse udviklingstiltag formår at omsætte målsætninger til praksis, vurderer vi, at udviklingstiltagene i høj grad har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling. Det er afgørende for, at vi lykkedes med at styrke kvaliteten og skabe reelle forandringer i praksis, at medarbejderne ved, hvad de skal arbejde hen imod, og at der er sammenhæng mellem overordnede målsætninger og den konkrete sagsbehandling. Der opleves en øget anerkendelse og forståelse af, at overholdelse af den lovgivningsmæssige ramme er afgørende for, at børnene og familierne oplever kvalitet i sagsbehandlingen, og at det afgørende ikke alene er den enkelte rådgivers relation til familien. Dette ses i praksis igennem tilgangen til arbejdsgangene, som opleves vigtigt at følge hos medarbejderne samt ses ved målingerne heraf. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 2. Tidlig indsats Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Får udarbejdet retningslinjer for den tidlige indsats. Følger løbende op på disse retningslinjer og om den tidlige indsats fører til de ønskede resultater. Sikrer, at alle relevante målgrupper har en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats, herunder at relevante medarbejdere møder op til de tværfaglige møder. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Fælles retningslinjer for den tidlige indsats i Børn og Familie. I Børn og Familie har vi udarbejdet en plan for omlægning af indsatsen til en tidligere, forbyggende og mere Side 29 af 64

31 effektiv indsats. Vi har dermed udarbejdet en tværfaglig skriftlig strategi for arbejdet med den tidlige indsats. Planen går fra , da vi mener, at der i arbejdet med den tidlige indsats er behov for en plan på den lidt længere bane. Tanken med denne plan er, at den skal ud og leve i de enkelte afdelinger i Børn og Familie, og at den samtidig skal skabe overblik og mulighed for koordinering på tværs af afdelingerne, så Børn og Familie arbejder som én fælles afdeling. Det vil derfor også være et tværgående tema at sikre, at medarbejderne i alle afdelinger har kendskab til planen og arbejder ud fra samme mindset. Prøvehandlinger i Unge i Uddannelse. Unge i Uddannelse arbejder ligeledes aktivt med et mål om at vende flere unge i døren, hvilket indebærer et fokus på individuelle indsatser (herunder prøvehandlinger) samt et fokus på at indsætte den rigtige indsats så hurtigt som muligt. Dette gøres ved at fastholde motivationen for prøvehandlingerne og i de tværfaglige sparringsteams hvor medarbejderne opnår større kendskab til, hvordan sagen kan anskues og udvikles. Fælles retningslinjer for den tidlige indsats på direktørniveau. På direktørområdet Børn og Skole har vi sammen lavet en strategi for Uddannelse til alle samt en implementeringsplan for denne strategi. Strategien hviler på seks temaer, herunder trivsel, fællesskab, faglighed, tværprofessionelt samarbejde, forældresamarbejdet og tidlig indsats. Der er dermed for hele direktørområdet ligeledes lavet en strategi for, hvordan vi arbejder med tidlig indsats og dette sammenkoblet med arbejdet med de andre temaer. I arbejdet med Uddannelse til alle har der været nedsat arbejdsgrupper, der har arbejdet med hvert sit tema, dette for at skabe en fælles forståelse af, hvad eksempelvis tidlig indsats er, og hvordan vi kan arbejde med det i hver vores praksis. Fælles retningslinjer for alle faggrupper. Både planen for omlægningen af indsatsen og strategien for Uddannelse til alle indeholder konkrete retningslinjer, så alle ved, hvad deres rolle er ift. arbejdet med den tidlige indsats. Dette for at sikre, at alle faggrupper har en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats. Derudover har vi også helt specifikt udarbejdet retningslinjer for håndtering af bekymrende skolefravær. Sidstnævnte skal også ses i relation til nedenstående tema. Styrkelse af opsporing. Tidlig indsats kræver tidlig opsporing. Vi har derfor været ude på alle skoler og dagtilbud og haft en dialog om snitfladen mellem almenområdet og det specialiserede område. Dette har vi suppleret med et 1dags videnskursus til alle vores samarbejdspartnere omkring ICS. Derudover er der på dagtilbudsområdet indført kompetencehjulet, der er et systematisk og evidensbaseret værktøj til opsporing. Slutteligt er der indført tilbud om graviditetsbesøg til alle førstegangsfødende i Sundhedsplejen. Dette har også til formål at styrke den tidlige Side 30 af 64

32 opsporing. Styrkelse af det tværfaglige samarbejde. I Børn og Familie arbejder vi alle ud fra en systemteoretisk tankegang, hvor barnets adfærd skal ses i den sociale kontekst, hvori barnet indgår. Vi har af denne årsag stort fokus på det tværprofessionelle samarbejde, og at forældrene skal være aktive samarbejdspartnere. I vores optik indebærer dette derfor også, at udviklingen af den tidlige indsats retter sig mod både børn og forældre, og at den tager udgangspunkt i almenområdet og barnets netværk. Hertil kommer, at tidlige indsatser ofte vil foregå i barnets hverdagsmiljø, hvilket kræver et tæt samarbejde mellem almenområdet og det specialiserede område. Unge i Uddannelse arbejder målrettet via flere mødefora med en tværfaglig indsats, hvor bl.a. tværfaglige tragtninger og sparringer giver en større samarbejdsflade mellem de repræsentative fagligheder. Dette giver fornyet indsigt til rådgiverne, styrker fokuseret på skole og uddannelse samt arbejder mod en præciseret indsats, der vender den negative udvikling. Afdelingerne har derfor også i forbindelse med Uddannelse til alle haft fokus på at styrke det tværfaglige samarbejde. Dette har bl.a. medført, at vi har udarbejdet en arbejdsgang for tværfaglige møder. Arbejdsgangen dækker over hele processen, lige fra at én fagperson får øje på en problemstilling ved et barn til, at problemstillingen ikke længere kræver en tværfaglig indsats, og alt derimellem. Hertil har vi også udviklet et værdisæt omkring det tværfaglige samarbejde. Metoder for samarbejde som afgørende. I de ovenfor nævnte to styringsdokumenter er der fokus på metoder for tidlig indsats og herunder tværprofessionelt samarbejde. Som supplement til disse metoder har vi også en organisering, der understøtte dette fokus, idet vi er samlet under samme ledelse. Vi tror dog i højere grad på, at metoderne for samarbejdet er afgørende fremfor organiseringen. Dette blev også resultatet af vores evaluering af fase 2. Fase 2 indebar, at rådgiverne, PPR og Sundhedsplejen sad samlet decentralt i fem kompetenceteams. Evalueringen af dette tiltag viste dog, at der ikke var indlagt metoder for det tværfaglige samarbejde, og at det var meget sårbart monofagligt. Vi har derfor samlet rådgiverne på rådhuset og erstattet den tværfaglige organisering med tværfaglige metoder. Dog har vi fastholdt muligheden for åben anonym rådgivning i udvalgte kompetenceteams, hvilket løbende evalueres. Øget kendskab til hinanden. Når vi skal arbejde med en tidlig indsats kræver det, at vi ved, hvad hinanden kan byde ind med. I regi af Uddannelse til alle, har vi derfor udarbejdet en padlet, der indeholder et overblik over eksisterende indsatser i de forskellige faggrupper. Oversigten kan let rettes til og justeres, så det bliver et dynamisk værktøj. Styrket samarbejdet med barnet og familien. Som nævnt ovenfor anser vi Side 31 af 64

33 samarbejdet med barnet og familien som afgørende, hvis vi vil sætte tidligere ind, inden problemerne vokser sig store. Til dette formål har vi i regi af Uddannelse til alle udviklet en dialogmodel. Dialogmodellen skal anvendes til alle formaliserede møder mellem fagpersoner og borgerne i direktørområdet Børn og Skole. Milepæle og opfølgning. Både planen for omlægningen af indsatsen og strategien for Uddannelse til alle indeholder konkrete milepæle, så vi kan følge op på, om metoder og indsatser er kendte i både almenområdet og det specialiserede område, om de anvendes i praksis, og om den tidlige indsats fører til de ønskede resultater. Vi har i den forbindelse lavet en baselinemåling for begge. Baselinemålingen er både baseret på statistik samt vurderinger fra fagpersoner og borgere. Derudover påtænker vi at inddrage den socialøkonomiske investeringsmodel (SØM), der er udarbejdet af Socialstyrelsen, i forbindelse med dette, når den udvides til børneområdet. Projekt tidlig indsats viden og konkrete tiltag. I forbindelse med omlægningen af indsatsen i Børn og Familie har vi søgt om støtte fra Socialstyrelsen og modtaget positivt tilsagn til dette. Dette indebærer, at vi får mulighed for at drage fordel af deres ekspertise og erfaringer på området. Derudover har det betydet, at vi helt konkret har indført en forsøgsperiode med fremskudte rådgivere, der har udvalgte skoler og dagtilbud som arbejdsplads. Rådgiverne fungerer som bindeled mellem Myndighedsog almenområdet og skal så vidt muligt forsøge at afhjælpe problemstillinger i familierne, inden det bliver til sociale sager i Myndighed. Derudover er vi i gang med at implementere familierådslagning. Familierådslagning inddrager barnet, familien og netværket, så de sammen kan udarbejde en plan for, hvad der skal forandres for, at barnets eller den unges trivsel forbedres. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Tidlig indsats. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er retningslinjer for den tidlige indsats Dette vurderer vi i høj grad er opfyldt jf. ovenstående. Vi anser det endvidere som en stor fordel, at de er tværfaglige. Derudover er det en del af vores plan, at vi skal implementere indsatstrappen som et aktivt værktøj, der anvendes til at finde den bedste indsats til barnet. Retningslinjerne for anvendelsen af indsatstrappen vil supplere de allerede eksisterende retningslinjer for den tidlige indsats. Indsatstrappen forventes implementeret i løbet af foråret Side 32 af 64

34 Unge i Uddannelse arbejder endvidere på en tilpasning af indsatstrappen til ungeområdet, hvor i der arbejdes med at udbygge indsatstrappen, således at der arbejdes mere målrettet og tidligere med den unge i nærområdet. Dette er et fortsat arbejde, der involverer udvidelse af tilbud og præcisering af de eksisterende behov for både forebyggelse og indsats. Dette er et i gang værende arbejde. Der er opfølgning på retningslinjerne, og hvorvidt den tidlige indsats fører til de ønskede resultater Dette, vurderer vi, er opfyldt. Vi vurderer dog, at kvaliteten af denne opfølgning vil styrkes gennem anvendelse af SØM jf. ovenstående. Alle relevante målgrupper har en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats Vi vurderer, at arbejdet med dette er påbegyndt, og at vi er godt på vej. De planer og strategier, som henvises til ovenfor, er dog relativt nye. Vi vurderer derfor, at der vil være et forsat arbejde i at sikre, at alle målgrupper også i praksis oplever at have en tydelig og kontinuerlig rolle i arbejdet med den tidlige indsats. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Forskningen viser, at det giver mening at gribe ind, før problemerne vokser sig store, både ud fra et menneskeligt, fagligt og økonomisk perspektiv. Omlægningen af indsatsen til en tidligere forbyggende indsats vil derfor betyde for de udsatte børn og unge, at deres udfordringer i langt højere grad løses så langt nede på indsatstrappen som muligt. Hermed er der større chance for, at barnet/og den unge kommer i vedvarende trivsel uden behov for støtte fra det offentlige system. Ovenstående udviklingstiltag, der alle har til formål at styrke den tidlige indsats, anser vi derfor i høj grad som en forbedring af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Side 33 af 64

35 Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 3. Underretninger Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Sikrer en ensartet brug af ICS i arbejdet med underretninger. Udarbejder klare kriterier for, hvordan man vurderer indholdet af en underretning, herunder for anvendelsen af 11, stk. 2 og 3. Etablerer og implementerer retningslinjer for opgavefordeling mellem Frontteam og Socialteam, så der tages hånd om alle sager rettidigt. Udarbejder retningslinjer for og sikrer orientering til underretter. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Arbejdsgang for håndtering af underretninger. Der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse for håndteringen af underretninger, se under eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger for en beskrivelse af, hvordan denne arbejdsgangsbeskrivelse er blevet udarbejdet og implementeret. Her fremgår ligeledes, hvordan vi har sikret os, at retningslinjerne er formidlet og kendt blandt de relevante fagpersoner i organisationen. I Arbejdsgangen er der bl.a. tydeligt angivet praksis for second opinion, orientering til faglig underretter og inddragelse af alle sagens parter. Dette nævnes, idet dette var nogle af opmærksomhedspunkterne fra Task Force. Snitflade mellem Socialteam og Frontteam. I denne arbejdsgangsbeskrivelse er der tydeligt defineret, hvem der gør hvad og herunder snitfladen mellem Frontteam og Socialteamene. Her er det bl.a. også tydeliggjort, hvem der træffer afgørelse om iværksættelse af en børnefaglig undersøgelse. Derudover er praksis ændret således, at sager til socialteamet fordeles hver uge, så der ikke er sager, der står på en Side 34 af 64

36 fordelingsliste i mere end maksimalt en uge. Kompetenceplan. For at sikre ensartethed i de socialfaglige vurderinger og en systematisk anvendelse af ICS har vi ændret kompetenceplanen således, at de socialfaglige vurderinger skal drøftes på teammøderne, hvor der også deltager en faglig leder. Gameplan for implementering ICS. For at styrke implementeringen af ICS har vi udarbejdet en gameplan for implementeringen af ICS samt opkvalificeret vores superbrugere, så de kommer mere i spil, og så de i langt højere grad understøtter en øget anvendelse af ICS. Denne gameplan indebærer bl.a., at vi på nuværende tidspunkt altid har en sag med til teammøderne, hvor teamet sammen laver ICS sparring med magneterne. Redskaber og set-up. For at styrke håndteringen af underretninger har vi ansat flere ressourcer i Frontteamet, derudover har vi lavet en hjælpevagt-ordning til Frontteamet, så der altid er en kollega, der kan tage med, hvis de skal ud i en akut sag. Derudover har vi haft fokus på en styrkelse af den sociale bagvagt, og deres opgaver fremgår også tydeligt af arbejdsgangsbeskrivelsen for håndtering af underretninger. Slutteligt startede vi processen omkring underretninger med at foretage en oprydning i de åbne underretninger i Frontteamet. Dialog med samarbejdspartnere. Vi har i løbet af 2016 været rundt på alle skoler og dagtilbud og haft dialogmøder omkring underretninger og statusudtalelser for at videregive information om, hvornår der skal sendes en underretning, hvordan Myndighed arbejder med underretninger, den gode underretninger og den gode statusudtalelse. Derudover har vi i medio 2017 afholdt en vidensdag for vores samarbejdspartnere omkring ICS. Slutteligt har vi indført fremskudte rådgivere, der skal være bindeleddet mellem myndighed og almenområdet og bl.a. bidrage ift., hvornår der skal sendes en underretning og kvalificering af denne. Kompetenceudvikling. Da underretninger var det første faglige tema, som vi tog fat på, var rådgiverne i den forbindelse også på et 1dags videnskursus om at skrive en sag. Kursets formål er at styrke deltagernes viden om særlige fokuspunkter og lovgivningsmæssige proceskrav, der gælder for journalisering i børne- og ungesager. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Underretninger. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er en ensartet brug af ICS i arbejdet med underretninger. Side 35 af 64

37 Vi vurder, at vi her er godt på vej, og at ICS i langt højere grad end før er blevet en del af rådgivernes mindset. Der er dog stadig behov for at arbejde fokuseret med dette, hvorfor vi også har lavet gameplanen for implementering af ICS. Der er udarbejdet klare kriterier for vurdering af indholdet af en underretning. Vi vurderer, at dette i høj grad er tilfældet, hvilket også har medført, at vi nu har åbnet op for, at rådgiverne i teamene selv kan foretage disse vurderinger, og at det kun er der, hvor de er i tvivl, at det skal med på et teammøde til fælles drøftelse. Der er implementeret retningslinjer for opgavefordeling mellem Frontteam og Socialteam. Vi vurderer, at dette i høj grad er tilfældet, og vi oplever ikke længere uklarheder i den forbindelse. Vi er dog pt. ved at arbejde med, at Frontteamets indledende vurderinger og sagssparringer videreformidles, så Socialteamene kan bygge videre på dette. Dette drejer sig mere konkret om den sparring Frontteamet lavet på sagerne ud fra ICS trekanten, når de skal vurdere, om der skal træffes afgørelse om opstart af en børnefaglig undersøgelse. Dette arbejde vil Socialteamene gerne bygge videre på i deres tragtning. Der er udarbejdet retningslinjer for og sikret orientering til underretter. Vi vurderer, at vi i høj grad har fået udarbejdet retningslinjer, og at disse er kendt blandt medarbejderne. Ift. At sikre orienteringen i praksis, vurderer vi, at vi er godt på vej, hvilket de seneste målinger også indikerer. Dog har vi i ultimo 2017 foretaget en analyse af vores underretninger. Analysen viser, at vi stadig modtager mange underretninger, og at det ofte er i allerede aktive sager. Dette indikerer, at der stadig er behov for at arbejde med vores kommunikation med vores samarbejdspartnere. Vi er derfor pt. i gang med at udarbejde en handleplan på baggrund af denne analyse. Handleplanen vil bl.a. komme til at have fokus på øget klarhed over, hvornår der skal sendes en underretning samt handlemuligheder, inden der sendes en underretning. Foruden ovenstående målsætninger har vi også formuleret følgende mål: Arbejdsgangsbeskrivelserne og kvalitetsstandarderne anvendes. Alle handlinger i sager er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger. Ensartet og korrekt journalføring Underretninger kategoriseres inden for 24 timer, der foretages en socialfaglig Side 36 af 64

38 vurdering og der indberettes til ankestyrelsen. Frister overholdes ift. Partshøring jf. kategorisering. Alle målsætningerne måles der på i vores målingerne, og her tegner der sig et billede af en meget positiv udvikling. Dette gælder særligt ift. 24 timers vurderingerne og de socialfaglige vurderinger, og vi ligger på et højt niveau ift. Korrekt journalføring og overholdelse af Tønder Kommunes frister for partshøring. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Underretninger er ofte den måde, hvorpå sagsbehandlingen i Myndighed starter op. Vi mener derfor i høj grad, at ovenstående udviklingstiltag, der styrker vores håndtering af underretninger, er med til at lægge stenene og styrke den generelle kvalitet i sagsbehandlingen. Hertil kommer, at vi i Tønder Kommune jf. ovenstående modtager forholdsvis mange underretninger, hvorfor sagsbehandlingen af underretninger udgør en ikke ubetydelig del af vores generelle sagsbehandling. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger Proces for udvikling af pakkerne Hvert tema starter med, at Drifts- og udviklingskonsulenten indsamler og systematiserer det eksisterende materiale, arbejdsgangsbeskrivelser og kvalitetsstandarder i relation til det pågældende tema (eksempelvis underretninger). Når dette materiale er indsamlet og systematiseret mødes Drifts- og Udviklingskonsulenten med 2-3 udvalgte medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter. Sammen udarbejdes der én arbejdsgangsbeskrivelse, kvalitetsstandarder, brevskabeloner og journalskabeloner i SBSYS. I takt med at materialet færdiggøres afklares muligheder og behov for opfølgning på brug af materialet, herunder en konkretisering af de opstillede indikatorer og målemetoder for de allerede opsatte Side 37 af 64

39 mål. Herefter bliver materialet kvalificeret ved Task Forcen og derefter rettet til. Implementering af pakkerne Når materialet er færdigt, påbegyndes selve implementeringsfasen. Som det allerførste præsenteres materialet på et personalemøde, hvor medarbejderne har mulighed for at diskutere materialet i grupper og komme med input til arbejdsgruppen. Herefter tilrettes materialet, hvorefter det tages i brug. Alt materiale er samlet i en sag i SB-SYS således, at alt gældende materiale er at finde samme sted. De efterfølgende 6 uger er det pågældende tema i fokus på teammøderne og de individuelle sparringsmøder. Efter denne 6 ugers periode foretages der den første måling på anvendelsen af arbejdsgangsbeskrivelsen. På baggrund af denne måling foretages der kollektiv og individuel opfølgning med medarbejderne med fokus på styrker og udviklingsområder. Derudover tilrettes materialet. Derefter foretages disse målinger med et fast tidsinterval. Mindst én gang årligt foretages der derudover fokusgruppeinterviews med rådgiverne. Formålet med disse interviews er at få medarbejdernes ord på, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer med materialet og evt. at kunne spørge ind til nogle af de resultater, der ses i det øvrige ledelsestilsyn. Resultatet af målinger er løbende blevet præsenteret på personalemøderne og/eller teammøderne. Her har vi desuden løbende haft arbejdsgangene med til drøftelse og repetition. Ift. Sidstnævnte har vi bl.a. anvendt quiz systemet Kahoot. Målingerne er ligeledes løbende blevet præsenteret for Børn- og Skoleudvalget for på den måde at fastholde hele organisationens fokus på at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen på børn- og ungeområdet. 4. Børnefaglige undersøgelser Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Afklarer arbejdsdelingen og beslutningskompetencen i forbindelse med beslutning om opstart af børnefaglig undersøgelse. Sikrer en fælles forståelse af, hvad der kendetegner kvalitet i kommunens børnefaglige undersøgelser. Sikrer en fælles tilgang til arbejdet med undersøgelser, og hvordan barnets familie og Side 38 af 64

40 netværk bedst inddrages i denne forbindelse på tværs af rådgivergruppen. Implementerer ledelsessparring på arbejdet med børnefaglige undersøgelser. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Arbejdsgang for børnefaglige undersøgelser. Der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse for børnefaglige undersøgelser, se under eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger under temaet omkring underretninger for en beskrivelse af, hvordan denne arbejdsgangsbeskrivelse er blevet udarbejdet og implementeret. Her fremgår ligeledes, hvordan vi har sikret os, at retningslinjerne er formidlet og kendt blandt de relevante fagpersoner i organisationen. I Arbejdsgangen er der bl.a. tydeligt angivet praksis for inddragelse af barnet, familien og netværket, samt hvilke indholdsmæssige kriterier undersøgelsen skal opfylde. Dette fremhæves, idet dette var et opmærksomhedspunkt fra Task Force. Arbejdsgangen er desuden baseret på de erfaringer vi gjorde os på SPUK-kurset, hvor det var meget tydeligt, at der eksisterede en meget uens tilgang til arbejdet med børnefaglige undersøgelser. Snitflade mellem Socialteam og Frontteam. I denne arbejdsgangsbeskrivelse er der tydeligt defineret, hvem der gør hvad og herunder snitfladen mellem Frontteam og Socialteamene. Her er det bl.a. også tydeliggjort, hvem der træffer afgørelse om iværksættelse af en børnefaglig undersøgelse. Sparring fra ledelse og kollegaer. Ved at samle alle rådgiverne på rådhuset og etableringen af forskellige mødefora har vi sikret, at der nu er en høj grad af mulighed for sparring fra både ledelse og kollegaer. For en nærmere beskrivelse af mulighederne for sparring med ledelse og kollegaer henvises til temaet omkring faglig sparring. Inddragelse af barnet og familien. For at styrke inddragelsen af barnet og familien i den børnefaglige undersøgelse har vi udarbejdet en pjece omkring den børnefaglige undersøgelse, som sendes til familien sammen med afgørelsen om opstart af den børnefaglige undersøgelse. Derudover har vi indført, at barnet og familien modtager en undersøgelsesplan for forløbet, så de ved, hvordan processen er. Begge dele har til formål at klæde barnet og familien på, så de har mulighed for at indtage en mere aktiv rolle i undersøgelsesprocessen. Derudover har vi arbejdet målrettet med børnesamtaler som et tema. Der henvises her til temaet omkring personrettede tilsyn. Side 39 af 64

41 Kvalitet i den børnefaglige undersøgelse. Vi har særligt arbejdet med den indholdsmæssige del af den børnefaglige undersøgelse i forbindelse med implementeringen af ICS. Her er der bl.a. indført krav om, at alle børnefaglige undersøgelser skal tragtes. Dette har til formål at skabe mere skarpe og målrettede undersøgelser. For at få tragtningen under huden har vi indført, at vi frem til sommeren 2018 laver én tragtning sammen på alle teammøder. ICS superbrugerne har i den forbindelse sammen med ledelsen udarbejdet en kvalitetsstandard for tragtninger i Tønder Kommune. Tidsfristen for den børnefaglige undersøgelse. Der har tidligere været et efterslæb ift. at få lavet de børnefaglige undersøgelser. Medio 2017 havde vi derfor en meget fokuseret indsats, hvor vi fik rettet op på dette, således at der ikke længere er et efterslæb. Derudover har vi indført ugentlig ledelsesinformation, hvor det fremgår, hvor mange børnefaglige undersøgelser der er ved at blive lavet, og om der er nogle, der er ved at overskride tidsfristen. På den måde kan vi sikre, at vi heller ikke i fremtiden får opbygget et efterslæb på børnefaglige undersøgelser. Vi har derudover udarbejdet tydelige retningslinjer for, hvornår den børnefaglige undersøgelse skal opdateres, således at de børnefaglige undersøgelser, der ligger på sagerne, lever op til lovgivningen. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Børnefaglige undersøgelser. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er en tydelig arbejdsdeling og afklaring af, hvem der har beslutningskompetencen i forbindelse med beslutning om opstart af den børnefaglige undersøgelse. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Der er en fælles forståelse af, hvad der kendetegner kvalitet i kommunens børnefaglige undersøgelser. Vi vurderer, at vi her er godt på vej. Dog indgår det i gameplanen for ICS, at vi i løbet af 2018 og 2019 vil arbejde mere målrettet med hhv. beskrivelsen, sammenfatningen og vurderingen i den børnefaglige undersøgelse. Ligesom ved tragtningen vil vi her udarbejde kvalitetsstandarder, hvorefter der vil blive arbejdet med disse på teammøder og i den daglige sparring med ICS superbrugerne. Der er en fælles tilgang til arbejdet med undersøgelser, og hvordan barnets familie og Side 40 af 64

42 netværk inddrages. Vi vurderer, at vi her er godt på vej. Dog er der udviklingspotentiale ift. En øget inddragelse af barnet, barnets familie og netværket. Jf. ovenstående har vi arbejdet med børnesamtaler som et tema, og vi har iværksat forskellige tiltag, herunder også familierådslagning. P.b.a. vores seneste fokusgruppeinterviews har vi dog besluttet, at der er behov for et fokus på, værdien af børnesamtalerne, og hvordan man som rådgiver får mest ud af dem. Derudover er der i hele Børn og Skole området fokus på en øget inddragelse af barnet og familien, og der opleves en stor berøringsangst ift. dette. Der er implementeret ledelsessparring på arbejdet med børnefaglige undersøgelser Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Foruden ovenstående målsætninger har vi også formuleret følgende mål: Arbejdsgangsbeskrivelserne og kvalitetsstandarderne anvendes. Alle handlinger i sager er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger. Ensartet og korrekt journalføring Alle kender den valgte teoretiske baggrund. Alle nye sager, hvor der skal foretages børnefaglige undersøgelser, gennemføres disse inden for fristen på 4 måneder. I alle sager anvendes netværkskort. I alle sager anvendes tragtmodel. Ovenstående målsætninger måles der på i vores målingerne, og her tegner der sig et billede af en meget positiv udvikling. Dette særligt ift. at handlingerne er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger, korrekt journalføring, gennemførsel af undersøgelser inden for fristen og anvendelse af tragtmodellen. Anvendelse af netværkskort og fokus på den teoretiske baggrund arbejdes der fokuseret med i regi af arbejdet med børnesamtalerne og gameplanen for ICS. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Side 41 af 64

43 I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Ovenstående udviklingstiltag har til formål at styrke kvaliteten i den børnefaglige undersøgelse, og da denne undersøgelse spiller en afgørende rolle for, at vi får givet den rette indsats til barnet, anser vi i høj grad dette som en del af en generel styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 5. Handleplan Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Implementerer sparring på arbejdet med handleplaner og skaber en fælles forståelse af, hvad der kendetegner kvalitet i arbejdet med handleplaner Sikrer en mere ensartet tilgang til arbejdet med handleplaner, og at der løbende følges op på arbejdet med handleplaner Sikrer, at handleplanerne bruges som styringsredskaber i forhold til den iværksatte indsats. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Arbejdsgang for handleplaner. Der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse for handleplaner, se under eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger under temaet omkring underretninger for en beskrivelse af, hvordan denne arbejdsgangsbeskrivelse er blevet udarbejdet og implementeret. Her fremgår Side 42 af 64

44 ligeledes, hvordan vi har sikret os, at retningslinjerne er formidlet og kendt blandt de relevante fagpersoner i organisationen. I arbejdsgangsbeskrivelsen fremgår det tydeligt, at der skal tages stilling til, hvorvidt handleplanen skal revideres i forbindelse med opfølgning på foranstaltningerne. Derudover er nogle af de indholdsmæssige krav til handleplanen beskrevet, herunder eksempelvis at formålet med indsatsen skal være tydeligt. Dette fremhæves, idet dette var et opmærksomhedspunkt fra Task Force. Handleplan før visitation. Af arbejdsgangsbeskrivelsen for handleplaner fremgår der, at der skal udarbejdes en handleplan, før der kan visiteres til en foranstaltning. For at sikre dette, har vi endvidere aftalt med vores Foranstaltningsafdeling, at de ikke tager sager ind, hvis der ikke er udarbejdet en handleplan. Kompetenceudvikling. De rådgivere, der også har handicapsager, har alle været på et 5dags kursus omkring udredningsværtøjet på handicapområdet. I den forbindelse har de også arbejdet med målsætning. De gode erfaringer herfra arbejdes der pt. med at få spredt ud til alle rådgiverne. Derudover har alle rådgiverne modtaget undervisning ift. Lov omkring handleplaner og notatpligt Den gode afgørelse. Alle rådgiverne har modtaget undervisning i den gode afgørelse. I vores arbejdsgang omkring handleplaner indgår også arbejdet med at træffe afgørelse om foranstaltning. Vi har derfor også haft fokus på afgørelser og har bl.a. startet op med, at sagens parter skal modtage en ny afgørelse, hver gang der ændres i bevillingen, så familien altid ved, hvilken ydelse de får. Derudover har vi indført, at én medarbejder fra Foranstaltning sidder med til teammøderne og er med i drøftelserne omkring, hvilke relevante foranstaltninger der vil kunne bidrage til at støtte op om problemstillingen. På den måde får vi et bredere perspektiv på mulige foranstaltninger. Inddragelse af barnet, familien og netværket. Rådgiverne har udtrykt ønske om kommunikative værktøjer, som de kan bruge, når de skal inddrage borgerne. Vi har derfor afholdt et kommunikationskursus i starten af Der følges nu op på anvendelsen af de værktøjer, vi fik denne dag. Sparring fra ledelse og kollegaer. Ved at samle alle rådgiverne på rådhuset og etableringen af forskellige mødefora har vi sikret, at der nu er en høj grad af mulighed for sparring fra både ledelse og kollegaer. For en nærmere beskrivelse af mulighederne for sparring med ledelse og kollegaer henvises til temaet omkring faglig sparring. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Handleplan. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Side 43 af 64

45 Der er implementeret sparring på arbejdet med handleplaner. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Der er skabt en fælles forståelse af, hvad der kendetegner kvalitet i arbejdet med handleplaner. Vi vurderer, at vi her er godt på vej, vi vil dog arbejde endnu mere målrettet med at definere god kvalitet i en handleplan, herunder særligt i forhold til, hvad der karakteriserer gode, målbare og konkrete mål. Dette vil vi gøre, når vi udarbejder kvalitetstandarden for handleplaner, som indgår som en del af ICS gameplanen. Denne kvalitetsstandard kommer ligeledes til at være i fokus på teammøder og i den daglige sparring med ICS superbrugerne i en periode på et halvt år. Der er en ensartet tilgang til arbejdet med handleplaner. Vi vurderer, at dette i nogen grad er opfyldt, dog er denne arbejdsgang endnu ikke fuldt implementeret, idet der i forbindelse med implementeringen af denne arbejdsgang har været stort fokus på at fjerne efterslæbet på de børnefaglige undersøgelser og oprettelsen af et nyt fagchefområde, hvormed afdelingen blev delt i to. Der følges løbende op på arbejdet med handleplaner Vi vurderer, at dette i høj grad er tilfældet. Handleplanerne bruges som styringsredskab i forhold til den iværksatte støtte. Se ovenfor ift. Ensartet tilgang til arbejdet. Eksempelvis vurderer vi, at der er et udviklingspotentiale ift. Inddragelse af barn, familie og netværk. Det indgår som en del af arbejdsgangsbeskrivelsen, at der skal afholdes fælles handleplansmøder, hvor barn, forældre og netværk er med til at udforme handleplanen. Dette er dog ikke implementeret, hvorfor det vil være i stort fokus i resten af Foruden ovenstående målsætninger har vi også formuleret følgende mål: Arbejdsgangsbeskrivelserne og kvalitetsstandarderne anvendes. Alle handlinger i sager er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger. Ensartet og korrekt journalføring Side 44 af 64

46 I alle nye sager er der udarbejdet handleplaner inden, der visiteres til en foranstaltning. Alle mål er målbare og progressive. Alle lovpligtige opfølgninger gennemføres inden for fristen. Alle målsætningerne måles der på i vores målingerne, og her tegner der sig et billede af en meget positiv udvikling. Dette særligt ift. at handlingerne er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger, korrekt journalføring og udarbejdelse af handleplaner inden, der visiteres til en foranstaltning. Dog ser vi, som før nævnt, et behov for et fokus på målbare og progressive mål. Hertil kommer, at der er plads til forbedring ift. Gennemførelse af de lovpligtige opfølgninger inden for fristen. Udviklingstiltagene omkring handleplaner er dermed endnu ikke fuldt implementeret, idet der har været behov for at fastholde fokus på de børnefaglige undersøgelser for at sikre implementeringen heraf. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Handleplanerne skal fungere som et aktivt styringsredskab og dermed sikre en helhedsorienteret og sammenhængene indsats, vi ser derfor sagsarbejdet omkring handleplaner som meget betydningsfuldt ift. den generelle kvalitet i sagsbehandlingen. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 6. Efterværn Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Side 45 af 64

47 Sikrer systematik og opfølgning på 17 ½ års møder. Tydeliggør formålet og rammerne for de forskellige mødefora i forbindelse med planlægning af overgang til det 18. år Har fokus på systematisk inddragelse af relevante parter fra voksenområdet. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Fra TVIST til nyt fagchefområde: Unge i Uddannelse. I 2016 blev der nedsat en arbejdsgruppe på tværs af jobcenter og børn og unge, der skulle adressere nogle af de samarbejdsproblematikker, der gør sig gældende på tværs af forvaltningerne. Arbejdsgruppen skulle blandt andet drøfte, om der var mulighed for at oprette et TVIST for sociale sager. TVIST er det mødefora, der blev anvendt i forbindelse med overgangen til Voksenområdet for handicapsagerne på daværende tidspunkt. Inden dette arbejde blev færdiggjort, blev der dog truffet beslutning om at oprette et nyt fagchefområde; Unge i Uddannelse. Det nye fagchefområde samler alle afdelinger, der arbejder med unge mellem 15 og 30 år med undtagelse af overbygningsdelen i grundskolen og misbrugscenteret. Formålet med denne organisering er styrke de unges egenmestring, øge antallet af unge, der får gennemført en ungdomsuddannelse, styrke uddannelsesniveauet og den faglige arbejdskraft, samt mere overordnet at samle indsatsen et sted. Der blev i forbindelse med det nye fagchefområde nedsat et paragraf 17 stk. 4 udvalg. Udvalget har ikke politisk beslutningskompetence men består af repræsentanter fra de politiske udvalg, erhvervslivet, ungdomsuddannelserne m.m. Udvalget er oprettet med udgangspunkt i en ambition om øget samskabelse. Aftalen mellem Børn og Familie og Unge i Uddannelse er, at unge som udgangspunkt rykker over i det nye fagchefområde, når de fylder 15 år. Dog er der udarbejdet mere udførlige skriftlige samarbejdsaftaler, der skal sikre fleksible og meningsfulde snitflader. Generelt er der et stort fokus på, at der med dette fagchefområde ikke blot laves nye uhensigtsmæssige snitflader. Der er udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser for overgangen ind i Unge i Uddannelse. Unge i Uddannelse arbejder fortsat internt med at skabe de bedste overgange ved d. Side 46 af 64

48 17/18 år, og arbejdet involverer blandt andet løbende tilpasninger af arbejdsgangsbeskrivelser og prøvehandlinger, der efter behov sikrer unge kontinuitet i fx ungekonsulent/mentor. Der arbejdes med en håndholdt indsats, hvor de unge skal opleve at blive støttet i overgangene hhv. ved 18 og 23, hvor ansvaret fastholdes ved den unge selv. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Efterværn. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er systematik og opfølgning på 17,5 års møder. Tydeligt formål og rammer for de forskellige mødefora i forbindelse med planlægning af overgang til det 18 pr. Systematisk inddragelse af relevante parter fra voksenområdet Der afholdes i Unge i Uddannelse myndighedsmøder hver anden uge, hvor myndighedsmedarbejdere fra år deltager. Formålet er aktivt at arbejde med overgangen fra det 17. til 18. år, og dermed skabe en helhedsorienteret myndighedsindsats med målet om en kontaktperson fra det år via tilgang, samskabelse, krav og forventninger til og med den unge. For at øge systematikken omkring overgangene er det næste skridt at præcisere arbejdsgangsbeskrivelserne, således at der foreligger en skriftlig redegørelse for at sikre tværfagligheden og trygge overgange. Der arbejdes fortsat med at sikre og kvalificere overgangene både til, i og ud af Unge i Uddannelse. Dette er derfor en igangværende proces, hvor overgangene forventes at være præciseret i april/maj Herefter følger kvalificering med løbende justeringer og tilpasninger. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Unge i Uddannelse oplever, at de unge oplever en mere sammenhængende overgang, hvor færre unge oplever at falde ud. Medarbejderne oplever at være bedre klædt på i mødet med nye borgere. Unge i Uddannelse forventer at opnå en større viden om effekterne af arbejdet med overgangene i løbet af efteråret Side 47 af 64

49 Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 7. Personrettet tilsyn Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Sikrer fælles retningslinjer for gennemførelse af tilsynet. Faglige kriterier/retningslinjer for tilgang/procedure til samtale med barnet i forbindelse med tilsynet. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Vidensdokument for børnesamtaler generelt. Der er udarbejdet et vidensdokument for børnesamtaler, se under eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger under temaet omkring underretninger for en beskrivelse af, hvordan dette vidensdokument er blevet udarbejdet og implementeret. Her fremgår ligeledes, hvordan vi har sikret os, at retningslinjerne er formidlet og kendt blandt de relevante fagpersoner i organisationen. Hvor der ved underretninger, børnefaglige undersøgelser og handleplaner altså blev udarbejdet arbejdsgangsbeskrivelser, blev der ift. temaet omkring børnesamtaler udarbejdet et vidensdokument samt tilført ændringer til de tre arbejdsgange. Bl.a. har vi indført, at der ved modtagelse af en underretning skal afholdes samtale med barnet uanset barnets alder. Derudover blev der i arbejdsgangen for handleplaner udspecificeret, at der i forbindelse med opfølgning på foranstaltning både skal afholdes en børnesamtale jf. SEL 70, stk. 1 samt i anbringelsessager en tilsynssamtale jf. SEL 70, stk. 2 samt, hvordan disse samtaler skal dokumenteres. Fokus på juridiske forhold. Vidensdokumentet indeholder information omkring procedure for bisidder, forskellen mellem tilsynssamtaler og opfølgningssamtaler, begrundelser for undladelse af børnesamtale, og hvordan barnets holdning til en Side 48 af 64

50 foranstaltning kan tilvejebringes. Fokus på faglige metoder. Vidensdokumentet indeholder information om guidelines til børnesamtaler, beskrivelse af faglige metoder og et eksempel på, hvordan man kan forberede sig til børnesamtalerne. Værktøjer til kommunikation. Rådgiverne har udtrykt ønske om kommunikative værktøjer, som de kan bruge, når de skal inddrage borgerne. Vi har derfor afholdt et kommunikationskursus i starten af Der følges nu op på anvendelsen af de værktøjer, vi fik denne dag. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Personrettet tilsyn. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er fælles retningslinjer for gennemførsel af tilsynet. Vi vurderer, at dette er opfyldt, da det fremgår af vidensdokumentet og arbejdsgangsbeskrivelsen for handleplaner. Der er faglige kriterier/retningslinjer for tilgang/procedure til samtale med barnet i forbindelse med tilsynet. Vi vurderer, at dette i nogen grad er opfyldt, men at vi med fordel kan have øget fokus på dette jf. nedenstående. Derudover er vi i gang med at lave en kuffert, som rådgiverne kan tage med til deres børnesamtaler, hvormed de får styrket deres mulighed for at anvende de faglige tilgange, der er beskrevet i vidensdokumentet. Foruden ovenstående målsætninger har vi også formuleret følgende mål: Arbejdsgangsbeskrivelserne og kvalitetsstandarderne anvendes. I alle nye sager afholdes børnesamtalerne rettidigt. Børnesamtalen er tydelig i sagsbehandlingen. Vi vurderer, at vi her er på vej, men at der er plads til forbedringer, som før nævnt, vil vi derfor fremadrettet have fokus på værdien af børnesamtalerne, og hvordan man som rådgiver får mest ud af dem. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Side 49 af 64

51 I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Børnesamtalerne generelt og herunder det personrettede tilsyn er centrale redskaber til at sikre, at vi får inddraget barnets stemme, og at barnet er i centrum, hvilket, vi mener, bidrager med kvalitet i sagsbehandlingen. Vi ser derfor også dette som betydningsfuldt ift. generelt at styrke kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 8. Afslutning af sager Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Etablerer fælles kriterier for, hvornår en sag skal afsluttes. Anvender handleplaner og målene heri til at understøtte den socialfaglige vurdering af, om en sag skal afsluttes eller ej. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Arbejdsgangsbeskrivelserne for handleplaner og underretninger. I arbejdsgangsbeskrivelsen for handleplaner fremgår kriterierne for, hvornår en sag skal lukkes, når der har været iværksat en foranstaltning. I arbejdsgangsbeskrivelsen for underretninger fremgår kriterierne for, hvornår en sag skal lukkes, når der ikke har været iværksat foranstaltninger. Opfølgning efter afsluttet foranstaltning. Vi oplevede, at mange af rådgiverne havde en oplevelse af, at det kunne være svært at lukke en sag, hvor der har været en Side 50 af 64

52 foranstaltning i frygt for, om familien ville kunne klare det alene. Derudover oplevede vi, at familierne nogle gange også synes, at det var utrygt at skulle klare sig selv. Vi har derfor indført, at rådgiverne følger op med familien efter 1-2 måneder uden foranstaltning for på den måde at øge trygheden i at afslutte en sag. Iværksat støtte i netværket. Bl.a. på baggrund af ovenstående arbejder vi lige nu med, at foranstaltningsmedarbejderne finder en person i barnets netværk, der kan overtage deres opgave, når de trækker sig. På den måde får vi mobiliserede netværket, og vi sikrer, at der er nogen, der støtter op om barnet og familien, når foranstaltningsmedarbejderen trækker sig. Sparring på lukning af sager. Som nævnt tidligere har rådgiverne mulighed for kollegial og ledelsesmæssig sparring i flere forskellige sammenhænge, herunder også i de tre årlige sagsgennemgange. Her drøftes også, hvorvidt sager kan lukkes, og hvad der i givet fald skal til, før de kan lukkes. Gennemgang af 3000 lukkede sager. Da der tidligere har været tvivl om, hvornår en sag kan lukkes, har vi gennemgået alle de sager, der er blevet lukket fra kommunesammenlægningen og frem til nu. I enkelte tilfælde blev sagerne genåbnet, og der blev efterfølgende handlet i sagerne. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Afslutning af sager. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der er etableret fælles kriterier for, hvornår en sag kan afsluttes. Vi vurderer, at dette er tilfældet, men at der fortsat er behov for fokus på dette, så kriterierne anvendes i praksis. Handeplanen og målene heri anvendes til at understøtte den socialfaglige vurdering af, om en sag skal afsluttes eller ej. Vi vurderer, at der her er plads til forbedringerne. Dette læner sig op af vores tidligere pointe om et behov for at styrke vores kompetencer inden for målsætning. Konkrete og målbare mål er afgørende for i hvor høj grad, målene kan indgå i overvejelser om, hvorvidt en sag skal lukkes. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Side 51 af 64

53 I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Kvalitet i sagsbehandlingen handler for os også om, at vi får afsluttet sagerne, når vi skal, og at vi gør dette på en ordentlig måde. Ovenstående udviklingstiltag relaterer sig derfor også i høj grad til den generelle kvalitet i sagsbehandlingen. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 9. Faglig ledelse og sparring Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Udarbejder retningslinjer for den faglige ledelse og sparring. Får udarbejdet et fælles fagligt grundlag. Prioriterer implementering af ICS som ramme for sagsbehandlingen, herunder som grundlag for faglig sparring. Udarbejder procedurer for ledelsestilsyn fremadrettet med fokus på at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Etableret systematisk struktur og retningslinjer for sparring. Der er etableret en fast struktur, der sikrer rådgiverne mulighed for faglig sparring på flere niveauer. For rådgiverne i Børn og Familie er der nu fire typer af faglige sparring. For det første er der personalemøde hver tredje uge. Det er på disse møder, at nye Side 52 af 64

54 arbejdsgangsbeskriver og kvalitetstandarder bliver præsenteret og drøftet. Her videregives og drøftes også anden information, der vedrører hele personalegruppen. For det andet afholdes der ugentlige teammøder. På disse møder arbejdes der med det tema, der er fokus på i den pågældende periode. Der er altså her fokus på anvendelse af ny viden i praksis. Konkrete emner, der tages op, kunne eksempelvis være anvendelse af tragtmodel, analyse og vurdering (børnefaglige undersøgelser), kategoriseringer, faglige vurderinger ift. paragraf 11 vs. paragraf 50, Second opinion, ICS (underretninger), opsætning af målbare mål, progression og varighed af indsats (handleplaner) m.m. Derudover er der på disse møder mulighed for sagsdrøftelser og sager til bevilling. For det tredje blev der i starten indført ugentlige individuelle sparringsmøder, hvor der var mulighed for individuel sparring på sagerne samt opfølgning på de individuelle udviklingsmål. I takt med at vi har oplevet en mere ensartet sagsbehandling, og idet rådgiverne nu sidder samlet, er der dog ikke længere fast ugentlig sparring. I stedet har rådgiverne mulighed for at kunne henvende sig ved behov, og de faglige ledere tager selv kontakt til de rådgivere, hvor det vurderes relevant. Slutteligt afholdes der tre gange årligt sagsgennemgang mellem den faglige leder og rådgiveren. Én af de tre gang er der tale om en temabaseret sagsgennemgang, hvor temaet ændres fra gang til gang. Rådgiverne har med dette system dermed mulighed for en kontinuerlig ledelsesmæssig sparring. Strukturen har løbende været tilpasset og evalueret undervejs. For rådgiverne i Unge i Uddannelse er der fastlagt sparring tværfagligt med voksenmyndighed, tværfaglig case-baseret sparring, tværfaglig ICS-tragtning samt sparring i rådgiver teamet. Mødestrukturen er relativt ny, indført i januar Dette er gjort for at effektivisere møderne, skabe en fælles kultur i afdelingen og sikre mulighed for fokuseret videndeling mellem medarbejdere, hvad enten de har fælles faglighed eller ej, og om de er myndighed eller foranstaltning. Myndighedsmøderne afholdes hver anden uge, og sikrer sparring omkring den helhedsorienterede myndighedsindsats, målrettet overgangene og målet om én kontaktperson fra d år. Den tværfaglige case-baserede sparring er et mødeforum der mødes hver anden uge, Side 53 af 64

55 og fokuserer på at medarbejderne i tværfaglige teams diskuterer de sager som medarbejderne har brug for nye input til. De tværfaglige ICS tragtningsmøder sikrer kendskab til ICS metoden i hele afdelingen. Den teambaserede sparring varetages af den faglige ressourceperson, med afdelingsleder som back-up. Både faglig ressourceperson og afdelingsleder står generelt til rådighed, såfremt medarbejderne ønsker én til én sparring. Dog opfordres medarbejderne til indledningsvist at gøre brug af de eksisterende sparringsfora, såfremt dette er praktisk muligt i sagsbehandlingen. Prioritering af faglig sparring. Vi har i hele perioden prioriteret den faglige sparring meget højt, og vi har haft en aftale om, at fastholdelse af strukturen for den faglige sparring prioriteres over andre ledelsesmæssige opgaver. Dette hænger sammen med, at der har været store krav om forandringer til rådgiverne ift. at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen, og de mange forandringer kræver mulighed for tæt faglig sparring. Kompetenceudvikling af ledere. Ledelsen og to medarbejderrepræsentanter har deltaget i et kursus omkring faglig ledelse. Her blev ledelsen introduceret til en række værktøjer, der alle har til formål at sikre en systematisk og målrettet ledelse og styring af sagsbehandlingen på området for udsatte børn og unge. Personaleledelse. Foruden faglig ledelse har der også været stort fokus på personaleledelse, idet vi anser denne del som en forudsætning for at den faglige del fungerer. Der er i den forbindelse blevet arbejdet meget seriøst med TRIO og APV en, og der er udarbejdet klare procedurer for sygemeldinger, stillingsskift, kontakt til ledelse i eksempelvis akutsager m.m. Unge i Uddannelse er her stadig ved at oparbejde rutiner og arbejdsgange, men fortsætter det store fokus på personaleledelse og det gode arbejdsmiljø. Samling af rådgivere og ledelse. Alle rådgiverne er blevet samlet på rådhuset, hvilket betyder, at de nu har både ledelsen og kollegaerne tæt på, hvilket letter den daglige sparring. I unge i Uddannelse er alle medarbejdere blevet samlet under ét tag i Vajsenhuset. Dette gør at den daglige sparring lettere, både med andre rådgivere og med andre fagligheder. Etablering af kvalitetssikringsudvalg. Udover ovenstående struktur for faglige sparring, er der oprettet et kvalitetssikringsudvalg, hvor rådgiverne kan få sparring på komplicerede sager og potentielle anbringelser. I dette udvalg sidder Myndighedslederen, de faglige leder, repræsentanter for Foranstaltning og repræsentanter fra almenområdet. Kompetenceplanen. Ændringer i kompetenceplanen har betydet, at rådgiverne skal have mange bevillinger og vurderinger med på teammøder til fælles drøftelse. Dette har haft til formål at ensrettet rådgivernes opfattelse af kvalitet i sagsbehandlingen. Side 54 af 64

56 Derudover medfører kompetenceplanen, at det er tydeligt, hvem der har bevillingskompetencen. Gameplan for implementering af ICS. For at styrke implementeringen af ICS har vi udarbejdet en gameplan for implementeringen af ICS samt opkvalificeret vores superbrugere. Sidstnævnte således, at de kommer mere i spil, og så de i langt højere grad understøtter en øget anvendelse af ICS. Denne gameplan indebærer bl.a., at vi på nuværende tidspunkt altid har en sag med til teammøderne, hvor teamet sammen laver ICS sparring med magneterne. Derudover har der været afholdt et 1dags kursus omkring ICS for hhv. rådgiverne og vores samarbejdspartnere. Fælles forståelse af kvalitet. Vi har arbejdet med begrebet kvalitet i sagsbehandlingen i efteråret Formålet har været at nærme os en fælles forståelse af, hvad dette begreb betyder i Tønder kommune. Vi igangsatte denne proces på et personalemøde, hvor vi drøftede begrebet. Her havde vi også en dialog omkring, hvordan vi i afdelingen kunne arbejde med kvalitet i sagsbehandlingen. Her blev nævnt en række forskellige tiltag, hvoraf flere allerede er blevet implementeret eksempelvis temabaseret sagsgennemgang. Retningslinjer og procedurer. Der er udarbejdet en række arbejdsgangsbeskrivelser og procedurer, der alle har til formål at tydeliggøre, hvad vi forstår ved kvalitet i sagsbehandlingen i Tønder Kommune og som på den måde også tjener som kvalitetsstandarder. Den faglige sparring tager udgangspunkt i disse arbejdsgangsbeskrivelser. Derudover foretages der løbende målinger på anvendelsen af disse arbejdsgangsbeskrivelser. Resultatet af disse målinger anvendes til både kollektiv og individuel læring. Serviceniveau for ydelser. Kvalitet i sagsbehandlinger har også et økonomisk perspektiv, hvor det handler om at bruge pengene der, hvor de giver mest gavn. Vi har derfor også arbejdet med dette aspekt af sagsbehandlingen. Vi er i den forbindelse i gang med at udarbejde serviceniveauer for forskellige ydelser. Formålet med disse servicestandarder er at få udarbejdet nogle retningslinjer og rammer, som rådgiverne kan læne sig op af. Det vil dog stadig være en konkret vurdering i den enkelte sag. Serviceniveauet laves i tråd med gældende lovgivning og principafgørelser fra området. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Faglig ledelse og sparring. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Side 55 af 64

57 Der er udarbejdet retningslinjer for den faglige ledelse og sparring. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt, og medarbejderne udtrykker ligeledes, at de oplever gode muligheder for faglig sparring. Der er udarbejdet et fælles fagligt grundlag. Vi vurderer, at vi her er rigtig godt på vej, og at der har været en meget stor positiv bevægelse mod et fælles fagligt grundlag. Jf. nedenstående er det vores opfattelse, at gameplanen for implementering af ICS yderligere vil bidrage positivt hertil. ICS er implementeret som ramme for sagsbehandlingen, herunder som grundlag for faglig sparring. Vi vurderer, at vi her er godt på vej, og at ICS i langt højere grad end før er blevet en del af rådgivernes mindset. Der er dog stadig behov for at arbejde fokuseret med dette, hvorfor vi også har lavet gameplanen for implementering af ICS. Der er procedurer for ledelsestilsyn med fokus på at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi vurderer, at dette i høj grad er tilfældet. Dette både baseret på ovenstående udviklingstiltag men også ift. Udviklingstiltagene, som er beskrevet i nedenstående tema omkring ledelsesinformation. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Som nævnt ovenfor anser vi faglig ledelse og sparring som altafgørende, når rådgiverne skal ændre praksis for at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger Side 56 af 64

58 10. Ledelsesinformation og styring Task Forcen har i analyserapporten anbefalet, at Tønder Kommune: Har fokus på at indsamle relevante data om kvalitet i sagsbehandlingen. Kommunen bedes i punktform opridse, hvilke udviklingstiltag og aktiviteter kommunen har iværksat for at imødekomme anbefalingerne Etablering af ledelsesinformationssystem. Vi har udviklet et ledelsesinformationssystem, der sikrer mulighed for en løbende faglig og økonomisk styring og udvikling. Der har ikke tidligere været kultur for anvendelse af ledelsesinformation på børn- og ungeområdet i Tønder Kommune, men vi har på nuværende tidspunkt følgende former for ledelsesinformation: Overblik over sagsflowet i Myndighedsafdelingen, så der er mulighed for styring og ledelse af den daglige drift. Kvalitetssikring af sagsbehandlingen på Børn- og Ungeområdet med udgangspunkt i arbejdsgangsbeskrivelserne for sagsbehandlingen. Disse bygger på lovgivningen suppleret med Tønder Kommunes egne servicestandarder. Sagsgennemgang, der indebærer en kvantitativ gennem af alle sociale sager ud fra lovgivning samt kvalitativ gennemgang af sociale sager ud fra skiftende temaer. Løbende kontoudstræk med overblik over økonomiske bevillinger. Nøgletalskataloget, der indeholder information om de anvendte socialfaglige indsatser, og hvorvidt vi bevæger os ned af indsatstrappen. Anvendelse af data. Indeholdende i dette ledelsesinformationssystem er også en stillingstagen til, hvem der modtager og handler på den information, der kommer. Formålet med ledelsesinformationen er altså, at både politikere, ledere og medarbejdere kan løfte deres forskellige roller i forhold til at planlægge, udvikle, prioritere og styre området. I opbygningen af ledelsesinformationen har vi derfor også haft fokus på både administration, lovmedholdelighed, indsatser, målgrupper, resultater og økonomi. Derudover har vi også haft stort fokus på, hvordan informationen bedst anvendes til faglig udvikling og læring. Vi har derfor i alle typer af ledelsesinformation taget stilling til både formål, metode, opfølgning og kadence. Side 57 af 64

59 Implementering af børnemodulet i SBSYS. Børnemodulet er implementeret og anvendes i alle sager. Vi har netop også øget vores fokus på anvendelsen af SBSYS superbrugerne, og de påtænkes at have en større rolle fremadrettet ift. den fortsatte udvikling af systemet og ift. fastholdelse af rådgivernes anvendelse af systemet. IT-hygiejne dage. Vi har indført tre årlige IT-hygiejne dage, hvor der er fokus på at sikre, at alt er oprettet og indberettet korrekt i vores systemer. Det er også på disse dage, at der undervises i nye tiltag og muligheder i vores IT-systemer. Kommunen bedes redegøre for status på arbejdet med anbefalingerne under temaet Ledelsesinformation og styring. Hvilke mål og delmål er opnået og hvilket arbejde resterer? Der indsamles relevant data om kvalitet i sagsbehandlingen. Vi vurderer, at dette i høj grad er opfyldt. Foruden ovenstående målsætninger har vi også formuleret følgende mål Ensartet og korrekt journalføring. Alle handlinger i sager er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger. Alle sager er oprettet korrekt i SBSYS. Alle sager er registreret ved den rette medarbejder i SBSYS. SBSYS anvendes som sagsstyringsredskab i takt med at erindringer implementeres. Alle anvender skabeloner og moduler i SBSYS i takt med at de bliver implementeret. De fleste af målsætningerne måles der på i vores målingerne, og her tegner der sig et billede af en meget positiv udvikling. Dette særligt ift. at handlingerne er underbygget af tydelige socialfaglige vurderinger, korrekt journalføring, korrekt oprettelse og registrering af sager, samt anvendelse af skabeloner og moduler i SBSYS. Vi arbejder dog på, at erindringer i højere grad anvendes, således at SBSYS bedre kan bruges som sagsstyringsredskab. Kommunen bedes redegøre for, i hvilken grad og hvordan udviklingstiltagene har medført en styrkelse af kvaliteten af kommunens sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Side 58 af 64

60 I den første kasse fremgår det, hvordan udviklingstiltagene har til formål at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. I den anden kasse fremgår det i hvilken grad vi vurderer, at vi med disse tiltag på nuværende tidspunkt lykkedes med dette. Ledelsesinformation og styring er afgørende for, at rådgiverne og ledelsen løbende kan justere og tilrette praksis, således at vi fastholder og udvikler kvaliteten i sagsbehandlingen. Eventuelle kommentarer og uddybende bemærkninger 11. Sammenfatning Kommunen bedes sammenfattende redegøre for, hvorvidt kommunen har oplevet en progression i kvaliteten af sagsbehandlingen på børn og unge-området i forhold til udgangspunktet ved Task Forcens indtræden i kommunen, og i så fald på hvilke områder. Vi har i Tønder Kommune i meget høj grad oplevet en positiv progression i kvaliteten af sagsbehandlingen på børn og unge-området. Dette gælder for alle de ovenstående temaer jf. vores redegørelse. Det er endvidere tydeligt, at der hvor vi har haft størst fokus, også er der, hvor vi har rykket allermest. Her kan særligt fremhæves håndtering af underretninger, børnefaglige undersøgelse, faglig ledelse og sparring samt ledelsesinformation og styring. Vi har i løbet af Task Force forløbet draget stor nytte af den viden og ekspertise Task Force har budt ind med, og dette har i høj grad også bidraget til de positive resultater, vi ser i dag. Hertil kommer, at vi også har haft stor glæde af den anerkendende tilgang Task Force har praktiseret og de gode råd til både processer og produkter. Vi havde i Tønder Kommune tre overordnede mål med Task Force forløbet: Lovmedholdelig sagsbehandling Side 59 af 64

61 Én samlet børnefaglig enhed Alle børn og unge får den nødvendige hjælp og støtte Disse mål er så store, at det vil være mål, som vi altid vil kunne forbedre, og det vil også fremadrettet være det, vi vil stile imod i vores arbejde med løbende at udvikle kvaliteten i sagsbehandlingen. Men når vi ser på, hvor vi var henne, da vi startede på Task Force forløbet, og hvor vi er nu, så er vi slet ikke i tvivl om, at der er sket rigtig meget. Alle har ydet en kæmpe indsats og været igennem en enormt gennemgribende forandringsproces, hvilket betyder, at vi nu kan være mere end tilfredse med resultatet af Task Force forløbet. Kommunen bedes her skrive sine afsluttende og opsamlende kommentarer og bemærkninger til redegørelsen Tak for kampen Side 60 af 64

62 Bilag 3 Task Forcens ydelser til Tønder Kommune Task Forcens ydelser i udviklingsforløbet (april 2016 februar 2018) til Tønder Kommune har omfattet: Opfølgningsmøder og løbende sparring Afholdelse af workshop omhandlende kvalitet Kursusaktiviteter Opfølgningsmøder og løbende sparring Der har i udviklingsperioden været afholdt ni fysiske møder samt et par telefonmøder. Møderne har på skift været afholdt i Tønder Kommune og i Socialstyrelsen i Odense. Task Forcen har på møderne bidraget med: Sparring og kvalificering af udarbejdelse af nye procedurer og vejledninger omhandlende underretninger, børnefaglige undersøgelser, handleplaner, kompetenceplan, børnesamtale Sparring og kvalificering af diverse standardbreve og planer Sparring på hvorledes der foretages løbende evalueringer på, om procedurerne er kendte, brugbare og anvendte Sparring på Plan Børn og Familie 2017 Sparring på oprettelse af ungeenhed Endvidere har møderne mellem Tønder Kommune og Task Forcen omhandlet status på udviklingen af lovmedholdelighed i udarbejdelsen af børnefaglige undersøgelser samt handleplaner. På møderne er der ligeledes blevet orienteret om den løbende ledelsesinformation i forhold til status på udviklingen. Temadag omhandlende kvalitet i sagsbehandlingen I marts 2017 afholdte Task Forcen en temadag i samarbejde med ledelsen i Tønder Kommune omhandlende kvalitet i sagsbehandlingen ud fra temaerne: Sammenhæng mellem styring, faglig ledelse og praksis Inddragelse (barnet, den unge, familien og netværket) Faglig udredning (herunder børnefaglige undersøgelser) Vag af Indsats Opfølgning på barnets udvikling Kursusaktivitet Der er gennem Task Forcen ydet følgende kursusaktivitet i Tønder Kommune: Videnskurser: Side 61 af 64

63 Underretninger Okt Faglig ledelse Sep At skrive en sag - Nov ICS myndighed Mar ICS Almen Mar Praksiskurser: Børnesamtalen forår 2017 Systematik i sagsbehandlingen forår 2016 ICS Superbruger efterår 2017 Udredningsværktøjet forår 2018 Læringsteam Læringsteamet foretog i januar 2018 en sagsgennemgang af en sag sammen med repræsentanter fra ledelsen i Tønder Kommune, hvor fokus var på lovmedholdighed. Side 62 af 64

64 Socialstyrelsen Edisonsvej Odense C Tlf.: september 2018