Oplæg om Rollekataloget i praksis v / Hanne Juul-Naber. 30. maj 2018

Transkript

1 Oplæg om Rollekataloget i praksis v / Hanne Juul-Naber 30. maj 2018

2 Lidt om forarbejdet Det enkelte systems forudsætninger: Systemet er født med et færdigt sæt af brugersystemroller med eller uden mulighed for dataafgrænsning. Nogle systemer leveres med færdige jobfunktionsroller. Hjælp fra fagområdet Medarbejdere med et indgående kendskab til opgaverne skal hjælpe med at gruppere brugersystemrollerne i hensigtsmæssige jobfunktionsroller. Den systemansvarlige skal godkende.

3 Eksempler på navngivningsprincipper Principper for navngivning en løbende proces Vi navngiver efter opgaven og ikke organisationen (Rottesags-behandler og ikke Borgerservicemedarbejder). Vi justerer løbende, så vores principper holder vand. ( Principper for navngivning og tildeling af jobfunktionsroller)

4 Eksempler på navngivningsprincipper og så en lille demo!

5 DEMO: Aktuelt overblik pr Før man logger på, har man et overblik over antallet af oprettede it-systemer, jobfunktionsroller og rollebuketter.

6 DEMO: Jobfunktionsroller En jobfunktionsrolle indeholder en eller flere brugersystemroller og den er altid i tilknytning til ét system. Jobfunktionsroller kan tildeles til alle brugere i en organisatorisk enhed eller direkte til en bruger via to metoder : Direkte eller Via stillingsbetegnelse (se slide 10).

7 DEMO: Rollebuketter En rollebuket er en samling af to eller flere jobfunktionsroller. Pt. har vi kun to test-buketter. Som det fremgår, er der endnu ikke tilknyttet nogle jobfunktionsroller til rollebuketten oven for. Her kan man forstille sig, at en Basis rollebuket (som evt. kan tildeles på organisationsenheden) vil bestå af: Fasit (skriveadgang), SAPA (skriveadgang afgrænset til eget KLE-område) og KY/KSD (læseadgang). Et princip er, at specialist-jobfunktionsroller, der tildeles særskilt til udvalgte medarbejdere, altid sker ved Direkte tildeling (det kan være administrator-roller, samt roller tildelt mhp. Særligt følsomme akter).

8 DEMO: Dataafgrænsning Iht. vedtagne standarder for Støttesystemerne, vil der være mulighed for at påføre yderligere afgrænsninger i form af: KLE eller organisation, hvilket kræver kortlægning over alle fagområder. Desuden Følsomhed (1. Særligt besk. Oplysninger, 2. Ikke fortrolige data, 3. Fortrolige data og 4. Følsomme personoplysninger). Eks. KLE for alle skoler er først afgrænset til div. sagstyper under hovedgruppe 17 men tillige afgrænset på organisatorisk enhed, da skolerne ikke må se hinandens akter på tværs.

9 DEMO: Tildeling via Enheder Jobfunktionsroller og rollebuketter kan tildeles til alle medarbejdere i samme organisatoriske enhed på samme tid. Herefter vil alle nye hhv. fratrædende medarbejdere modtage hhv. miste disse adgange. I eksemplet ses det, at enheden Virksomheder og Grundvand er tildelt jobfunktionsrollen Basisadgang til Danmarks Miljøportal. Bemærk, at alle valgmuligheder er synlige i alle views og flueben betyder tilvalg.

10 DEMO: Tildeling via Brugere Jobfunktionsroller og rollebuketter kan tildeles til den enkelte medarbejder. I eksemplet ses det, at medarbejderen er tildelt 2 jobfunktionsroller med Direkte tildeling (da de er specialistroller) og 1 jobfunktionsrolle via: IT-medarbejder (fritekst-stillingsbetegnelsen i OPUS). Det er de to muligheder der er for tildeling pr. bruger. Ved opslag på hver enkelt medarbejder fremgår det også, hvilke adgange som er tildelt via Enheder.

11 Opmærksomhedspunkter Inddragelse/styring af interessenter: Det fastholdes, at systemansvarlige er autorisationsansvarlige Det afklares: hvor bor opgaven med den praktiske tildeling? Det afklares: hvor bor de autoritative data? Formål på længere sigt Hjælp til chefer/ledere i form af katalog på dansk. Korrekt tildeling af roller, inkl. oprydning. Kortlægning af, hvilke basis-adgange som kan tildeles hvilke medarbejdere, så det kan ske tidligt i ansættelsesprocessen.

12 Virkeligheden møder Favrskov Der er udarbejdet en vejledning til Rollekataloget (men med de funktionaliteter der er pt., har det endnu ikke været nødvendigt, at læse i den). Navngivning er en løbende proces. Hver gang vi får et nyt system, er der nogle nye vikler på det. Der er en del regler for navngivning, som ved praktisk brug har vist sig at være overkill. Så retter vi principperne til. Vi vil som minimum lægge alle vores nye systemer i Rollekataloget (men ak, det er ikke dem alle, som har teknikken i orden ). Husk at stille krav v. indkøb. KLE-kendskab i hele organisationen er en forudsætning for korrekt dataafgrænsning (hvis det er KLE man vælger til det). Sørg for at få besked fra leverandører, når der ændres i systemroller (aftale om nyhedsbrev eller andet). GDPR: Ikke noget nyt (men måske har det alligevel nogle konsekvenser for arbejdet med Rollekataloget?)