KITOS kvalitetssikring. Mandag-onsdag den august 2017

Transkript

1 KITOS kvalitetssikring Mandag-onsdag den august 2017

2 Formålet med arbejdsdagene: - at opdatere og kvalitetssikre stamdata i det fælles IT System katalog - at sikre validiteten i datagrundlaget ud fra fælles retningslinjer -det drejer sig om at få tilknyttet de rigtige attributter på systemerne. Fx rettighedshaver på de enkelte systemer, beskrivelser af hvad systemerne anvendes til, at få skabt sammenhæng mellem systemer og tilkøbsmoduler og at få identificeret dubletter og udgået systemer mv.

3 Baggrunden for arbejdsdagene: - frem til nu har fokus primært været på udviklingen af KITOS, men nu er det vigtigt at vi også kigger på kvaliteten af data - OS2kitos Sekretariatet og Systemarbejdsgruppen vedtog fælles retningslinjer for registrering af systemer i det fælles IT System katalog og besluttede i marts 2017, at nedsætte en række arbejdsdage til at få opdateret og kvalitetssikret data i det fælles IT System katalog i fællesskab med relevante KITOS-arbejdsgrupper - flere medlemskommunerne har ytret et stort behov og ønske om, at data i IT System kataloget kvalitetssikres og løbende vedligeholdes - til det løbende vedligehold af data i det fælles IT System katalog bliver der ansat en deltidsmedarbejder i Sekretariatet fra september

4 Procesplan - De første par timer verificerer vi datagrundlaget og foretager en afgrænsning. Hvad skal vi fx ikke bruge tid på? - Deltagerne opdeles i grupper ud fra hvad man selv synes man kan byde ind med - Hver gruppe får tildelt en række systemer fra listen som skal kvalitetssikres - Hver gruppe får sin farve. Så de systemer man kigger på har gruppefarven indtil de er kvalitetssikret og grupperne har farvet dem grønne -De systemer der er tvivl om og hvor der kræves yderligere afklaring farves grå - Der arbejdes i arbejdsgrupper på tværs af lokalet - Der skal løbende være mulighed for at starte plenumdiskussioner; fx drøftelser om mv. - Vi har alle adgang til Excel-listen via Google Docs - Bemærkninger om systemerne noteres i kommentarfeltet da Sekretariatet fortsætter opdateringsarbejdet efterfølgende

5 Program for dag 1 Mandag den 21. august 10:00-10:30 Velkomst og forventninger til dagene 10:30-11:30 Fælles verifikation af datagrundlaget 11:30-12:00 Gruppeopdeling 12:00-12:30 Frokostpause :00 Kvalitetssikringen i grupper starter 14:00-14:15 Pause 14:15-15:45 Kvalitetssikringsarbejdet fortsætter 15:45-16:00 Fælles opfølgning, evaluering og afrunding På dag 2 og 3 (tirsdag den 22. og onsdag den 23. august) fortsætter opdateringsarbejdet fra kl

6 Fælles opfølgning: Evaluering og afrunding - Hvordan er det gået? - Hvor mange systemer har vi opdateret? - Er der noget vi skal gøre anderledes? - Skal vi justere processen? - Andet?

7 Fælles verifikation af datagrundlaget

8 Datakravene og en fælles metode - Der er fælles datakrav der gælder ved systemindberetninger - Hvilke IT Systemer registreres og er der noget vi ikke skal have med i KITOS? - Efter de 3 arbejdsdage kan vi komme nærmere en overordnet definition

9 Overordnet definition til KITOS Som minimum skal et eller flere af kravene være opfyldt, hvis det skal oprettes i det fælles katalog (forslaget er baseret på Gladsaxes afgrænsning): - Systemet indeholder data i klassifikation 1 3 (følsomme personoplysninger, almindelige personoplysninger og fortrolige oplysninger) - Systemet indeholder data, som ikke er omfattet af ovenstående kategoriseringer men indgår som led i kommunens myndighedsbehandling eller anden journaliseringspligtig behandling - Der sker autorisation til it-systemet - Der ligger en kontrakt til grund for it-systemet - Der er udpeget en systemejer for it-systemet - Der er økonomiske udgifter forbundet med it-systemet (eventuelt over en bagatelgrænse)

10 Fælles verifikation af datagrundlaget Navn på IT-System - leverandørens officielle betegnelse Tidligere Systemnavn fx et gammelt kaldenavn Overordnet IT-System - registreres hvis der er et overordnet system Forretningstype - vælg mellem STORM IT-service type overkategori Rettighedshaver - rettighedshaveren med rettigheder til produktet Beskrivelse - beskrivelse på dansk af systemets funktionalitet og formål Link til uddybende beskrivelse - link til rettighedshaverens beskrivelse Kle-nr. alle de KLE-opgaver som systemet understøtter

11 Fælles verifikation af datagrundlaget

12 Fælles verifikation af datagrundlaget Andre ikke obligatoriske felter: Adgangsstyring - mulige former for adgangsstyring Evt. applikationstype - hvilken type applikation drejer det sig om? Synlighed - vælg om systemet skal være Offentlig eller Lokal Vedligehold Til det løbende vedligehold bruger Sekretariatet og fællesskabet leverandørernes viden til at opdatere og verificere data i KITOS

13 Gruppeopdeling - Hvad vil du gerne byde ind med? - Forslag til roller?

14 Kvalitetssikring i grupper Der er ca fælles systemer i KITOS. Hver gruppe skal kvalitetssikre 22 systemer pr. time, hvis vi deler os op i 7 grupper og bruger 14. timer på opgaven.

15 Kvalitetssikring i grupper Resten af tiden på dag 1, dag 2 og 3 bruges på kvalitetssikring og plenumdrøftelser

16 Tak for arbejdsindsatsen Kontakt Sekretariatet: Anne Hansen, Samira Masoudi,