Statsforvaltningens brev til en borger

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til en borger Resumé: Statsforvaltningen finder ikke, at patientvejledere er omfattet af notatpligten i offentlighedslovens 6. Statsforvaltningen finder endvidere ikke, at en patientvejleder i den konkrete sag havde pligt til at tage notat om en samtale efter ulovbestemte forvaltningsretlige grundsætninger Ved brev af 11. oktober 2007 har Folketingets Ombudsmand sendt en kopi af Deres brev af 23. maj 2007 med bilag til statsforvaltningen som en anmodning fra Dem om, at statsforvaltningen tager stilling til, om det, som Københavns Amt har anført i et brev af 18. december 2006 om notatpligt for patientvejlederen, er i overensstemmelse med offentlighedslovens 6 og den almindelige retsgrundsætning, hvorefter en myndighed skal sørge for, at der også ud over de tilfælde, som følger af offentlighedslovens 6 tages notat om ekspeditioner af væsentlig betydning for en sag, hvis de ikke fremgår af sagens akter i øvrigt. Hvis det forhold, at der ikke blev taget notat om indholdet af en samtale, må anses for at være i strid med gældende ret, har ombudsmanden bedt statsforvaltningen tage stilling til den eventuelle betydning heraf for bedømmelse af, om De har ret til det frie udvidede sygehusvalg. De har i Deres brev af 23. maj 2007 anført, at Deres patientvejleder i Københavns Amt ikke har taget notat af de samtaler, De har haft med hende i vinteren/foråret 2006, herunder en samtale den 28. marts 2006, hvor patientvejlederen ifølge det af Dem oplyste først meddelte Dem, at hun skulle indhente en lægefaglig vurdering fra en overlæge og senere på dagen meddelte Dem, at overlægen ville sende Deres journal til Hamborg, og at De ville kunne blive opereret dér inden for 1-2 uger. STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /258 SAGSBEHANDLER:LSCKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag Københavns Amt har ved brev af 18. december 2006 svaret på en klage fra Dem over Amtssygehuset i Glostrup. I besvarelsen er anført, at De har oplyst at have haft en samtale med den omhandlede patientvejleder den 28. marts 2006, og at denne samtale og indholdet af samtalen ikke er dokumenteret i et telefonnotat eller lignende. Amtet har anført, at patientvejlederfunktionen er af vejledende karakter, hvorfor der ikke journaliseres eller følges op

2 på samtalerne med skriftlige notater. Amtet har endvidere anført, at eftersom det ikke ligger inden for patientvejledernes kompetence at træffe forvaltningsretlige afgørelser, foreligger der ingen notatpligt for den medarbejdergruppe i henhold til offentlighedslovens 6. Region Hovedstadens udtalelse Med henblik på at vurdere, om der var grundlag for at rejse en tilsynssag, anmodede statsforvaltningen ved brev af 19. oktober 2007 Region Hovedstaden om en udtalelse i anledning af Deres henvendelse og om i den forbindelse at oplyse, hvad patientvejlederen havde oplyst til Dem i de to omhandlede telefonsamtaler mellem patientvejlederen og Dem den 28. marts Region Hovedstaden har ved brev af 6. december 2007 blandt andet oplyst, at der ikke eksisterer notater om Deres samtale med patientvejlederen den 28. marts Det er fortsat regionens opfattelse, at patientvejledere ikke er omfattede af notatpligten i henhold til offentlighedslovens 6. I forbindelse med indførelsen af patientkontorer i centralstyrelsesloven i 2003 blev patientvejledernes opgaver beskrevet blandt andet ved den nu ophævede bekendtgørelse nr. 830 af 25. september 2003 om de amtskommunale patientkontorer. Det følger af 1 i bekendtgørelsen, at patientkontorerne skal informere, vejlede og rådgive patienter om sundhedsvæsenets ydelser. I henhold til bestemmelsens ordlyd har patientvejlederen således ikke kompetence til at henvise eller viderehenvise patienten, ligesom patientvejlederen ej heller har kompetence til at træffe forvaltningsretlige afgørelser. Patientvejlederens opgave var og er derfor af rent vejledende karakter, idet beslutninger, der træffes efter konsultation med en patientvejleder, vil være patientens egne baserede på den rådgivning, vejledning og information, som vedkommende måtte have modtaget. Rent praktisk vil en beslutning om behandling i udlandet skulle håndteres enten af et visitationskontor eller af den behandlende afdeling på hospitalet, som har kompetencen til at viderevisitere patienten. En patientvejleder vil derfor ikke de facto kunne forestå en viderehenvisning. Det følger endvidere af forarbejderne til sundhedsvæsenets centralstyrelseslov, at patientvejlederens opgaver består i at vejlede patienter om sygehusenes ydelser, klageadgang og erstatningskrav samt yde bistand til at udforme klager eller erstatningskrav og at afklare misforståelser i forbindelse med patientbehandlingen. Herudover skal patientvejlederen videresende modtagne klager og SIDE 2

3 sikre at relevante henvendelser løbende benyttes til kvalitetsforbedringer i amtet, jf. LF /03 punkt 3 ff. Det fremgår endvidere af lovforslaget, at det væsentligste formål med etableringen af patientkontorer er at sikre, at patienterne får en lettere indgang til sundhedsvæsenets klage- og erstatningssystem, og at klage- og erstatningssager retmæssigt kan afleveres på de amtskommunale patientkontorer. Det har i den forbindelse været afgørende for beslutningen om oprettelse af patientkontorer i amtskommunalt regi, at kontorerne som en del af den amtskommunale organisation på uformel vis kan afklare eventuelle misforståelser, jf. punkt 3.1 i lovforslaget. Samtalen mellem patientvejlederen og Dem har øjensynlig omhandlet en misforståelse mellem en patient, som mente, at hun fortsat ventede på en behandling og et behandlingssystem, som mente at have afsluttet patientens behandling. Netop den uformelle vejledende karakter, som en sådan samtale i sagens natur må have, fører i den konkrete sag til, at der ikke er taget notater om parternes samtale. I langt de fleste tilfælde vil samtaler mellem patienter og patientvejleder have samme karakter af uformelle vejledende samtaler, hvilket også var lovgivers intention. Sundhedsforvaltningens sekretariat har senest ved brev af den 18. december 2006 tilkendegivet over for Dem, at det ikke deler Deres opfattelse om, at patientvejledere er underlagt notatpligt. Det er fortsat regionens opfattelse, at patientvejledere som udgangspunkt ikke er omfattede af notatpligten i henhold til 6 i offentlighedsloven. Modsat lovens øvrige bestemmelser gælder notatpligten ikke for den del af forvaltningens virksomhed, som betegnes faktisk forvaltningsvirksomhed. Rådgivning, vejledning og patientbehandling har derfor traditionelt set været undtaget. I det omfang hensigten måtte have været, at patientvejledere skulle være omfattede af notatpligten efter 6, stk. 1, er det rimeligt at antage, at lovgiver ville have benyttet 6, stk. 3, i offentlighedsloven til nærmere at fastsætte dette. Det er endvidere regionens opfattelse, at en patientvejleder qua karakteren af de samtaler, som vedkommende i kraft af sin arbejdsbeskrivelse fører med patienter og pårørende, kun undtagelsesvis og i ganske særlige tilfælde vil være forpligtet til at føre notater i henhold til den almindelige retsgrundsætning om notatpligt. Tilfælde, hvor der må antages at gælde en notatpligt for patientvejledere, må alt andet lige være begrænset til samtaler, som fører til oprettelse af en "sag" inden for den offentlige forvaltning, da den almindelig retsgrundsætning SIDE 3

4 om notatpligt finder anvendelse i forbindelse med alle væsentlige ekspeditioner i en sag. Eftersom en patientvejleder som udgangspunkt ikke sagsbehandler, men alene rådgiver, vejleder og informerer, vil den almindelige ekspedition af patienthenvendelser ikke medføre, at der rent administrativt oprettes en sag, men alene føre til at henvendelsen registreres til brug for udarbejdelse af årsrapport og rapportering til ministeriet. Det er således ikke sekretariatets vurdering, at lovgiver har lagt til grund, at patientvejlederne generelt skulle være forpligtede til at føre notater. Konkluderende er sekretariatet af den opfattelse, at der ikke burde være taget notater om Deres henvendelse til patientkontoret, da henvendelsen angiveligt har drejet sig om mulighederne for at komme til behandling i Tyskland, eftersom en egentlig visitation i sagens natur ikke ville kunne foretages af patientkontoret. Hvad angår registreringen af henvendelser til patientkontoret, har sekretariatet konstateret, at der kun er foretaget registrering af henvendelser til patientkontoret for de sidste 9 måneder i 2006 for Københavns Amt. Dette er meget beklageligt. Konkret betyder det, at Deres henvendelse den 28. marts 2006 ikke er registreret i amtet, hvorfor der ikke foreligger en registreringsseddel på denne samtale. Årsagen hertil er dels, at forvaltningens elektroniske registreringssystem på daværende tidspunkt var under udvikling, hvorfor man de første 3 måneder af 2006 foretog registreringer i hånden, dels at denne registrering i en periode var stillet helt i bero. Årsagen hertil er, at forvaltningens faste medarbejder i patientvejlederfunktionen på et tidspunkt i begyndelsen af 2006 blev overflyttet til et af amtets sygehuse, og at patientvejledervikaren på sygehuset kortvarigt blev overflyttet til forvaltningen. Ultimo marts måned 2006 fratrådte patientvejlederen sit vikariat, hvorefter stillingen blev besat af en ny varig patientvejleder, hvorfor det ikke har været muligt at få at klarlagt det præcise indhold af samtalen mellem hende og Dem. Deres bemærkninger til Region Hovedstadens udtalelse De har ved brev af 8. januar 2008 blandt andet anført, at De undrer Dem over, at der er rimelig vid forskel på to tidligere amters håndtering af, om deres patientvejledere er forpligtet til at tage notater. I det daværende Københavns Amt og i den nuværende Region Hovedstaden fremgår holdningen til patientvejlederens notatpligt af regio- SIDE 4

5 nens udtalelse. Da De anmodede om aktindsigt i Århus Amt, fik De tilsendt patientvejlederens notater fra alle de gange, De har været i kontakt med hende. Hvis patientvejlederen i Københavns Amt ligeledes havde dokumenteret, hvad hun telefonisk meddelte Dem den 28. marts 2006 og i øvrigt foretog sig i sagen, så havde denne sag ikke været nødvendig. Patientvejlederen var faktisk årsag til, at behandlingssystemet afsluttede Deres behandling. De har endvidere redegjort nærmere for sagens forløb og vedlagt kopi af korrespondance i sagen. Statsforvaltningens kompetence Det tilsyn, som statsforvaltningen udøver over for en region, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt regionen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 30 og 31 i regionsloven, jf. 48 i den kommunale styrelseslov. Med udtrykket retsgrundlag menes i denne forbindelse offentligretlig lovgivning og offentligretlige retsgrundsætninger. Statsforvaltningens udtalelse Det fremgår af offentlighedslovens 6, at i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. Notatpligten efter offentlighedslovens 6 gælder kun i sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Med udtrykker truffet afgørelse sigtes til udfærdigelse af retsakter (forvaltningsakter), dvs. udtalelser, der går ud på at fastsætte, hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde. Uden for offentlighedslovens 6 falder således den del af den offentlige forvaltnings virksomhed, som i almindelighed betegnes som faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom patient- og anden klientbehandling, undervisning og rådgivning m.v. Selv om notatpligten efter 6 alene gælder afgørelsessager og oplysninger om faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, må man være opmærksom på, at der på særlige områder uden for 6 kan SIDE 5

6 som på, at der på særlige områder uden for 6 kan gælde tilsvarende pligter efter ulovbestemte forvaltningsretlige grundsætninger, jf. FOB 1989, s. 88 ff og FOB 1989, s. 138 ff. I den sidstnævnte udtalelse er anført, at offentlighedslovens 6, stk. 1, må anses som udslag af en almindelig retsgrundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag herunder telefonsamtaler, som ikke fremgår af brevvekslingen i sagen ellert af sagens øvrige dokumenter. Der henvises til offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, 1998, 3. udgave, 1. oplag, s. 151 ff. Det fremgår af den dagældende 23 i lov om sundhedsvæsenets centralstyrelse m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 790 af 10. september 2002 som ændret ved lov nr. 428 af 10. juni 2003, at patientkontorer har til opgave at informere, vejlede og rådgive patienter om patienters rettigheder, herunder reglerne om adgang til patientbehandling, frit sygehusvalg, ventetider m.v. og reglerne om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet. Det fremgår af bemærkningerne til forslaget til ændringsloven, at patientkontorerne har følgende funktioner: -Videresendelse af modtagne klager, erstatningskrav m.v. fra patienter til rette myndighed. -Vejledning og rådgivning om reglerne på klage- og erstatningsområdet, herunder afklaring af misforståelser i relation til reglerne. -Bistand til at udforme en klage eller et erstatningskrav for de patienter, som ønsker at klage eller søge om erstatning. -Vejledning om sygehusenes ydelser, dvs. generelt om undersøgelse, behandling, pleje og service samt mere specifikt om ventetider, frit sygehusvalg og behandlingsgaranti for livstruende sygdomme. -Afklaring af misforståelser i forbindelse med patientbehandlingen, som eksempelvis er opstået ved møde mellem patient og sundhedsperson, herunder afklaring af eventuelle problemer med personalets optræden. -Sikre at relevante henvendelser løbende benyttes til kvalitetsforbedringer i amtet. Det fremgår endvidere, at det væsentligste formål med etableringen af patientkontorer er at sikre, at patienterne får en lettere indgang til sundhedsvæsenets klage- og erstatningssystem, og at klage- og erstatningssager retmæssigt kan afleveres på de amtskommunale patientkontorer, således at eventuelle afleveringsfrister kan overholdes. SIDE 6

7 Det har ifølge lovbemærkningerne ved beslutningen om oprettelse af patientkontorer i amtskommunalt regi været afgørende, at kontorerne som en del af den amtskommunale organisation på uformel vis lettere kan afklare eventuelle misforståelser, og at de har umiddelbar adgang til amtskommunale forhold og oplysninger, bl.a. om behandlende sundhedspersonale, ventetider, service m.v. Patientkontorerne forudsættes efter lovforslaget placeret på steder, hvor de er lettilgængelige for patienterne. Samtidig har det været afgørende, at kontorerne sikres størst mulig uafhængighed, således at patienterne kan føle sig trygge ved at rette henvendelse til patientkontorerne. Derudover fremgår det, at patientvejlederne i betydeligt omfang forudsættes at give vejledning m.v. pr. telefon. Endvidere fremgår det af 1 i den dagældende bekendtgørelse om de amtskommunale patientkontorers opgaver og funktioner, jf. bekendtgørelse nr af 21. december 2006, at patientkontorerne skal informere, vejlede og rådgive patienter om sundhedsvæsenets ydelser, herunder undersøgelse, behandling, pleje, genoptræning, service, ventetider, frit sygehusvalg, behandlingsfrister, befordring og servicedeklarationer samt om adgangen til behandling i udlandet. Patientkontorerne skal endvidere bistå patienter, der ønsker at benytte det frie sygehusvalg m.v., med at finde et sygehus, der kan varetage den pågældende behandling og med at få en viderehenvisning dertil. Indledningsvis bemærkes, at det ikke har været muligt at få klarlagt det præcise indhold af den omhandlede telefonsamtale. Statsforvaltningen finder ikke, at patientvejledere er omfattet af notatpligten i offentlighedslovens 6. Vi har herved lagt vægt på, at faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom rådgivning og vejledning falder uden for bestemmelsen. Spørgsmålet er herefter, om patientvejlederen havde pligt til at tage notat om samtalen efter ulovbestemte forvaltningsretlige grundsætninger. Statsforvaltningen finder, at dette spørgsmål i den konkrete sag må besvares benægtende. Vi har herved lagt vægt på, at patientvejledere alene kan informere, vejlede og rådgive patienter om frit sygehusvalg og bistå patienter, der ønsker at benytte det frie sygehusvalg, med at finde et sygehus, der kan varetage den SIDE 7

8 pågældende behandling og med at få en viderehenvisning dertil. Det er derimod den relevante afdeling eller et visitationskontor, der efter de konkrete forhold i sagen kan afgøre, hvorvidt den enkelte patient opfylder betingelserne for viderehenvisning efter de herom gældende regler, og kan foretage viderehenvisningen. En patientvejleder har således ikke kompetence til at henvise en patient til behandling på et andet hospital efter reglerne om frit sygehusvalg. Patientvejlederen havde derfor efter statsforvaltningens opfattelse ikke tilsvarende pligter som fastsat i offentlighedslovens 6 til at tage notat om samtalen efter ulovbestemte forvaltningsretlige grundsætninger. De af Dem til ombudmanden indsendte bilag returneres hermed. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på Internettet ( Med venlig hilsen Louise Schmidt Fuldmægtig SIDE 8